sistem informasi pegawai

2. ii
PANDUAN PENGGUNA
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
SUB UNIT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI
UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode Dokumen : 00013 07007
Revisi : 1
Tanggal : 3 Mei 2011
Diajukan oleh :
ttd
Agung Wicaksono, SS.
Direvisi oleh : Kepala Divisi PMP
ttd
Rizki Trisnadi, ST.
Disetujui oleh : Kepala PPTI
ttd
R. Arief Setyawan, ST., MT.

3. iii
DAFTAR ISI
Pendahuluan............................................................................................................................ 1
Gambaran Singkat.................................................................................................................... 1
Akses............................................................................................................................. 1
Browser Mozilla Firefox ......................................................................................... 1
Browser Opera...................................................................................................... 3
Browser Google Chrome........................................................................................ 3
Fitur............................................................................................................................... 4
Penjelasan Fitur........................................................................................................................ 5
Pencarian Pegawai .......................................................................................................... 5
Pegawai Aktif........................................................................................................ 7
Riwayat Pendidikan............................................................................................... 7
Riwayat Diklat....................................................................................................... 8
Riwayat Pangkat.................................................................................................... 9
Riwayat Fungsional...............................................................................................10
Riwayat Struktural................................................................................................11
Riwayat Penghargaan...........................................................................................12
Riwayat Sertifikasi................................................................................................13
Riwayat Keluarga..................................................................................................14
Data Assesor........................................................................................................15
Penambahan Data Pegawai Baru.....................................................................................16
Laporan.........................................................................................................................17
Laporan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen)..............................................................................18
Asessor..........................................................................................................................19
Panduan ........................................................................................................................19
Pesan.............................................................................................................................20
Keluar............................................................................................................................20

4. Page 1 of 20
Panduan SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian)
Universitas Brawijaya
Pendahuluan
SistemInformasi Kepegawaian adalahsisteminformasi manajemenyangbermanfaat untuk
mengumpulkan data, menyediakan akses data dan informasi, serta mengolah data sebagai
pendukungpengambilankeputusan untuk meningkatkan kinerja organisasi khususnya di bidang
kepegawaian.
Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sistem informasi yang mengintegrasikan
berbagai datayang berkaitandengankepegawaian,baikberupabiodatapegawaiadministrasi dan
dosen, data riwayat kepegawaian seperti riwayat pendidikan, fungsional, struktural, diklat,
pangkat, penghargaan, sertifikasi dan lain sebagainya.
Sistem ini telah diintegrasikan dengan Sistem Informasi Dosen yang merupakan sistem
informasi yang digunakan untuk mengelola data-data yang berkaitan dengan dosen. Sistem
Informasi Dosen (SIADO) dilengakpi dengan berbagai modul yang berisi informasi-informasi
kegiatan dosen seperti kegiatan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat serta
informasi-informasi lainnya.
Gambaran Singkat
SistemInformasi Kepegawaiandikembangkandenganmenggunakanteknologi webdengan
memanfaatkan internet sebagi media aksesnya.
Akses
Untuk mengakses Sistem Informasi Kepegawaian, dapat digunakan berbagai browser
internet yang telah umum digunakan seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google
Chrome dan browser lainnya. Anda harus terkoneksi dengan jaringan internet untuk melakukan
akses. Ketikkan alamat “simpeg.ub.ac.id” pada “address bar” browser.
Bagi pengguna sistem operasi Windows, browser default yang telah disediakan adalah
InternetExplorer.Bagi penggunayanginginmenggunakan browserlaindapatmengunduhaplikasi
browser tersebut dan melakukan instalasinya seperti petunjuk berikut :
Browser Mozilla Firefox
Mozilla Firefox merupakan aplikasi browser open source yang dapat digunakan secara
gratis.Untuk mengunduhaplikasi ini Andadapat mengakseswebsiteresminyamelaluialamaturl :
http://www.mozilla.com/en-US/firefox/fx/ kemudian klik menu Free Download. Versi terbaru
yang dapat digunakan saat ini adalah versi 4.01.
Untuk pengguna Windows, setelah selesai mengunduh, buka folder dimana aplikasi
tersebut disimpan dan klik 2 kali untuk melakukan instalasi. Untuk Windows Vista/Windows 7,
Anda akan melihat pesan User Account Control, klik Yes untuk melanjutkan instalasi.

5. Page 2 of 20
Gambar 1 User Account Control
Gambar 2 Halaman Pembuka
Kemudian Anda akan melihat halaman pembuka. Klik Next untuk melanjutkan. Halaman
Tipe Instalasi akan keluar, pilih Standar jika Anda ingin langsung melakukan instalasi atau pilih
Custom (disarankanuntukpenggunayangberpengalaman) jikaAndainginmelakukankustomisasi
pada aplikasi browser Anda.
Gambar 3 Tipe Instalasi
Instalasi akan berjalan secara otomatis sampai semua proses selesai. Setelah proses
instalasi selesai,klik Finish. Untuk panduan instalasi browser Firefox pada operating system lain
seperti Linux atau MacOS, Anda dapat mengakses halaman ini : http://support.mozilla.com/en-
US/kb/Installing%20Firefox?s=how+to+install+firefox&as=s untuk petunjuk lebih lanjut.

6. Page 3 of 20
Gambar 4 Instalasi Selesai
Browser Opera
BrowserOperamerupakanaplikasi browseryangdikembangkanolehOperaSoftware.Anda
dapat mengakses informasinya pada url berikut : http://www.opera.com/browser/. Untuk
mengunduhaplikasi ini,klikmenu DownloadOperauntukversiWindows.Untukoperatingsystem
lainnya, Anda dapat mengaksesnya halaman untuk mengunduh aplikasi ini pada url berikut :
http://www.opera.com/browser/download/?custom=yes.
Untuk melakukan instalasi pada Windows, Anda dapat mengikuti panduan berikut :
1. Klik 2 kali pada file instalasi yang telah diunduh
2. Pada halaman pembuka klik Next.
3. Baca Software License Agreement, kemudian tekan Accept untuk melanjutkan instalasi.
4. Install Opera pada direktori yang disarankan. Tekan Next.
5. Buat Icon dan Shortcuts. Tekan Next.
6. Tekan Install.
7. Setelah proses instalasi selesai. Tekan Finish.
Browser Google Chrome
Browser Google Chrome adalah aplikasi keluaran Google, Anda dapat mendapatkannya
secara gratis. Untuk informasi lebih lanjut tentang browser ini, Anda dapat mengakses
informasinyapadaurl berikut: http://www.google.com/chrome/intl/en/more/index.html. Untuk
mengunduhnya bagi pengguna Windows XP, Vista dan 7, klik Download Google Chrome. Untuk
pengguna operating system MacOS dan Linux dapat mengunduh pada url berikut :
 http://www.google.com/chrome?platform=mac&hl=en
 http://www.google.com/chrome?platform=linux&hl=en.
Untuk melakukaninstalasi GoogleChrome,Andadapatmengaksespanduaninstalasi untuk
berbagai operating system pada url berikut :
 http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?answer=95346.

7. Page 4 of 20
Fitur
Gambar 5 Halaman Login
Setelah anda memasukkan User Name dan Password (gambar 5) pada simpeg.ub.ac.id, anda
akan dihadapkan pada menu utama (Gambar 6).
Gambar 6 Menu Utama
1. Pencarian : mencari data pegawai yang ada
2. Pegawai Baru : memasukkan data pegawai baru
3. Laporan : melihat jumlah dosen berdasarkan kategori tertentu
4. Laporan EKD : melihat laporan evaluasi kerja dosen (EKD)
5. Asessor : memasukkan data asessor dosen
6. Panduan : download panduan pemakaian layanan SIMPEG
7. Pesan : melihat pesan yang masuk
8. Keluar : keluar dari fasilitas SIMPEG

8. Page 5 of 20
Penjelasan Fitur
Penjelasan lebih lanjut mengenai berbagai fitur yang disediakan Sistem Informasi
Kepegawaian dijelaskan sebagai berikut :
Pencarian Pegawai
Untuk mencari pegawai, masukkan nama pegawai dan pilih kategori berdasarkan jenis
kerja, unit kerja, status kerja atau status aktif, kemudian pilih jenis kerja sebagai dosen atau
administrasi. Misalnya memilih Jenis Kerja dan Dosen, kemudian klik Cari Data untuk mencari
data.
Selanjutnyamuncul daftarnamadari hasil pencariantersebut (denganinformasi NIP, nama
pegawai, unit kerja, fakultas, jenjang, dst). Pilih pegawai yang anda cari dengan meng-klik pada
nomor NIP atau nama pegawai (Gambar 3). Tanda silang merah ( ) berfungsi untuk menghapus
data jadi harap hati-hati. Simbol Excel ( ) berfungsi untuk menyimpan data dalam format Ms
Exel, dan simbol Kepala ( ) untuk melihat profilnya.
Gambar 7 Daftar nama hasil pencarian pegawai

9. Page 6 of 20
Setelahmemilih pegawai yangandacari,muncul informasi DataPegawai yang bisa anda rubah isi
datanya (misalnya NIP, nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, dst) dengan meng-klik
tombol Save untukmenyimpan atauklik Resetuntukmembatalkanjikaada kesalahan pengisian.
Gambar 8 Form Isian Data Pegawai
Di menu di bagian kiri, Anda dapat mengakses menu lainnya diantaranya :

10. Page 7 of 20
Pegawai Aktif
Berisi NIP, Nama, Status Kerja, dan Jenis Kerja Klik tombol Tambah untuk menambahkan data
(Gambar 5). Kliktombol Save untukmenyimpanatau klikResetuntuk membatalkanpengisiandan
klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Gambar 9 Tampilan lembar data pegawai
Gambar 10. Form penambahan data pegawai
Riwayat Pendidikan
Berisi daftar riwayat pendidikan, Klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 11). Setelah
selesai mengisi data jangan lupa Klik tombol Save untuk menyimpan atau klik Reset untuk
membatalkan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 12).

11. Page 8 of 20
Gambar 11 Tampilan lembar riwayat pegawai
Gambar 12 Form penambahan data riwayat pendidikan
Riwayat Diklat
Berisi daftarriwayatdiklat pegawai, klik Tambah (Gambar 13) untuk menambahkan data setelah
selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan
pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 14).

12. Page 9 of 20
Gambar 13 Tampilan lembar riwayat diklat
Gambar 14 Form penambahan data riwayat diklat
Riwayat Pangkat
Berisi daftarriwayatpangkat pegawai,klikTambahuntukmenambahkandata. Klik Tambah untuk
menambahkan data (Gambar 15), setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk
menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman
sebelumnya (Gambar 16).

13. Page 10 of 20
Gambar 15 Tampilan lembar riwayat pangkat
Gambar 16 Form penambahan data riwayat pangkat
Riwayat Fungsional
Berisi daftar riwayat fungsional pegawai, klik gambar silang merah ( ) untuk menghapus data,
klik gambar pencil ( ) untuk mengedit data, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar
17). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada
kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 18).

14. Page 11 of 20
Gambar 17 Tampilan lembar riwayat fungsional
Gambar 18 Form penambahan data riwayat fungsional
Riwayat Struktural
Berisi daftar riwayat struktural pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 19).
Setelahselesai mengisidatajanganlupaklik Save untukmenyimpan,klikResetjikaadakesalahan
pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 20).

15. Page 12 of 20
Gambar 19 Tampilan lembar riwayat struktural
Gambar 20 Form penambahan data riwayat struktural
Riwayat Penghargaan
Berisi daftarpenghargaanpegawai,klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 21). Setelah
selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan
pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 22).

16. Page 13 of 20
Gambar 21 Tampilan lembar riwayat penghargaan
Gambar 22 Form penambahan data riwayat penghargaan
Riwayat Sertifikasi
Berisi daftar riwayat sertifikasi pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 23).
Setelahselesai mengisidatajanganlupaklik Save untukmenyimpan,klik Resetjikaadakesalahan
pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 24).

17. Page 14 of 20
Gambar 23 Tampilan lembar riwayat sertifikasi
Gambar 24 Form penambahan data riwayat sertifikasi
Riwayat Keluarga

18. Page 15 of 20
Berisi daftar riwayat keluarga pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 25).
Setelahselesai mengisidatajanganlupaklik Save untukmenyimpan,klik Resetjikaadakesalahan
pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 26).
Gambar 25 Tampilan lembar riwayat keluarga
Gambar 26 Form penambahan data riwayat keluarga
Data Assesor
Berisi daftarasessor dosen, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 27). Setelah selesai
mengisi datajanganlupaklik Save untukmenyimpan,klik Resetjika ada kesalahan pengisian dan
klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 28).
Gambar 27 Data asessor

19. Page 16 of 20
Gambar 28 Penambahan data assesor
Penambahan Data Pegawai Baru
Untuk menambahkandatabisa anda masukkan dari menu Pegawai Baru, klik pada Pegawai Baru
dan masukkan datapegawainya(Gambar29). Setelahmengisi semua form jangan lupa klik Save.
Selanjutnyaandabisamenambahkan data pada isian lainnya (Pegawai Aktif, Pendidikan, Diklat,
Pangkat, dst).

20. Page 17 of 20
Gambar 29 Tampilan halaman penambahan data
Laporan
Berfungsi untukmelihat laporan data perkembangan jumlah dosen. Untuk melihat laporan pilih
nama laporanberdasarkan kriteria(jumlah dosen, gender, dan golongan). Kemudian pilih tahun
laporan (antara 2000 s/d 2011) dan klik Lihat Report. Simbol Excel ( ) berfungsi untuk
menyimpan data dalam format Ms Excel (Gambar 30).

21. Page 18 of 20
Gambar 30 Halaman laporan Perkembangan Jumlah Dosen
Laporan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen)
Untuk melihat laporan EKD, pilih fakultas dan tahunya kemudian klik Lihat Report (gambar 31).
Klik simbol untuk mencetak laporannya (gambar 32).
Gambar 31 Laporan EKD

22. Page 19 of 20
Gambar 32 Cetak Laporan EKD
Asessor
Berfungsi untukmemasukkandataasessordosen.MasukkannamadanNIPuntukasessor 1 dan 2,
sertatahun akademik-nya.Pilihsemesternya(genap/ganjil) dancari dosenyangdi asessordengan
memasukkan nama dan klik Cari; dari daftar dosen hasil pencarian itu pilih dosennya dengan
memberi tanda centeng (√) di box Pilih kemudian klik Simpan (gambar 33).
Gambar 33 Menu Asessor
Panduan

23. Page 20 of 20
Klik menu ini untuk men-download panduan dalam bentuk pdf.
Pesan
Berfungsi melihat pesan yang masuk dari user SIADO (Sistem Informasi Dosen). Disini terdapat
beberapainformasi tentangwaktudantanggal pesan diterima, pengirim, isi pesan, dan halaman
pesan (di bagian bawah). Pada layanan ini juga terdapat fasilitas pencarian pesan berdasarkan
tanggalnya, masukkan tanggalnya dan klik Cari (gambar 34).
Gambar 34 Menu Pesan
Keluar
Untuk keluar dari SIMPEG klik Keluar (Gambar 35).
Gambar 35 Keluar SIMPEG