Slide chuông phân tích công việc môn quản trị nhân lực

1. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2. MỤC TIÊU
Hiểu được các thông tin cần thu thập
trong phân tích công việc
Hiểu rõ các kết quả của phân tích công
việc và ứng dụng của nó trong các hoạt
động Quản trị Nguồn nhân lực
Biết được các phương pháp tiến hành
thu thập thông tin phục vụ cho phân
tích công việc trong tổ chức.
Biết được tiến trình phân tích công việc
trong tổ chức

3. NỘI DUNG
Công việc
Phân tích
công việc

4. Khái niệm
công việc
• Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng
biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao
động phải thực hiện
• Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm vụ
được thực hiện bởi cùng một người lao động.
• Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực
hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những
nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số
người lao động.
• Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt nội
dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất định
với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động
có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp
vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh nghiệm cần
thiết để thực hiện.

5. Phân tích
công việc
Khái niệm và tầm quan
trọng phân tích công việc
Các phương pháp thu thập
thông tin trong phân tích
công việc
Vai trò phòng nhân lực và
tiến trình phân tích công
việc

6. Khái niệm và tầm quan trọng phân tích công việc
Khái niệm
PTCV
Thông tin
cần thu thập
cho PTCV
Các kết quả
của PTCV
Ứng dụng
các kết quả
của PTCV

7. Khái niệm PTCV
• Phân tích công việc (PTCV): là quá trình thu thập các tư liệu và
đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên
quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất
của từng công việc.

8. Khái niệm PTCV
Để làm rõ được bản
chất của từng công
việc, cần trả lời được
những câu hỏi sau:
• Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì? Thủ tục? Quy
trình?
• Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?
• Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?
• Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?
• Thực hiện các nhiệm vụ đó như thế nào thì được coi là hoàn thành?
• Người lao động cần có những yêu cầu gì về năng lực để hoàn thành
công việc đó?

9. Thông tin cần
thu thập cho
PTCV
Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ cần thực
hiện thuộc công việc: phải thu thập đầy đủ; làm rõ mức
độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ,
hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ.
Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ,
nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết quả của công
việc.
Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao
động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh
tâm lý xã hội...
Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người
thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu về trí lực (khả
năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu
biết và kinh nghiệm làm việc) cần thiết...

10. Các kết quả của PTCV
• Bản mô tả công việc: là văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ,
trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến
một công việc cụ thể.
• Nội dung:
• Phần xác định công việc
• Phần tóm tắt công việc
• Các điều kiện làm việc

11. Các kết quả của PTCV
• Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện: liệt kê các đòi hỏi
của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng,
kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các
đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác.
• Nội dung
• Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức, …)
• Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, …)

12. Các kết quả của PTCV
• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu
chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn
thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.
• Nội dung:
• Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần,…)
• Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng, …)

13. Ứng dụng các kết quả của PTCV
• Kế hoạch hóa NNL: đưa ra các loại công việc
• Tuyển mộ NL: xác định vị trí trống, và thông tin để quảng cáo về các vị trí
việc làm mới.
• Tuyển chọn NL: tiêu thức sàng lọc ứng viên
• Định hướng: giúp người lao động biết các hoạt động mà họ phải làm.
• Đánh giá thực hiện công việc: xác định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá
• Đào tạo & phát triển NNL: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo
• Thù lao lao động: xác định mức thù lao phù hợp
• …

14. Bảng hỏi
• Sử dụng bảng hỏi
• Thiết kế bảng hỏi
• Đưa bảng hỏi tới người lao động mà ta cần thu thập thông tin.
• Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi
• Tổng hợp số liệu và thông tin
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc
• Ưu/ nhược điểm:
• Nhanh, tiết kiệm chi phí.
• Ít chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao.

15. Phỏng vấn
• Phỏng vấn
• Hỏi trực tiếp những người lao động thực hiện công việc
• Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu
khó quan sát (người quản lý, chuyên môn, kỹ thuật,…)
• Ưu/ nhược điểm:
• Tìm hiểu sâu về công việc
• Tốn thời gian

16. Quan sát
• Quan sát
• Quan sát quá trình làm việc
• Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tự thực hiện
• Đối tượng áp dụng:
• Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi
kỹ năng cao.
• Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất
• Ưu/nhược điểm:
• Thông tin phong phú và thực tế
• Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan

17. Ghi chép các sự kiện quan trọng
• Ghi chép các sự kiện quan trọng
• Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những
người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc
không có hiệu quả
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc
• Ưu/nhược điểm
• Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực
hiện công việc.
• Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình

18. Nhật ký công việc
• Nhật ký công việc
• Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công
việc.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc
• Ưu /nhược điểm:
• Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế
• Độ chính xác của thông tin bị hạn chế
• Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán.

19. Hội thảo chuyên gia
• Hội thảo chuyên gia
• Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc
cần tìm hiểu
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc mới mà các
phương pháp trên không thu thập được thông tin
• Ưu nhược điểm:
• Bổ sung các thông tin cần thiết
• Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan

20. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích
công việc
• Vai trò của phòng nhân lực trong PTCV
• Tiến trình phân tích công việc

21. Vai trò phòng
nhân lực
trong PTCV
Xác định mục đích của
PTCV.
Kế hoạch hoá và điều
phối toàn bộ các hệ
thống, các quá trình có
liên quan.
Xác định các bước tiến
hành PTCV
Xây dựng các văn bản
thủ tục, các bản câu
hỏi, bản mẫu điều tra
để thu thập thông tin.
Tổ chức lực lượng cán
bộ được thu hút vào
phân tích công việc.
Chịu trách nhiệm chính
trong xây dựng bản mô
tả công việc, bản yêu
cầu của công việc với
người thực hiện

22. Tiến trình
phân tích
công việc
Xác định các công việc
cần phân tích
Lựa chọn các phương pháp
thu thập thông tin
Tiến hành thu thập thông
tin
Xử lý thông tin và viết các
văn bản phân tích công
việc

23. Tiến trình phân tích công việc
• Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích
• Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình PTCV lần đầu tiên được tiến
hành.
• Khi xuất hiện các công việc mới.
• Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các
phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
• Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc (thường là
ba năm một lần).

24. Tiến trình phân tích công việc
• Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
• Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tthích hợp với mục đích của phân
tích công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.
• Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.
• Người chuyên trách làm nhiệm vụ PTCV
• Người quản lý trực tiếp
• Chính bản thân người thực hiện công việc
• ....

25. Tiến trình phân tích công việc
• Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của
phân tích công việc
• Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực
hiện công việc, và ứng dụng các văn bản trên vào các hoạt động quản trị
nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, …

26. Tóm lược
cuối bài
Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự
phân chia lao động trong nội bộ tổ chức. Mỗi một
công việc được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và
được thực hiện bởi những người lao động tại các
vị trí việc làm.
Phân tích công việc giúp tổ chức xây dựng được:
Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu của công việc
với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện
công việc. Các văn bản này làm rõ bản chất của
công việc và là công cụ đắc lực của quản trị nhân
lực.
Trong tiến trình phân tích công việc, phòng nhân
lực đóng vai trò chính và trực tiếp, nhưng cần có
sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác
để phân tích công việc được thực hiện thành công.