Documental project in order to dematerialize in cloud: - A/R invoices - A/P invoice - G/L (general ledger transactions) - Delivery notes ...read it !

2. Dati salienti 2006
• 25.300 collaboratori
• 1.920 punti vendita
• 28 paesi
• Fatturato 2006: 9,3 Md €
• 7% del mercato mondiale
Il 75% del fatturato realizzato
nei paesi dove Rexel è n.1
32%
43%
25%
Industriale
Commerciale
Residenziale
I mercati
Dati 2009
29,000 Dipendenti
34 Paesi
2,400 Punti Vendita
€11,3 B€ Vendite
N°1 in Nord America
e Asia-Pacifico
N°2 in Europa
Quotata alla Borsa di
Parigi Euronext
Rexel: numero uno nella distribuzione di materiale elettrico

3. Vendite 2009 per tipologia di
cliente
500 Collaboratori
25 Punti Vendita
165 ml€ Fatturato
4 Aree geografiche
6 hub
Dati 2009
Rexel Italia: al centro della filiera elettrica

4. Le motivazioni del passaggio alla conservazione sostitutiva
Ottemperare alla normativa fiscale vigente in termini di Conservazione dei
documenti Fiscali (documenti ciclo attivo, fatture passive, registri contabili, altri
documenti)
Adempiere alla normativa relativa agli Enti pubblici che richiedono la Fattura
Elettronica obbligatoria dal 1 gennaio 2009
Ridurre lo spazio fisico occupato dai documenti presso la Sede e nelle Filiali
Ottenere dei saving significativi sui costi di postalizzazione
Agevolare l’attività di Audit della Revisione Esterna e Interna
Fornire ai nostri clienti un servizio veloce di recapito fatture

5. La realtà precedente
130.000 Fatture Attive consegnate in posta prioritaria (circa 260.000 pagine /
anno)
46.000 Fatture Passive (circa 150.000 pagine anno / 400 raccoglitori)
40.000 Pagine di Libro Giornale (circa 510.000 registrazioni)
4.200 Pagine di Registri Iva (227.000 registrazioni)
Difficoltà di reperimento dei documenti più vecchi di 2 anni (Audit, Copie
Conformi, Contenzioni, etc)
Rischio danneggiamento originali

6. Approccio al progetto
1. Analisi dei costi esistenti: nel 2009 circa 84K solo per la postalizzazione del ciclo attivo
2. Definizione dei possibili savings:
Da Pioritaria a Massiva 13K
Da Cartacea a Pdf: 76K
3. Source selection per la ricerca del Provider più affidabile e più competitivo
4. Presentazione del progetto al Commerciale come opportunità di miglioramento del
servizio
5. Definizione lettera di Adesione del cliente al servizio telematico
6. Integrazione con il gestionale (Anagrafiche, contatti, interfaccie con Faber)
7. Avvio marzo 2009 con 30% fatture in PDF

7. Fasi del progetto
Scelta
fornitore
servizio e
firma
contratto
Invio lettera
adesione
clienti a
fattura PDF
in fattura
Avvio invio
Tlematico
Avvio
progetto
31 Gen 31 Marzo
Sdoppiam
ento flusso
postalizzaz
ione
Principali passi
Rientro adesioni da
clienti e inserimento in
AS400 su anagrafica
Sviluppo pgm AS400 per gestione clienti
+ creazione flussi
Invio
cartaceo
Invio
telematico
30 Aprile
Analisi
problemati
che ciclo
passivo
Avvio
scannerizz
azione
Avvio archviazione
sostitutiva registri
contabili
TEST
Sviluppo ciclo
passivo

8. Come era stato presentato il nuovo processo
Flusso di invio dati per archiviazione (es ciclo attivo)
Apposizione
Rif. Temporale
Firma Digitale
Archiviatore
PDF
+
RT + FD
WEB
REPOSITORY
Autorizzazione Utente REXEL
Web Client
REXEL
Consultazione on-line
Spool,
Txt, …
Conversione
InPDF
Spool,
Txt, …
A
Postalizzat
ore
A
Postalizzat
ore
Sistema
Informativo
REXEL
Spool,
Txt, …
A
Archiviator
e
A
Archiviator
e
Spool,
Txt, …
PDF
Estrazione
metadati
Verifica
cronologia
numerazione
PDF
Lavorazione e
imbustamento
Postalizzazione
cartacea
Alert a Utente REXEL
Cliente
Cliente felice !

9. Servizi attivati con Faber System
Ciclo attivo: invio spool, postalizzazione cartacea o via PDF, Indicizzazione, Archiviazione
e Conservazione
Ciclo passivo: applicazione barcodes, scannerizzazione documenti, Indicizzazione,
Archiviazione e Conservazione
Registri contabili: invio spool, Indicizzazione, Archiviazione e Conservazione
Wam uploader:
Tutte le filiali possono collegarsi per consultare o rispedire I documenti via email
Tutta l’amministrazione ha accesso a tutti I documenti contabili
Le società di Audit possono consultare i documenti autonomamente.
Veg Wam Viewer: in fase di attivazione per accesso diretto ai documenti da Gestionale
AS400

10. Progetti futuri
Archiviazione e conservazione DDT ?
Archiviazione e conservazione documenti HR
Gestione ciclo di approvazione fatture commodities
Log Administrator

11. …e progetti passati !