R]entree november 2015

Eén loket voor eigenrisicodragerschap
Mijn Vf gaat live op 1 januari 2016
Plan • V ‘minder verzuim > minder kosten’
uitgave november 2015 Ontwikkelingen en achtergronden op het gebied van personeel en beleid,
werkloosheid, re-integratie en vervanging van onderwijspersoneel.
95
‘Bevlogen zijn begint ermee dat
je een baan hebt die bij je past,
een waarvoor je het talent en
de kwaliteiten hebt’

2
Uitgave
R]entree is een (gratis) uitgave
van het Vervangingsfonds.
Het is bestemd voor managers,
directeuren, bestuursleden en
P&O-adviseurs die werken in of
voor het primair onderwijs en op
de hoogte willen blijven van
ontwikkelingen en achtergronden op
het gebied van personeel en (arbo)
beleid, het voorkomen en beperken
van ziekteverzuim, re-integratie en
vervanging van onderwijspersoneel.
Redactie
Denis Vijgen
Liv Rump
Martine te Winkel
Martine Stoffels
Audrey Crombach
Caroline Evenhuis
3................................................................................................................................................................................... Column
4........................................................................................................................................................Bevlogen voor de klas
8........................................................................................................................ Eén loket voor eigenrisicodragerschap
11............................................................................................................................ Welzijnscheck Onderwijspersoneel
12............................................................................................................................................................... Mijn Vf gaat live
16 ................................................................................................................................................................................. Plan•V
19 ................................................................................................................... Extra controles vervangingsdeclaraties
20...........................................................................Archipel scholen: Directeur krijgt prominente rol bij verzuim
23.............................................................................................................................. BOOR: Aandacht voor gezondheid
26....................................................................................................................................................Interview Arbomeester
28..................................................................................................................... Regionaal Transfercentrum Groningen
31 ........................................................................................................................................................ Overzicht adviseurs
32................................................................................................................................................................................ Contact
Teksten
Denis Vijgen
Martine te Winkel
Martine Stoffels
Audrey Crombach
Aukje Partouns
Lilian Rippe
Eef Dupont

3
‘Vroeger’ waren de zomers hier op het bestuursbureau in
Rotterdam nog wel eens wat rustiger, vanwege de schoolvakantie.
Daar was dit jaar echter geen sprake van, integendeel. De periode
van verandering waar het Vervangingsfonds in zit, kwam in een
stroomversnelling door een aantal nieuwe ontwikkelingen in
het politieke speelveld. Ik praat u graag even bij.
Met het doel van het kabinet om het aantal zelfstandige bestuurs-
organen terug te dringen komt ook de zbo-status van het
Vervangingsfonds te vervallen. Zoals bekend houdt het Vervan-
gingsfonds in de huidige vorm, tussen 1 januari 2018 en 1 januari
2020, op te bestaan. Met dit in het achterhoofd brachten de
sociale partners eerder een advies uit over hoe het in de toekomst
verder moet. Onderdeel van dit advies was de oprichting van een
werkmaatschappij, om op vrijwillige basis onderlinge risico’s op te
vangen. Hiertoe ontwikkelde het Vervangingsfonds afgelopen jaar
Predu, met als doel de ondersteuning van met name eigenrisicodra-
gers (ERD) in het primair onderwijs op de thema’s verzuim en
vervanging.
En precies dit punt zorgde de afgelopen maanden voor een wat
hectische zomer. Kort voor de zomer sprak het ministerie van OCW
haar zorg uit over het onderdeel Predu. OCW is van mening dat de
positionering van Predu op beleidsinhoudelijke, politieke en
juridische redenen géén kans van slagen heeft op een akkoord van
de Ministerraad. Daarom heeft het bestuur besloten om de
diensten, zoals deze in eerste instantie ten behoeve van Predu
ontwikkeld waren, volledig onder het Vervangingsfonds aan te
bieden. Het label Predu wordt per 1 oktober 2015 niet meer
gevoerd.
De financiële varianten die Predu binnen het eigenrisicodragerschap
aanbood, kunnen nu van het Vervangingsfonds worden afgeno-
men. Wel op voorwaarde dat een schoolbestuur eigenrisicodrager
is. Om meer schoolbesturen in de gelegenheid te stellen hier
gebruik van te maken, worden de criteria om eigenrisicodrager te
worden opnieuw verruimd.
Tegelijkertijd gaat de ingezette modernisering van het Vervangings-
fonds gewoon door. Zo gaat op 1 januari 2016 het nieuwe
reglement in en kunt u vanaf dan gebruik maken van het
webportaal ‘Mijn Vf’.
Wat al deze ontwikkelingen concreet voor u betekenen, lichten we
toe in deze R]entree. Ook organiseren we in november opnieuw
informatiebijeenkomsten. Ik hoop u daar te zien.
Om nog even terug te komen op die vakantie. Bij inspanning hoort
natuurlijk ook ontspanning. Die heb ik afgelopen zomer opgezocht
door mij te verdiepen in het proces van wijn maken. Een boeiend
proces. Iedere keuze die je maakt tijdens het verbouwen van wijn,
heeft gevolgen voor de smaak en de kwaliteit. Dit geldt net zo voor
het proces waarbij we onze dienstverlening als Vervangingsfonds
moderniseren en verbeteren. Iedere keuze heeft gevolgen. Daar
ben ik me terdege van bewust en daarom proberen we ook zo veel
mogelijk in overleg met de schoolbesturen tot onze nieuwe
dienstverlening te komen.
Er is ook nog dat spreekwoord “Goede
wijn behoeft geen krans”. Laat ik
helder zijn. Het gaat ons om de
goede dienstverlening. Als de sector
blij wordt van onze dienstverlening,
dan is dat de mooiste krans die ik
me kan voorstellen. Daar drink ik
dan graag een glaasje wijn op.
Denis Vijgen
Directeur
Vervangingsfonds
Goede wijn behoeft geen krans
Projectrealisatie
Caroline Evenhuis, Mind the Gap
Communicatie, Den Haag
Offermans Design, Valkenswaard
Fotografie
Peter Roek
Illustratie
Frits Verschuren
Vormgeving
Offermans Design, Valkenswaard
Drukwerk
Strijbos Graphic Group B.V., Waalre
© Copyright
Overname van artikelen of gedeelten daarvan is toegestaan
na voorafgaande toestemming van de redactie met
bronvermelding. Aan de informatie in deze periodiek
kunnen geen rechten worden ontleend.
De redactie is bereikbaar via communicatie@vfpf.nl.

4
Jessica van Wingerden zag het in haar praktijk als directeur HR bij
Koninklijke Auris Groep in Gouda. Leerkrachten die niet langer
met passie voor de klas stonden. Ze vroeg zich af hoe duurzame
bevlogenheid te realiseren is. En zij was niet de enige. Om zich
heen zag ze schoolleiders en leerkrachten worstelen met dezelfde
vraag. Ze stapte naar het Vervangingsfonds en vond daar een
partner voor haar promotieonderzoek naar bevlogenheid.
Promotieonderzoek
Van Wingerden, als onderzoeker verbonden aan de Erasmus
Universiteit Rotterdam, onderzocht de afgelopen vier jaar
bevlogenheid in werk op meer dan dertig scholen in het primair
en voortgezet onderwijs. Doel? Randvoorwaarden boven tafel
halen die mensen gepassioneerd voor de klas houden. Met
gesprekken en vragenlijsten bracht Van Wingerden vitaliteit,
bevlogenheid, werkdruk en stress onder schoolleiders en
leerkrachten in kaart. Daarnaast onderzocht ze óf en zo ja hóe
bevlogenheid door specifieke interventies te vergroten is. Wat kan
de schoolleiding doen om zijn personeel energiek, vitaal en
bevlogen te houden? En wat kan de betrokken leerkracht zelf
doen om in zijn kracht te blijven?
Baan die bij je past
Wat heeft het promotieonderzoek opgeleverd? “Bevlogen zijn
begint ermee dat je een baan hebt die bij je past, een waarvoor je
het talent en de kwaliteiten hebt”, vertelt Van Wingerden.
“Daarbij ben je gezond en heb je het thuis op de rit. Als het op
een van die terreinen niet in orde is, dan heeft dat invloed op je
bevlogenheid.” Ook van belang is dat betrokkene vertrouwen
heeft in eigen kunnen en persoonlijke effectiviteit en inzicht heeft
in zijn energiebalans: wat in het werk geeft energie en wat kost
energie? “Wie weet waar energie weglekt en welke kleine
verandering kan bijdragen aan het werkplezier, zit op de goede
weg. Wie zelf de regie neemt, een kleine verandering realiseert
waardoor hij zijn talenten en kwaliteiten beter kan inzetten, heeft
al snel meer plezier in zijn werk.” Interventies kunnen helpen om
vertrouwen te vergroten en zelfinzicht te verwerven. Tevens
kunnen ze bevlogenheid, prestaties en werkplezier doen
toenemen.
Baanboetseren
Zo levert jobcraften oftewel ‘baanboetseren’ resultaat. Leerkrach-
ten leren in een jobcrafttraining zelf aanpassingen te doen in hun
Vitaal, vol energie en betrokken. Dat is de bevlogen leerkracht bij wie
de leerlingen met plezier ’s ochtends de klas in stappen. Maar hoe blijft
iemand bevlogen in de veranderende wereld die voortdurend aan je jas trekt?
Als daarmee stukje bij beetje de energie weg ebt, de balans in geven en
nemen zoek raakt en de batterij onvoldoende nog oplaadt.
Lilian Rippe
Bevlogen blijven
voor de klas?
Je kunt er wat aan doen!

5
werk om zo hun talenten, kwaliteiten en interesses optimaal te
laten aansluiten bij de taken in hun baan. Ze leren bijvoorbeeld
hoe ze kansen kunnen creëren om zich professioneel te ontwik-
kelen in het werk, door te leren van een ervaren collega. En ook
hoe ze in lastige situaties sociale steun kunnen zoeken bij
collega’s. Zo kan iemand een verwacht lastig oudergesprek vooraf
met een collega oefenen om zelfverzekerd en goed voorbereid het
gesprek te voeren. “We hebben gezien dat mensen na een
jobcrafttraining significant meer zijn gaan jobcraften. Bovendien
zorgen ze proactief dat hun baan interessant voor ze blijft en dat
ze er hun passie en talenten in kwijt kunnen. Betrokkene blijft zelf
zorgen voor dingen die hem energie geven, waarbij hij niet voorbij
gaat aan de minder leuke kanten die elke baan natuurlijk heeft.
Ook zagen we dat mensen na een training proactief feedback
gingen vragen. Ze zochten naar ontwikkelmogelijkheden in hun
werk die bijdragen aan bevlogenheid. Ook na een jaar nog. Er is
sprake van een langdurig effect.”
Focus op talent en kwaliteit
Investeren in werken aan bevlogenheid is dus zinvol, stelt de
onderzoeker. Voor de persoon in kwestie, maar zeker zo
belangrijk is dat de schoolleiding de weg naar bevlogenheid
creëert voor haar medewerkers. “Het vraagt van de bestuurders
en leidinggevenden dat ze het belang onderkennen dat medewer-
kers zelf actief zoeken naar de mogelijkheden om hun baan
optimaal te laten aansluiten bij hun talenten en kwaliteiten.” Van
Wingerden adviseert schoolleiders in gesprek te gaan met hun
medewerkers en daarbij te focussen op de kracht van mensen en
dat wat hen energie en passie brengt in het werk. “Mensen
groeien op dingen die ze kunnen.” Volgens de onderzoeker zijn
daar geen grote uitgaven mee gemoeid. “Dat is het mooie van dit
verhaal. Het gaat om faciliteren en steunen. Benoemen dat het
goed is als ze zelf initiatieven ontplooien.” Goed daarom ook als
schoolleiders zich bewust zijn van wat hun gedrag bij medewer-
kers teweeg brengt. “Een schoolleider kan bevlogenheid en eigen
‘Bevlogen zijn begint ermee dat je een
baan hebt die bij je past, een waarvoor je
het talent en de kwaliteiten hebt’

6
regie stimuleren. Hij kan een brug slaan door actief in te grijpen.
Als hij merkt dat de energie in school minder is, niet lijdzaam
toekijken maar aanpakken. Weten dat het mogelijk is interventies
in te zetten.”
Dialoog
Het thema bevlogenheid leeft op veel scholen, weet Van
Wingerden. Ze wijst op het uitverkochte congres ‘Bevlogenheid in
het onderwijs’ dat de Erasmus Universiteit samen met het
Vervangingsfonds en het Arbeidsmarktplatform Primair Onderwijs
in 2014 organiseerde. En ook op de vele verzoeken die er
binnenkomen via de website ‘werkenaanbevlogenheid.nl’ voor
een gesprek, studiedagen of interventieprogramma’s. Van
Wingerden pleit voor een frequente, levendige dialoog op de
scholen over passie en de essentie waarom leerkrachten voor hun
mooie vak gekozen hebben. “Heb het minder over doelen en
taken, maar over ieders drijfveer om in het onderwijs te werken.
Wat geeft je de energie waarmee je kunt bijdragen aan de
ontwikkeling van het kind?” Ze haalt de publicatie ‘Bevlogen in
het onderwijs’ aan, met interviews met ouders van schoolgaande
kinderen. “Ouders benoemen dat wanneer hun kinderen les
krijgen van een bevlogen leerkracht, de kinderen enthousiast zijn,
graag naar school gaan, blij thuiskomen. Zij ervaren echte
betrokkenheid van zo’n leerkracht bij de groei van hun kind. Als
ouders dat benoemen zijn we op de goede weg.”
Vervolgonderzoek
Het onderzoek van Van Wingerden geeft aanleiding voor verder
promotieonderzoek. Een studie naar de relatie tussen bevlogen-
heid, inzetbaarheid en ziekteverzuim. “Wetenschappelijke cijfers
laten zien dat hoe hoger mensen scoren op bevlogenheid, hoe
lager het verzuim is. We zien mensen in het onderwijs met veel
passie en energie starten. Maar het is ook een beroepsgroep met
een groot burn out risico. Als we willen dat mensen voor het vak
van leerkracht blijven kiezen en duurzaam blijven werken, is
werken aan bevlogenheid een vanzelfsprekendheid. Het zou
onderdeel moeten zijn van de opleiding.”
Partners in onderzoek
Het Vervangingsfonds is in het vervolgonderzoek van de Erasmus
Universiteit opnieuw partner. Onder leiding van Van Wingerden
gaat promovenda Odette Bunnik onder andere aan de slag bij
BOOR in Rotterdam en Archipel Scholen in Vlissingen. BOOR en
Archipel Scholen zijn als pilotbesturen eveneens partner in het
vervolgonderzoek. Van Wingerden verwacht dat het vervolgon-
derzoek nog meer concrete antwoorden oplevert en een basis
wordt voor structurele aandacht voor het thema bevlogenheid in
het onderwijs en in de maatschappij. “We hebben er allemaal
belang bij dat als we langer mogen doorwerken, we dat met
passie en energie kunnen blijven doen. Als we met onze studies
kunnen bijdragen aan duurzame inzetbaarheid en het vergroten
van die passie en energie dan is dat voor mij de mooiste uitkomst
van wetenschap toepassen.”
Bevlogen worden, zijn en blijven?
Ga naar de website: werkenaanbevlogenheid.nl.
Nieuwe bevindingen delen we tussentijds
via R]entree en www.vervangingsfonds.nl.
‘Als een schoolleider merkt dat de energie in
school minder is, niet lijdzaam toekijken
maar aanpakken’

7
Vervangingsfonds, Erasmus Universiteit, BOOR
en Archipel trekken samen op in promotieonderzoek
Het Vervangingsfonds zet de samenwerking met de Erasmus
Universiteit Rotterdam graag voort. Hebben interventies op
‘bevlogenheid’ invloed op verzuim? Stof voor een nieuw
promotieonderzoek.
Het Vervangingsfonds wil haar dienstverlening in het primair
onderwijs naar een nog hoger niveau tillen, door interventies toe
te passen die bewezen effectief zijn, oftewel ‘evidence based’.
“Dat zou een grote verandering betekenen voor het veld, waar
tot nu toe relatief weinig gebruik wordt gemaakt van weten-
schappelijke methoden en technieken bij interventies”, vindt
Denis Vijgen, directeur van het Vervangingsfonds.
Winst voor de sector
Evidence Based interventies maken de dienstverlening van het
Vervangingsfonds dus nog sterker. “We blijven zoeken naar
instrumenten om onze dienstverlening in verzuimpreventie te
verbeteren. Als bevlogen leerkrachten minder stress en werkdruk
ervaren en je kunt bevlogenheid door interventies verbeteren, dan
zou dat moeten leiden tot minder verzuim. Goed om dat verder te
onderzoeken. Als wij in staat zijn interventies te verbeteren en
schoolbesturen iets krijgen wat duurzaam werkt, dan is dat
pure winst voor de sector. Dan gaat onze missie in vervulling:
schoolbesturen ondersteunen en laten inzien hoe ze verzuim
structureel kunnen verlagen.” Het Vervangingsfonds investeert
dan ook graag in het vervolgonderzoek. “Wij willen de sector
verder helpen. De kennis en ervaringen die we in het onderzoek
opdoen, verspreiden we straks zodat alle schoolbesturen en
scholen ervan kunnen profiteren.”
Proeftuin
Het grote schoolbestuur BOOR in Rotterdam en het kleinere
Archipel Scholen in Vlissingen zijn bereid als partner te fungeren
in het onderzoek. “Beide hebben de uitdaging het verzuim te
reduceren. Zij bieden ons de ruimte om interventies uit te
proberen en te onderzoeken wat duurzaam werkt. Sector en
Vervangingsfonds trekken hierin samen op om er voor de hele
sector iets moois van te maken. Gedurende dit onderzoekstraject
verwachten we veel van elkaar te leren en -ongetwijfeld met
vallen en opstaan- nieuwe inzichten te krijgen in het effect van
interventies op duurzaam gezond werken.”
U leest meer over Archipel Scholen op
pagina 20 en meer over BOOR op pagina 23.
‘Wij willen de sector
verder helpen’
>>

Een brief van staatssecretaris Dekker was de afgelopen zomermaanden
aanleiding voor intensief overleg tussen het ministerie van OCW en het
Vervangingsfonds. In de brief kwam onder andere de positionering van
Predu aan bod. Uitkomst van het overleg is het besluit van het bestuur
van het Vervangingsfonds om de diensten van Predu onder de vlag van
het Vervangingsfonds voort te zetten.
Eén loket voor
alle vragen over het
eigenrisicodragerschap
Martine te Winkel
8

9
Een stukje achtergrond. Met het doel van het kabinet om het
aantal zelfstandige bestuursorganen terug te dringen, heeft het
kabinet ook de zbo-status van het Vervangingsfonds ter discussie
gesteld. Dit heeft tot het voornemen geleid om de verplichte
aansluiting van scholen bij het Vervangingsfonds op te heffen.
Naar aanleiding hiervan hebben de sociale partners in het primair
onderwijs een advies uitgebracht aan het bestuur van het
Vervangingsfonds om een nieuw stelsel in te richten. Onderdeel
van dit advies betrof de inrichting van een werkmaatschappij,
waarbij scholen op vrijwillige basis onderling de risico’s van
vervanging op konden vangen. Deze werkmaatschappij diende
ook scholen te ondersteunen bij de ontwikkeling van verzuim- en
vervangingsbeleid. Het Vervangingsfonds heeft uitvoering aan dit
advies gegeven door Predu te ontwikkelen.
Werkzaamheden
OCW heeft nu aangegeven dat zij van mening is, dat de
positionering van Predu op beleidsinhoudelijke, politieke en
juridische redenen géén kans van slagen heeft op een akkoord
van de Ministerraad. Daarom heeft het bestuur van het Vervan-
gingsfonds besloten om de diensten, zoals deze in eerste instantie
ten behoeve van Predu ontwikkeld waren, volledig onder het
Vervangingsfonds aan te bieden. Het label Predu wordt per 1
oktober 2015 niet meer gevoerd. De adviseurs van Predu zetten
hun werkzaamheden in het PO veld voort, onder de vlag van het
Vervangingsfonds. Schoolbesturen krijgen één loket voor vragen
over het eigenrisicodragerschap, voor het indienen van de
aanvraag voor eigenrisicodragerschap en voor vragen over de
(nieuwe) producten en diensten van het Vervangingsfonds.
Nieuwe diensten voor eigenrisicodragers
Voor eigenrisicodragers biedt het Vervangingsfonds nieuwe
financiële varianten, waarbij sprake is van een gedeeltelijk eigen
risico voor de vervanging. Hierbij kan gekozen worden voor een
eigen risico uitgedrukt in (wacht)dagen of in euro’s. Er zijn vier
varianten beschikbaar waaruit een schoolbestuur kan kiezen.
De adviseurs kunnen, onder andere met een rekentool, helpen
om een keuze te maken die past bij de specifieke situatie van
een schoolbestuur.
Nulmeting
Voor schoolbesturen die nog geen eigenrisicodrager voor
vervanging zijn, maar dit wel willen verkennen, biedt het
Vervangingsfonds een nulmeting aan. Bij deze analyse brengt het
schoolbestuur zelf bepaalde gegevens systematisch in kaart,
waardoor inzicht ontstaat in alle factoren die een rol spelen bij de
keuze voor het eigenrisicodragerschap. Vervolgens worden de
uitkomsten in samenhang met elkaar beoordeeld. Na de analyse
volgt een adviesrapport, dat als uitgangspunt kan dienen voor
verdere stappen die nodig zijn om op verantwoorde wijze te
kiezen voor eigenrisicodragerschap.
Instapmoment eigenrisicodragerschap naar 1 januari
Het bestuur van het Vervangingsfonds heeft in haar vergadering
van 16 september jl. besloten vanaf nu de aanvang van een
kalenderjaar als instapmoment te hanteren. Kiezen voor eigen
risicodragerschap kan dus voortaan per 1 januari van ieder jaar.
Dit betekent dat de mogelijkheid om per 1 augustus eigenrisico-
drager te worden vervalt.
Criteria voor eigenrisicodragerschap gewijzigd
Het bestuur van het Vervangingsfonds heeft besloten om de
criteria voor uittreden te verruimen. De criteria voor uittreding zijn
vanaf heden als volgt:
• U kunt uittreden als uw lumpsum hoger of gelijk is
aan 20 miljoen euro;
• U kunt uittreden als uw samenwerkingslumpsum-budget
hoger of gelijk is aan 20 miljoen euro;
• U kunt uittreden als uw lumpsum-budget lager is dan
20 miljoen euro en uw ziekteverzuimpercentage in 2014
10% of lager was, óf met 10% gedaald is ten opzichte
van 2013.
De P(G)MR dient in alle gevallen akkoord te zijn met het besluit
voor eigenrisicodragerschap.

10
Nieuw reglement
Naast bovenstaande ontwikkelingen gaat de verdere modernisering
van het Vervangingsfonds ook gewoon door. Op 1 januari 2016
gaat het nieuwe reglement van het Vervangingsfonds in en het
webportaal ‘Mijn Vf’ gaat online. In oktober is het nieuwe
reglement van het Vervangingsfonds gepubliceerd in
de Staatscourant.
Wachttijd
Per 1 januari 2016 wordt op grond van lesgebonden en/of behandel-
taken onderscheid gemaakt bij de wachttijden voor ondersteunend
personeel. Voor onderwijsondersteunend personeel met lesgebonden
en/of behandeltaken als bedoeld in de CAO PO, geldt geen wachttijd
meer. Onderwijsondersteunend personeel zonder lesgebonden en/of
behandeltaken kan na twee maanden wachttijd ten koste van het
Vervangingsfonds worden vervangen.
Loslaten roostereis
Per 1 januari 2016 wordt de eis dat de vervanging moet
plaatsvinden op de dag dat de afwezige is ingeroosterd, losgelaten.
Schoolbesturen krijgen hierdoor meer flexibiliteit bij het inrichten
van hun vervanging. Hiermee vervalt ook de noodzaak – en de
verplichting vanuit het informatieprotocol – om per 1 januari 2016
roostergegevens aan te leveren.
Overgang schooljaar naar kalenderjaar
Kiezen voor eigen risicodragerschap kan per 1 januari alleen nog per
kalenderjaar. Met dit besluit wordt aangesloten bij de premiestelling
en de bonus-malus afrekening, die ook per kalenderjaar plaats
vinden.
Maximering vergoeding schorsing
Met ingang van 1 januari 2016 wordt vervanging in geval van
schorsing nog maximaal zes weken vergoed.
Meer informatie
Wilt u meer weten over eigenrisicodrager
worden of over bestaande of nieuwe
diensten van het Vervangingsfonds? Of
heeft u vragen over het nieuwe reglement?
Neemt u dan gerust contact op met onze
helpdesk. Ook kunt u terecht op onze
website www.vervangingsfonds.nl. Hier
vindt u een informatiepagina over de
modernisering.
De helpdesk is op werkdagen bereikbaar
van 9.00 tot 17.00 uur via 045 – 579 81 07
of via helpdesk@vfpf.nl.
NAAST DE EERDER AANGEKONDIGDE WIJZIGINGEN IN HET
REGLEMENT, ZIJN ER AANVULLENDE AANPASSINGEN:

11
Audrey Crombach
Welzijnscheck Onderwijspersoneel
Meer dan alleen het aanbieden
van een PAGO
De voordelen van de Welzijnscheck Onderwijspersoneel:
• Met de Welzijnscheck Onderwijspersoneel voldoet u aan uw
wettelijke verplichting conform artikel 18 van de Arbowet.
• Het gebruik van de Welzijnscheck Onderwijspersoneel is gratis.
• De Welzijnscheck Onderwijspersoneel is specifiek ontwikkeld
voor het primair onderwijs.
Wist u dat u als werkgever verplicht bent een PAGO (Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek)
c.q. PMO (Preventief Medisch Onderzoek) aan te bieden aan uw medewerkers? Dat is zo vastgelegd
in artikel 18 van de Arbowet. De Welzijnscheck Onderwijspersoneel helpt u te voldoen aan deze
verplichting. Maar daarnaast biedt de Welzijnscheck Onderwijspersoneel nog meer mogelijkheden.
Wat is de Welzijnscheck
Onderwijspersoneel?
De Welzijnscheck Onderwijspersoneel is
een onderzoeksinstrument, dat bestaat uit
twee (digitale) vragenlijsten: één voor
lesgevenden en één voor niet-lesgevenden.
De vragenlijst gaat in op onderwerpen die
te maken hebben met het welzijn in relatie
tot de werkzaamheden op de school.
Daarnaast komen de leefstijl en gezond-
heidssituatie van de medewerker aan bod.
De vragenlijst invullen duurt gemiddeld 30
minuten. Na het invullen is het mogelijk
een rapportage te genereren.
Individuele medewerkers kunnen er
gebruik van maken, maar u kunt de
Welzijnscheck Onderwijspersoneel ook
inzetten voor een onderzoek op school.
Individueel onderzoek
Als werkgever kunt u uw medewerkers
attenderen op de mogelijkheid van een
individueel onderzoek via de Welzijnscheck
Onderwijspersoneel. Medewerkers die dat
willen, vullen dan op eigen initiatief de
vragenlijst in. De uitkomsten in het
onderzoeksrapport kan de medewerker
vervolgens gebruiken om veranderingen
en verbeteringen in bijvoorbeeld leefstijl en
manier van werken door te voeren. De
onderzoeksgegevens worden uitsluitend
beschikbaar gesteld aan de medewerker.
Onderzoek onder groepen
medewerkers
Het is ook mogelijk om een breed
onderzoek onder medewerkers van een
school of bestuur uit te voeren met de
Welzijnscheck Onderwijspersoneel.
Via de Welzijnscheck Onderwijspersoneel
ontvangen de medewerkers dan per e-mail
of brief een uitnodiging voor deelname
aan het onderzoek. Alle deelnemers
ontvangen na het invullen van de
vragenlijst een persoonlijk rapport. De
werkgever heeft geen inzage in deze
persoonlijke rapporten. Op basis van de
ingevulde vragenlijsten kan wel een
geanonimiseerde rapportage op groeps-
niveau gegenereerd worden voor de
werkgever. Hiervoor moeten wel minstens
5 medewerkers de vragenlijst hebben
ingevuld.
Vanwege de benodigde deskundigheid
raden we scholen en besturen aan om bij
zo’n breed onderzoek de hulp van een
AO-deskundige en/of bedrijfsarts in te
schakelen. De interpretatie van de
resultaten vergt namelijk specifieke
deskundigheid. Daarnaast werken
medewerkers ook eerder mee als een
onderzoek door een externe partij
wordt uitgevoerd.
Wilt u meer weten?
Meer informatie over de Welzijnscheck
Onderwijspersoneel leest u op
www.vervangingsfonds.nl.
Heeft u vragen? Neemt u dan contact
op met het Arbo AdviesCentrum PO
via 045 - 579 81 81 of aacpo@vfpf.nl.

‘Mijn Vf’ gaat live op 1 januari 2016
Op 1 januari 2016 gaat het webportaal ‘Mijn Vf’ live. Via dit webportaal kunt u onder andere uw financiële positie
bij het Vervangingsfonds inzien, declaraties indienen en pooltoolgegevens opvoeren. Kortom, vanaf 1 januari 2016
communiceert u met het fonds via ‘Mijn Vf’. Een aantal zaken verdienen nu echter alvast uw aandacht. Dat zijn:
• de gegevenslevering tijdens de overgangsfase;
• de uitvoering van controles voorafgaand aan de uitbetaling;
• de wijzigingen in de pooltoolverantwoording;
• het nieuwe instapmoment voor eigenrisicodragerschap en de consequenties voor ‘Mijn Vf’;
• de ‘Mijn Vf’ Helpdesk.
Martine Stoffels
Gegevenslevering tijdens de overgangsfase
Er komt een overgangsperiode waarin bepaalde gegevens nog op
de ‘oude’ manier moeten worden aangeleverd en nieuwe
gegevensleveringen via het nieuwe systeem gaan. Het Vervan-
gingsfonds streeft ernaar de overgangsperiode zo kort mogelijk te
houden. Dit om de extra kosten die hiermee gemoeid zijn zoveel
mogelijk te beperken.
Heel concreet betekent dit voor u het volgende:
• Alle declaraties van vervangingen die tot en met 31 december
2015 hebben plaatsgevonden, moeten in januari 2016 via het
‘oude’ systeem worden aangeleverd. Dit is inclusief een
eventuele 13de maand, die dus ook uiterlijk 31 januari 2016
moet zijn doorgegeven.
• Na 31 januari 2016 is het niet meer mogelijk om een
PSA-levering via het ‘oude’ systeem te doen.
• Eventuele nadeclaraties over 2015 kunt u doorgeven via de
bestaande nadeclaratietool. Deze tool blijft beschikbaar tot en
met 31 maart 2016.
• Nieuwe declaraties, voor vervangingen vanaf 1 januari 2016,
kunnen uitsluitend via het nieuwe systeem worden verwerkt.
De eerste verwerking - over de verslagmaand januari – vindt
plaats in februari 2016. De verslagmaand is de maand waarin
de vervanging heeft plaatsgevonden.
12

13
AK’s
Scholenveld
Salaris-
verwerker
Webportaal
Regioteams
Rapportage tbv
stakeholders
DUO
VF-administratie
BI-systeem tbv
Informatie-
voorziening
1
5
1 2
3
6
3
4
1 PSA-mutaties
2 Buiten PSA-stroom via portaal
Declaratiegegevens (oa ext. Pers)
Pool-inzetgegevens
Overige transacties (oa subsidies)
Evidence documenten
3 PSA-stroom via FTP
Persoonsgegevens
Aanstellingsgegevens
Verzuimgegevens
Declaratiegegevens
4 Organisatiegegevens obv BRIN
5 Resultaatgegevens
(dashboard)
6 Activiteitenregistratie-, organisatie-
en verzuimgegevens
Datastromen in het nieuwe informatiesysteem
‘Mijn Vf’ is gekoppeld aan één centraal
informatiesysteem. Zie het schema
‘Datastromen in het nieuwe
informatiesysteem’. De zogenaamde
PSA-levering staat centraal in het
informatie-systeem. Deze levering bevat
de premiebrongegevens (persoons-
en aanstellingsgegevens), de declaratie-
gegevens en de verzuim-gegevens.
De PSA-levering wordt ingericht via de
salarisdienstverleners (SDV’s) en de
administratiekantoren (AK’s).
De gegevens die niet leverbaar zijn via de
PSA-stroom, zoals bijvoorbeeld gegevens
over externe inhuur of de inzet van
poolers, worden door het AK of in een
uitzonderlijk geval door het schoolbestuur
aangeleverd via het webportaal ‘Mijn Vf’.
Hierbij wordt de bestaande methodiek,
denk aan de declaratietool en de pooltool,
zoveel mogelijk behouden en/of
geïntegreerd in het nieuwe systeem.
BRIN, het gegevensbestand van de Dienst
Uitvoering Onderwijs (DUO) van het
Ministerie van OCW, dient als bron voor
de organisatiegegevens. Al deze gegevens
worden bij elkaar gebracht en aan elkaar
gekoppeld in het centrale informatie-
systeem. Daardoor is het mogelijk om
stuur- en beleidsinformatie te genereren.
‘Mijn Vf’ biedt op termijn ook de
mogelijkheid om gegevens over verzuim
(in uw regio) op te vragen en in te zien.
Even opfrissen - Het nieuwe informatiesysteem in vogelvlucht
• Uiterlijk de 5de werkdag van de verwerkingsmaand, de maand
volgend op de verslagmaand, moet de PSA-levering door het
Vervangingsfonds ontvangen zijn, ook de (eventuele) opvoer in
‘Mijn Vf’ van declaraties van extern personeel.
• De 6de werkdag van de maand start het Vervangingsfonds de
verwerking van de PSA-levering en andere gegevensleveringen.
Nog diezelfde dag worden via ‘Mijn Vf’ de resultaten van die
verwerking gecommuniceerd. Denk daarbij aan de premienota,
een declaratie-overzicht, eventuele foutmeldingen en
dergelijke.
• In de verwerkingsmaand vindt ook de financiële afhandeling
plaats (incasso van de premie, uitbetaling van de declaraties).
Uitvoering van controles voorafgaand aan de uitbetaling
Op dit moment voert het Vervangingsfonds een groot aantal
controles achteraf uit. Ingediende declaraties worden in eerste
instantie gewoon vergoed. Daarna volgt een controle en, indien
van toepassing, vordert het Vervangingsfonds het reeds uitbe-
taalde bedrag terug. Deze werkwijze is omslachtig, foutgevoelig
en het levert veel onrechtmatige declaraties op. In het nieuwe
systeem zijn declaraties losgekoppeld van het salarispakket.
Hierdoor zijn controles vooraf mogelijk en kan het Vervangings-
fonds direct inzicht geven in de hoogte van het declaratiebedrag.
Dit komt de rechtmatigheid ten goede.

14
Bij het uploaden van gegevens (PSA-levering) worden technische
controles uitgevoerd. Denk daarbij aan validatie- en consistentie-
controles. Bij de maandverwerking, uiterlijk de 6de werkdag van
de maand, vinden de inhoudelijke controles plaats zoals onder
andere de 3-maandentermijn, het functieniveau van de afwezige/
vervanger, de duur van de schorsing. Dat is de toetsing van de
aangeleverde gegevens aan het Vf-reglement. Uitbetaling volgt
pas ná de technische en de inhoudelijke controles.
Let op! Voldoet een declaratie niet, dan volgt géén uitbetaling.
Houd hier rekening mee bij de opmaak van uw begroting.
Let op! Foutieve/afgekeurde declaraties dient u te corrigeren in
uw eigen bronsysteem. De mutaties worden dan automatisch
aangeboden bij de volgende maandverwerking. Deze werkwijze
is belangrijk om mismatch tussen uw bronadministratie en de
administratie van het Vervangingsfonds te voorkomen.
In alle PSA-systemen zijn dezelfde controles ingebouwd. Een
overzicht van de controles is op te vragen via helpdesk@vfpf.nl.
U vindt ze straks ook terug op ‘Mijn Vf’.
Pooltoolverantwoording
Vanaf 1 januari 2016 loopt de pooltoolverantwoording via het
webportaal ‘Mijn Vf’. U ontvangt maandelijks, via het webportaal,
een overzicht van de declaraties die u heeft ingediend voor uw
poolers. Van u wordt verwacht om de bijbehorende inzetgegevens
toe te voegen aan de declaratiegegevens. Daarna nemen wij de
declaraties in behandeling. De huidige praktijk, waarbij de
inzetgegevens pas na 13 weken verstrekt worden, levert veel
aansluitproblemen op van inzet- en declaratiegegevens. Met de
nieuwe werkwijze heeft het Vervangingsfonds in een zeer vroeg
stadium inzicht in de inzet van de poolers. Dit komt de beoorde-
ling van de rechtmatigheid ten goede.
Let op! Hebben wij geen verantwoordingsgegevens ontvangen,
dan volgt géén uitbetaling. Houd hier rekening mee bij de
opmaak van uw begroting.
Let op! De uitbetaling van de pooldeclaraties schuift,
eenmalig, een verwerkingsmaand op.
Per 1 januari 2016 gaan wij voor de vervangingspools over
van een afrekening per schooljaar naar een afrekening per
kalenderjaar. Om deze overgang mogelijk te maken rekent het
Vervangingsfonds de vervangingspool, uiterlijk in mei 2016,
tussentijds af. Daarvoor maken wij de inzetberekening van de
vervangingspool over de periode 1 augustus 2015 tot 1 januari
2016. Heeft u het vereiste inzetpercentage niet gehaald dan
wordt het verschil tussen het vereiste inzetpercentage en het
bereikte inzetpercentage vermenigvuldigd met het totaal van de
pooldeclaraties over de periode 1 augustus 2015 tot 1 januari
2016. Het zo berekende bedrag vorderen wij terug.
Met de brief van 12 augustus 2015 informeerde het Vervangings-
fonds schoolbesturen en administratiekantoren al over de
wijzigingen.
Instapmoment voor eigenrisicodragers (ERD)
en de verwerking daarvan in ‘Mijn Vf’
Zowel de premiestelling als de bonus-malus afrekening vinden per
kalenderjaar plaats. Om die reden is gekozen om ook voor het
eigenrisicodragerschap aan te sluiten op het kalenderjaar. Dit
betekent dat 1 januari 2016 het volgende instapmoment is om
eigenrisicodrager (ERD) te worden. Instappen per 1 augustus is
niet meer mogelijk.
Schoolbesturen die per 1 januari 2016 eigenrisicodrager willen
worden, moeten daarvoor uiterlijk 31 december 2015 een
aanvraag indienen. Daarna hebben zij nog tot 15 maart 2016 de
tijd om de nodige stukken aan te leveren. Alle besturen waarvan
de aanvraag wordt goedgekeurd, worden met terugwerkende
kracht, vanaf 1 januari 2016, eigenrisicodrager. Voor de verwerking
in ‘Mijn Vf’ betekent dat het volgende. Het vaststellen van de
premie en de declaraties voor potentiële eigenrisicodragers wordt
opgeschort. Pas bij de definitieve goedkeuring of afkeuring van
het eigenrisicodragerschap berekent het Vervangingsfonds de te
betalen premie en de te ontvangen vergoeding.
Let op! Besturen die vóór 31 december 2015 een aanvraag voor
eigenrisicodragerschap hebben ingediend, betalen dus pas premie
en ontvangen pas een vergoeding voor vervangingsonkosten ná
het definitief goedkeuren of afkeuren van de aanvraag.

15
Op 17, 19, 24 en 26 november organiseert het Vervangingsfonds informatiebijeenkomsten over de modernisering.
Onderwerpen die aan bod komen zijn onder andere de reglementswijzigingen per 1 januari 2016, de verruiming van het eigenrisico-
dragerschap en de mogelijkheden van het webportaal ‘Mijn Vf’. Tijdens de bijeenkomsten laten wij u een DEMO-versie zien van het
webportaal en heeft u ruim de gelegenheid om vragen te stellen over de nieuwe werkwijze.
Aanmelden voor deze bijeenkomsten kan via www.vervangingsfonds.nl/agenda.
Informatiebijeenkomsten
De verschillen op een rij
info/gegevenslevering oud nieuw
Levering persoons- en aanstellingsgegevens Niet van toepassing Via salarisdienstverleners*
Levering declaratiegegevens
PSA-levering via de salarisdienstverleners
(vanuit de salarisverwerking)
Via salarisdienstverleners*
Levering verzuimgegevens Niet van toepassing Via salarisdienstverleners*
(Na)declaraties extern personeel Via (na)declaratietool Via ‘Mijn Vf’
Pooltoolverantwoording Via pooltool Via ‘Mijn Vf’
Aanleveren BRIN-gegevens Via DUO Via DUO
Aanvraag subsidies
Schriftelijk (brief/mail) en via de adviseur
van het Vervangingsfonds
Via ‘Mijn Vf’
Informatievoorziening:
- premienota
- declaratieoverzicht
Via het AK Via ‘Mijn Vf’
Informatievoorziening:
- verzuimgegevens
Niet van toepassing Op termijn via ‘Mijn Vf’
Berekening premie en declaraties
Via PSA vanuit de bruto/netto
loonkosten
Door het Vervangingsfonds vanuit
de aanstellingsgegevens
* De salarisdienstverleners hebben hun pakketten aangepast aan het nieuwe informatiesysteem.
Helpdesk ‘Mijn Vf’
Heeft u vragen over het centrale informatiesysteem of het webportaal
‘Mijn Vf’? Neem dan contact op met de helpdesk ’Mijn Vf’ via 045 – 579 81 01
of via helpdesk@vfpf.nl. De helpdesk ‘Mijn Vf’ is op werkdagen bereikbaar
van 9.00 tot 12.00 uur.

In juni 2015 is het Vervangingsfonds gestart met het nieuwe project PLAN • V, waarbij schoolbesturen die
kampen met een langdurig hoog verzuim centraal staan. Aanleiding voor dit project is de noodzaak om het
ziekteverzuim in het primair onderwijs terug te dringen, zodat alle schoolbesturen straks goed voorbereid
het eigenrisicodragerschap in gaan. De einddatum van PLAN • V is 1 mei 2018.
Aukje Partouns
Achtergrond
Schoolbesturen betalen op dit moment een premie aan het
Vervangingsfonds ter dekking van de vervangingskosten.
Na opheffing van het Vervangingsfonds moeten schoolbesturen
de kosten voor vervanging zelf gaan dragen. Die kosten moeten
dan bij voorkeur zo laag mogelijk zijn. Dat is echter alleen het
geval als ook het ziekteverzuim laag is.
Het terugdringen van ziekteverzuim gaat echter niet van vandaag
op morgen. Het is noodzaak om daar nú al een start mee te
maken en niet te wachten tot het eigenrisicodragerschap ingaat.
Het rekenvoorbeeld op pagina 18 laat zien hoe groot de jaarlijkse
besparing op de vervangingskosten kan zijn bij een daling van het
ziekteverzuim.
Van langdurig hoog verzuim naar eigenrisicodragerschap
Voor schoolbesturen met een langdurig hoog verzuim is de weg
naar het eigenrisicodragerschap extra moeilijk. Want hoe maak je
binnen een relatief korte tijd korte metten met dat langdurig
hoog verzuim? Het Vervangingsfonds biedt deze schoolbesturen
via PLAN • V extra ondersteuning bij het terugdringen van dat
langdurig hoog verzuim.
Voor wie?
PLAN • V richt zich op twee categorieën schoolbesturen:
• Schoolbesturen met een verzuimpercentage hoger dan
9,5% in het schooljaar 2013-2014 en in de eerste helft
van het schooljaar 2014-2015, en
• Schoolbesturen met een verzuimpercentage tussen de
7,0% en 9,5% in het schooljaar 2013-2014 en in de eerste
helft van het schooljaar 2014-2015
Op dit moment benaderen de adviseurs van het Vervangingsfonds
actief de eerste categorie schoolbesturen. Deze besturen hebben
voorrang op de tweede categorie, omdat hun verzuimpercentages
hoger liggen. De eerste categorie, voor zover bekend bij het
Vervangingsfonds, omvat 24 kleine besturen met één, twee of
drie scholen. De tweede categorie omvat 51 besturen, waarvan
15 kleine, 21 middelgrote en 15 grote besturen.
Commitment als voorwaarde
Commitment van de deelnemende besturen is een belangrijke
voorwaarde voor het slagen van het project. Zonder 100%
commitment van het bestuur en de bereidheid veranderingen
door te voeren, kan het hoge verzuim niet aangepakt worden.
16
M

17
Dit commitment wordt daarom vastgelegd in een convenant.
Net als de gemaakte afspraken over de doelstellingen, verplichtingen,
convenantspartijen, uitvoering, duur, overleg en evaluatie. Beide
partijen ondertekenen dit convenant.
Aanpak binnen PLAN • V
Na een verkennend gesprek, tekent het schoolbestuur dat wil
deelnemen aan PLAN • V een intentieverklaring. De intentie-
verklaring is het startsein voor de adviseur van het Vervangings-
fonds om een eerste analyse te maken van de visie, het beleid en
de handelswijze van het bestuur met betrekking tot ziekteverzuim.
Het bestuur levert hiervoor de benodigde informatie aan.
Op basis van deze inventarisatie stellen de adviseur en het bestuur
samen een plan van aanpak op. Daarna worden de gemaakte
afspraken in een convenant vastgelegd, dat beide partijen
ondertekenen. Dit gebeurt binnen 6 weken na het ondertekenen
van de intentieverklaring.
De adviseur van het Vervangingsfonds geeft samen met het
bestuur vervolgens uitvoering aan het plan van aanpak, te
beginnen met een 0-meting.
Stap 1: Een verkennend gesprek en ondertekening
intentieverklaring
Stap 2: Een eerste analyse
Stap 3: Het opstellen van het plan van aanpak
Stap 4: Het ondertekenen van het convenant
Stap 5: Het uitvoeren van de 0-meting en het plan van aanpak
Stap 6: Het uitvoeren van een 1-meting en eindevaluatie
vindt plaats vóór 1 mei 2018.
Eerste ervaringen
De eerste gesprekken met schoolbesturen uit de eerste categorie
hebben inmiddels plaatsgevonden. De meeste zijn positief en
enthousiast over PLAN • V. Het Vervangingsfonds heeft na de
zomervakantie al de nodige intentieverklaringen ontvangen.
De besturen die mee doen realiseren zich dat hun ziekteverzuim
erg hoog is en zien ook de noodzaak dat er iets moet veranderen.
De kostenbesparing zorgt voor een extra motivatie voor deze
besturen.
Interesse in deelname aan PLAN • V?
Het Vervangingsfonds heeft niet van alle besturen de volledige
verzuimcijfers. De besturen waarvan de verzuimcijfers ontbreken,
zijn door het fonds via een brief opgeroepen om zich aan te
melden voor PLAN • V.
Kampt uw bestuur met een verzuimpercentage hoger dan
9,5% in het schooljaar 2013-2014 en in de eerste helft van het
schooljaar 2014-2015 en heeft u interesse in deelname aan
PLAN • V? Neemt u dan contact op met uw adviseur van het
Vervangingsfonds. Op www.vervangingsfonds.nl kunt u
nagaan welke adviseur werkzaam is binnen uw regio.

Rekenvoorbeeld: een lager verzuim leidt structureel tot aanzienlijk lagere kosten
Op een school werken 28 personeelsleden: 25 onderwijzend personeel (OP) en 3 onderwijsondersteunend personeel (OOP).
Het verzuimpercentage is 11% bij OP en 14% bij OOP.
18
voorbeeld 1
voorbeeld 2
Wanneer het verzuim daalt met 3% voor zowel OP als OOP,
dan kan dit bestuur een jaarlijkse kostenbesparing verwachten van e 29.518,40.
Wanneer het verzuim vermindert naar 6% voor OP en 8% voor OOP,
dan kan dit bestuur een besparing verwachten van e 49.309,10.
Onderwijssubsector : Basis Onderwijs
OP: OOP:
aantal personeelsleden : 25 3
ziekteverzuimpercentage : 11 % 14 %
streef ziekteverzuimpercentage : 8 % 11 %
vervangingspercentage : 64 % 12 %
huidig aantal uren SMT directeur per jaar : 12
huidig aantal uren begeleiding van directeur aan zieken per jaar : 80
Huidig: Streefcijfer: Verschil:
ZV OP € 102.886,24 € 74.826,40 € 28.059,84
ZV OOP € 1.562,40 € 1.227,60 € 334,80
Kosten SMT € 542.88 € 396,30 € 146,58
Kosten begeleiding € 3.619.20 € 2.642,02 € 977,18
Totaal € 108.610,72 € 79.092,32 € 29.518,40
Afdrukken Wissen Invoeren
Onderwijssubsector : Basis Onderwijs
OP: OOP:
aantal personeelsleden : 25 3
ziekteverzuimpercentage : 11 % 14 %
streef ziekteverzuimpercentage : 6 % 8 %
vervangingspercentage : 64 % 12 %
huidig aantal uren SMT directeur per jaar : 12
huidig aantal uren begeleiding van directeur aan zieken per jaar : 80
Huidig: Streefcijfer: Verschil:
ZV OP € 102.886,24 € 56.119,68 € 46.766,56
ZV OOP € 1.562,40 € 892,80 € 669,60
Kosten SMT € 542.88 € 298,58 € 244,30
Kosten begeleiding € 3.619.20 € 1.990,56 € 1.628,64
Totaal € 108.610,72 € 59.301,62 € 49.309,10
Afdrukken Wissen Invoeren
M

Onrechtmatigheid kost de sector veel geld. Het onrechtmatig-
heidspercentage moet daarom onder de wettelijk toegestane
1% komen. Uiteindelijk profiteren de scholen en besturen daar
immers zelf ook van. Als school of administratiekantoor kunt
u onrechtmatige declaraties en de daaruit voortkomende
vorderingen en administratieve rompslomp, zelf voorkomen.
In het kader onder dit artikel leest u hoe u snel en op eenvoudige
manier kunt nagaan of uw declaratie rechtmatig is.
Extra controles
Dit najaar wordt extra gecontroleerd op declaraties die betrekking
hebben op:
• Declaraties van tijdelijke inhuur van vervangers
• Ziekteverlof langer dan 6 weken
• Vervanging van lesgevende taken in de zomervakantie 2015
• Ziekteverlof langer dan 28 maanden
Ontdekt u zelf fouten in reeds ingediende declaraties? Corrigeer
deze dan tijdig en voorkom extra controles en terugvorderingen.
Gesprek met directies
Naast de extra controles, gaat het Vervangingsfonds dit najaar ook
het gesprek aan met de schoolbesturen en administratiekantoren
die de meeste foutieve declaraties indienen. Het doel hiervan is
niet alleen het onder de aandacht brengen van de onrechtmatig-
heid, maar ook het maken van afspraken over het verbeteren van
het declaratiegedrag.
Veel gemaakte fouten
Naast het Vervangingsfonds, voert ook KPMG steekproefsgewijze
controles uit op de ingediende declaraties. Elk bestuur en elke
school kan met deze controles te maken krijgen. Uit de controles
van KPMG blijkt dat een aantal onrechtmatigheden vaker
voorkomen. Het gaat om veel gemaakte fouten in het declaratie-
proces. Scholen waarbij deze onrechtmatigheden voorkomen,
worden bij volgende controles vaker gecontroleerd.
Op www.vervangingsfonds.nl kunt u lezen om welke veel
gemaakte fouten het gaat. Dit kan u helpen uw eigen
declaratieproces verder aan te scherpen.
‘Mijn VF’ in de maak
Mede om de onrechtmatigheid terug te dringen, is het nodig
dat het declaratieproces eenvoudiger en minder foutgevoelig
wordt. Het Vervangingsfonds werkt daarom aan de ontwikkeling
van ‘Mijn VF’, een webportaal dat inzicht geeft in de premie- en
declaratiegegevens op bestuur- en schoolniveau. Onrechtmatige
declaraties worden door ‘Mijn Vf’ niet verwerkt, doordat geauto-
matiseerde controles deze tegenhouden.
‘Mijn VF’ is straks bereikbaar via de homepage van
www.vervangingsfonds.nl. In het artikel ‘Mijn Vf gaat live’
op pagina 12 leest u er meer over.
Heeft u vragen?
Heeft u vragen over rechtmatig declareren, over de controles
of over het Reglement Vervangingsfonds? Kijk dan op
www.vervangingsfonds.nl of neem contact op met de
helpdesk via 045 - 579 81 07 of via helpdesk@vfpf.nl.
De helpdesk is op werkdagen bereikbaar van 9.00 tot 17.00 uur.
Het Vervangingsfonds voert ook dit najaar weer extra controles uit op de ingediende vervangings-
declaraties. Deze extra controles zijn noodzaak. Het onrechtmatigheidspercentage is in het 1e
kwartaal van 2015 namelijk gestegen tot 4,6%. De dalende trend is daarmee helaas doorbroken.
Extra controles op de vervangingsdeclaraties
Check uw declaraties en voorkom terugvorderingen!
Audrey Crombach
Check uw declaraties!
U kunt zelf op eenvoudige wijze controleren of uw declaratie
voldoet aan de regels van het Reglement Vervangingsfonds.
Op www.vervangingsfonds.nl vindt u een tweetal hulpmid-
delen: het ‘Schema Vervangen Declareren’ en de ‘Quick
View’.
Schema Vervangen Declareren
Dit schema laat in een oogopslag zien door wie een
afwezige vervangen mag worden om in aanmerking te
komen voor vergoeding door het Vervangingsfonds.
Quick View
De Quick View is een digitale tool die binnen een paar
minuten aangeeft of een vervangingssituatie declarabel is
en zo ja, aan welke voorwaarden moet worden voldaan.
De Quick View geeft ook een overzicht van de documenten
die in het dossier bewaard moeten worden. Deze dossiers
worden gebruikt tijdens de controles door het Vervangings-
fonds en KPMG. Zijn de dossiers niet compleet, dan bestaat
ook hier weer het gevaar dat de declaratie teruggevorderd
wordt bij de school of het bestuur.
4.6
19

20
‘Op weg naar 6’. Dat is het project waaraan
Archipel Scholen op Walcheren in 2014 begon om
het verzuim te reduceren naar maximaal 6 procent.
De lat ligt hoog. Archipel Scholen gaat voor een
structurele aanpak van het verzuim en concrete
cijfers. Voor ondersteuning en begeleiding van deze
aanpak vroeg Archipel hulp bij het Vervangings-
fonds. De samenwerking is formeel vastgelegd in
een convenant voor drie jaar.
Lilian Rippe
GOOD PRACTICE
Directeur krijgt promin
“Ons ziekteverzuim was veel te hoog, 8 à 9
procent, op enig moment zelfs 11 procent”,
vertelt Cees Corstanje, voorzitter van het
College van Bestuur. “Verzuim is onplezierig
voor de betrokken leerkracht, de leerlingen,
collega’s en ouders. Bovendien kost verzuim
geld. Hoe minder verzuim, hoe meer ruimte
overblijft voor andere dingen. Ondanks
diverse verzuimprojecten in het verleden,
bleven we aanhikken tegen een verzuimper-
centage dat we maar niet structureel omlaag
kregen. De onmacht om het tij te keren werd
gedeeld. Dat was een goed uitgangspunt om
er samen mee aan de slag te gaan.”
Cees Corstanje

21
Analyse
Vanuit de projectorganisatie ging adviseur Els Hoevenaars namens
het Vervangingsfonds bij Archipel aan de slag. Om inzicht te
krijgen in de oorzaken van het hoge verzuim bestudeerde ze
onder andere de (verzuim)beleidsdocumenten, sprak met alle
directeuren, legde haar oor te luister bij de diverse overleg-
organen, bekeek de verzuimdossiers samen met Harry Groesser,
PO-medewerker bij Archipel Scholen, analyseerde de
gesprekkencyclus en spitte de documenten met spelregels door.
Er was werk aan de winkel. Met steun van Hoevenaars ging
Archipel Scholen over tot aanpassingen in de beleidsdocumenten,
actualiseerde haar ‘ziekteverzuimplan’, stelde het verzuimprotocol
op dat binnenkort in een folder aan het personeel gepresenteerd
wordt en organiseerde gesprekstrainingen. Cruciaal was de
aandacht voor een uniforme werkwijze bij verzuim en gelijke
kennis op verzuimterrein. Maar ook was er een cultuur-
verandering nodig om het tij structureel te keren. “Archipel is
eigenlijk te goed voor haar personeel”, concludeerde Hoevenaars
na de analyse.
Cultuuromslag nodig
“Gaandeweg het project ontdekten we dat het met name ook
gaat over de cultuur in onze organisatie”, zegt Corstanje. Hij
duidt op de rol die schooldirecteur, bedrijfsarts en betrokken
leerkracht hebben bij verzuim. “Het was tijd om die rollen te
herijken. We zochten naar een verschuiving van wegblijven van
school, naar wat iemand nog wel kan ondanks zijn verzuim. Een
van mijn eerste statements was dan ook: ‘ziekte overkomt je,
maar verzuim daar kies je voor’. Die uitspraak riep weerstand op
onder het personeel. “Medewerkers vroegen zich af of ze nog wel
ziek mochten worden. Maar het heeft de mensen wel aan het
denken gezet.”
Gezondheidsplan
Archipel Scholen maakte korte metten met de term ziekteverzuim.
“Gezondheid heeft een positieve insteek”, stelt Corstanje. Er
werd dan ook geen ziekteverzuimplan opgesteld, maar een
gezondheidsplan. Het plan schetst helder de rol van de verschil-
lende betrokkenen in het verzuimproces, wat ze op welk moment
moeten doen en waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Het beschrijft
tevens instructies voor zowel degene die zich afmeldt als voor
directeur, medewerker PO, bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappe-
lijk werker en ordent de re-integratiestappen. Tot voor kort namen
directeur en bedrijfsarts een rol in die niet langer verwacht wordt.
“Bij een ziekmelding wachtte de directeur het oordeel van de
bedrijfsarts af en conformeerde zich daaraan. Dat is zo gegroeid.
In de nieuwe setting krijgt de directeur een prominente rol. Hij
wordt belangrijk in het contact met de betrokken medewerker en
bij de begeleiding in het re-integratietraject.”
Prominente rol directeur
Concreet betekent dit dat een medewerker die zich onvoldoende
fit voelt om aan het werk te gaan zich altijd telefonisch afmeldt bij
de directeur. “Geen mail, sms of app dus”, stelt Groesser. “Dan
kunnen beiden meteen bespreken wat er aan de hand is, wat de
vooruitzichten zijn en welke mogelijkheden er zijn voor aanwezig-
heid op school. Tevens wordt afgesproken wanneer de twee weer
contact met elkaar hebben.” Afhankelijk van de aard en omvang
van het verzuim, zitten directeur, bedrijfsarts en medewerker op
enig moment gezamenlijk om de tafel om te overleggen wat de
medewerker nog wel kan. De medewerker maakt zelf een plan
van aanpak. Zo kan een leerkracht met een gebroken been
mogelijk nog administratieve taken te doen, met kleine groepjes
werken of leerlingen begeleiden. De directeur toetst vervolgens bij
de bedrijfsarts of het medisch verantwoord is de alternatieve taak
volgens plan in te vullen. Binnenkort verzorgt het Vervangings-
fonds voor de directeuren bij Archipel Scholen een informatie-
bijeenkomst over de Wet Poortwachter en wat dit betekent voor
de verschillende rollen.
Wennen
De nieuwe rol is wennen voor de directeuren. “Ze vroegen zich
bijvoorbeeld af of ze wel konden beslissen over alternatieve taken
en wat het beste is voor de leerlingen en het team”, vertelt
Corstanje. Hij is dan ook blij met de begeleiding van het Vervan-
gingsfonds bij die nieuwe rol. “Els Hoevenaars loopt één op één
mee met directeuren. Ze bespreekt hun verzuimaanpak tot nu toe,
wijst hen op een andere werkwijze, reikt gesprekstechnieken aan
en oefent gesprekken. Dat is een enorme steun en verrijking voor
de directeuren. Els heeft de expertise in procesbegeleiding, maar
ook bij lastige dossiers heeft Archipel veel aan haar kennis en
ervaring.” Hoevenaars neemt op haar beurt haar petje af voor de
nente rol bij verzuim

22
veranderbereidheid van de directeuren. “Ze staan er allemaal
open voor”, zegt ze. “Ik was op alle scholen welkom. Iedereen
was eerlijk over wat hij doet en moeilijk vindt. Dat is prettig
werken.”
Concreet en zakelijk
Waar rollen wijzigen, wordt ook een beroep gedaan op de
bestuurder. Corstanje: “Ook mij is een spiegel voorgehouden
tijdens de gesprekken met het Vervangingsfonds. Zo heb ik
geleerd duidelijke afspraken te maken over de diensten die ik
afneem van de bedrijfsarts en schoolmaatschappelijk werk. Waar
ik voorheen meer afging op hun expertise, geef ik nu beter aan
hoe ik wil dat iets gebeurt.” Al met al een vernieuwende aanpak
van het Vervangingsfonds in dit project, vindt Corstanje. “Bij
verzuim ligt het accent voortaan op gedrag in plaats van op
medisch. Ook nieuw is het meekijken in onze keuken. Heel
verfrissend. We leren concreet en zakelijk te zijn. Zo stellen we
bijvoorbeeld dat bestuur en leerkracht samen een contract
hebben. Iemand werkt bij ons en wij betalen hem of haar. Alle
partijen conformeren zich daarmee aan de afspraken rondom
verzuim.”
Proeftuin bevlogenheid
Ondertussen maakt het bestuur zich op voor volgende stappen
om het verzuim in de greep te houden. Uit het onderzoek van
Jessica van Wingerden (zie pagina 4) naar bevlogenheid bij
leerkrachten is bekend dat bepaalde interventies bevlogenheid
kunnen verbeteren. Zo ook dat bij ziekteverzuim en bevlogenheid
vergelijkbare factoren in het spel zijn. Promovenda Odette Bunnik
van de Erasmus Universiteit gaat dit verder onderzoeken. Archipel
Scholen fungeert daarbij de komende jaren als proeftuin.
“Gedurende het project ‘Op weg naar 6’ merkten we dat
directeuren te weinig aanvoelen en weten welke middelen ze kun-
nen inzetten om de gezondheid van de medewerkers op peil te
houden”, vertelt Corstanje. “In de vervolgstudie van de Erasmus
Universiteit kunnen we interventies die bevlogenheid verbeteren
uitproberen en kijken of die het verzuim beïnvloeden. Het mes
snijdt aan twee kanten. Archipel Scholen heeft baat bij een dalend
verzuim, het Vervangingsfonds bij bewezen effectiviteit.”
Borgen
Met de intensieve aandacht voor het thema verzuim en de
ingezette veranderingen bij Archipel Scholen, zijn de eerste
verbeteringen zichtbaar. Het verzuimpercentage daalde in het
tweede kwartaal van 2015 tot 7,3%. “Er is een breed draagvlak
voor de veranderde werkwijze: College van Bestuur, directeuren,
bedrijfsarts. Dat heb je nodig. Belangrijk is nu dat we de daling
van het verzuim borgen. Elkaar aanspreken op gemaakte
afspraken. Dat is wel de cultuur binnen Archipel Scholen,
dus ik heb er alle vertrouwen in
dat we het verzuim binnen
acceptabele grenzen krijgen
en houden”, aldus Corstanje.
Els Hoevenaars
045 - 579 84 15
els.hoevenaars@vfpf.nl
‘Het mes snijdt aan twee kanten. Archipel
Scholen heeft baat bij een dalend verzuim,
het Vervangingsfonds bij bewezen effectiviteit’
Harry Groesser

23
Huub van Blijswijk, voorzitter college van bestuur BOOR:
‘Aandacht voor gezondheid moet net
zo gewoon worden als ademhalen’
‘BOOR verbetert.’ Onder die titel presenteert schoolbestuur BOOR in Rotterdam haar jaarplan 2015. Heldere taal
die van iedereen aandacht en aanpakken vraagt: concrete afspraken maken, deze nakomen en met passie en
energie het beste onderwijs verzorgen. De verbetering betreft ook het gezondheidsbeleid. Samen met het
Vervangingsfonds zet BOOR zich in voor een actief gezondheidsbeleid en terugdringen van het ziekteverzuim.
Lilian Rippe
GOOD PRACTICE
“Een veel te grote groep mensen neemt langdurig niet deel aan
het arbeidsproces”, vertelt Huub van Blijswijk, voorzitter college
van bestuur BOOR. In 2014 legde hij de verzuimcijfers van BOOR
bij het Vervangingsfonds op tafel met de wens het ziekteverzuim
terug te dringen naar het landelijk gemiddelde van 6 procent in
het primair onderwijs. “Bij de uitvoering van de plannen hebben
we hulp van buiten nodig. Wat doen we goed en wat kan beter?”
Mensen ziek thuis laten zitten daarvan wilde BOOR niet langer
weten. “Niet goed voor betrokkenen, leerlingen en collega’s. We
hebben al onze mensen hard nodig om onze leerlingen het beste
onderwijs te geven.”
Convenant
BOOR en het Vervangingsfonds sloten een convenant waarin we
afspraken drie jaar met elkaar op te trekken om het verzuim te
reduceren. Beide partners hebben voordeel bij de samenwerking.
Van Blijswijk: “Ons belang is vitaal BOOR-personeel dat enthou-
siast is over zijn werk. Voor het Vervangingsfonds is het een
leerzame pilot bij een groot schoolbestuur. Het Vervangingsfonds
doet kennis en ervaring op om zijn verzuimreductie-aanpak verder
te ontwikkelen.”

24
Stoplichtmodel
In 2014 is kwartier gemaakt. BOOR zette ramen en deuren open
om een frisse wind door de interne organisatie te laten waaien
en orde op zaken te stellen, zo meldt het jaarverslag. De partners
creëerden een projectorganisatie met op alle niveaus afgevaardig-
den van het Vervangingsfonds en BOOR. Ellen Schaap en Karin
Monteban, beide adviseur arbeid en vitaliteit, gingen vanuit het
Vervangingsfonds met de projectuitvoering aan de slag. De scholen
kregen voor het percentage ‘verzuim’ en ‘verzuimfrequentie’ de
stoplichtkleuren. “Groen was voor de scholen met een laag ‘ver-
zuim’ en lage ‘verzuimfrequentie’”, legt Dick de Klepper, adviseur
HR en projectleider bij BOOR, uit. “Oranje voor scholen met een
laag verzuim of meldingsfrequentie. Rode scholen scoorden op
beide items boven de streep.” De adviseurs bestudeerden de
beleidsdocumenten en onderzochten hoe het beleid op de scholen
werd uitgevoerd. Ze spraken met het college van bestuur, de
(bovenschoolse)directeuren, medewerkers, personeelsconsulenten
en bedrijfsartsen. Bij de rode scholen stelden de directeuren samen
met Schaap en Monteban een concreet plan van aanpak op met
daarin de activiteiten die de directeuren en medewerkers gaan
inzetten om het verzuim te verlagen. De opstekers die Schaap en
Monteban op de groene scholen zagen, opperden ze als voorbeeld
om te laten zien hoe collega-scholen gezondheid aandacht geven.
Het interne onderzoek van het tweetal resulteerde in een aantal
aanbevelingen.
Eigenaar probleem
Een van de belangrijkste aanbevelingen betreft het gesprek tussen
leidinggevende en de medewerker die zich ziek heeft gemeld. “Dat
moet in een vroeg stadium gevoerd worden”, meldt Monteban.
“Hoe eerder je boven tafel hebt wat er speelt, hoe eerder je daarop
kunt acteren.” Een andere belangrijke aanbeveling is dat er iemand
verantwoordelijk is voor gezondheid en zich ook verantwoordelijk
voelt. “Als die er niet is, wordt het verzuim niet opgelost”, zegt
Van Blijswijk. “Het kon zo maar gebeuren dat bij een wisseling van
leidinggevende een langdurig zieke buiten beeld bleef op school-
niveau. Het verzuim werd wel in de systemen gesignaleerd, maar in
de praktijk niet altijd opgepakt. Er wordt nu daarom benadrukt dat
de verantwoordelijkheid voor het verzuim bij de school ligt, met de
schooldirecteur als vanzelfsprekende eigenaar.” Van Blijswijk steekt
de hand in eigen boezem: “We zijn zelf ook onvoldoende alert
geweest om er bovenop te zitten en de mensen te bevragen. Voor
het komende jaar hebben we met de bovenschoolse directeuren
resultaatafspraken gemaakt. We houden nu allemaal strikter vinger
aan de pols.” Tevens legt BOOR tegenwoordig de kosten van ver-
zuim rechtstreeks neer bij de school die het betreft en verdeelt deze
niet langer over alle scholen. “Directeuren ondervinden zo zelf de
effecten van een actief gezondheidsbeleid.”
Herziening gezondheidsbeleid
De lat ligt hoog om het proces gekanteld te krijgen. De leiding-
gevende moet naast oog voor verzuim ook beschikken over
lef en de juiste gespreksvaardigheden. Van Blijswijk: “Niet alle
leidinggevenden zijn voldoende getraind in gespreksvoering en
laten het dan over aan de bedrijfsarts. Als er dan vervolgens geen
communicatie is tussen de bedrijfsarts en leidinggevende omdat
de notie van urgentie niet zo scherp is, dan blijven betrokken
leerkrachten ziek en raken steeds verder buiten beeld. Bovendien
is er een vervanger dus het acute probleem is weggeorganiseerd.”
Een reeks aanbevelingen leidde onder andere tot herziening van
het gezondheidsbeleid dat sinds de aanpassing op inzetbaarheid
is ingericht. Schaap: “Mensen bleven als gevolg van ziekte thuis,
‘daling van frequentie is een
voorbode van daling van het
verzuimpercentage’
Dick de Klepper

25
Ellen Schaap
045 - 579 71 45
ellen.schaap@vfpf.nl
maar als je weet waar beperkingen liggen, kun je zoeken naar
mogelijkheden. Iemand kan anders dan voor de klas op andere
taken inzetbaar zijn, waarbij de bedrijfsarts dan een passend ad-
vies geeft.” Voor de directeuren is een handzame informatiemap
met tips en tools samengesteld die hen ondersteunt bij hun taak
als casemanager. “De map is leidraad om verzuim en gezond-
heid op een goede manier te managen. Die map bespreken we
met de directeuren en vragen hen wat ze nodig hebben om
volgens die leidraad te kunnen handelen. Dat is maatwerk. De
een wil bijgespijkerd worden over de wet Poortwachter, de ander
in gespreksvaardigheden om het verzuim en de mogelijkheden
voor inzetbaarheid op tafel te krijgen.” Van Blijswijk stimuleert de
trainingen maar wat graag. “Het is geen schande als je iets niet
kunt, het is een schande als je er niks mee doet. Nu we dingen
anders gaan doen, hoort hulp inroepen erbij als je iets niet of
onvoldoende kunt.”
Op één lijn
De grote uitdaging voor BOOR is om alle directeuren op één lijn
te krijgen. ‘Sturen op inzetbaarheid’, ‘leidinggevende is eigenaar’,
‘verzuim zelf bekostigen’, ‘bijscholen’… Het nieuwe denken en
doen druppelt de organisatie binnen. Er is een actieve groep van
directeuren geformeerd die een ambassadeursfunctie heeft in de
transformatie. “Een grote groep ‘believers’, die overtuigd is van
het positieve effect van de nieuwe aanpak”, meldt Van Blijswijk
enthousiast. “Slechts een kleine groep heeft de gewortelde over-
tuiging dat verzuim niet te beïnvloeden is. Bij hen leeft de mening
dat je niet aan iemand mag vragen wat hij mankeert. Dat is iets
tussen bedrijfsarts en zieke medewerker. Het duurt even voordat
een ingesleten werkwijze omgebogen is naar nieuw gedrag dat
uiteindelijk gewoon wordt. Net zo gewoon als ademhalen.”
Gas bijgeven en volhouden
Heeft al dit schudden aan heilige huisjes en ingesleten patronen al
wat opgeleverd? “De verzuimfrequentie daalt, het percentage nog
niet”, zegt Van Blijswijk. De Klepper: “We weten dat toename van
frequentie altijd een voorbode is van stijging van het verzuimper-
centage, dus ik keer het nu graag om: daling van frequentie is een
voorbode van daling van het verzuimpercentage.” Van Blijswijk:
”Dit project is geen ‘quick fix’. We moeten nu gas bijgeven en
volhouden. De adviseurs van het Vervangingsfonds houden ons bij
de les. De afspraak is dat we op ons donder krijgen als het nodig
is. En dat gebeurt ook als we uit onze nieuwe rol vallen.”
Afgelopen jaar is bij BOOR ook het
begrip ‘bevlogenheid’ (zie ook het
artikel op pagina 4) geïntroduceerd.
“Jessica van Wingerden van de
Erasmusuniversiteit laat ons met haar
promotieonderzoek zien hoe leiding-
gevenden invloed kunnen hebben op de
energiebalans”, legt De Klepper uit.
“In essentie komt het er op neer dat
een vitaal en gezond personeelslid niet
verzuimt. Als interventies daarin wat
kunnen betekenen dan hoeven we het
straks niet meer over verzuim te
hebben.” Monteban: “We zien mensen
op een goede manier functioneren op
terreinen waar ze nog wel inzetbaar zijn
en waarvan ze energie krijgen. Dat is een
bruggetje naar bevlogenheid. Als je
daarop focust, zie je dat iemand de taken
waar hij minder energie van krijgt er
makkelijk bij kan doen zonder dat hij
daar ziek van wordt.” Leidinggevenden
vulden vorig jaar een bevlogenheidsscan
in waarmee de mate van bevlogenheid
aangegeven wordt. De bevindingen
van de scan zijn inmiddels met de
bovenschoolse directeuren besproken
en worden binnenkort tijdens een
‘bevlogenheidsontbijt’ met de school-
directie gedeeld. Werken aan bevlogen-
heid staat nog in de kinderschoenen.
De komende jaren wordt het thema in
een promotiestudie van de Erasmus
Universiteit Rotterdam onder andere
bij BOOR verder geëxploreerd.
Bevlogenheid
Karin Monteban
045 - 579 88 61
karin.monteban@vfpf.nl

26
Hoe pak je dat nu aan, zo’n RIE?
Bij een schoolbestuur in het noorden van het land heeft Anneke
Gringhuis, samen met een PO functionaris, de uitvoering van
de RIE gecoördineerd voor 12 scholen. Dat heeft ze als volgt
aangepakt. Zij heeft de 12 directeuren tijdens een bijeenkomst
verteld over de achtergronden van de RIE en het (technische)
gebruik van de Arbomeester. Daarnaast heeft ze een document
gemaakt voor de directeuren met tips en trucs voor het gebruik
van de Arbomeester. Als er problemen waren op het inhoudelijke
of procesmatige vlak met de Arbomeester kon men haar bellen.
Gringhuis kan namelijk met de schooldirecteuren meekijken in
Arbomeester. Toen het plan van aanpak klaar was, heeft Gringhuis
gekeken of dit zo concreet mogelijk volgens de arbeid hygiëni-
sche strategie werd toegepast. Dat betekent eerst bronaanpak
benoemen, daarna achtereenvolgens collectieve maatregelen,
individuele maatregelen en persoonlijke beschermingsmiddelen
uitwerken.
Waarom zou je voor de Arbomeester kiezen?
En niet voor een ander instrument?
Anneke:”
• De Arbomeester is een digitaal instrument voor het uitvoeren
van een RIE, welke als branche-specifiek instrument voor
het primair onderwijs, is erkend door de sociale partners;
• Bij andere, algemenere RIE’s zijn er teveel vragen die niet
van toepassing zijn voor scholen;
• Omdat het een branche-specifiek instrument is, hoeven
schoolbesturen met minder dan 25 personeelsleden geen
toetsing door een arbodeskundige te laten uitvoeren.
Dit scheelt veel geld bij de totale uitvoering van de RIE.
• De Arbomeester is gebruiksvriendelijk.
• De Quickscan en de Kindmodule zijn als losse modules
te gebruiken.
• Het is mogelijk om diverse rapportages op
werkgeversniveau aan te maken.”
Anneke Gringhuis is beleidsmedewerker casemanagement arbo bij Scholennetwerk
‘De Basis’ in Heerenveen. Eén van haar taken is het adviseren en ondersteunen van
de preventiemedewerkers van de 20 aangesloten scholen. Daarnaast begeleidt zij af
en toe besturen uit de regio bij het uitvoeren van een Risico-Inventarisatie -Evalu-
atie (RIE). Zij gebruikt hiervoor de Arbomeester van het Vervangingsfonds. Laat haar
ervaringen u inspireren om ook aan de slag gaan met de Arbomeester.
De Risico-Inventarisatie en
- Evaluatie (RIE) uitvoeren
met de Arbomeester
We vroegen Anneke Gringhuis naar haar ervaringen
Martine Stoffels Aukje Partouns
INTERVIEW

27
Wat vind je van de verbinding met de
Arbocatalogus PO?
“De koppeling is erg praktisch, omdat je vanuit de Arbomeester
rechtstreeks bij de juiste informatie komt. De informatie in de
Arbocatalogus PO is misschien niet altijd direct toepasbaar,
maar het geeft wel handvatten en eyeopeners om knelpunten
op te lossen. Maak er dus zeker gebruik van”, aldus Gringhuis.
Heb je nog handige tips?
• “Maak vooral gebruik van de diverse rapportagemogelijkhe-
den. Op bovenschools niveau geeft dit een goed beeld van alle
zaken die met arbeidsomstandigheden te maken hebben.
Dit scheelt je tijd en geld, omdat je alle gegevens van de
uitgevoerde RIE’s bij elkaar hebt.
• Maak ook gebruik van het opmerkingenveld bij de aandachts-
punten in de Arbomeester. Als je namelijk een tekortkoming
signaleert, maar je geeft niet aan wat exact het probleem is,
dan is dat naderhand door anderen niet meer te herleiden.
• Probeer preventiemedewerkers te benoemen voor meerdere
jaren, (minimaal) 4 jaar, zodat zij de volledige RIE-cyclus
hebben meegedraaid. Op deze manier hoef je niet ieder
schooljaar opnieuw te investeren in de opleiding van
nieuwe preventiemedewerkers.”
Basisscholen moeten een deugdelijke RIE in huis hebben.
De RIE geeft inzicht in de veiligheids- en gezondheidsrisico’s
in de organisatie en bevat een plan voor het oplossen ervan.
Dit maakt het mogelijk de risico’s voor personeel en
organisatie terug te dringen. Met behulp van de
Arbomeester is een RIE eenvoudig en snel gemaakt.
Arbomeester
De Arbomeester is hét gecertificeerde RIE-instrument
voor het primair onderwijs. Het benoemt alle denkbare
arborisico’s. De Arbomeester helpt risico’s op een school
te signaleren en legt de basis voor het creëren van een
gezonde werkomgeving. In september 2013 is de
Arbomeester compleet vernieuwd.
Bel of mail het Arbo Adviescentrum PO via
045 – 579 81 81 of aacpo@vfpf.nl.
Of neem contact op met één van de adviseurs van het
Vervangingsfonds. Kijk op www.vervangingsfonds.nl voor
de adviseur in uw regio.
Of volg één van onze trainingen:
• Training Arbomeester2 – op werkgeversniveau (1 dag)
• Training Arbomeester2 – op schoolniveau (1 dagdeel)
• Training Preventiemedewerker (1 dag)
Alle genoemde trainingen zijn ook in-company te organiseren.
Meer informatie over de trainingen vindt u op
www.vervangingsfonds.nl/agenda.
Risico Inventarisatie
Evaluatie (RIE)
Heeft u behoefte aan ondersteuning
bij de uitvoering van de RIE?
1
2
3
ARBOMEESTER.NL
‘Hoe start
je een RIE’

28
De provincie
Groningen. Weidse vergezichten, een polderlandschap,
mooie dorpen en natuurlijk de stad Groningen. Een
prachtige provincie, met haar eigen kenmerken en
daarmee ook haar eigen knelpunten. De start van een
voorzichtige samenwerking tussen een paar schoolbe-
sturen begon eigenlijk al een aantal jaren geleden. De
provincie heeft in 2010 een onderzoek laten uitvoeren
naar de gevolgen van de bevolkingskrimp. Om scholen
en andere voorzieningen in de regio te kunnen
behouden, heeft de provincie destijds al samenwerking
gezocht met een aantal schoolbesturen. Immers, minder
bevolking betekent ook minder kinderen. De terugloop
van leerlingen op de basisscholen was een groot
knelpunt in de provincie Groningen. Gelukkig bleek dat
de meeste schoolbesturen hier al op voorbereid waren.
Ook zij hadden deze krimp natuurlijk zien aankomen en
waren bezig waar mogelijk samen te werken en een
afbouw in hun personeel te realiseren.
Maar krimp heeft meer gevolgen. Er bleek nog geen
acute nood, maar de vraag is wel gesteld: “Hoe houden
we de regio vitaal?” Daarmee ging men voorzichtig aan
de slag. Precies op het juiste moment kwam vervolgens
het Sectorplan PO in beeld. De uitgangspunten van dit
sectorplan sloten naadloos aan op het onderzoek en de
reeds ingezette samenwerking tussen de schoolbestu-
ren. Wanneer je immers wilt nadenken over de
toekomst dan moet het ook gaan over de langere
termijn. En waar nu krimp is, ontstaat over ongeveer vijf
jaar een probleem, als veel oudere leerkrachten en
schoolleiders met pensioen gaan.
Het plan
Het Sectorplan PO, een initiatief van het Arbeidsmarkt-
platform PO, het Participatiefonds en het Vervangings-
fonds, geeft niet alleen antwoord op de huidige krimp,
maar ook op de tekorten in de toekomst. Het vormt een
brug in de samenwerking tussen de verschillende
schoolbesturen, van zowel stad als platteland, van zowel
katholiek als protestant en alle varianten daartussen.
En het sectorplan geeft antwoord op de Wet Werk en
Zekerheid (WWZ), waar meerdere vervangingsbetrekkin-
gen niet meer eindeloos kunnen bestaan.
De uitwerking
De samenwerking om tot een regionaal transfercentrum
(RTC) in Groningen te komen, was eerst schoorvoetend.
Een aantal bestuurders was huiverig: “Wat kost dat wel
niet?” en “Hoeveel autonomie verlies ik dan?” waren
vaak gestelde vragen. Maar men zag gelukkig ook het
belang van samenwerking en de kracht van het grote
getal.
Inmiddels zijn 13 schoolbesturen in de provincie
aangesloten bij het RTC Groningen: Penta Primair,
Noordkwartier, Lauwers en Eems, Marenland, VCO
Haren, RENN4, OPOS, Fidarda, OPO Hoogezand
Sappemeer, Openbaar primair onderwijs Noordenveld,
Westerwijs, VPCO Noord-Groningen en VPCBO Ten
Boer. Zowel het openbaar onderwijs, als het bijzonder
onderwijs, maar ook het speciaal onderwijs zijn hierbij
vertegenwoordigd. Stad en platteland. Dat maakt het
RTC Groningen tot een kansrijk project. En de eerste
poot aan dit project is inmiddels van start gegaan: de
flexpool.
Talentmanagement
als groter doel
Eef Dupont
GOOD PRACTICE

29
De flexpool
De gezamenlijke flexpool is het meest gebruikte instrument in de
meeste RTC’s. Groningen vormt daarop geen uitzondering. Door
samen vervangingen op te vangen, kunnen boventallige
leerkrachten voor het onderwijs behouden blijven. En vervangers
kunnen zonder zorgen om de WWZ aan de slag blijven.
Dat wil niet zeggen dat het allemaal vlekkeloos verloopt daar in
het hoge noorden. Er zijn zeker kinderziektes, zo meldt Gerard
Weitenberg, projectleider van het RTC en in het dagelijks leven
PO-er bij de VCPO Noord Groningen. Hij vertelt heel open en
bevlogen over het RTC. Over de kinderziektes meldt hij het
volgende: Er zijn op dit moment in de praktijk al 55 poolers op
pad in de regio. Dat is nog klein voor een flexpool, maar het
zullen er zeker meer worden als de uitwerking van de WWZ in
2016 zijn beslag krijgt. Alle meewerkende schoolbesturen leveren
nu 2% van het eigen personeel aan de flexpool.
Als PO-er heeft Weitenberg onlangs een gesprek gevoerd met
een leerkracht, die weliswaar was aangemeld voor de flexpool en
ook een passende flexplek had gevonden, maar die aangaf er
toch niet gelukkig van te worden om dit vervangingswerk te
doen. Ze vond het niet fijn om steeds naar een nieuwe school te
gaan en wilde achteraf bezien toch liever een vaste klas. Zij heeft
‘Gelukkig zag men
ook het belang
van samenwerking
en de kracht van
het grote getal’
Gerard Weitenberg

30
nu wel een klus in de langdurige vervanging, maar daar kan zij
niet blijven. Wat nu moet gebeuren is nog niet duidelijk. Op de
huidige school is in de toekomst geen vaste plek, er zijn momen-
teel geen andere vacatures voor een vaste leerkracht, dus
voorlopig is deze leerkracht nog niet geholpen. De hoop is wel dat
op termijn voor diegenen die in de flexpool zitten en die graag
een vaste plek willen, er doorstroming ontstaat. En de hoop is ook
dat zich oudere leerkrachten gaan melden, die juist af willen van
de verantwoordelijkheid van een vaste groep. Flexibele oudere
leerkrachten, die breed inzetbaar zijn en hun laatste jaren juist
breed inzetbaar willen doorbrengen.
Het verhaal van de flexpooler maakte Gerard Weitenberg er wel
van bewust dat een goede selectie aan de poort van de flexpool
cruciaal is. De betreffende leerkracht moet goed weten waar hij of
zij aan begint. Dat is een belangrijke taak van de PO-ers van de
diverse schoolbesturen. Zij hebben elkaar overigens, als spin-off
van de start van het RTC, heel goed gevonden. Er is nu veel meer
samenwerking tussen de PO-ers van de verschillende schoolbe-
sturen in de regio. Zij vinden elkaar om samen te overleggen, te
sparren, informatie en kennis te delen en daarmee te vermenig-
vuldigen. Nog een goede ontwikkeling van het RTC!
Het mobiliteitscentrum
Als er een eerste poot is aan een RTC, dan is er natuurlijk ook een
tweede poot. En de tweede poot van het RTC Groningen, het
mobiliteitscentrum, vormt eigenlijk het grotere doel van het RTC:
talentmanagement. Binnen het mobiliteitscentrum wordt daar
vorm aan gegeven. Daar moet het gaan gebeuren: talentontwik-
keling, de mogelijkheid tot het voeren van loopbaangesprekken,
het centraal bundelen van vacatures, het mogelijk maken van
stages voor beginnende schoolleiders, contacten met de pabo’s in
de regio, assessments voor leerkrachten en aspirant-schoolleiders,
noem maar op. Hier kan talent gebundeld en gekoesterd worden
en tot bloei komen. Hiermee komen de schoolbesturen die zijn
aangesloten bij het RTC ook in beeld als de goede werkgever die
ze zijn.
Het uitgangspunt is immers, zo benadrukt Weitenberg dan ook,
dat je met plezier naar je werk gaat, op de goeie plek zit, waar je
talenten tot hun recht komen. Het werken in het primair
onderwijs moet aantrekkelijk zijn en blijven voor leerkrachten,
onderwijsassistenten en schoolleiders.
Zeker startende leerkrachten verdienen een zorgvuldige begelei-
ding bij de start van hun loopbaan. Starten als leerkracht in een
flexpool brengt het risico op uitval, motivatieverlies en uiteindelijk
vertrek uit het onderwijs met zich mee. Wanneer je als RTC kunt
zorgen dat de starters goed begeleid worden, boek je winst.
Zo is er nu een initiatief gestart door de Academische Opleidings-
school Noord Nederland, waarbij elke startende leerkracht een
coach krijgt. Ook zit de starter in een netwerk met andere
startende leerkrachten. Zijn of haar werkbegeleiding vindt onder
andere plaats met behulp van video interactie begeleiding (VIB).
Weitenberg ziet ook een kans in het ontwikkelen van de talenten
van leerkrachten, die wellicht de wens hebben om op termijn
schoolleider te worden. Binnen zijn bestuur alleen al gaat een heel
aantal schoolleiders binnen nu en vijf jaar met pensioen. Het
belang van dit mobiliteitscentrum is dan ook groot. In de praktijk
moet het mobiliteitscentrum nog grotendeels van de grond
komen. En dat is logisch. Samenwerking vraagt veel overleg en
communicatie, en zo’n mobiliteitscentrum vraagt ook weer
bundeling van kennis en kracht.
Maar er wordt voldoende gebouwd en gedroomd in Groningen!
Zo ontstaat er alweer een idee om tot een gezamenlijk opleidings-
centrum te komen met de verschillende besturen.
Waar gedroomd wordt, kan gebouwd worden. En waar gebouwd
wordt, is een toekomst. Er is dus zeker voldoende toekomst in
Groningen. Daar gaat niets boven!
‘Wanneer je als RTC kunt zorgen
dat de starters goed begeleid
worden, boek je winst’
‘Samenwerking vraagt
veel overleg en communicatie’

Rita Baan
045 - 579 89 63
rita.baan@vfpf.nl
Henk de Boer
045 - 579 86 86
henk.de.boer@vfpf.nl
Jolanda van den Bosch
045 - 579 71 34
jolanda.vanden.bosch@vfpf.nl
Leon Coenen
045 - 579 88 27
leon.coenen@vfpf.nl
Eef Dupont
045 - 579 86 87
eef.dupont@vfpf.nl
Ger Smeets
045 – 579 88 28
ger.smeets@vfpf.nl
Willem van Ineveld
045 - 579 89 40
willem.van.ineveld@vfpf.nl
Els Hoevenaars
045 - 579 84 15
els.hoevenaars@vfpf.nl
Eelke Solle
045 - 579 89 36
eelke.solle@vfpf.nl
Karin Monteban
045 - 579 88 61
karin.monteban@vfpf.nl
Marjo Visser
045 - 579 71 67
marjo.visser@vfpf.nl
Marilou Pardoen
045 - 579 89 52
marilou.pardoen@vfpf.nl
Ellen Schaap
045 - 579 71 45
ellen.schaap@vfpf.nl
Adrion de Wit
045 - 579 86 88
adrion.de.wit@vfpf.nl
Peter Wind
045 - 579 84 56
peter.wind@vfpf.nl
Weten welke adviseur
aan uw school of bestuur
gekoppeld is? Kijk bij Zoek
uw adviseur op onze website
www.vervangingsfonds.nl.
De adviseur van het Vervangingsfonds adviseert u op organisatieniveau over arbo en personeelsbeleid, (ziekte)verzuim en re-integratiebeleid.
Daarnaast geeft de adviseur voorlichting over arboverplichtingen, de Wet Verbetering Poortwachter en instrumenten voor arbo- en verzuim-
beleid. Ook kunt u bij de adviseur terecht met vragen over bijvoorbeeld preventie van ziekteverzuim, mobiliteitsvraagstukken, werkdruk en
coaching (zoals coachen op leiderschap). De adviseurs kunnen tenslotte ook ingezet worden bij (individuele) re-integratietrajecten.
De adviseurs van het Vervangingsfonds - Voor deskundig en kosteloos advies
31

‘Altijd iemand voor de klas’
‘Altijd iemand voor de klas’; dat is ons streven. Het Vervangings-
fonds adviseert en ondersteunt het primair onderwijs om te komen
tot een gezonde, prettige en veilige werkomgeving op school.
Zodat alle medewerkers - directeuren, leerkrachten en anderen -
op een gezonde manier en met plezier kunnen werken.
Oftewel: samen zorgen voor welzijn en werkplezier.
Mocht een medewerker toch uitvallen, dan ondersteunt het
Vervangingsfonds schoolbesturen door de vervangingskosten
onder bepaalde voorwaarden te vergoeden. Voor de financiering
van die vergoeding dragen vrijwel alle schoolbesturen in het primair
onderwijs premie af. De schoolbesturen betalen die premie uit de
lumpsum die ze krijgen van het ministerie van OCW. Daarnaast
adviseert het Vervangingsfonds over re-integratietrajecten,
zodat uitgevallen medewerkers op een goede manier terug
kunnen keren in het arbeidsproces.
www.vervangingsfonds.nl
Contact / Informatie
Helpdesk Vervangingsfonds
Voor vragen over het reglement, premies en vervangingskosten.
T 045 - 579 81 07
E helpdesk@vfpf.nl
Arbo Advies Centrum Primair Onderwijs
Voor laagdrempelig en deskundig advies over arbeidsomstandigheden,
voor vragen over de Arbocatalogus PO of over de producten en
diensten van het Vervangingsfonds.
T 045 - 579 81 81
E aacpo@vfpf.nl
Helpdesk ‘Mijn Vf’
Voor vragen over de nieuwe dienstverlening en het webportaal.
T 045 – 579 81 01
E helpdesk@vfpf.nl
Bestuursbureau Vervangingsfonds
Blaak 22, 3011 TA Rotterdam
T 010-217 76 40
E secretariaat@vfpf.org

R]entree november 2015

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to R]entree november 2015

Similar to R]entree november 2015 (20)

R]entree november 2015