VISI-bijeenkomst 26 november 2014 in Delft

1. 26 januari 2001………

2. VISI-project
Betere communicatie bij ontwerp en bouw van infrastructuurprojecten

3. Scoop
Praktijk van grote infrastructuurprojecten
Ontwerp en realisatie
Gezien vanuit projectmanagement
Communicatie op het grensvlak tussen partijen

4. Organisatie
Projectgroep
Kerngroep
Projectleider
Taakgroep
Taakgroep
Taakgroep

5. Werkschema
Inventarisatie bestaande studies
Inventarisatie
State of the Art
Inventarisatie
praktijkprojecten
Concept afspraken
Toetsing
Plan
beproeving
Keuze technologie voor beproeving

6. Wp1 aandachtsvelden
Algemene uitspraken
Teneinde de drempel voor de toepassing van kansrijk geachte geïntegreerde samenwerkingsconcepten te verlagen is nadere structurering van de informatievoorziening noodzakelijk
Concreet valt te denken aan
–objectgerichte classificatie met eenduidige demarcatie
–communicatieprotocollen
–uitwisselingsformaten voor digitale overdracht van bv meetgegevens, kosten-/calculatiegegevens en tekeningen

7. Wp2 aandachtsvelden
Vroegtijdige visualisatie in een project en algemene toegang tot 3D CAD modellen
Toegang tot projectspecifieke financiële systemen
Real-time monitoring van voortgang in projecten
Ontwikkel productmodellen en bevorder hergebruik; kijk naar technologie waarin deze denkwijze geïntegreerd is, zoals het mogelijk maken van data- sharing (regel juridische aspecten en aansprakelijkheden)

8. Wp3 aandachtsvelden
Maak gemeenschappelijk de informatie over de status en inhoud van afspraken
Alle partijen werken vanuit één informatiemodel
Alle partijen werken vanuit één communicatiemodel
Alle partijen werken vanuit één rollenmodel
Gemeenschappelijk maken van projectinformatie
Financieel beheer
Planning

9. Onderzoeksfase
Uitzoeken “of, en hoe” voordelen behaald kunnen worden door betere communicatie.

10. Werkpakket 3
In kaart brengen van communicatie in drie praktijkprojecten
Inventariseren en analyseren knelpunten
De invloed van communicatie op $, T, en Q

11. Communicatiemodel
A23FinancierenontwerpenAdviserenOpdrachtgevenA11AdviserenopdrachtgevenT7A1Opdracht- gevenA9InspecterenT15A10FinancierenbouwT11FinancierenA7VerlenenvergunningT12RegulerenT1A2VerwervengrondA23OnderhoudenT16Beheren ControlerenVerkrijgenT2OntwerpenA5OntwikkelenalternatievenT3A15OntwikkelenvariantenT13A16OntwikkeleneindontwerpT14A17Leverentotaal- ontwerpT17A22VaststellenLocatie- conditiesT22EFwetgevingEFgegevensbeheerA12AdviserenontwerpenT6A3Leverenaspect- ontwerpA24AdviserenbouwenRealiserenA4LeverenbouwT4A6BouwendeelwerkT5A13LeverenmateriaalT8A8ToeleverenmaterieelT9A14LeverenmenskrachtT10T18T23

12. Procesmodel
T2/ET2/OT22T17/OT6T17/ET13T14/OT14/RT14/ET12/OT12/RT12/ET15/OT15/RT15/ET9T8T4/OT4/RT4/ET5/ET5/OT10T7T2/RT17/RT5/RT3/OT3/RT3/ET23T1T11T16

13. Actor-partij matrix Dintelhaven
Partijen Rijkswaterstaat Z-H principaalRijkswaterstaat VXBouwcombinatie Eurodintel vofRWS TXE (ontwerp) RWS TXM (projectmanagement) RWS TXU (uitvoering) RWS TXK (kwaliteitsborging) RWS TXA (bedrijfsbureau) RWS VBR (Dienstkring Rhoon) RWS directie UAV (Bouwdienst) RWS TXG (grondzaken) NS RailinfrabeheerHavenbedrijfOverheid (gem., prov. Rijk) Nutsbedrijf RollenPartijnummerP1P2P3P4P5P6P7P8P9P10P11P12P13P14P15Actornr.NaamA1OpdrachtgeverA2Verwerven grondA3Leveren aspectontwerpA4Leveren bouwA5Ontwikkelen alternatievenA6Bouwen deelwerkA7Verlenen vergunningA8Toeleveren materieelA9InspecterenA10Financieren bouwA11Adviseren opdrachtgevenA12Adviseren ontwerpersA13Leveren materiaalA14Leveren menskrachtA15Ontwikkelen variantenA16Ontwikkelen eindontwerpA17Leveren totaalontwerpA18A19A20A21Financieren ontwerpenA22Vaststellen locatieconditiesA23OnderhoudenA24Adviseren bouwen

14. Enkele uitkomsten GDS 26/5/98
Stap 1: Knelpunten benoemen Aanvulling interviews tot totaal 38, voorbeeld: Niet compatibele electronische tekeningen 2: Waardering knelpunten op aspecten T,$&Q Voorbeeld Topic: Kwaliteit Knelpunt Gem. Var. Beslissingen 3.90 14% communicatie 3.40 21% Informatie-uitwisseling 3.20 20% Stap 3: Suggesties op hoogste scores, bijv. Oplossen volgens vast model: eerst techniek, dan kwaliteit, vervolgens geld, regelgeving. De contractuele afhandeling overlaten aan deskundigen

15. Taakgroep 3
Activiteiten: * Kick-off (27/3/98) * Vier workshops praktijkdeskundigen * voorbereiding&verwerking analisten * Gesprek Alphen * 5 interviews Dintelhaven en GDS * Voorbesprekken Beneluxlijn To do: * 5 interviews Beneluxlijn en GDS 8/6 * GDS praktijkdeskundigen 9/6 * GDS projectgroep VISI 12/6 * Rapportage 15/6

16. Actor- partij matrix Bene- lux lijn
Partijen Regiobestuur RotterdamRETCombinatie Benelux LijnGemeentewerken RotterdamGemeente SchiedamNutsbedrijven RollenPartijnummerP1P2P3P4P5P6Actornr.NaamA1OpdrachtgeverA2Verwerven grondA3Leveren aspectontwerpA4Leveren bouwA5Ontwikkelen alternatievenA6Bouwen deelwerkA7Verlenen vergunningA8Toeleveren materieelA9InspecterenA10Financieren bouwA11Adviseren opdrachtgevenA12Adviseren ontwerpersA13Leveren materiaalA14Leveren menskrachtA15Ontwikkelen variantenA16Ontwikkelen eindontwerpA17Leveren totaalontwerpA18A19A20A21Financieren ontwerpenA22Vaststellen locatieconditiesA23OnderhoudenA24Adviseren bouwen

17. Interview-resultaten
De keuze voor goedkoopte alternatief betekent overlast voor betrokkenen, dit leidt ertoe dat betrokkenen trachten op kosten van de opdrachtgever vervangingskosten te besparen (bijv. woningen) hetgeen van invloed is op de kosten en doorlooptijd.
Financiering voor ontwerpen door Architect niet beschikbaar gesteld door opdrachtgever leidt tot vertraging project
De projectorganisatie volgt de capaciteitspieken in het project, maar speelt hier niet op in, waardoor de aansturing en de belasting onevenredig wordt verdeeld over de projectleden
Binnen het project conflicteren bepaalde rollen indien deze door een zelfde partij worden uitgevoerd (veel dubbele petten) , bijvoorbeeld rol van opdrachtgever en projectmanager (leveren ontwerp en werk)
Te veel wisseling cq. verloop van medewerkers leidt tot verlies van tijd, kwaliteit en kosten; de afspraken verdwijnen samen met de medewerkers
De opdeling van een project (Beneluxlijn) naar deelwerken (metrolijn) vereist meer coordinatie en vastlegging van afspraken tussen de deelwerken; zo hoor je bijv. geregeld dezelfde vragen en voorstellen voor heroverweging van gemaakte keuzes, omdat de achtergronden ontbreken en wordt er suboptimaal gewerkt vanuit de deelwerken.
Het ontbreekt aan voortgangs- en planningsbewaking over de status van afspraken, door persoonlijk initiatief worden kantoortoepassingen geisoleerd gemaakt en gebruikt. (veel schaduw-archieven)
Behoefte aan specifieke financieel beheerssysteem (S-kromme van inkomsten en uitgaven in de tijd) om de kosten te bewaken van een bepaalde actie; projectmanagement van geld is knelpunt
Uitwisseling en vertalen van ontwerptekeningen naar bouwinformatie is niet mogelijk
- Binnen periode van 5 maanden zijn 1200 (besteks)tekeningen opgesteld, die vervolgens binnen twee weken diende de worden geaccordeerd, het overdragen op het laatste moment leidt dan tot vertraging
De eigenaren van de kabels en leidingen (nutsbedrijven) worden te laat benaderd, wat leidt tot vertraging
Onduidelijkheid over financieringsrol belemmert medewerking in het aanleveren van gegevens over kabels Leveringsgraad van materiaal uit voorraad (bijv. buizen) is gereduceerd, bestelduur is een knelpunt
De aspecten geld, tijd en kwaliteit worden zeer kort voor de uitvoering bepaald, echter de voorbereidingstijd voorafgaande aan de uitvoering is te beperkt
Projectstandaards voor informatiesystemen (bijv. wel of niet WEBA besteksadministratiesysteem) en wie verantwoordelijk is voor welke gegevens ontbreken.

18. Welke weg hebben we gevolgd?
Opstellen van conceptueel raamwerk in vier workshops met praktijkdeskundigen en analisten
Valideren modellen en inventariseren knelpunten bij projectmedewerkers Dintelhavenbrug en Beneluxmetrolijn
Group Decision Sessies: projecten, taakgroep en projectgroep VISI

19. Communicatiemodel
A23
Financieren
ontwerpen
Adviseren
Opdrachtgeven
A11
Adviseren
opdracht
geven
T7
A1
Opdracht-geven
A9
Inspecteren
T15
A10
Financieren
bouw
T11
Financieren
A7
Verlenen
vergunning
T12
Reguleren
T1
A2
Verwerven
grond
A23
Onder
houden
T16
Beheren
Controleren
Verkrijgen
T2
Ontwerpen
A5
Ontwikkelen
alternatieven
T3
A15
Ontwikkelen
varianten
T13
A16
Ontwikkelen
eindontwerp
T14
A17
Leveren
totaal-ontwerp
T17
A22
Vaststellen
Locatie-condities
T22
EF
wetgeving
EF
gegevens
beheer
A12
Adviseren
ontwerpen
T6
A3
Leveren
aspect-ontwerp
A24
Adviseren
bouwen
Realiseren
A4
Leveren
bouw
T4
A6
Bouwen
deelwerk
T5
A13
Leveren
materiaal
T8
A8
Toeleveren
materieel
T9
A14
Leveren
menskracht
T10
T18
T23
Rollen:
Opdracht-geven
Ontwerpen
Adviseren
Realiseren
Financieren
Vergunningen
Inspecteren
Beheren

20. Group decision sessies
Stap 1: Knelpunten aanvullen+groeperen voorbeeld: met de mensen verdwijnen afspraken groep: communicatie
Stap 2: Waarderen knelpunten op T,$&Q voorbeeld: tijd kosten kwaliteit Beslissingen 3.9(14%) 3.3(12%) 3.9(14%) communicatie 3.4(21%) 2.8(21%) 3.4(21%)
Stap 3: Suggesties Duidelijke afspraken maken, vastleggen en bewaken, weten waar je terecht kunt

21. GDS Beneluxmetrolijn

22. GDS Beneluxmetrolijn

23. Suggesties Taakgroep 3

24. Enkele conclusies t.a.v. aanpak Taakgroep 3
Rolverdeling onafhankelijkheid van huidige partijen; gem. 8.4 (19%)
Elektronisch vergaderen geeft sneller extra inzicht in materie / conclusies dan traditioneel vergaderen; gem.8.4 (19%)
Generaliseerbaarheid DEMO-modellen naar andere projecten; gem. 7.9(20%)

25. Stelling 1
Rollen en afspraken zijn generiek te bepalen voor een GWW-project. De verschillen tussen projecten worden bepaald door de rolverdeling over de partijen en het wisselen van rol door partijen in de tijd.
(waardering op schaal 1-10 :8.5 gemid. variantie 27%)

26. Stelling 2
In een project dienen de rollen te beschikken over gemeenschappelijke informatie over de status en inhoud van afspraken. Stelling is dat het vastleggen van afspraken en het toegankelijk maken door gemeenschappelijke informatiesystemen, reeds bepaald kan worden bij de rolverdeling.
(waardering op schaal 1-10 :8.4 gemiddeld en variantie van 33%)

27. Stelling 3
De praktijk geeft aan dat bepaalde contractvormen en faseringen belemmerend zijn voor de natuurlijke volgorde van afspraken. Met name wanneer getracht wordt versneld te werken (eerder initiëren opdrachten) neemt deze belemmering toe.
(waardering op schaal 1-10 : 7.5 gemiddeld en variantie van 36%)

28. Reactie op stellingen Taakgroep 1
maatschappelijke inspraak is beperking voor geïntegreerde samenwerking (TG-3: Praktijk bevestigt dit, echter stelt geen invloed te hebben)
kaders communicatie en hulpmiddelen voorwaarde geïnt.samenwerking (TG-3: rolverdeling en faciliteren besluitvorming)
projectmatige en branche-brede aanpak (TG-3: Heldere rolverdeling per project)

29. Reactie op stellingen Taakgroep 2
Samenwerking slechts door ondernemings-prikkels.
Informatieuitwisseling en -sharing mag technisch geen probleem zijn.
overheersende partij nodig voor samenwerking
TG-3: ……………..

30. Uitdagingen
Verkorting van ontwerp en realisatie
Verbetering van management van samenwerking en projecten met veel partijen en disciplines
Andere verdeling van rollen
Meer integrale aanpak

31. Hoofddoelstellingen
GWW-partijen beschikken over breed toepasbare afspraken over inhoud en inrichting van communicatie
Door de afspraken zijn de GWW-partijen in staat sneller en flexibeler samenwerkingsverbanden en communicatie op te zetten
Dankzij de afspraken wordt ICT effectiever benut

32. Model vormt basis IS-ontwikkeling VISI hulpmiddel
Views op het datamodel:
–Rol-specificatie
–proces-specificatie
–feit-specificatie
•aanvullende data-specificatie
–bericht-specificatie (overlappende combinaties van rol, proces en feit)
–faciliterende-specificaties (best practices)

33. Procesgang van toepassing VISI
1. Overdracht VISI-raamwerk:
training plus hulpmiddelen
2. In contract-onderhandelingen: parametriseren van de rol, proces en feiten op basis van 80/20-regel voorgedefinieerde transacties (‘aanklikken in hulpmiddel’)
3. In voorbereidingsfase van (deel)project:
80% inrichten van data en berichten samenstellen, met best practices als voorbeeld

34. Transactietabel
Transactie Transactieresultaat
T1 Levering Project F1 <project> is <geleverd> aan <initiatiefnemer>
T1.1 Uitvoering
Aanbesteding
F11 <aanbesteding> van <deelproject> van <project> is
gedaan
T1.1.1. Voorbereiden
aanbesteding
F111 <aanbesteding> is voorbereid
T1.1.1.1. Bepalen
selectiecriteria
F1111 <selectiecriterium> is bepaald
T1.1.1.1.1 Contractvorm
is bepaald
F11111 <contractvorm> is bepaald
Hoogniveau beschrijving van
communicatieprocessen

35. Van FEITEN naar DATAMODEL
aanvraagIdatum12<1> is controleerd op <2> voortgangtoelichting12onderwerp12datum12overeenkomst12U

36. Transactie-analyse
0 1 2 3 4 5
6 7
8
9
10
11 12
success-layer
discussion-layer
discourse-layer
A:request B:promise B:execute B:state A:accept
B:counter
A:counter
A:counter
B:cancel
A:stop
A:stop
A:stop
A:stop
B:redo
B:cancel
B:counter
B:reformulate
A:open
discourse
B:re-request
B:re-state
A:open
discourse
B:open
discourse
B:open
dsicourse
Per transactie overgangen analyseren met het
Transactie Proces Model

37. SPC (Schiphol Project Consult)
Opleveringsfase van het bouwwerk
SCHLPHOL PROJECT CONSULT AMSTERDAM AIRPORT SCHIPHOLBEWIJS VAN OVERDRACHT AAN OPDRACHTGEVERDOC. CODE: Betreft: 0Voorlopige ingebruikname 0Def. ingebruiknameProjectnummerDatum: ProjectnaamLeverancier/ aamnemer: OpdrachtgeverOpdrachtnummerProjectleiderBesteknummerOMSCHRIJVING VAN HET OBJECT: OPMERKINGEN AANGAANDE OVERDRACHTNamens:NamensNaamNaamHandtekeningHandtekeningNamensNamensNaamNaamHandtekeningHandtekeningKMA-systeemFormulier SPC-015

38. VISI-Raamwerk

39. VISI-raamwerk (bijlage onderzoeksfase)

40. Feitenmodel

41. Informatiemodel
Toevoegen van informatie zoals:
doc.code,
betreft,
voorlopige ingebruikname,
opmerkingen aangaande overdracht,
naam vertegenwoordiger,
handtekening,
formulier spc-015,
revisie x,

42. Relationele database (15-12-99)

43. VISI-Landkaart
A2
Ontwerpende
A1.1
Project
leverende
A1.0
Opdracht
gevende
T1
S0
Initiatief
nemen
A21
Leverende
onderzoek
T21
A22
Leverende
definitie
T22
A23
Leverende
programma
van eisen
T23
A24
Leverende
voorontwerp
T24
A25
Leverende
definitief
ontwerp
T25
A26
Leverende
uitwerking/
bestek
T26
A27
Leverende
detailed
engineering
T27
S3
Bouwrijp
makende
A4
Bouwende
A41
Werk
voorbereidende T41
A42
Werk
leverende
T42
A421
Leverende
deelwerk
T421
A4211
Leverende
materiaal
T4211
A4212
Leverende
materieel
T4212
A4213
Leverende
mankracht
T4213
S5
Onderhoudende
S6
Exploiterende
T2
T3
T4
T5
T6
T1.1
S13
Creërende
draagvlak
T13
A12
Aanbestedende
T12
A121
Voorbereidende
A122
Aankondigende
A141
Toelichtende
A142
Aanmeldende
voorselectie
A123
Uitvoerende
voorselectie
A143
Beoordelende
bezwaar
selectie
A144
Aanmeldende
aanbesteding
A145
Contract
onderhandelen
A125
Beoordelende
aanbieding
A146
Beoordelende
bezwaar
aanbieding
T121 T122 T123 T125
S14
Potentiële
Markt
T141 T142 T143 T144 T145 T146
A11
toetsende/
accepterende
T11
A113
Begeleiden
onderhoud
T113
T1131
T1132
T1133
A112
Begeleiden
bouw;
oplevering;
onderhouds-en
garantietermijn
T1121
T1122
T1123
T1124
S5
Onder-houdende
S4
Bouwende
A111
Begeleiden
ontwerp
T1111
T1112
T1113
S2
Ontwerpende
T112
T111
S7
T7 Financierende
S8
Grond-verwervende
T8
S9
T9 Regulerende
S10
Adviserende T10
4 Landkaart van het
GWW-realiseringsproces
14 juni 2000
4 Landkaart van het
GWW-realiseringsproces
14 juni 2000
T124
Welke functionaliteit moet voor
VISI ontwikkeld worden?
Hoe dient die functionaliteit
ontwikkeld te worden? (IT-insteek)

44. VISI (DEMO meta) modellen

45. VISI (DEMOmeta) model in tool

46. VISI (DEMOmeta) model in tool

47. Voorbeeld uitwerking (VISI prototype) rolverdeling

48. Rolverdeling

49. Start Communicatieve Actie (berichttype)

50. Start verzoek T1 (geen velden door praktijkdeskundige gedefinieerd)

51. Drie keuzes in TPM (CA2, CA7 of CA5)

52. Keuzes voor Actor A1 opdrachtgevende

53. SPC neemt aanbestedende rol

54. Berichttype CA1 uitgewerkt

55. T12 CA7 (her)gebruik van informatie

56. Welke functionaliteit moet voor VISI ontwikkeld worden?
Project Management ‘dashboard’, witte vlekken in verantwoordelijkheden signaleren en opvullen, overdrachtsmomenten en projectvoortgang monitoren
•Work management voor projectmedewerkers (to do’s, acties, te sturen berichten, agenda’s)
•Kennismanagement (toegang en creeren van ‘externe’ feitenbanken, verbetering coordinatie door ‘interstrictie’ / kennisnemen

57. Hoe dient die functionaliteit ontwikkeld te worden?
Toegankelijk en laagdrempeling voor projecten met lage automatiseringsgraad (wellicht ASP?)
Inpasbaar binnen bestaande informatiesysteemarchitectuur van organisaties met hoge automatiseringsgraad (wellicht UML/XML?)