Sheets van workshop gehouden 1 december 2008 tijdens Pharmatech GMP 3-daagse

1. Seminar 08
GMP: bedrijfseconomische besturing
Dr. Fenny van Es-Radhakishun, apotheker, Van Es Radhakishun Consulting
fenny.vanes@verconsulting.com
Nick Fryars, MBA, BSc, Zebra Management Consulting
Nick.Fryars@zebramc.com
1 december 2008

2. Actuele vragen van de ziekenhuisapotheker
Hoe kunnen wij de financiële huishouding van onze ziekenhuisapotheek
verbeteren?
Hoe maken wij de kosten van farmaceutische zorg inzichtelijk voor
ziekenhuisbestuurders?
Hoe stellen wij verkoopprijzen voor GMP-producten vast?
Wat moeten wij wel en niet in ons GMP-assortiment opnemen?
Hoe nemen wij “make or buy” beslissingen?
Hoe bouwen wij een casus voor het investeren in verbeteringen om aan
wet- en regelgeving te kunnen voldoen?
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 2

3. Constateringen over de omgeving
Strengere eisen en veranderende financiering nopen tot goed
onderbouwde antwoorden op bedrijfseconomische vragen
Vaak bieden bestaande financiële rapportages onvoldoende
inzicht om deze onderbouwing mogelijk te maken
Private firma's bieden ready-for-use producten commercieel aan
Ziekenhuisbestuurders moeten steeds meer keuzes maken
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 3

4. Wat wij vandaag de revue laten passeren
Een denkkader voor effectieve bedrijfseconomische besturing
Een economische calculatiesystematiek voor
productieactiviteiten die rekening houdt met zichtbare en
minder zichtbare kosten
Een systematiek van reële verkoopprijzen voor levering aan
(interne en externe) afnemers
Vanuit de gedachte:
Een goede kostprijs calculatie is de basis voor een
gezonde economische bedrijfsvoering van een
ziekenhuisapotheek
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 4

5. Voorbeeld kostenboom eigen bereidingen
Kosten eigen bereidingen
Variabele inkoopkosten Personele kosten Overige kosten
Grond- Vergoed
Genees- Verbruiks- Salaris- Sociale Huis- Alge-
middelen en hulp- artikelen -ingen
sen lasten houdelijk meen
stoffen PNIL
Vragen:
– Herkent u een dergelijke boom als basis voor doorberekeningen?
– Ontbreekt er iets?
– Als er iets ontbreekt, wat zijn de gevolgen hiervan?
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 5

6. Stellingen
Verkeerde (te lage) kostprijs
Kostprijzen van eigen
calculaties leiden tot te lage
bereidingen worden meestal
verkoopprijzen dus tot
bepaald aan de hand van
slechte marktwerking
marginale kostprijs
(goede aanbieders lijden
calculaties en dus
vanwege prijsdumping van
schromelijk onderschat
andere - vaak grote - partijen)
Als men de kostprijs per De invoering van GMP-eisen
(eigen) product niet kan voor externe leveringen door
bepalen, kunnen 'make or ziekenhuisapotheken leidt tot
buy' beslissingen niet hogere vaste kosten en dus
economisch worden tot specialisatie en
ondersteund consolidatie in de sector
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 6

7. 7 stappen in de ontwikkeling
van een kosten- en tariefmodel
3. Creëer
2. Corrigeer
1. Identificeer belangrijkste
tekortkomingen
ALLE kosten “bouwstenen”
historische kosten
(kostendragers)
4. Calculeer
5. Calculeer 6. Calculeer
marginale
opslag voor O&O volledige kosten
productiekosten
per product per product
per product
7. Onderzoek
gevoeligheden en
bepaal “Net
Selling Price”
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 7

8. Stap 1:
Identificeer alle kosten
Variabele
Vaste kosten Kapitaalkosten
(inkoop)kosten
• Geneesmiddelen • Personeelslasten • Vaste activa
• Grondstoffen en • Gebouwgebonden • Vlottende activa
hulpstoffen kosten • Financiële activa
• Verbruiksartikelen • Bouwkundige • (Immateriële
(o.m. emballage) voorzieningen en activa)
installaties
• ICT
• Algemene kosten
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 8

9. Voorbeeld/ stap 1a
Analyseer gegevens uit boekhouding
BLAUW GETALLEN = FORMULE Produktie Produktie Produktie Variabele inkoopkosten € 3,016,600
ZWARTE GETALLEN = IMPORT EXACT 2742 2742 2742
Code debet credit Saldo Geneesmiddelen € 2,605,585
==>==>4117200 Sal. Adm. personeel 0.00 Laboratorium analyses € 168,872
==>==>4117300 Sal. Secr. personeel 0.00
==>==>4133231 Salaris Lab. Analist 0.00 Verbruiksartikelen € 153,374
==>==>4134220 Salaris apothekpersoneel 252,821.65 252,821.65
Grondstoffen € 88,768
==>==>4134250 Salaris apoth.hulppers. 14,601.21 14,601.21
==>==>4137100 Salaris Apothekers 0.00 Hulpstoffen € -
==>==>4137110 Salaris Hoofd Apotheek
==>==>4181110 PNIL 12,421.92
0.00
12,421.92
Personeelslasten € 410,524
==>==>4199920 Overwerktoeslag 0 0.00 Salarissen € 328,479
==>==>4199930 Onregelmatigheidstoeslag
==>==>4199940 Uitk. ziekte bij zwangers
0.00
0.00
Sociale en Pensioenlasten € 55,901
==>==>4199945 Eenmalige Uitkeringen 0.00 Overige Personeelskosten € 26,143
==>==>4199999 Verdeling salaris kp 55,752.21 55,752.21
==>==>4227102 Salaris Gravida 0.00 Vaste installaties en
==>==>4227131 Suppletie ber. ziekengeld 0 0.00 apparatuur € 50,310
==>==>4227143 Uitkering Gravida 7117.6 -7,117.60
==>==>4223201 Premie ZVW 456.78 -456.78 Afschrijvingen vaste
==>==>4223210 Premie WAO 14,382.22 14,382.22 installaties en apparatuur € 50,310
==>==>4223220 Premie WW 5,521.59 5,521.59
Classificatie/ samenvatting van
==>==>4223238 Bvg -restitutie zfw- 0.00 Algemeen € 49,181
gegevens uit boekhouding Vervoerskosten € 30,570
Overige kosten € 17,224
Huishoudelijke Kosten € 1,387
TOTAAL € 3,526,615
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 9

10. Voorbeeld/ stap 1b
Identificeer ontbrekende kosten
Vaste kosten Kapitaalkosten
Gebouw/
bouwk. Vaste Vlottende Financiële
ICT Algemeen
voorz./ activa activa activa
installaties
Huur Afschrijving Admie. Install.
Vooraden
Onderhoud
Onderhoud HR ICT
Energie OH werk Bank
Licenties Alg. bestuur Inventaris
Telecom
Onderhoud Debiteuren
Netwerk Verzekering Gebr.art.
install.
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 10

11. Ontbrekende vaste kosten in detail…
Gebouw
Huur €56,000 400 m2 à €140 (normwaarde)
Onderhoud/service €34,000 400 m2 à €85 (normwaarde)
Energie €10,000
Telecom €2,500
ICT
Afschrijving €5,500 11 wks. à €500
Onderhoud €5,500 11 wks. à €500
Licenties €11,000 11 wks. à €1,000
Netwerk €2,200 11 wks. à €200
Personeel
Ziekenhuisapotheker €120,000 FWG schaal 80 + sociale lasten, scholingskosten e.d.
Kwaliteitsfunctionaris €25,550 0.5 FTE FWG schaal 50 + sociale lasten, scholingskosten e.d.
Algemeen
Admie. €17,500 0.5 FTE à €35,000
HR €13,750 0.275 FTE à €50,000
Alg. bestuur €20,000 2% van €1,000,000
Verzekering €5,000
Totaal €328.500
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 11

12. Ontbrekende kapitaalslasten in detail…
Vaste activa
Infrastructuur apotheek €160,000 vervangingswaarde €2,000,000
ICT €1,600 vervangingswaarde €20,000
Inventaris €4,000 vervangingswaarde €50,000
Gebr.art.
Vlottende activa
Vooraden €8,000 2 weken, jaarinkoop €2,600,000
OH werk €12,308 2 weken, jaaromzet €4,000,000
Debiteuren €36,923 6 weken, jaaromzet €4,000,000
Financiële activa
Bank €1,600 obv saldo €20,000
Totaal €224.431 o.b.v. disconto 8%
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 12

13. 2. Corrigeer tekortkomingen historische kosten
Stelling: Er worden zelden adequate reserveringen
gemaakt om vervangings- c.q. vernieuwingsinvesteringen
voor ziekenhuisapotheken te doen
Voorbeeld:
– In de boeken staat een luchtbehandelingsinstallatie van 12 jaar oud
die destijds voor ƒ60.000 (€ 25.000) is aangeschaft
– De installatie is in 10 jaar afgeschreven en staat nu voor €0 in de
boeken
– Voor een vervangende installatie zou nu € 50.000 betaald moeten
worden
– Om aan GMP-eisen te kunnen voldoen moet echter een duurdere
installatie ad € 90.000 worden aangeschaft
– Bij een afschrijvingstermijn van 8 jaar (nu redelijk) geeft dit
€11.000/jaar aan afschrijvingskosten  deze in model opnemen
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 13

14. Voorbeeld/ stap 1b en 2: Voeg ontbrekende
kosten toe & corrigeer tekortkomingen historische kosten
Opgegeven Ontbrekend Correctie
Algemeen €545.481 ontbrekende kosten (16%)
Infrastructuur apotheek €153.000 correctie i.v.m. €600k
extra “GMP” investeringen (4%)
Personeelslasten Totaal €4.232.546 i.p.v. €3.526.615 (+20%)
Variabele inkoopkosten
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 14

15. 3. Creëer belangrijkste bouwstenen
(kostendragers)
VOORBEELD: Kosten
UURKOSTEN Assistenten/mw.
ASSISTENT/MW €410.524 Uurkosten
÷
assistent/mw.
€34,51
Personeels- Productie-
SPLITSEN
kosten uren per jaar
€556.074 9,4 x 1.489 x 83% = 11.620
Kosten
Naar rato om te slaan
overig personeel
€145.550
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 15

16. Voor de productiemiddelen:
uurkosten van de ‘productiestraten’
Kosten
‘steriele straat’
Uurkosten
€346.927
70% ÷ ‘steriele
Productie-uren ‘steriele straat’
Kosten straat’ per jaar €92.27
bouwkundige 3.760
voorzieningen SPLITSEN
en apparatuur
€495.610 Kosten
30% ‘niet-steriele straat’
Uurkosten
€148.683
÷ ‘niet-steriele
straat’
Productie-uren ‘niet-
Voorraad+individueel €72.53
steriele straat’ per jaar
2.050
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 16

17. …en nu een echt product…
DOBUTAMINE 10 MG/ML INFUUS 50 ML 02/01/2007 VPE 8.95
flacon ingevoerd in DIV d.d.
door
productieproces min. totaal min./stuk
omkleden niet-steriel in 4 bedrag productieuur 57.50
productieprotocol printen 3 bedrag labpunt 5.75
grondstoffen/utensilien verzamelen 25
wegen, afmeten 25 aantal eenh bruto 1200
verwerken 0 aantal eenh netto 1094
transporteren naar steriel 5 productietijd (min.) 1086
schoonmaken niet-steriel 20 productietijd (uur) 18.1
omkleden niet-steriel uit 3
omkleden steriel in 4 labpunten 30
oplossen en mengen 30 grondstoffen 3543.78
pH instellen en aanvullen 15 emballage 347.75
filtreren 0 productiekosten 1040.75
flessen spoelen 0.04 analysekosten 172.50
op/afbouw machine flexfeed 45
afvullen + sluiten 0.35
Extract van kostencalculatie
voorbereiden steriliseren 15 thans in gebruik
kosten per charge 5104.78
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 17

18. 4. Calculeer marginale
productiekosten/eenheid (per product)
Geneesmiddelkosten
€3.279
batch product X
+
Kosten grond- en hulpstoffen
€96
batch product X
Variabele inkoopkosten
+ batch product X
Kosten verbruiksartikelen
€331
batch product X €3.906
+
Laboratoriumkosten*
€200
batch product X
+ Marginale
productiekosten
batch product X
€35 Uurkosten assistent
Personeelskosten batch
x product X
€5.381
# uren assistent
18 €4.92/eenheid
batch product X €639 bij 1094 stuks
+
€92 Uurkosten ‘steriele straat’
Kosten gebruik ‘steriele * aanname:
x straat’ batch product X
# uren ‘steriele straat’ laboratoriumkosten
9
batch product X €835 zijn “extern”
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 18

19. 5. Calculeer opslag voor O&O per product
Geneesmiddelkosten Aannames:
€3,935
O&O product X 1. Gemiddeld 1,2 x ‘proefdraaien’ bij protocollering
+ 2. Administratief overhead 50% op arbeidsuren
Kosten grond- en hulpstoffen
€115 O&O product X
Inkoopkosten
+ O&O product X
€397 Kosten verbruiksartikelen €6.841
O&O product X
€4.687
Marginale
+
Laboratoriumkosten* + kosten O&O
€240 product X
O&O product X O&O-opslag
÷ per batch
€35 Uurkosten assistent product X
Personeels- # batches
x kosten O&O product X/ €2.280
# uren assistent product X jaar ÷ 3
33
O&O product X
€1.151
+ 3 (!)
€92 Uurkosten ‘steriele straat’ O&O “afschrijven” over
Kosten gebruik 3 jaar
x ‘steriele straat’
# uren ‘steriele straat’ O&O product X
11 * aanname: laboratoriumkosten
O&O product X €1.002
zijn “extern” 19
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing

20. 6. Calculeer volledige kosten per product
Marginale
productiekosten
batch product X Kosten
toegewezen
€5.381 aan product X
per batch
O&O-opslag per
batch product X € 7.661 Volledige
€2.280 kosten
+% product X
per batch
Alle nog niet
toegewezen
kosten* Aandeel niet
€8.122
toegewezen
€255.081
kosten ÷
Alle kosten* 6.02% # eenheden/ batch 1094
 volledige kosten
€4.272.546 product X per eenheid €7,42
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 20

21. 7. Onderzoek gevoeligheden
en bepaal ‘Net Selling Price”
€12.00 Net Selling Price vragen
DOBUTAMINE 10
MG/ML INFUUS 50 ML 1. Wat wil ik eigenlijk verkopen, en
THEOFYLLINE 400 MG
€10.00 wat alleen voor eigen gebruik
INJ 2 ML
Volledige Kosten per Eenheid
maken?
€8.00
2. Wat gebeurt er als ik niet alles
verkoop?
3. In welke hoeveelheden verkoop
€6.00
ik? (denk o.m. aan overhead per
order/levering)
€4.00 4. Moet ik rekening houden met
incassokosten?
€2.00 5. Loont het de moeite om van
sommige producten meer te
maken t.b.v. derden?
€0.00
0 1 2 3
6. Wat voor gevolgen hebben de
antwoorden op de prijzen van
# batches/jaar
deze 2 producten?
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 21

22. Praktische vragen
Make or buy? Transparantie
Moet ik afspraken maken met collega’s Moeten apotheekkosten aan clinische
over onderlinge voorraadleveringen afdelingen worden doorgerekend?
(ieder zijn eigen specialistisch pakket)?
Moet ik een ‘steriele straat’ houden, of
kan ik steriele productie uitbesteden? Zo ja, moet dit op basis van feitelijk
gebruik gebeuren of op een andere
• Wat moet op locatie beschikbaar zijn? manier?
• Als ik steriele faciliteiten moet hebben, hoe groot
moeten zij zijn?
Als ik meer steriele capaciteit heb dan
nodig voor eigen gebruik, hoe kan ik Moet ik apotheekkosten (op termijn)
deze het beste inzetten? opnemen in DBC kostencalculaties?
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 22

23. Beslisboom voorzieningenniveau
eigen productie ziekenhuisapotheek GMP-Z
Individuele
bereidingen
Voorraad-
(voedingen, Klanten
bereidingen
cytostatica
e.d.)
(Voorraad-
IB uitbesteden bereidingen (N.v.t.)
uitbesteden)
Voorraad-
Keuzes (Alleen IB voor
bereidingen
eigen gebruik)
uitbesteden
IB zelf doen Alleen voor
Voorraad- eigen gebruik
bereidingen
zelf doen Ook voor
anderen
1 december 2008 Seminar 08 - GMP: bedrijfseconomische besturing 23