Schaule Sonja Ppt

1,956 views

Published on

Published in: Technology, Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,956
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
784
Actions
Shares
0
Downloads
57
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Schaule Sonja Ppt

  1. 1. Een digitaal archief in 10 stappen Sonja Schaule – Informatie aan Zee 11/09/2009
  2. 2. [ agenda ] ● basis en belangrijke principes ● 10 stappen + demonstratie tools JHOVE, DROID, PLATO Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  3. 3. [ Digitaal Depot basis ] ● digitaal object ● digitaal document ● digitaal archiefdocument context- informatie Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  4. 4. [ Digitaal Depot belangrijke principes ] Archiveren van authentieke en integere documenten vs. snelle technologische ontwikkeling en veroudering van formaten, dragers, leestechnologie en -apparatuur vereist: ● risicospreiding ● risicopreventie ● risicoherstel → actief preserveringsbeleid Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  5. 5. [ 10 stappen overzicht ] hard- en software architectuur functionaliteiten digitaal archief documenteren digitaal archief Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  6. 6. [ 10 stappen overzicht ] hard- en software architectuur functionaliteiten digitaal archief documenteren digitaal archief Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  7. 7. [ hard- en softwarearchitectuur opslagsysteem 1] ● bestaan duurzame gegevensdragers in de digitale wereld? ● nog een probleem: afhankelijkheid van leestechnologie George W. Hart, disk combobulation Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  8. 8. [ hard- en softwarearchitectuur opslagsysteem 1] WAT DOEN? ● opslagsysteem ● uitbreidbaar ● gescheiden van de beheersapplicatie ● ondersteunt meerdere interfaces ● genormeerde gegevensdragers ● genormeerde bestandssystemen ● digitale objecten naar een nieuw opslagsysteem overplaatsen WANNEER: ● de vereiste leestechnologie raakt in onbruik/ wordt niet langer ondersteund (fysieke dragers, bestandssysteem, aansluitingen, …) ● het aantal fouten op een drager stijgt opvallend ● de drager degradeert Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  9. 9. [ hard- en softwarearchitectuur opslagsysteem 1] WAT DOEN? ● kwaliteitscontroles ● alle digitale objecten aanwezig? ● bitintegriteit OK? ● kwaliteit en performantie opslagsysteem en/of opslagmedia OK? ● digitale objecten virusvrij? ● permanent en systematisch ● volledig geautomatiseerd (bv. NAS/SAN systemen) ● of bij eenvoudigere systemen: steekproefgewijs op een representatief staal ● checksums/ CRC's voor controle bitintegriteit ● toegangscontrole Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  10. 10. [ hard- en softwarearchitectuur opslagsysteem 1] WAT DOEN? ● back-ups en veiligheidskopieën ● meerdere kopieën van één digitaal object ● verschillende opslagsystemen of -media voor moeder- en veiligheidskopie ● verschillende bestandssystemen voor moeder- en veiligheidskopie ● opslagmedia van verschillende producenten ● verschillende locaties voor moeder- en veiligheidskopieën ● bij opslag op harde schijven: ● RAID-configuratie (min. niveau 5 of 5+) ● mirroring van digitale objecten in twee of drie systemen ● monitoring performantie van harde schijven Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  11. 11. [ hard- en softwarearchitectuur metadata duurzaam bewaren 2] Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  12. 12. [ hard- en softwarearchitectuur metadata duurzaam bewaren 2] ● digitale duurzaamheid van documenten heeft alleen nut als de metadata over de documenten digitaal duurzaam worden bewaard ● meeste archiveringssystemen slaan metadata in eigen formaat en/of database op ● afhankelijkheid ● metadata moeten bij elke versie upgrade worden gemanipuleerd WAT DOEN? ● systeemonafhankelijke opslag (geen vendor lock-in) ● metadata niet enkel in applicatieafhankelijke formaten en/of database bewaren ● bv. in XML-formaat in het digitale archiveringssysteem bewaren ● archiveringsstrategie voor metadata ● documentatie over datamodel van database archiveren Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  13. 13. [ hard- en softwarearchitectuur band document – metadata 3] ● contextinformatie is essentieel voor het begrijpen en gebruiken van archiefdocumenten ● veel archiveringssystemen slaan metadata gescheiden van documenten op METADATA archiveringssysteem Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  14. 14. [ hard- en softwarearchitectuur band document – metadata 3] WAT DOEN? ● duurzame/ reconstrueerbare link document-metadata ● metadata inbedden in header van bestanden (bv. bij TIFF) ● inkapseling van document en metadata in containerformaat (bv. XML) ● opslag metadata bij digitale objecten in het opslagsysteem (bv. als XML) METADATA archiveringssysteem Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  15. 15. [ functionaliteiten digitaal archief voor elk digitaal object metadata registreren 4] ● elk object moet identificeerbaar zijn ● elk object moet lokaliseerbaar zijn ● elk object moet controleerbaar zijn op fouten ● relatie document – representaties – digitale objecten moet duidelijk zijn Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  16. 16. [ functionaliteiten digitaal archief voor elk digitaal object metadata registreren 4] WAT DOEN? Expliciet registeren van (in datatabel, XML-bestand, ...): ● unieke identificatiekenmerken ID ● reference information: locatie binnen het opslagsysteem ● fixity information: CRC/checksum ● tools: MD5summer, md5, MD5/SHA hash tool, Advanced Checksum Verifier, ... ● representation information: bestandsformaat en toegepast profiel ● tools voor extractie van formaatinformatie: JHOVE, DROID, FITS, National Library of New Zealand Metadata Extractor, Apache Tika, MediaInfo ● naar file format registries verwijzen: UDFR (Pronom+GlobalDigitalFormatsRegistry) ● relatie met de representatie en het digitale document Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  17. 17. [ functionaliteiten digitaal archief essentiële eigenschappen definieren en documenteren 5] ● essentiële eigenschappen van documenten moeten worden bewaard ● welke dit zijn hangt af van de ontstaanscontext en archiefwaarde WAT DOEN: ● documenteren welke elementen van een digitaal document essentieel zijn voor het behoud van authenticiteit en integriteit ● Binnen welke context is het document ontstaan (tentoonstelling, werkproces, evenement, …)? ● keuzes van archiveringsformaten, omzettings- en emulatietools baseren op het behoud van de essentiële eigenschappen van het document Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  18. 18. [ functionaliteiten digitaal archief essentiële eigenschappen definieren en documenteren 5] Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  19. 19. [ functionaliteiten digitaal archief leesbaarheid van documenten bewaren 6] ● leesbaarheid van digitale objecten hangt af van software WAT DOEN? ● afhankelijkheden van softwarepakket, -versie of -leverancier vermijden door formaten en codecs die: ● genormeerd en open gedocumenteerd zijn ● voldoende gedocumeeteerd zijn ● essentiële eigenschappen van het authentieke document bewaren ● geen significant informatieverlies met zich meebrengen ● voldoen aan de behoeften van de gebruikersgroep(en) Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  20. 20. [ functionaliteiten digitaal archief leesbaarheid van documenten bewaren 6] WAT DOEN? ● migratie en/of emulatie ● opties open houden door oorspronkelijk en duurzaam archiveringsformaat te bewaren Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  21. 21. [ functionaliteiten digitaal archief leesbaarheid van documenten bewaren 6] WAT DOEN? ● zijn documenten vrij van wachtwoorden/encrypties? ● welke representaties van documenten zijn aanwezig? ● bij opname in het digitale archief controleren: ● zijn vereiste representaties aanwezig? ● voldoen representaties aan voorgeschreven formaatprofiel? ● tools: JHOVE en/of DROID ● zijn de documenten niet corrupt of beschadigd? ● kunnen documenten geopend worden? ● zijn technische metadata aanwezig? ● is software-ondersteuning voor het leesbaar maken van documenten aanwezig? ● technologische evolutie opvolgen ● PLATO-tool bewaarstrategie en tools kiezen, preserveringsacties plannen en voorbereiden, preserveringsacties documenteren Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  22. 22. [ functionaliteiten digitaal archief componenten voor getrouwe reconstructie archiveren 7] In de digitale wereld is het niet altijd voldoende om een digitaal document te archiveren. Voor de getrouwe reconstructie is meestal bepaalde software vereist WAT DOEN? ● alle componenten voor de getrouwe reconstructie identificeren ● documenten openen op computer met minimale hard- en softwareconfiguratie, zonder netwerkverbinding ● vereiste componenten opnemen in digitaal archief ● geen afhankelijkheden van externe bronnen ● bij archivering in documentvorm: templates, formulieren, stylesheets ● bij archivering los van documentvorm: brongegevens en logica ● bij emulatie: ghosts of images van de applicatiesoftware archiveren ● componenten en hun afhankelijkheden en onderlinge relaties documenteren Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  23. 23. [ functionaliteiten digitaal archief beheer van documenten documenteren 8] Hoe kunnen we de authenticiteit van documenten onderbouwen? WAT DOEN? documenteer de evolutie van een document vanaf creatie/opname in het digitale archief ● beheersmetadata ● bepalen voor welke beheersacties welke metadata uitgevoerd worden ● metadata voor het uitvoeren van preserveringsacties ● WELKE ACTIE werd WANNEER uitgevoerd? ● WELKE TOOLS werden gebruikt? ● WIE voerde de actie uit? Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  24. 24. [ functionaliteiten digitaal archief documenten beschrijven 9] Beschrijvende metadata zijn nodig om documenten terug te vinden en te begrijpen ● WAT DOEN? ● documenten identificeren ● ISAD(G), ISAAR, ISDF, ISBD, MARC21, CDWA, … ● trefwoorden, tagging, taxonomie ● documenten contextualiseren ● WIE is de archiefvormer? ● binnen WELK WERKPROCES had het document een rol? ● WELKE RELATIE heeft het document met andere documenten? ● koppeling voorzien ● dossierlijsten ● retrieval mogelijk maken ● gearchiveerde documenten indexeren Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  25. 25. [ documentatie digitaal archief digitaal archief documenteren 10] ● reconstructie van de levenscyclus van archiefdocumenten moet mogelijk zijn zonder te hoge redundantie ● “gemakkelijk” versiebeheer en probleemopvolging ● bescherming tegen vendor lock-in ● het digitale archief is geen black box voor archiefbeheerders ● verantwoording afleggen over werking en beheer ? ?? Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  26. 26. [ documentatie digitaal archief digitaal archief documenteren 10] WAT DOEN? ● archiveren van documentatie van: ● digitaal archiveringsbeleid, bewaarstrategie, toegepaste normen en standaarden ● databasemodellen, broncode ● procedures, workflows ● UML-diagrammen, use cases, schema's informatie- en systeemarchitectuur ● handleidingen, richtlijnen, checklists archiveren ●opslagsysteem, logica ● documentatie niet exclusief in het eigen archief bewaren ● escrowregeling, notaris, archiefbeheerende instelling Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  27. 27. [ meer informatie ] ● F. Boudrez, Een digitaal archief in 10 stappen ● F. Boudrez, Basisprocessen voor een digitaal archiefdepot ● S. Schaule, Organisatorische aspecten bij het bouwen en het beheren van een digitaal depot ● DAVID-handboek. Digitaal archiveren in de praktijk ● XML-schema's e-mail, database, calendar, … Deze en verdere publicaties zijn beschikbaar op www.edavid.be Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
  28. 28. Vragen? Suggesties? sonja.schaule@edavid.be www.edavid.be Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009

×