Planning Rotaract Events - IT

Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
PLANNING ROTARACT
EVENTS
FACILITATORI: Past RRD KAITLYNN ALMEIDA & Past RRD ELYSE LIN
ROTARACT PRECONVENTION – 31 MAGGIO 2019
IT

INTERPRETI: Maria Vittoria Gargiulo (Italia)
REDATTORE: Andrea Marcon (Italia)
COORDINATORE LINGUISTICO: Thelma Oguike (Nigeria)
COORDINATORE DEL
PROGETTO DI TRADUZIONE: Clement Chinaza Owuamalam (Nigeria)
PIANIFICARE EVENTI ROTARACT

• Benvenuto ed introduzione
• Le esperienze del pubblico
• Tattiche per pianificare un evento Rotaract di
successo
• Condividere esperienze
• Domande e discussione
• La tua “cassetta degli strumenti” da portar via
SCHEMA DELLA SESSIONE

● Di quale tipo di Rotaract Club hai fatto parte:
territoriale o universitario?
● Quali tipi di sfide hai incontrato in passato mentre
pianificavi eventi Rotaract?
L’ESPERIENZA DEL PUBBLICO
Condivision
e da parte di
2-3persone

TATTICHE DI
PIENIFICAZIONE PER EVENTI
ROTARACT DI SUCCESSO

● Valuta le necessità
● Definisci una carta del progetto
● Costruisci la tua squadra 'TOP'!
● Struttura della squadra, ruoli e responsabilità
● Sfrutta punti di forza e interessi
● Crea un budget
FASE 1: PIANIFICAZIONE

● Monitoraggio del progresso: utili strumenti di gestione del progetto
● "Trello" per il monitoraggio del progresso e la sincronizzazione della
squadra
● "Google Drive" per l'archiviazione e la gestione dei documenti
● Risorse / Raccolta fondi / Sponsorizzazione
● Governo
● Rotary
● Organi aziendali
FASE 2: COORDINAMENTO ED
ESECUZIONE

• Comunicazione del team: riunioni e aggiornamenti
• Strategie per il follow-up delle azioni
• Attenzione all'"effetto silo"
• Branding / Marketing / Promozione
• Creare una strategia (ad es. Pre- e post-evento)
• Social media, blog, giornalisti
• Usa un marchio coerente
FASE 2: COORDINAMENTO ED
ESECUZIONE

● Sondaggio per raccogliere feedback (ad esempio da clienti / comunità,
volontari, ecc.)
● Festeggia il successo!
● Riunione del team per supportare il miglioramento
● Preparare un rapporto / documento di riferimento per supportare gli sforzi di
pianificazione futuri
FASE 3: VALUTAZIONE SUCCESSIVA
ALL’EVENTO

CONDIVISIONE
DELLE ESPERIENZE

UN’ESPERIENZA PER “KAITLYNN”
Bottle Drive di Azione Internazionale
Suddividi equamente i compiti
• Vai locale e sii pratico per sostenere una
causa internazionale
Diventa creativo
• Comprendere l'ambiente / la comunità e
le sue risorse
Sii strategico
• Sii proattivo, persistente e persuasivo

UN’ESPERIENZA PER
ELYSE
Interota (International
Rotaract Convention)
2017, Taipei
• Sponsorizzazione
aziendale
• Risorse governative
• Sfruttamento dei servizi
di registrazione
esistenti

• Condividi brevemente un'esperienza di pianificazione di
eventi Rotaract con un partner
• Qual è stato il più grande punto di forza dell'evento?
• Cosa potresti potenzialmente cambiare in futuro per
migliorare il successo dell'evento?
CONDIVIDI LA TUA ESPERIENZA
CON UN PARTNER!
5
Minuti

DOMANDE E
DISCUSSIONE

LA TUA “CASSETTA
DEGLI STRUMENTI”
DA PORTAR VIA

• Identifica chi saranno i partecipanti all'evento, pensa a cosa si potrebbero aspettere /
cosa fornirebbe loro un'esperienza memorabile
• Se pianifichi un service, visita la comunità locale e parla con le persone presenti.
Scopri:
• Quali sono le necessità della comunità?
• Ci sono risorse o organizzazioni nella comunità collegate a quest'area di
necessità, che il Rotary / Rotaract può sfruttare e con cui collaborare?
• L'iniziativa proposta si sovrappone ad altre che esistono / sono in programma?
• Ci sono fattori importanti di cui il Rotary / Rotaract dovrebbe essere a
conoscenza, per aumentare la probabilità del successo dell'evento di servizio
(ad esempio barriere, pratiche culturali)?
• Per riferimento: Strumento di valutazione della comunità rotariana
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
VALUTAZIONE DELLE ESIGENZE

• La carta del progetto è la base del tuo evento, è in formato "DOC"
o "XLS"
• Punti da includere:
• Nome dell'evento
• Scopo e obiettivo
• Data e ora
• Sale
• Destinatari e stima n. dei partecipanti
• Metodo e costi di registrazione
• Programmi
CARTA DEL PROGETTO PARTE 1

• Punti da includere:
• Logistica (strutture, pasti, trasporti ...)
• Piano di promozione
• Struttura della squadra & ruolo e responsabilità
• Sequenza temporale
• Piano di budget (spesa e sponsorizzazione)
• Organizzazioni ospitanti e informazioni di contatto
• …
*Stabilisci dal tipo di evento che stai organizzando, aggiungi altri elementi che
ritieni siano importanti, ad es. Supporto IT, merce ...
CARTA DEL PROGETTO PARTE 2

• Identifica i ruoli necessari per formare la squadra e raggiungere gli
obiettivi dell'evento
• Chiedi alla tua squadra i loro interessi e abilità
• Suggerisci ruoli che sfruttino i loro punti di forza e offrano
opportunità di crescita in altre competenze
• Descrivere responsabilità chiare (prendere in considerazione
l'invio di un riassunto scritto delle responsabilità decise)
COSTRUIRE LA TUA SQUADRA 'TOP'

• Identifica le risorse (ad es. Fotografo pagato, posate, decorazioni)
necessarie per realizzare la tua visione dell'evento
• Approssima il costo per ogni articolo attraverso la ricerca
• Se stimi il costo, stabilisci un "limite superiore" (ad esempio
approvato per spendere fino a $ 100 sulle decorazioni per l'evento)
• Suggerimento: se acquisti oggetti riutilizzabili, possono aiutarti
a ridurre il budget per gli eventi successivi!
• Assicurati che gli acquirenti ricevano ricevute dettagliate per tutti gli
articoli
CREA UN BILANCIO - PARTE 1

• Ci sono molti modi per farlo! Ecco un modo semplice:
Nome progetto / iniziativa Articolo Budget ($) Costo ($)
Nome
dell'acquirente Rimborsati?
CREA UN BILANCIO - PARTE 2

• Vantaggi dell'utilizzo di "TRELLO" per la pianificazione degli eventi:
• Creazione e assegnazione chiara delle attività a ciascun membro del team
• Facile tracciare i progressi di ogni squadra per i team leader
• Chiara visione degli assegnatari e data di scadenza per ogni attività
• I membri del team possono facilmente sincronizzare i progressi
• Suggerimenti
• Board (Evento / Lista / Funzioni / Card) = Compiti da svolgere
• Usa la funzione "LABEL" per taggare le attività con priorità diverse
• Utilizzare la funzione "CHECKLIST" per suddividere le attività con le attività
secondarie
• Utilizzare la funzione "CHECKLIST" per creare elenchi di elementi
necessari per l'evento
Scarica "TRELLO" qui:
https://trello.com/
“TRELLO”

YOUR TOOLKIT TO GO
TRELLO
Nome dell'evento
Riunione e lista
di controllo
Registrazione
e promozione
Locali e Pasti
/ Bevande
Programma
Finanza e
raccolta fondi
Piano di
budget
Piano di
raccolta fondi
Membri del
team
responsabili
del compito
Compiti da fare
Imposta colonne in base alle funzioni

• Governo
• Verifica con diversi dipartimenti governativi per qualsiasi tipo di opportunità
• Tipi di sponsorizzazione
■ Sussidio
■ Omaggi (ad esempio, i dipartimenti del turismo sono sempre felici di offrire
omaggi)
■ Sconti nel noleggio di locali
■ Supporto per il trasporto (ad es., Polizia che chiude le strade per le navette
per eventi)
■ Indirizzo del sindaco all'evento / Comunicato stampa
■ ...
• Semplicemente, chiedi! Dì loro come questo evento andrà a beneficio della città e
dei cittadini. Chiedi loro il supporto che possono fornire.
RISORSE / PARTECIPAZIONE / SPONSORIZZAZIONI PARTE 1

• Rotary
• A seconda della portata dell'evento, parla con i dirigenti del distretto del Rotary o
con il Rotary club sponsor sulle opportunità di sponsorizzazione
• Collabora con i Rotariani per sviluppare una strategia di raccolta fondi, ad es.
Interota (International Rotaract Convention) 2017, Taipei ha incluso la
sponsorizzazione del Rotary club nei premi annuali del Governatore distrettuale.
• Tipi di sponsorizzazione
■ Donazione
■ Sconti o omaggi dalle società di Rotariani, ad es. camera d'albergo, prodotti,
servizi ...
■ Opportunità di eventi congiunti
■ Connessioni con il governo o altre società
■ ...

• Organi corporativi
• Spiega chiaramente le opportunità pubblicitarie durante l'evento
• Prepara un piano di sponsorizzazione per l'ente aziendale per scegliere
facilmente il piano da seguire, ad es. Pianifica A con $ 1.000 per pagina intera
in opuscolo, Piano B con $ 3.000 per logo sullo sfondo dello stage ...
• Crea esempi di design per aziende per visualizzare meglio l'effetto degli
annunci
• Conferma due volte con la società prima di stampare gli annunci, assicurati che
gli annunci siano allineati con la loro politica di utilizzo della loro identità visiva
(super importante!)
• Scatta foto di stampe reali e invia le foto alla società sponsor

• Identifica le linee temporali per completare le azioni e condividerle con ciascun
individuo coinvolto (esempio riportato di seguito nell'immagine)
• Fornisci promemoria amichevoli e / o follow-up sugli elementi di azione
• Effettua check-in regolari e amichevoli per garantire che i membri del team
abbiano il supporto necessario, e per evitare sforzi disallineati o duplicati
Responsabili
del progetto
Nome progetto / iniziativa
Dettagli dell'evento Aggiornamenti Scadenza Trimestre
dell'anno
Stato
COMUNICAZIONE DEL TEAM

• Crea una strategia di marketing
• Includi una strategia promozionale pre-evento per raccogliere interesse
• Includi promozioni early-bird / discount o date RSVP se possibile in
promozioni pre-evento
• Pianifica un momento per i post post-evento per mostrare l'evento!
▪ Suggerimento: questo funziona anche come utile strumento di riferimento
per il tuo club nel corso degli anni, per dare una rapida occhiata agli eventi
che si sono verificati in precedenza!
BRANDING / MARKETING / PROMOTION - PARTE 1

• Utilizza diverse piattaforme di social media e post su misura a seconda del mezzo /
pubblico (ad esempio Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Snapchat)
• Considera i post del blog del sito Web (ad esempio sul tuo sito o su un altro sito)
come strategia di marketing post-evento
• Condividi il tuo evento su Rotary Showcase!
• Invita i media al tuo evento!
• Utilizza il branding coerente tra i post per questo evento specifico
• Se il tuo club ha un modello di branding coerente, assicurati che venga utilizzato
per tutti gli eventi
• Incoraggia i membri esperti nelle pubbliche relazioni, nella progettazione grafica e /
o nelle comunicazioni a partecipare allo sviluppo della strategia e dei materiali di
marketing!
BRANDING / MARKETING / PROMOTION - PARTE 1

• Chiedi un feedback!
• Raggiungi il tuo pubblico di destinazione (ad es. Clienti / comunità): sono la
chiave del successo del tuo evento!
• Raggiungi i tuoi volontari - sono stati fondamentali per far accadere l'evento!
• Se desideri un feedback formale, sviluppa un breve questionario con più opzioni
/ scale di valutazione e un'opzione di risposta breve
• Piattaforme da considerare: Google Forms, SurveyMonkey, FluidSurveys
• Domande da considerare:
• Come valuterebbero l'evento, su una scala da 0 a 10?
• Cosa ha funzionato bene?
• Cosa vorrebbero vedere in futuro?
• Il pubblico di destinazione ritiene che l'evento sia in linea con le loro aspettative?
QUESTIONARIO DI FEEDBACK

• Voi e i membri del vostro club impiegate molto tempo ed energie per
pianificare, implementare e valutare l'evento.
• Assicurati di avere tempo per festeggiare i tuoi contributi e quello che hai fatto
insieme come squadra!
• Questo è importante per riconoscere i contributi e mantenere la
motivazione!
• Incoraggia i membri del club a condividere ciò che hanno apprezzato di più e /
o il loro miglior apprendimento.
• Questo può essere sfruttato per il futuro!
FESTEGGIA I RISULTATI OTTENUTI!

• Condurre un incontro post evento con i membri del team per riflettere sugli aspetti
positivi e migliorati dell'evento
• Esamina i dati del sondaggio raccolti dai partecipanti e dai membri del team, in
particolare leggi le loro raccomandazioni poiché sono molto utili per la pianificazione
futura
• Le fasi per riflettere su: fase di pianificazione, fase di preparazione (prima dell'evento),
fase di esecuzione (nel giorno dell'evento)
• Evita di spendere troppo tempo in cose casuali che sono accadute. Concentrati sui
miglioramenti per cose che potrebbero accadere di nuovo in futuro.
• Annota le conclusioni e il piano d'azione discusso durante la riunione post-evento e fai
un rapporto per il riferimento degli eventi futuri.
RIUNIONE E RAPPORTO DEL TEAM POST-EVENTO

• Dai un'occhiata al Manuale Rotaract
• Sezione 4: "Innovativo e Servizio
sostenibile "
RIUNIONE E RAPPORTO DEL TEAM POST-EVENTO

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