Digitale dienstverlening staat bij veel gemeenten (en archieven) hoog in het vaandel. Het aanvragen en inzien van bouwdossiers is een veelgebruikte dienst bij veel gemeenten. De Bouwdossier applicatie maakt het mogelijk bouwdossiers online in te zien zodat een bezoek aan het gemeentehuis niet meer nodig is. Het scheelt niet alleen de gebruiker tijd maar scheelt ook handelingen aan de kant van het archief. Fysieke dossiers hoeven niet meer heen en weer van het archief naar het gemeentehuis. Luud de Brouwer, projectleider bij het Regionaal Archief Tilburg, vertelde over het gebruik van deze applicatie, waar hij tegenaan is gelopen met samenwerking met verschillende gemeenten en welk business model is opgezet. Thomas van Maaren (Picturae) vertelde over nieuwe ontwikkelingen.

2. De Bouwtool
eenvoudig zoeken in bouwdossiers

3. Regionaal Archief Tilburg
- Geen overheidsinstelling
- Onderdeel van Stichting Mommerskwartier
- Samen met Textielmuseum en
Stadsmuseum Tilburg
- Geen subsidie maar contracten (t/m 2025)
Verzelfstandigde
archiefdienst

4. Werkgebied
Contracten met twaalf
gemeenten in
Midden- en West-Brabant
1
2
6
3
11
5
4 9
10
12
8
7
1. Alphen-Chaam
2. Baarle-Nassau
3. Drimmelen
4. Dongen
5. Geertruidenberg
6. Gilze en Rijen
7. Goirle
8. Hilvarenbeek
9. Loon op Zand
10.Oisterwijk
11.Oosterhout
12.Tilburg

5. Aanleiding
Verzoek van twee gemeenten:
Gilze en Rijen
- Gaan de papieren bouwdossiers vernietigen
- Zoeken een plaats om die online
beschikbaar te stellen
Oosterhout
- Ambtenaren willen sneller werken
- Service naar het publiek verbeteren
Voor welk probleem is dit
een oplossing?

6. Ons eigen belang
- Veel gevraagde bron
- Door particulieren en “professionals”
- Veelal door werkende mensen
- Beperkingen in openingstijden
- Verlichting voor medewerkers
- Service verlenen aan contractpartners
What is in it for us?

7. Van idee naar product
Uitgangspunten:
- Het is een presentatietool, GEEN
beheertool
- De gemeente onderhoud de eigen
metadata
- Vaste dataset als input (CSV of XML)
- Raadplegen van de informatie kan alleen
met gebruik van DigiD
- Ambtenaren kunnen met inlog bij de eigen
gegevens
- Aanleveren van singlepage en multipage
pdf’s is mogelijk
- Presentatie van alle documenten
afzonderlijk in een viewer
- Downloaden van losse documenten en het
hele dossier is mogelijk
Dromen mag!

8. Financiering
- Regionaal Archief Tilburg financiert de
bouw en ontwikkeling
- De bouwtool kost jaarlijks een vast bedrag
- Deelnemende gemeenten betalen een
jaarlijkse vergoeding
- Deelnemende gemeente betalen voor de
datahosting en datatraffic
- Na vier jaar is de investering terugverdiend
- Daarna kan de gemeentelijk bijdrage naar
beneden / investeren in nieuwe gewenste
functionaliteit
Money is what makes the
world go round… and round

9. Uitvoering
Tegenvallers:
- DigiD niet beschikbaar voor Regionaal
Archief Tilburg
- Privacy burgers
- Copyright architecten
- Aanpassing van het concept noodzakelijk
- Minder gebruiksvriendelijk
- Levert toch weer extra werk op
Grrmmbl

10. Aandachtspunten
- Markeren van niet openbare dossiers
- Privacy gevoelige gegevens (BSN-
nummers met NAW-gegevens)
- Leveren van de benodigde dataset uit DMS
- Kennisniveau van de ambtenaar
- Updaten van de eigen dataset
- Aanwijzen van verantwoordelijken voor het
goedkeuren van aanvragen
Daar kom ik volgende week
op terug

11. Verbeterpunten
- Het zoeken werkt zo goed als de data die is
ingelezen
- Bouwprojecten met meerdere adressen
- Deel van de bouwdossiers wel direct online
beschikbaar maken
- Zoeken in de (getypte) documenten via
OCR
Het kan altijd beter…

12. Doorontwikkeling
- Beschikbaar stellen van andere typen
documenten. O.a. hinderwetvergunningen
en de nieuwe omgevingsvergunningen
- Koppeling met de e-depot. Afstemming met
het huidige TMLO heeft plaatsgevonden
- ???
Het kan nog groter!

13. Alleen Tilburg?
Regionaal Archief Alkmaar
Gemeentearchief Breda
Interesse vanuit archieven
in België

14. U vraagt wij draaien
Regionaal Archief Alkmaar
- Dossiers niet digitaal beschikbaar
- Alleen fysiek in te zien op locatie

15. Bedankt voor jullie aandacht!

16. www.regionaalarchieftilburg.nl
XML en CSV
Dossiers (metadata)
Verplichte velden:
Datum_vergunning (datumopmaak: dd/mm/jjjj)
Dossiercode
Gemeente (gemeentenaam sinds 1997)
Plaats (bv. Gilze, Rijen, Dorst e.d.)
Locatie (= straatnaam)
Locatienummer (= huisnummer)
Nummer_vergunning
Titel (omschrijving van de bouwaanvraag)
Openbaar (kan twee mogelijke waarden bevatten: “ja” of “nee”)
Optionele velden:
Geocode_lat
Geocode_lng
Opmerkingen
Poststukken (objecten/scans/pdf’s)
Verplichte velden:
ArchFile (=pdf document)
Dossier_codes (hier kan maar 1 code staan, geen verdere tekens) (de waarde ingevuld in dit veld verwijst naar de
waarde van het attribuut “Dossiercode in de XML/CSV voor dossiers)
Stuknummer (=afgeleid van PDF bestandsnaam)
Optionele velden:
geen