Dokumen tersebut memberikan panduan tentang pengurusan sembilan fail utama untuk Sistem Pembangunan dan Penyelenggaraan Buku Teks Sekolah (SPBT) yang teratur dan terkawal, termasuk fail untuk senarai murid, borang keperluan, surat-menyurat, rekod peminjaman, pelupusan, kehilangan buku, dan laporan penyeliaan.

1. Sistem fail SPBT yang
kemas dan teratur
SistemFailSistemFail
Sekolah perlu
mewujudkan
sekurang-kurangnya 9
fail SPBT

2. PENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAIL
FAIL 1
FAIL SENARAI MURID LAYAK DANFAIL SENARAI MURID LAYAK DAN
TIDAK LAYAK SPBTTIDAK LAYAK SPBT
Kandungan Fail :
Senarai enrolmen murid mengikut
tahun / tingkatan termasuk murid
layak dan tidak layak (SMM)

3. PENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAIL
FAIL 2
FAIL BORANG KEPERLUAN (BTBT190) DANFAIL BORANG KEPERLUAN (BTBT190) DAN
SENARAI BEKALAN BUKU TEKS SEKOLAHSENARAI BEKALAN BUKU TEKS SEKOLAH
(BTBTR460/BTBTB460)(BTBTR460/BTBTB460)
Kandungan Fail:
1. Borang BTBT190,
2. Penyata BTBT460
3. Dokumen berkaitan permohonan
pemesanan tambahan (Borang Unjuran)

4. FAIL SIJIL AKUAN PENERIMAAN/INVOISFAIL SIJIL AKUAN PENERIMAAN/INVOIS
DAN NOTA SERAHANDAN NOTA SERAHAN
Kandungan Fail :
1. Salinan Sijil Akuan
Penerimaan (SAP)
2. Salinan Invois
3. Salinan Nota Serahan (DO)
FAIL 3

5. SURAT-SURAT PEKELILING SPBTSURAT-SURAT PEKELILING SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan
SPBT
2. Arahan Pentadbiran berkaitan SPBT
(Contoh: Dasar 100%, Dasar Anak Guru,
Perpindahan Murid Dalam Zon, Pelupusan Buku
English Year 1, Tatacara Kewangan bagi
Penggantian Buku Hilang, Penggunaan Buku
Kerja, Kelab SPBT dll.)
FAIL 4

6. FAILFAIL SURAT MENYURAT BBT/JPN/PPB/PPDSURAT MENYURAT BBT/JPN/PPB/PPDFAIL 5
Kandungan Fail :
1. Surat-surat edaran daripada BBT / JPN /
PPD
2. Salinan surat makluman / tindakan /
jawapan daripada sekolah ke BBT / JPN /
PPD
(Contoh: Surat panggilan pengisian BTBT190
surat panggilan mesyuarat/kursus, surat edaran
BTBT460 dll.)

7. FAIL REKOD PINJAMAN BUKU TEKS
(BORANG SPBT G)
FAIL 6
Kandungan Fail :
Borang SPBT G bagi setiap kelas.
Borang hendaklah ditandatangi oleh
Guru Besar / Pengetua, Guru Kelas,
Murid, Nama Murid, Tarikh, bilangan
buku yang dipinjam.

8. FAIL REKOD PELUPUSAN
BUKU TEKS SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat-menyurat berkaitan pelupusan
(permohonan dan kelulusan)
2. Salinan Borang Kew.PA-17
3. Salinan Borang Kew.PA-18
4. Salinan Borang Kew.PA-19
FAIL 7

9. LAPORAN BUKU HILANG/MUSNAH
DAN GANTIAN
Kandungan Fail :
Dokumen, penyata dan laporan
kehilangan, musnah dan gantian
buku teks
FAIL 8

10. FAIL TEGURAN/ADUAN/LAPORAN
PENYELIAAN BBT,JPN,PPD,AUDIT,
IBUBAPA
Kandungan Fail :
Dokumen atau surat laporan,
teguran hasil penyeliaan dan
pemantauan BBT / JPN / PPD /
Nazir / Audit serta aduan ibu
bapa.
FAIL 9

11. SEKIAN
TERIMA KASIH