Presentation Trusted Digital Repository, aimed at members of Kennislab and the Governemental Departments

1. Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
17 juni 2009
8 juli 2009

2. Ontwikkelingen
. Sinds eind jaren Negentig steeds meer digitale
.
informatie in archieven
.
Bewustwording van risico’s voor digitale informatie
Bewustwording van de rol voor de archiefdienst ten
aanzien van beheer en behoud van digitale
informatie
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

3. De GARantie voor duurzame toegankelijkheid
Filmpje
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

4. Wat nu?
. Het gemeentearchief heeft twee opdrachten:
. Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan
voor de digitale informatie (foto’s, websites, archief)
. Zorgen dat de overheid nog iets te bewaren heeft
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

5. Digitaal depot?
Waarom zelf een Digitaal Depot ontwikkelen?
Is toch gewoon een ICT oplossing op het gebied van
opslag?
Is volgens die aardige meneer van mijn ICT
leverancier gewoon in
te kopen…
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

6. Digitaal depot?
. Maar houdt dan wel rekening met:
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

7. Start E-depot GAR (2004)
Het opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal
.
depot, bestaande uit:
.
instructies,
.
procedures
Opgeleide medewerkers,
zodat de archiefinstelling digitale informatie in een
goede, geordende en toegankelijke staat
kan beheren, acquireren en ter beschikking stellen.
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

8. Verschil papier en digitaal?
. Vooraf maatregelen treffen = op tijd
. Achteraf maatregelen treffen = misschien te laat
. Preserveren, van passief naar actief beheer
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

9. Ondertussen bij de overheid…
. Veranderingen in informatiebeheer:
. “Post” gaat niet meer lineair de organisatie door
 positie DIV verandert
. Processen worden anders ingericht
 organisaties veranderen
. Ambities veranderen
 transparante overheid, e-loket etc.
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

10. Nieuwe uitgangspunten
. Uitvoering geven aan het record continuüm
. Informatie koppelen aan stappen in het
werkproces
. Duurzaamheid en de factor tijd meenemen in de
automatisering (Informatie blijft betrouwbaar, volledig,
integer en toegankelijk)
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

11. Digitaal Depot in relatie tot andere systemen
. DMS en RMS vormen een service om digitale
bestanden die door het concern worden
geproduceerd te beheren
. DMS en RMS vormen een service die bewaar- en
overdrachtstermijnen bewaakt
. DMS en RMS geven geen garantie voor de
toegankelijkheid en bruikbaarheid op lange termijn
van digitale data
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

12. Bedreigingen voor digitale informatie (1)
.
.
Onverenigbaarheid van systemen en formaten
.
Vergankelijkheid van opslag media
Gebrek aan adequate metadata om relevante
digitale informatie te vinden en de authenticiteit te
.
garanderen
.
Opzettelijke of onopzettelijke menselijke fouten
.
Afhankelijkheid van leveranciers en technologie
Discrepantie in de mate waarin een organisatie
klaar is voor het preserveren en ontsluiten van
digitale informatie
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

13. Bedreigingen voor digitale informatie (2)
Vierde dimensie: TIJD
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

14. Gevolgen van informatieverlies
. Bedreiging voor de transparantie van het bestuur,
de administratie en de dienstverlening van de
overheid
. Bedreiging voor de betrouwbaarheid en de
verantwoordelijkheid van de overheid
. Risico van verlies aan bewijskracht
. Risico van verlies van historische identiteit
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

15. E-depot Concern als service voor duurzame opslag
. E-depot verzekert de betrouwbaarheid, toegankelijkheid
en bruikbaarheid van overheidsinformatie op lange
termijn
. E-depot ondersteunt een grote variëteit aan digitale
formaten uit zeer uiteenlopende bronnen
. E-depot biedt on-line toegang tot de informatie
. E-depot beheert een uitgebreide set aan metadata
. E-depot ondersteunt alle archiveringstaken (beheer,
behoud en beschikbaarstelling)
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

16. E-depot Concern als service voor duurzame opslag
opslag
PC’s en Netwerk Private schenkingen
(e-mail, documenten en files) Actieve
documenten
Inactieve
documenten
RDMS
Gemeentelijke systemen
E-depot Concern E-depot GAR
Legacy systemen en data
Gemeentelijke websites
Scanning en imaging
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

17. E-depot Concern biedt:
. Duurzame opslag elektronisch dossier
. Duurzame opslag relevante zaakinformatie
. Beschikbaar stellen relevante onderdelen
 Benaderen als service
 Afspraak over input en output
 Afspraak over kwaliteitsnormen
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
8 juli 2009

18. Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst?!
E-depot Concern
8 juli 2009