Seminář si pro vás připravila Mgr. Gabriela Šimková, lektorka projektu CEINVE.

1. Timemanagement:
uspořádejte si svůj
čas
Mgr. Gabriela Šimková, KISK FF MU
gsimkova@phil.muni.cz
FF MU, 25. února 2015

2. Myšlenková mapa z předmětu Kreativní práce s informacemi (KPI22), e-
learning otevřený všem studentům MU

3. To – do
Seznamy
Úkoly
 seznam úkolů pod sebou, které si jedinec
odškrtává či jinak označuje, pokud jsou
splněny – motivační, energie pro další
činnosti
 Paretovo pravidlo 80/20
 řazení úkolů podle určitých hledisek
(priority, naléhavost):
 naléhavé a důležité
 důležité a nenaléhavé
 nedůležité a nenaléhavé

5. David
Allen:
GTD
 Getting things done
 pro mozek není přirozené si pamatovat všechny
povinnosti
 externí systém (jednotlivé seznamy) – není
nutné pamatovat si, co vše je třeba splnit -
možnost věnovat se jedné činnosti naplno
 5 fází:
 Sesbírej
 Zpracuj
 Zorganizuj
 Zhodnoť
 Udělej

6. 1.Sesbírej
 Všechny záležitosti do externí schránky (e-mail,
papír, chytrý telefon a vhodná aplikace…).
 méně schránek = lepší orientace
 Schránka dostupná kdykoli, kdy si potřebujete
úkol zaznamenat
 Př. Online aplikace – nutné paralelní záložní
řešení

7. 2.Zpracuj
 zvážení realizovatelnosti činnosti:
 Nerealizovatelným se nezabývejte, nebo to
zařaďte do seznamu „někdy možná…“
 Realizovatelné činnosti:
 udělejte ihned
 odložte na později
 někomu delegujte
 Pravidlo dvou minut = pokud můžete činnost
udělat do dvou minut, udělejte ji a neodkládejte
ji. U jiných činností zjistěte, kolik kroků je k
dokončení potřeba udělat. Pokud je to více než
jeden krok, vytvořte si z úkolu projekt.

8. 3.Zorganizuj
 Rozhodnutí, kdy bude činnosti realizována nebo
delegována.
 „další kroky“ – fyzická, viditelná činnost. Hlídat
musíte všechny kroky, které je nutné splnit v
určitém čase.
 „čekám na“ – v této položce si vedete seznam
činností, které jste delegovali na někoho jiného.
 „projekt“ – na tomto seznamu budou činnosti,
které vyžadují více než jeden krok. Může se tak
jednat i o zdánlivě drobné záležitosti. Projekt (např.
napsat knihu) nikdy neprovádíte/neplníte, ale
vykonáváte jen jednotlivé „další kroky“, které
vedou k postupnému plnění projektu.
 „kalendář“ – je potřeba si vytvořit diář (fyzicky či
online) a do něj zapisovat úkoly podle toho, na jaký
čas jsou vázané a jak rychle je třeba je zvládnout.
Do diáře zapište:
 kroky vázané na určitý čas (schůzky…),
 kroky na daný den (nevázané na přesný čas),
 informace pro daný den.
 „někdy“ – sem patří položky, které jste určili jako
nerealizovatelné, ale nezahodili jste je.Tyto úlohy
buď potřebují čas k dozrání, nebo se jedná o
činnosti, na které nechcete zapomenout, ale
nechcete je nyní.

9. 4.Zhodnoť
 hodnocení v několika časových horizontech
 Je vykonáváno to, co je potřeba?
 Vracejte se ke svému diáři
 Týdenní hodnocení – revize celého vašeho GTD
systému
 Činnosti aktualizujte, ujasňujte a doplňujte

10. 5.Udělej
 Začátek činnosti.
 Co budu dělat právě teď?:
 Kontext – můžete činnosti dělat kdekoliv nebo je
vázaná na určité místo?
 Dostupný čas – mám 5 minut nebo 50 minut do
začátku činnosti vázané na čas?
 Dostupná energie – kolik energie máte? Máte
spíše fyzickou energie nebo duševní sílu?
 Priorita – která činnost se vám s daným
kontextem, časem a energií nejlépe zúročí?

11. GTD pro
studenty
 Snaha o zjednodušení GTD
 Demonstrace toho, jak si věci snadno a
přehledně zorganizovat:
1. Schránka na vstupy (blok, nástroj…) – dostat z
hlavy vše, co člověk musí vyřídit
2. Systém hodnocené položek (vyřízení
obratem, odložení na konkrétní den a čas –
kalendář, seznamy kontextů – v jaké situaci
bude splnění úkolu nejvhodnější, projektové
plány – třeba určit všechny kroky, viz. Sepsání
seminární práce)

12. Týdenní
hodnocení
 Vyhraďte si pravidelný čas, kdy ho budete
provádět (neděle večer?) – klíčová
systematičnost
 Projděte si diář, kalendář, IS
 Používejte seznam podnětů k nehotovým
poznámkám (http://lifehacker.com/5611657/use-
a-weekly-review-list-to-stay-a-step-ahead-this-
semester), tzv. trigger list
 Zaznamenejte si úkoly a události
Zdroj: Hořický, Jakub. GTD pro studenty. Mít vše hotovo
[online]. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/2010/09/gtd-
pro-studenty/

13. Timeboxing
 Úkol je zpracováván určitou přesně stanovenou
dobu – poté přichází na řadu úkol další
 K čemu je to dobré? (viz http://www.mitvsehotovo.cz/2009/06/timeboxing-
vam-pomuze-mit-ruzne-veci-hotovo-neverite/ )
 Překonat prokrastinaci („Úkol budu dělat jen 15
minut a pak můžu jít na další.“)
 Motivace do velkých projektů
 Zlepšení vědomí uplynulého času
 Vytvoření pracovního rytmu – hlídání času na
odpočinek
 Pomoc při fázování tvořivých úkolů
 Omezení perfekcionismu
 Zvýšení pozornosti

14. Pomodoro
Prostudujte si o technice vše potřebné na http://pomodorotechnique.com/

15. Práces e-mailem
 Zásada prázdného inboxu:
 jednodušší úkoly vyřiďte hned, nikam jej
nezapisujte
 Složitější roztřiďte – odložit na později, přidat
štítek, čas připomenutí
 Nebojte se vyhledávání
 Pokud možno poštu nemažte, ale archivujte
 Vyřizujte e-maily v předem daných časových
blocích (3x denně?, pozor na vyskakovací okna s
upozorněním)

16. Rady
 Vždy se ptejte: „Co mohu udělat nyní vzhledem ke
kontextu, času a energii? „Mám tři hodiny do
přednášky. Mohu si někde prostudovat materiály,
abych byl připravený? Nebo mohu oběhat úřady,
které teď mají otevřeno?“.
 Pokud se nemůžete donutit pracovat, zkuste si říci,
že alespoň začnete a vydržíte 5 minut. Pokud vám
to ani po pěti minutách nepůjde, můžete dělat něco
jiného.Většinou 5 minut stačí, abyste se do práce
dostali, a už od ní neodejdete. A pokud u ní
nevydržíte, asi není správný čas, kontext či nemáte
energii.
 Otálejte uvědoměle – uvážlivě oddalujte úkoly,
které mají nízkou hodnotu, abyste získali více času
na úkoly, které jsou pro vás skutečně důležité
 „Pokud musíte sníst dvě žáby, snězte tu, která je
odpornější.“
 Naučte se soustředit na jednu činnost: rozhodnutí,
disciplína, odhodlání
 Nikdy se nenechte vystresovat nějakou time
managementovou metodou. Řiďte se tím, co
vyhovuje vám.
 Vždy myslete na své dlouhodobé cíle a na to, zda
vaše činnosti do těchto cílů spadají. Nedělejte
zbytečné věci.

17. Nástroje
 Kalendář
 Google kalendář
https://www.google.com/calendar/
 Time tracking
 Yast https://www.yast.com/
 Toggl https://www.toggl.com/
 Plánování
 Doodle http://doodle.com/cs/
 To-do
 Remember the Milk
https://www.rememberthemilk.com/
 Do it tomorrow https://www.tomorrow.do/
 Evernote https://evernote.com/
 Wunderlist https://www.wunderlist.com/
 Trello https://trello.com/
 Droptask https://www.droptask.com/

18. Literatura
 ALLEN, David. Aby vše klapalo: jak hravě zvládat
pracovní i životní výzvy.Vyd. 1. Brno: Jan Melvil,
c2009, 294 s. ISBN 9788087270004.
 ALLEN, David. Mít vše hotovo: jak zvládnout práci i
život a cítit se při tom dobře.Vyd. 1. Brno: Jan Melvil,
2008, 255 s. ISBN 9788090391284.
 COVEY, Stephen R. 7 návyků skutečně efektivních
lidí: zásady osobního rozvoje, které změní váš život.
Vyd. 2. Praha: Management Press, 2011, 342 s.
ISBN 978-80-7261-241-3.
 PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management IV.
generace. 2., aktualiz. vyd. Praha: Grada, c2006, 259
s. ISBN 8024717018. Částečně dostupné z:
https://books.google.cz/books?id=trahvoXPB0MC&
lpg=PA11&ots=FjAhMCqqbs&dq=pacovsk%C3%BD
%20%C4%8Dlov%C4%9Bk%20a%20%C4%8Das%
20%C4%8Dbdb&hl=cs&pg=PA2#v=onepage&q=pa
covsk%C3%BD%20%C4%8Dlov%C4%9Bk%20a%2
0%C4%8Das%20%C4%8Dbdb&f=false
 PRICE,Geraldine a Pat MAIER. Efektivní studijní
dovednosti: odemkněte svůj potenciál.Vyd. 1. Praha:
Grada Publishing, 2010, 361 s. ISBN 9788024725277.
 TRACY, Brian. Snězte tu žábu!: 21 rad, jak v co
nejkratším čase udělat co nejvíce. Olomouc:ANAG,
2007, 128 s. ISBN 978-80-7263-403-3.