1. E-facturering
DOOR MR. FRISO DE JONG, VOORZITTER VAN DE STICHTING FACTUURWIJZER EN INITIATIEFNEMER VAN HET KEURMERK
E-FACTUREREN, DAT WORDT ONDERGEBRACHT BIJ STICHTING WAARBORG E-FACTUREREN.
Keurmerk
E-factureren ziet
het licht
Tijdens het Factuurcongres 2010 ontvingen de eerste organisaties het Keurmerk E-factureren uit handen van de
onafhankelijke Stichting Waarborg E-factureren. Dit keurmerk vult de snelgroeiende behoefte aan transparantie en
vertrouwen bij e-factureren in. Vergelijkbaar met het Thuiswinkel Waarborg voor online winkelen, wil het de adoptie
van en het vertrouwen in e-factureren flink vergroten. Want deze twee belemmeringen - adoptie en vertrouwen - lijken
grootschalige besparingen door e-factureren nog steeds in de weg te staan. Gaat het roer nu om?
AL MEER DAN DERTIG ORGANISATIES VOEREN HET KEURMERK
B
ij ‘adoptie’ hebben we het niet over adoptie bij de  fiscus: kunt u erop vertrouwen dat u bij het verzenden en
verzenders. Zij snappen wel wat er met e-factureren te ontvangen van elektronische facturen voldoet en blijft voldoen
halen is. aan de fiscale voorwaarden?
We hebben het dan over adoptie door:  controle: hoe houdt u controle over uw verkoop- en inkoopfac-
 zakelijke klanten en consumenten, die steeds meer facturen turen als een derde partij wordt ingeschakeld?
elektronisch zullen ontvangen omdat - naar wordt veronder-  dienstverleners: welke dienstverleners kunt u vertrouwen?
steld - iedereen facturen elektronisch zal gaan verzenden;
 financiële en boekhoudpakketten, die op de een of andere Zelfregulering
manier voor 90 procent van het Nederlandse bedrijfsleven Het Keurmerk E-factureren is een vorm van zelfregulering en
het verzenden en ontvangen van e-facturen zullen moeten werkt in de praktijk als volgt: Op www.keurmerkefactureren.nl
gaan faciliteren; kan een organisatie online een aanvraagformulier invullen, aan-
 accountants- en administratiekantoren die administraties met vinken voor welke ‘processen’ het keurmerk wordt aangevraagd
elektronische facturen - eventueel samen met papieren factu-
ren - moeten gaan controleren en tegelijkertijd geconfronteerd
worden met minder omzet uit het inboeken van facturen. DE BASISPRINCIPES
Deze zijn tot stand gekomen op basis van input vanuit de Belas-
‘Vertrouwen’ de andere belemmering, kan hier niet helemaal los
, tingdienst, het ministerie van Economische Zaken, ECP-EPN,
van worden gezien. Als men e-factureren vertrouwt, is de Stichting ITO, de rechtspraak, de EU E-invoicing Expert Group,
overstap dichtbij. Bij vertrouwen hebben we het over aspecten als: CEN/ISSS E-invoicing Workshop en de 25 deelnemers aan het
 spookfacturen: hoe weet u zeker dat deze factuur van een pilotproject voor het Keurmerk E-factureren.
leverancier van u afkomstig is?
T I J D S C H R I F T A D M I N I S T R AT I E – N U M M E R 7/ 8 – J U L I / A U G U S T U S 2 0 1 0 18 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L
TA7810_Artikel Keurmer 18 20-07-2010 09:37:53

2. De klant kan erop vertrouwen dat wordt voldaan aan de wetten en regels rondom fiscale controle en privacy.
 gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijke
en plechtig beloven de beginselen na te leven. Deze beginselen bereikbaarheidsgegevens;
omvatten technologieneutrale basisprincipes die tussen twee  betrouwbare organisatie en bedrijfscontinuïteit;
organisaties van toepassing zijn.  controleerbaarheid;
 vertrouwelijkheid en privacy;
 grensoverschrijdende facturen;
HET KEURMERK E-FACTUREREN IS EEN VORM
 geschillenbeslechting.
VAN ZELFREGULERING EN IS VERGELIJKBAAR MET
Na ontvangst van het formulier controleert Stichting Waarborg
HET THUISWINKEL WAARBORG VOOR ONLINE
E-factureren de ingevulde gegevens. Ook gaat men na of de
WINKELEN bereikbaarheidsgegevens juist en volledig zijn. Als die allemaal
in orde zijn en de factuur betaald is, ontvangt de aanvrager het
De keurmerkbeginselen vormen de basisprincipes waarvoor een keurmerklogo met een link naar zijn of haar pagina op de website.
keurmerkvoerder (een organisatie die het keurmerk wil gebrui- Daar kunnen klanten onder meer een beoordeling achterlaten op
ken) belooft zich in te spannen: basis van de beginselen van het Keurmerk E-factureren en zien
 naleven van wet- en regelgeving rond e-factureren; voor welke processen het keurmerk is aangevraagd.
 gelijkheid tussen papieren en elektronische facturen;
 geen gedwongen overstap naar elektronische facturen; Horizontaal keurmerk
 voorkomen van customer lock-in; Het betreft hier een ‘horizontaal keurmerk’ dat zich richt op alle
 gebruikmaken van open standaarden; organisaties die zich bezighouden met of te maken krijgen met
W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L 19 T I J D S C H R I F T A D M I N I S T R AT I E – N U M M E R 7/ 8 – J U L I / A U G U S T U S 2 0 1 0
TA7810_Artikel Keurmer 19 20-07-2010 09:37:54

3. elektronische facturen. Denk bijvoorbeeld aan bedrijven die
facturen verzenden en verwerken, billing service providers, ban- LANCERING
ken, aanbieders van online factuurdiensten, leveranciers van Het Keurmerk E-factureren is tijdens het Factuurcongres 2010
boekhoudpakketten, administratiekantoren, accountants, credit- officieel gelanceerd. Ruim dertig organisaties (dienstverleners en
managementorganisaties, webshops en alle andere organisaties eindgebruikers) ontvingen het keurmerk waarmee ze beloven zich
die van e-factureren hun beroep of bedrijf maken of die het in te zullen houden aan de basisprincipes ervan. Deze principes
hun organisatie toepassen. vergroten de duidelijkheid van en het vertrouwen in elektronische
Het keurmerk is van toepassing op alle elektronische facturen, facturen, waardoor het gebruik toeneemt en de terugverdientijd
zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen. Ook de omvang of van e-factureren fors verbetert. Het Keurmerk E-factureren is een
rechtsvorm doet niet ter zake. Zowel een consument, als een geregistreerd merk dat is ondergebracht bij de onafhankelijke
mkb’er, een groot bedrijf of een overheidsorganisatie kunnen Stichting Waarborg E-factureren. Dit is onderdeel van de voorbe-
terugvallen op de beginselen van het Keurmerk E-factureren. reiding op de keurmerkentoets van de Raad van de Accreditatie.
Het Keurmerk E-factureren is dan een van de 45 keurmerken in
Voordelen Nederland die deze toets op kwaliteit en onafhankelijkheid heeft
De voordelen betreffen allereerst het vergroten van het vertrou- doorstaan. Alle informatie, inclusief de bedrijven die het keurmerk
wen in en de adoptie van e-factureren. Daarnaast heeft het voor- voeren, is te vinden op: www.keurmerkefactureren.nl.
delen voor diverse groepen.
Voor organisaties die het keurmerk voeren:
 betrouwbare uitstraling voor een relatief geringe investering; Checklist
 impuls voor kwaliteitsverbetering; De gratis Checklist E-factureren behandelt dezelfde eisen, proces-
 het zich kunnen onderscheiden van organisaties die geen sen en uitgangspunten waarop de Belastingdienst controleert bij
keurmerk voeren; e-factureren en factuurverwerking: de zogenoemde Bedrijfs
 het inzetten als marketinginstrument; Proces Analyse (BPA) E-factureren. De reikwijdte en werking van
 zoekmachine-geoptimaliseerde profielinformatie op de pagina deze checklist is dat een organisatie weet aan welke voorwaarden
van de keurmerkvoerder, inclusief doorlink naar hyperlinks ze moet voldoen als ze aan de slag gaat met e-factureren en dat ze
naar keuze; op instemming kan rekenen van de Belastingdienst en de accoun-
 invloed op de herziening van het Keurmerk E-factureren tant. Een organisatie kan vervolgens met het Factuurkompas
halverwege 2011; (www.factuurkompas.nl) een keuze maken uit dienstverleners,
 meer vertrouwen in een hogere adoptie van elektronische mocht ze besluiten om e-factureren te gaan uitbesteden. Op
facturen. Softwarepakketten.nl kan zij kiezen uit financiële pakketten die
hiervoor gereed zijn.
Voor organisaties/consumenten die elektronische rekeningen
ontvangen van een keurmerkvoerder:
 bij vragen en onjuistheden gemakkelijk en rechtstreeks contact
ZOWEL EEN CONSUMENT, ALS EEN MKB’ER, EEN
kunnen opnemen met de keurmerkvoerder via de hyperlink in
het keurmerk; GROOT BEDRIJF OF EEN OVERHEIDSORGANISATIE
 niet (financieel) worden gedwongen om over te stappen op
KUNNEN TERUGVALLEN OP DE BEGINSELEN VAN
e-factureren; gelijkheid tussen papieren en elektronische
facturen; HET KEURMERK E-FACTUREREN
 beschikking kunnen blijven houden over de ontvangen
elektronische facturen, ook bij overstap naar een andere
leverancier; De reikwijdte van het keurmerk verschilt duidelijk (extern gericht,
 er op kunnen vertrouwen dat wordt voldaan aan de wetten en tussen handelspartners) van de checklist. Ondanks dat sluiten
regels rondom fiscale controle en privacy; beide nauw op elkaar aan: keurmerkvoerders kunnen aangeven
 het kunnen beoordelen van de keurmerkvoerder; welke fiscale controleprocessen (dus ook de BPA E-factureren van
 onafhankelijke geschillenbeslechting. de Belastingdienst) op hen van toepassing zijn. Dit vergroot het
onderlinge vertrouwen tussen handelspartners.
Dezelfde voordelen gelden voor organisaties die e-factureren uit-
besteden aan een dienstverlener die het Keurmerk E-factureren Certificaat
voert. Daar komt voor deze categorie bij dat zij erop kunnen ver- Het Certificaat E-factureren is vooral bedoeld voor dienstverle-
trouwen dat zij zaken doen met betrouwbare organisaties, waarbij ners en omvat een zware toets door onafhankelijke deskundigen
ook aandacht wordt besteed aan bedrijfscontinuïteit. op basis van de toepasselijke criteria uit zowel de checklist als het
keurmerk.
Twee andere instrumenten
Het Keurmerk E-factureren krijgt bovendien gezelschap van twee
andere instrumenten die het vertrouwen en de adoptie moeten
vergroten: de gratis Checklist E-factureren en het Certificaat
E-factureren. De checklist, het keurmerk en het certificaat worden
gefaciliteerd door de onafhankelijk stichting Waarborg E-facture-
ren.
T I J D S C H R I F T A D M I N I S T R AT I E – N U M M E R 7/ 8 – J U L I / A U G U S T U S 2 0 1 0 20 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L
TA7810_Artikel Keurmer 20 20-07-2010 09:38:01