Mange virksomheder, organisationer og myndigheder har for år tilbage købt, eller fået udviklet, et Lotus Notes baseret dokumenthåndteringssystem, måske ét der ud over e-mails og dokumenter, også understøtter sager, projekter, opgaver og evt. timeregistrering. Mange af disse systemer virker fint, men er ikke blevet vedligeholdt i mange år og er derfor forældet både hvad angår design og funktionalitet. Derfor har vi lavet TeamCase, som vi gerne vil demonstrere på webinaret. Vi har i tidens løb konverteret flere forældede dokumenthåndteringssystemer til TeamCase, og vores kunder og deres brugere er blevet glade for et system, som løbende videreudvikles, forbedres og serviceres af os. Teamsoft er en IBM Advanced Business Partner.

1. Konverter jeres gamle
dokumenthåndteringssystem
til TeamCase
Johannes Madsen
Teamsoft

2. Agenda
• Hvem bruger TeamCase?
• Hvad er TeamCase?
• Hvem er Teamsoft?
• Hvordan kommer man i gang?
02-10-12 Teamsoft 2

3. TeamCase Brugere
02-10-12 Teamsoft 3

4. ”Med TeamCase har vi fået
et samlet system, som
sætter det enkelte
medlem i centrum”
Arne Ennegaard Jørgensen
Direktør
02-10-12 Teamsoft 4

5. ”Efter vi har fået
TeamCase, har vi
fuldstændig elimineret
vores papirbaserede
processer”
Søren Johansen
Bestyrelsesmedlem
02-10-12 Teamsoft 5

6. ”TeamCase gør
sagsbehandling til en leg”
Karin Angermann
Socialrådgiver
02-10-12 Teamsoft 6

7. Udgangspunkt (2008)
• Gammelt sags- og dokument-
håndteringssystem
• Lotus Notes version 4.6
• Ingen IBM leverandør
• Ingen vedligehold
• Microsoft Outlook/Exchange
• Journalisering v.hj.a. Copy/Paste
• 15 databaser
02-10-12 Teamsoft 7

8. • Løsning: TeamCase
• Hvad er det?
02-10-12 Teamsoft 8

9. TeamCase
Journalplan Forretnings-
ERP
og Sager forbindelser
Mailbokse Dokumenter
(Outlook/Notes) (sagsakter)
02-10-12 Teamsoft 9

10. E-mails
• De fleste arbejder i indbakken
• E-mails udgør over 98% af al
korrespondance
• Journalisering af e-mails skal være nemt
02-10-12 Teamsoft 10

11. E-mails
• De fleste arbejder i indbakken
• E-mails udgør over 98% af al
korrespondance
• Journalisering af e-mails skal være nemt
02-10-12 Teamsoft 11

12. Journaliser e-mail
Microsoft Outlook:
02-10-12 Teamsoft 12

13. Journaliser e-mail
IBM Lotus Notes:
02-10-12 Teamsoft 13

14. Journaliser e-mail
E-mail fra kunde:
02-10-12 Teamsoft 14

15. Journaliser e-mail
Intern sag:
02-10-12 Teamsoft 15

16. Sager
• Eksterne sager
• Fx Medlemssag,
Kundeprojekt …
• Knyttet til
forretningsforbindelse
• Interne sager
• Journalplan
• Fx Sag, Møde, …
02-10-12 Teamsoft 16

17. Sag med sagsakter
02-10-12 Teamsoft 17

18. Sag med sagsakter
02-10-12 Teamsoft 18

19. Nye sagsakter
02-10-12 Teamsoft 19

20. Ny sagsakt: Bilag
02-10-12 Teamsoft 20

21. Bilag
02-10-12 Teamsoft 21

22. Bilag
02-10-12 Teamsoft 22

23. Sag med Bilag
02-10-12 Teamsoft 23

24. Ny sagsakt: Brev
02-10-12 Teamsoft 24

25. Rediger Brev
02-10-12 Teamsoft 25

26. Office – Brev (3)
02-10-12 Teamsoft 26

27. Gem Brev
• Udkast • Endeligt
• Kan redigeres • Kan ikke redigeres
• Egenskaber åbnes • Dokumentet åbnes
02-10-12 Teamsoft 27

28. Brev gemt som Udkast
02-10-12 Teamsoft 28

29. Andre dokumenter
02-10-12 Teamsoft 29

30. Genfinding af dokumenter
02-10-12 Teamsoft 30

31. Søgning
02-10-12 Teamsoft 31

32. Søgning
02-10-12 Teamsoft 32

33. Integration
02-10-12 Teamsoft 33

34. Integration
02-10-12 Teamsoft 34

35. Udgangspunkt
• Gammelt sags- og dokument-
håndteringssystem
• Lotus Notes version 4.6
• Ingen IBM leverandør
• Ingen vedligehold
• Microsoft Outlook/Exchange
• Journalisering v.hj.a. Copy/Paste
• 15 databaser
02-10-12 Teamsoft 35

36. Løsning
• Opgradering til nyeste version af
Lotus Notes
• Konvertering af e-mails og
kalendere fra Microsoft Outlook
til Lotus Notes
• Konvertering til TeamCase
• Undervisning i brug
02-10-12 Teamsoft 36

37. • Mange nye funktioner
• Journalisering direkte fra indbakken
• Nyt system med ajourført design
• Integreret og overskueligt
• Leverandør
• Teamsoft er IBM Advanced Business Partner
• Garanti, support og vedligehold
• Årlig opgradering
02-10-12 Teamsoft 37

38. Hvem er Teamsoft?
02-10-12 Teamsoft 38

39. Teamsoft
• Startet 2001 • Samarbejdspartnere
• Johannes Madsen • ABJ-data
• 3 medarbejdere • Alces IT Consulting
• Netværk • CanIT
• IDA IT • IBM Danmark A/S
• Dansk IT • Intravision A/S
• Notesnet.dk • PHL Consult
• Rådgivningshuset 7a • Semaphor
• Tribits
02-10-12 Teamsoft 39

40. Teamsofts værdier
• Lækkert design
• Let at bruge
• Driftsikkert
• Support
• Produkter skal kunne opgraderes
• Også når der er kundetilpasninger
02-10-12 Teamsoft 40

41. Hvordan kommer man i gang?
• Kunden • Kunden
• Integration? • Accept af tilbud
• Konvertering? • Skabeloner
• Journalplan?
• Andre krav?
• Teamsoft
• Teamsoft • Konfigurering
• Afklaring • Evt. udvikling
• Tilbud • Installation
• Undervisning
02-10-12 Teamsoft 41

42. Priser
• Kr. 30.000,- for 10 brugere
• Kr. 750,- for efterfølgende brugere
• 1. års support og vedligehold inkluderet
• Herefter 15% af ovenstående pr. år
02-10-12 Teamsoft 42

43. Mere information
• www.teamcase.dk
• Kundehistorier
• blog.teamcase.dk
• Tips og nyheder
• Facebook
• TeamCase siden
• LinkedIn
• TeamCase gruppen
02-10-12 Teamsoft 43

44. Tak for i dag
Johannes Madsen
Teamsoft
Rustenborgvej 7a
2800 Lyngby
Tlf. 7022 3408
info@teamsoft.dk
www.teamsoft.dk
02-10-12 Teamsoft 44