Recommended
More Related Content
Similar to Flemish Government.ppt
Similar to Flemish Government.ppt (20)
Flemish Government.ppt
- 1. Learning from the past to plan for the future
- 4. Coordination D E P A R T M E N T S O F T H E M I N I S T R Y O F T H E F L E M I S H C O M M U N I T Y General Affairs and Finance Science, Innovation and Media Education Welfare, Public Health and Culture Economics, Employment, Home Affairs and Agriculture Environment and Infrastructure Welcome to Flanders !
- 5. to bring about.. to embed.. to sustain.. Change CHANGE ..by means of a systematic and comprehensive approach
- 6. Challenge(s) & Results Citizen Satisfaction with Government Services Better work-life balance Permanent personal and professional development The right person for the job Better Governance Need for Government Services
- 7. Coordination D E P A R T M E N T S O F T H E M I N I S T R Y O F T H E F L E M I S H C O M M U N I T Y General Affairs and Finance Science, Innovation and Media Education Welfare, Public Health and Culture Economics, Employment, Home Affairs and Agriculture Environment and Infrastructure Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Projects Initiative(s) Vlimpers Vlimfac Vlimfin
- 8. Vlimpers: Flemish Intermodular personnel system New HR system, e-HR project Vlimpers “To implement a new computerized, integrated, efficient and interactive HR management system for the Ministry of the Flemish Community”
- 9. Phase 1: January 2000 - June 2001 Analysis Phase 2: July 2001 - March 2004 Implementation Phase 3: December 2001 - March 2004 Roll-out Vlimpers – figures Total Cost: € 15 m. Recourses MFC: appr. 7000 md Recourses OP: appr.9000 md
- 10. Gartner, “more than 80 percent of IT-related projects are late, over budget, lacking in functionality or never delivered. « One of the main reasons is poor user requirements analysis ». Why projects fail A Standish Group study found that the most common causes of project failure were incomplete requirements, lack of user involvement, lack of resources, unrealistic expectations, lack of executive support, and changing requirements. These causes occurred with approximately equal frequency. US Office of Government Commerce: required outputs not described with sufficient clarity – no scope definition prior to authorisation. Project seen as an IT project, not as a part of wider process to deliver business objectives.
- 12. Vlimpers meets four essential “real-time” enterprise criteria Internet architecture Innovative up-to-date processes Transparent collaboration between partners Inter-operability between vendors A highly scalable application Vlimpers- context
- 13. Managing HR cost becomes more and more complex Employees are expected to be flexible and mobile Employees expect attractive working conditions, preferably tailored to their needs New ways of working are tested (e.g. teleworking) Vlimpers- context
- 14. Vlimpers- Users The everyday user Top and Middle Management Personnel Function
- 15. 1. INFO.&GEGEVENSBEH.- REGELGEVING 2. FIN. BEHEER 3. IN- UIT- EN DOORSTROOM 4. WELZIJNSBEH. ADM.DIENSTVERL. 5. PERS. ONT. VORMING TEAMLEADERS AZF COO EWBL LIN OND WIM WVC HRM Vorming AWPB MOENS LUC (3108) RUEBENS MARTIN (5821) VAN DE PLAS PIET(3706) GADEYNE CHRIS (4999) GOOSSENS LEEN (5823) DE CLERCQ HELENA (7230) VAN HAVERE LUC (5064) DE NIL PEGGY (4971) VAN DE PUTTE PETRA (7220) DE BOECK ARTHUR (227.1461) KERNTEAM PER DOMEIN - VLIMPERS: SEMINARIE PROJECTLEIDER: LUC LATHOUWERS PROJECTCOORDINATOR: JOHN KEIRSBULCK (5146) CAP GEMINI: ROBERT BAS - P.YSEBAERT SBS: S. VERPLAETSE - S. TIMMERMANS SECR: ANN VAN LOQUEREN VANDECASTEELE LIEVE (7264) VAN DE VIJVER CHRISTELLE (8754) VANGILBERGEN RUDY (3566) NAEYE MARIO (3134) BEECKMAN DIRK MIN ERIC SCHEERS EDDY (7251) DE VOS RUDI (8771) MORREN ANNEMIE (5831) BOUVE JORIS (7210) VEREECKE JOHAN (3131) Annie Hofman 13. BIJLAGE 3 - MVG PROJECTGROEP VLIMPERS ASA IMIS VAN DE PLAS RIK (5535) KEIRSBULCK JOHN (5146) VANBLAERE SONJA Boedts Dieter (3444) Hilde Pattijn 5 vertical groups Vlimpers – approach Project approach
- 16. Map and analyse existing processes, design optimilised processes together with the “gap” analysis Define management information needs Develop a globally functional / technical design, including interfaces to other systems & adaptations to these systems Choose an IT solution & implement it Analyse current number of FTE’s in HR functions, plan future numbers Vlimpers – approach Project approach
- 18. Map and analyse existing processes (As-Is) Design optimilised processes (To-Be) + gap analysis Defining governance- and management information needs Mapping of the existing IT-systems Vlimpers – approach Project approach: Business Architecture
- 19. Defining a complete functional/technical design including the interfaces to other systems + adaptation of these systems Masterplanning project proposals Final system choice Vlimpers – approach Project approach: IT Architecture
- 20. lijn AAD Minister AZ Sectorcomité Selor WPB Behoefte aan een functie Opvragen van wervingslijst aan selor Controleren van wervingsreserves Uitnodiging overlegvergaderin g Organiseren overlegvergaderin g Afspraken maken over selectieprocedure Opmaken ontwerp-examenpr ogramma Akte nemen inhoud examenpro gramma Aanvraag agenderen op Sectorcomité XVIII Agenderen op Sectorcomité XVIII Bespreken examenprogramm a op Sectorco... Aanpassen programma Goedkeuren examenprogramm a Bezorgen definitief examenprogramm a Organiseren aanwervingsexam en Verzamelen behoeftes Vragen naar beschikbare kandidaten Beschikbare kandidaten AAD Directieraad IvF Kabinet A'Zaken Kandidaat lijn WPB Bepalen vacatures Aanvragen visum IvF Afleveren visum IvF Doorsturen visum IF Consulteren kandidaten Weigeren van betrekking Aanschrijven nieuwe kandidaten Aanvaarden van betrekking Doorsturen dossier Oproepen tot indiensttreden Ingevulde behoefte Behoefte aan een functie Organiseren goedkeuringen Goedkeuring geven Adm.verwerken werving Aanpassing van het salaris Personeelstoes tand geactualis eerd Prikklokgegeve ns wijzigen. Melding Aanpassing PLOEG situatie Ingevulde vacature Niewe functie personeelslid Functionele minister LA AAD Ass.Bureau AWP CSG DDIR HRM ICLA Kandidaten Opdracht geven tot start procedure Opmaken planning assessment Opvragen documenten Opmaken interne potentieelinschatting Vervolledigen dossier kandidaat met PI geven infosessie Organiseren infosessie Afspreken datum met ass.bureau Afnemen assessment Vervolledigen dossier kandidaat met ASS Doorsturen dossiers naar ICLA Bespreken/preselecti e door ICLA Ontvangen resultaten preselectie Doorzenden dossier Uitnodigen voor selectie Verdedigen beleidsvisie Aanwijzen A2A / opmaken besluiten Bekrachtigen van de keuze tekenen van het bekrachtingsbesluit Adm. verwerken aanwijzen A2A Vervolledigen dossier afdelingshoofd Afdelingshoofd aangewezen behoefte vacantverklaring afdelingshoofd Adviseren vacantverklaring Agenderen op CSG Onderzoeken en oproepen kandidaten controleren kandidaturen Kandidaatstellen Niet weerhouden kandidatuur Constateren afgenomen assessment geinformeerde kandidaat Niet gepreselecte erde kandidaat Selecteren kandidaten afdelingshoofd niet aangewezen Geklasseerd dossier Verwittig niet geselecteerde kandidaten niet geselect eerd Verwittigen geselecteerde kandidaten AAD Directieraad IvF Kabinet A'Zaken Kandidaat lijn WPB Voorstellen functies Aanvragen visum IF Behandelen aanvraag visum IF Extra info Doorsturen goedgekeurd dossier GO Behoefte aan een reserve Aanvragen goedkeuringen Behandelen dossier GO Extra info Prioritiseren in wervingsplan Informeren Lijn afgekeurde werving NO GO NO GO Afgekeurde werving Departementaa l wervingsplan Process flows: 258 Activity steps: 1164 Example: subset recruiting - 13 different procedures Project approach: As-Is Vlimpers – approach
- 21. Lijn MOD Personeelslid Mentor Aanduiden mentor Toelating tot proeftijd Opmaken FB en IOP Adviseren over realisatie IOP Mogelijke invulling CO Tussentijdse evaluatie(s) Advies vragen Adviseren en bemiddelen Functieverande ring Eindevaluatie Benoeming STATUTAIREN Uitstroom Voortzetting contract contractuelen Organiseren onthaal Voorstellen aan A2A Project approach: To-Be Process flows: 258 Activity steps: 1164 Example subset recruiting: 13 procedures 139 694 1 Vlimpers – approach
- 22. Vlimpers – approach Persoonsidentificatie Andersvaliditeit Adresgegevens Gemeente Gezinslid bijkomende gegevens kinderen Repertorium landen Loopbaangegeven s werkervaring buiten MVG werkervaring binnen MVG Rechthebbende Rechthebbende voor personeelslid persoonlijke competentie (beschikbaar) geneeskundig centrum (AGD) Persoonsidentificatie Graad Niveau Rang Salarisschaal graad/salarisschaa l verlonings salarisschaal Loopbaangegevens Functie Statuut prestatierooster Personeelscategorie wijze graadverwerving reden stopzetting werkervaring buiten MVG werkervaring binnen MVG Centra arbeidsgeneeskunde arbeidsgeneeskundige gegevens Medische beroepsrisico's Andersvaliditeit Gezinslid bijkomende gegevens kinderen Fiscale gegevens Evaluatie Adresgegevens Gemeente Eretekens Repertorium eretekens Diploma Repertorium diploma's Examenresultaten Repertorium examens Rechthebbende Rechthebbende voor personeelslid Repertorium landen Deelname aan examen Jurylid Examensessie Gelaagd examen Repertorium loopbaanincidente n Afwezigheid ziekte Individueel rooster Verlofaanvraag Affectatie Effectieve tewerkstellingsplaa ts Organogram Gebouw organogram lokatie adres gebouw organogram leiding Jaarlijks vakantieverlof Repertorium omstandigheidsverloven Personeelsplan personeelsplan behoefte Volumefactor Productiviteit Selector personeelsplan behoefte trajectdeel Kandidaatgegeven s personeelsplan Aanvraag opleiding Bestekgegevens Cursus Cursusmateriaal Docent Leveranciers vorming Gevolgde opleiding Inschrijving op sessie Sessie Vormingsbehoefte Vormingsplan Klaslokaal Sessiedag Docent kennis Repertorium domeinen Repertorium opleidingsgroepen opleidingsvorm Pensioengegevens Administratieve anciënniteiten Deelname aan bevorderingsronde Geldelijke anciënniteit Loopbaanverwacht ingen Loopbaanincidente n Mobiliteit na aanmelding Potentieelinschatti ng Planning Stagedossier Stagerapport Stagevormingspro gramma Arbeidsongeval beroepsziekte arbeidsongeval Getuige basisgegevens persoon repertoria opleiding salariering organisatiestructuur & planning competenties Repertorium vergoed./toelag en/inhouding. Organisatiegerichte gegevens Individu gerichte gegevens Carriere Selectie Welzijn Vergoedingen/toel agen functie Vergoedingen/toel agen personeelslid Vergoedingen/toel agen salarisperiode Competentie Catalogus Competentie Functie competentie (benodigde) Cursus competentie (ontwikkeling) Vacature leidt tot vervult afwezige Kandidaatgegeven s vacature terugvordering salarisschaal tabel ancienniteit Vergoedingen/toel agen tewerkstellin gspla terugvordering op wedde afbetalingsplan persoonlijke competentie (beschikbaar) soort contract vervanging medewerker geneeskundig centrum (AGD) Functievereisten diploma vervoerbewijs Validatiebiljet Sociale informatie organisatie buitenlandse zending buitenlandse zending etappe tuchtstraf schorsing competentiesch aal Project publicatie persoonlijke interesse repertorium soort beoordeling te ontwikkelen competentie verwachte competentie Project approach: data
- 23. Inventory of existing and related systems NMF MF EUA AZF-PS 8 1 15 AZF-OS 3 1 0 COO-PS 0 0 0 COO-OS 2 1 1 EWBL-PS 0 0 1 EWBL-OS 1 0 0 LIN-PS 7 2 54 LIN-OS 2 0 0 OND-PS 0 0 9 OND-OS 2 0 0 WIM-PS 0 0 0 WIM-OS 0 0 0 WVC-PS 0 0 0 WVC-OS 1 0 0 Tot PS 15 3 79 97 Tot OS 11 2 1 14 Total 111 Vlimpers – approach Project approach: figures
- 24. •RFS Request for Solution •Presentation & demo by selected suppliers •Implementation of 4 scenarios by selected suppliers •Technical evaluation •Commercial discussions •GAP analysis •Referential visits Vlimpers – approach Project approach: IT solution choice
- 25. Select an IT solution Vlimpers – approach Project approach
- 26. Pilots, quickwins, incremental roll-out Quick realization & roll-out of Vlimpers functionality (limited but visible for MVG personnel) First tangible proof Win-win situation (exchange advantages) Quickwins: Selfservice, TGV, Vacancy market No big bang Vlimpers – approach Project approach: roll-out
- 27. Access to Vlimpers with user-ID and password Single sign-on (user-ID identical to netscape) Responsability user Adapt password Never pass on password to others Vlimpers – approach Project approach: security
- 28. Selfservice employee: access to & ownership of personal information Selfservice manager: access to info of his/her staff member On line application: User profile determines access to certain screens with possibility to consult, correct, update data Vlimpers – approach Project approach: access
- 29. Vlimpers facts No scope definition prior to authorisation Vlimpers: edequate view on scope Poor, incomplete and changing requirements Vlimpers: clearly defined requirements Lacking in functionality Vlimpers: agreed on functionality Over run, over budget Vlimpers: on time, on budget Never delivered Vlimpers: delivered Quality below standard agreed Vlimpers: agreed on standard Project approach: results and conclusion
- 30. THANK YOU