2005_Использование небиблиографической БД как инструмента контроля за комплектованием литературой подразделений предприятий
1. Ушакова Ольга Борисовна,
Пермиловская Ольга Петровна
Использование
небиблиографической БД
(АИБС "Ирбис") как инструмента
контроля за комплектованием
литературой подразделений
предприятия
2. Дорожный информационно-
библиотечный центр (ДИБЦ)
Красноярской железной дороги
Образован в 1997 г. после слияния
Дорожной научно-технической библиотеки
и Дорожного центра научно-технической
информации
Имеет 10 филиалов на станциях дороги,
общий фонд – более 480 тыс. экземпляров,
выписывается более 380 наименований
периодических изданий
3. Главный инженер
дороги
Начальник ДИБЦ
Зам. начальника Главный бухгалтер
Отдел
обслуживания
Отдел
комплектования
и обработки
Отдел
художественного
конструирования
Отдел научно-
технической
информации
Филиалы на станциях:
Абакан, Ачинск, Боготол, Мариинск, Ужур, Саянская, Иланская, Решоты
4. Основные задачи Центра:
регулярное справочно-информационное обеспечение
специалистов Красноярской ж.д., необходимое для
формирования технической политики, обеспечивающей
эффективную и безопасную работу дороги и решения
конкретных производственных задач;
обеспечение пользователей технической, экономической
и инструктивно-методической литературой;
обобщение, распространение и пропаганда передового
производственного опыта по основным направлениям
развития железнодорожного транспорта;
контроль за внедрением технических новшеств,
заимствованных из информационных источников, на
предприятиях дороги.
10. Технология работы с заявками в ДИБЦ КЖД
Заявка от
подразделения
на литературу
Отдел
комплектования
и обработки
Работа с книготорговыми
базами по выбору
поставщика
Отправка
сводного
заказа
Получение
счета
Формирование гл.
бухгалтером ДИБЦ заявки
на финансирование
Оплата счета
Управлением КЖД
Информация об
оплате в
издательство
Поступление
литературы
Распределение
согласно предвари-
тельному заказу
Ввод информации о
новых поступлениях в
БД ДИБЦ, обработка
Передача литературы
заказчику
Ввод в БД
заказов
Формирова-
ние сводного
заказа в БД
11. Проблемы, возникавшие при использовании
стандартных БД:
акты передачи литературы создавались по
шаблону в текстовом редакторе (список переданной
литературы с количеством и общей суммой приходилось
набирать «от руки», что приводило к большим
трудозатратам и неизбежным ошибкам);
акты в печатном виде, подписанные
получателями, накапливались в папках по
номерам (управлять этой информацией с течением времени
становилось все сложнее (как и формировать отчетные данные);
сведения о тематике комплектования, перспективах
развития предприятий, контактные данные
ответственных за техническое обучение
накапливались и также требовали управления.
14. Причины создания БД именно в ИРБИС:
организация внедрила АИБС, позволяющую
создавать БД различного содержания,
поэтому нет необходимости использовать
другие СУБД;
интерфейс программы знаком и понятен
сотрудникам, которые будут использовать
БД;
постановщик задачи в ДИБЦ хорошо
представлял возможности системы.
15. Почему отдельная БД?
для встраивания новых полей в основные БД
необходимо длительное время и правка
большого количества взаимосвязанных
файлов;
возможности основных БД расширяются при
обновлении версий, а задачи, решаемые БД
«Техкабинеты», несложные и постоянные,
поэтому она может работать на одной и той
же версии АИБС.
19. Функции БД «Техкабинеты»:
Справочная (сведения о техкабинете,
контактные данные ответственных лиц,
тематика комплектования, перспективы
развития, перечень переданных актов)
Архивная (полнотекстовый архив актов
на переданную литературу)
20. Возможности БД «Техкабинеты»:
позволяет контролировать кол-во
заказываемой литературы;
содержит инструмент для качественного
комплектования фонда техкабинета
(тематика комплектования);
повышает ответственность сотрудников,
получающих литературу;
позволяет оперативно выполнять справки
для служб и предприятий по количеству
переданной литературы и сумме затрат
21. Параметры анализа:
автор и дата заказа;
количество заказанной литературы;
срок выполнения заказа;
сведения об ответственных за техобучение;
тематика комплектования;
перспективы развития предприятия;
количество переданной литературы;
сумма, потраченной на комплектование;
качественный состав фонда (по видам
изданий);
полный перечень приобретенных изданий.
(на основе использования БД «Комплектование» (CMPL), «Электронный
каталог» (IBIS), «Техкабинеты» (TCAB) :
25. Выводы:
АИБС «Ирбис» подходит для ведения
небиблиографических БД с архивными
и справочными функциями.
Комплексное использование
возможностей стандартных БД Ирбис и
небиблиографической БД позволяет
получать более точную картину
комплектования подразделений
предприятия.