Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
614
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
21
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. OBSAHobsah ....................................................................................................................................................... 1Osobnost manažera................................................................................................................................. 2Manažer a jeho role ve společnosti....................................................................................................... 11Firemní kultura ...................................................................................................................................... 15timemanagement .................................................................................................................................. 21„Zloději“ času......................................................................................................................................... 22Stanovení cíle ........................................................................................................................................ 25Priority ................................................................................................................................................... 26Efektivní plánování ................................................................................................................................ 29přílohy.................................................................................................................................................... 361www.everesta.cz
  • 2. OSOBNOST MANAŢERACíl managementuCílem managementu je dosáhnout výsledků prostřednictvím druhých lidí.Rysy osobnosti manaţera Schopnosti Znalosti, dovednosti, zkušenosti Vlastnosti Motivy a potřeby Postoje Hodnoty Pracovní chování Napište jaké rysy považujete u manažera za žádoucí. www.everesta.cz 2
  • 3. Atributy manaţerské práceKapitán (koncepční a projekční schopnost)Leader (vedení lidí)Odborník (ve své profesi)3www.everesta.cz
  • 4. Co má manaţer dělat?Proč definovat role Manažeři mohou zvýšit svoji efektivitu, když pochopí úlohy, které mají plnit. Pokud role nejsou jasně definovány, manažeři si nejsou jisti: o Co se od nich požaduje, aby udělali. o Jaké jsou hranice jejich odpovědnosti. o Jaké jsou vztahy s ostatními. o Jaká je potřeba rozvinout odpovídající dovednosti. Prozkoumání rolí umožňuje manažerům prověřit: o Co ve skutečnosti dělají ve srovnání s tím, co by měli dělat. o Do jaké míry se mění jejich role. o Potřebu dalšího proškolení a rozvoje.Role manažera Interpersonální Informační Rozhodovací Napište konkrétní činnosti z jednotlivých rolí manažera. www.everesta.cz 4
  • 5. Manaţerské role (Henry Mintzberg)Úloha vedoucího skupiny o Zodpovědnost za vedení skupiny lidí; řešení problémů uvnitř skupiny a rozhodování o činnosti, kterou by měla vaše skupina realizovat, schvalování „směru“.Úloha styčného důstojníka o Komunikace s ostatními jedinci a skupinami jménem vaší skupiny.Úloha předávání informací o Šíření informací jak uvnitř vaší vlastní skupiny, tak v celé organizaci.Úloha shánění informací o Získávání informací od členů vaší vlastní skupiny a od ostatních částí organizace.Úloha mluvčího o Reprezentování organizace vůči vnějšímu světu, tj. komunikace se zákazníky a dodavateli.Úloha inovátora o Rozvíjení a pomoc při rozvíjení nových nápadů a myšlenek.Úloha delegujícího o Rozhodování o tom, jakou práci budou dělat jednotlivci uvnitř vaší skupiny.Úloha zvládání rušivých prvků o Reagování na konflikty a problémy s disciplínou uvnitř vaší skupiny a jejich zvládání.Úloha vyjednávače o Vyjednávání s jedinci jak uvnitř, tak i vně vaší skupiny.Úloha hodnocení výkonů o Diskutování o výkonech a práci jednotlivců, provádění pravidelných hodnotících pohovorů s podřízenými.Úloha školitele o Rozvíjení a realizace školicích programů pro podřízené, koučování.5www.everesta.cz
  • 6. Co práci manaţera ovlivňuje?Manažer svoji práci musí vykonávat v prostředí ve kterém se nachází. Vnější prostředí – např.: o legislativa o politická situace o region o očekávání okolí - pověry Vnitřní prostředí – např.: o typ organizace, její cíle o činnosti a úkoly o lidé a tým o struktura o technologie o postavení ve formě o firemní kultura Síly uvnitř manaţera – např.: o sebedůvěra o důvěra v rým o snášení nejistoty www.everesta.cz 6
  • 7. Manipulační pověryKaždý člověk má v sobě zakořeněna jakási poselství, která jsme si osvojili díky výchově a máme jeproto zejména od svých rodičů, ze školy, ze svého okolí… Odtud plyne mnoho zvyků acharakteristického chování či reagování na určité situace. Často jsou takové reakce svázány tzv.manipulačními pověrami. Musím být perfektní(samozřejmě, jistě, jasně, já vím,…) Musím se více snaţit(to je těžké, to asi nebudu umět, nevím, …) Musím být milý(jste laskav, myslíte, že byste mohl…, nezlobte se, ale Vy nejlépe víte, …) Musím pospíchat(co ode mě zase chtějí?, to se nedá stihnout, „Rychleji!“) Musím být silný(mně to nevadí, poradím si s tím, bez komentáře…)Ţádná z uvedených pověr se nedá označit za vyloţeně špatnou, ale přehnané působenímanipulačních pověr můţe vést k tomu, ţe se staneme jejich otroky. Odstrašujícímpříkladem je workoholismus. Vzpomeňte si na situaci, kdy jste byli pod vlivem jednotlivých pověr a zapište, jaké to mělo konkrétní důsledky.7www.everesta.cz
  • 8. Co z vás dělá vedoucího?Zapomeňte na předsudky o výlučnosti postavení vedoucího. Kdokoliv se může stát vedoucím,pokud jsou ostatní přesvědčeni, že ho mají poslouchat. Lidé poslouchají z různých důvodů: Strach „Pokud nebudeme poslouchat, bude následovat trest.“ Konvence „Posloucháme mistra, protože je to mistr“ nebo „Seznam vedoucích pracovníků stanoví, kdo je náš přímý nadřízený“ nebo „Platí, že nejstarší člen řeší naše spory.“ S tím úzce souvisí i setrvačnost: „vždy jsme dělali to, co nám říká šéf“. Zastánci tohoto principu si nemusí uvědomovat, že jednají právě takto. Respekt Lidé mohou akceptovat vedoucího, protože obdivují některou jeho osobní vlastnost: energii, sebedůvěru, odhodlání, znalosti, kompetenci, moudrost, odvahu. Takové kvality jsou pro vedoucího víc, než jen popularita mezi podřízenými. Důvěra Lidé mohou poslouchat, protože věří ve schopnost vedoucího pomoci jim dosáhnout cílů, které jim přinášejí uspokojení. Důvěřují vedoucímu, že se bude starat o jejich zájmy. To neznamená totéž, jako dávat jim to, co chtějí. Toto nejsou vzájemně neslučitelné důvody. Lidé mohou například respektovat své vedoucí a zároveň se i bát důsledků spojených s neposlušností. Podmínky vedení, které jsou nejefektivnější v moderní organizaci, jsou pravděpodobně respekt a důvěra.Respekt za: kompetentnost ve vlastní práci pochopení práce podřízených a jejich problémů celkovou znalost firemních záležitostí jasný záměr a schopnost dělat plány, které v praxi fungují rozhodnost při požadování vysoké úrovně práce od ostatních i od sebe odvahu postavit se takovým rozhodnutím, která ohrožují efektivita provozuDůvěra na základě: pochopení potřeb lidí, jejich skutečných zájmů a potenciálu ochoty jednat s lidmi jako se zodpovědnými dospělými - poskytovat jim dostatek informací, zdůvodňovat příkazy, zapojit je do plánování ochoty dát lidem prostor pro úspěch zájmu o to, aby se jejich úspěchům dostalo uznání odhodlání postarat se, aby měli příležitost pro rozvoj a růst síly postavit se úspěšně za tým proti nepatřičnému tlaku zvnějšku www.everesta.cz 8
  • 9. Jmenujte, co podporuje autoritu. Jmenujte, co naopak snižuje autoritu.9www.everesta.cz
  • 10. Fayolovy prvky managementupředvídání a plánováníorganizovánířízeníkoordinacekontrola www.everesta.cz 10
  • 11. MANAŢER A JEHO ROLE VE SPOLEČNOSTIvizemisestrategie11www.everesta.cz
  • 12. Způsob řízení a práce ve společnosti 1. Uvědomte si vizi, poslání a strategické cíle organizace 2. Stanovte specifické cíle 3. Vyberte vhodná měřítka 4. Stanovte normy anebo cíle 5. Získávejte informace o postupu vůči plánu 6. Měřte výkon 7. Porovnejte výkon s normami nebo cíli 8. Rozhodněte, zda je zapotřebí opravných opatření Dále některý z následujících kroků: 9. Pokračujte beze změny a monitorujte výkon jako předtím 10. Proveďte opatření na změnu výkonu a monitorujte jako předtím 11. Přehodnoťte cíle, měřítka anebo normy a vraťte se ke kroku 5Řízení není výsadním právem manažera. Současným trendem je umožnit jednotlivcům a týmům samostatné řízení jejich vlastního výkonu. www.everesta.cz 12
  • 13. Výhody manaţerského řízení Získání nejlepších výsledků z daných zdrojů Zabezpečení prostředků, které vedou k cíli Zajištění systematických metod, které vedou k dlouhodobému úspěchu Poskytnutí týmu pocitu zodpovědnosti, soudržnosti a zaměření na cíl Poskytnutí základu pro předvídání, odhadování a budoucí efektivní plánování Poskytnutí základu pro hodnocení a rozvoj zaměstnancůJaké musí být normy SMART Smysluplné Jasné Spravedlivé Přizpůsobitelné Čestné ZávaznéSystém řízeníSystém řízení je tak dobrý, jak dobré jsou informace, na kterých je založený. Totéž lze mimo jinéříci i o procesu plánování. Nejběžnější způsoby monitorování a měření výkonu jsou tyto: Sledování a zainteresovanost Otázky a diskuse Rutinní statistiky Vlastní statistiky Pravidelné zprávy (reporty) Výjimečné zprávyInformační systémyVždy posuďte, zda přínos ze získávání informací odpovídá vynaloženému úsilí! Potřebujete rozsáhléfaktické informace, nebo Vám postačí několik důležitých faktů se všeobecnými indikacemi a šestýsmysl?Některá další kritéria: sledované informace by měly odpovídat úrovni prováděného řízení údaje by měly být adekvátní výkonovým normám, které by měly být známé, aby porovnání nebylo příliš obtížné mělo by být jasné, zda jsou výsledné údaje skutečné nebo odhadnuté (pokud ano, tak kým) pokud jedné činnosti odpovídají dva a více ukazatelů, neměly by si odporovat, ani by mezi nimi neměly být zásadní rozdíly kontrolní informace by měly být zaslány kompetentním lidem (mají autoritu a zodpovídají za řízení) pokud manažer dostává různé zprávy z různých zdrojů, měla by se každá z nich vztahovat na činnosti, které probíhaly v určitém období.13www.everesta.cz
  • 14. Přínosy vyuţívání informačních systémů:Není účelem tohoto kurzu zabývat se informačními systémy a lze říci, že přínosy z jejich využíváníjsou zřejmé.Závaţné nevýhody špatně navrţených systémů: GIGO, což znamená „kecy dovnitř“ - „kecy ven“ a nepotřebuje žádné další vysvětlení systém zpracovává čísla, ale nevysvětluje je a nemůže do zprávy dodat manažerský cit velký objem informací produkovaných špatně navrženým systémem může způsobovat potíže v určování klíčových problémů. www.everesta.cz 14
  • 15. FIREMNÍ KULTURAStudie uvádějí až 170 různých definic kultury v organizaci, např.: Kultura organizace je její „osobnost“. Kultura organizace je způsob, jakým se v organizaci pracuje. „Abyste mohli posílit směs, musíte nejprve vědět, z čeho se skládá.“ Kultura organizace je pestrým souhrnem jejích instinktivních názorů, averzí, hrdinů, darebáků, úspěchů, zákazů a příkazů. Organizační kultura je soubor tradic, hodnot, taktik, přesvědčení a postojů, které tvoří kontext všeho, co děláme a co chceme dělat v organizaci.Přesné a úplné vymezení pojmu firemní kultura je velmi obtížné. Různí autoři se pokusili o různédefinice: Firemní kultura je sbírka hodnot, symbolů, firemních rituálů, hrdinů a vlastních dějin, které působí pod povrchem a mají velký vliv na jednání lidí na pracovních místech. (Deal, Kennedy, 1983) Firemní kulturu lze chápat jako systém hodnot a norem účelového společenství firmy. (Heinen, 1985) Jsou to základní hodnoty, ideologie a odhady, které provázejí a upravují chování jednotlivce i organizace. Tyto hodnoty jsou evidentní v hmatatelnějších prvcích, jako jsou rituály, jazyk a žargon, dekorace a vybavení prostor, historky a převládající oblékání zaměstnanců. (Wilson, Resenfeld, 1990) Kultura je soubor tradic, hodnot, politiky, víry a postojů, které vytvářejí přetrvávající kontext pro všechno, co děláme a jak myslíme v organizaci. (McLean, Marshall, 1993)Co je to tedy firemní kultura? Je to více, než souhrn lidí v organizaci Je to více, než struktura organizace Je to více, než cíle organizaceNěkdy je firemní kultura zjednodušeně parafrázována: „Je to to, jak děláme svou práci a všechno okolo.“ „Je to to, jak se organizace chová, i když se nikdo nedívá.“15www.everesta.cz
  • 16. Symboly firemní kulturyCo firemní kulturu ovlivňuje?Vnitřní vlivy: stáří společnosti vývoj a historie společnosti velikost právní forma majetkové uspořádání předmět podnikání vize a strategie používané postupy, technologie procesy organizační struktura způsob řízení a dalšíVnější vlivy: kultura a národní dějiny národní mentalita politická situace a režim ekonomický systém legislativa sociální systém stav životního prostředí a ekologie konkurence a úroveň oboru situace na trhu a dalšíFiremní kultura se projevuje prostřednictvím tzv. hlavních a vedlejších symbolů:Hlavní symboly - záměrně vytvářejí image společnosti (logo, výroční zpráva)(jak chceme vypadat)Vedlejší symboly - praktické projevy toho, jak práce ve společnosti probíhá(jak skutečně vypadáme)Vedlejší symboly lze uspořádat do čtyř kategorií: zvyky - obyčeje, rituály ceremonie komunikace - příběhy, mýty, ságy, legendy, lidové pověsti, symboly, hesla fyzické (hmotné) formy - umístění budovy, vybavení kanceláře, oblečení… společný jazyk - slang, styl,... www.everesta.cz 16
  • 17. Pokuste se uvést co nejvíce symbolů Vaší organizace. Vyjádřete je i graficky.17www.everesta.cz
  • 18. Typy firemních kulturV praxi si často klademe dva typy otázek: Je naše organizace zapojena do aktivit s vysokým rizikem a jak to ovlivňuje její kulturu? Jak rychle dostávají zaměstnanci zpětnou vazbu o své činnosti a výkonu, dostanou-li ji vůbec?Ukazuje se, že kulturu organizace ovlivňují nejvíce právě uvedené dva faktory – riziko aktivitorganizace a rychlost zpětné vazby.Na tomto principu je založen jeden z modelů organizační kultury (Deal, Kennedy)Kultura tvrdých hochůSvět individualistů, kteří pravidelně podstupují vysoká rizika a získávají rychlou zpětnou vazbu otom, zda jejich činnost byla správná či nikoliv. Zpětná vazba většinou ve finanční podobě.Charakteristika rychlé rozhodování, agresivní vnitřní rivalita, interní konflikty, politikaření, krátkodobý pohled, ale také nejméně diskriminující, protože oceňuje úspěch.Kultura pilné prácePravidlem je zde zábava a činnost, zaměstnanci se setkávají s malým rizikem a rychlou zpětnouvazbou.Charakteristika úspěch = vytrvalost, vysoká úroveň činnosti s malým rizikem, typická pro velké organizace s dobrou značkou. Kvalita. www.everesta.cz 18
  • 19. Kultura vkládání firmy do sázkyDlouhodobá rozhodnutí, kde se zaměstnanci leckdy až za několik let dozvědí, zda rozhodnutí bylasprávná. Je to prostředí s vysokým rizikem a pomalou zpětnou vazbou.Charakteristika dlouhodobé projekty náročné na zdroje, důležité jsou expertizy odborníků.Kultura procesuSvět malé nebo nulové zpětné vazby, kde je pro pracovníky těžké změřit, co dělají. Místo toho sesoustřeďují na to, jak se to dělá. Byrokracie zaštiťovaná písemnými dokumenty.Charakteristika typická byrokracie se zbytečnými zákazy a příkazy, v krajním případě vytvoření umělého prostředí odtrženého od reality. Obavy z nesprávně provedené práce vede k alibismu.Vliv firemní kultury na činnost manaţeraKultura organizace má nejvýraznější vliv na následující činnosti manažera:VedeníOptimální vedení probíhá tam, kde jsou v přijatelné shodě styly manažera, lidí, úkolů a kontextuorganizace. Kontext je velmi závislý na kultuře v organizaci a jejích subkulturách.Výběr lidíOrganizace dávají přednost takovým lidem, kteří jsou schopni ztotožnit se s image organizace. Přikaždém pohovoru se hodnotí některé aspekty vztahu k organizaci, ať již vědomě či podvědomě.ZměnyKaždá změna má vyšší šanci na úspěch, provede-li se řízeně. Zejména je nutné provést analýzuodporujících sil (podrobněji kapitola o změnách). Právě zde sehrává kultura v organizaci rozhodujícíroli. Poznání kultury a subkultur je tedy pro organizaci životně důležité. Změna samotné organizační kultury je velmi náročná a dlouhodobá činnost, která se neobejde bez aktivního přispění top managementu. Doporučujeme začít se změnami subkultur, ve kterých máte formální moc a vůdčí postavení.19www.everesta.cz
  • 20. Na světě nám nepatří nic, jenom čas ! www.everesta.cz 20
  • 21. TIMEMANAGEMENTSvůj život řídíme podle času zhruba od stejné doby, jako nás naučili číst, psát a počítat.Nikdo nás však nenaučil, jak řídit svůj čas...TIMEMANAGEMENT................................................................................................................................................................................................................................................................................ „Čas jsou peníze“Zacházíte se svým časem stejně, jako s penězi?........................................................................................................................................Kolik „stojí“ minuta Vašeho času?Počítejte: 1 minuta mého pracovního času = ............ ,-Kč• 50% lidí říká, že nemá čas.• Když někdo říká, že nemá čas, říká jen, že s ním neumí hospodařit.Čas je drahý – je to nejlepší investice čas nelze koupit čas nelze naspořit (akumulovat) čas nelze zastavit čas nelze vrátit Všichni berou ohled na čas, jen čas na nikoho německé přísloví21www.everesta.cz
  • 22. „ZLODĚJI“ ČASU „Náš čas je nám zčásti ukrádán, zčásti šikovně ubírán, a to, co zbývá, se nepozorovaněztrácí“ Seneca ZAMYSLETE SE NAD NÁSLEDUJÍCÍMI OTÁZKAMI: ano neMěl Váš poslední pracovní den příliš mnoho aktivit?Byly tyto činnosti příliš krátké na to, aby byly přínosné?Byli jste častokrát (více než 3x) vyrušeni?Přicházeli znovu stejní lidé?Trávili jste čas na mnoha různých místech?Chcete změnit organizaci svého času?Můžete některé svoje činnosti delegovat?Potřebujete více času na přemýšlení?Plánujete svůj čas nedůsledně?Potřebujete své kolegy?Jsou Vaše telefonáty často delší než 4 minuty?Jste zahlceni papíry?Máte pocit, že jste nestihli vše, co jste chtěli?Domníváte se, že Vám chybí čas?PAMATUJTE: Kaţdá odpověď ANO vyţaduje opatření a nabízí příleţitosti pro úsporu času www.everesta.cz 22
  • 23. Analýza zlodějů časuKam se podělo těch 24 hodin času, které máme každý den všichni bez rozdílu k dispozici?Pokuste se identifikovat pět nejčastějších a nejintenzivnějších původců svých časových ztrát –v níže uvedeném seznamu si zakřížkujte 5 položek („zlodějů času“), které jsou pro vásnejpříznačnější:nejasné (nepřesné) stanovení úkolůsnaha udělat toho příliš mnoho najednouneumím si stanovit, co je více a co méně důležitéšpatný systém evidence a zakládání písemnostínestíhám termíny a tak často improvizujisnaha znát (mít) všechna dostupná faktaneschopnost (neumění) říci „ne“neschopnost dokončovat (dotahovat) úkolychorobný sklon odkládat to, co mě nebavíspěch, netrpělivostsnaha si raději všechno udělat sámzdlouhavé poradyhodně papírování a čteníneustálé hledání poznámek, lístečků, adres, tel. číselpřeplněný psací stůl a pocit, že to všechno nelze stihnouttelefonická vyrušováníneúplná, zpožděná, nedostatečná informovanostčekací doby (např. při jednáních, schůzkách)neohlášení návštěvnícinedostatečná příprava ze strany mých spolupracovníkůchybí mi přehled o tom, co již mám hotovo a co nenedostatečná motivace (pracovně indiferentní chování)nepoužívám PC a další techniku tak , jak bych mohl/-arozptylování ze strany spolupracovníkůhlučné prostředísnaha si o všem popovídatsoukromé hovoryzdravotní problémyosobní problémy (nutkání na ně pořád myslet)nulová nebo nepřesná komunikaceodkládání plánovaných činnostíjiné /doplňte/:23www.everesta.cz
  • 24. Nyní si vyberte a přepište tři položky (tři“ zloděje času“), které vám nejvíce komplikují život:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….Z výše uvedených tří položek si vyberte jednu: Toho „zloděje času“, který vám opravdu nejvícevadí. Pokuste se sepsat všechny možnosti, jak ho odstranit. Začněte tím, že se pokusíte analyzovatvšechny možné příčiny:Příčiny:…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..Opatření / řešení:…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..Velký zloděj se utrhne, malý zůstane viset maďarské přísloví www.everesta.cz 24
  • 25. STANOVENÍ CÍLEKdo na nic nezamíří, nic netrefí polské příslovízásady stanovování cílů vytvořit si jasnou představu, čeho chci dosáhnout svůj cíl si napsat přečíst si, co je napsáno zamyslet se a napsat cíl znovu – tentokrát SMART cílS specifickýM měřitelnýA akceptovatelný, ambiciózníR reálnýT termínovanýCvičení:Formulujte si SMART cíle pro příští týdenpracovní..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................osobní rozvoj..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................relaxace...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................25www.everesta.cz
  • 26. PRIORITY Eisenhowerův principstanovení priorit, cílů a úkolů podle důležitosti a naléhavostiNení tak důleţité, dělat věci správně, jako dělat správné věci!důležitost B A O Cnaléhavostzásady stanovování priorit vykonávat činnosti podle stupně naléhavosti a důležitosti vyhýbat se plýtvání časem na bezvýznamné činnosti soustředit se jen na jeden úkol méně důležité nebo méně náročné úkoly delegovat www.everesta.cz 26
  • 27. Paretovo pravidlo 80 : 20Řada lidí žije v neustálém spěchu jenom proto, že svůj čas a energii věnuje vedlejším, nebodokonce nepodstatným činnostem.Pokud by se koncentrovali na méně, ale významnějších aktivit, jejich den by patrně zdánlivě„narostl“, získali by více času třeba pro odpočinkové aktivity, rodinu, koníčky.Je známo, že:20% vykonávaných činností tvoří 80% celkového výkonu20% chyb ve výrobě má za následek 80% zmetků20% zákazníků se podílí na 80% celkového obratu20% podřízených stojí manaţera (učitele) 80% jeho času20% denního tisku obsahuje 80% všech zpráv20% délky trvání porady vede k 80% smysluplných závěrůPravidlo 20 : 80 bylo poprvé popsáno již v 19. století italským ekonomem Wilfredo PARETEM,který svými statistickými výzkumy zjistil, že 20% italského obyvatelstva spotřebuje 80% italskéhonárodního důchodu.čas, úsilí výsledek 20% 80% 80% 20%Zkusme se podívat na svůj den. Není potvrzením tohoto pravidla?Kdyţ sestavíte pořadí svých úkolů:27www.everesta.cz
  • 28. budete pracovat jen na důležitých nebo nezbytných úkolech budete vyřizovat úkoly také podle jejich naléhavosti soustředíte se vždy pouze na jeden úkol cíleněji se pustíte do svých úkolů a budete je vyřizovat lépe za daných okolností dosáhnete optimálně stanovených cílů na konci plánovaného období (např. pracovního dne) budete mít vyřízeny alespoň ty nejdůležitější věciPozitivní účinky: budete dodržovat termíny průběh a výsledky pracovního dne vás více uspokojí budete předcházet konfliktům vy sami budete klidnější a vyloučíte zbytečný stres nebudete plýtvat časem na málo důležité úkoly úkoly budete hodnotit realisticky vyrovnáte se s měnícími se tlaky shora a nebudete odsouvat priority naučíte se říkat „NE“Pro definici cílů a plánování času nutného k realizaci priorit je nutné identifikovat právěoněch 20 % vedoucích k 80 % úspěchu v dosahování pracovních, rozvojových i osobníchcílů. www.everesta.cz 28
  • 29. EFEKTIVNÍ PLÁNOVÁNÍSkutečně si myslíte, že:Pořádek je pro blbce, inteligent zvládá chaos. Nejsem robot, abych se musel pořád řídit plánem. Nějak bylo, nějak bude.zásady plánování: plánujte maximálně 60% svého času naplánujte denně 2-3 hodiny na nejdůležitější úkoly (priority A) komplexní úkoly rozdělte na dílčí cíle pravidelně svůj plán revidujtePlánování času znamená přípravu k realizaci cílů, definování množství času nezbytnéhok vykonání požadované aktivity a seřazení jednotlivých činností v časové posloupnosti.Plánování určitého časového období nesmí trvat déle, než činí 1% plánovaného období -tedy pro denní plán se uvažuje s přibližně 5-10 minutami přípravy.Přínos těchto několika minut je možná neočekávaný – kvalifikovaný odhad hovoří o tom, že osmminut věnovaných plánování reprezentuje přínos až celé jedné hodiny!plánování času znamená:stanovit cíle definovat činnosti vedoucí k dosažení cíle rozdělit činnosti na dílčí úseky stanovit dobu potřebnou pro realizaci úkolů určit pověřené pracovníky stanovit termíny stanovit termíny kontrol dosažení dílčích cílůEfektivní plánování vyţaduje sladění různých časových rámců.29www.everesta.cz
  • 30. Plánovací období dlouhodobé cíle 3-5 let střednědobé cíle 1-3 roky krátkodobé cíle 3 měsíce aţ jeden rok průběţné cíle 1 týden aţ 3 měsíceTýdenní plán na co se musím tento týden hlavně soustředit který z úkolů na tento týden je největší a časově nejnáročnější jaké další práce musím tento týden bezpodmínečně vyřídit, dokončit nebo začít jaké rutinní práce musím udělat do jakých průběžných úkolů je třeba se pustit co by ještě mohlo být účelné, žádoucí nebo vhodné jaké nepředvídané události lze zahrnout do plánu páteční kontrola plnění plánu a plán na další týden Šest věrných sluhů si ponechám,naučili mne vše, co znám.Jména jsou (znáte je, oč?)CO a KDOKDY a KDEJAK a PROČ Rudyard KiplingGanttův diagram lineární graf přehledné znázornění průběhu činností přehledné znázornění činnosti pracovníkůhodiny, dny, měsíce,… činnosti, pracovníci www.everesta.cz 30
  • 31. Plánovací a sledovací nástrojeV současné době může každý z vybírat z celé řady užitečných nástrojů plánování a kontroly -můžeme začít papírkem v kapse nebo přilepeným na monitor počítače, poznámkovým blokem,diářem. A dostat se k dokonale vybavenému počítači.cvičení:Jakou formu klasického písemného plánování využíváte?...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Uveďte kladné stránky...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Uveďte stinné stránky....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Využíváte pro plánování času svůj počítač? Jak?....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Uveďte kladné stránky tohoto plánování....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Uveďte jeho stinné stránky...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Který systém je pro vás osobně nejlepší? Proč?.......................................................................................................................................„Nestačí přijít k řece s přáním chytit rybu. K řece se také musí přinést síť!“ čínská moudrost31www.everesta.cz
  • 32. Proč plánovat písemněCheme-li hospodárně zacházet se svým časem, mohlo by se zdát, že s ním plýtváme, pokudbudeme zapisovat svoje úkoly do diářů – ať již těch papírových, či elektronických.Pozor – pokud se spolehneme jen na vlastní paměť, dopouštíme se zásadního omylu, který násnaopak o spoustu času připraví, protože: Denní plány, které máme „pouze v hlavě“, nejsou přehledné, nepokládáme je za závazné, snáze se ruší. Písemné denní plány znamenají, že odlehčujeme své paměti a můžeme její kapacitu využít jinde a lépe. Písemně zaznamenaný plán má psychologický efekt v podobě pracovní sebemotivace. Naše aktivity při zvládání denní agendy se více zaměřují na cíl a na přísné dodržení denního množství práce. Méně se necháme rozptylovat a zabýváte se pouze stanovenými úkoly. Kontrolou výsledků denní práce zjistíme, které úkoly jsme nevyřídili, a můžeme je přesunout na jeden z příštích dnů. Úspěšnost plánování ještě můžeme zvýšit tím, že lépe odhadneme vlastní spotřebu času, doby rušení Reálněji naplánujeme vyrovnávací časy pro nepředvídané události. Máme k dispozici podklady pro kontroluČas je jediná spravedlivá veličina – všichni máme k dispozici stejný objem času – 60minut do hodiny, 24 hodin za den, 7 dní do týdne. Více času nedostaneme, proto musíme tento čas vyuţít co nejúčinněji. www.everesta.cz 32
  • 33. Denní plánZákladním kamenem každého plánování je denní plán.Plánovat je třeba realisticky!!!Denní plán je posledním a zároveň nejdůleţitějším stupněmplánování času a představuje konkrétní realizaci stanovených cílů.Denní plán se odvozuje od příslušného týdenního plánu a v prvnímkroku stanoví, jaké úkoly a aktivity je třeba v daný pracovní den realizovat, přičemž se kpředvídaným plánovaným úkolům přidružují také nové neplánované úkoly.Při plánování je třeba postupovat po jednotlivých krocích, rozdělit celkový úkol na dílčí úkoly,aby bylo možno různé aktivity rozvrhnout do jednotlivých časových úseků.Nezapomeňte: Základní zásadou při sestavování denního plánu je písemný záznam!Denní zmatek vytváří práci a pohlcuje čas! hledáme dokumenty, které právě potřebujeme mnohokrát nám projdou rukama papíry, které právě vůbec nepotřebujeme chvíle trávené tříděním a zakládáním papírů ušetří mnohem více časuKdyţ zvedneš list papíru, nikdy ho neodkládej, aniţ bys s ním něco neudělal.Opravdu věnujeme hlavní díl času důleţitým a naléhavým úkolům a činnostem?33www.everesta.cz
  • 34. Jak si dobře naplánovat a organizovat denzačátek dne do nového dne s pozitivním vyladěním dobře se nasnídat a nespěchat začínat pracovat pokud možno ve stejnou pracovní dobu prostudovat si denní plán nejdůležitější úkoly vyřídit hned na začátku dne sladit svůj časový plán s kolegy komplikované, důležité věci řešit v době svého dopoledního výkonnostního vrcholuprůběh dne dobře si připravit práci svým jednáním nevyvolávat „ bumerangový“ efekt odmítat dodatečné „ naléhavé“ případy zamezit neplánovaným, impulsivním aktivitám nezapomínat na přestávky, oběd dodržovat přiměřené pracovní tempo účelně dokončovat započaté úkolyzávěr dne dokončit nevyřízené záležitosti (drobné úkoly) provést vyhodnocení výsledků denní práce sestavit časový plán na druhý den odejít v pohodě domů, za rodinou či přáteli věnovat se kvalitním volnočasovým aktivitám – tedy tomu, co máme rádi Ţijte s vědomím času a udělejte si čas na věci, které jsou pro Vás důleţité! www.everesta.cz 34
  • 35. Osobní výkonnostní křivkaRanní ptáče, dál doskáče české příslovíKaždý z nás je nenapodobitelný originál vyznačující se celou řadou osobních zvláštností, mezi kterépatří teké naše individuální výkonnostní křivka.individuální výkonnostní křivkaZnalost vlastní výkonnostní křivky nám může pomoci zařadit náročnější činnosti, na které sepotřebujeme koncentrovat, do období, kdy je náš výkon maximální.cvičení:Zakreslete do následujícího rastru vaši vlastní výkonnostní křivku.výkon + + + - - - 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 časAno, existuje řada individuálních typů – ale v zásadě při práci s lidmi můžeme v našemstředoevropském prostoru vycházet z následujících poznatků: většina lidí dosahuje nejvyšší výkonnosti dopoledne, zpravidla mezi 9,00 – 11,00 hod k poklesu výkonu dochází vesměs v době mezi 11,00 – 14,00 hod odpolední výkonnostní vzestup je individuálníKaţdý z nás by měl svůj biorytmus znát a zohlednit při svém denním plánování.A také vědět, ţe v době individuálního poklesu výkonnosti nás zpravidla ani dobrá silnákáva nezachrání!Sladíme-li svůj pracovní program a potřeby svého organismu, zvýšíme vlastní výkonnost.35www.everesta.cz
  • 36. PŘÍLOHYTypický denv kancelářiPanu Drobnému je 33 let a je plně zaměstnán vedoucím oddělení. Spolu se dvěma spolupracovníkya jednou sekretářkou zodpovídá za splnění velkého počtu úkolů. Neustále se cítí přetíženýmnožstvím úkolů a tlačí ho termíny jejich dokončení. Přestože často pracuje přesčas, někdy večerani neví, co vlastně během dne vyřídil. Dnes byl právě takový den.Podívejme se za něj na průběh tohoto dne kriticky:Přesně v osm hodin začíná pan Drobný pracovat. Nejméně 5 minut si uklízí pracovní stůl. Pak asi třiminuty probírá podklady pro práci, která ho čeká. Při prohlížení e-mailů z minulého dne se asi podeseti minutách zarazí u zajímavého článku, jež mu poslal jeho kolega. Asi ve dvou minutách hopřelétne očima a zavolá svému kolegovi, aby mu poděkoval.Tento rozhovor mu poskytne příležitost, aby povykládal o problémech v kanceláři. Po pěti minutáchintenzívní diskuse partneři změní téma bez jakéhokoliv výsledku. Pan Drobný začne zpracovávatzprávu o plnění úkolů pro odpolední pohovor se šéfem. Nad sestavováním právy nesedí ani dvacetminut, když mu zazvoní telefon: pan Vlk z účetního oddělení požaduje nějaký pracovní podklad.Pan Drobný ihned vyhledá příslušný dokument.Sekretářka zrovna někde něco vyřizuje a kopírka se porouchala, a proto tam pan Drobný zajderychle sám. Pak se vrátí zpět do kanceláře a dalších dvacet minut pracuje na zprávě. Pak sezničehonic rozhodne, že zavolá dvěma kolegům, kteří se ho den předtím marně snažili zastihnout.Mezitím čas pokročil, je 9.30. Sekretářka přináší kávu a poštu. Po desetiminutovém čtení nahořeležících dopisů pokračuje pan Drobný znovu v práci na zprávě. V následující hodině a půl až doukončení práce vyruší pan Drobného ještě čtyři externí telefonáty (trvající celkem 25 minut) – panDrobný je vždy rád, když může někomu odpovědět. Než odevzdá svou zprávu sekretářcek přepsání, musí ní ještě přiložit jednu statistiku, kterou díky svému zakládacímu systému najdeaž po delším hledání. Sekretářce vysvětlí práci jen zběžně (5 minut), protože už v 11.30 má schůzi.Už by měla s přepisováním začít, aby se tam případně mohlo dodatečně ještě něco změnit. Pronedostatek času nestihl pan Drobný přečíst ani poslední protokol, ani stručné informacek nadcházející schůzi.Do 12.40 se diskutuje bez viditelných výsledků a pak se jde rovnou na oběd. Pan Drobný pospíchá,protože si domluvil schůzku se svými spolupracovníky na 14.00 hod. Po obědě, asi ve 13.45, si panDrobný projde poštu. Každý den ve 14.00 se probírá došlá pošta a případné odpovědi. Pan Drobnýnechá oba spolupracovníky čekat až do 14.10 hod., neboť chce mít nejdříve poštu zpracovanou.Velice zevrubný rozhovor trvá 45 minut. Po několika poznámkách (30 min.) a několika telefonátech(15 min.) zavolá panu Drobnému pan Strom, zástupce vedoucího jedné filiálky a žádá příležitostnýrozhovor. Pan Drobný mu již musel odříci několikrát, a proto se zničehonic rozhodne, že do 30 kmvzdálené firmy pojede osobně. Ve spěchu prolétne v minutě zprávu pro šéfa a doručí ji do šéfovykanceláře. Sekretářce dá několik pokynů (5 min.) a pak odjede.Na místo dorazí v 16.30, pak diskutuje o nějakém problému se zástupcem vedoucího advěma spolupracovníky, kteří byli narychlo přivoláni k rozhovoru. Vzhledem k obtíţnésituaci, chybějícím podkladům a nedostatečné přípravě se asi v 18 hod. dohodnou natermínu další schůzky. Na cestě domů se ještě pan Drobný zastaví ve své kanceláři aněkolik dokumentů si s sebou vezme domů večer. V 18.45 dorazí vyčerpán o svého bytu. www.everesta.cz 36
  • 37. Cvičení:Naplánujte den panu Drobnému tak, aby dorazil domů v pohodě a včas.Jeden den pana Drobného 8:00 8:30 9:00 9:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3037www.everesta.cz
  • 38. 20 důvodů, proč to udělat právě teď!Výmluvy, výmluvy, výmluvy!Kdyţ něco nechceme udělat, nějaká ta výmluva se vţdycky najde. Lidé, kteréobdivujeme, ale nikdy nic neodkládají. Jsou úspěšní, protoţe jejich motto zní: "Udělej toteď!" Pro ty, kteří na zítra odkládají úkoly, které mohli udělat jiţ dnes, přinášíme dvacetnejčastěji pouţívaných výmluv... a jak se s nimi vypořádat.1. "Je to nepříjemné."Určitě ano. Ale stane se váš úkol zítra nebo příští týden méně nepříjemným? Asi ne. A může sedokonce stát opak: pokud budete úkol opakovaně odkládat, budete se je obávat ještě více.2. "Má to být hotové aţ za hodinu, zítra, za týden..."Správně. Právě nyní tedy máte příležitost k tomu, abyste úkol dokončili. Nic vás netlačí, nikamnespěcháte a konečně můžete všem ukázat, jak dobrou práci dokážete odvést... když na to mátedostatek času.3. "Ve stresu pracuji lépe."Tato výmluva je matkou všech výmluv. Skrývá v sobě samozřejmě zrnko pravdy: pod tlakem zesebe dokážeme vydat maximum. Proč ale čekat, až na nás tento tlak vyvinou vnější okolnosti?Vytvořte si jej sami! Trocha osobní disciplíny dokáže zapůsobit stejně účinně, úkol splníte vpředstihu a ještě získáte čas na případné opravy nebo řešení neočekávaného.4. "Moţná, ţe se to vyřeší samo. Počkám a uvidím, co se stane."To určitě! Zvažte všechna pro a proti. Je možné, že se situace skutečně sama vyřeší. Ale je takémožné, že ne - a vám pak vzniknou problémy. Pečlivě zvažte, zda toto riziko chcete podstoupit.5. "Nemusí to fungovat."Existuje jen jeden způsob, jak to zjistit, že?6. "Nemám s sebou podklady."(Nebo své brýle, nářadí, kufřík atd.) Zapomenutí důležitého podkladu, nástroje nebo pomůcky jeněkdy podvědomým činem, kterým se snažíme vyvléci z řešení situace. Nemám podklad, nemůžurozhodnout, říkáte si.7. "Je to náročné."No a co? Určitě jste už zvládli spoustu situací, jejichž řešení bylo náročné. A dokázali jste to. Stanese úkol méně náročným tím, že jej odložíte?8. "Teď se na to necítím."Výborně. Alespoň máte šanci sami sobě dokázat, že vaše výkonnost není ovlivněna tím, jakou máteprávě náladu.9. "Bolí mně hlava."Jako mnoho dalších důvodů, toto může být legitimní omluva. Anebo také ne. Často se však stává,že bolest hlavy je způsobena právě vidinou úkolu, který máte před sebou. A když se do něj pustíte,bolest najednou mizí.10. "Stejně se nic nestane, kdyţ to udělám později."Tato výmluva se objevuje velmi často - a je nejvíce nebezpečná. Odklad rozhodnutí, vyřešeníproblému nebo reakce na situace s sebou vždy nese následky. Snižuje pravděpodobnost, že úkolbude vůbec splněn. Zvyšuje pravděpodobnost, že úkol bude odbytý. A obírá vás o pocit jistoty,který získáte, když máte situaci plně pod kontrolou. A samozřejmě také podporuje špatný návyk ,který se vám může vymstít v budoucnosti. www.everesta.cz 38
  • 39. 11. "Vţdyť to stejně nespěchá."Někteří lidé jsou tzv. "hasiči". To znamená, že pracují jen na úkolech, které je právě tíží, a kteréjsou právě naléhavé. Na aktivity, které jsou však důležité z dlouhodobého hlediska, pak nezbýváčas. Vždy se tedy zeptejte: "Odkládám tento úkol jen proto, protože není naléhavý?" Pokud jejbudete odkládat i nadále, může se stát, že nesplnění úkolu, na který před tím nikdo nespěchal,najednou způsobuje krizi. A to už může být pozdě na jakoukoliv záchranu.12. "Mohlo by to bolet."Bylo by velmi zajímavé zjistit, kolik vrtání a plombování u zubaře bylo způsobeno jen tím, žepacienti odkládali návštěvu ordinace jen proto, "že by to mohlo bolet".13. "Musím si nejdřív uspořádat stůl."I tento důvod může a nemusí být pravdivý. Pokud "uspořádání stolu" znamená, že papíry z jednohorohu přeskládáte na druhý, nebo je přeskládáte v novém pořadí, následovně je založíte dospeciálních šanonů a pak ještě trochu naleštíte nábytek a utřete prach, zamyslete se, zda toneděláte jen proto, abyste oddálili něco, co nechcete udělat.14. "Musím se na to vyspat."Některé věci si musíte dlouze promyslet. Ale často naopak stačí rychlé rozhodnutí. Neobvyklýnápad, který by vás mohl zachránit, druhý den smetete jako příliš riskantní. A začnete opětpřemýšlet, jak situaci vyřešit. Čas ale běží a problém i nadále zůstává nevyřešen.15. "Skutečně to chci udělat, ale zapomínám na to."Zapomnětlivost může znamenat dvojí. Buď zapomínáte, protože tyto činnosti nechcete dělat(dlužníci mají vždy horší paměť než věřitelé). Anebo nemáte systém, který by vám tyto úkolypřipomínal. Lístek s poznámkou, zápis do diáře, pípání hodinek, gumička kolem zápěstí, klasickýuzlík na kapesníku nebo partner, který vám úkol bude neustále připomínat. Pokud je vaše paměťskutečně tak špatná, je mnoho technik, jak ji osvěžit.16. "Neţ začnu, udělám si přestávku."Tato výmluva má několik variant: "Než začnu, dám si cigaretu, přečtu si noviny, zajdu na oběd..."Ve většině případů je to chyba. Místo toho, abyste nejprve absolvovali něco příjemného a teprvepotom to nepříjemné, obraťte pořadí. Nejdříve udělejte to, co dělat nechcete. A potom se odměňteaktivitou, které je vám příjemná.17. "Nejdřív potřebuji pořádného panáka."Toto jsou slova, která vedou do záhuby. Odhalují totiž, že potřebujete alkohol jako berličku, kterávám pomůže zvládnout nepříjemné situace. A určitě sami znáte jedince, kteří se tak dlouhoposilovali "na kuráž", až nebyli schopni mluvit, natožpak splnit nějaký úkol.18. "Dnes je venku škaredě."V našich zeměpisných šířkách se střídání ročních období zřetelně projevuje na počasí... a pokudtedy potřebujete k práci modrou oblohu, nemá smysl kromě pozdního jara a léta vůbec chodit dopráce.19. "Dnes je venku krásně.""Tak krásně, že je škoda trávit čas v práci." Někteří lidé si dokáží udělat z počasí výmluvu ať jekrásné, nebo škaredé. Fascinující, že?20. "Uţ je stejně pozdě."Na tuto odpověď skutečně není co říci. Je skutečně zbytečné zamykat prázdný sklad, když už vám zněj všechno vykradli. Ale proč jej vykradli? Protože jste přistoupili na některou z výše uvedenýchdevatenácti výmluv, proč jej zamknete až později. © Copyright České vzdělávací centrum, s.r.o.39www.everesta.cz
  • 40. TEST – Jak je vysoký váš „koeficient odkládání“?„Lidé, kteří překládají něco z dneška na zítřek, jsou ti samí, kteří to již přesunuli zevčerejška na dnešek“Peter UstinovKe každému výroku zvolte jednu možnost (A, B,nebo C): téměř pokaţdé = A často = B nikdy = C1. Vyhledávám důvody a omluvy, abych přesunul(a) obtížný problém2. Potřebuji tlak, abych pokračoval(a) v práci na složitých úkolech3. Existuje příliš mnoho rušivých vlivů, které mě zdržují od vyřízení důležitých věcí4. Otálím s jasnými odpověďmi, když mám udělat nepříjemná rozhodnutí5. Znesnadňuji kontrolu a následně přepracování důležitých projektů6. Zkouším, zda by ostatní za mne nevyřídili nepříjemné záležitosti7. Práci si beru s sebou domů, abych ji vyřídil(a) večer nebo o víkendu8. Jsem přiliš unaven(a) nebo přiliš nervózní, než abych vyřídil(a) všechny úkoly9. Nejprve musím vyřídit všechno, co mi leží na stole, než začnu s důležitým úkolem10.Zanedbávám to, abych si stanovil(a) konečné termínySečtěte odpovědi za „A“ : ………………………………… za „B“ : …………………………………Vynásobte součet: „A“ 3x : ……………… „B“ 2x : ……………..Sečtěte dílčí výsledky dostanete váš osobní „koeficient odkládání“ práce: …………VYHODNOCENÍ10 – 15 bodů:Obecně nemáte problémy s odkládáním práce. Co máte a potřebujete udělat, uděláte. Máte asitaké smysl pro dodržování termínů a okolí to dokáže ocenit.16 – 22 bodů:Máte běžné problémy s odkládáním práce, prostě nejste dokonalí a víte, jak je sladké někdy se naněco vykašlat a přesunout to na neurčito. Horší to bývá, když ono neurčito nastane.23 – 30 bodů:Zřejmě máte vážné problémy s odkládáním práce a málokdy něco dokončíte v termínu. Možná sitoho nabíráte příliš mnoho najednou. A nebudu odkládat, protože v tom případě vše dopadne následovně: www.everesta.cz 40
  • 41. Plán uplatnění poznatkůZačnu dělat …Přestanu dělat …Budu dělat jinak …41www.everesta.cz
  • 42. Děkujeme za spolupráci a přejeme Vám mnoho úspěchů. Mimoňská 3223, Česká Lípa Hvožďanská 2053/3, Praha 4 tel./fax: +420 487 826 886 tel.: +420 284 820 478 Stránského 28, Brno Novinářská 7, Ostrava tel.: +420 516 116 536 tel.: + 420 734 445 846 Průmyslová 1200, Hradec králové tel.: +420 777 038 394 www.everesta.cz 42