2. La nostra storia
• Esperienza ventennale nell’Outsourcing
• Partner di aziende leader nei rispettivi settori
(al di là delle dimensioni)
• B.P.O.
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3. Alcuni numeri
• Oltre 1.400.000 fatture fornitori all’anno
• 70.000 pagine al giorno
• 10.000.000 di pagine all’anno in Cons.
Sostitutiva
• 150.000.000 pagine online
• oltre 50 risorse specializzate
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4. Flussi C.S.
Fatture Attive Fatture Passive
Produzione PDF e indici Scansione docum. cartacei
Abbinamento indici- Indicizzazione
immagini
C ontr Firma PDF?
Firma PDF olli
Produzione XML, firma e marca temporale
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5. CS in outsourcing:
VANTAGGI
• Delega della Responsabilità
• Delega dell’Operatività
• Costi HW E SW
• Sicurezza dei dati
• Possibilità di esibizione on-line
• Redazione del Manuale della Conservazione
• Conoscenza Normativa / Aggiornamento
costante
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6. CS in outsourcing:
PUNTI di
ATTENZIONE
• Gestione documenti analogici ricevuti in
formato elettronico
• Modalità di firma dei documenti
• Gestione originali unici (da non macerare)
• Gestione allegati alle fatture (esibizione,
macero)
• Modalita’ indicizzazione (possibili errori)
• Controlli da estendere a tutti i dati
• Firma documenti perchè siano opponibili a
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7. C.S. Ciclo Passivo
Fatture cartacee
Presa in Carico Stampa mail
Fatture via mail
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8. 1° punto di attenzione :
Stampa Fatture
mail
• Obbligo di stampa per le fatture
arrivate via mail
• Apposizione del protocollo
progressivo sulla fattura
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9. C.S. Ciclo Passivo
Preparazione Gestione
Presa in Carico Stampa mail
originali unici
Fatture Fornitori
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10. 2° punto di attenzione :
Originali unici
• ORIGINALI UNICI da non macerare
(Bolle doganali, Schede carburante, Fatture RSM…)
• ALLEGATI da non macerare
(D.D.T. originali, formulario di macero...)
• ALLEGATI da non esibire
(mail, documenti interni…)
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11. C.S. Ciclo Passivo
Gestione
Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegati
Fatture Fornitori
Controlli Indicizzazione Scansione
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12. 3° punto di attenzione :
Controlli
• Sequenza fatture e
completezza archivio
• Criteri per gli indici (es.
P.IVA per fornitori esteri)
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13. C.S. Ciclo Passivo
Gestione
Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegati
Fatture Fornitori
Opponibiltà a terzi Controlli Indicizzazione Scansione
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14. 4° punto di attenzione :
Opposizione a terzi
• Firma digitale su ogni documento
perchè sia opponibile a terzi
• Firma di chi?
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15. C.S. Ciclo Passivo
Gestione
Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegati
Fatture Fornitori
XML, firma e Opposizione a terzi Controlli Indicizzazione Scansione
marca
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16. 5° punto di attenzione :
Firma digitale
• Chi firma realmente?
• Quale modalità?
• Quali strumenti?
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17. Grazie per l’attenzione
e … buon lavoro!!
roberto.chieselli@indicom.biz
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