knowledge management

1. AApppplliiccaattiioonn ooff kknnoowwlleeddggee
mmaannaaggeemmeenntt pprraaccttiicceess
iinn hhiigghheerr eedduuccaattiioonn
PPrreesseenntteedd bbyy ::--
SSaacchhiinn CChhaalliissggaaoonnkkaarr
YYooggeesshh AAttrraayy
LLeeccttuurreerr,, GGIICCTTSS,, GGwwaalliioorr

2. IInnttrroodduuccttiioonn
 TTaacciitt kknnoowwlleeddggee ::-- iitt iiss kknnooww ––hhooww wwiitthhiinn tthhee mmiinnddss ooff ppeeooppllee iinn aann
oorrggaanniizzaattiioonn..
 EExxpplliicciitt kknnoowwlleeddggee ::-- iitt ccaann bbee eexxpprreesssseedd iinn ffoorrmmaall aanndd sshhaarreedd
llaanngguuaaggee..
 IIttss pprroocceessss ttoo mmaakkee rriigghhtt kknnoowwlleeddggee aavvaaiillaabbllee ttoo rriigghhtt ppeeooppllee aatt rriigghhtt
ttiimmee..
 IInn pprraaccttiiccee,, kknnoowwlleeddggee mmaannaaggeemmeenntt eennccoommppaasssseess iiddeennttiiffyyiinngg aanndd
mmaappppiinngg iinntteelllleeccttuuaall aasssseettss wwiitthhiinn tthhee oorrggaanniizzaattiioonn,, ggeenneerraattiinngg nneeww
kknnoowwlleeddggee ffoorr ccoommppeettiittiivvee aaddvvaannttaaggee wwiitthhiinn tthhee oorrggaanniizzaattiioonn,,
mmaakkiinngg vvaasstt aammoouunnttss ooff ccoorrppoorraattee iinnffoorrmmaattiioonn aacccceessssiibbllee,, sshhaarriinngg ooff
bbeesstt pprraaccttiicceess,, aanndd tteecchhnnoollooggyy tthhaatt eennaabblleess aallll ooff tthhee aabboovvee ——
iinncclluuddiinngg ggrroouuppwwaarree aanndd iinnttrraanneettss..

3. OObbjjeeccttiivvee ooff ssttuuddyy ::--
The main objective of the study is to find out the practical applicability of
knowledge management practices in higher education. This study has
been conducted in gwalior region among the technical and non-technical
institutions.
 AApppplliiccaattiioonn ooff iinnffoorrmmaattiioonn tteecchhnnoollooggyy..
 RReesseeaarrcchh aanndd ddeevveellooppmmeenntt wwoorrkk iinn iinnssttiittuuttiioonn..
 SSttrraatteeggiicc ppllaannnniinngg ooff iinnssttiittuuttiioonn ffoorr ccuurrrriiccuulluumm ddeevveellooppmmeenntt..
 FFllooww ooff kknnoowwlleeddggee aammoonngg tthhee vvaarriioouuss ddeeppaarrttmmeennttss,, mmaannaaggeemmeenntt,,
aaddmmiinniissttrraattiioonn aanndd ssttaaffff mmeemmbbeerrss..

4. MMeetthhooddoollooggyy
11.. SSttuuddyy ::-- tthhiiss ssttuuddyy iiss ddeessccrriippttiivvee iinn nnaattuurree.. ddaattaa ffoorr tthhee ssttuuddyy hhaass
bbeeeenn ccoolllleecctteedd tthhrroouugghh qquueessttiioonnnnaaiirreess.. ((PPrriimmaarryy ddaattaa))
22.. DDeessiiggnn ::-- PPooppuullaattiioonn uusseedd ffoo99rr rreesseeaarrcchh sseelleecctteedd rraannddoommllyy..
-- ttoottaall ppooppuullaattiioonn ssiizzee ::-- 335500 ((aapppprrooxx..))
-- tthhiiss iinncclluuddeess ffaaccuullttyy mmeemmbbeerrss ffrroomm 55 ccoolllleeggeess ooff ggwwaalliioorr rreeggiioonn..
11.. GGoovvtt.. sscciieennccee ccoolllleeggee..
22.. IITTMM ggrroouupp ooff ccoolllleeggeess..
33.. GGIICCTTSS ggrroouupp ooff ccoolllleeggeess..
44.. MMaahhaarraannaa pprraattaapp ccoolllleeggee ooff tteecchhnnoollooggyy..
55.. MMIITTSS,, ggwwaalliioorr..
33.. SSaammppllee ssiizzee ::-- ssaammppllee sseelleecctteedd rraannddoommllyy ffrroomm vvaarriioouuss
ddeeppaarrttmmeennttss ooff iinnssttiittuuttiioonnss.. SSeelleeccttiioonn bbaasseedd oonn bbeellooww ccrriitteerriiaa::--
aa.. TToottaall tteeaacchhiinngg eexxppeerriieennccee
bb.. aassssoocciiaattiioonn wwiitthh iinnssttiittuuttiioonn..

5. Lecturer
41%
Prof.
15%
Asst.Prof.
38%
HOD
6%
Fig.1.Sample distribution of respondents
Technival
Non-Technical 48%
49%
Administrative
3%
Fig.2.Sample distribution curriculum wise

6. KRA’s ffoorr KKMM aapppplliiccaattiioonn
 Application and benefits of KM for Curriculum development
process:-
• Repository of curriculum revision efforts that includes research
conducted, effectiveness measures, best practices, lessons learned.
• Portal of information related to teaching and learning with technology,
including faculty development opportunity, outcomes tracking, lessons
learned, best practices.
• Repository of pedagogy and assessment techniques, including best
practices.
• Portal for new faculty development opportunities and research.
• Repository of corporate relationships to identify curriculum design
advisory task forces, guest speakers, study sites and so fourth.

7. CCoonnttiinnuuee ::--
Application and benefits of KM for administrative services:-
•portal for finance services i.e. budgeting and accounting)
•Portal form procurement i.e. purchasing, accounts payable receiving.
•Portal for human resources i.e. vacancy-to-hire, payroll, affirmatives action.
Application and benefits of KM for strategic planning:-
•Office of knowledge management.
•Portal for internal information that catalogs the strategic plans, reports
developed for external audience.
•Monthly “market watch” developed in tandem with admission, continuing
education, alumni and development.

8. DDaattaa aannaallyyssiiss ::-- ssccaalliinngg
 DDaattaa ccoolllleecctteedd wwiitthh tthhee hheellpp ooff qquueessttiioonnnnaaiirree..
 AA 55 ppooiinntteerr ssccaallee hhaass bbeeeenn ddeevveellooppeedd ffoorr aannaallyyzziinngg tthhee rreessppoonnsseess..
11---------- 11..55 -------- 22 -------- 22..55 -------- 33 -------- 33..55 ---------- 44 -------- 44..55 ---------- 55
 11 ——WWeeaakk
 22 ----AAvveerraaggee
 33 ---- NNoott ccoonnvviinncceedd
 44 ---- AAggrreeeedd
 55 ---- SSttrroonngg

9. Sample Q’s :- Total no of q’s = 43
a. People provide complete explanation when they make information request.
b. Department and faculties routinely document and share information about
their expertise.
c. Our electronic and physical places where we store our knowledge are kept
up to date.
d. Training system is very much focused.
e. I have interaction with other institution’s faculties.
f. Office space is not used as symbol of status or seniority in our institute.
g. Everyone can share how his decision can effect overall institutional
performance.
h. I have just right level of protocol for our sensitive information.
i. I use work related reaching so i visit and interact with the industries related
to my subject.
j. My institute appreciates knowledge sharing process.
k. Class room teaching is best tool for transfer tacit knowledge.
l. An internal document is released on the basis of knowledge asset of my
institute.
m. My institute asks all the faculty members to include knowledge
management practices in their teaching.

10. Analysis ooff ssttuuddyy ::-- FFiinnddiinnggss....
 CCoolllleeggee wwiissee rreessppoonnsseess::--
 MMIITTSS -- 44..55
 GGIICCTT -- 33..8855
 SSMMSS -- 44..2211
 MMPPCCTT-- 44
 IITTMM -- 44..3355
 KKIITTSS -- 44

11.  Govt. institutions are more agreed than others ((CCoommbbiinneedd aavvgg..
== ..6677)) ttoowwaarrddss oovveerr aallll pprraaccttiicceess ooff KKMM iinn eevveerryy ffiieelldd ooff tthheeiirr
iinnssttiittuuttiioonn..
 PPrriivvaattee ccoolllleeggeess aarree cclloosseellyy aaggrreeeedd ttoo tthhee ppooiinntt ooff KKMM
aapppplliiccaattiioonnss..
 TTeecchhnniiccaall iinnssttiittuuttiioonnss tthhaatt iinncclluuddee bbootthh ggoovvtt.. aanndd pprriivvaattee aarree vveerryy
ssttrroonnggllyy aaggrreeeedd ttoo tthhee aapppplliiccaattiioonnss ooff KKMM iinn tthheeiirr pprroocceesssseess..
 TThhee aaggggrreeggaattee rreessppoonnssee ffoorr tthhee oovveerraallll QQ’’ss iiss 33..88,, wwhhiicchh ccaann bbee
ppuutt 33 ttoo 33..55 oonn ssccaallee.. TThhiiss iimmpplliieess tthhaatt,, rreessppoonnddeennttss ttaakkeenn
ttooggeetthheerr aarree ccoonnssiiddeerraabbllyy aaggrreeeedd ttoo tthhee kknnoowwlleeddggee mmaannaaggeemmeenntt
pprroocceessss aapppplliieedd ttoo rreessppeeccttiivvee iinnssttiittuuttiioonn..

12. CCoonncclluussiioonn::--
 TThhiiss ssttuuddyy ccoonncclluuddeess,, tthhaatt aammoonngg tthhee 4422 rreessppoonnddeennttss sseelleecctteedd ffoorr
ssuurrvveeyy ffrroomm tteecchhnniiccaall aanndd nnoonn--tteecchhnniiccaall ssttrreeaammss,, 9977 %% rreessppoonnddeennttss
aarree mmoorree tthhaann aaggrreeeedd ttoo tthhee ssttaatteemmeenntt tthhaatt,, KKMM pprraaccttiicceess aarree vveerryy
mmuucchh aapppplliieedd iinn tthheeiirr rreessppeeccttiivvee iinnssttiittuuttiioonnss..
 PPrriivvaattee iinnssttiittuuttiioonn hhaavvee aann eeddggee oovveerr ttoo ggoovvtt.. iinnssttiittuutteess iinn tteerrmmss ooff
ssttrraatteeggiicc ppllaannnniinngg aanndd uussiinngg ooff IITT eennaabblleedd ssyysstteemmss ffoorr KKMM..
 IInn tteerrmmss ooff ccuurrrriiccuulluumm ddeevveellooppmmeenntt aanndd ssttuuddeenntt wweellffaarree sseerrvviicceess,,
pprriivvaattee iinnssttiittuutteess aarree mmoorree ccoonncceerrnneedd ffoorr KKMM pprraaccttiicceess..
 DDooccuummeennttaattiioonn ffoorr aanndd sshhaarriinngg ooff rreesseeaarrcchh bbaasseedd kknnoowwlleeddggee aarree
wweeaakk bbootthh iinn pprriivvaattee aanndd ggoovvtt.. iinnssttiittuuttiioonnss.. FFaaccuullttyy mmeemmbbeerrss aarree lleessss
iinntteerreesstteedd iinn pprroovviiddiinngg aaddeeqquuaattee iinnffoorrmmaattiioonn ooff tthheeiirr rreessppeeccttiivvee
ddeeppaarrttmmeenntt’’ss pprrooggrreessss iinn KKMM pprraaccttiiccee..