Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
Tổ chức công việc được giao.
Tổ chức mạng lưới công việc.
Sắp xếp hồ sơ.
Sắp xếp vị trí làm việc.
Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…
các vấn đề thường gặp khi chúng ta giao tiếp với người khác, các khó khăn hay các vân đề chúng ta gặp phải và phải làm thế nào đề có thể giải quyết vấn đề mà vẫn giao tiếp thành công
Tổng hợp câu hỏi ôn thi quản trị bán hàng (có đáp án chi tiết)希夢 坂井
Câu 1: Trong quá trình phát triển của lĩnh vực bán hàng, giai đoạn nào chú trọng đến sản phẩm? Đặc điểm của giai đoạn đó có những điểm gì nổi bật?
Câu 2: Triết lý bán hàng ở giai đoạn nào chú trọng đến mối quan hệ? khách hàng? Những điểm nổi bật của giai đoạn đó là gì?
Câu 3: Sự tiến hóa của phương thức bán hàng sẽ tuân thủ theo trình tự nào?
Câu 4: Sự khác biệt giữa nhân viên bán hàng trước đây và ngày nay là gì?
Câu 5: Những yếu tố nào quan trọng trong việc quyết định những thay dổi cần phải có trong hoạt động bán hàng TK21? Theo bạn, yếu tố nào quan trọng nhất, vì sao?
Câu 6: Phân tích, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng.
Câu 7: Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng đại lý độc quyền trong bán hàng? Khi nào nhà sản xuất sử dụng đại lý bán hàng để phân phối sản phẩm.
...
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai.
Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được thưởng hoặc tăng lương hay không (khen thưởng).
Soát xét lại công việc đã thực hiện nhằm xác định những tồn tại, điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến của các cá nhân, và xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp, cần thiết
Xác định những khả năng tiềm tàng của từng cá nhân, làm nền tảng để mỗi cá nhân có thể phát triển sự nghiệp của mình sau này
các vấn đề thường gặp khi chúng ta giao tiếp với người khác, các khó khăn hay các vân đề chúng ta gặp phải và phải làm thế nào đề có thể giải quyết vấn đề mà vẫn giao tiếp thành công
Tổng hợp câu hỏi ôn thi quản trị bán hàng (có đáp án chi tiết)希夢 坂井
Câu 1: Trong quá trình phát triển của lĩnh vực bán hàng, giai đoạn nào chú trọng đến sản phẩm? Đặc điểm của giai đoạn đó có những điểm gì nổi bật?
Câu 2: Triết lý bán hàng ở giai đoạn nào chú trọng đến mối quan hệ? khách hàng? Những điểm nổi bật của giai đoạn đó là gì?
Câu 3: Sự tiến hóa của phương thức bán hàng sẽ tuân thủ theo trình tự nào?
Câu 4: Sự khác biệt giữa nhân viên bán hàng trước đây và ngày nay là gì?
Câu 5: Những yếu tố nào quan trọng trong việc quyết định những thay dổi cần phải có trong hoạt động bán hàng TK21? Theo bạn, yếu tố nào quan trọng nhất, vì sao?
Câu 6: Phân tích, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng.
Câu 7: Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng đại lý độc quyền trong bán hàng? Khi nào nhà sản xuất sử dụng đại lý bán hàng để phân phối sản phẩm.
...
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai.
Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được thưởng hoặc tăng lương hay không (khen thưởng).
Soát xét lại công việc đã thực hiện nhằm xác định những tồn tại, điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến của các cá nhân, và xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp, cần thiết
Xác định những khả năng tiềm tàng của từng cá nhân, làm nền tảng để mỗi cá nhân có thể phát triển sự nghiệp của mình sau này
44. Việc tổ chức vàphân công công việc ở VIETTEL?
45. Xác định chức năng nhiệm vụ• Xác định chức năng.• Xây dựng quy trình.• Định biên công việc.• Xác định mô tả công việc.• Phân công công việc.
46. Sắp xếp nơi làm việc
47. Quản lý thông tin và Công việc
48. Xem xét đánh giá và điều chỉnh
49. Chương trình hóa tổng thể
50. 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
51. 1Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
52. 2Nhận diện các vai trò
53. 3 Lựa chọn mục tiêuphần tư thứ hai cho từng vai trò
54. 4 2Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
55. 5 2Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
56. 6 2Đánh giá
57. ĐI TÌM KHO BÁU
58. 4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
59. Quản trị thời gian
60. Nhật ký thời gian
61. Thế hệ quản trị thứ nhất• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc.• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1
62. Thế hệ quản trị thứ hai• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 2
63. Thế hệ quản trị thứ ba• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 3
64. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối.• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng. 4
65. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I. 4
66. Làm Và Được Được ít Được nhiềuLàm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhi
DỊCH VỤ VIẾT THUÊ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP, chuyên đề, khóa luận, luận văn tốt nghiệp __ Bảo Mật Thông Tin __ Chất Lượng + Giá Rẻ___ZALO mình: 0909 23 26 20___(Nhắn tin ZALO để nhanh hơn nha)
Đề án lập dự án kinh doanh ĐẠI LÝ MỸ PHẨM - Liên hệ làm bài dự án lập kế hoạch kinh doanh
DỊCH VỤ VIẾT THUÊ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP, chuyên đề, khóa luận, luận văn tốt nghiệp __ Bảo Mật Thông Tin __ Chất Lượng + Giá Rẻ___ZALO mình: 0909 23 26 20___(Nhắn tin ZALO để nhanh hơn nha)
Đề án lập kế hoạch kinh doanh CỬA HÀNG THỜI TRANG COUPLE FASHION - TRƯỜNG TOPICA - Liên hệ làm bài dự án lập kế hoạch kinh doanh
nhóm chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu thị trường và mở dịch vụ khám chữa bệnh cho thú cưng với hy vọng có thể chia sẽ tình yêu thương bằng sự chăm sóc chu đáo của chúng tôi đến với những thú cưng của bạn.
QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÔNG VIỆC. TS BÙI Q...Minh Chanh
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
44. Việc tổ chức vàphân công công việc ở VIETTEL?
45. Xác định chức năng nhiệm vụ• Xác định chức năng.• Xây dựng quy trình.• Định biên công việc.• Xác định mô tả công việc.• Phân công công việc.
46. Sắp xếp nơi làm việc
47. Quản lý thông tin và Công việc
48. Xem xét đánh giá và điều chỉnh
49. Chương trình hóa tổng thể
50. 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
51. 1Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
52. 2Nhận diện các vai trò
53. 3 Lựa chọn mục tiêuphần tư thứ hai cho từng vai trò
54. 4 2Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
55. 5 2Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
56. 6 2Đánh giá
57. ĐI TÌM KHO BÁU
58. 4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
59. Quản trị thời gian
60. Nhật ký thời gian
61. Thế hệ quản trị thứ nhất• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc.• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1
62. Thế hệ quản trị thứ hai• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 2
63. Thế hệ quản trị thứ ba• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 3
64. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối.• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng. 4
65. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I. 4
66. Làm Và Được Được ít Được nhiềuLàm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhi
DỊCH VỤ VIẾT THUÊ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP, chuyên đề, khóa luận, luận văn tốt nghiệp __ Bảo Mật Thông Tin __ Chất Lượng + Giá Rẻ___ZALO mình: 0909 23 26 20___(Nhắn tin ZALO để nhanh hơn nha)
Đề án lập dự án kinh doanh ĐẠI LÝ MỸ PHẨM - Liên hệ làm bài dự án lập kế hoạch kinh doanh
DỊCH VỤ VIẾT THUÊ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP, chuyên đề, khóa luận, luận văn tốt nghiệp __ Bảo Mật Thông Tin __ Chất Lượng + Giá Rẻ___ZALO mình: 0909 23 26 20___(Nhắn tin ZALO để nhanh hơn nha)
Đề án lập kế hoạch kinh doanh CỬA HÀNG THỜI TRANG COUPLE FASHION - TRƯỜNG TOPICA - Liên hệ làm bài dự án lập kế hoạch kinh doanh
nhóm chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu thị trường và mở dịch vụ khám chữa bệnh cho thú cưng với hy vọng có thể chia sẽ tình yêu thương bằng sự chăm sóc chu đáo của chúng tôi đến với những thú cưng của bạn.
QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÔNG VIỆC. TS BÙI Q...Minh Chanh
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Những việc bổi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người. Nhân viên cảm thấy thoả mãn và dễ đồng tình hơn.
Được Chia Sẻ Bởi: http://biquyethoctap.com/
Cộng Đồng Chia Sẻ Bí Quyết Học Tập.
Hoàn thiện qui trình tuyển dụng nhân sự tại công ty Đức Việt. Mục tiêu nghiên cứu của Khóa luận tốt nghiệp này chính là làm sao để một tổ chức, doanh nghiệp có thể xây dựng được một quy trình tuyển dụng nhân sự hoàn hảo mà dựa vào đó họ có thể tùy vào kế hoạch kinh doanh, nhân sự, …để tuyển được đúng người, bố trí đúng việc nhằm giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của họ.
Nhận viết luận văn đại học, thạc sĩ trọn gói, chất lượng, LH ZALO=>0909232620
Tham khảo dịch vụ, bảng giá tại: https://vietbaitotnghiep.com/dich-vu-viet-thue-luan-van
Mẫu báo cáo thực tập đề tài quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực tại công ty, quy trình tuyển dụng nhân sự trong công ty hay nhất
Nâng cao chất lượng quản lý tại bộ phận Banquet khách sạn Intercontinental Asiana Saigon. Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục tiêu được tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới. Nó được tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái có thể có của tổ chức. Một mục tiêu được coi là đúng đắn khi nó đảm bảo các yêu cầu sau:
Bài mẫu Báo cáo thực tập Mô tả công việc thực tập tại phòng Marketing này, mình chia sẻ đến các bạn đang học chuyên ngành Marketing. Liên hệ với AD qua Zalo: 0934.536.149
Slide giúp bạn xác định tư tưởng khi làm việc và các tips thực tế, cụ thể để giúp công việc của bạn trôi chảy, có thể nâng lên tầm nghệ thuật, được chia sẻ bởi nguyenhaiminh tích cóp qua kinh nghiệm làm việc hàng ngày với các CEO của các công ty tầm cỡ thế giới
1. 1
Kỹ năng tổ chức
công việc
https://www.facebook.com/EventTravelVN
2. 2
I/ KHÁI NIỆM
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải
làm nhƣ thế nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng nhƣ thế nào, ƣu
điểm, cách vận hành…
• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc.
• Lãnh đạo là việc hƣớng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành
xe..
• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
3. 3
1. Khái niệm
• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc
cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận
các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ
DN.
• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc đƣợc
giao.
• Trong tài liệu này, tổ chức đƣợc hiểu là kết hợp cả hai định
nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
4. 4
2. Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
Tổ chức công việc đƣợc giao.
Tổ chức mạng lƣới công việc.
Sắp xếp hồ sơ.
Sắp xếp vị trí làm việc.
Xác định thứ tự ƣu tiên công việc.
Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…
https://www.facebook.com/EventTravelVN
5. 5
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác định chức năng, nhiệm vụ
2. Định biên nhân sự
3. Xác định bản mô tả công việc
4. Sắp xếp công việc cho NV.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
6. 6
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm
vụ.
• Chức năng có thể đƣợc hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của
một bộ phận.
• Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận
của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ,
bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận
tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
7. 7
1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực
hiện đƣợc nó.
• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy
làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển
dụng là gì?
• Mỗi bƣớc trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phƣơng
pháp 5W1H.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
8. 8
1.2 Xác định quy trình
PHƢƠNG PHÁP 5W1H
• Who: Ai làm việc đó.
• Where: Làm việc đó ở đâu.
• When: Làm việc đó khi nào?
• How: Làm bằng cách nào?
• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao?
https://www.facebook.com/EventTravelVN
9. 9
1.2 Xác định quy trình
LÀM GÌ VỚI HOW?
• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó
là:
- Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hƣớng dẫn
công việc hay hƣớng dẫn vận hành cho máy móc..
- Đo lƣờng nhƣ thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng
công việc trong quy trình.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
10. 10
2. Định biên công việc.
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải
thực hiện.
• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, nhƣ hoạch định
– tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.
• Hãy ƣớc lƣợng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong
một năm
• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm.
Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu ngƣời.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
11. 11
2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một
chức danh công việc.
• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số
thời gian của mỗi chức danh.
• Lƣu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh.
Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều
chỉnh số lƣợng công việc co giãn sau này.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
12. 12
3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức
danh.
• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc
(mã số, chức danh, bộ phận, ngƣời quản lý trực tiếp), mục tiêu
– yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ,
tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.
• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
13. 13
4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công việc của nhân viên gồm các công việc thƣờng xuyên và
công việc không thƣờng xuyên.
• Công việc thƣờng xuyên là các công việc lặp lại, đã đƣợc ghi
nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thƣờng xuyên phải
có tính lặp lại.
• Công việc không thƣờng xuyên do bạn giao cho nhân viên thực
hiện.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
14. 14
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Đối với công việc thường xuyên:
• Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài
liệu hƣớng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:
- Cách thức thực hiện (how).
- Nguồn lực để thực hiện (5M).
- Tần suất thực hiện.
• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thƣờng
xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
15. 15
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Công việc không thường xuyên
• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao
việc.
• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.
• Giải thích phƣơng pháp thực hiện (how).
https://www.facebook.com/EventTravelVN
16. 16
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý
• Xác định công việc đó có lặp lại trong tƣơng lai hay không?
• Trƣờng hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hƣớng
dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tƣơng lai.
• Nhƣ vậy, bạn đã chuyển công việc không thƣờng xuyên thành
công việc thƣờng xuyên.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
17. 17
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ƣu tiên
2. Sắp xếp hồ sơ
3. Sắp xếp nơi làm việc
4. Quản lý thông tin
5. Lập kế hoạch công việc
https://www.facebook.com/EventTravelVN
18. 18
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1 Phân loại công việc
•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng
(liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp);
còn "việc nhỏ" thì ngƣợc lại.
•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.
•Theo tân suất: Việc thƣờng xuyên và việc không thƣờng xuyên
(sự vụ).
https://www.facebook.com/EventTravelVN
19. 19
1.1 Phân loại công việc (tt)
Với công việc có tính chất thƣờng xuyên. Là các công việc lặp
lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lƣu ý lại:
- Tần suất thực hiện?
- Ngƣời thực hiện?
- Đƣa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể
chuyển về công việc thƣờng xuyên hay không? Ngƣời làm việc
không hiệu quả khi khối lƣợng công việc sự vụ chiếm trên 50 %.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
20. 20
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực
hiện ngay.
• Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần
này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công.
Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ
cƣớp mất hợp đồng...
https://www.facebook.com/EventTravelVN
21. 21
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe,
không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt
đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại
bộ máy doanh nghiệp...
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng
tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề
cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bƣu điện yêu cầu đóng
cƣớc điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
22. 22
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Các công việc này có thứ tự ƣu tiên thứ hai sau công việc quan
trọng và khẩn cấp.
• Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.
• Việc thực hiện công việc nào trƣớc còn tùy thuộc vào:
- Thời hạn giải quyết vấn đề.
- Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên
cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
23. 23
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Không khẩn cấp và không quan trọng.
Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.
Đi uống bia với bạn bè
Mua một bộ veste mới
Đổi điện thoại di động...
• Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào
những công việc không quan trọng.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
24. 24
1.3 Lưu đồ thời gian
Không quan trọng
Khẩn cấp
Quan trọng
Không khẩn cấp
C B
A
https://www.facebook.com/EventTravelVN
25. 25
1.3 Lưu đồ thời gian (tt)
• Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của
công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp.
• Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên
và công việc C làm cuối cùng.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
26. 26
2. Sắp xếp hồ sơ:
BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƢA?
• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của
mình?
• Sếp muốn nhận đƣợc hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất
kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5
phút?
• Một nhân viên có ngƣời nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm
đƣợc, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu
cầu của khách hàng?
https://www.facebook.com/EventTravelVN
27. 27
2. Sắp xếp hồ sơ (tt):
• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây
giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào…
Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?
• Nếu có, có lẽ bạn đã chƣa tổ chức đƣợc một hệ
thống quản lý hồ sơ hiệu quả.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
28. 28
2.1 Quản lý hồ sơ giấy
• Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy
tính của mỗi nhân viên (tham khảo trang bên).
• Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ sơ của bạn chính
là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.
• Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của
họ, và ký tên duyệt danh mục này.
• Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập
nhật hồ sơ vào danh mục.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
29. 29
Danh mục hồ sơ
St
t
Tên HS Ngƣời
quản lý
Ngƣời
đƣợc
đọc
HS
Vị trí
đề HS
Dạng hồ sơ Cách
thức,
phân
loại
sắp
xếp
Ngày
phát
sinh
HS
Ngày
cất HS
Văn
bản
Trong ổ
cứng
máy vi
tính
CD -
rom/đĩa
mềm
https://www.facebook.com/EventTravelVN
30. 30
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Cách quản lý hồ sơ thông thƣờng là lập theo các cấp
folder khác nhau.
• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào.
Đây là phần chức đựng các thông tin nhƣng chƣa xử
lý.
• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy
tính) để lƣu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông
tin này sau 3 tháng.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
31. 31
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Hãy đƣa ra một quy định hƣớng dẫn cho tất cả NV
làm giống nhau:
- Input
- Output.
- Quy định backup dữ liệu.
- Quy định sao lƣu dữ liệu định kỳ.
- Quy định quét virus định kỳ.
- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lƣu
lại dữ liệu định kỳ.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
32. 32
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY
• Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).
• Lƣu hồ sơ trong ổ C (nên lƣu ở ổ D, vì ổ C có thể bị
mất do vô tình fomat (cài lại máy)).
• Lƣu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
33. 33
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ
cứng.
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hƣ trên
đĩa CD.
• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
Ban tìm mua trên các cửa hàng CD
https://www.facebook.com/EventTravelVN
34. 34
3. Sắp xếp nơi làm việc
Bạn nên lƣu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc
sử dụng là thuận tiện nhất cho ngƣời sử dụng:
• Fax
• Điện thoại bàn
• Máy in
• Photo
• ..
https://www.facebook.com/EventTravelVN
35. 35
4. Quản lý thông tin
4.1 Phân loại thông tin:
• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ
thống báo cáo nội bộ…)
• Giữa các nhân viên nội bộ.
• Input (thông tin đầu vào)
• Output (thông tin ra).
https://www.facebook.com/EventTravelVN
36. 36
4.2 Bằng chứng thông tin
Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về
việc chuyển thông tin trong tổ chức.
• Sổ giao việc
• Sổ giao nhận thông tin
• Sổ công văn đến – đi.
• Sổ giao nhận sản phẩm
• Sổ giải quyêt công việc
https://www.facebook.com/EventTravelVN
37. 37
4.3 Lưu đồ thông tin
Loại thông tin Người giao Người nhận Thời hạn
Báo cáo nhập
kho
Thủ kho Cán bộ kế
hoạch
4h sau khi
nhập hàng
https://www.facebook.com/EventTravelVN
38. 38
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Feedback ngay. Khi nhận đƣợc thông tin, hãy phản
hồi ngay cho ngƣời nhận. Trƣờng hợp chƣa trả lời
đƣợc, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả
lời.
• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận đƣợc
thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau.
Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi
hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một
nơi Input quy định nào đó.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
39. 39
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Đảm bảo là ngƣời nhận đã nhận đƣợc thông tin.
• Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất,
bạn gửi thƣ cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều
này, chƣa đƣợc tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ đƣợc
tính khi ngƣời nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận
đƣợc thƣ. Bằng cách nào?
- Nhiều ngƣời sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem
khách đã nhận đƣợc chƣa?
- Ngƣời cẩn thận thì cho ngƣời mang trực tiếp cho khách và
yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách
xác nhận là đã nhận đƣợc.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
40. 40
4.5 Sổ giải quyết công việc
• Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ
công việc của bạn.
• Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:
- Nội dung công việc
- Ngƣời giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá
nhân)
- Thời hạn
- Diễn giải.
- Kết quả/ngày hoàn thành.
https://www.facebook.com/EventTravelVN
41. 41
4.6 Lập kế hoạch công việc
• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?
• Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?
• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.
Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế
hoạch
https://www.facebook.com/EventTravelVN