メール取り込み機能の設定説明

●●株式会社様
メール取り込み機能の設定説明

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メール取り込みとは
メール取り込み機能は、eセールスマネージャーRemixとお客様のメールサーバが連携し
メールのデータを自動的にeセールスマネージャーに取り込む機能です。
具体的には、2種類の運用を想定した機能となります。
・日々の業務でお客様とやり取りしているメールを自動的にeセールスマネージャーの案件および活
動として取り込む事が出来ます。
・お客様のコーポレートサイト等からの申し込みを自動的に案件化し、リード管理を行えます。
日々のお客様とのやり取りを自動でeセールスマネージャーの案件、活動として取り込む事で
多忙な営業メンバーのシステム入力負荷を下げる事が可能ですし、
WEBフォームからの申し込みをeセールスマネージャーに自動連携する事で
社内担当者のデータ入力負荷を下げ、かつリード情報を迅速に営業メンバーに伝える事が可能です。
具体的なメール取り込み機能の設定をご案内いたします。

WEBフォーム取り込みとは
問い合わせやアンケートなどのために作成したWebフォームに入力していただいた内容を
入力者が「送信」ボタンを押すことでメールで送信し、
そのメールをeセールスマネージャーRemixで受信し、受信した内容を取り込む
という運用を想定したものです。
メール取り込みの種類の一つとなります。
Webフォーム取り込みを行う場合は、Webフォームの情報も必要になります。

■事前にご確認いただくこと P.6～
■WEBフォーム・メール取り込み管理基本設定 P.12～
■メール取り込みルール設定 P.18～
■お客様とのやり取りなど特定の書式がないメール(メール本文解析なし) P.25～
■WEBフォーム等から送信される決まった書式のメール(メール本文解析あり) P.36～
■お客様の名刺情報を添付したメール(メール本文解析なし) P.62～
メール取り込み設定の目次

事前にご確認いただくこと

事前にご確認いただくこと1
WEBフォームから取り込む場合、お客様自身でWEBフォームをご用意いただく必要がございます。
サンプル

事前にご確認いただくこと２
■メール取り込みライセンス(サイトライセンス)
■メール取込み用メールアドレスの申請( ソフトブレーン)
ソフトブレーンでご用意いたします。
１ルールにつき、１アドレスが必要になります。
メールアドレスは原則最大5つまでとなります。それ以上はご相談ください。
■メールの設定情報(SMTP、POP3サーバーの設定情報)
クラウド環境のお客様は、ソフトブレーンで設定情報を確認いたします。
こちらは不要です。
■WEBフォームから取り込む場合は、取り込むメールのフォーマットの情報
WEBフォームから取り込みした際の、メールの項目等の情報をお客様でご準備いただきます。

事前にご準備いただくこと３
■エラー発生時に通知する先のメールアドレス
メール取り込みでエラーが発生した際に通知する用のメールアドレスが必要となります。
■案件の「インシデント番号」を検索「使用可」と設定する
管理者でログイン＞シートの一覧と拡張＞案件の「インシデント番号」の「検索」を「使用可」としてください。
■活動の文章型追加項目
「取り込みしたメール情報の登録先設定活動」が必要となります。
P.10をご確認ください。
■案件の文章型追加項目
「取り込みしたメール情報の登録先設定案件(ビジネスシート)」が必要となります。
P.11をご確認ください。
■メール取り込み用の顧客、案件、社員情報の作成
上記設定が必要となります。
P.14 15 16をご確認ください。

取り込みしたメール情報の登録先設定活動
管理者でログイン＞活動項目の変更で
・メール本文
・メールヘッダ
・メール取込みログ
を作成します。PC版登録携帯版登録は
「使用可」に設定しないようにします。

取り込みしたメール情報の登録先設定案件
管理者でログイン＞案件項目の変更で
・メールヘッダ
・メール本文
を作成します。PC版登録携帯版登録は
「使用可」に設定しないようにします。

WEBフォーム・メール取り込み管理基本設定

取り込みしたメール情報の登録先設定
管理者でログイン＞Webフォーム・メール取り込み管理基本設定
より P.11と12で設定した活動と案件の項目を設定します。
各項目に割り当てした項目はPC版登録と携帯版登録「使用不可」となります。

メール取り込み用の顧客と案件の作成
メールを取り込み機能用の顧客と案件を新規作成します。
顧客に紐づくように、メール取り込み用の案件を新規で作成します。
作成した案件は、
「Webフォーム・メール取り込み基本設定」にある「活動のテンプレートを保持する案件」
に設定します。
一度設定すると別の案件に変更ができません。

「活動のテンプレートを保持する案件」とは
「Webフォーム・メール取り込み管理基本設定」では、
「活動のテンプレートを保持する案件」を設定しますが、
テンプレートは
商談には関係ない活動となるため、商談とは関係のない案件を用意し、
そこにルールごとにテンプレートの活動を追加する
という考え方になります。
メール取り込み時に作成されるシートは、
各シートのフォームをコピーし作成する挙動であるため
コピー元となるシートを設定する必要があります。
設定した案件は案件検索での検索、編集、ユーザが活動を登録することも可能となりますが、
P.１４での設定時の説明どおり、メール取り込み専用の案件を作成し設定いただくよう
お願いいたします。

メール取り込み用の社員の作成
メールを取り込み用の社員を新規作成します。
作成した社員にライセンス付与は必要がありません。
作成した案件(ビジネスシート)は、
「Webフォーム・メール取り込み基本設定」にある「メール取り込み用社員」に設定します。
ここで設定した社員は、メール取り込みにより作成された
活動の報告者として使用されます。

メール取り込み基本設定その他の設定
設定完了をクリックして、設
定を保存します。
通常は「しない」で設定します。
「エラー発生時の通知先メールアドレス」と「インシデント番号の定期検査」欄の設定をします。
メール取り込みでエラーが発生した場合の
通知先メールアドレスを設定します。

メール取り込みルール設定

メール取り込みルール設定
管理者でログイン＞メール取り込みルール追加より取り込みルールの設定をします。
デフォルトで「取り込みルール名」として
・インシデント番号
・名刺の「email」
が存在します。
こちらのルールを使用して設定するか、
「取り込みルール作成」よりルールを新規作成します。

メール取り込みルールの種別について
メール取り込みルールには「受信メールの種別」として以下の3種類があります。
デフォルトで存在している以下の
・インシデント番号
・名刺の「email」
は
「お客様とのやり取りなど特定の書式がないメール(メール本文解析なし)」
が設定されています。
この種別により、「メール取り込みルール設定」の設定箇所は大きく変わります。

メール取り込みルールの種別に左右されない共通の設定
「受信メールアカウント設定」は「受信メールの種別」に左右されない共通の設定となります。
無効にすると、そのルールでのメール取り込みは
行われません。
取り込みを行うメールアドレスおよびメールサーバ
情報を設定します。
受信メールアドレス、あるいはメールサーバーと
ポート番号、ログイン名の組み合わせが、他の有効
なルールと重複してはいけません。
受信メールアドレスについては、
P.22に説明があります。
ソフトブレーンのクラウド環境をご利用のお客様は、
弊社で設定情報を確認いたしますので
ご連絡ください。
必ず「ログインテスト」を実施し、メールサーバへの接続に成功するか確認します。

受信メールアドレスについて
「メール取り込みルール設定」で設定する「受信メールアドレス」ですが、
ルールごとに用意する必要があり、複数の（有効な）ルールで使い回すことはできません
（使い回すように設定しようとするとエラーになります）。
以下の理由のためです。
メール取り込みの処理は、「メール取り込みルール追加」画面に表示されている
ルールの順番で（上から）実行されます。
受信したメールに対して、1つのルールについての判定を行うと、
そのメールはメールサーバから削除されます。
そのため、複数のルールで同じ受信メールアドレスを設定しても、
最初のルールの判定を行った時点でメールは削除されるため、
2つ目以降のルールについての判定が行われなくなります。

メール取り込みルールの種別に左右されない共通の設定
「自社ドメイン設定」は「受信メールの種別」に左右されない共通の設定となります。
※「お客様の名刺情報を添付したメール(メール本文解析なし)」の種別の場合は設定しません
メール取り込み時に自社、お客様を判断する為、
自社ドメイン名を設定します。
自社ドメインを追加したい場合は「追加」ボタ
ンを押して、入力欄を追加してください。

自社ドメイン名設定による判定
■メールが自社ドメインから送信された、と判定された場合
・送信元のメールアドレスをキーにして社員（退職社員、ライセンスのない社員を除く）を検索し
（社員シートのメールアドレス＝メール1と、メール3-5を検索）、
一致する社員を活動（コミュニケーションシート）の報告者に指定します。
・送信先（ToまたはCC、Toを優先）のメールアドレスのドメインをキーにして、
名刺（パーソンシート）のemailを検索し、
ドメインが一致する（名刺の）顧客（カスタマーシート）が存在するか、の判定を行います。
■メールが自社ドメイン以外から送信された、と判定された場合
・送信元のメールアドレスをキーにして、名刺のemailを検索し、
メールアドレスが一致する（名刺の）顧客が存在するか、の判定を行います。
・送信先（ToまたはCC）のメールアドレス（自社ドメインのメールアドレスのみ）
をキーにして社員（退職社員、ライセンスのない社員を除く）を検索し
（社員シートのメールアドレス＝メール1と、メール3-5を検索）
一致する社員を活動の報告者に指定します。

お客様とのやり取りなど特定の書式がないメール
(メール本文解析なし)

顧客の判定
特定の書式がないメールを受信する場合、顧客の判定は常に行われます。
「顧客判定方法」に従って検索される顧客が存在しない場合に、
案件、名刺の登録先となる顧客を検索し、選択します。
「受信メールの種別」で
「お客様とのやり取りなど特定の書式がないメール
(メール本文解析なし)」を選択した場合、
この選択肢のみ選択することが可能です。
顧客判定で顧客が存在しない場合に登録する顧客を選択します。
P.14で作成した顧客を選択いただいて問題ありません。

案件の判定
案件の判定はインシデント番号で行います。
受信したメールの件名にインシデント番号が記載されていれば、
インシデント番号をキーに案件を検索し、
一致する案件があればその案件に活動を登録します（顧客も案件が所属する顧客になります）。
（本文中にインシデント番号が記載されていても検索に使用しません）

案件の判定
インシデント番号から案件を検索できない場合に使用する案件名を指定します。
「顧客の判定」により決まった顧客に「案件名の判定」に設定した案件が存在すれば、
その案件に活動を登録します。案件が存在しなければ、指定した案件名の案件を自動登録します。
入力したテキストと選択した要素とを合わせた案件
名に完全一致する案件が存在するか、検索します。
「追加」ボタンを押すと案件名を結合させることも可能です。
案件判定で案件が存在しない場合、登録する案件のコピー元と
なる案件を選択します。P.14で作成した案件を選択いただいて
問題ありません。

名刺の判定
名刺の判定は常に行われます。
判定の結果、名刺が検索されると活動の当日面談者、案件のコンタクト先に追加されます。
「判定を行う。検索結果で該当がなければ名刺を利用しない。」のみ選択が可能となります。

顧客と名刺の判定について
＜件名にインシデント番号が含まれる場合＞
インシデント番号に一致する案件を使用するので、顧客もそのまま使用されます
＜件名にインシデント番号が含まれない場合＞
・受信したメールの送信先(送信元)のメールアドレスと完全に一致する名刺がある場合
→その名刺は案件のコンタクト先と、活動の当日面談者に指定されます
・受信したメールの送信先(送信元)のメールアドレスと完全に一致する名刺はないが、
同じドメインのメールアドレスを持つ名刺が存在する場合
→例えばGmailのように「～@gmail.com」のようにフリーメールのアドレスが設定されている名刺
が複数顧客に存在する場合、その名刺が紐づく顧客のうち、顧客コードが一番若い顧客で判定されま
す。※この仕様は2018年4月末リリースパッチで変更予定です。
その名刺が所属する顧客に対して、「案件の判定」で指定した案件名の案件が登録されます
（すでに登録されている場合は作成しません）

顧客と名刺の判定について
インシデント番号から検索される顧客と、
メールアドレスのドメインから検索される顧客が異なる場合は、
インシデント番号から検索される顧客が優先されます。
「お客様とのやり取りなど特定の書式がないメール」においては、
件名、文中に顧客名が含まれる場合でも、顧客名での顧客検索は行われません。
インシデント番号、またはメールアドレス（またはドメイン）のみを用いて判定します。

活動のテンプレート
受信したメールの内容を自動登録する「活動のテンプレート」を設定します。
用途は「項目設定」と「活動内容」欄の注意書きに記載のあるとおりとなります。

メール取り込み基本設定画面で
「活動のテンプレートを保持する案件」に設定
した顧客と案件が表示されます
「メール取り込み」を選択します
「案件から進捗状況を取得できない場合」
とは、初回の活動となるケースとなります。
「項目設定」では、
日時や当日面談者、受注関連の項目、案件と反映設定している項目等、
テンプレートに登録できない項目が多数あるため、入力項目は少なくなります。

・活動登録先案件の最新活動の活動内容を引き継ぐ
・特定の活動内容を登録する
どちらか選択可能です。
「メール取り込み」というメール取り込み専用の活動内
容が用意されているためこちらをご利用ください。
メールに添付されたファイルを書類棚に登録する場合、登
録先のフォルダを選択します。

送信時のメーラー設定
デフォルトで存在する「取り込みルール名：インシデント番号」のルールの場合は、
「送信時のメーラー設定」が可能となります。
こちらは案件のインシデント番号またはemailがクリックされた際に、
メール取り込みに必要な件名・宛先をメーラーへセットします。

WEBフォーム等から送信される決まった
書式のメール
(メール本文解析あり)

取り込み方法
Webフォームから送信されたメールを受信した時に、
・受信したメールを自動で取り込む
・受信したメールを一時保存する(後で確認する)
のどちらかを選択します。(一度設定すると変更不可となります)
どちらを選択するかにより、後の設定内容が異なります。
※「メール本文の項目設定」は共通の設定となります。「メール本文の項目設定」の説明は、P.44からとなります。

顧客判定「受信したメールを自動で取り込む」を選択した場合
「顧客の扱い」と「顧客の選択」を設定します。
「顧客の扱い」は
・判定を行う。顧客名と名刺検索結果で該当がなければ顧客を自動生成する。
・判定を行わない。顧客と名刺検索を行わず常に特定の顧客に登録する。
のどちらを選択するかにより「顧客の選択」欄で選択した顧客の扱いが異なります。
顧客判定で顧客が存在しない場合、登録する顧客のコピー元となる顧客を選択します。
P.14で作成した案件の顧客を選択いただいて問題ありません

顧客判定「受信したメールを一時保存する(後で確認する)」を選択した場合
「顧客の選択」を設定します。
顧客判定で顧客が存在しない場合、登録する顧客のコピー元となる顧客を選択します。
P.14で作成した案件の顧客を選択いただいて問題ありません

顧客の判定
■メールの件名にインシデント番号が含まれる場合は、インシデント番号に一致する案件を使用する
ので、顧客もそのまま使用されます。
■メールの件名にインシデント番号を含まない（含まれているが一致する案件がない）場合、
メール本文に記載されている顧客名から顧客を判定します。
顧客名が記載されていない場合はエラーになります。
■メール本文に記載されているメールアドレス、およびメールの送信先（送信元）に含まれるメール
アドレスからの顧客の判定は行いません。判定は（件名の）インシデント番号と（メール本文の）
顧客名からのみ行います。

案件の判定「受信したメールを自動で取り込む」を選択した場合
案件の判定は「インシデント番号」で判定します。
メール本文から読み取る項目に「顧客名」「案件名」を指定していても
インシデント番号に一致する案件があれば、その案件に対して活動を登録します。

件名にインシデント番号が含まれていない（含まれているが一致する案件がない）場合、
メール本文から読み取る項目に「案件名」を設定していると
メール本文の案件名から案件を判定します。
案件名が記載されていない場合はエラーになります。

なる案件を選択します。P.14で作成した案件を選択します。
自動登録された案件の格納先となるリストを選択します。

案件の判定「受信したメールを一時保存する(後で確認する)」を選択した場合
案件の判定は「案件名」で判定します。「案件名の判定」欄で設定されている条件で判定
し、件名にインシデント番号が含まれている場合でも、
インシデント番号からの判定は行いません。
また案件の判定は名刺情報の一括登録時に行われます。

メール本文から読み取る項目に「案件名」を設定していると
メール本文の案件名から案件を判定します。
案件名が記載されていない場合はエラーになります。

なる案件を選択します。P.14で作成した案件を選択します。
自動登録された案件の登録先となるリストを選択します。(専
用のリストを作成しておくことを推奨いたします)

名刺の判定「受信したメールを自動で取り込む」を選択した場合
・判定を行う。検索結果で該当がなければ名刺を自動生成する。
・判定を行わない。名刺を登録や情報を利用しない。
のどちらかを選択します。一度設定すると変更不可となります。

「名刺の扱い」を「判定を行う。検索結果で該当がなければ名刺を自動生成する」を選択している場
合は、「名刺の選択」で名刺自動登録のコピー元となる名刺を設定します。
「Webフォーム・メール取り込み管理基本設定」で
「活動のテンプレートを保持する案件」や
「メール取り込み用社員」と同様に「メール取り込み
用」の「名刺」をご用意いただくことを推奨いたしま
す。
自動登録された名刺の登録先となるリストを選択しま
す。(専用のリストを作成しておくことを推奨いたし
ます)

名刺の自動生成を行う場合、以下のように判定します。
■名刺はメール本文に記載されているメールアドレスから判定します。
メールアドレスが記載されていない（記載されているが一致する名刺がない）場合は、
メール本文に記載されている名刺氏名から判定します。
名刺氏名が記載されていない場合はエラーになります。
■なお、送信先（送信元）に含まれるメールアドレスと一致する名刺があれば、
その名刺も活動の当日面談者、案件のコンタクト先に追加されます。

「名刺の扱い」を「判定を行う。検索結果で該当がなければ名刺を自動生成する」を選択している場
合は、「名刺の判定」項目で他設定はありません。

名刺の判定「受信したメールを一時保存する(後で確認する)」を選択した場合
メールの取り込み方法を「受信したメールを一時保存する（後で確認する）」に設定している場合
名刺の判定を行わず、一度名刺情報として「名刺情報取り込み」画面に登録されます。
「Webフォーム・メール取り込み管理基本設定」で
「活動のテンプレートを保持する案件」や
「メール取り込み用社員」と同様に「メール取り込み
用」の「名刺」をご用意いただくことを推奨いたしま
す。
自動登録された名刺の登録先となるリストを選択しま
す。(専用のリストを作成しておくことを推奨いたし
ます)

メールの取り込み方法が
・受信したメールを一時保存する（後で確認する）
のどちらに設定されている場合でも、活動のテンプレート設定は必要です。

受信したメールの内容を自動登録する「活動のテンプレート」を設定します。
用途は「項目設定」と「活動内容」欄の注意書きに記載のあるとおりとなります。

メール取り込み基本設定画面で
「活動のテンプレートを保持する案件」に設定
した顧客と案件が表示されます
「メール取り込み」を選択します
「案件から進捗状況を取得できない場合」
とは、初回の活動となるケースとなります。
「項目設定」では、
日時や当日面談者、受注関連の項目、案件と反映設定している項目等、
テンプレートに登録できない項目が多数あるため、入力項目は少なくなります。

活動を登録する先の案件に対する最新の活動の活動内容
を引き継ぐか特定の活動内容を登録するか選択可能です。
「メール取り込み」というメール取り込み専用の活動内
容が用意されているためこちらをご利用ください。
メールに添付されたファイルを書類棚に登録する場合、登
録先のフォルダを選択します。

メール本文の項目設定
メールの取り込み方法が
・受信したメールを一時保存する（後で確認する）
のどちらに設定されている場合でも「メール本文の項目設定」は必要です。
「変更」ボタンより設定します。

メール本文の項目設定
メール本文から値を取得してeSMに登録する項目を選択します
メール本文に記載される項目名とeSMの項目との関連付けを設
定します
「項」にチェックをつけると。メールの項目名も値として読み
取られます。
「メール本文の解析テスト」を実施しないと、メール本文の項
目設定は完了しません。

メール本文の項目設定の設定例説明
「=====お問い合わせ内容=====」と
「=====送信者情報=====」
の間に挟まれた範囲を解析対象とします。
メール本文を解析して取得する語句を、eSMのどの項目に登録するか、割当を行
います。「メール本文での項目名」の列には、メール本文の中に現れる項目名を
入力します。
例えば「顧客名」に対して「【会社名】」、「名刺氏名」に対して「【お名
前】」といったように指定します。
メール本文の中にeSMへ登録する必要の無い項目が含まれている場合、
「メール本文のみに現れる項目」の「--」を追加して下さい。左記の例では「CGI
受付番号」がこの設定に該当します。
メール本文の解析では、「メール本文での項目名」で指定した項目名に挟まれた
部分を読み取ります。
例えば「【会社名】」と「【郵便番号】」に挟まれた部分、「○○システム株式
会社」を「【会社名】」に対応する値として識別します。
このメールの例では「【会社名】」といった項目名の次の行に「○○システム株
式会社」がありますが、同じ1行にこれらが存在しても、解析に支障はありませ
ん。「項」の列にチェックを付けると、解析して取得した語句の中に、
メール本文での項目名を含めます。

メール本文の項目設定の設定例説明
例えば左記例のメールの場合、
「【弊社をどのようにしてお知りになりましたか？】」に対応する語句は「項」
の列のチェックの有無によって次のようになります。
なし：
「メールマガジンから。」
あり：
「【弊社をどのようにしてお知りになりましたか？】：メールマガジンから。」
「日付型」項目を選択すると、項目の日付フォーマットを指定できます。例えば
上記例のメールの場合、「【受注予定日】」と「【お問い合わせの商品】」に挟
まれた範囲を解析対象とします。
「日付フォーマット」の入力ルールは次のようになります。
1) 「日付フォーマット」に[Y]、[M]、[D]という三つの要素の入力が必要です。
2) [Y]、[M]、[D]という三つの要素の排列順序が自由に替えられます。
3) 「日付フォーマット」に何も入力しない場合、
デフォルトで「[Y]-[M]-[D]」が指定されます。

メール本文の項目設定の注意点
■メール本文から読み取ってeSMに値を登録することができる項目は、
顧客、案件、名刺、活動の、文字型、文章型、セレクト型、日付型の項目です
（追加項目も設定可能です。ただし内部コードや案件のインシデント番号は設定不可能です。）
■「顧客の判定」で顧客の「判定を行わない」と設定した場合は、顧客の項目をメール本文から読み
取る項目に設定することはできません。また、「名刺の判定」で名刺の「判定を行わない」と設定
した場合は、名刺の項目をメール本文から読み取る項目に設定することはできません。
■顧客を自動生成する場合は「顧客名」を、名刺を自動生成する場合は「名刺氏名」を、メール本文
の読み取る項目から外すことはできません。
■メール本文での項目名は、項目名が重複しないように設定するだけでなく、ある項目の項目名が、
他の項目の項目名を含まないように設定する必要があります。
例えば、「会社名」という項目がある状態で、「会社名よみ」や「所属会社名」という項目名の項
目を作成することはできません。
■「項」（項目名を含める）にチェックをつけると、その項目について
メール本文の項目名が、メール本文に記載されている値に含まれた状態でeSMに登録されます。

各シートの判定と自動生成を行うタイミング(まとめ)
■「受信したメールを自動で取り込む」設定とした場合
顧客、案件、名刺の判定と自動生成は、メールを取り込んだ時点で行われます。
活動もメールを取り込んだ時点で自動生成されます。
■「受信したメールを一時保存する（後で確認する）」設定した場合
顧客、案件、名刺の判定と自動生成は、メールを取り込んだ時点では行われません。
名刺情報取り込み画面からマッチング→一括登録する時点で行われます。
こちらチェック
ここから「マッチング開始」し、
次画面で一括登録を実施

お客様の名刺情報を添付したメール
(メール本文解析なし)

「お客様の名刺情報を添付したメール」の取り込みとは
メールに添付されたファイルを名刺情報として取り込むことが可能です。
お客様の名刺を撮影した画像ファイルをメールに添付して特定のアドレスに送信することで、
eセールスマネージャーに取り込むことができます。
名刺OCR機能や名刺デジタル化サービスのように
メールに添付されている名刺画像を解析した上で、名刺画像に記載の内容から
顧客や名刺が登録・上書き更新されることはありません。

「外部から取得した名刺情報を直接取り込む」場合の設定
「顧客マッチングキー項目」
「名刺マッチングキー項目」
でどの項目をキーにマッチングを
実施するか設定します。

「外部から取得した名刺情報を一時保存する(後で確認する)」場合の設定
こちらを選択した場合「名刺情報取り込み」画面
よりマッチングを実施した上で名刺登録をします。

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