Цікава інформація для загального розвитку

2. 1. Поняття про діловодство.
2. Нормативне регулювання та загальні положення
здійснення діловодства в органах та установах
виконання покарань.
3. Види документів за ознаками класифікації та групами.
4. Вимоги до бланків, оформлення реквізитів і текстів
документів.
Навчальні питання:

3. Мета заняття
розкрити поняття про діловодство;
проаналізувати основні вимоги нормативних
документів щодо здійснення діловодства в органах
та установах виконання покарань;
проаналізувати види документів за ознаками
класифікації та групами;
розкрити вимоги до офіційних бланків
документів та порядку їх підготовки;
сформувати фахові вміння та здатності щодо
оформлення різних видів документів.

4. це галузь діяльності, що
забезпечує документування й
організацію роботи з офіційними
документами.
Діловодство

6. Мовою ділових паперів є
офіційно-діловий стиль
Найважливіші риси офіційно-ділового стилю:
 Високий ступінь стандартизації мовних засобів, широке
вживання типових мовних зворотів, наприклад: відповідно
до…, у зв'язку з тим, що…, доводимо до Вашого відома…;
згідно з ...
 повторювання тих самих слів, форм, зворотів;
 точність, послідовність і лаконічність викладу;
 відсутність образності, емоційності, індивідуальних
авторських рис;
 для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти,
підпункти;
 лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому
значенні, відсутні діалектизми, жаргони, вигуки…;
 речення переважно прості, поширені, з прямим порядком
слів.

7. Документ
походить від латинського слова і означає “взірець”,
“посвідчення”, “доказ”
Енциклопедичний словник трактує документ як:
Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин
або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
 Офіційне посвідчення особи
(паспорт, трудова книжка тощо).
 Достовірне історичне письмове джерело.
 Матеріальний об'єкт в якому міститься та чи інша інформація.

8. матеріальний об'єкт, що містить
постійну інформацію,
оформлений у встановленому
порядку і має відповідно до
чинного законодавства
юридичну силу.
Документ

9. Види документів за ознаками класифікації та
групами

11. Органи (установи)
здійснюють діловодство
державною мовою.
 Документи складаються також
державною мовою, крім випадків, передбачених
законодавством про мови в Україні.
Державна мова – це закріплена законодавством
мова, вживання якої є обов'язковим в органах державного
управління та діловодства.

12. Кожний документ складається з окремих
елементів, які називаються реквізитами
Розвовсюджені реквізити
 найменування органу (установи) – автора документа;
назва виду документа (крім листів);
дата;
реєстраційний індекс документа;
заголовок до тексту;
текст;
підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть
застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші
реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або
способу його опрацювання.

13. При оформленні службового документаПри оформленні службового документа
використовуються такі реквізити:використовуються такі реквізити:
 зображення Державного герба України;
 зображення емблеми організації або товарного знака;
 зображення нагород;
 код організації;
 код форми документа;
 назва відомства, організації вищого рівня;
 назва організації;
 назва структурного підрозділу організації;

14. •довідкові дані про організацію (індекс підприємства зв'язку, поштова і
телеграфна адреса, довідковий номер телефону, номер факсу, номер
рахунку в банку);
•назва виду документа;
•дата документа;
•реєстраційний індекс документа;
•посилання реєстраційний індекс і дату документа, на який дають
відповідь;
•місце складання або видання документа;
•гриф обмеження доступу до документа;
•адресат;
При оформленні службового документаПри оформленні службового документа
використовуються такі реквізити:використовуються такі реквізити:

15.  гриф затвердження документа;
 резолюція;
 заголовок до тексту документа;
 відмітка про контроль;
 текст документа;
 відмітка про наявність додатків;
 підпис;
При оформленні службового документаПри оформленні службового документа
використовуються такі реквізити:використовуються такі реквізити:

16. •гриф погодження документа;
•візи документа;
•відбиток печатки;
•відмітка про засвідчення копії;
•прізвище виконавця і номер його телефону;
•відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
•відмітка про наявність документа в електронній формі;
•відмітка про надходження документа до організації;
•запис про державну реєстрацію.
При оформленні службового документаПри оформленні службового документа
використовуються такі реквізити:використовуються такі реквізити:

17. Закріплення за
реквізитами
постійних місць
робить документи
зручними для зорового
сприйняття, спрощує
їх обробку, дає
можливість
використовувати при
цьому технічні засоби.

18. Реквізити
це основні елементи документа, що мають свою
послідовність і без яких він не може бути підставою для
обліку і мати юридичну силу.
Формуляр
це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій
послідовності.

19. Для укладення службового
документа використовують папір
форматів:
Дозволено використовувати папір формату:Дозволено використовувати папір формату:
А 6 (105х148 мм) – для резолюцій (доручень)
А3 (297х420 мм) – для оформлення документів
у вигляді таблиць.
Поля бланку документа:
30мм – ліве;
10мм – праве;
20мм – верхнє та нижнє.
А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм)

20. ДОКУМЕНТИ
оформляються на бланках, що
виготовляються згідно з вимогами
даної Інструкції
В органах (установах) використовують такі види
бланків:
• загальний бланк (для створення різних видів
документів);
• бланк для листів;
• бланк конкретного виду документа (із
зазначенням на бланку назви виду документа).
Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на
ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

21. Організація документообігу та виконання
документів
Документообіг установи
це проходження документів в
установі з моменту їх створення або
одержання до завершення
виконання або відправлення.

22. Облік документообігу
Обсяг документообігу установи -
це сумарна кількість
отриманих (вхідних) і створених в
установі (внутрішніх, вихідних)
документів за певний період
(квартал, рік).

23. Складення номенклатури справ
Номенклатура справ
це обов'язковий для кожної
установи
систематизований перелік
назв (заголовків) справ, що
формуються в
її діловодстві, із зазначенням
строків зберігання справ.

24. Передача справ до архіву установи
Передача справ до архіву установи
здійснюється за
графіком, погодженим з керівниками
структурних підрозділів і
затвердженим керівником установи.
Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних
документів та передачу документів, що належать до
Національного
архівного фонду, після закінчення встановлених
граничних строків
їх зберігання в архіві установи для постійного
зберігання до
відповідного державного архіву.

25. Цифровий спосіб оформлення дат:
12.01.2012
05.01.2012
Словесно-цифровий спосіб
оформлення дат:
12 січня 2012 року
05 січня 2012 р.

26. РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА
 Про затвердження Типової інструкції з діловодства у
центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади: постанова Кабінету Міністрів України від 30.11.2012
№ 1242.
 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимого до оформлення документів Наказ Держспоживстандарту
України 07.04.2003 N 55.
 Про затвердження Типової інструкції з діловодства в органах,
установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних
закладах, що належать до сфери управління Державної
пенітенціарної служби України: наказ ДПтС України від 29.02.2012
№109.