Materi kuliah untuk Jurusan Administrasi Bisnis konsentrasi sekretaris

2. 1.Tugas-tugas rutin
 Menyusun/membuat surat (korespondensi)
 Menata arsip (kearsipan)
 mengurus dan mengendalikan surat.
 menerima dan melayani tamu
 menerima serta melayani telepon dan menelpon
 mengatur jadwal kegiatan pimpinan
 mempersiapkan laporan
2. Tugas Khusus
 mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi
 menyusun surat surat rahasia atau konfidensial
 menyusun acara pertemuan bisnis
 pembelian kado atau cinderamata
3. tugas tugas istimewa
 membetulkan letak alat tulis pimpinan
 penghubung untuk meneruskan informasi pada para
relasi
 mewakili penerimaan sumbangan untuk dana keperluan
kegiatan.
4. Tugas resepsionis
 Menerima, menjawab serta mencatat pesan lewat
telepon
 Menerima tamu pimpinan
 Mencatat janji pimpinan
 Menyusun acara pimpinan
5. Tugas keuangan
 Menangani urusan keuangan pimpinan
 Membayar rekening, pajak dan sumbangan atas nama
pimpinan
 Menyimpan atau mencatat pengeluaran pengeluaran
untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan
sehari hari

3. 6. Tugas Sosial
 Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
 Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
pimpinan beserta pengurusnya
7. Tugas Insidensial
 Menyiapkan agenda rapat, laporan, pidato dan
pernyataan pimpinan.
 Membuat ikhtisar berita dan karangan yang termuat
disurat kabar yang berkaitan dengan kepentingan
perusahaan.
 Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan
 Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau
pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam pertemuan bisnis
 Mengorganisir pertemuan bisnis
 Menentukan waktu dan tempat
 Menyediakan peralatan untuk pertemuan tersebut.
Syarat umum sekretaris
1. Melaksanakan tugas dengan baik
2. Kesetiaan atau loyalitas yang tinggi
3. Memahami tujuan organisasi
4. Memahami keinginan pimpinan
5. Berinisiatif dan kreatif dalam melaksanakan tugas
Syarat khusus sekretaris
1. Menjaga nama baik pimpinan
2. Bijaksana
3. Memilki rasa partisipasi
4. Mengetahui tugas pekerjaannya
5. Dapat dipercaya
6. Memegang teguh rahasia
7. Memberi perhatian pada hal banyak
8. Mempunyai pendirian
9. Mendahulukan mana yang lebih perlu (Prioritas)

4. Peranan sekretaris
Menurut Drs. Eddy Aziz H, SE
1. Mempersiapkan acara pimpinan
2. Korespondensi
3. Kearsipan
4. Dokumentasi
5. Pembuatan laporan rapat
6. Penghubung pimpinan dengan pihak luar
7. Mengatur tata ruangan dan perlengkapan kantor
8. Dapat menyimpan rahasia
9. Harus mempunyai inisiatif
10. cakap dan berkepribadian baik
Menurut Dra. Sedarmayanti M,Pd.
1. Sebagai penyelia
2. Penghubung antara pimpinan dengan staff lainnya
3. Sebagai koordinator
4. Berperan rangkap sebagai manajer dari bagian atau unit lain.
5. Sebagai asisten administratif

5. Keuntungan bekerja sebagai sekretaris
1. Tugas yang beranekaragam
2. Penghasilan yang memadai
3. Promosi jabatan
4. Mendapat kepuasan dalam bekerja.