Документ представляет собой руководство по внедрению электронной цифровой подписи (ЭЦП) в организацию, освещая шаги, необходимые для успешного использования данной технологии. В нем указаны требования к оборудованию, программному обеспечению и обучению персонала, а также рекомендации по разработке внутренних нормативных документов. Основное внимание уделено вопросам обеспечения юридической значимости электронной подписи и архивирования подписанных документов.

1. Внедрение ЭЦП в организации:
с чего начинать
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 22
МестоМесто ЭЦПЭЦП вв документооборотедокументообороте
ЭЦПЭЦП –– одинодин изиз способовспособов
гарантироватьгарантировать целостностьцелостность ии
аутентичностьаутентичность ((авторствоавторство):):
–– ДалекоДалеко нене самыйсамый популярныйпопулярный вв деловомделовом миремире,,
–– РедкоРедко используемыйиспользуемый вв ««защищённыхзащищённых»» СЭДСЭД,,
–– ПолезныйПолезный припри передачепередаче информацииинформации попо
открытымоткрытым каналамканалам..
ЭЦПЭЦП -- обязательныйобязательный реквизитреквизит юридическиюридически
значимыхзначимых электронныхэлектронных документовдокументов вв
соответствиисоответствии сс законодательствомзаконодательством РоссииРоссии

3. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 33
ЧтоЧто должнодолжно включатьвключать вв себясебя
обоснованиеобоснование внедрениявнедрения
МатериальныеМатериальные ии иныеиные выгодывыгоды,, которыекоторые
организацияорганизация получитполучит припри использованиииспользовании
электронноэлектронно--цифровойцифровой подписиподписи
ПредложенияПредложения попо закупкезакупке необходимогонеобходимого
оборудованияоборудования,, программногопрограммного обеспеченияобеспечения ии
услугуслуг удостоверяющегоудостоверяющего центрацентра

4. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 44
ЧтоЧто должнодолжно включатьвключать вв себясебя
обоснованиеобоснование внедрениявнедрения
ПредложенияПредложения попо разработкеразработке необходимыхнеобходимых
внутреннихвнутренних нормативныхнормативных документовдокументов
ПредложенияПредложения попо организацииорганизации обученияобучения
персоналаперсонала
ПланПлан--графикграфик внедрениявнедрения новыхновых технологийтехнологий
ии списоксписок лицлиц,, ответственныхответственных заза этуэту работуработу

5. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 55
ВВ чёмчём выражаетсявыражается
поддержкаподдержка руководстваруководства
УтверждениеУтверждение планаплана внедрениявнедрения,, выделениевыделение
ресурсовресурсов,, выпусквыпуск распорядительныхраспорядительных
документовдокументов
ПредоставлениеПредоставление руководителюруководителю группыгруппы
внедрениявнедрения полномочийполномочий,, достаточныхдостаточных длядля
общенияобщения нана равныхравных сс руководителямируководителями
структурныхструктурных подразделенийподразделений организацииорганизации

6. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 66
УсловиеУсловие успешногоуспешного внедрениявнедрения ––
созданиесоздание ««командыкоманды»»
ИТИТ,,
ИБИБ,,
юридическаяюридическая
службаслужба,,
службаслужба ДОУДОУ..

7. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 77
ЗадачиЗадачи службыслужбы ДОУДОУ
припри внедрениивнедрении ЭЦПЭЦП
РазработатьРазработать предложенияпредложения обоб упрощенииупрощении
деловыхделовых процессовпроцессов заза счетсчет использованияиспользования
технологиитехнологии ЭЦПЭЦП
ОрганизоватьОрганизовать работуработу сс документамидокументами такимтаким
образомобразом,, чтобычтобы,, попо возможностивозможности,, нене
подписыватьподписывать ЭЦПЭЦП документыдокументы длительногодлительного
срокасрока храненияхранения

8. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 88
ЗадачиЗадачи службыслужбы ДОУДОУ
припри внедрениивнедрении ЭЦПЭЦП
РазработатьРазработать правилаправила архивированияархивирования ии
храненияхранения::
–– ДокументовДокументов,, подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП,, включаявключая
документыдокументы длительногодлительного срокасрока храненияхранения,,
–– другихдругих документовдокументов,, создаваемыхсоздаваемых припри
использованиииспользовании технологиитехнологии ЭЦПЭЦП
СоздатьСоздать ии наладитьналадить работуработу электронногоэлектронного
архиваархива организацииорганизации

9. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 99
ЗадачиЗадачи службыслужбы ДОУДОУ
припри внедрениивнедрении ЭЦПЭЦП
УчитыватьУчитывать припри работеработе сс ЭЦПЭЦП::
ЗаконодательныеЗаконодательные ии нормативныенормативные
требованиятребования,,
СрокиСроки исковойисковой давностидавности
ТребованияТребования,, вытекающиевытекающие изиз договоровдоговоров,,
заключенныхзаключенных сс удостоверяющимудостоверяющим центромцентром ии
сс деловымиделовыми партнерамипартнерами
РезультатыРезультаты анализаанализа рисковрисков

10. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1010
СпециалистамСпециалистам ДОУДОУ необходимонеобходимо::
БытьБыть вв курсекурсе основныхосновных проблемпроблем,, связанныхсвязанных
сс использованиемиспользованием ЭЦПЭЦП
ПониматьПонимать сильныесильные ии слабыеслабые местаместа этойэтой
технологиитехнологии
СформироватьСформировать политикуполитику организацииорганизации вв
отношенииотношении ЭЦПЭЦП
ОцениватьОценивать возможностивозможности примененияприменения
альтернативныхальтернативных технологийтехнологий

11. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1111
НаНа чточто обратитьобратить вниманиевнимание припри
разработкеразработке регламентарегламента
КакКак бытьбыть,, еслиесли начальствоначальство,, котороекоторое должнодолжно
ставитьставить электронныеэлектронные подписиподписи,, нене работаетработает вв
системесистеме электронногоэлектронного документооборотадокументооборота??
УУ рядаряда руководителейруководителей можетможет бытьбыть нескольконесколько
электронныхэлектронных подписейподписей
КлючевыеКлючевые носителиносители должныдолжны хранитьсяхраниться вв
надежномнадежном местеместе,, ии руководителируководители должныдолжны
пониматьпонимать своюсвою ответственностьответственность заза ихих
сохранностьсохранность

12. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1212
НаНа чточто обратитьобратить вниманиевнимание припри
разработкеразработке регламентарегламента
СлужбаСлужба ДОУДОУ должнадолжна знатьзнать,, ктокто изиз
сотрудниковсотрудников организацииорганизации ии какиекакие именноименно
документыдокументы уполномоченуполномочен подписыватьподписывать ЭЦПЭЦП
ВВ результатерезультате внедрениявнедрения ЭЦПЭЦП вв организацииорганизации
появитсяпоявится новаяновая группагруппа документовдокументов,, которыекоторые
нужнонужно включитьвключить вв номенклатуруноменклатуру делдел,,
установивустановив имим срокисроки храненияхранения

13. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1313
НаНа чточто обратитьобратить вниманиевнимание припри
разработкеразработке регламентарегламента
ПорядокПорядок действийдействий вв случаеслучае непредвиденныхнепредвиденных
ситуацийситуаций,, когдакогда станетстанет невозможноневозможно
использоватьиспользовать ЭЦПЭЦП
–– должендолжен бытьбыть предусмотренпредусмотрен переходпереход нана
резервныйрезервный ««бумажныйбумажный»» вариантвариант работыработы

14. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1414
ОбучениеОбучение –– ключключ
кк успешномууспешному внедрениювнедрению
ОбучениеОбучение ии повышениеповышение квалификацииквалификации
сотрудниковсотрудников,, имеющихимеющих правоправо электроннойэлектронной
подписиподписи
–– техническиетехнические вопросывопросы
–– обеспечениеобеспечение информационнойинформационной
безопасностибезопасности
–– базовыебазовые юридическиеюридические ии
делопроизводческиеделопроизводческие знаниязнания

15. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1515
ДелоДело ««РостелекомаРостелекома»»
ПостановлениеПостановление ФАСФАС МосковскогоМосковского ОкругаОкруга попо делуделу
№№ КГКГ--АА40/853140/8531--0303--ПП отот 55 ноябряноября 20032003 годагода
ВВ 19991999 годугоду ОАООАО ""РостелекомРостелеком"" перевелоперевело нана счётсчёт
некоегонекоего юридическогоюридического лицалица околооколо 1,21,2 миллионамиллиона
долларовдолларов.. ПоПо заявлениюзаявлению компаниикомпании такойтакой платёжплатёж нене
совершалсясовершался..
ЭкспертизаЭкспертиза установилаустановила,, чточто нана платежномплатежном
поручениипоручении ЭЦПЭЦП корректнакорректна ии принадлежитпринадлежит
заместителюзаместителю генеральногогенерального директорадиректора РостелекомаРостелекома ,,
чточто имеютсяимеются платежноеплатежное поручениепоручение былобыло переданопередано сс
терминалатерминала системысистемы ««клиентклиент--банкбанк»»,, принадлежащегопринадлежащего
РостелекомуРостелекому

16. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1616
РоссийскаяРоссийская авиакомпанияавиакомпания
СотрудникСотрудник скопировалскопировал ЭЦПЭЦП нана дискетудискету ии
попыталсяпопытался перевестиперевести деньгиденьги сс расчетногорасчетного
счётасчёта компаниикомпании,, используяиспользуя компьютеркомпьютер вв
интернетинтернет--кафекафе
БдительностьБдительность операционистаоперациониста банкабанка,,
решившегорешившего проверитьпроверить правомерностьправомерность
платежаплатежа,, помоглапомогла задержатьзадержать преступникапреступника

17. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1717
ВыводыВыводы
ЭЦПЭЦП –– полезноеполезное средствосредство длядля организацииорганизации
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота,, ноно
АрхивноеАрхивное хранениехранение документовдокументов,,
подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП –– сложнаясложная,, додо концаконца нене
решеннаярешенная проблемапроблема

18. 2121 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1818
Вопросы?