1. Thủ thuật tạo file XML trong Word 2003
Do đó dữ kiệu này có thể tái sử dụng vì những ứng dụng có
thể đọc văn bản thuần đều có thể đọc được dữ liệu. Nhưng
nhiều người lại cho rằng Word không phải là công cụ thích
hợp để chỉnh sửa file XML, nhưng những thủ thuật dưới
đây sẽ giúp bạn chỉnh sửa file XML trên Word rất hiệu
quả.
1. Sử dụng mọi File Word
Hầu hết mọi ứng dụng đều mặc định định dạng file trong hộp
thoại Save và Open. Ví dụ, Word 2003 mặc định định dạng
file là .doc. Nếu muốn mở một loại file khác với cài đặt mặc
định bạn phải mở danh sách thả xuống của File Of Type, lựa
chọn loại file sau đó để Word cập nhật danh sách. Bạn có thể
rút ngắn công đoạn này nếu cài đặt mặc định cho Word hiển thị
những file XML bằng cách lựa chọn mục All Word
Documents trong danh sách File As Type. Sau đó, Word sẽ
hiển thị file XML trong hộp danh sách Name, và những cài đặt
này sẽ được lưu lại.

2. 2. Lưu với định dạng *.xml
Theo mặc định, Word sẽ lưu file theo định dạng .doc. Nếu
chỉ làm việc với file XML, bạn phải nhớ thay đổi cài đặt mỗi
khi lưu file. Tuy nhiên có một cách giúp bạn không phải luôn
ghi nhớ điều đó bằng cách cài đặt cho Word tự động lưu tài
liệu dưới định dạng XML:
• Vào menu Tool Options.
• Chọn tab Save.
• Trong danh sách thả xuống của Save Word File As, lựa
chon định dạng của XML là *.xml.
• Sau đó click OK.

3. 3. Thay đổi thuộc tính
Khi mở một tài liệu XML, Word sẽ hiển thị tag và nội dung,
ngoài ra nó còn mở cửa sổ tác vụ XML Structure. Nhưng
những thuộc tính này nằm ở đâu? Để xem các thuộc tính, bạn
chỉ cần phải chuột lên một phần tử và lựa chọn Attributes, sau
đó sẽ xuất hiện hộp thoại Attributes For Item. Để thay đổi giá
trị, lựa chọn một thuộc tính trong danh sách Assigned
Attributes và hiệu chỉnh giá trị trong hộp Value.

4. Nếu phần tử này có nhiều giá trị, hộp thoại sẽ không chỉ ra giá
trịđang cài đặt. Để tránh rắc rối, bạn nên lựa chọn trước phần
tử cần càiđặt sau đó mới mở hộp thoại Attributes For Item.
4. Tìm kiếm tùy chọn
Word cho phép bạn kiểm soát các tác vụ trên file XML, nhưng
rất khó tìmthấy những tùy chọn thực hiện cấu hình. Bạn có thể
tìm những tùy chọnnày theo cách phổ thông sau:
• Vào menu Tool Template And Add-Ins.
• Chọn tab XML Schema.
• Click nút XML Options để mở hộp thoại XML Options.

5. Ngoài ra có một cách đơn giản hơn để mở hộp thoại XML
Options đó là click vào liên kết XML Options ở phần dưới
cùng của cửa sổ tác vụ XML Structure.Nhưng cần nhớ rằng
những tùy chọn này chỉ làm việc với tài liệu hiệnthời. Bạn
phải thiết lập lại chúng khi mở một file XML khác.

6. 5. Chỉnh sửa dễ dàng
Nếu muốn chỉnh sửa nội dung hiện thời bạn không cần sử
dụng đến tag, vìbạn có thể xóa nhầm tag. Để tắt bỏ tag trong
khi chỉnh sửa, bỏ tùy chọnShow XML Tags In The
Document trong cửa sổ tác vụ XML Structure.Bạn chỉ cần
nhập giá trị mong muốn để thay đổi giá trị. Để xóa giá trị,bạn
cần lựa chọn mọi tag từ tag đầu đến tag cuối. Nếu xóa một gía

7. trịmà không xóa các tag của phần tử thì bạn sẽ tạo ra một phần
tử rỗng.
Hoặc bạn có thể chuyển đổi cài đặt tag ẩn hoặc hiện bằng cách
ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+X.
6. Hiển thị phần tử rỗng
Tốt nhất bạn nên tránh tạo ra những phần tử rỗng, tuy nhiên
cũng có những trường hợp ngoại lệ. Dù đã lựa chọn tùy chọn
Show XML Tags In The Document,nhưng vì một số lỗi mà
tag cũng không hiển thị được. Nếu muốn ẩn đinhững tên phần
tử nhưng vẫn muốn biết khi một phần tử bị rỗng, bạn hãysử
dụng trình giữ chỗ:
• Vào menu Tools Templates And Add-Ins.
• Chọn tab XML Schema.
• Chọn tiếp XML Options.
• Kiểm tra tùy chọn Show Placeholder Text For All
Empty Elements trong danh sách tùy chọn AML View.
• Sau đó Click OK hai lần.

8. 7. Tránh mất dữ liệu
Quá trình chuyển đổi định dạng sẽ quyết định dữ liệu trong
tài liệuWord. Nếu quá trình chuyển đổi không phù hợp với dữ
liệu trong file bạnđang mở thì dữ liệu đó không hiển thị được
trên file đó. Trong trườnghợp này, quá trình chuyển đổi giống
như quá trình lọc dữ liệu. Ví dụ,bạn có thể sử dụng việc
chuyển đổi để tạo ra một danh sách sản phẩm vàgiá cả. Một
quá trình chuyển đổi khác có thể bao gồm tên sản phẩm, giávà
thông tin mô tả sản phẩm. Thay vì mở file gốc và tự xóa dữ
liệukhông cần thiết, quá trình chuyển đổi sẽ tự động thực hiện
những thaotác đó nếu áp dụng chuyển đổi khi bạn mở file gốc.
Để mở một file áp dụng chuyển đổi, lựa chọn Open With
Transform từ danh sách thả xuống của nút Open (trong hộp
thoại Open). Ngoài ra bạn cũng có thể áp dụng chuyển đổi khi
lưu file: Trong hộp thoại Save As, lựa chọn XML Document

9. của tùy chọn File As Type, chọn tiếp tùy chọn Apply
Transform, sau đó click nút Transform để lựa chọn loại
chuyển đổi muốn sử dụng.
Cần nhớ rằng, quá trình chuyển đổi không chỉ thay đổi file
đang mở màcòn thay đổi cả tài liệu gốc trong Word. Nếu lưu
file đang mở, nhữngthay đổi cũng được lưu vào file gốc. Và
nếu áp dụng chuyển đổi cho filađang lưu, thì chuyển đổi này
cũng được lưu vào file gốc. VÌ vậy đểtránh mất dữ liệu hoặc
thay đổi file gốc, hãy lưu những file chuyển đổidưới một tên
mới.
8. Tải XML Reference Schemas
Nếu muốn dùng Word để viết code tạo định dạng XML, bạn
cần tải Office 2003 XML Reference Schemas hay System
Office 2007: XML Schema Reference.Đây là những file trợ
giúp làm việc với cấu trúc XML trong Word. Saukhi tải, mở
những file .chm trong trình duyệt để xem và tham chiếutrong
khi làm việc. Nếu cần chia sẻ file XML cho những người
khác, bạnnên sử dụng Word 2003: XML Viewer.
9. Tắt bỏ vùng tên
Đôi khi những tên phần tử trong hộp thoại XML Structure rất
dài và vônghĩa vì bảng hiện thị vùng tên trong tên phần tử
được cài đặt mặc định.

10. Để loại bỏ vùng tên bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau:
• Click liên kết XML Options phía dưới của cửa sổ tác vụ
XML Structure.
• Trong danh sách tùy chọn, lựa chọn tùy chọn Hide
Namespace Alias In XML Structure.
• Sau đó click OK.
Sau đó cửa sổ tác vụ XML Structure trở thành:

11. 10. Chống xóa những phần tử của XML
Có thể một tài liệu XML sẽ có nhiều người tham gia chỉnh

12. sửa. Trongtrường hợp này bạn có thể sử dụng một tính năng
của tài liệu XML để bảovệ những tag của XML trong khi cho
phép những người khác chỉnh sửa nộidung hiện thời. Thực
hiện các thao tác sau:
• Lựa chọn tùy chọn Show XML Tags In The Document
trong cửa sổ tác vụ XML Structure.
• Chọn mục Protect Document trong menu Tool.
• Lựa chọn tùy chọn Allow Only This Type Of Editing In
The Document trong vùng Editing Restriction của cửa
sổ tác vụ Protect Document.
• Lựa chọn tiếp No Changes (Read Only – chỉ đọc). Đây là
tùy chọn được cài đặt mặc định.
• Trong tài liệu, lựa chọn những nội dung của một phần
tử.
• Sau đó chọn tùy chọn Everyone trong mục Exceptions
của cửa sổ tác vụ Protect Document. Theo hình I.
• Thực hiện lại bước 5 và 6 với mỗi tag XML chứa dữ liệu
bạn cho phép người khác chỉnh sửa.
• Sau đó click Yes, Start Enforcing Protection.
• Để đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu, bạn nhập mật khẩu
vào ô Password và Retype Password; để mã hóa tài liệu,
click vào User Authentication.
• Thực hiện xong click OK.

13. 11. Mở file XML trong Office 2007
Những ứng dụng trong Office 2007 cũng sử dụng những file
Office Open XML Format.Những file này sử dụng phương
pháp nén ZIP. Nếu bạn muốn xem file Word,Excel hay Power
Point (2007) dưới dạng tài liệu XML, thay đổi đuôi mởrộng
của những file này thành ZIP, sau đó mở những file này trong
Windows Explorer bạn sẽ thấy những folder sau:
• Folder _rels chứa một file định dạng .rels lưutrữ thông
tin về mối quan hệ giữa những mục trong gói ZIP. Đó

14. là phươngpháp Office 2007 tìm kiếm mọi thông tin
cần thiết khi mở một tài liệu.
• Folder chứa tài liệu chính lưu trữ nhữngfile đa
phương tiện (hình ảnh, âm thanh, …) và file nội dung
của tàiliệu. Nó cũng lưu trữ nhiều loại phần tử của tài
liệu như: cài đặt, chủđề, và header.
• File [Content_Types].xml chứa định nghĩa những loại
nội dung.
Sử dụng đuôi mở rộng ZIP, bạn có thể tìm hiểu rất nhanh về tài
liệu.Nhưng bạn không nên thay đổi cấu trúc folder hay thay
đổi tên file khiđang mở.