1. 教育・校務への活用模索
東北文教大学（山形県山形市）
眞壁 豊
e-mail : makabe@t-bunkyo.ac.jp
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2. 伝えたいこと
• 転記を避け、
使い回せるデータを作る
• ミスをさせないひな形を作る
• 生データを今すぐに！
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3. かなりの
「ものぐさ」です
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4. ｢ものぐさ｣だからこそ
効率化できる仕事は
効率化したい
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5. どう時間を
作ってゆくか…
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6. これまで作ってきた
「ひな形」
転記を避け・ミスを防ぐ工夫
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7. （１）年間行事予定表
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8. （２）伺い書
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9. （３）年度当初提出文書
（週間予定表・教育研究計画書・所属学会調査）
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10. （４）科目シラバス
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11. （５）出張許可願∼出張報告書
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12. （６）科目名簿・出席・成績管理
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13. ひな形作成の心がけ（１）
• 提出先部署の様式(提出先部署の仕事内容)
に合わせる
–レイアウト済みのものが調整抜
きでプリントアウトできる
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14. 提出先部署に
受け取ってもらうために
• 方法１ • 方法２
– 印刷物を受け取る – 提出先部署から
– 定規で寸法を測る 原本ファイルを頂く
– 寸法通りに文書を作る – 原本のファイルに対し
– いちど印刷 て、効率化を促せる必
要な修正を施していく
– 印刷したものを定規で
寸法を測り確認 – 完成！
– さらに印刷∼調整
– 完成！
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15. ひな形作成の心がけ（２）
• 入力者の流れに合わせる
–入力者の思考を邪魔しない
• 編集箇所の明示（編集不可の箇所を明示）
• 自動化出来る箇所は自動化する
• Excelで不自然な入力(長文など)を避ける
–１ファイルに流れをまとめる
• 入力用/印刷用シートを分ける
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16. 自動化
• １箇所の入力で必要な箇所を全て書き換
える
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17. ひな形作成の心がけ（３）
• 入力者にミスをさせない
–入力や操作の 制限 を設ける
• レイアウトの変更は原則させない
–但し、緩いパスワードをかける
• （入力可能な箇所の明示：既出）
–マニュアルや資料を付随
• 誰もが理解できる表現で記述
• プリントアウト後の作業を指示
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18. 編集箇所の明示・制限
• 黄色い見出しの脇にある白いセルへ入力
• セルのロック
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19. 編集箇所の明示・制限
• 自動で入力可能な箇所を表示
（Word ｢校閲｣リボン→｢編集の制限｣）
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20. ひな形作成の心がけ（４）
• 可能な限り自動化する
– 同じ入力をさせない
• 関数(Excel)
– 冗長性を持たせる
• 表中のセルレイアウト(Word,Excel)
– セル中の配置
– 入力量がセルを超えた場合の対処
» セルの高さを自動的に変える？
» セル中の文字を自動的に小さくする？
» ユーザーに事前に文字数を知らせる？
– 入力ミスをその場で知らせる
• 条件付き書式（Excel）
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21. ミスをさせない工夫
（重複入力を避ける）
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22. 文書(Document)
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23. データ
(Data)
レイアウト
(Layout)
文書
(Document)
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24. データ
(Data)
レイアウト 目視・手入力
(Layout)
文書
(Document)
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25. データ
(Data)
レイアウト 自動
(Layout)
文書
(Document)
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26. 26

27. R A W 生の(そのままの)
D ATA データを
NOW! 今すぐに！
ティム・バーナーズ・リー氏
2009年のTEDプレゼンテーションにて
http://www.ted.com/talks/tim_berners_lee_on_the_next_web.html 27

28. http://www.ted.com/talks/tim_berners_lee_on_the_next_web.html 28

29. デジタルデータは
「使い回してナンボ」
である
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30. （職員・科目・年度をまたいで）
使い回せる文書であれば
仕事の効率化を促せる
（職員が）
使いたいと思える文書であれば
仕事のストレスを軽減する
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31. 「エージェント」を知る
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32. 日々、同じ入力を
していませんか？
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33. 同じデータの並びを
別々の箇所で
入力していませんか？
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34. 定型作業は必ず自動化できる
…と信じて作っています
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35. 良いひな形は
職場で働く人々を
幸せにしてくれます
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36. 伝えたいこと
• 転記を避け、
使い回せるデータを作る
• ミスをさせないひな形を作る
• 生データを今すぐに！
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