Esitetty GBC Finlandin Vihreä Foorumi -seminaarissa torstaina 23.10.

1. Tuomme tilalle ratkaisut
Reetta Ripatti
Senaatti-kiinteistöjen työympäristöratkaisu
Vihreä Foorumi
GBC
23.10.2014

2. Reetta Ripatti
Valtion toimitilastrategia
23.10.2014
•Valtion toimitilastrategian tavoitteena on, että tilat tukevat tuloksellista toimintaa.
•Organisaatioiden ja niiden toimintatapojen on myös muututtava.
•Monitilatoimisto tukee uusiutuvia työnteon tapoja ja on siksi pääsääntö toimistotiloissa.
•Jos viraston työ sisältää paljon kokouksia, asiakkaan luona työskentelyä, liikkuvaa työtä tai etätyötä, työpisteitä on usein tarkoituksenmukaista olla vähemmän kuin henkilöstöä (ns. ’ylibuukkaus’).
•Tilatehokkuustavoite hankittaville tai peruskorjattaville toimistotiloille on 18 m2/htv ja uudisrakennuksille 15 m2/htv.
•Valtion käytössä olevien tilojen yhteiskäyttöä lisätään.
•Toimitilaratkaisuja ohjaa kokonaistaloudellisuus

3. Reetta Ripatti
23.10.2014
Uudet tilakonseptit
Monitilatoimistot tulevat
•Koppikonttorit muuntuvat joustaviksi monitiloiksi: tilaa löytyy kokouksiin ja keskittymiseen, ideointiin ja pikapalavereihin, lepoon ja taukoihin – tila valitaan kulloisenkin työtehtävän mukaan
Monipaikkaiset konseptit
•Liikkuvaa työtä tukevat paikkojen verkot – työ tehdään siellä, missä se on mielekkäintä
•Pääkonttorien rinnalle syntyy satelliittitoimistoja ja etätyökeskuksia, virastot innovoivat yhteisissä hubeissa
Työhuoneesta mobiiliksi
•Kun liikkuvuus lisääntyy, kaikki eivät enää tarvitse omaa työpistettä – mobiiliratkaisut ja jaetut työpisteet yleistyvät
•Työpaikasta tulee kohtauspaikka, jonne tullaan tapaamaan työtovereita ja luomaan uutta
Monistettavat ratkaisut
•Organisaatiolle, jolla on monta toimipistettä, kehitetään monistettava työympäristökonsepti
•Tila, imago ja toimintamalli yhtenäistyvät, samoin asiakaskokemus

4. Reetta Ripatti
23.10.2014
Työympäristöt kehittyvät
Monialainen kehittäminen
•Työympäristö muodostuu fyysisistä virtuaalisista ja sosiaalisista tekijöistä – onnistuneen työympäristön tulee huomioida nämä kaikki
•Tavoitteena on löytää tilaratkaisu, joka tukee organisaation strategiaa ja toimintaa
Osallistava suunnittelu
•Henkilöstö ja asiakkaat otetaan mukaan suunnitteluun
•Yhteiskehittely ja yhdessä oppiminen tuottaa ideoita, sitouttaa ja voimauttaa
Työympäristöjen johtaminen
•Työympäristöjä kehittävät ja johtavat monitieteiset tiimit, joissa on eri alojen osaajia: tilasuunnittelijoita, henkilöstö- ja tietohallinnon edustajia sekä ympäristöasioiden ja viestinnän ammattilaisia

5. Reetta Ripatti
Mistä lähdettiin?
Valtion toimitilastrategia
Senaatti-kiinteistöille valtion tulevan toimitilastrategian linjauksia ennakoiva työympäristökonsepti
Tilankäytön tehokkuus 15,5 m2/htv (toimistotilatehokkuus)
Valtion toimitilastrategian tavoite (saneeraus- ja peruskorjauskohteissa) 18 m2/htv
Yhden kerroksen vapauttaminen ulos vuokrattavaksi
Mobiilia ja monipaikkaista työtä tukeva monitilaympäristö
Organisaation tarpeisiin myös tulevaisuudessa vastaava muuntojoustava ratkaisu
23.10.2014

6. Reetta Ripatti
Mitä tavoiteltiin?
23.10.2014
Tavoitteet
Hyödynnämme asiakkaiden palvelussa koko Senaatti-kiinteistöjen tiedon ja osaamisen
Helpotamme palvelujemme ostamista näyttämällä itse esimerkkiä
Työ on hauskaa ja tuottavaa
Työympäristövisio
Vuorovaikutus on sujuvaa ja monipuolista
Työskentelemme monipaikkaisesti virtuaalitoimistossa
Huomioimme esimerkillisesti turvallisuusvaatimukset ja -tavoitteet

7. Reetta Ripatti
Mitä ja miten tehtiin?
23.10.2014
Toteutus
Työympäristökehittämisen projekti 01-06/2013
Toiminnan ja työnteon tapojen analysointi
Yhteiskehittely työpajoissa, seminaareissa ja sisäisissä työryhmissä
Työympäristökonsepti sovellettavaksi kaikissa Sk:n toimipisteissä
Rakennushanke 06-12/2013 ja 01-02/2014
Investointipäätös 06/2013
Toteutussuunnittelu (arkkitehti-, sisustus- ja LVIS-suunnittelu)
Rakennusurakka
Käyttöönotto 12/2012…02/2014

8. Reetta Ripatti
Mitä tehtiin?
Viestintä ja osallistaminen
Työympäristöseminaari
Työpajat (mm. pelisäännöt)
Ekskursiot
Henkilöstöpäivät
Hankeinfot
Väistötuparit
Senetti (intranet)
Lintulahti-projektin omat sivut
Sharepoint-työtila (mm. keskustelu)
Lintulahti-uutiskirje
Työryhmät
Työympäristökehittämisen ohjausryhmä
Lintulahti-projekti/asiakkaan ohjausryhmä ja sis. ohjausryhmä
Projektiryhmä (edustuksellinen käyttäjäryhmä)
Väistömuuttoryhmä
Viestintäryhmä
Työympäristöjohtamisen työryhmä
23.10.2014

9. Reetta Ripatti
Työnteon tapojen analyysi
23.10.2014

10. Reetta Ripatti
KIITOS!
Henkilöstön osallistaminen prosessiin
23.10.2014

11. Reetta Ripatti
Mitä saatiin?
23.10.2014
Hyödyt
Sk:n strategiaa tukeva toimintalähtöinen työympäristöratkaisu
Tehokkaampi tilankäyttö
Työpisteiden ylibuukkaus 25 %, 47 kiinteää kotipesätyöpistettä
Kustannussäästöt 250 000 €/v. (vapautettava tila)
Uudet tietotyön muodot
Mobiili ja monipaikkainen työ, paperiton ja virtuaalinen työympäristö
Yhteiskuntavastuullisuus
Vanhojen kalusteiden uusiokäyttö ja kierrätys
Turvallisuusvaatimusten (mm. VAHTI) täyttäminen

12. Reetta Ripatti
Mitä muuta?
23.10.2014
Asiakasnäkökulma
Asiakkaille mahdollisuus pilotoida monitilaympäristöä Idea- laboratoriossa Senaatti-kiinteistöjen tiloissa (ilman oman pilotin suunnittelu- ja rakennuskustannuksia)
Yhteiskäyttöinen aulatila Sk:n asiakkaiden ja sidosryhmien hyödynnettäväksi
Tehokkaammat ja viihtyisämmät kokous- ja ravintolatilat myös kiinteistön muiden vuokralaisten käyttöön
Sk:n sisäinen oppimisprosessi työympäristökehittämisen mahdollisuuksista ja käytännön toteutuksesta asiakasprojekteissa hyödynnettäväksi

13. Reetta Ripatti
Senaatti-kiinteistöjen työympäristökonsepti
Perustason työskentelytila:
Vierailijat pääsevät tiloihin saatetusti
Perustason työskentelytila: Sisäinen vyöhyke, vierailijat eivät pääse tiloihin
Julkinen tila: Vierailijat pääsevät tiloihin
Korotetun tason työskentelytila: Myös sisäinen pääsy rajoitettu
Perustason työskentelytila:
Sisäinen vyöhyke, vierailijat eivät pääse tiloihin
1. ja 9. krs:
1. krs:
Kokouskeskus
Aula
Ravintola
Mobiilivyöhyke (4. krs):
Kotipesävyöhyke (3. krs):
Kotipesät
Jaettuja työpisteitä
Vetäytymistiloja
Projektihuo- neita
Pienpalaveri- tiloja
Jaettuja työpisteitä
Tiimityötiloja
Hiljaisen työn alue
Työkahvila
Kotipesävyöhyke (6. krs):
Kotipesät
Jaettuja työpisteitä
Vetäytymis- tiloja
Toimistolaboratorio (4. krs)
Lab
Vetäytymis-/ puhelutiloja
Aulan työskentelyalue
23.10.2014

14. Reetta Ripatti
Monitilaympäristöt tietotyön tukena
23.10.2014

15. Reetta Ripatti
Työympäristökehittämisen asiantuntijapalvelut
23.10.2014
Julkikuva
• Vision, mission, arvojen viestintä
• Sidosryhmät
• Rekrytointitilanne
Innovatiivisuus
• Oppiminen, tiedon jakaminen
• Luovuuden stimulointi
• Virikkeellisyys
• Tiedon uusiutuminen
• Uudet tuotteet, ratkaisut
• Strategian jalkauttaminen
Talous
• €/m2
• Muuttokustannukset
• Standardisoiminen/ räätälöiminen
• Muuntojoustavuus
• Käyttöaste
• Teknologian kustannukset
Ydintoiminta/ prosessit
• Informaatiovirrat
• Yhteystarpeet
• Läpimenoaika
• Asiakaspalvelu
• Oppiva organisaatio
• Tietoturva
Yksilöt/organisaatio
• Työrauha, keskittyminen
• Vuorovaikutus
• Status, arvostus
• Työmotivaatio
• Työn tuottavuus
• Mobiilius, virtuaalisuus
• Ergonomia, viihtyisyys

16. Reetta Ripatti
Valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit
23.10.2014
•Organisaatioille, joilla on valtakunnallinen toimipisteverkosto
•Tavoitteena mittakaavahyödyt
•Asiakaspalveluun liittyvää toimintojen ja tilaratkaisujen yhdenmukaistamista
•Toteutettu useilla eri hallinnonaloilla: mm. Vero, MML, TE-toimistot, ELYt ja AVIt

17. Reetta Ripatti
KIITOS!
23.10.2014