2021年10月2日に開催された「第21回 CRCと臨床試験のあり方を考える会議2021 in 横浜」で発表した「チャットシステムの利用により新規立ち上げ業務が効率よく展開した事例報告」です。

1. 第21回 CRCと臨床試験のあり方を考える会議 in 横浜
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◎長谷山貴博1 、宮澤千夏1 、原まみ1 、小林邦俊1 、丸山理恵1
渡邊理紗2 、塩川絢子2 、渡邉理恵子2 、松本和彦1 、奥山隆平1
1信州大学医学部附属病院 臨床研究支援センター
2協和キリン株式会社 研究開発本部
チャットシステムの利用により
新規立ち上げ業務が効率よく展開した事例報告
A 〇 〇 〇
P-033
本演題は協和キリン株式会社より依頼された治験での事例であり、共同演者に同社社員を含んでいます
本演題発表に関連して、開示すべきCOI開示にある企業等はありません

2. 目的
• 初回面会からIRB締切までの期間が3週間しかない試験の立ち上
げ業務があった（通常は6～8週間ほどを要する）
• 迅速かつ円滑なコミュニケーションが不可欠と考え、チャット
システムを利用することにした

3. 利用方法
• ユーザーは7名
（CRC2名、事務局3名、CRA2名）
• 業務テーマ毎に9つのチャンネルを設置
（雑談、作戦会議、初回IRB、プロトコル合意、同意説明文書
遺伝子解析、契約関係、検査者認定、被験者の支払い）
• 事前の取り決めにて、被験者の個人情報や依頼者の機密情報な
どは掲載しないこととした

4. 利用データ
• 利用期間：15.5営業日
• 投稿数：425投稿
• 文字数：23, 020文字
⇒1営業日あたりの投稿数は27個（平均54文字）
⇒迅速かつ円滑なコミュニケーションが取れた
54文字といえばこのくらいの文字数にな
るようです。このくらいのテキストが一
営業日につき27個飛び交っていました。

5. 投稿数の推移
IRB締切
関係者が一堂に会している感覚で、
お互いにフォローし合いながら進められた
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CRA
事務局
CRC

6. とある文書の作成風景
CRA
事務局
CRC
※実際のやり取りを元にした作成したイメージ図であり、完全に一致するものではありません。
原案送付
改善提案
送ります
開けず…
案作成 賛同
賛同 完成報告
進捗確認 提出
受領報告

7. ヒアリング結果と考察
• 立ち上げ業務完了後にユーザーへ感想などをヒアリングした結
果と、それに対する考察をまとめる
• 以下の3項目に分類した
A) 連絡の高速化
B) チームワークの向上
C) 機能の活用

8. A) 連絡の高速化
タイムリーなやりとり
• ビジネスメール特有の前置きが省略でき、投稿せずともスタン
プでリアクションが取れたため、連絡のスピードが上がり連携
や情報共有がよりタイムリーになった
心理的ハードルの低下
• 小さなことでも躊躇なく質問することができたため、問題を早
期発見・解決することができた
システムの仕様に依存
しており再現性は高い
文字が伝える情報量には限界があるため、
音声や映像を使う手段も併用すべき？

9. コミュニケーション手段の使い分け
情報量
メール
電話 Web会議 対面
チャット

10. B) チームワークの向上
チームメイキング
• カジュアルなやり取りができ、副担当も参加しやすかったため、
業務開始後の早期にチームとしての一体感が感じられた
コミュニケーション
• 全体の様子が掴みやすく、自分以外の他ユーザー間のやり取り
もタイムリーに確認することができ、お互いに確認・対応漏れ
をカバーし合うことができた
チャットシステムの仕様に起因
したとは言えず再現性は低い
運用や工夫が
寄与したのでは？

11. カジュアルな雰囲気づくりのためにしたこと
• 初回ログイン時にウェルカムメッセージを送る
• 意識的に雑談する
• スタンプを多用する
• なるべく早く、短く返す
• プロジェクトのゲーミフィケーション
（作戦名、勝利・敗北条件を設定）

12. ウェルカムメッセージ
招待ありがとうございます！
どうぞよろしくお願いいたします
いらっしゃいませ！
狭いところですが…つ
「しらたま」っていいます
こう見えて男の子です 笑
お忙しいですか？
寒くなってきたのでご自愛ください
わあああ、ありがとうございま
す！！（猫さんが可愛いです）
しらたまちゃんの写真で、元気がで
てきました
ありがとうございます！
なるほどー
こんな感じねー
それを見ているCRC
事務局
事務局
事務局
CRA
CRA
CRA

13. C) 機能の活用
効果
• メンション機能で相手を呼び出せた
• ステータス（オン／オフライン）表示機能によって、遠隔で業
務するお互いの状況が推測できた
反省点
• どのような機能があるか把握しきれず、機能を十分に使いこな
せなかった
各ユーザーの理解度や習熟度に左右されるため、
事前レクチャーを十分に行う必要がある

14. 事前レクチャーで必要なこと
確認
• サービスが提供する機能と使い方
• 利用環境や所属組織ポリシーなどによる利用規制の有無
取決め
• サービス利用の目的
• 利用における基本的なルール
• トラブル時の代替方法

15. まとめ
• 期間が短い新規立上げ業務にチャットシステムを利用した
• 迅速かつ円滑なコミュニケーションが取れた
• 「連絡の高速化」は再現性が高いが、音声／映像ツール併用も必要
• 「チームワークの向上」は再現性が低いが、工夫次第で再現可能
• 「機能の活用」のメリットを引き出すには、事前レクチャーが必要
⇒治験実施中も活用できるのではないか、引き続き検証していく