Dokumen ini membahas keterampilan menulis surat dan memo bisnis yang efektif, termasuk format, bagian-bagian yang harus ada, dan alasan penulisan. Surat bisnis harus mengikuti gaya penulisan tertentu dan mencakup informasi yang jelas dan sopan. Memo digunakan untuk komunikasi internal dan bersifat lebih informal dibandingkan surat, tetapi memiliki kelebihan dan kelemahan dalam penyampaian pesan.

1. Supriatna, S.Sos, MM
STIA CIMAHI 2013
1Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

2. Menulis surat bisnis yang
efektif adalah merupakan
suatu keterampilan yang
harus dikuasai oleh
pembisnis. Surat dan Memo
adalah hal yang ditulis
hampir setiap hari untuk
melancarkan operasi
perusahaan.
2Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

3. Surat dan memo
 Alasan Penulisan Surat dan Memo
Ada beberapa alasan orang menulis surat.
Pertama ialah karena ingin berkomunikasi
dengan pihak lain di tempat yang jaraknya
relatif jauh. Kedua alasan biaya karena
untuk dapat bertatap muka dan berbicara
langsung diperlukan biaya perjalanan. Karena
pelaku bisnis mengandalkan surat dalam
berkomunikasi dengan audien
3Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

4. Surat dan Memo
Surat yang dikirimkan harus mampu membangun kesan
yang positif untuk pihak yang membacanya.
Format Surat Bisnis
Dalam Korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk
penulisan surat yang paling sering digunakan: Full Block
Style, Modified block dan Traditional Style
Full Block Style Pada bentuk ini setiap awal pengetikan
dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang disusun dengan
gaya ini berspasi tunggal.
Modified Block Style Bentuk pengetikan surat ini serupa
dengan full block style setiap awal baris dimulai dari tepi
sebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal),
complementary close (salam)
4Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

5.  Traditional Style ; bentuk surat ini setiap awal
paragrap diketik menjorok ke dalam. Selebihnya
sama dengan pengetikan surat dalam bentuk
block
Bagian Surat
 Bagian surat diklasifikasikan dalam 2 kategori
yaitu: bagian surat yang baku dan surat yang
bersifat tambahan. Bagian Surat yang Baku.
 Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yang
baku:
1.Kepala Surat, 2.Tanggal 3.Alamat tujuan Salam
pembuka, 5.Badan surat, 6.Salam penutup,
7.Tanda tangan
5Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

6. 1. Kepala Surat. Hampir semua surat perusahaan
mencantumkan kepala surat yang menyebutkan
nama perusahaan, dan alamat lengkap termasuk
nomor telepon.
2. Tanggal. Semua surat dan laporan harus diberi
tanggal, karena tanggal akan menunjukkankapan
surat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini penting
untuk pencatatan dan penyimpanan surat dalam
file
3. Alamat tujuan. Alamat tujuan menyebutkan nama
dan alamat lengkap pihak penerima surat. Ini
diketik dua baris atau lebih di bawah tanggal,
tergantung panjang surat.
6Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

7. 4. Salam pembuka. Salam pembuka untuk
surat bisnis sedapat mungkin diawali
dengan nama orang yang dituju.
5. Badan surat. Badan surat berisi pesan-
pesan yang disampaikan oleh pengirim
kepada pihak yangdituju. Informasi yang
ada di dalam surat hendaklah dapat
dibaca denganmudah,sopan dan ditulis
dengan tata bahasa yang benar.
7Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

8. 6. Salam penutup. Salam penutup diketik dua
spasi dibawah baris terakhir badan surat. Letak
salam penutup mengikuti bentuk surat.
Penulisan salam penutup dilakukan
sebagaimanadengan salam pembuka akan
tergantung seberapa bail anda mengenal
pembaca.
7. Tanda tangan. Surat Bisnis diakhiri dengan
tanda tangan. Tempat membubuhkan tanda
tangan di bawah complementarydiberi jarak
empat baris kosong
8Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

9. Amplop
Amplop seyogyanya terbuat dari kertas yang
sekualitas kertas yang digunakan
berkorespondensi . Apabila
menggunakan kop cetakan, maka warna
lambang perusahaan dan tulisan yang
menyertainya harus sama dengan yang
tertera pada kertas surat . Penulisan
alamat pada sampul surat sama dengan
inside address dengan urutan :
9Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

10. Amplop
1. Nama dan sebutan/ jabatan penerima
2. Nama bagian/ Departemen/ seksi
3. Nama Perusahaan
4. Nama Gedung
5. Nama Jalan dan Nomor
6. Kota dan Kode Pos
7. Nama Negara
10Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

11. Memo/ Memorandum
Memo/ memorandum; berupa formulir
yang digunakan untuk menyampaikan
pesan internal baik pesan resmi ataupun
pesan pribadi dalam sebuah perusahaan.
Biasanya pesan yang disampaikan dengan
menggunakan memo bersifat informal
sehingga dapat digunakan tulisan tangan.
11Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

12. Memo/ Memorandum
Bahasa memo berbeda dengan bahasa
surat, yakni ringkas, to the point. Formulir
memo berupa cetakan dengan dua macam
ukuran. Ukuran Standar 8 ½ x 11 inchi
dan ukuran eklusif 5 x 8 ½ inchi , biasanya
memo menggunakan struktur standar
yang terdiri dari : to (kepada siapa),
Subject (hal yang bicarakan) dan date
(tanggal).
12Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

13. Penggunaan Memo/ Memorandum
 Memo digunakan sebagai alat komunikasi
tertulis oleh pihak ;
1. karyawan yang telah saling kenal dengan
baik, pada umumnya bernada informasi.
2. Pimpinan dan bawahan, pada umumnya
bergaya formal.
13Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

14. Keuntungan penulisan Memo
 Dapat digunakan sebagai catatan tertulis. Memo
digunakan sebagai dokumen karena dibuat
secara tertulis
 Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan
yang rumit dengan singkat. Memo digunakan
sebagai pengingat bagi seseorang mengenai
instruksi yang telah diterimanya.
 Dapat menghubungi berbagai pihak dengan
serempak .
14Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

15. Kelemahan penulisan Memo
 Memo tidak mencakup informasi secara
lengkap. Karena penulisan memo biasanya
bersifat informal dan singkat, maka informasi
yang terkandung dalam memo tidak lengkap
dan terperinci sehingga sering menimbulkan
kesalah pahaman
 Menimbulkan kejengkelan pada penerima.
Karena memo merupakan alat komunikasi yang
informal , singkat dan ekonomis maka seringkali
seseorang menerima banyak memo dalam satu
hari
 Mudah hilang dan Bersifat umum
15Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi