Papierloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint

4,076 views

Published on

De presentatie van Dave Bakker tijdens de oktober sessie van SPBUGNL over papiersloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint.

1 Comment
3 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
4,076
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
73
Actions
Shares
0
Downloads
35
Comments
1
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Papierloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint

  1. 1. 16 oktober 2013
  2. 2. #papierloos vergaderen
  3. 3. introductie Dave Bakker 15 jaar ervaring in ICT Drachten Friesland Office365 SharePoint online Workshops & trainingen Intranet en digitaal vergaderen SharePoint adviseur
  4. 4. introductie arrix optimus alle disciplines onder één dak ruim 10 jaar ervaring advies, implementatie & beheer focus op het Microsoft platform websites webshops internet marketing SharePoint & software – ontwikkeling
  5. 5. Waarom digitaal vergaderen met SharePoint?  Bespaar fors op afdruk en papierkosten*  Alle informatie en documenten centraal beschikbaar  Sneller informatie vinden  Eenvoudiger vergaderingen plannen  Automatische bewaking actiepunten  Versiebeheer  Naadloze intergratie met Microsoft Office en Outlook  Ondersteuning voor Apple, Android en Windows tablets *Bron: http://www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden/
  6. 6. plan van aanpak vooronderzoek functioneel ontwerp inrichting & implementatie Live demo training en begeleiding support & coaching
  7. 7. nut en noodzaak van het vooronderzoek enkele voorbeeld vragen:  Hoe wordt er nu vergaderd?  Hoe wordt er nu genotuleerd?  Gaan we dit proces één op één digitaliseren?  Hoe maken we de voordelen meetbaar?  Kiezen we voor SharePoint online of on premise?  Welk type tablet computer gaat gebruikt worden? vooronderzoek
  8. 8. de praktijk in veel gevallen: notulen en actiepunten in Word of PDF vooronderzoek
  9. 9. de praktijk in veel gevallen: notulen en documenten per e-mail rondsturen en uitprinten vooronderzoek  Actie punten zitten gevangen in een document  Notulen worden niet altijd goed gelezen  Levensduur van een document duurt vaak net zo lang als de vergadering.  Mogelijk verschillende versies  Documenten worden niet altijd terug gevonden  Veel informatie is overbodig
  10. 10. de SharePoint gedachte: lijsten en kolommen vooronderzoek
  11. 11. waar gaat het nou eigenlijk om bij vergaderingen? vooronderzoek  Willen we enkel een centrale plek om documenten te delen?  Of willen we daadwerkelijk het proces verbeteren en meer gebruik gaan maken van SharePoint functionaliteiten?  Dit kan betekenen dat het maken van notulen definitief tot het verleden gaat behoren  Dit is winst in tijd en geld, maar betekend ook een andere manier van werken.  Is een organisatie hier daadwerkelijk klaar voor?
  12. 12. Hoe gaan we een goede vergadersite realiseren?  1 centrale plek voor vergaderingen  Koppeling met Outlook agenda en taken  Overzicht relevante documenten per vergadering  Taken koppelen aan personen of groepen  Overzicht ingebrachte punten per vergadering  Ontsluiting naar tablet  Platform onafhankelijk notities maken. Ook offline training en functioneel begeleiding ontwerp
  13. 13. hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien? functioneel ontwerp Platform: SharePoint online + WebApps Notities: OneNote Desktop, iPad en Windows RT Mobile devices: Surface & iPad Aanvullende App’s: SharePlus voor iPad
  14. 14. waarom OneNote? functioneel ontwerp  SharePoint is voor gestructureerde data. OneNote is voor ongestructureerde data.  App’s voor Windows RT, iPad en Android die ook offline te gebruiken zijn. Tevens uitgebreidere desktop applicatie beschikbaar.  OneNote notitieblokken kunnen worden opgeslagen op de SharePoint vergadersite en maken dus deel uit van het geheel.  Koppeling met Outlook.  Perfect om tijdens vergadering te gebruiken voor brainstorm sessies door middel van touch / pen
  15. 15. hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien? functioneel ontwerp  Vormgeving  Lijsten en bibliotheken  Rechtenstructuur  Werkstromen  Waarschuw mij notificaties
  16. 16. de praktijk: inrichting en implementatie inrichting & implementatie de volgende slides geven een indruk van de live demo
  17. 17. Startpagina met agenda en besluitenlijst
  18. 18. Standaard actiepunten lijst ivm koppeling Outlook actiepunten
  19. 19. - Versiebeheer op de lijst - Wijzigingen toevoegen aan bestaanden tekst Hierdoor kan een historie worden bijgehouden per actiepunt
  20. 20. Ingebrachte punten koppelen aan vergadering via opzoeken kolom
  21. 21. Overzicht ingebrachte punten en documenten per vergadering Via het aanpassen van het weergave formulier kunnen aanvullende webparts worden toegevoegd aan de agenda item weergave.
  22. 22. Lijsten kunnen in dit formulier worden gefilterd op vergader data
  23. 23. OneNote voor het maken van notities op tablet of pc - Markeringen kunnen worden toegevoegd zodat items’s later snel teruggevonden kunnen worden.
  24. 24. dank voor de aandacht! d.bakker@arrix.nl Dave_Bakker nl.linkedin.com/in/rjdbakker

×