1. เลขานุการทีโลกต้ องการ
่
ในศตวรรษที่ 21
โดย ศุภชัย ศรีหาตา

2. ้ ื้ ี
ความรูพนฐานของอาชพ "เลขานุการ"
“เลขานุการยุคนี้ ต้ องเป็ นเลิศทั้งบทบาทและผลงาน”

3. ความหมายของคาว่า "เลขานุการ"
คาว่ า “เลขานุการ” เป็ นคาสุ ทธิ มาจากคาว่า เลข สนธิกบ อนุการ
ั
ดังนั้น เลข + อนุการ รวมกันเป็ นคา “เลขานุการ”
คาว่ า เลขา แปลว่ า ลาย ตัวอักษร การเขียน งานขีดเขียน
คาว่ า อนุการ แปลว่ า การทาตาม การเอาอย่ าง
“เลขานุการ” หมายถึง ผู้มีหน้ าทีเ่ กียวกับหนังสื อตามทีผู้ใหญ่ สั่ง
่ ่
ดังนั้น ผู้ททางานในตาแหน่ งเลขานุการ ต้ องเป็ นผู้ทได้ รับความ
ี่ ี่
ไว้ วางใจให้ เก็บความลับของหน่ วยงานหรือเจ้ านาย หรือผู้บริหาร
ขององค์ การนั้นๆ

4. ความหมายของคาว่า "เลขานุการ"
คาว่ า เลขานุการ ตรงกับคาในภาษาอังกฤษว่ า Secretary
มาจากภาษาลาตินว่ า Secretum แปลว่ า ความลับ (Secret)
ดังนั้น คาว่ า Secretary แปลว่ า “ผู้รู้ ความลับ”

5. ความหมายของคาว่า "เลขานุการ"
มาจากรากศัพท์ 9 ตัว ในภาษาอังกฤษ ดังต่ อไปนี้
1. S = Sensitivity คือ ความรู้ สึกไวในแง่ การทางาน รู้ อะไรได้ เร็ว เข้ าใจ
อะไรได้ ง่าย
2. E = Efficiency คือ ความมีประสิ ทธิภาพ ถูกต้ อง ประหยัด ปลอดภัย
3. C = Courage คือ ความกล้ าทางานโดยไม่ กลัวว่ าจะเกิดความผิด
4. R = Responsibility คือ มีความรับผิดชอบในการทางาน
5. E = Energy คือ การมีกาลังใจและสุ ขภาพดีในการทางาน
6. T = Technique คือ มีเทคนิคในการทางาน
7. A = Active คือ ความกระตือรือร้ นในการทางาน
8. R = Reliability คือ ความไว้ วางใจ
9. Y = Youth คือ อยู่ในวัยทีเ่ หมาะแก่ การ
ทางานและมีความคล่ องตัว

6. ทาไมถึงต้องมีเลขานุการ
“เลขานุการ” คือ.....
ผู้ช่วยแบ่ งเบาภารกิจของ “ผู้บริหาร”
ผู้ช่วยอานวยความสะดวกผู้ทเี่ ข้ ามาติดต่ อประสานงาน
ผู้ประสานงานต่ างๆ ทีได้ รับมอบหมาย ให้ สาเร็จลุล่วง
่
ไปได้ ด้วยดี และมีประสิ ทธิภาพ

7. ทาไมถึงต้องมีเลขานุการ
“เลขานุการ” เปรียบเสมือน.....
เลขาเหมือนมืออีกคู่หนึ่ง เหมือนเท้ าอีกคู่ เหมือนหู เหมือนตา
อีกคู่ของนาย
เลขากับนายเหมือนร่ างกายเดียวกัน นายคือส่ วนศีรษะที่คด ิ
วางแผนจะทาอะไร เลขาคือตัวที่รับไปทาให้ เสร็จ ถ้ ามีแต่
ศีรษะ ไม่ มีตัวงาน งานก็จะไม่ เดิน กองอยู่ตรงนั้น
เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟื องทีช่วยให้ เครื่องจักรหมุนไป
่
ได้ อย่ างมีประสิ ทธิภาพ

8. ล ักษณะของโลกธุรกิจในปัจจุบ ันและ
อนาคตเปนอย่างไร
็
ยุคของข้ อมูลข่ าวสารและการเชื่อมต่ อทางเครือข่ ายข้ อมูล
การติดต่ อค้ าขายกว้ างไกลไปทั่วโลก
การใช้ เทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการเพิมประสิ ทธิภาพในการ
่
ทางานและลดค่ าใช้ จ่าย
โครงสร้ างขององค์กรทีแบนราบและยืดหยุ่นมากยิงขึน
่ ่ ้
การทาธุรกิจการค้ าร่ วมกันระหว่ างองค์ กรในประเทศและ
ต่ างประเทศจะมีมากขึน ้

9. ล ักษณะของโลกธุรกิจทีเปลียนแปลงไปมีผลกระทบ
่ ่
ต่อบทบาทหน้าทีของเลขานุการอย่างไร
่
บทบาทของเลขานุการที่เปลี่ยนไป
บทบาทเก่า บทบาทใหม่
 ทางานตามนายสั่ ง  ใช้ วจารณญาณของตน
ิ
 มองภาพแคบ  มองภาพกว้ าง
 ข้ อมูลในการทางานมาจากนายส่ วนใหญ่  เป็ นผู้จัดการข้ อมูล (Information Manager)
 ส่ วนใหญ่ ทางานกับนายโดยตรงไม่ ย้ายที่  มีโอกาสหมุนเวียนและเข้ าร่ วมทีมต่ าง ๆ
 ปริมาณงานขึนกับนาย
้  ปริมาณงานขึนกับเป้ าหมายของงาน ทีมงาน และ
้
 อาศัยตาแหน่ งนายสั่ งผู้อนได้
ื่ องค์ กร
 การประเมินผลงานขึนกับนายโดยตรง
้  ต้ องใช้ มนุษย์ สัมพันธ์ และความสามารถของ
ตนเอง
 การประเมินผลงานขึนกับทีมงานที่เกียวข้ อง
้ ่

10. คุณสมบ ัติของเลขานุการทีเหมาะสมก ับ
่
โลกปัจจุบ ันและอนาคตเปนอย่างไร
็
มีบุคลิกดี แสดงความเป็ นมืออาชีพ
เชื่อถือได้ และมีความรับผิดชอบสู ง
มีวจารณญาณที่ดี คาดการณ์ ไกล แก้ ปัญหาเฉพาะ
ิ
หน้ าต่ างๆได้
เป็ นนักสื่ อสารที่ดี
แสดงออกซึ่งพฤติกรรมที่เหมาะสม

11. ี
เลขานุการมืออาชพ หมายความว่าอย่างไร
มีความรู้ ความชานาญเกียวกับการดาเนินงานของ
่
สานักงาน
สามารถรับผิดชอบโดยไม่ ต้องมีการควบคุมอย่ างใกล้ ชิด
เป็ นผู้มีความคิดริเริ่ม รู้ จกใช้ ดุลยพินิจ พิจารณาและ
ั
ตัดสิ นใจภายในขอบเขตอานาจของตน
เป็ นศูนย์ กลางของการติดต่ อสื่ อสารในองค์ กร

12. คุณสมบ ัติของเลขานุการทีนายต้องการ
่
บริหารเวลาได้ อย่ างมีประสิ ทธิภาพ
หัวใจของการบริหารเวลา คือ...
การวางแผน (Planning)
การจัดลาดับความสาคัญ (Prioritizing)
มีความรอบรู้ ท้งในงานเลขานุการและงานทีเ่ กียวข้ อง
ั ่
และยินดีทจะพัฒนาอยู่ตลอดเวลา
ี่

13. คุณสมบ ัติของเลขานุการทีนายต้องการ
่
มีทกษะด้ าน การฟัง การพูด การอ่ าน การเขียน
ั
มีวธีการเพือจับประเด็น ย่ อ และสรุปความ (5W, 1H)
ิ ่
ใคร (Who)
ทาอะไร (What)
ที่ไหน (Where)
เมื่อไร (When)
ทาไม (Why)
อย่ างไร (How)

14. บทบาทหน้าทีและจรรยาบรรณเลขานุการ
่
หน้ าทีของเลขานุการมี 4 งาน คือ
่
1. งานหลัก
2. งานสร้ างภาพพจน์
3. งานอานวยความสะดวก
4. งานส่ วนตัวของเจ้ านาย

15. หล ักจรรยาบรรณของเลขานุการ
มีความรับผิดชอบต่ องาน
ปฏิบัตตามกฎขององค์ การทีตนทางานอยู่โดยเคร่ งครัด
ิ ่
รักษาความลับของงานในหน้ าที่
ปรับปรุ งและเรียนรู้ ความก้ าวหน้ าทางวิทยาการทุกสาขา
คานึงถึงความต้ องการ และปัญหาของผู้ใต้ บังคับบัญชา
และผู้บังคับบัญชา
ไม่ มีพฤติกรรมทีจะทาให้ เสี ยภาพพจน์ ทาลายศักดิ์ศรี
่
มีทศนคติทดต่อสถานภาพของ
ั ี่ ี
อาชีพอืน ๆ
่

16. จะก้าวหน้าต้องพ ัฒนา (อะไรบ้าง)
บุคลิกภาพ (ทั้งบุคลิกภายใน และ บุคลิกภายนอก)
รูปร่ างหน้ าตา (Body)
ความสามารถ (Ability)
ความคล่องแคล่งว่ องไว (Mobility)
สติปัญญา (Intelligence)
การแสดงตน (Self Expression)

17. จะก้าวหน้าต้องพ ัฒนา (อะไรบ้าง)
มนุษยสั มพันธ์
วิธีทาให้ ผู้อนชื่นชอบ
ื่
วิธีทาให้ ผู้บงคับบัญชาชื่นชอบ
ั
วิธีทาให้ เพือนร่ วมงานชื่นชอบ
่
ทักษะต่ างๆ ที่จาเป็ น
ทักษะด้ านความคิด ความจา
ทักษะทางด้ านเทคนิค

18. ี
บุคลิกทีเหมาะสมก ับเลขาฯ มืออาชพ
่
ในการสร้างความประท ับใจ
สี หน้ ายิมแย้ มแจ่ มใส
้
มีศิลปะในการพูด
มารยาทดี มีความสุ ภาพ มีความตั้งใจดี และ มีความ
แนบเนียน
แต่ งกายสะอาด ทั้งร่ างกาย เล็บ มือ ผม ผิวพรรณ
กระฉับกระเฉง ว่ องไว มีปฏิภาณไหวพริบ คล่องตัว

19. บทบาทของเลขานุการด้านการน ัดหมาย
ทักทายแขกทุกคนด้ วยมารยาทดีงาม ทั้งท่ าทางและการพูด
แสดงความสนใจ และ แสดงความเป็ นมิตร
พยายามเข้ าใจและเห็นใจแขกทีไม่ ได้ นัดหมายไว้
่
จัดลาดับการเข้ าพบ (ก่อน-หลัง)
จดจาชื่อแขกได้ อย่ างแม่ นยา
ยุตการสนทนาอย่ างสวยงาม
ิ

20. ้ ั
บทบาทของเลขานุการในการใชโทรศพท์
รับโทรศัพท์ ทนทีที่ได้ ยนสัญญาณ
ั ิ
รู้ข้อมูลข่ าวสารเรื่องทีจะพูดเป็ นอย่ างดี
่
นาเสี ยงทีใช้ พด ควรเป็ นนาเสี ยงปกติ และสุ ภาพให้ เกียรติผู้ฟัง
้ ่ ู ้
จดบันทึกเป็ น
ฟังเป็ น ฟังอย่างตั้งใจ
มีความแม่ นยาในการจา
มีปฏิภาณไหวพริบ
พูดจาชัดเจน
ให้ ผู้ติดต่ อมาเป็ นฝ่ ายยุตการสนทนา
ิ

21. การร ับมือต่อยุคสม ัยใหม่
ทีมการเปลียนแปลงตลอดเวลา
่ ี ่
ทุกวันนี้ โลกเปลียนแปลงไปอย่ างรวดเร็ว ดังนั้นเลขาฯทีดี ควรมีการ
่ ่
เรียนรู้และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอดังต่ อไปนี้
ฝึ กฝนทักษะการฟัง พูด อ่ าน เขียน โดยเฉพาะทักษะทางด้ าน
ภาษาอังกฤษ และภาษาอืนๆ ่
เรียนรู้ ทางด้ าน IT เพือให้ ทนยุค ทันเหตุการณ์
่ ั
คุณธรรม และ จริยธรรม
ความซื่อสั ตย์ สุ จริต
การตรงต่ อเวลา
ความรับผิดชอบต่ องานทีได้ รับมอบหมาย
่
ฯลฯ

22. ี
บทสรุป ของการเปนเลขาฯ มืออาชพ
็
“มีคนถามบ่ อย ๆ ว่ า เป็ น เลขาฯยากไหม
คาตอบก็คอ...ไม่ ยาก
ื
แต่ ว่าถ้ าจะเป็ นเลขาฯที่ดี และเก่ง อันนั้นยาก”

23. ี
บทสรุป ของการเปนเลขาฯ มืออาชพ
็
เลขานุการทีดี จาเป็ นต้ องมีความรู้ ความสามารถในงาน
่
อาชีพ ความสามารถเฉพาะตัวอย่ างหลากหลาย เป็ นผู้มี
บุคลิกภาพดี สง่ างาม และรักษาความลับได้ ดี และมีการ
พัฒนาตัวเองอยู่เสมอ

24. ี
เคล็ดล ับ 9 วิธ ี ของการเปนเลขาฯ มืออาชพ
็
ดังนั้น เลขาฯ ทีดและประสบความสาเร็จ ควรปฏิบัตดงต่ อไปนี้
่ ี ิ ั
มีความรับผิดชอบต่ อตัวเอง
มีความคิดริเริ่มสร้ างสรรค์ และ รู้ จกถามเมื่อไม่ เข้ าใจ
ั
มีความรอบคอบ และ ละเอียดอ่ อนในการทางาน
มีความคล่ องตัวสู ง และ แก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ าได้
มีความมั่นใจ กล้ าเผชิญหน้ ากับความจริง
ขยัน อดทน และรับผิดชอบต่ อหน้ าที่สูง
มีความตรงต่ อเวลา
มีความประนีประนอมทางาน
ร่ วมกับผู้อนได้
ื่
ต้ องเป็ นหู เป็ นตา แทนเจ้ านาย