Web Site Privacy Policy Provisions: SAMPLE

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DanyaShea Digital Marketing provides small business owners with Internet marketing plans that feature do-it-yourself options and tutoring sessions.

This is a SAMPLE overview of services offered. I recommend consulting an attorney on drafting your web site privacy policy provisions.

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Web Site Privacy Policy Provisions: SAMPLE

  1. 1. DanyaShea Digital Marketing ©www.danyashea.com  SAMPLE Privacy Policy Provisions  BULK AROMATIC RICE, LLC  Privacy Policy Provisions   1. What personal information do we gather?    We only gather the essential information required to complete your  transaction and that which is necessary to provide a safe and personalized  shopping experience with Bulk Aromatic Rice, LLC.  We gather information in  these manners:  A. Information you give us via our web site, phone, email or address.  B. Automatic Information – gathered each time you use our site.  This  information is gathered via cookies and other click‐tracking software  on our site that allows us to improve our site and personalize your  experience.   This information is gathered when your browser  accesses our site, and may be disabled using your browser’s settings.   No personally identifying information (such as your name or address)  is stored in conjunction with this automatically generated information.  C. To help us make e‐mail more useful and interesting for you, we often  receive a confirmation when you open e‐mail from Bulk Aromatic Rice,  LLC if your computer supports such capabilities.  We also cross‐chech  our customer lists with other lists to avoid sending duplicate or  irrelevant e‐mail to you.  If you would like to opt‐out of all future e‐ mail correspondence (other than order confirmation) you may do so  in your Account Settings.  D. Information from other sources, such as postal delivery services and  consumer credit reporting agencies, may also be gathered to help us  correct delivery addresses, prevent and detect fraud on our site, and  to offer certain credit or other financial services to some customers.     This provision is essential to our Privacy Policy.  Consumers need disclosure  as to the type of information that is being kept about them, and a clear  provision outlining this keeps the consumer well‐informed about their choice  to use the site and keeps us accountable to the type of information we gather,  use and store.  It also helps us as a company to “take stock” of the  information we have so that it may be properly protected (FTC A Guide for  Business).      2. Do we share your personal information?    Bulk Aromatic Rice, LLC will never sell your personal information.  We share  customer information only as described below and with subsidiaries Bulk 
  2. 2. DanyaShea Digital Marketing ©www.danyashea.com   Aromatic Rice, LLC controls that are either subject to this Privacy Policy or  that follow practices that are at least as protective as those described in this  policy.  A. Third‐Party Service Providers:  We employ other companies and  individuals to perform duties on our behalf.  These may include, but  are not limited to, mail delivery services, credit card processors,  marketing professionals, order processors, and customer service  representatives.  They have access to personal information needed to  perform their functions, but may not use it for other purposes.  B. Promotional Offers:  Sometimes we may send offers to selected  groups of Bulk Aromatic Rice, LLC customers on behalf of other  businesses.  When we do this, we do not give that business your  name and address.  If you do not want to receive such offers, you may  opt‐out in your Account Settings.  C. Business Transfers:  As we continue to develop our business, we may  periodically sell or buy subsidiaries or business units.  In such  transactions, customer information is generally one of the  transferred business assets but remains subject to promises made in  the pre‐existing Privacy Policy.  Also, in the event that Bulk Aromatic  Rice, LLC or substantially all of it’s assets are acquired, customer  information will of course be one of the transferred assets.  D. Protection of Bulk Aromatic Rice. LLC and Others:  We release  account and personal information when we believe release is  appropriate to comply with the law; to enforce or apply our Terms of  Use and other agreements; or protect the rights, property, or safety  of Bulk Aromatic Rice, LLC , our users, or others.   This provision belongs in our Privacy Policy because privacy is becoming an  international concern and discussion (Sayer, 2010).  Consumers and  international regulators alike want to know exactly what a site’s policy is on  sharing personal information.  With this clearly defined, a user may move  forward in the site knowing the information sharing policy and the company  may operate business freely within the stated policy.  Again, it comes back to  clearly defined expectations.    3. What about cookies, third‐party advertisers, and links to other websites?    Cookies  Bulk Aromatic Rice, LLC does utilize cookies to personalize your shopping  experience. Cookies are alphanumeric identifiers that we transfer to your  computers hard drive through your Web browser to enable our systems to  recognize your browser and to provide features like Shopping History and  storage of items in your Shopping Cart between visits.   
  3. 3. DanyaShea Digital Marketing ©www.danyashea.com   The Help portion of the toolbar on most browsers will tell you how to  prevent your browser from accepting new cookies, how to have the browser  notify you when you receive a new cookie, or how to disable cookies  altogether. Additionally, you can disable or delete similar data used by  browser add‐ons, such as Flash cookies, by changing the add‐ons settings or  visiting the Web site of its manufacturer. However, because cookies allow  you to take advantage of some of Bulk Aromatic Rice, LLC’s essential features,  we recommend that you leave them turned on.           Third‐Party Advertisers & Links to Other Web Sites   Our site includes third‐party advertising and links to other Web sites. We do  not provide any personally identifiable customer information to these  advertisers or third‐party Web sites.     These third‐party Web sites and advertisers, or Internet advertising  companies working on their behalf, sometimes use technology to send (or  "serve") the advertisements that appear on our Web site directly to your  browser. They automatically receive your IP address when this happens.  They may also use cookies, JavaScript, web beacons (also known as action  tags or single‐pixel gifs), and other technologies to measure the effectiveness  of their ads and to personalize advertising content. We do not have access to  or control over cookies or other features that they may use, and the  information practices of these advertisers and third‐party Web sites are not  covered by this Privacy Notice. Please contact them directly for more  information about their privacy practices. In addition, the Network  Advertising Initiative offers useful information about Internet advertising  companies (also called "ad networks" or "network advertisers"), including  information about how to opt‐out of their information collection.    This provision in our Privacy Policy is in accordance with industry best  practices for obtaining Privacy Certification (eTrust).  It is generally expected  that users be informed about how their personal information is handled with  third‐party advertisers, as well as informed and educated about any tracking  software on your site (such as cookies).    4. How secure is info about me?    We work to protect the security of your information during transmission by  using Secure Sockets Layer (SSL) software, which encrypts information you  input.     We reveal only the last four digits of your credit card numbers when confirming  an order. Of course, we transmit the entire credit card number to the  appropriate credit card company during order processing.  
  4. 4. DanyaShea Digital Marketing ©www.danyashea.com    It is important for you to protect against unauthorized access to your password  and to your computer. Be sure to sign off when finished using a shared computer.    This provision is important to our Privacy Policy because, as industry best  practices have been established, it is important to tell users how you intend to  protect their personal information.  This also helps to establish/build trust in the  company/site and clearly establishes the lengths a company is/is not willing to  go to in order to protect their users’ information.  Also, it allows the FTC to make  reference to the site’s promises when investigating possible breaches of FTC  policies in regards to dishonesty/trickery charges brought by users, as in the  case of CVS Caremark (FTC, CVS Caremark 2009).                                  
  5. 5. DanyaShea Digital Marketing ©www.danyashea.com   Resources:  eTrust Privacy Certification Guidelines, Accessed at  http://www.etrust.org/certification/privacy/privacy_requirements.html on April 23, 2010.   FTC, CVS Caremark (February 18, 2009).  CVS Caremark Settles FTC Charges.  Accessed at http://www.ftc.gov/opa/2009/02/cvs.shtm on April 23, 2010.  FTC Guide for Business, Accessed at http://www.ftc.gov/infosecurity/ on April 22, 2010.  Sayer, Peter (April 20, 2010).  Gov’t Regulators Call on Google To Respect Users’ Privacy.  Accessed at http://www.networkworld.com/news/2010/042010‐govt‐regulators‐call‐on‐google.html?source=NWWNLE_nlt_daily_pm_2010‐04‐20 on April 23, 2010.   

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