Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Verwerken van sollicitatiebrieven met in acht name van de AVG
1. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Verwerken van sollicitatiebrieven met in acht name van de AVG
Veel organisatie verwerven nieuwe medewerkers via LinkedIn, vacature sites of gewoon nog via een
advertentie in vakblad of krant.
Je e-mailt je c.v naar de organisatie en vervolgens wacht je af wanneer er een reactie komt. Hoe kan
je vervolgens het verdere proces eenvoudig automatiseren met Office 365 en Flow? Het rond mailen
van een c.v. brengt in het kader van de AVG grote problemen met zich mee. Er is namelijk het recht
van de sollicitant dat de c.v. na 4 weken verwijderd wordt tenzij de sollicitant toestemming geeft dat
de c.v. bewaart mag worden voor een mogelijk andere functie, hier staat een termijn voor van 1 jaar.
De c.v. mag dan ook niet meer in de mailbox zitten of als bijlage aan een agenda afspraak in Outlook!
Mocht de sollicitant hebben aangeven dat de c.v. nog een jaar bewaard mag worden maar deze
alsnog besluiten na 4 maanden een verzoek in te dienen dat deze verwijderd moet worden dan moet
je hier alsnog aan voldoen. Ook heeft de sollicitant het recht om te weten wie allemaal toegang heeft
gehad tot zijn c.v.
Dit is een voorbeeld hoe je dit kunt oplossen met Office 365:
De eerst stap is het creëren van een Document bibliotheek op SharePoint. Doe dit niet op OneDrive
deze is namelijk verbonden aan een persoon. Het fictieve bedrijf heet Peoplecentric en de SharePoint
omgeving is softlake.sharepoint.com
Maak een folder met de naam CV, hier worden de CV’s in
opgeslagen. Open deze folder en ken de rechten toe aan de
juiste medewerkers. Bij voorkeur “Can view”
Dit kunnen b.v. de medewerkers zijn van HR-afdeling. Voeg hier niet de medewerker(s) toe die het
sollicitatiegesprek gaan voeren.
2. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Je kunt vervolgens alerts toekennen:
De volgende stap is het maken van een gedeelde mailbox. De sollicitant moet de cv naar een
gedeelde inbox emaillen en niet naar een persoonlijk emailadres. In dit voorbeeld heb ik de gedeelde
mailbox CV@peoplecentric.nl aangemaakt.
Pas de “automatic replies” aan zodat de afzender automatisch een antwoord krijgt.
Het kan ongeveer 5 tot 10 minuten duren voordat de mailbox
actief is.
3. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
We gaan nu de Flow maken die de CV als email bijlage automatisch opslaat in de folder CV op de
SharePoint.
Open de website https://flow.microsoft.com en login met je Office 365 account. Lukt dit niet dan
moet je aan de administrator vragen of Flow voor jou aangezet kan worden.
Klik op + Create from blank
Klik op Create from blank
Geef de Flow een naam, b.v. CVFLOW
Klik op Office 365 Outlook
Kies voor de mogelijkheid “When a new email arrives in a
shared mailbox”
Mailbox Adress = cv@peoplecentric.nl
Has Attachments = Yes
Include Attachments =Yes
Klik op + New step
4. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Klik op Add an action
Type “Create file” in het
zoekvenster
Klik op “SharePoint –
Create file”
Klik op het dropdown pijltje
bij *Site Address en
selecteer je SharePoint
omgeving. In dit voorbeeld
softlake.sharepoint.com
5. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Selecteer bij *Folder Path
“Shared Documents”
En vervolgens kies je CV. Dat
is de folder die eerder is
aangemaakt
Bij *File Name selecteer je
het veld “Name”
Type bij *File Content in het
zoekvenster content en
vervolgens op See more
6. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Selecteer Content
Je kunt nu ook nog wat extra zaken
toevoegen zoals emailadres afzender
en ontvangt datum en tijdstip
Je kunt vervolgens nog allerlei acties
toevoegen. In dit voorbeeld houden we
eenvoudig en slaan we de Flow op
Klik op Save flow
7. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Klik op Update flow.
Wacht vervolgens een paar minuten en maak een email. Stuur vanaf je Live.nl, Gmail of Apple mail
een email naar CV@Peoplecentric.nl (niet dit adres gebruiken maar je eigen shared mailbox alias)
met een bijlage.
Open je SharePoint folder en na 2 – 3 minuten verschijnt de cv
Je kunt nu ook weer
een Flow maken wat
er vervolgens moet
gebeuren.
De sollicitant heeft inmiddels
automatisch een email ontvangen
We gaan de CV delen met de medewerker die het Interview heeft met de sollicitant. Dit doen we niet
als attachment aan een email bericht want we willen immers dat de CV niet in de inbox of als bijlage
in de agenda van de interviewer komt.
Open een nieuwe afspraak in de Outlook agenda en nodig de Interviewer uit. Maak de afspraak
“prive” en voeg de link naar de CV toe
8. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Klik op de folder CV en selecteer het juiste document.
Selecteer koppeling delen, de CV blijft op de SharePoint staan en de link wordt toegevoegd aan de
afspraak.
Verander de rechten naar Geadresseerden kunnen weergeven
Je kunt de oplossing verder automatiseren door er nog een aantal Flows aan toe te voegen.
Veel succes met je Flow
Hans van der Meer