Analisa jabatan penting untuk menentukan deskripsi pekerjaan, persyaratan, dan standar kinerja. Informasi yang dikumpulkan meliputi tugas, tanggung jawab, persyaratan pendidikan dan kemampuan, serta kondisi kerja. Wawancara dan observasi digunakan untuk mengumpulkan data dari pekerja dan atasan.

1. ANALISA JABATAN
 Untuk dapat menjadi proaktif,
departemen personalia memerlukan
sistem informasi sumber daya manusia
yang mencakup informasi mengenai :
- tantangan-tantangan lingkungan
- UU Ketenagakerjaan dan non
diskriminasi
- perencanaan tenaga kerja
- pekerjaan-pekerjaan (jobs) dalam
organisasi

2. Tantangan-tantangan
lingkungan
UU Ketenagakerjaan
non diskriminasi
Perencanaan TK
Jobs openings
(Lowongan kerja)
Analisa pekerjaan
Content of the jobs
Staffing
(efisien, efektif & proaktif)

3. Peran Analisa Jabatan
 Rekrutmen, seleksi dan penempatan
tenaga kerja
 Menentukan besarnya upah / imbalan
 Merancang jalur karir pegawai
 Menetapkan beban kerja yang pantas
dan adil
 Merancang program pendidikan dan
pelatihan yang efektif

4. ANALISA
JABATAN
Suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari,
dan menyimpulkan keterangan-keterangan
atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing jabatan secara sistematis dan
teratur.
URAIAN JABATAN (Job
description)
Suatu catatan yang sistematis tentang tugas
dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu,
yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang
ada.

5. Persyaratan minimal yang harus dipenuhi
oleh orang yang akan menduduki suatu
jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-
tugas yang dibebankan kepadanya dengan
baik.
SPESIFIKASI / PERSYARATAN JABATAN
JOB PERFORMANCE STANDARD
(standar prestasi kerja)
Standar : kriteria dimana keberhasilan kerja
dinilai/diukur
Manfaat :
- Sebagai sasaran/target bagi pelaksanaan
kerja tk.
- Sebagai kontrol

6. Hasil Analisa Jabatan
 Uraian Jabatan (Job Description)
1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)
2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
4. Pengawasan yang diterima / dilakukan
5. Hubungan dengan jabatan lain
6. Mesin / alat / bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan
 Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification /
Requirement)
1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman
2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan
3. Fisik dan Mental
4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain

7. feedback
Job
performance
standard
correction
Actual job
performance

8. JOB DESIGN
Fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja
individu atau kelompok secara organisasional
Tujuan :
mengatur penugasan-penugasan kerja yang
memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi,
teknologi, dan keperilakuan
Beberapa pendekatan-pendekatan :
- Organizational approach
- Environmental approach

9. Organizational elements
Mechanistic approach :
mengidentifikasikan setiap tugas dalam setiap
job sehingga tugas – tugas tersebut dapat
ditata untuk meminimumkan waktu dan usaha
pekerja → specialization dan short job cyales
Work Flow :
bergantung pada sifat produk / jasa
Ergonomics
Work practices

10.  Environmental elements
- Employee abilities and availability
- Social expectations
Behavioural elements
- Outonomy
- Variety
- Task identity
- Task significance
- Feed back

11. Tehcniques of Job Redesign
1. Under specialization :
simplifikasi pekerjaan, ada resiko
pekerjaan terlalu terspesialisasi
2. Over specialization :
Job enrichment (perluasan scr vertikal)
Job enlargement (perluasan scr
horizontal)

12. PERUSAHAAN “ABC”
Deskripsi Pekerjaan
Fungsi :
Di bawah supervisi umum Direktur Personalia,
mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasi
program-program latihan on-the-job dan off-the-job.
Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen
operasional dalam pelaksanaan latihan.
Nama Jabatan : Manajer Latihan & Pengembangan
Kode Jabatan :
Tanggal :
Penyusun :
Departemen : Personalia
Lokasi : Kantor Pusat

13. Tugas-tugas :
1. Bekerjasama dengan para anggota manajemen
lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhan
latihan karyawan
2. Dengan persetujuan Direktur, mengembangkan
struktur program latihan
3. Melakukan riset tentang metode latihan yang
paling efektif, dan seterusnya
Wewenang :
1. Menentukan instruktur dan para pelaksana
program latihan
2. Mengusulkan program-program latihan yang
diperlukan
3. Dan seterusnya

14. Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kelancaran program-
program latihan
2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan
yang dikeluarkan
Hubungan Lini :
Atasan Langsung : Direktur Personalia
Bawahan Langsung : Para Pelatih (Instruktur),
Kabag Adm. Latihan
Kondisi Kerja : nyaman
Waktu kerja : 08.00 – 16.00
Kecuali bila memberi latihan
dan melakukan perjalanan

15. PERUSAHAAN “ABC”PERUSAHAAN “ABC”
Spesifikasi PekerjaanSpesifikasi Pekerjaan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Riset Kimia
Kode Jabatan :
Tanggal :
Penyusun :
Departemen : Divisi Produk Plastik
Lokasi : Lab. …………………
Persyaratan-persyaratan Pekerjaan :
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia, menguasai
kimia organik, Fisika dan Kimia
murni, mempunyai ketrampilan
dalam menggunakan komputer
dan analisis statistik matematis

16. Pengalaman : 5 tahun bekerja di bidang industri atau
penelitian plastik
Persyaratan Phisik : Kesehatan baik untuk melakukan
perjalanan dan kontak dengan
personalia di luar perusahaan
pada berbagai seminar, tugas
konsultasi dan sebagainya
Persyaratan Mental : Inisiatif dan kreatip, dapat mengambil
keputusan secara cepat, mampu
menganalisa dan membuat sintesa
berbagai informasi
Supervisi : akan mengendalikan 6-10 Sarjana Teknik kimia
dan lulusan sekolah kejuruan, mampu untuk
berkomunikasi secara lisan dan tertulis baik
secara vertikal maupun horizontal di organisasi
perusahaan
Kondisi Kerja : Baik, nyaman

17. Informasi yang Dicatat dalam Analisa
Jabatan
 Apa yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan tersebut
 Apa wewenang dan tanggung jawabnya
 Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan dan
bagaimana caranya
 Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam
melaksanakan tugasnya
 Besarnya upah dan lamanya jam kerja
 Pendidikan, pengalaman, dan latihan yang dibutuhkan
 Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan
untuk melakukan pekerjaan tersebut
 Kondisi di tempat kerja
 Dan lain-lain

18. Unsu
r
Komponen yang paling kecil dari pekerjaan.
Misalnya : memutar, menarik, menggosok,
menekan, mengangkat, dan sebagainya.
Tugas
Sekumpulan dari beberapa unsur
pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik
atau mental yang membentuk langkah –
langkah wajar yang diperlukan dalam
pelaksanaan kerja.

19. Keduduka
n
Sekumpulan tugas yang dilakukan oleh
pegawai atau pekerja yakni seluruh
kewajiban dan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya.
Pekerjaa
n
Sekumpulan kedudukan yang memiliki
persamaan kewajiban atau tugas–tugas
pokoknya. Dalam kegiatan analisa jabatan,
satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu
orang, atau oleh beberapa orang yang
tersebar di berbagai tempat.

20. Jabata
n
Sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas –
tugas yang sama atau berhubungan satu
dengan yang lain, dimana pelaksanaanya
meminta kecakapan, pengetahuan,
keterampilan, serta kemampuan yang juga
sama, meskipun tersebar di beberapa
tempat.
Dalam klasifikasi jabatan nasional di
Indonesia, setiap jabatan diberi satu kode
dan nama jabatan, dengan satu definisi atau
uraian tugas.

21. SUMBER INFORMASI
 Pekerjaan itu sendiri
 Buku Catatan Harian
 Pekerja yang Bersangkutan
 Orang lain yang Tahu (misalnya, Mantan
Pejabat
 Atasan Langsung
Cara Mengumpulkan Informasi
 Kuesioner
 Wawancara
 Pengamatan

22. Klasifikasi Informasi
 Nama jabatan, lokasi kerja dan range
upah
 Hubungan kerja / posisi dalam organisasi
 Tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang dibebankan
 Peralatan dan Bahan yang digunakan
 Kondisi tempat kerja dan risiko kerja
 Persyaratan fisik, mental, dan lain-lain

23. Hasil Analisa Jabatan
 Uraian Jabatan (Job Description)
1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)
2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
4. Pengawasan yang diterima / dilakukan
5. Hubungan dengan jabatan lain
6. Mesin / alat / bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan
 Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification /
Requirement)
1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman
2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan
3. Fisik dan Mental
4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain

24. Teknik Wawancara dlm Analisa Jabatan
 PERSIAPAN
1. Kenali Perusahaan secara umum,
termasuk struktur organisasinya
2. Tentukan siapa yang akan menjadi
sumber data
3. Tentukan tujuan yang ingin dicapai
melalui wawancara
4. Perhitungkan waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan wawancara

25.  PELAKSANAAN
1. Ciptakan “Rapport”
2. Pertanyaan yang “Tertuju”
3. Yang harus dihindarkan :
A. Pertanyaan yang mengarahkan
B. Pertanyaan yang mengancam
C. Jangan berbicara terlalu banyak
D. Perhatikan latar belakang orang
yang diwawancarai
E. Jangan terlalu banyak mencatat
 PENUTUP
1. Ucapkan terimakasih
2. Kesediaan wawancara ulang untuk
melengkapi data

26. Rapport :
- Pewawancara menyambut sendiri
(langsung) yang diwawancarai.
- Pilih ruang yang “aman”
- Sambutan yang hangat (verbal & non verbal)
- Hindarkan : “Apakah anda pikir kualifikasi anda
cocok untuk pekerjaan ini”
PERTANYAAN YANG “TERTUJU”
- Berkaitan dengan jabatan yg akan dianalisa
- Berangkat dari daftar isisan yg sudah dipersiapkan
sebelumnya.
- Be a good listener

27. Persyaratan Job
Analist
 Persyaratan Kepribadian
1. Mampu bergaul
2. Mampu berbicara secara terbuka
3. Mempunyai penampilan diri yang
menyenangkan
4. Berkepribadian hangat
5. Bersikap penuh pengertian dan sabar
6. Mempunyai pandangan yang obyektif

28.  Persyaratan Kecerdasan
1. Mampu menganalisa dan
menginterpretasikan data
2. Mampu mengorganisasi dan
melaksanakan rencana kerja
3. Mampu memahami dan
menggunakan kata-kata secara
efektif
4. Mampu menulis uraian jabatan
secara jelas dan tepat
5. Mampu bekerja mandiri