10. Til å begynne med…
• Hva er din forventning?
• Ditt læringsutbytte?
• Hvorfor kurs i
medarbeidersamtale?
Geir Hareide Hansen
11. Historikk
• Til Norge etter 2.
verdenskrig
• Utviklet i USA (Scientific
Management og Human
Relation)
• Vurderings- og
veiledningssamtaler
• Tilpasninger til norske og
nordiske forhold frem til i
dag
• Mange ulike definisjoner
på medarbeidersamtale
Geir Hareide Hansen
12. Litt lovverk likevel…
• Ikke lovfestet, men:
– Grunnloven § 110, 2.ledd:
• Nærmere Bestemmelser om
Ansattes Medbestemmelsesret paa
deres Arbeidsplads, fastsættes ved
Lov.
– Arbeidsmiljøloven § 8-1
(arbeidsgivers plikt til å
informere og drøfte), § 6-1
(arbeidstakers
medbestemmelsesrett gjennom
verneombudsordningen)
– Aksjeloven og allmennaksjeloven
Geir Hareide Hansen
13. Avtaleverk og reglement
• Tariffavtaler innen offentlig
og privat virksomhet
(hovedavtaler)
• Overenskomster
• Personalreglement
(personalhåndbok)
• Arbeidsreglement
• Andre avtaler/reglement
Geir Hareide Hansen
17. Medarbeidersamtalen er ikke…
• ”En vanskelig samtale”
• ”Daglige samtaler” eller en unnskyldning for at
leder ikke ser/snakker med sine medarbeidere
daglig/regelmessig
• Lønnsforhandlinger (noen unntak)
• Monolog fra leder (eller ”forhør” av
medarbeider)
• Koseprat
• Nærgående og personlige vurderinger
Geir Hareide Hansen
20. Kroppsspråket
• Har du opplevd en slik samtale før, hvor
kroppsspråket forteller noe annet enn det som
blir sagt?
• Har du noen gang fått et av disse falske
smilene som nesten kommer i lysets
hastighet?
• Har noen prøvd å overbevise deg om en
ting, selv om både øynene og nervøsiteten
forteller deg noe annet?
Geir Hareide Hansen
21. • Kroppsspråk viser til ikke-verbal
kommunikasjon som ansiktsuttrykk, kroppens
bevegelser, holdning og bevegelse med
hender, armer og fingre.
• Det har en betydning og innvirkning på hva
som blir sagt. Det forteller motparten hva du
egentlig sier.
Geir Hareide Hansen
22. • Ord og tonen i stemmen din skal være i
harmoni med kroppsspråket ditt. Disse tre
tingene må stemme overens for å få en
meningsfylt ikke-verbal tale.
• Når disse tre elementene i ansikt-til-ansikt
kommunikasjon støtter hverandre vil
kroppsspråket formidle mesteparten av
meldingen.
Geir Hareide Hansen
23. Hvordan kroppsspråket kan forbedres
• Hold opp hodet, oppretthold god
øyekontakt, men ikke stirre.
• Hold et rolig tempo, både i snakking og i
bevegelsene dine.
• Slapp av, og fokuser på dine bevegelser.
• Sitt eller stå rett.
Geir Hareide Hansen
24. • Ikke kryss armene eller bena, slapp av i
skuldrene.
• Ikke stå/sitt for nær eller for langt unna.
• Oppriktig smil og latter.
• Ha en positiv, åpen og avslappet holdning.
Geir Hareide Hansen
25. Negativt kroppsspråk
• Stadig kontroll av klokken (sjekker tiden) eller
sjekk av fingernegler er et sterkt tegn på
kjedsomhet.
• Plukking på klærne eller det å se nedover folk
gir signaler på at du ikke godkjenner/
anerkjenner deres ideer og/eller føler deg
urolig for å si din ærlige mening.
Geir Hareide Hansen
26. • Å la hånden stryke over haken mens du ser på
noen, kan gi noen signaler om at du
forhåndsdømmer deres beslutninger.
• Mysing med øynene kan gi signaler til noen
om at du ikke liker dem eller deres ideer.
• Falskt smil er et annet tegn på bedrag. Et ekte
smil rynker hjørnene på øynene og endrer
hele ansiktsuttrykket.
Geir Hareide Hansen
27. • Å lene seg unna noen man liker er et tegn på at
man kjeder seg eller blir distrahert. Folke lener
seg vanligvis mot folk de liker, og lener seg bort
fra dem man misliker.
• Å ikke se direkte på personen du snakker
med, indikerer en viss grad av ubehag eller
manglende interesse.
• Det å krysse armene er tegn på defensiv
motstand eller selvopptatthet.
• Å vise en svak holdning gir negative meldinger.
Geir Hareide Hansen
29. • Ha respekt og ydmykhet overfor dine
medarbeidere, og du vinner deres respekt.
• Ikke vær arrogant eller irettesettende.
• Bruk ”voksendelen” i din personlighet, ispedd
en passe dose av ”barnedelen”.
• Du dekker både fakta- og følelsesverden.
• Aktiv lytting og gjensidig respekt.
Geir Hareide Hansen
30. Tillit og holdning
• Å klø seg på baksiden av hodet eller nakken
signaliserer tvil og usikkerhet.
• Slapp holdning med skuldrene indikerer lavt
selvbilde. Trekk alltid skuldrene bakover. Ikke
bare vil du se mer trygg ut, du vil også føle deg
sikrere.
Geir Hareide Hansen
31. • Risting eller tapping med føtter eller fingre
indikerer stress, utålmodighet eller
kjedsomhet.
• Fikling på små gjenstander er et annet tegn på
angst eller manglende interesse. Hold
hendene behagelig i ro når du er i nærvær av
andre.
Geir Hareide Hansen
34. Forankring
• Forankring i ledelse?
– …i personalet?
• Akseptert?
• Implementert?
• Informasjon?
• Mål og hensikt?
• Medbestemmelse?
Geir Hareide Hansen
35. Årshjul
• Alle må kjenne til
medarbeidersamtalen
• Det må være kjent i
hvilken periode
samtalen gjennomføres
• Er det én eller flere
runder med samtaler i
løpet av året?
Geir Hareide Hansen
37. Før møtet…møteplan
• Møteplan
(dager, uker, måneder)
– gjøres kjent i god tid
• Antall møter - sluttdato
• Tidsramme for hvert
møte
• Skal noe forberedes –
og av hvem?
• Møtested – tips?
Geir Hareide Hansen
38. Lederens forberedelse…
• Sjekk eventuelle tidligere avtaler
fra medarbeidersamtalene/
tidligere samtaler
• Har du sett medarbeideren
”nok” før møtet?
• Hvis du bruker ulike typer
maler/skjema – gå gjennom
disse på forhånd slik at du er
kjent med innholdet
Geir Hareide Hansen
39. • Mentale forberedelser –
snakk med deg selv
• Notér stikkord
• Finne egnet møtested
(ditt kontor, nøytral
plass osv…)
• Hva er viktig for deg
som leder å få frem i
medarbeidersamtalen
(personavhengig)?
Geir Hareide Hansen
40. Medarbeiderens forberedelse…
• Sjekk eventuelle tidligere avtaler
fra samtalene
• Gå gjennom eventuelle utleverte
skjema/forberedelsesark
• Notér stikkord
• Hva er viktig for deg å få fram i
samtalen?
• Tør du å fortelle det du har tenkt
å fortelle?
• Mentale forberedelser…
Geir Hareide Hansen
41. Om maler…
Uansett om du bruker maler eller ikke:
Samtalen må tilpasses/skreddersys den
enkelte medarbeider – ingen samtaler
er like!
Geir Hareide Hansen
42. Oppgave!
• Ta utgangspunkt i arket
”Samtalestikkord” – diskutér
dere fram til 10 punkter som
”må” eller kan være med til
forberedelsene eller i selve
samtalen. Kategorisér.
• Er det noe som ikke er
relevant for deg?
Geir Hareide Hansen
44. Gode forberedelser…
• …er nøkkelen til en
vellykket gjennomføring
• …gjør at du er trygg på
hva du skal snakke om
• …får medarbeideren til
å føle seg trygg
• …gjør samtalen til et
nyttig verktøy
Geir Hareide Hansen
45. Før du setter i gang…
• Husk kommunikasjonsteknikkene
(kroppsspråk, aktiv lytting, vise
respekt osv)
• Praktiske ting: Vann, kaffe, te, noe
å bite i, notater, møtested osv
• Sørge for at dere ikke blir
forstyrret under samtalen (stenge
telefon, slå av mobil osv)
• Slapp av!
Geir Hareide Hansen
46. Oppfølging av forrige samtale
• Hva ble vi enige om forrige
gang (tiltak)?
• Har du/vi gjennomført?
• Hva bidro til gjennomføringen?
• Hvis ikke, hva er grunnen?
• Det som ikke er gjennomført
– Hva kan medarbeider bidra med?
– Hva kan leder bidra med?
Geir Hareide Hansen
47. Aktiv lytting og gjensidig respekt
• Aktiv lytting og gjensidig respekt for den
andres meninger
• Oppmuntring – ikke avfeie
• Be om utdypninger og eksempler for å skjønne
hva den andre mener
Geir Hareide Hansen
48. Motta tilbakemeldinger
• Aksepter at andre har meninger som er ulik
dine
• Be om konkrete eksempler
• Spør gjerne medarbeideren om dennes
synspunkter på dine arbeidsoppgaver (forslag
til endringer?)
• Er det noe du kan eller vil forandre – si takk for
at du blir gjort oppmerksom på dette, eller lov
å ”jobbe” med saken.
Geir Hareide Hansen
49. Gi tilbakemeldinger
• Hjelpe medarbeider til å bli bedre og utvikle
seg
• Legg vekt på det som er bra
• Negative tilbakemeldinger hvis behov – følg
opp med konkrete eksempler – vær
konstruktiv
• Kritikk kan bare gis på kjente forhold for
medarbeideren
Geir Hareide Hansen
50. • Ikke kom med råd for rask forbedring – spør
heller hva medarbeideren kan gjøre
• Vær ærlig og åpen
• Husk kroppsspråket i dine tilbakemeldinger
• Du spøker ikke med
– Sex, religion, livssyn, handicap, kjønn, sykdom, dø
d, rusmidler
Geir Hareide Hansen
51. Praktiske gjøremål
• Leder skriver referat og/
eller avtaler man blir
enige om
• Referat/avtale skal ha
med navn på deltakere
(og rolle), dato og
klokkeslett
• Signering – må være
omforent
Geir Hareide Hansen
55. Etter samtalen…
• Bli enig om endelig ordlyd på
oppsummeringen av samtalen – eventuelt
avtale over ulike tiltak som skal gjennomføres
• Få med deltakere (roller), dato og tidspunkt
• Et eksemplar til hver
Geir Hareide Hansen
56. Leders rolle i etterkant
• Oppfølging av konkrete tiltak
• Kortere samtaler med aktuell
medarbeider i etterkant
• Sjekkpunkter
• Forberedelse til neste
medarbeidersamtale
Geir Hareide Hansen
57. Nye ideer?
• Medarbeidersamtale i
gruppe?
– Stor arbeidsplass –
mange ansatte
– Mer generell
– Ingen konkrete avtaler
– Likevel mulighet for
individuell samtale
• Andre ideer?
Geir Hareide Hansen
58. Aktuell litteratur
Bård Kuvaas
” Different relationships between perceptions of developmental performance
appraisal and work performance.. Personnel review 2007 ;Volum 36.(3) s. 378-
397 “ (www.emeraldinsight.com/0048-3486.htm)
Liv Eli Lysfjord – masteroppgave HHB (HiBo/UiN), desember 2010
”Opplever medarbeiderne at medarbeidersamtalen bidrar til medbestemmelse på
arbeidsplassen?” (http://brage.bibsys.no/hibo/bitstream/URN:NBN:no-
bibsys_brage_16478/1/Lysfjord_L.pdf)
Kari Garmannslund, 2000 Aslaug Mikkelsen, 2002
Geir Hareide Hansen