ERP rendszer kiválasztása szolgáltató- és projektalapú cégek számára

Editor's Notes

• #2 Hogyan válasszunk ERP rendszert szolgáltató- és projektalapú cégek számára? TRL Hungary Kft., 2014.
• #3 A szolgáltató- és a projektalapú cégek másként működnek, mint a termelő-, gyártó- és kereskedő vállalkozások. Tevékenységük, folyamataik, kulcskérdéseik és üzleti információs igényeik is különböznek. Ezért a vállalatirányítási (ERP) rendszereikkel szemben támasztott követelmények is eltérőek.
• #4 Szolgáltató-, és projektalapú cégek számára nem felelnek meg a gyártó-, vagy kereskedő vállalatok részére kifejlesztett ERP rendszerek. Ha olyan vállalatirányítási rendszert vezetünk be, amelyik nem a szolgáltató cégek alapfogalmaira épül, akkor számos módosításra, félmegoldásra és kompromisszumra kell felkészülnünk. Ez egyrészt megnöveli a költségeket, másrészt nem nyújt megfelelő megoldást.
• #5 Válasszon olyan ERP megoldást szolgáltató, vagy projektalapú cége számára, amelyik tökéletesen illeszkedik a vállalkozás működéséhez, folyamataihoz és igényeihez. Milyen tényezőket érdemes figyelembe vennie, ha ERP rendszert keres szolgáltató-, vagy projektalapú cége számára?
• #6 A következő kilenc dián bemutatunk olyan kérdésköröket, amiket egy szolgáltató-, vagy projektalapú cégnek az ERP rendszer kiválasztása során fel kell tennie a sikeres bevezetés érdekében.
• #7 Moduláris, vagy integrált ERP rendszert válasszunk? A moduláris ERP rendszerekben az adatok tárolása elkülönülten történik. Emiatt ugyanazokat az adatokat többször kell rögzíteni a különböző modulokban, vagy rendszeres adatáttöltésekre van szükség. Gyakori, hogy ugyanarról a dologról az egyes modulokban eltérő adatok szerepelnek. Emiatt a döntéshozatal nehézkes, az egyeztetések sok időt és energiát igényelnek, a bizonytalanság állandó. Az integrált ERP rendszerekben az adatok tárolása egy adatbázisban történik, egy példányban. Így az adatokat csak egyszer kell rögzíteni a vállalatirányítási rendszerben, nincs szükség adatáttöltésekre sem. Ennek eredménye, hogy ugyanarról a dologról egyféle verzió létezik az ERP megoldásban, amelyek szolgáltatásokhoz, vagy projektekhez kötődnek. A döntéshozatal a megbízható és valós idejű adatok miatt felgyorsul, kevesebb egyeztetésre van szükség és javul a nyereségesség.
• #8 Valós nyereségadatok kimutatása A moduláris és gyártó, vagy kereskedelmi cégekre szabott ERP rendszerekkel alapesetben nem lehet szolgáltatásonként, vagy projektenként nyereséget kimutatni. A több modulból származó adatok miatt még a kiegészítésképpen bevezetett drága és bonyolult üzleti intelligencia megoldásokkal is ellentmondásos nyereség-kimutatásokat kapunk. Ha a nyereséget projektenként, vagy szolgáltatásonként szeretnénk kimutatni, iparágspecifikus megoldásra van szükségünk. Így a tevékenységek pénzügyi értékelése valós adatokon alapul. A költségek és bevételek pontosan megállapíthatók és kiszámlázhatók az egyes tevékenységekhez, projektekhez kötődően. Találgatások helyett tényeken alapuló nyereség-kimutatásokat fogunk kapni.
• #9 Termelő, vagy szolgáltató ERP? A termelő cégek ERP megoldásaiban a költségeket jellemzően accountokhoz és szervezeti egységekhez lehet kötni. Így a költségeket az egyes szolgáltatások, vagy projektek szintjén nem, vagy csak pontatlanul lehet kimutatni, ami a működést lelassítja és a döntéshozatalt megnehezíti. A szolgáltató cégeknek kialakított ERP megoldásokban minden tranzakció köthető tevékenységekhez, szolgáltatásokhoz, projektekhez. A ráfordítások és bevételek rögzítése alapvető változást jelent. Megtudhatjuk, hogy melyik projektünk, tevékenységünk, szolgáltatásunk nyereséges, melyik munkatársunk hatékony. A jelentősen javuló átláthatóság megalapozott döntéseket tesz lehetővé.
• #10 Ismerjen meg egy olyan megoldást, amelyet kifejezetten a szolgáltató- és projektalapú szervezetek számára készült: Maconomy ERP
• #11 Üres, vagy tartalmas riportok? A szolgáltató cégek számára a legtöbb ERP beépített riportjai túl általánosak, emiatt nagy mennyiségű, de nem személyre szabott jelentést kapunk. A szerepkörök kimutatásainak kialakítása később jelentősen megnöveli a költségeket. A szolgáltató- és projektalapú cégek számára kialakított vállalatirányítási rendszerek célzott, tartalmas jelentéseket kínálnak. Az iparágspecifikus, szerepkör alapú, dinamikus riportok módosítás nélkül biztosítják a szükséges információt.
• #12 Számlázás és cash-flow A termelő, vagy kereskedő cégek igényeire kialakított ERP rendszerek jellemzően egy számlasablont tartalmaznak. Ez a szolgáltató- és projektalapú cégek számára rugalmatlan megoldást jelent. A sablon a gyártáshoz és disztribúcióhoz kötődő adatokat tartalmazza, de az ügyfél-, szolgáltatás- és projektspecifikus információkat nem. Ezért az ügyfél reklamációk számra magas és lelassul a cash-flow. A szolgáltató cégek tevékenységenként, ügyfelenként és projektenként egyedi számlatípust igényelnek, számukra a rugalmas számlázás kiemelt fontosságú. A flexibilis számlaformátum mellett célszerű annyi rugalmas sablont kialakítani, amennyire szükségünk van. Így gyorsabban és kevesebb ügyfél reklamáció mellett történik a számlázás, ezáltal felgyorsul a cash-flow is.
• #13 Feladatlebontási struktúra A termelő- és kereskedő cégeknek kialakított ERP rendszerek jellemzően nem rendelkeznek feladatlebontási struktúrával (work breakdown structure). Emiatt a szolgáltató- és projektalapú cégek nem tudják tevékenységeiket az ERP rendszerükben megfelelően alábontani. Így az irányítás és a végzett tevékenységek nincsenek összhangban. A szolgáltató- és projektalapú szervezetek igényeinek megfelelő vállalatirányítási rendszer lehetővé teszi a tevékenységek lebontását. Így az irányítás és a végzett tevékenységek összhangban vannak.
• #14 Erőforrás-menedzsment Leltár és alkatrészek: a gyártásra tervezett ERP rendszerek az átlagos cégek leltárkészletének nyomon követésére és értékesítésére fókuszálnak. A szolgáltató- és projektalapú cégeknél a tevékenységek és a munkatársak a lényegesek. A munkatársak idejének optimalizálása csak utólagos félmegoldásokkal, vagy külső alkalmazásokkal oldható meg. Emiatt a kihasználtság alacsonyabb és így kevesebb bevételt tudunk elérni. Munkatársak: a szolgáltatás alapú ERP a legértékesebb erőforrásokra, a munkatársakra fókuszál, hiszen tőlük függ egy tevékenység sikere, nyereségessége. A munkatárs- és tevékenység, vagy projekt alapú folyamatok összekapcsolásával a kihasználtság megnő, a szolgáltatásaink idő- és költségkereteken belül maradnak. Ezáltal a bevételeinket maximalizálni tudjuk.
• #15 Bevétel-meghatározás A szolgáltatás- és projektalapú bevételek kimutatása a hagyományos, gyártó- és kereskedelmi jellegű ERP rendszerekben nehézkes, időigényes és pontatlan. Mivel a szolgáltatócégek bevételei a szolgáltatásaikhoz, projektjeikhez kötődik, ezért a pontos meghatározásukhoz szükség van ilyen jellegű felosztásokra. A szolgáltatás alapú számlázás lehetővé teszi a bevételek pontos és megfelelő részletezettségű meghatározását. Minden egyes szolgáltatáshoz, projekthez egyértelműen hozzáköthetők a vonatkozó bevételek. A gyors és pontos hozzárendelések miatt a cash-flow is felgyorsul.
• #16 Tömeges, vagy egyedi gyártás? A hagyományos, termelési ERP rendszerek a nagyszámú, egyforma termékek gyártását támogatják elsősorban. Ha minden termék alapvetően egyforma, ez a megoldás megfelelő. Egyedi igények kielégítéséhez olyan ERP rendszerre van szükségünk, amely képes az eltérések fizikai és pénzügyi kezelésére is. Ennek hiánya megnövelheti a költségeket. A szolgáltató jellegű ERP rendszerek az egyedi gyártás fizikai és pénzügyi sajátosságait is megfelelően tudják kezelni. Ha az anyagok és munkaerő-költségek projektenként kerülnek elszámolásra, a cég képes lesz a tervek valós idejű nyomonkövetésére és módosítására, ami hatalmas előnyt jelent. Így a gyártás proaktívvá és költség-kontrollálttá válik.
• #17 Ismerjen meg egy olyan megoldást, amelyet kifejezetten a szolgáltató- és projektalapú szervezetek számára készült: Maconomy ERP