Downloaded 165 times
![4
do
a
E
co
0
0
0
0
th
U,
C
fC
<7.)
0
z
z
4
cc
et
>-
4
m
z
40
et
i-
et
C.)
Y
La
c-)
cc 0
m 0
0
z
=
Y cc
4
i—
m4
C.)
4
m
cc
0
m 2
0
z —
= 0
hd
E4
i-
ra
..
E ia
a) V 0
0. c E c ,T,
t A 2 3 g g
Z ?va:ac,
cc cc; iT, c c
85 S13 2 c2 cc;
crj
2 -0'aa)'eT,cc; Z
°' EVSI 5°°)CtI. -,
5 1=,.gz.uiagg,E1-05 0
t',--giricgAfa "2
5 ..,L)sa.,20 42:,i, >f g.:8 >,0_' 6i .0 .0 a
- 0 ,
i e g - T E ] g , g , ] s f f i t .
. . c . - . . _ ›, ca .,.01
EYCTIMCLM.a.C.R.a.Ma °8E
cv c=A tEM Ct2°952t2tArd.
OW
7g.4"61CUZBOE80.610.610a)-0031—ZI—Z.40-ZI—ZI—ZO) CCC; . 6.–cNini4
0-.–cNic14.riair,ccioi
z
4
I—
2
0
E
hd
CC
La
z
4
Z
4
CC
4
Ca
Z
4
IL
Ca
2
La
a.
z = sC
4 4
d.15
1Eoz cn 2 zLuw o0.uoc
z
D 01-z
m
cc
La
a.
Z
D E
4 0
2 CC
4
....
W
0
>
Z
'''
cc0m
O
°
Z
=
C I 0
i—
...._ cc
_1 0
i-
2 in 4
4 co cc
z 2
uj z
a. 0
hd
hei —
U) 4
=Oz
>=
Eztrj4 1—
ci 0
,
m 0 1 _ 1](https://image.slidesharecdn.com/bukutatacarakws2012-130731201319-phpapp02/75/Buku-tatacara-kws_2012-66-2048.jpg)
![17
I—
_c cco E
E (J,
= as
m
z
D
z
D
cc
u j
0-
cil
CD
as
.ca
Ts
ci_
as
.as
6co
tb
c .
/ . (CI
iTs. as a,
-adkc1.,(2)
a) L-
ci_
c
as
a; ny
cn ay-
r_ 27a)0. 0
a)
0_
_c
_ as
e_.'Z
CLa)
U)
0
,,,' El
p co
a•cTs'
..- _c
1-6 .2 al
u] E (1)
033
m
ri--
ti) —
ci_ ca
, 'RI
as M
= a
c as
co s
c0 =
c0
cas)
co c
CDt.,
S 6/3
• E
(Ty
ifi
I-
030__1
c
E
as
'Fs'
Ts
ci_
'6
M
.21
E0
-
cp
0_
c
ca
=
E"
as
m
!,—
"S"
cu
1
!,—
"S"
as
1
a s
!,-
as
1
---cTs2
_c ny CD
C a
n a l uj
E03 cL
as
I—
,a._
as
2
t-.)
1—
0 0
z 0](https://image.slidesharecdn.com/bukutatacarakws2012-130731201319-phpapp02/75/Buku-tatacara-kws_2012-86-2048.jpg)
![122122122
Lampiran 10-2
LAMPIRAN L
[ Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ]
LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM
TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN
1. Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;
2. Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula-
mula dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;
3. Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap
masanya untuk didapatkan balik wang itu;
4. Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran
semenjak bil dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya
untuk didapatkan. Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang
itu ditetapkan dalam undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;
5. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut
wang itu;
6. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku
penyelia;
7. Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan
mematuhi sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;
8. Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang
pegawai. Jika tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi;
9. Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut,
nyatakan sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau
Persekutuan, dalam jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.
i. Pegawai Persekutuan
ii. Jawatan Tetap
Tarikh :
Tandatangan Pengetua
/Guru Besar
Nama
Jawatan •.
Cop Sekolah :](https://image.slidesharecdn.com/bukutatacarakws2012-130731201319-phpapp02/75/Buku-tatacara-kws_2012-133-2048.jpg)
Uploaded bySamsudin Ahmad
Buku tatacara kws_2012
Dokumen ini adalah panduan tentang tatacara pengurusan kewangan dan perakaunan kumpulan wang sekolah yang dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia. Ia menekankan pentingnya pengurusan kewangan yang cekap di sekolah untuk memastikan penggunaan sumber yang optimum dan mematuhi peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Buku ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan akauntabiliti dalam pengurusan kewangan di sekolah, serta mengurangkan teguran audit.
![Am 2 tatacara pengurusan aset alih kerajaan [penuh]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/am2-tatacarapengurusanasetalihkerajaanpenuh-171123174315-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
![MESYUARAT KEWANGAN DAN ASET 2 2019 [Autosaved].pptx](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/mesyuaratkewangandanaset22019autosaved-250624002335-028a0ca2-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Buku tatacara kws_2012
- 1. L b m BAHAGIAN AKAUN K E M E N T E R I A N P E L A J A R A N M A L A Y S I A 44. PIM inammt Riv*.e'ffrw o "V,•04 =MI
- 2. TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN KT:NWT:LAN WANGSEKOLAH BAHAGIAN AKA-UN, KE1VIENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 2012
- 3. Kementerian Pelajaran Malaysia Bismillahirrahmanirrahim AssalamualaikumWarahmatullahi Wabarakatuh dan Salam 1 Malaysia. engetua/Guru Besar selaku Pengurus Sekolah bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan, khususnya pengurusan kewangan sekolah. Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM), 2013 — 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang mana salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala sumber pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum. Pengurusan kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerima pelbagai jenis peruntukan dan bantuan daripada Kerajaan. Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat menggunakan buku panduan ini dengan sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang berkesan di peringkat sekolah. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana is perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan. Sekian, terima kasih. Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha
- 4. Kementerian Pelajaran Malaysia Bismillahirrahmanirrahim AssalamualaikumWarahmatullahiWabarakatuhdan SalamSejahtera, lhamdulillah,bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya, Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Tahun 2012. Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam tadbir urus di institusi pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang disediakan oleh Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya. Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan kewangan di sekolah. Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan peraturan-peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan, aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa. Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil audit bersih atau tanpa teguran audit. Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan. Sekian, terima kasih. Wassalam. Hj. Senin Bin Yusof Ketua Akauntan
- 5. • • ••• •• • • I KANDUNGAN BAB TAJUK dan MUKASURAT 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan 1.2Tujuan 1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah 1.4 Kesimpulan 1 2 2 3 2 AKAUNTABILITI 2.1 Pendahuluan 4 2.2 Penurunan Kuasa 4 2.3 Serahan Tugas 5 2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6 2.5 Melantik Juruaudit Dalam 6 2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7 2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8 2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk 9 Pengauditan 2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9 2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9 2.11 Surcaj dan Penalti 10 Lampiran 11 - 12 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH 3.1 Pendahuluan 13 3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13 3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 13 3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14 3.5 Kumpulan Wang Asrama 16 PERAKAUNAN 4 TERIMAAN 4.1 Pendahuluan 17 4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17 4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19 4.4 Kutipan Melalui Bank 22 Lampiran 27 - 40 Carta Aliran 41 - 43
- 6. • • ••• • I KANDUNGAN BAB TAJUK MUKASURAT 5 PEMBAYARAN 5.1 Pendahuluan 44 5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 44 5.3 Daftar Bil 45 5.4 Baucar Bayaran 46 5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 46 5.6 Pulangan Balik Kutipan 48 5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi 49 Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan 5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49 5.9 Pengeluaran Cek 50 5.10 Kuasa Menandatangan Cek 51 5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52 5.12 Penggantian Cek Hilang 53 5.13 Stok Buku Cek 53 5.14 Caj Bank 54 Lampiran 56 - 63 Carta Aliran 64 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun Subsidiari 69 6.6 Akaun Bank 69 6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 70 6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang 73 Tamat Operasi Lampiran 75-86 7 PANJAR WANG RUNCIT 7.1 Pendahuluan 87 7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 87 7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88 7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 88 7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 88 7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR 88
- 7. iii I KANDUNGAN BAB TAJUKMUKASURAT 7.4.3 Pembayaran PWR 89 7.4.4 Rekupmen 90 7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada 90 Akhir Tahun 7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91 Lampiran 92 - 102 Carta Aliran 103 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN 8.1 Pendahuluan 104 8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan 104 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105 8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105 8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 105 8.6 Kunci Kira-kira 106 8.7 Nota Kepada Akaun 108 8.8 Penyata Lain 109 8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 109 Lampiran 110 -112 9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB) 9.1 Pendahuluan 113 9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun 113 Belum Bayar (ABB) 9.3 Daftar ABB 113 9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114 9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114 9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 114 9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115 9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115 Lampiran 117 - 118 10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT) 10.1 Pendahuluan 119 10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun 119 Belum Terima (ABT) 10.3 Daftar ABT 119 10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 119 10.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120 •••
- 8. KANDUNGAN BAB TAJUK MUKASURAT 10.6Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi 120 Lampiran 121 - 123 PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR 11 PEROLEHAN 11.1 Pendahuluan 124 11.2 Jenis-jenis Perolehan 124 11.3 Kaedah Perolehan 125 11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 125 11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 126 11.3.3 Pembelian Terus 127 11.3.4 Sebut Harga 128 11.4 Tatacara Perolehan 130 11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131 11.5.1 Pembelian Terus 131 11.5.2 Sebut Harga 134 11.5.3 Tender 146 11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 146 11.7 Permohonan Perolehan ICT 147 11.8 Perolehan Harta Modal 147 Lampiran 148 - 158 Carta Aliran 159 - 165 12 PENGURUSAN ASET ALIH 12.1 Pendahuluan 166 12.2 Definisi 166 Aset AsetAlih 12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 166 12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167 13 PENGURUSAN STOR 13.1 Pendahuluan 168 13.2 Definisi 168 Stor Stok Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis) PengurusanKawalanStok 13.3 Kategori Stor Sekolah 169 •• iv
- 9. I KANDUNGAN BAB TAJUKMUKASURAT 13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169 PENGURUSAN AM 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA 15.1 Pendahuluan 172 15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia 172 Sekolah 15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan 173 Multimedia Sekolah 16 PINDAH PERUNTUKAN 16.1 Pendahuluan 174 16.2 Bidang Kuasa 175 16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 175 16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 176 16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 177 Lampiran 180 - 183 17 TAKRIFAN 184 - 186
- 10. Bab 1 1PENGENALANBab 1 1 PENGENALANBab 1 1 PENGENALAN 1.1 PENDAHULUAN 1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana pengurusan aset dan kewangan adalah tertakiuk pada peruntukan yang terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan- peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa. 1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan dengan sempurna. 1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi: Seksyen 130(m),Akta Pendidikan 1996 a. m enyediak an suatu penyata kewanga n tahunan bagi tahun Peraturan6, Peraturan- berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip Peraturan Pendidikan perakaunan yang diterima umum; (Akaun Dan Audit) 2002 Akta a. m engemuk akan penyata kewanga n tahunan tersebut kepada Pendidikan 1996 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1) bulan Iebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan tahunan tersebut jika didapati perlu; dan SPK Bil 4/88 a. memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak AP 306 lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.
- 11. Bab 1 1PENGENALANBab 1 1 PENGENALAN 1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk memastikan: (a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya; dan Peraturan 7, Peraturan- Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996 (b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang berhubungan dengan sekolah tersebut. 1.2 TUJUAN 1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat — Tahun 2005, berdasarkan: a. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia, Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran Malaysia sehingga November 2011; dan b. maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat — Tahun 2005. 1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH 1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Peraturan 12, Peraturan- Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996
- 12. Bab 1 1PENGENALAN 3 1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013. 1.4 KESIMPULAN 1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
- 13. 444 Bab 2 IAKAUNTABILITI 2.1 PENDAHULUAN Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya. la merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan tersebut. Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan. Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu: a. mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-arahan dari KPM; dan b. mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan. 2.2 PENURUNAN KUASA 2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang menjadi tanggungjawab kepadanya.
- 14. 55 Bab 2 IAKAUNTABILITI 2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah (Lampiran 2-1). 2.2.3 Sumber rujukan kuasa: a. AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang b. AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi c. AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar d. AP 119: Kuasa Menandatangan Cek (AK 52) e. AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain. Contoh: - Menyelenggara/mengemaskini/memeriksadokumen kewangan - menyelenggara Panjar Wang Runcit 2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah a. Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa ketiadaannya. b. Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat perwakilan kuasa. 2.3 SERAHAN TUGAS 2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
- 15. 66 Bab 2 IAKAUNTABILITI kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2. TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH 2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH 2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; dan 2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua PTJ. 2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM 2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak terlibat secara Iangsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah. Peraturan- peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 Pekeliling S P K Bi l 4/1988
- 16. 77 Bab 2 IAKAUNTABILITI 2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut: a. menyemak rekod kewangan; b. memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan c. menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat J PKA. 2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH 2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) a. Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:- Pengerusi Pengurus Sekolah Setiausaha KPT/PT yang mentadbir kewangan Ahli Semua Guru Penolong Kanan Ketua Bidang/Ketua Panitia Juruaudit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai a. Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang berkuat kuasa. SPK Bil. 6/2009 (c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet, PP perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset 10/2008 dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan
- 17. 88 Bab 2 IAKAUNTABILITI dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang mengurus hal-hal pengurusan kewangan. (d) Kekerapan mesyuarat Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang- kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan perakaunan dengan lebih berkesan. 2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk Bab 12) 2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11) 2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT 2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. 2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:- a. tarikh dan masa pemeriksaan; b. nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan setem; PP 10/2008 &SPK6/2009 AP309
- 18. 99 Bab 2 IAKAUNTABILITI c. amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya; a. perihal barang-barangberharga yang diamanahkan termasuk buku resit dan cek yang belum digunakan; b. hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/ SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan; dan c. tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa. 2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN Pengurus Sekolah bertanggungjawab: a. menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri; b. memberi penjelasan atau makiumat yang diperlukan c. membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau pemeriksaan. 2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit. 2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan. AP 306
- 19. Bab 2 IAKAUNTABILITI 2.11 SURCAJ DAN PENALTI 2.11.1 Surcaj Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:- (a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan Seksyen 18 AAK ke atasnya; 1957 b. telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang tidak disahkan dengan sempurna; a. telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan; b. Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur; atau c. Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-apa kelewatan dalam pembayaran wang awam. 2.11.2 Penalti Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia (RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3) bulan atau kedua-duanya. Akta Pendidikan 1996 Peraturan- peraturan (Akaun dan Audit) 2002
- 20. Lampiran2-1 SURATKEBENARANMENJALANKANTUGASKEWANGAN Saya sebagai Pengetua/GuruBesar SM/SK dengan ini memberi kebenaran kepada no.Kad Pengenalan Jawatan •• untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut: 1. Menerimawangawam 2. MenandatanganResitRasmiPejabat 1. MenyelenggaraBukuTunai 1. MenyelenggaraPanjarWangRuncit 1. MenandatanganPesananSekolah 2. MemperakuBaucarBayaran 1. Memasukkanwangkebank 1. Menyelenggararekod-rekodkew aitarikh surat ini sehinggadibatalkan. Denganinisuratkebe bertarikh.... . adalah ter atal. (no.rujukan) t.tPengetua/GuruBesar Tarikh• Saya No. Kad Pengenalan denganini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangansepertidi atas. Tandatangan Tarikh• .
- 21. Tarikh : Tarikh: Lampiran 2-2 BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN Nama Pegawai Bertukar Jawatan Nama Pegawai Terima Tugas Jawatan Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul. (t.t Penyerah) (t.t Penerima) Nama : Nama : Perihal, Siri dan No. Borang Resit Rasmi Pejabat No. Siri: Nombor Siri Borang yang digunakan sehingga tarikh Akhir Nombor Siri Borang Belum Guna AkhirMula Mula Borang Pesanan Sekolah No. Siri : Cek KWK No. Siri : Cek No. Siri : Cek KWA No. Siri Catatan
- 22. 131313 Bab 3 IKUMPULANWANG SEKOLAH 3.1 PENDAHULUAN Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan. 3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH 3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:- a. Kumpulan W ang Kerajaan (KW K); b. Kumpulan W ang SUW A (KW S); dan c. Kumpulan W ang Asrama (KW A). 3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. W alau bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150 orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah. 3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan Wang Sekolah. 3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN 3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.
- 23. 1414 Bab 3 IKUMPULANWANG SEKOLAH 3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah: a. Bantuan Persekolahan daripada KPM b. Bantuan Biasiswa ; c . Faedah bank ; dan d. Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan. 3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam) 3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/ pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama. 3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah: a. Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat- Surat Siaran berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa kecuali yuran PIBG. b. Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah; c. Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah; d. Sumbangan daripada orang awam; e. Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah; f . Deposit diterim a; SPI 11/2011
- 24. 1515 Bab 3 IKUMPULANWANG SEKOLAH (g) Faedah bank; dan (h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan. 3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut: (a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti: (i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK); ii. Penerbitan Majalah Sekolah; dan i. Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar. (b) Wang Yang Dikutip Secara Am Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan. Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh pihak sekolah untuk: i. Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid; ii. Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan kecemasan; iii. Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung kepada murid. (c) Kegunaan Lain Wang SUWA Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang perolehan dibuat.
- 25. 1616 Bab 3 IKUMPULANWANG SEKOLAH 3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA 3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedahbank serta dibelanjakanmengikutmaksudsetiap terimaan. 3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah: a. Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang Tahununtuk asrama (LPBT Asrama); b. Bantuan Makanan Asrama (BMA); c. Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA); d. Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan Berkanun g. Faedah bank; dan a. Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran berkaitanbayaran persekolahanyang masih berkuatkuasa. 3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang dibenarkan mengikutperaturan-peraturansedia ada.
- 26. 1717 Bab 4 ITERIMAAN 4.1 PENDAHULUAN Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan penyelewengan. 4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN 4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah adalah seperti berikut: (a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan. i. Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1. ii. Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A. (b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/ penyelia asrama kepada murid. i. Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2. ii. Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A. 4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi setiap kumpulan wang. 4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).
- 27. 1818 Bab 4 ITERIMAAN 4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut. 4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah seperti di Lampiran 4-3A. 4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar. Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya direkodkan di dalam Buku Tunai. 4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut untuk direkod dalam Buku Tunai. 4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama. 4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki jika: Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Wa/au bagaimanapun,
- 28. 1919 Bab 4 ITERIMAAN tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam tempoh seminggu selepas diterima. 4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga. 4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank adalah betul sebelum pungutan dibankkan. 4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis kumpulan wang. 4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah dan difailkan dengan sempurna. 4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN 4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa. 4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang Awam seperti di Lampiran 4-5.
- 29. 2020 Bab 4 ITERIMAAN 4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar. 4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank, pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut: a. membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan catatan `kontra-cek tak laku'. b. hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di Lampiran 4-6. c. segera mendapatkan balik pungutan tersebut. d. apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah dipatuhi semula. 4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain. 4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan ditandatangan oleh pegawai yang sama. 4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama- sama salinannya untuk tujuan pengauditan. 4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang menandatangan resit.
- 30. 2121 Bab 4 ITERIMAAN 4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah Iengkap dan betul. Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan perakuan berikut:- "Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor hingga nombor 'I Tandatangan Pemungut Nama Penuh Pemungut Tarikh : 4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang diterima dan dikeluarkan. 4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A. 4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan kedudukan helaian resit. 4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok Buku Resit.
- 31. 2222 Bab 4 ITERIMAAN 4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat (RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Resit. 4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500 atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang menjaga. 4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah. 4.4 KUTIPAN MELALUI BANK 4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut: a. Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8; b. Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu: (i) Dicetak terus atas borang. No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K (KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama). Nama dan alamat sekolah. Nombor Akaun Bank. Tujuan bayaran (Jenis kutipan)
- 32. 2323 Bab 4 ITERIMAAN (ii) Diisi oleh murid. Nam a. Nombor Kad Pengenalan. Tingkatan. Amaun. (c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM dengan mengemukakan: i. Persetujuan bertulis dari bank. persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut: Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank selain daripada yang telah dipersetujui'. i. Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui. (d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah seperti di Lampiran 4-9A. (e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan (berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid. (f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa. (g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.
- 33. 2424 Bab 4 ITERIMAAN 4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank a. Guru Kelas/VVarden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat pada ruang `Tunai/Cek' di resit. Nombor resit tersebut hendaklah direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank diterima. b. Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-lewatnya hari kerja berikutnya. c. Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat. d. Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan. e. Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank. f. Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat, pihak sekolah hendaklah: i. Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan ii. Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.
- 34. 2525 Bab 4 ITERIMAAN 4.4.3 Deposit Diterima a. Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari. b. Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian. Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan pemulangan deposit. 4.4.4 Sewaan a. Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin. a. Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain- lain. a. Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi setiap jenis sewaan. 4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan a. Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/ Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada bank. b. Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah lajur yang telah ditetapkan. Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78
- 35. 2626 Bab 4 ITERIMAAN (c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah. 4.4.6 Faedah Bank Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan wang berkenaan.
- 36. Lampiran 4-4ALampiran 4-4ALampiran4-4A , , , , , , , , , RP.01(Pin.09) ASAL RESIT RASMI PEJABAT --_,a. --„r 'ELAJFC'''' ,, ,,,,,,—. -,,,'" A Diterima daripada: KEMENTERIANPELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: TAHUN: Bil. Perihal Penerimaan RM Sen Peruntukan PCG Kutipan Murid JUMLAH Ringgit Malaysia: *Tunai / Cek / WangPos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan) *No . Tarikh: (Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(& 15)248-11(20) J0108638- PNMB., KL.
- 37. Lampiran 4-4ALampiran 4-4A -.X.'t ‘,...-,,,, ...„_,-... RP.01(Pin.09) ASAL RESIT RASMI PEJABAT _ ,,= _t,,,,-- ,,, A _- - , _' ' ' ' ' " E L A J F 0 --,y, ,,, 3 Diterima daripada: KEMENTERIANPELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: TAHUN: OBil. Perihal Penerimaan RM Sen Peruntukan PCG Kutipan Murid JUMLAH RinggitMalaysia: ® *Tunai / Cek / WangPos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan) *No . 9 10 Tarikh: (Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(&15)248-11(20) J0108638- PNMB., KL.Panduan mengisi : 1. Nama Sekolah 2. Tahun kewangan 3. Nama pembayar 4. Perihal penerimaan 5. Amaun yang diterima 6. Jumlah amaun yang diterima 7. Jumlah terimaan dalam perkataan 8. Kaedah pembayaran 9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT 10.Tarikh terima wang 11. Tandatangan Pengurus Sekolah
- 38. Lampiran 4-2ALampiran 4-2A 7 1! o". RM.01(Pin.09) ASAL Diterima Bagibayaran (Potong ■ laRESIT RASMI MURID' i _ ' E L A J O ' Kelas: 41 B KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: TAHUN: daripada: Kumpulan Wang: SUWA /Asrama yang tidak berkenaan) Bil. Perihal Penerimaan RM Sen 1 Kokurikulum 2 Kolas Ujian Dalaman 3 Sukan Tahunan Sekolah 4 Skim Perlindungan Diri 5 MSSM 6 Majalah Sekolah 7 Asrama : Makanan - Pendaftaran Dobi Lain-lain 8 Pelbagai JUMLAH Ringgit Malaysia: *Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan) *No. . Tarikh: (Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(& 15)248-11(21) J0108638- PNMB., K.L.
- 39. Lampiran 4-2ALampiran 4-2A RESITRASMI MURID RM.01(Pin.09) B ASAL KEMENTFQIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: TAHUN: Diterima daripada: Kelas: Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama (Potong yang tidak berkenaan) Bil. Perihal Penerimaan -:--)' RM Q-1' Sen 1 Kokurikulum 2 Kolas Ujian Dalaman 3 Sukan Tahunan Sekolah 4 Skim Perlindungan Diri 5 MSSM 6 Majalah Sekolah 7 Asrama : Makanan - Pendaftaran Dobi Lain-lain 8 Pelbagai ........ JUMLAH 7j Ringgit Malaysia: *Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan) *No. • 10 11 Tarikh: Panduan mengisi : 1. Nama Sekolah 2. Tahun kewangan 3. Nama pembayar 4. Kumpulan Wang yang dikenakan 5. Perihal penerimaan 6. Amaun yang diterima 7. Jumlah amaun yang diterima 8. Jumlah terimaan dalam perkataan 9. Kaedah pembayaran 10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang 11.Tarikh terima wang 12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa (Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar
- 40. E-1 -e4 PA <4 1—: W A4 C4 4 0 H Z g: W Z 'e4 = Z 'e4 leII E. W 0 g o PA 5 CD Z .. b.0 A XI E-1 0 , '-r A ,,,,, .. 1 A.1.1 6'ix H r .1 0 E c% bo a%) g 1 i: '8 i d a 0° g 1 g 1 cl _ 4,...: .2 , . . 0 c 0 . . , ... §., ' -a 1 1 . 1 ('I I cl 4 — g a 1 IE. ,-, . 1E. ,.. 2 5 0 z g i 1 g I41) p1:11 PI .14 0 2 z VO Z 72 pil n RRRR ,r E4i.,o d P:1 Ij b Z 1 H
- 41. 0 ..... cdazcd — P. 'M g ••••■••• •■ AA H Ln 0 ir) 8rs1N , - . 4 cci en co g .1 c E '8 bk. o.)r ' n )6 .0 5 0 Z r.4 f-si C.) C.) 0 0 -,r -r "04 R:1 "04i. W4 po ,cg 0 N C OM gia I I i 6 ■-, pilt-ner) inin an an cro t.. Ln 00 o..4 3-4 Ln 0., .5 „u 721 PI E . . . . _ , . _ _ _ _ . • in 0 )r'n Ln co t'n ... r g 0 a. co g g gCI e.4 e.4 ,.,a) (.., 1 1 E-.- aa o_ c iii co co.= c 0 .= -c 800_ .0 -_ ..m.= 0 co.Y aa _c0 0 'a gTD cocoE 5 .E= c— E 0 co c =01 0 ° 0 _o -0 E ,:2 2 0,c 0 EE:='s aa co :'co = -0 >, c 4 . ..p.)c To..E c y 92 e.„ co -0_c a) .=c ca -0 0co E co c0 a) co. co ._ c c coE cog;_mj M g&co .2. 0CO ._.--. w '.= +5 >, c 2caca.2cEEca-Ne cocoa) ›...co Ca co co -- 0 - E .5) co>-. m c c = co 8 •= c TD'Es-0 0E 2 -o = le 0Y § 27,-0vaE 2 co •cco.0>,cuo0_oars °' co CD ..-• CO° o"CD-..°.Oc2E = 0 0_ col 4 -0--..->,ol ›..CD'IC , , coc Tptd Ca 0 5 ''' aa 6 cv, T,,, e.c ta• EVSEcTa.=2-{:"csacsaiii El0 47ECD'aEcCj -,,..°cj'-g.-C4-c- ocaCD 5To e.,c45c ci. -° O•Sco-° 2 in-0 asc c 5' 4- -0 1:' o_ 'Fa -Ne 2 5 :0 ,012'sco•aaata•Ecc-aaaCD2 0 ;.5E." E2 ro>.=.n tmn oa- o, cc"c'.-...E.-0 E _ci 22thi:1- C6)0-0-Ne 2 " c 0 0 "_c o 4 c _c_c _c _c _c 4-- 4-- o0 0 c 0 -c -0 CD 7 COCOCOCOCO cD ca _0 -0 -0 ,c wE g 1 -E 1 0EggEEEEEccE 0 0 co co o-ozzi- 4 1— z iii a ' ' ' 1—1—zc CO O.. M 6 710 M o_.-Mcci4uiccir.:Moi Ln Crl M -0 Z 'E 4 g tr)Cy) M C4 0 ba 4 cg 0 E-1 001 Z F: g ct/ '414 . e z 414 a I■1I■1 C./) LT.3 0oo c 21 0 .1 .--, 0 ‘at V A) 0 CI) C/) 0 0 * * 0cn In In . A W_c Ln Ln - - Y - - ) 0 00 .4<1.) 0 gt. .9 4 g ..., ct: ,g,9 -A 0 ..„ ,.W ° cl. g . . 0 — ''g g . 1 cl ..4-' 4 0 .4- rsi 0 L.0 NI 0 N 1-10 ° "2 4 0 0 NNI *-4 *-4 W 0 Z — 4, LI • g 5' A a) PO c) c) PP r..I 1-.4 8 N 8 r41 8 ,—, 0 A (-N- 0 .— i (- ..- ,— 1 A 00 14 RRRR 1) 8 c., / cm < .-0 a— co ■-),4 001 < N ›, z &a.qrsirsi 0 0 ti" lc 0 :' 00I 0 0 r.4 r.4 s... g Po .. • Fi CD .... wa a) C4 17 C q c5Z 0 0 k° N. 9 9 Ln ko o o CD Ln Ln 0 0 0 0
- 42. Z <i- < i-cc c.) i_ cn < LIJ CO I=cC Ow Z °- cC 2 „,E—zwo. z < i- < , 'a2— JE z ILI cC Z 0 ILI CCD- 2 < z _1 < Ewo. z m-.-• cz ... 2I=< z . < u)0z 00. w C.) z ,..; —I %., mLIJ Z —j 2 m ix 2 czrc2< C5 z 6 0. z cz rc E cz w 1-1- J_
- 43. Lampiran 4-5 SURAT KEBENARAN MENERIMAWANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT (AP 69 dan AP 70(a)(iv)) Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan Resit Rasmi Murid kepada: Nama : Kad Pengenalan : Jawatan : 2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :- i. 3. Kebenaran ini diberi mulai sehingga atau kebenaran ini ditarik balik. t.tPENGETUA/GURUBESAR TARIKH COP NAMA DAN JAWATAN Saya dengan ini menerima kebenaran yang telah diberi seperti di atas. TANDATANGAN TARIKH Nota : i. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah ii. Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon iii. Asal disimpan oleh penerima kuasa iv. Pendua disimpan dalam fail sekolah
- 44. C S CO TO (..) =_se co —1 al i— a) (..) T3 F I cr) 0. = CO _1 o I— a) (..) as a) Cl) 2 cc ...... c = as E cc ice .=asi- a) (..) 0 z E '= En c a) 0. co E co z = 11 _1 as m c = I— as _vCI a) co (-) E-c '.=_v ty CO CI ill
- 45. H m Li, cc m m m 0 1— m cc Q 1— LL. a 0 c cel tel cel 0 2 2 1 cel ri) COca z ces os g .g - 0 „ c c) a) C r , C I— CZ a) o_ Z 4C CC 42 M rul -E ces tes 3 ces ozi cesE cesZ ces cesa a) Y -= iT) E o z ces Fa c 1 .c o 0 -c -c ces os — E cn = os —3 z _c ZesH Z * ac W I— -E ces ces3 ces—3 ozi ces E ces z _c N 5 .= iT) 8 E o Z cz o) g y — za p -c -c cel cr,— E cn = os -3Z _c cesH
- 46. C co N 0 f 0 K 0 Ca ca (n ma, Z CD.,..., al 0Ca C a c E -0 C a — c (3)'a5 co c c I- co a) 0 1 I W J;.n -i IL 'c- m tii 3 co QS co coZ co co Y E t 'et et 't ; *..,.., cn -= _v E a, .p.. 3 Y = _0 _C' Y E C a, ig .p.. Co .t;, ."2.8 c _o CO -0 o 't7, 0 CO EL' OD = CO 00 C Y _V 0 c ro = CO _c CO _v -0 c CO ro c Li mc el E 3 ro 3 Y :Es r° i-9 !a Iv 1 TT3 ti) E - c r° -o = :■-• ..7 & :■-• ..7 & ro c 2 13c = -„, t7, a, -0 r0 W OD0)-V•••• 34...iv_,Y °0 3 -Q = l l ) 3 0_3LL1336°7101...›.mI;g gCOr.=3 r=,t7, >.' . E E - >. :12 'a :=.1... r0 13 ... , ro CC' 22 ••t7,taw 0-: •t7,_R-> . a, •• . P' w . ri (1j P'= 'To 0-= t7, rp 0. ._ _v . LTD . cE 1 . t7Ea 3 g .t7.7 pioa r ° _03 a)a,_o w _o w a -v E 4-' _c 8 °- -a _c 8 °- 2 2 _c CO -0 Co -0 CO -0 ro CO Lo ro" E E E ,v,7 —E E E 7 Lq = CO 0 CO CO 0 CO Co CO - 0 1 - - , Z Z I - - , Z Z I - 0 3 ro ci o- NN m4 ul tri r-: co 01.-1 - "' 8 E o z ca 0) E 1 toinco in N (S 0 -cac ,-.1coco 1,") r1 (S Y -C -C C0 ca E (n = C a Z .,--1 0X = CO I- ,---1,..1 CD el: 0 Z 1 2 E WI— C N id(a S C0 E co Z ........ -CS 0 ---..., (s C./),..._. .t 'Izi I,...t .g-, -c iT) 8 E Z C0 o, CD c I to CD in `", in N EI -c CO CI `--4co 5.9 4-) eI m - C - C CO CO — Ecoca Z C Z ,--I _c N i— O " co Ni
- 47. Lampiran 4-8 ContohSlipBayar MasukBank Nama & alamat Sekolah:. Nama & alamat bank: TUNAI NO. SIRI: BORANG MASUK KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: BUKAN TUNAI NAMA PENERIMA: No. Akaun: ALAMAT PENERIMA: Nama: Tingkatan: No. KP Bank Pembayar INo. Cek: ITempat: Amaun Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun) Sah apabila ada cetakan komputer PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of ditandatangani oleh pegawai pegawai bank hi. an authorized officer. Peringatan: 1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya. 2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank. 3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat. 4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.
- 48. z ct 1— CC I- CC C.) O. =I co z 1 2 2 ILI I- 1 Y CO CCcc4 cc I- in 1— E u)2mLLI cc aiz cx cc Z Qg ct 2cc ct 0. =.coz Q cc w m ag J E2 z (7) 5 cl, O ..= m . E ct 2 ct z J_ ct2 ct cc ct =1 w >- z w a z w G ccct m cc m 0 ct2 ctz
- 49. Z szt cti- 0 szt C.) CL =1 Cl) Z 2 2w I— arm C Cl a G szt I- 0 1-1 0 (- --,1 ,-t 0 1-1 0 1-1 0 (- --,1 ,t 0 1-1 0 1-1 0 (- --,1 ,t 0 1-1 0 1-1 0 w ,-t 0 1-1 CI I— cc cn mw 2 c C 0 . 2 0 cn Z et cc rn . -4- rn . crN c) . -4- rn . crN . . -4- rn . crN r-.4 . -4- rn . crN < co E co, Cu co 'E E z co co -0 E , OD cri CO C s - cu ul c a_CO M ''''''. — -CT S 17 M 110c m _c a, E le C C L c 0- CI) CO CS"' CO co CL -Y c•••••.,„ s_ CL ''' TS CO M 10 04)'17 M E +-, M CD CO M Er'd-143 Cu+ _,d o anCD td.0ID- _o c-Y E la, o co cu E c >.co 0 E _eCUTS CO CO C -,f, '17 al co coE cacoal7) (13 3CDm E ,- E -,d ' _,d M:ci.E=—,d,_co co co 0 '17 (A . LI a; M u)-IQ' CD CO C co CD :C3 -`3 E m 7 w :a _c _ ,- 0-.+J z,- on z O3 0.0 0 G O D 0 c _ c T , - c i ) C C TS cu 0.0 CO al ce . - C0 '..."' 0- C C° E ' --- cu o_ >" c o co,7c).c--...(7) co t re s --•-• M TS • (13 u' E'‘z.- c '7' .6 c anco _,'7, o , GICU CD c Eai--,d co E 6- 'd 6- , co co 0.0co-0 co -0 -0 E E co c E E E E r' . 0 0 0 0 0 c o c ,-i Ni cri 4 L.r) kci N: cci 17D a)CO - c s z z i E z z _ , z , _ co Z C , 4 M . 4 - 0 o q 0 o o q 0 o VD o q 0 o C,4 o ° 6 o C,4 CL @ Z CC la U) 0. cli Y 2 2 „ , CO CC fil 4 a >-4 CO 0 . . c•-•1 ,-( . . c•-•1 c',1 . . c•-•1 rc'i . . c•-•1 M : I i i h szt Z 0 0 < "cl ..o 0.-. cq -Oct s-, cd_4,6 .ct .- 0 <"' ti1 .17/ i' ..... ,_, 0 Gq _.0 cd ›,-. <4 c d '0 — 4 0 'd'-' P -1-4 0 0 -' Gq 0 ,'-'. 7 0 z li cg -5 -.k. '0 & ,..0 al g cd w 0 Eii .,,,- - a Cn ( (-4 cr; 'cl
- 50. BAB 4 -TERIMAAN TAJUK : 4.1PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (K Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Terima kutipan daripada murid / pembayar. Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat. Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Mula Murid / Pembayar V Terima Kutipan • • Sedia Resit Rasmi Murid (RM01) Resit Rasmi Murid (RM01) Kutipanteals ke bank? 117Tidak ♦ Rekod Dalam Buku Kedatangan Murid Rekod Dalam Daftar Slip Baya Mac! ik Rank 11, Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat DapatkanResit 11, 1. Wang Kutipan 2. Buku Resit Murid 3. Borana (Lampiran 5-5)-- ► Serah Pejab Tamat
- 51. BAB 3 -TERIMAAN TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Terima kutipan dari murid / pembayar. Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekoddalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama- sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lam piran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat. Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Mula Murid / Pembayar V Terima Kutipan • • ( R M 0 1 ) Sedia Resit Rasmi Murid 11, ResitRasmi Mudd(RM01) Kutipanteals ke bank? Tidak ♦ RekodDalam Kedatan Bukuan Murid Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Magi ik Ra No Resit Pejabat Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat ■ DapatkanResit Pejab lir 4. Wang Kutipan 1. Buku Resit Murid 2. Borano(Lampiran5-5)_- Serah Ke Pejabat Tamat
- 52. BAB 3 -TERIMAAN TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Terima wang tunai/ cek/ kiriman wang / terimaan atas talian (EFT). Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos) Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan pos. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama. Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama. PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama & Pengurus Sekolah PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama E F T Im e l a l u i Mula • Terima Kutipan Melalui Pos Tunai/ Cek/ • Reko M ( R P 0 1 ) Sedia Resi Pejabat 4— • ResitPeabat (RP01) Rekod Dalam Buku Tunai (Terimaan) • Sediakan Slip Bayar MasukBank • Tamat
- 53. Bab 5 IPEMBAYARAN 5.1PENDAHULUAN Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah. Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di sekolah. AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta61) 5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH 5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa: a. Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat. b. Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan Iengkap dan sempurna. c. Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen sokongan. d. Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah. e. Sekiranyamembenarkan atau mengarahkan sesuatu AP 92b perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.
- 54. 454545 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.3DAFTAR BIL 5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi memastikan:- a. Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit) direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh ianya diterima dengan Iengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh terima. b. Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum Bayar. 5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan Iengkap dan sempurna. Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan dan cek bayaran dikeluarkan. 5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan beserta tarikh. 5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan, hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat pembayaran. AP103(a) AP 103(b)
- 55. 4646 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.4BAUCAR BAYARAN 5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan sesuatu pembayaran dibuat. 5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:- a. Baucar Bayaran ( DKS 006 ) b. Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) 5.4.3 Baucar Bayaran a. Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan yang Iengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa. b. Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2. c. Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A. 5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar Wang Runcit). 5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN 5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang Iengkap diterima. 5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.
- 56. 4747 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.5.3Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa. a. perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) - penyemak dan pengesah. b. perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus 5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa. a. perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) - penyemak dan pengesah b. perakuan II (Penolong Kanan) c. perakuan III (Pengurus Sekolah) 5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci. 5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan makiumat yang Iengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak tersebut. 5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain. 5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah seperti berikut : AP 99(a) AP 99(b)
- 57. 4848 Bab 5 IPEMBAYARAN "Sayamengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal tersebut dijumpai, is tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran". 5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi dibuat dengan menyemak Daftar Bil. 5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di dalam Buku Tunai. 5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan hendaklah dicop "TELAH BAYAR" bagi mengelakkan berlaku pembayaran dua kali. 5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang. 5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN 5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil: a. Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan b. Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada butiran peruntukan berkenaan.
- 58. 4949 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.7MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKT1VITI/ PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN 5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima wang tersebut. 5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan Pengurus Sekolah. 5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama Baucar Bayaran. 5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama Baucar Bayaran. AP 96(a) AP 96(b) 5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK 5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima. 5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad pengenalan penerima. AP 97(b)
- 59. 5050 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.9PENGELUARAN CEK 5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di para 5.7.2 sahaja. 5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan "Pengetua Sekolah" atau "Guru Besar Sekolah". Nama dan nombor kad pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (borang AK 52). Contoh: 'Saya dengan ini membenarkan (nama) No. Kad Pengenalan menunaikan cek yang bemilai RM ini." Tandatangan: 5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah dibuat atas nama penerima. 5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan makiumat seperti yang terdapatdi cek. 5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang baru perlu dikeluarkanbagi menggantikancek yang dibatalkan. 5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga bulan. AP 117
- 60. 5151 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.9.7Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post Dated Cheque). 5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk menandatangan cek yang belum disediakan dengan Iengkap dan sempurna. 5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek 'TUNA!' adalah dilarang. 5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut. 5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK 5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui Kuasa Tetap (Borang AK 52). 5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana seorang daripada pegawai berikut:- a. Penolong Kanan (Pentadbiran) b. Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) c. Penolong Kanan (Kokurikulum) 5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana dua orang daripada pegawai berikut:- a. Penolong Kanan (Pentadbiran) b. Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) c. Penolong Kanan (Kokurikulum) SPK Bil 3/1999
- 61. 5252 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.10.4Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ. 5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK 5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :- a. Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada resit "Untuk Pembatalan Cek Nombor bertarikh serta No Baucar Asal 11 a. Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3A. b. Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur peruntukan yang asal dalam Buku Tunai. c. Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan. d. Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal. e. Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar. f. Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, is tidak diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan `Cek Gantian Tidak Diperlukan' hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal.
- 62. 5353 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.11.2Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek Batal. 5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG 5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:- a. Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek daripada penerima. b. Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak bank secara bertulis. c. Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan, maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang diterangkan dalam para 5.11.1. d. Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan sehingga tarikh arahan menahan pembayaran. 5.13 STOK BUKU CEK 5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh Pengurus Sekolah untuk menentukan is berada dalam keadaan baik dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada pihak bank.
- 63. 5454 Bab 5 IPEMBAYARAN 5.13.2Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan catatan seperti berikut : "Diperakui cek bernombor hingga adalah betuL" Tandatangan : Nama Tarikh 5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Cek. 5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di premis sekolah. 5.14 CM BANK 5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. lanya merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah. 5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing. 5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran seperti berikut: AP 115 AP 116
- 64. 5555 Bab 5 IPEMBAYARAN Bil.Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran Kerajaan LPBT Asrama LPBT SUWA Pelbagai (Kantin) atau Sumbangan 5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.
- 65. :A T) c 12' F). E J - 1 0 0 U) 0 Z 4 CC cC 4C m Z 4 I- Q I- Q C.) Y W0 CC 0 CCI 2 0 Z = he cC '- CC4 C.) M 4 CO cc 0 CCI 2 0 z = Y E cC 1- Z 4 4 2 0 E he CC IL O. -- Z 4 C,3 Z 4 CC 4 CCI Z 4 M La 2 W 0. z ='"" sC ex.... ex ,-; z D cc ...cc 1- z cn 2 z in uj 0 O. ja he Z M I— Z M CC IL O. I— M E 4 2 CC a cp - 0 > Z 5- el CC 0 CO 0 z he= E cC 1- ...._ CC _1 0 I- 4 h e 2 in 4 4 en CC Z 2 I— uj Z ci. 0 he CA 4 = 0 2he > CC—Zuj = 4 5I - E 0 -1 m
- 66. 4 do a E co 0 0 0 0 th U, C fC <7.) 0 z z 4 cc et >- 4 m z 40 et i- et C.) Y La c-) cc 0 m 0 0 z = Ycc 4 i— m4 C.) 4 m cc 0 m 2 0 z — = 0 hd E4 i- ra .. E ia a) V 0 0. c E c ,T, t A 2 3 g g Z ?va:ac, cc cc; iT, c c 85 S13 2 c2 cc; crj 2 -0'aa)'eT,cc; Z °' EVSI 5°°)CtI. -, 5 1=,.gz.uiagg,E1-05 0 t',--giricgAfa "2 5 ..,L)sa.,20 42:,i, >f g.:8 >,0_' 6i .0 .0 a - 0 , i e g - T E ] g , g , ] s f f i t . . . c . - . . _ ›, ca .,.01 EYCTIMCLM.a.C.R.a.Ma °8E cv c=A tEM Ct2°952t2tArd. OW 7g.4"61CUZBOE80.610.610a)-0031—ZI—Z.40-ZI—ZI—ZO) CCC; . 6.–cNini4 0-.–cNic14.riair,ccioi z 4 I— 2 0 E hd CC La z 4 Z 4 CC 4 Ca Z 4 IL Ca 2 La a. z = sC 4 4 d.15 1Eoz cn 2 zLuw o0.uoc z D 01-z m cc La a. Z D E 4 0 2 CC 4 .... W 0 > Z ''' cc0m O ° Z = C I 0 i— ...._ cc _1 0 i- 2 in 4 4 co cc z 2 uj z a. 0 hd hei — U) 4 =Oz >= Eztrj4 1— ci 0 , m 0 1 _ 1
- 67. Lampiran5-2A (DKS 5) KEMENTERIAN PELAJARANMALAYSIA Lampiran5-2A (DKS 5) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Lampiran5-2A (DKS 5) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA No. Kelulusan:BPKS(8.15)248-5(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan No. Kelulusan:BPKS(8.15)248-5(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan No. Kelulusan:BPKS(8.15)248-5(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan Tahun Kewangan BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar Nama Sekolah : Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : Alamat/Nama Bank : Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal Tarikh No. Rujukan Amaun Tarikh No. Rujukan Amaun RM Sen RM Sen Jumlah Jumlah PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun Tarikh Nombor RM Sen Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Disediakan oleh : Tandatangan dan Tarikh Perakuan I : Tandatangan, Nama dan Jawatan Cop Sekolah : Perakuan II : Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan III Tandatangan, Nama dan Jawatan
- 68. Lampiran5-2A (DKS 6) KEMENTERIAN PELAJARANMALAYSIA Lampiran5-2A (DKS 6) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA No. Kelulusan:BPKS(8.15)248-6(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan No. Kelulusan:BPKS(8.15)248-6(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan Tahun Kewangan BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar © Tarikh Baucar ,3 Nama Sekolah : 0 Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/AkaunBank: Alamat/Nama Bank : )Perihal: 8 Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal T.:O No.: 10 Amaun • T.: 4110 No. • kan A m a u n Sen RM Sen 1 Jumlahiii• Jumlah PERB ANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH ButiranCek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun21 T.• Nombor 19 20 RM en 0 co Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : 4110 0anDisediakan oleh : Perakuan I : 25 Tandatangan danTarikh Tandatangan, Nama dan Jawatan Cop Sekolah : PerakuanII: 25 Tandatangan, Nama dan Jawatan
- 69. Panduan Pengisian: 1. Tahunkewangan semasa 2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang 3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan 4. Nama Sekolah 5. Nama penerima bayaran/pembekal 6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu) 7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat 8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan 9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal 10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal 11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal. 12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal. 14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal. 15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal. 16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 17. Tarikh cek disediakan. 18. Nombor siri cek. 19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat. 20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada). 21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan. 22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek. 23. Amaun bayaran dalam perkataan. 24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia 25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4
- 70. M M 0 cal N 0 C.) 7 Ca m ci z -c X,=oii_ i5 _a E 0 z cf) m N =C1 0czOo_a) . . C/) 17 I- cD 0 a) '1' .0 i ❑ i ❑ i U M cc c m al E < a) 0 ca E ccDc a)EL w i. u.0_ E 2 cc 8 cc 5 •2 1- 6 E 0 z c rl ra 0 0, @>- 8 5 I- 'a _a 00 z ifl
- 71. 11) E 3 O . ca trl m 0 cca lo @ 0 X a) 0 C..) WI OD d z ,— '— Y 5 kl H ,— 3 N 6 0 zi CV 8 _a E 0 Z 0 a) r..... g c‘i 0 < V) m - C 1- CCI MZ '2-(;) 0_ 8 trl P ❑ 0 j@ a ) '1' j@ _aa)co al E .c C c cDa a) E cac c 'U @ 8- .,, Y c @ ''-' E1:C < ....- Oa g V) Y a ) 0 al E .c a) c a) a_ Tv M .c a) a) ''' a) 1151 U o_ 2 tt a9 cc 5 8 1— 3 N 8 CM CV 6 _Q E o Z N. N. V) N 0 < - GI ❑ 0) C 0 ›- Y N 0 . 0 X 'a~ 0 CV a O ri ,_ 0 -0 E0 z CV CV 0 7) CV ifi • .—
- 72. c as C.) .c 2(11tuc n M 03 Z as E H .0 1-2 CL Z Q cc Q m _I w S as II as 3 -o CU IV 0. ca a) CU E tu z •0 0 O sa E o Z es a) c — ail 0 Z 4 4 Ew I— S to Si' 3 .c to (i) —J 0 ag as E to Z .0 0 O sa E o Z es a) g — atil 0 c to yi = a) E a 5 4 E .c.ctu tu—E tom to —J z .c till i-
- 73. C co to' to' C.) .c 2 g (A CO CO Z .c) co E E Ccu o. I i 11 Z 4 CC 4 7 _i U.1 S co TO co 3 13 cu co —, 0. cacD as E co z f:(2 i= o at ..0 -o—N k•I — ..a Cl) ._ 0 E Z a 0 C ± 8 NI In NIN — a . In q)NI z 1 E w 1— ...- c al al 3 .0 co cD —J 0 ca al E coz ...... t4 0 i =C a)- ra70. N •o w.1 ._ . 1- 8 E 0 Z 0 a) C ± 0 0eq In t'el — sa o 8 I' NI C 0co — 0._ c c cc.co4 E = g .c .c 2 E co c co—J Z . .c r4 sea I— o.oN NIn
- 74. BAB 5 -PEMBAYARAN TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Terima bil / invois / tuntutan dan dokumen yang tidak Iengkap hendaklah dikembalikan kepada Pembekal / Penerima. Cop tarikh terima pada bil / invois / tuntutan yang Iengkap dan rekod dalam Daftar Bil. Sediakan Baucar bayaran dalam dua (2) salinan. Dapatkan 2 tandatangan peraku baucar bagi amaun <RM 10,000 dan 3 tandatangan peraku bagi amaun >RM10,000. Rekod no. Baucar serta tarikh dalam Daftar Bil. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Bayaran mengikut Kumpulan Wang masing- masing. Sediakan Cek serta rekod dalam Buku Tunai dan Daftar Bil Cop 'Sudah Bayar' pada b a u c a r s e r t a s e m u a dokumen sokongan setelah cek ditandatangan oleh Pengurus Sekolah. Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan baucar Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan cek Pembantu Tadbir Mula i Pembekal / Penerima • ► Terima Bil / Invois/Tuntutan • • Tidak Lengkap? Ya Cop tarikh terima ► Rekod Dalam Daftar Bil lir • • Sedia Baucar Bayaran dan dapatkan tandatangan • Tunai (Bayaran) Rekod dalam Buku • Sedia Cek & Rekod dalam Buku Tunai • Cop 'Sudah Bayar' ( Tamat )
- 75. 656565 Bab 6 IBUKU TUNAI 6.1 PENDAHULUAN Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.2 JENIS BUKU TUNA! 6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:- a. Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2. b. Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) — DKS 010 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3 dan Lampiran 6-4. c. Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) — DKS 011 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5 dan Lampiran 6-6. 6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1 A dan Lampiran 6- 2A. SPK Bil 1/2003 dan SPK Bil 9/2004
- 76. 6666 Bab 6 IBUKU TUNAI 6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNA! 6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1) akaun bank yang menguruskan Iebih daripada satu (1) Kumpulan Wang Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan. 6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan. 6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan tandatangan di Buku Tunai. 6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul. Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam, tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah. 6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai memerlukan Iebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada muka surat yang berikutnya. AP 144 AP 147
- 77. 6767 Bab 6 IBUKU TUNAI 6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan menjadi baki awal bagi bulan berikutnya. 6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau Bahagian Bayaran Buku Tunai. 6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah). 4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tern pat yang selamat. 6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNA! 6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK: BD Lajur Maksud/Fungsi 1 Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Mengakaunkan semua bantuan PCG Mata Pelajaran. 2 Bantuan Perkapita - Bukan Mata Pelajaran Mengakaunkan semua bantuan PCG Bukan Mata Pelajaran. 3 Pra Sekolah Mengakaunkan semua bantuan berkaitan Pra Sekolah. 4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semua bantuan berkaitan Pendidikan Khas Integrasi. 5 Biasiswa Mengakaunkan semua Bantuan Biasiswa kepada pelajar/murid. 6 Bantuan Persekolahan Lain Mengakaunkan semua bantuan yang diterima oleh semua sekolah secara berterusan.
- 78. 6868 Bab 6 IBUKU TUNAI Bil Lajur Maksud/Fungsi 7 Pelbagai Mengakaunkan semua bantuan yang diterima oleh sekolah tertentu dan terimaan lain. 6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS: Bil Lajur Maksud/Fungsi 1 Ko-Kurikulum Mengakaunkan kutipan bayaran tambahan yang diluluskan.2 Kolas Ujian 3 Sukan Tahunan Sekolah 4 Skim Perlindungan Diri 5 MSSM 6 Caj/Sewaan Mengakaunkan kutipan sewaan dan caj kemudahan sekolah. 7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan untuk sekolah. 8 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain. 6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA: Bil Lajur Maksud/Fungsi 1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuan asrama yang terlibat.2 Bantuan Makanan Asrama 3 Makanan Mengakaunkan kutipan yang berkaitan. 4 Pendaftaran 5 Dobi 6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.
- 79. 6969 Bab 6 IBUKU TUNAI 6.5 AKAUN SUBSIDIARI 6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut . 6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun yang sedang berkuat kuasa. 6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A. 6.6 AKAUN BANK 6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan yang terbaik. 6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2. Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan adalah tidak dibenarkan. 6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima (5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8 dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank yang berkenaan perlu dilengkapkan. 6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar. SPK Bil 3/1999
- 80. 7070 Bab 6 IBUKU TUNAI 6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK 6.7.1 Penyata Bank a. Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya. b. Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut kumpulan wang masing-masing. 6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank a. Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata Bank. b. Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan Iebih daripada satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1) Penyata Penyesuaian Bank. c. Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh Penyata Bank diterima. 6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah seperti berikut:
- 81. 7171 Bab 6 IBUKU TUNAI i. Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke akaun sekolah yang berkaitan. ii. Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku Tunai. iii. Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di Penyata Bank. iv. Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke dalam akaun bank sekolah. v. Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan. vi. Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku. vii. Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang belum diambilkira dalam Buku Tunai. viii. Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai. ix. Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai. (b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:- (i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank. Senaraikan amaun yang tidak sama: Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh faedah bank. Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank. (ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank. Senaraikan amaun yang tidak sama: Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan. Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.
- 82. 7272 Bab 6 IBUKU TUNAI (c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya pembetulan dapat dibuat. (d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat. Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan (AP). (e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan hendaklah dibuat dengan segera antaranya: i. Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai. ii. Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5 para 5.11. (f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah. Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9. 6.7.4 Faedah Bank Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku Tunai kumpulan wang yang berkaitan.
- 83. 7373 Bab 6 IBUKU TUNAI 6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT OPERAS! Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan: (a) Sekolah perlu mengemukakan permohonan kepada Pejabat Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan. (b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran yang dikeluarkan telah ditunaikan. (c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari. (d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan. (e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM. Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut: i . K u n c i K ir a - K ir a ; ii. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan; iii. Penyata Penerimaan dan Pembayaran; iv. Nota Kepada Akaun; dan v. Penyata lain yang berkaitan (jika ada). (f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun Sekolah, Bahagian Akaun, KPM. (g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 — Peraturan Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup. SPKA Bil. 5/1979 dan SPK Bil. R/1 AAA
- 84. 7474 Bab 6 IBUKU TUNAI h. Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan rasmi dan cek-cek yang belum digunakan. a. Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat Perakaunanperlu dimaklumkansetelah akaun bank berjaya ditutup.
- 85. 0 ' 5 Ii-2 . t 21 , rc foi I A 2 rc c i 1 1 E ..E 3i= il 3 2 rc ■1 M 1.15 c o . 6 , ',2.m A! ' = Pi a E § 4`§ 1 2 , , ! , .',' •A2 z I I Rm.; 111 .e,"A E RE E l 2= cal 2 M ; 21 I YE°m ,cli cil LI rc rC2 — 2 LI 2 M "? 1 .g== E',0 12 2 M c'i 2 M
- 86. 17 I— _c cco E E(J, = as m z D z D cc u j 0- cil CD as .ca Ts ci_ as .as 6co tb c . / . (CI iTs. as a, -adkc1.,(2) a) L- ci_ c as a; ny cn ay- r_ 27a)0. 0 a) 0_ _c _ as e_.'Z CLa) U) 0 ,,,' El p co a•cTs' ..- _c 1-6 .2 al u] E (1) 033 m ri-- ti) — ci_ ca , 'RI as M = a c as co s c0 = c0 cas) co c CDt., S 6/3 • E (Ty ifi I- 030__1 c E as 'Fs' Ts ci_ '6 M .21 E0 - cp 0_ c ca = E" as m !,— "S" cu 1 !,— "S" as 1 a s !,- as 1 ---cTs2 _c ny CD C a n a l uj E03 cL as I— ,a._ as 2 t-.) 1— 0 0 z 0
- 87. 1.6 o c a E 5 CD U) O 1— _se A m 5 2 .c _se.0 1— .c i 2, 2 cC C .c co i Eca ,)73 1— 2 cC Z I— Z cc w a_ .cil co co.o TD a 2 cC C cc g .o E = U) 2 cC Cco Y...) 0 i C al —I 2 cC c 'Eco Y 2 CC 2 cn w 2 2 cc C 5 1 :c , c m a) a 2 CC c g fa 1 S -T9 a F. i- w cc = 0 Y 5. Y 2 CC E g S O cC ...Ifi OA -,9 Z ±, ..,. T..c a) a_
- 88. I-i -2 c, T., 2,m 2 cc Z D i— Z D Ir LLIa 'ciso)co .0To ac 2 c Ws W Ws E CO 2 cc i C ico —I I 2 CC .Es. U c EcoY 2 Ir m 2 co 2 cc Ws , c = . . re -o 5 COg—k- m 0_ 2 fr Ws c= .c -c coc a ZF, C CD co CO _se = CO fr E'Ws . :, Y D 2 fr E 'S O cc -se § z ta . E = ocaz m To F, cT)a .c _se.
- 89. QZ 2 I I— c al C0 = cn al 2 _cc'El H _c et E = -3 ct2 c _calLa al E E == - 3al I- f 2 r Z 7 I— Z 7 CC LLI 0_ .E1 .o T/ 0_ 2 cc '35 o 2 It c El 03 11 -a (7) 13- 2 m c 2 g 03 2 CC c c 03 al= c gal al CO 2 cc Y 0_ _1--, I- 03 0_ _1 2 fr r.-ifi, ci ul-•-• Z w -.ct a)o_ To rcif) a _c U) 1- _c fd U)
- 90. m m co E oTt z c YW I— co m o. E Y 17 I— _cc ca Pil ct >. = ca - 3m CC Z m 1— zDCCLI0 W:1 0) Ca- 0 TI) 0- M ir --CTI 0 a M CC C Ca=Ca "0 cS a- M cc calc -T co M m CC cct,c co = c c_Tca co COM m CC Y 0_ ---. I— CO 0_ _1 M cc N 0 0 z csE ci0 z 2 m wl _cc a)0_ _ccsE I-
- 91. 0 0 0 CD -- 17,1 i— 2 1CD22 4rc ti i 8 E §..g - g w E i 1 1 1i II 2= i 0 rc ■ i E bl I .0 :g2; E i ' g . f Et i-_@._63 . § . I, -2.! DZ.ct''5 5a DZ. 5/ omoi OF! 1)) 2 ,2e,A rc Ix :g1 2 E . rC 771Q t g A 5 i ct B a 1 ,v_ 6! 5 '01 aaw i .i .a I f° —! ' ' .1 n .. a11. k _1114 co w -21§WiiP IL-= ''El vti.ti2h ,01:110,1 = 1r c lw.. = gg<I— ... 2 M
- 92. I—. i— C;) _c c co21 , ®=as —Jm CD as Jni 71)0_ as .cnN as iii c 1 (a cl iT) ca cz 12kc ...,a) a) c 0_ c as c ca ny (a til c Ela) a 0 a) 0_ _73as12 ) „..9 c,) z < D . ' 2 1ca ay a 'm _c 1,1 .8 as S E (1) 0_ = a) U) (n I— Z D cc LJJ 0_ ca na 43 _ 0_taw c ...., ca M = c c cal co03 = 03 c CD ay c Ez t.) .—u, -a c .E (7, m I— CO 0_ J c 21_ as -Er 71) 0_ as tfi g a al cu 0_ c CO = as CO !.— .Y" a) L.TJ ).— Y a) W 3 fa1 — 2 g 79 ).— 1 E ifi2(73..a) ca 9_se c x , (ma. -0 .ff =c5 a)—2ca -- C --"gl 2 _c . CD ca _c .c E co < ca I— ,)2rta2 AD- 21g2Etel 0, g ?22 2 ri 5n g=— fa.— c ca = os .. 2 ' al fa ct ca ci ci `e. E -tami— i—zzza_= ca F ) — , i _ a_ — 43 .ca — CV ai 4 ui cciN: caa; 2 43 I—
- 93. 17 1— ' 2 al m cc =al _c cz 0) _c0,._ 0) E C>j, 'S= = al f) c ci.) ..t 0 e t v>. tv m cc = al -c tv 0) _cCC .E •S 'L= = c _c al a) a) i— i—(./) 2 rz c al al E a) i— cc ---.-(7) Ofir2 6 6 z z Tz _c T) 13_ -c - cal i-
- 94. Cl)R 0 0 0 cc cc cc cc cc "_c i 1 :13 1:-.CD etCD ... .0 „, al O`I,.--CA •—• CD c et CD et et ._ eLE za E-- u) ,, E = et — .E1 ev,u)'5co=. _.= cc-c zaI — c.)-= al . 'N a' Pu •e2 z = Za cc al ca a .0 3 C A 0 , a ), ci)= co co c .-= g mg c cn 'ff er, 7 , eel •- :E " -c 2a) . et w et CD0 0 ci) N CA C CILI CILI— DI Yerj a:9 ti)!CZ 21116 CZ)-.et al al =y a l CaC DCLIC c , . - " as al w ci) E •- al a) 'ii'5 >" ma_ -.= a m F' .N al c -- 0)%= co •- -- a) , _o •E al c c al wal E.- et. - 2 = " .6-i.7,1>•••la'eT)u9.0ECa97)f0)c>.S w..7,CDalal 10.ale:j.M13 acaer,ca. a9 w Eg „9 2w = >''.. 45 >,-° ....ez alw = cm u) ..-. _c .-= a c , c er, < co evlc2.—cn5al erIE.Eez Eez § 2 0 '3 2 c 4 - . c - c c o f r = e t = - - -a 1- al 0_ < 1- Z Z < -, <=er I c aerl ° c -3 co . 6 ,- c.i cri a ,- c.i oi 4 ui c6 N:. cci ai ..- ..- ..- ..-
- 95. Lampiran 6-9 Lam piran 6-8 Rujukan : Bertarikh : ( AK 52) KUASA TETAP Kepada Bank • Alamat Bank • Tarikh (1) Nama Akaun Bank : (2) Jenis Kumpulan Wang : (Kerajaan, SUWA dan Asrama) (3) Nombor Akaun : (4) Kebenaran diberi kepada Untuk menguniskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah i. Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek. ii. Cek-cek yang berjumlah kurang dan RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b) iii. Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d) iv. Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa. (5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah : Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai. (6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran pada atau selepas tarilch ini. (Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki) Nama Penuh Contoh TandatanganJawatan Pegawai Yang Mengesahkan • Tandatangan : Nama Pengunis Sekolah Cop Rasmi Sekolah • Pegawai Yang Meluluskan : Tandatangan : Nama : Jawatan Rasmi: Tarikh : ( Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja 2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab Disokong • Jawatan:
- 96. Lampiran 6-9 Sekolah • PenyataPenyesuaian Bank Pada 1. NamaBank 2. No.Akaun 3. JenisKumpulan Wang Baki seperti di Penyata Bank pada CAMPUR : 1 Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank a) Kemasukan tunaVcek yang belum diambilkira oleh bank : Tarikh No. Resit Amaun X)0( 2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai a. Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi belum direkodkan di Buku Tunai Tarikh No. Cek Amaun X)0( a. Caj perkhidmatan, caj bank TOLAK : 1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank a) Cek-cek yang belum ditunaikan Tarikh Nama No. Cek Peruntukan Amaun Penerima )00( 1. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai : a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapi belum direkodkan di Buku Tunai Tarikh No. Ruiukan Amaun X)0( )0(X RM RM )0(X )0(X )0(X )0(X )0(X )0(X )0(X b) Faedah bank Baki seperti di Buku Tunai pada )0(X )0(X )0(X Disediakanoleh Disahkan Oleh Tandatangan Penyedia Tandatangan Pengesah Tarikh Tarikh (Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)
- 97. Lampiran 6-9 87 Bab 7IPANJAR WANG RUNCIT 7.1 PENDAHULUAN 7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan AP 3(e) Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada butiran peruntukan. 7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan Wang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai. Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau sumber tersebut tidak mencukupi, dana permulaan PWR boleh dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK. 7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan SPK wang yang diselenggarakan oleh sekolah. Bil 2/03 7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT 7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1. 7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan mengikut kumpulan wang yang diluluskan. 7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh Ketua PTJ adalah seperti berikut:- a. Sekolah Menengah - RM 700.00; dan b. Sekolah Rendah - RM 500.00.
- 98. 888888 Bab 7 IPANJARWANG RUNCIT 7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT 7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan kelulusan PWR terdahulu. 7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan mengikut kumpulan wang yang diluluskan. 7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT 7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A. 7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:- a. Tarikh cek ditunaikan. b. Permulaan PWR/Rekupmen PWR c. Nombor baucar d. Nom bor cek e . A m a u n
- 99. 8989 Bab 7 IPANJARWANG RUNCIT 7.4.3 Pembayaran PWR a. Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah mencukupi sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya rekupmen dapat dibuat. b. Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar daripada PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang Iebih besar jumlahnya dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan berfaedah. c. Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan baucar kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan yang telah disahkan oleh Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum diluluskan oleh Pengurus Sekolah. Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3. Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3A. a. Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku Tunai PWR seperti berikut:- Bil Perkara Penjelasan Tarikh Tarikh bayaran dibuat Perihal Nama pegawai yang menuntut No. Baucar Kecil Nombor siri baucar kecil iv Peruntukan Amaun mengikut jenis peruntukan v Jumlah Jumlah Baucar Kecil Vi Amaun Rekupmen Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan Kerajaan/SUWA/Asrama Vii Jumlah Besar Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan jumlah kelulusan permulaan PWR)
- 100. 9090 Bab 7 IPANJARWANG RUNCIT Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh pengisian di Lampiran 7-4A. 7.4.4 Rekupmen a. Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang telah dibelanjakan. b. Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum proses rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu diimbangkan. Rekupmen boleh dibuat Iebih daripada sekali dalam sebulan. c. Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada butiran peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan melibatkan Iebih daripada satu kumpulan wang maka rekupmen perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran berasingan bagi setiap kumpulan wang. d. Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah disokong dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan dokumen sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan secara berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan. e. Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku Tunai PWR direkod seperti di para 7.4.2. 7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNA! PANJAR WANG RUNCIT PADA AKHIR TAHUN 7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam
- 101. 9191 Bab 7 IPANJARWANG RUNCIT Tangan di bawah butiran Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi kumpulan wang yang berkenaan. 7.5.2 Pihak sekolah perlu menyediakan satu Sijil Perakuan PWR seperti di Lampiran 7-5 pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukakan kepada Ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan. Contoh pengisian seperti di Lampiran 8-5A. 7.6 PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT 7.6.1 Kebenaran untuk menutup PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua PTJ masing-masing. Permohonan penutupan PWR hendaklah dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-6. 7.6.2 Selepas kelulusan penutupan diterima, sekolah perlu mengambil tindakan seperti berikut: a. mengeluarkan resit rasmi pejabat atas nama jawatan Pengurus Sekolah; b. merekodkan terimaan mengikut butiran peruntukan kumpulan wang yang diluluskan; c. memasukkan amaun ke dalam bank mengikut kumpulan wang yang berkaitan; dan d. resit asal dikepilkan bersama surat kelulusan penutupan PWR dan difailkan.
- 102. Lampiran 7-1 131 PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJARWANG RUNCIT DI SEKOLAH Rujukan : Tarikh : Ketua PTJ Tuan, PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT Merujuk kepada perkara di atas, pihak sekolah memohon mengendalikan Panjar W a n g R u n c i t s e j u m l a h R M d a r i p a d a p e r u n t u k a n untuk kemudahan perbelanjaan runcit secara tunai bagi pembelian yang berharga kurang daripada RM100.00. 2. Anggaran jumlah perbelanjaan runcit bagi sebulan adalah seperti berikut :- i. Setem, telefon, telegram ii. Minyak mesin rumput iii. Tambang untuk murid ke sekolah i v . A l a t t u l i s v. Pelbagai perkhidmatan (membaiki mesin taip, mesin pendua dan mesin potong rumput) i . L a i n - l a i n JUMLAH 3. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini yang berkaitan. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah, (Tandatangan Pengetua/Guru Besar) (Cop Rasmi Sekolah)
- 103. Lampiran 7-1A PERMOHONAN PENAMBAHANDANA PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH. Ketua PTJ Tuan, PERMOHONANPENAMBAHAN DANAPANJAR WANG RUNCIT Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. Pihak sekolah memohon untuk membuat penambahan Dana Panjar Wang Runcit sebanyak RM daripada peruntukan menjadikan jumlah keseluruhan adalah sebanyak RM yang diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan bertarikh 1. Sehubungan dengan itu, berikut adalah senarai perbelanjaan sebenar dan senarai kekerapan rekupmen untuk pertimbangan tuan. Bil. Tarikh No. Baucar Jumlah Rekupmen (RM) Baki Dalam Tangan (RM) No. Cek 1. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini dan baucar rekupmen yang berkaitan serta salinan surat kelulusan terdahulu. 2. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah,
- 104.
- 105. N C 2' rs, c c E3 o. cg A e=.0 cE 0 .5 C'3 v a 73 v cm 0 E g <5_,. W c 1 V I' W >-4m .c A "i• E re0....- g y, d Y z To F . m . co . . . . co co E i E = = 0 .cY co I— z 2 E w .c A Es E im 0..-- d t z 0 cc .cc d 0 z a To )c, et .c X., co i-
- 106. S". ct E E E °- a E 3212<0-0 =a g._ E ".3 g :2 .1 CO 0 0 24 0 0 Lcs N 0 0 Lcs 43 0 0 cdc4 al c,, cr, w E 0 0 =1=1o o4.1 cl 0 =1=1o4.1 0 o v 0 0 ci N .-- z aEt< >- < in CC CO"--" c'r, 3 2 CO 8 8 8 8 Ci ci ci ci to al al to ... 8 00 ci LeiLei NJ- N43 0 0 Qi 0 V 0 0 CNi 0 0 Ci 0 gl 1 ,R. 0 0 aci r`l 0 0 0 0 0 0 ci oi oi V N D 0 aci ro al 1- E 8 6 to 8 ci to "a sa, . ca ca al ca ca al 8 to 6 8 to - - 6 Z 133 co co co co 7 1-, 7 7 ,- ,N, C4 V N N N N Ct Ct Ct Ct 0_0_0_0_0_0_0_ co co co 7 7 7 LC) CO N N N N Ct Ct Ct Tr, = a <03o0 (3 0 r,e r,e r,e r,e LU LU LU LU LU ll- 0 r,e r,er,e LU LU LU = CO>. COin .c CO 2 2 C'a 401 .c i ‘77, i- N O I N N O I N N E . E . 0 0 0 0 0 r, r, r, r, r, Q Q Q Q Q Q Q,c. ,c. ,c. ,c. ,c.,c.,c. •— •— z *m—Ct Lii 1- = ---. 0 0 0 0 0 a ci ci ci a a B Za 2CO=i= -a _se 8 ci z co ,— N C4 ' C4 V V 8 iF.i CiC73 Z 03 . N N 7. r•LC) 0 8 8Y U) Tr, r., if) 0- = 1 1 233 2 12 12 Za I— 222 IZ:IZ:IZ: QQQ CO N. N. o ro
- 107. Lampiran 7-3ALampiran 7-3ALampiran7-3A Sekolah : BAUCAR KECIL BAYARAN Bahaqian A Bayar kepada : No. Baucar Kecil Tarikh Bekalan / Perkhidmatan Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan Jumlah RM Jumlah Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia (RM ) adalah betul. Tarikh : Tandatangan Pengetua/Guru Besar : (Cop Rasmi Sekolah) Bahaqian B Perakuan Penerima Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia (RM ) Tarikh : Tandatangan Penerima : (Nama Penuh : )
- 108. Lampiran 7-3ALampiran 7-3A SKSri Lanang Sekolah : BAUCAR KECIL BAYARAN Bahaqian A En. Ismail b Sabri Bayar kepada : No. Baucar Kecil P W R 0 0 1 / 1 1 Tarikh Bekalan / Perkhidmatan Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan Jumlah RM 12.07.2011 Sivik Kewarganegaraan Pembelian Poster Kemerdekaan 70.00 Jumlah 70.00 Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia tuub.puitth (RM 7 0 . 0 0 )adalahbetul. Tarikh : 1 6 . 0 7 . 2 0 1 1 Tandatangan Pengetua/Guru Besar : 1 4 . 4 . 0 . (Cop Rasmi Sekolah) Bahaqian B Perakuan Penerima Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia tuitih.puluh (RM M N ) Tarikh : 1 6 . 0 7 . 2 0 1 1 Tandatangan Penerima : 1 4 4 . 4 (Nama Penuh : I s m a i l b S a b r i )
- 109. E I- 10 CO O z -i- LC co co c c 1 g 12 Q.g 51 .C3 2v k Q < E I Y43 Y 47c a c o _1w 0_ z Q cc a >- Q co -i-. = 0 A— E`ca 1 Y cimz To= (7)o_ co g .. E = 5 i— ltl 0
- 110. 2' Q 00 5 C 5 E o. E 2 Et' .sc 0 2- E .1 ..00 as E v -..k a 7 rn 0 0 C Z.) 0 0 0 0 cricri :=243 0 0 ,ozi iY3 c 5 T1 5 c,c, 4 c,c,cs Ni. ..7c a co_1wa_ z Q tr < >-< CO 6 0 2= c— Em•-=0 8 8 8 8 8 C C cri cri c et N c•-- "-- co 8 coc . „9 5 5 bi E . ti 8 cri co 8 cri co Fi. XI ca 1 ca 11 . 4..., 8 4 8o, a i ooc `,2 oo tz, Y g - CSICSICSIN 5 5 5 . CsICSICSIN CC CC CC CC 0_0_0_0_ . L hi0_ 0Wu_ . , , , , 2 2 2 2W WLLI LLI = . , _ CSICSICSI N E E E E NNNN FA g 8 c E C E 3 z i= ld 0 z
- 111. Lampiran 7-5ALampiran 7-5ALampiran7-5A PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT SEPERTI PADA 31 DISEMBER a. Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember b. Perbelanjaan Panjar Wang Runcit yang belum direkup mengikut jenis kumpulan wang:- RM RM XXXX Kumpulan Wang Kerajaan XXXX Kumpulan Wang SUWA XXXX Kumpulan Wang Asrama XXXX XXXX Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember XXXX (seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab) Disediakan oleh, Disahkan oleh, Tandatangan Tandatangan Nama : Pengetua/Guru Besar Jawatan: Cop Sekolah Tarikh: Tarikh:
- 112. Lampiran 7-5ALampiran 7-5A PERAKUANPANJAR WANG RUNCIT SEPERTI PADA 31 DISEMBER 2010 RM RM a. Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember 2010 b. Perbelanjaan Panjar Wang Runcit yang belum direkup mengikut jenis kumpulan wang:- 300.00 Kumpulan Wang Kerajaan Kumpulan Wang SUWA Kumpulan Wang Asrama Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember 2010 (seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab) 300.00 Disediakan oleh, Disahkan oleh, efear Remdel Tandatangan Tandatangan Nama : Nurul Idayu bt Husin Pengetua/Guru Besar Jawatan: Pembantu Tadbir Cop Sekolah T Tarikh: 31.12.2010 Tarikh: 31.12.2010
- 113. Lampiran 7-6 PERMOHONAN PENUTUPAN PANJARWANG RUNCIT DI SEKOLAH. Ketua PTJ Tuan, PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. Sekolah ini memohon kelulusan untuk menutup Panjar Wang Runcit sedia ada sebanyak RM yang telah diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan bertarikh 2. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini, baucar rekupmen terakhir dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit serta salinan surat kelulusan terdahulu. 1. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah, (Tandatangan Pengurus Sekolah)
- 114. BAB 7 -PANJAR WANG RUNCIT TAJUK : 7.1 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Sedia surat permohonan kelulusan pengendalian PWR. Hantar surat permohonan kepada Ketua PTJ masing- masing. Sedia baucar bayaran untuk mengeluarkan wang pendahuluan PWR dan rekod dalam Buku Tunai Sedia Cek atas nama jawatan "Pengetua Sekolah" atau "Guru Besar Sekolah" d a n r e k o d d a l a m BukuTunai. Cek tersebut hendaklah dibatalkan palang dengan mencatat nama, nombor Kad Pengenalan pembawa cek serta disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (AK52) di belakang cek tersebut. Tunaikan cek dan simpan wang tunai dalam Peti Wang Tunai(cash box) Rekod wang pendahuluan PWR dalam Buku Tunai PWR di sebelah Terimaan. Mula 1 Sedia surat permohonan kelulusan Denaendalian PWR 11, Hantar surat permohonan keoada Ketua PTJ 41 11 Tidak Ya Sedia Baucar Bayaran ♦ Rekod Buku Tunai • Sedia Cek • Tunaikan Cek dan simpan wana tunai •
- 115. 104104104 Bab 8 1PENYEDIAANPENYATA KEWANGAN TAHUNAN 8.1 PENDAHULUAN 8.1.1 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah adalah penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada 31 Disember. Penyata ini perlu disediakan untuk setiap kumpulan wang yang diselenggarakan oleh sekolah mengikut Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996. 8.1.2 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah mengandungi penyata berikut: a. Kunci Kira-Kira; b. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan; c. Penyata Penerimaan dan Pembayaran; d. Nota Kepada Akaun; dan e. Penyata-penyata lain. 8.2 DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYEDIAKAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH Dokumen-dokumen dan rekod kewangan yang lengkap, sempurna dan kemaskini seperti berikut diperlukan untuk penyediaan penyata kewangan tahunan: a. Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan, SUWA dan Asrama b. Buku Tunai Panjar W ang Runcit c . Rek od Ak aun Subsidiari d . D a f t a r B i l e. Daftar Penghuni Asrama f. Jadual Kedatangan Pelajar g. Senarai Akaun Belum Terima h. Senarai Akaun Belum Bayar i. Penyata Kewangan Tahunan Sekolah tahun sebelumnya yang telah diaudit atau jika tiada, penyata belum diaudit yang disahkan (kecuali sekolah menyediakan penyata ini bagi kali pertama). 0) Penyata Penyesuaian Bank
- 116. 105105 Bab 8 1PENYEDIAANPENYATA KEWANGAN TAHUNAN 8.3 FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH Format penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah mengikut susunan adalah seperti berikut : a. Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 8-1) b. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8-2) c. Kunci Kira-Kira (Lampiran 8-3) d. Nota Kepada Ak aun e. Penyata lain yang berkaitan (jika ada) 8.4 PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN 8.4.1 Penyata ini menunjukkan jumlah terimaan yang sebenarnya telah diterima dan jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam tempoh tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang yang ada dalam bank pada akhir tahun. 8.4.2 Penyata ini menunjukkan satu ringkasan terimaan dan bayaran daripada Buku Tunai dengan mengambil kira baki wang dalam bank pada awal tahun dan dicampurkan jumlah terimaan serta ditolak jumlah bayaran untuk mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun. Baki wang di bank pada 31 _ Baki wang di bank pada 1 Januari + jumlah Disember - terimaan-jumlah bayaran 8.5 PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN 8.5.1 Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada tahun berkenaan. Penyata ini diimbangkan dengan menunjukkan lebihan/kurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.
- 117. 106106 Bab 8 1PENYEDIAANPENYATA KEWANGAN TAHUNAN 8.5.2 Penyata ini disediakan dengan mengambil kira:- a. penerimaan yang diterima dan sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima dalam tahun kewangan (Akaun Belum Terima); dan b. semua pembayaran yang dibuat dan sepatutnya dibayar tetapi masih belum dibayar dalam tahun kewangan (Akaun Belum Bayar) . 8.5.3 Amaun ABT ditunjukkan sebagai Aset dan amaun ABB ditunjukkan sebagai Liabiliti dalam Kunci Kira-Kira pada 31 Disember. 8.6 KUNCI KIRA-KIRA Kunci Kira-Kira adalah penyata mengenai kedudukan kewangan sesebuah sekolah pada satu tempoh kewangan. Penyata ini menunjukkan amaun lebihan Aset berbanding dengan Liabiliti serta diimbangkan dengan jumlah Kumpulan Wang Terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilapor. 8.6.1 Aset a. Aset adalah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sesebuah sekolah. Sumber ini boleh memberi faedah untuk mengendalikan aktiviti sekolah pada masa hadapan. b. Perkara yang diambil kira sebagai aset adalah:- (i) Wang Tunai Dalam Tangan Wang Tunai Dalam Tangan adalah wang yang telah dikutip dan belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk baki PWR.
- 118. 107107 Bab 8 1PENYEDIAANPENYATA KEWANGAN TAHUNAN ii. Wang Tunai Dalam Bank Wang Tunai Dalam Bank adalah baki seperti di Buku Tunai pada 31 Disember. i. Deposit Dibayar Wang yang dibayar oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian dan dibayar balik kepada sekolah apabila maksud telah tercapai. i. Bayaran Terdahulu Perbelanjaan bagi tahun hadapan yang dibayar dalam tahun kewangan semasa. i. Akaun Belum Terima Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa. 8.6.2 Liabiliti a. Liabiliti adalah tanggungan yang perlu dijelaskan. Liabiliti ini wujud kerana bekalan/perkhidmatan/kerja telah diterima/disempurnakan tetapi bayarannya belum dijelaskan. b. Perkara berikut diambil kira sebagai liabiliti:- (i) Deposit Diterima Wang yang diterima oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
- 119. 108108 Bab 8 1PENYEDIAANPENYATA KEWANGAN TAHUNAN dan dibayar balik kepada pendeposit apabila maksud telah tercapai. ii. Terimaan Terdahulu Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun kewangan semasa. i. Akaun Belum Bayar Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum dijelaskan oleh pihak sekolah sehingga berakhir tahun kewangan semasa. 8.6.3 Kumpulan Wang Terkumpul Kumpulan Wang Terkumpul adalah baki awal tahun ditambah jumlah perbezaan antara pendapatan dengan perbelanjaan bagi tiap-tiap peruntukan. KumpulanWangTerkumpul Baki awal + Pendapatan semasa — Perbelanjaansemasa 8.7 NOTA KEPADA AKAUN 8.7.1 Nota Kepada Akaun mengandungi makiumat berikut:- a. Prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai b. Penerangan mengenai akaun yang diselenggara (i) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan.
- 120. 109109 Bab 8 1PENYEDIAANPENYATA KEWANGAN TAHUNAN ii. Membantu memahami kandungan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. i. Memperincikan sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira seperti Akaun Belum Terima, Deposit Dibayar, Bayaran Terdahulu, Akaun Belum Bayar, Deposit Diterima dan Terimaan Terdahulu. ii. Memberi maklumat terperinci mengenai sesuatu butiran peruntukan dalam Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan seperti peruntukan Teras, Elektif, Pendidikan Khas Integrasi dan Pelbagai. 8.8 PENYATA LAIN Penyata ini merupakan satu penyata yang menyokong kepada Penyata Kewangan Tahunan Sekolah iaitu:- a. Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember; dan b. Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember. 8.9 PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua PTJ. Pekeliling S P K B i l 4/1988
- 121. Lampiran 8-1Lampiran 8-1Lampiran8-1 Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran SEKOLAH PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER (Kumpulan Wang ) Nota 20xx RM 20)oc RM BAKI WANG DI BANK PADA 1 JANUARI PENERIMAAN JUMLAH PENERIMAAN Tolak : PEMBAYARAN JUMLAH PEMBAYARAN BAKI WANG DI BANK PADA 31 DISEMBER I
- 122. Lampiran 8-2Lampiran 8-2 FormatPenyata Pendapatan Dan Perbelanjaan SEKOLAH PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER (Kumpulan Wang ) Nota 20xx RM 20)oc RM PENDAPATAN JUMLAH PENDAPATAN Tolak : PERBELANJAAN JUMLAH PERBELANJAAN LEBIHAN/(KURANGAN) PENDAPATAN ATAS PERBELANJAAN
- 123. Lampiran 8-3Lampiran 8-3 FormatKunci Kira-kira Sekolah KUNCI KIRA-KIRA PADA 31 DISEMBER (Kumpulan Wang ) Nota 20)oc RM 20)oc RM ASET Akaun Belum Terima Bayaran Terdahulu Deposit Dibayar Baki wang di bank Wang Dalam Tangan JUMLAH ASET Tolak : LIABILITI Akaun Belum Bayar Deposit Diterima Terimaan Terdahulu JUMLAH LIABILITI ASET/(LIABILITI) BERSIH Dibiayai Oleh: KUMPULAN WANG TERKUMPUL BAKI PADA 1 JANUARI Pelarasan Lebihan/(Kurangan) Pendapatan Atas Perbelanjaan BAKI PADA 31 DISEMBER
- 124. 113113113 Bab 9 IAKAUNBELUM BAYAR 9.1 PENDAHULUAN Akaun Belum Bayar (ABB) merupakan perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. la hendaklah dinyatakan sebagai ABB di dalam Penyata Kewangan. 9.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN BELUM BAYAR (ABB) a. Sekolah gagal membuat pembayaran dalam tahun semasa ke atas pembelian/perolehan yang telah dibuat. b. Peruntukan tidak mencukupi disebabkan sekolah membuat perolehan tanpa perancangan. c. Pembekal tidak dapat dikesan. d. Cek batal/cek tamat tempoh tidak diganti. e. Pembayaran kepada pihak ketiga tidak dapat diselesaikan pada tahun kewangan semasa. Contohnya bayaran balik kehilangan skim pinjaman buku teks, Insuran dan Biasiswa. f. Daftar Bil tidak dikemaskini. 9.3 DAFTAR ABB Perbelanjaan yang tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABB seperti di Lampiran 9-1.
- 125. 114114 Bab 9 IAKAUNBELUM BAYAR 9.4 KELULUSAN KETUA PTJ Bil/invois yang tidak diambilkira sebagai ABB pada akhir tahun kewangan hendaklah mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi tujuan pembayaran. 9.5 LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENGELAKKAN ABB a. Memastikan semua bil/invois/tuntutan dikemukakan dengan segera dan menjelaskannya dalam tempoh 14 hari daripada tarikh diterima. b. Memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan kadar segera dalam tahun kewangan semasa. c. Mengelakkan pembelian pada akhir tahun. d. Menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan tiada bil yang belum dijelaskan. e. Mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat tern poh. f. Menghubungi Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)/Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan pembekal. 9.6 SYARAT PERMOHONAN PELARASAN ABB Permohonan pelarasan ABB perlu dibuat dengan mematuhi syarat-syarat berikut: a. Tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun. b. Segala usaha telah diambil untuk membayar kepada penerima tetapi gagal. c. Tiada unsur-unsur penyelewengan. AP 130 (a)
- 126. 115115 Bab 9 IAKAUNBELUM BAYAR 9.7 PERMOHONAN PELARASAN ABB 9.7.1 Pelarasan ABB hendaklah mendapat kelulusan Bahagian Akaun, KPM. 9.7.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan tiga (3) salinan Permohonan Pelarasan ABB seperti di Lampiran 9-2. Satu salinan disimpan oleh pihak sekolah manakala dua (2) salinan lagi dikemukakan kepada Ketua PTJ masing-masing untuk dipanjangkan ke Bahagian Akaun, KPM iaitu: a. salinan asal untuk Bahagian Akaun, KPM; dan b. satu (1) salinan disimpan oleh Ketua PTJ. 9.7.3 Permohonan tersebut hendaklah disokong dengan salinan Laporan Audit dan Penyata Kewangan Tahunan serta bukti segala usaha telah diambil untuk menjelaskan bayaran. Contohnya surat-menyurat atau bukti pos. 12.8 11NDAKAN SELEPAS KELULUSAN PELARASAN ABB 9.8.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABB hendaklah diselaraskan dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:- a. Diambilkira sebagai pendapatan di dalam Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan. b. Mengurangkan amaun ABB dalam Kunci Kira-Kira. 9.8.2 Sekiranya terdapat tuntutan selepas pelarasan dilakukan, Pengurus Sekolah boleh membuat pembayaran jika bukti yang munasabah dan boleh diterima dikemukakan untuk menyokong tuntutan tersebut. Bayaran mesti dibuat menggunakan peruntukan yang berkenaan.
- 127. 116116 Bab 9 IAKAUNBELUM BAYAR 9.8.3 Daftar ABB hendaklah dikemaskini selepas: a. tuntutan bayaran ABB dijelaskan. b. kelulusan pelarasan ABB diperolehi.
- 128. 4 4 4 V cl 2 cn m ci. 4 x z 4 cn m _1 _1hc Y m —J m 1:C d z x hd E 4 !— CC 4 4 CO I— 4 2 m —1 hd4 2 Y LCSI cc 0 co 2 0 z x he WI— 1:C 4 4 co CC 0 co 2 0 z x hC E 4 1— z I- 1— z mccW a. z ,._ m 2 .4cc ..c — 4 cC 40 m 4 2 E - 5 > Z cc 0 ea 2 0 z = E.4i_ m 0 5 5 z 5 'I w co2 w o. J_
- 129. 118118118 Lampiran 9-2 PERMOHONAN PELARASANAKAUN BELUM BAYAR 1. Nama dan alamat pemiutang: 1. Maklumat Perbelanjaan: 3. Sila nyatakan sebab-sebab mengapa pembayaran tidak dijelaskan (jika ruang tidak mencukupi sila sertakan lampiran). 1. Tindakan yang telah diambil untuk membuat bayaran: 1. Tandakan ( -NI ) dokumen sokongan yang disertakan:- I I Salinan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (telah diaudit) terkini I I Salinan surat-menyurat kepada pembekal/pemiutang I I Salinan surat daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia /Jabatan Pendaftaran Negara (jika berkenaan) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan (sila nyatakan): 1. Adakah pegawai yang terlibat telah dinyatakan untuk tindakan tatatertib; jika tidak berikan sebab-sebab. (jika berkaitan) 1. Saya memperakui bahawa maklumat yang diberi di atas adalah benar. Tarikh: Tandatangan dan cop Pengetua/Guru Besar Peruntukan/Subsidiari Amaun (RM) Tarikh Urusniaga
- 130. 119119 Bab 10 IAKAUNBELUM TERIMA 10.1 PENDAHULUAN Akaun Belum Terima (ABT) merupakan terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan hendaklah diisytiharkan di dalam Penyata Kewangan. 10.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN BELUM TERIMA (ABT) Perkara-perkara yang menyebabkan berlakunya Akaun Belum Terima (ABT) adalah seperti berikut: a. Bayaran-bayaran daripada murid yang tidak dapat dikutip sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Contoh: Bayaran balik atas kehilangan buku teks. b. Caj/sewaan yang tidak dapat dikutip dalam tahun kewangan semasa. Contoh: sewa dewan, sewa kantin/kedai buku sekolah. 10.3 DAFTAR ABT Pendapatan yang tidak diterima sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABT seperti di Lampiran10-1. 10.4 LANGKAH-LANGKAH BAGI MENGELAKKAN ABT Pengurus Sekolah atau wakil yang diberi kuasa hendaklah mengambil tindakan seperti berikut:- (a) Menyemak Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama, Buku Resit Murid dan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat bagi memastikan tiada tunggakan bayaran-bayaran daripada murid yang belum dikutip.
- 131. 120120 Bab 10 IAKAUNBELUM TERIMA b. Menyemak dokumen/daftar yang berkaitan dengan caj/ sewaan kantin/ lain-lain kemudahan dengan salinan Buku Resit Pejabat (RP.01) bagi memastikan tiada tunggakan caj/ sewaan yang belum dikutip. a. Menyemak resit pejabat dengan Buku Tunai bagi memastikan setiap terimaan telah direkod. b. Memastikan tuntutan pelarasan bantuan dibuat mengikut tarikh yang telah ditetapkan. c. Menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya satu (1) Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada penghutang seperti ibubapa, penyewa Kantin Sekolah, penyewa Kedai Buku Sekolah dan lain-lain penghutang. d. Melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun di peringkat sekolah untuk tindakan susulan. 10.5 TINDAKAN UNTUK HAPUSKIRA 10.5.1 Semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun hendaklah dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui Ketua PTJ dengan menggunakan format seperti di Lampiran 10-2. 10.6 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUSKIRA DIPEROLEHI 10.6.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah diselaraskan dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:- a. Diambilkira sebagai perbelanjaan di dalam Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan. b. Mengurangkan amaun ABT dalam Kunci Kira-Kira. 10.6.2 Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan pelarasan ABT diperolehi.
- 132. Z <I- <I- eC 0 CI U) = zd N m-1 _1W ! Y n R a z = z * 2 E la I- I- < 2 -1 Q i_ - U) la i ce g 2 c) Z x E < i- z 0 nZ ...- I- uj i 2 EW1- W ZW Z ,.., Q 2a 2 — < 0 1- m x 0 Z Wa < 2 < z _1 m
- 133. 122122122 Lampiran 10-2 LAMPIRAN L [Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ] LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN 1. Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu; 2. Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula- mula dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan; 3. Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap masanya untuk didapatkan balik wang itu; 4. Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya untuk didapatkan. Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi; 5. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu; 6. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia; 7. Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain; 8. Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi; 9. Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Persekutuan, dalam jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara. i. Pegawai Persekutuan ii. Jawatan Tetap Tarikh : Tandatangan Pengetua /Guru Besar Nama Jawatan •. Cop Sekolah :
- 134. 123123 Ulasan dan SyorPegawai Pengawal Tarikh : Tandatangan Pegawai Pengawal ( Ketua Setiausaha Kementerian ) Nama Jawatan Cop Jabatan :
- 135. 124124 Bab 11 IPEROLEHAN 11.1PENDAHULUAN 11.1.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua perolehan yang menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang Sekolah. Pengurus Sekolah hendaklah:- a. mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa; b. membuat perancangan perolehan dengan bijak; c. melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna; dan d. membuat kajian pasaran supaya harga bekalan/perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan. 11.1.2 Perwakilan kuasa kepada Pengurus Sekolah hanya terhad kepada perolehan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja. 11.2 JENIS-JENIS PEROLEHAN Pada umumnya jenis perolehan di sekolah adalah seperti berikut: 11.2.1 Perolehan bekalan Perolehan bekalan adalah perolehan barangan dan peralatan bagi sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar, perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian.
- 136. 125125 Bab 11 IPEROLEHAN 11.2.2Perolehan perkhidmatan Perkhidmatan bermaksud khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan, dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan bangunan dan pengendalian makanan. 11.2.3 Perolehan kerja Perolehan kerja melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, is juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. 11.3 KAEDAH PEROLEHAN Sekolah boleh membuat perolehan melalui kaedah berikut: a. Perolehan Melalui Kontrak Pusat b. Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel c. Pembelian Terus d . S e b u t H a r g a 11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat. Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi barangan berkenaan.
- 137. 126126 Bab 11 IPEROLEHAN Bekalan/perkhidmatanyang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat, pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga yang berpatutan dan berk ualiti tertak luk k epada nilai bekalan/perkhidmatan tersebut. 11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel a. Perolehan bagi item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel hendaklah diuruskan sendiri oleh setiap sekolah di kalangan syarikat panel pembekal yang dilantik. b. Tatacara bagi perolehan ditetapkan seperti berikut: i. Perolehan bernilai di bawah RM50,000.00 setahun atau dalam satu kontrak, sekolah dibenarkan melaksanakan perolehan secara pembelian terus di kalangan mana-mana syarikat panel pembekal yang dilantik; ii. Perolehan melebihi RM50,000.00 sehingga RM500,000.00 setahun atau dalam satu kontrak, hendaklah diuruskan melalui kaedah sebut harga di kalangan syarikat panel pembekal yang dilantik. Pemilihan syarikat panel pembekal yang berjaya hendaklah diputuskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga; iii. Perolehan melebihi RM500,000.00 setahun atau dalam satu kontrak,hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ; iv. Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang bernilai melebihi RM50,000.00 selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)176.1; dan
- 138. 127127 Bab 11 IPEROLEHAN (v)Kajian pasaran yang berpatutan hendaklah dibuat supaya perolehan yang hendak dilaksanakan adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang berkaitan. c. Pengurus sekolah dikehendaki merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa bagi mengenalpasti item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel. 11.3.3 Pembelian Terus a. Bekalan dan Perkhidmatan Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau bukan bumiputera. Walau bagaimanapun, kelulusan Ketua PTJ hendaklah diperoleh bagi semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item. a. Kerja-kerja Rujuk Jadual 11.3.4 (b) : Perolehan Kerja-kerja Kecil SPP 12/2007
- 139. 128128 Bab 11 IPEROLEHAN 11.3.4Sebut Harga Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan (a) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan Had Nilai Perolehan Cara Perolehan Pembekal i. Melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 setahun bagi setiap jenis item. Sebut Harga Lima (5) syarikat/pembekal bertaraf bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. i. Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 setahun bagi setiap jenis item. Sebut Harga Lima (5) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. i. Melebihi RM500,000 setahun. Tender (Peringkat Kementerian) - SPP 5/2009 AP 170.1 Jadual 11.3.4 (a): Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
- 140. 129129 Bab 11 IPEROLEHAN (b)Perolehan Kerja-kerja Kecil Had bagi setiap jenis kerja Cara Perolehan Pembekal i. tidak melebihi Lantikan Kontraktor Kelas F yang RM20,000. Terus berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan. i. RM20,000 hingga Secara Kontraktor Kelas F di RM100,000 pusi ng an/ daerah/daerah terdekat Perolehan kerja-kerja undian/Sebut yang berdaftar dengan PKK kecil/ pembaikan Harga di bawah kepala dan sub yang tidak mengubah struktur asal yang berdasarkan Jadual kepala yang berkaitan. Kadar Harga Kejuruteraan Awam. iii. RM20,000 hingga Sebut Harga Kontraktor di daerah/daerah RM200,000 terdekat yang berdaftar Perolehan kerja-kerja kecil yang tidak dengan PKK dalam kelas, kepala dan sub kepala yang mengubah struktur dan yang tidak mempunyai Jadual berkaitan. Kadar Kerja Kejuruteraan Awam. SPP 2/2001 SPP 12/2007 Jadual 11.3.4 (b): Perolehan Kerja-kerja Kecil
- 141. 130130 Bab 11 IPEROLEHAN c.Bagi kerja-kerja baru/kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan, ubah suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal serta kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk kepada Jabatan Teknikal (Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan Pengairan dan Saliran(JPS)) selaras dengan AP182. 11.4 TATACARA PEROLEHAN 11.4.1 PERANCANGAN Pengurus Sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut keperluan dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diterima serta mematuhi perkara-perkara berikut: a. perancangan perolehan dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun; b. peruntukan adalah mencukupi setelah mengambilkira Bil/Pesanan Sekolah yang belum dijelaskan. 11.4.2 PELAKSANAAN (a) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan:- (i) semua perolehan perlu mematuhi peraturan, surat pekeliling kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang berkuatkuasa;
- 142. 131131 Bab 11 IPEROLEHAN ii.kelulusan Ketua PTJ diperoleh bagi semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item; i. permohonan perolehan bekalan/perkhidmatan untuk setiap matapelajaran hendaklah dibuat melalui Ketua Bidang/Panitia masing-masing; ii. bekalan/perkhidmatan yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan; dan iii. bekalan yang diterima hendaklah direkod dalam dokumen berkaitan. Rujuk pekeliling/Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa. b. Sekiranya peraturan di para 11.3.1 tidak dapat dipatuhi, pihak sekolah hendaklah mendapat kelulusan khas daripada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ. a. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pembekal bertanggungjawab untuk mengambil tindakan mengganti/ menyelenggara bekalan/perkhidmatan yang mempunyai tempoh jaminan/penyelenggaraan berjadual. 11.5 PROSES KERJA PEROLEHAN DI SEKOLAH 11.5.1 Pembelian Terus (a) Permohonan untuk mendapatkan bekalan dan perkhidmatan termasuk program yang menggunakan kertas kerja hendaklah menggunakan Nota Minta seperti di Lampiran 11-1. Nota minta disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia/
- 143. 132132 Bab 11 IPEROLEHAN PenyeliaAsrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah. b. Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan Pesanan Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal yang terpilih. a. Perolehan secara kontrak/perjanjian tidak perlu menggunakan Pesanan Sekolah kecuali kontrak makanan bermasak dan RMT. b. Sekolah perlu menyelenggara satu Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah seperti di Lampiran 11-2. Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Pesanan Sekolah pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah. c. Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangani Pesanan Sekolah. d. Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan. Salinan asal (kuning) (Lampiran 11-3) dan salinan kedua (merah jambu) (Lampiran 11-4) hendaklah diserah kepada pembekal. Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada sekolah apabila bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk tujuan pembayaran. Salinan ketiga (hijau) (Lampiran 11-5) pula ditinggalkan dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan pengauditan. e. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Pesanan Sekolah yang dikembalikan telah dilengkapkan oleh pembekal di ruangan "Perakuan Mengenai Mutu" dengan tandatangan dan cop pembekal beserta tarikh. f. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai memperakui bekalan/perkhidmatan/kerja yang dipesan telah diterima. Bekalan/
- 144. 133133 Bab 11 IPEROLEHAN perkhidmatan/kerjayang diterima hendaklah didaftarkan dan disimpan melainkan bekalan untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan. Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam pesanan sekolah sebagai langkah kawalan dalaman. i. Sekiranya senarai bekalan/perkhidmatan/ kerja yang dipesan melebihi ruangan dalam borang pesanan sekolah, lampiran berasingan boleh digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah. Contoh format adalah seperti Lampiran 11-6. a. Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, Pengurus Sekolah boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi menggantikan pesanan asal tersebut. Salinan yang telah diperaku ini hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu perakuan hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah dibayar sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut: "Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan Sekolah tersebut dijumpai, is tidak boleh digunakan untuk tujuan pembayaran". a. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan salinan ketiga Pesanan Sekolah yang ditinggalkan di dalam Buku Pesanan Sekolah dicop `TELAH BAYAR' sebaik sahaja pembayaran dibuat.
- 145. 134134 Bab 11 IPEROLEHAN 11.5.2Sebut Harga (Tatacara Pengurusan Sebut Harga adalah berdasarkan AP 170 dan juga SPP BiL 5 Tahun 2009) A. Pengurusan Sebut Harga a. Perolehan secara Sebut Harga yang melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa kepada sekurang- kurangnya lima (5) pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) /CIDB hendaklah menggunakan borang Lampiran Q seperti di Lampiran 11-7. b. Pihak Sekolah adalah dilarang memecah kecilkan nilai bekalan bagi mengelakkan pelawaan sebut harga. c. Pengurus Sekolah hendaklah mempamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam sekolah masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. d. Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut. e. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. f. Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.
- 146. 135135 Bab 11 IPEROLEHAN (g)Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. (h) Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan. (i) Pengurus Sekolah hendaklah mensyaratkan kepada penyebut harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja. (j) Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam sekolah hendaklah menyatakan: i. Sekolah yang memanggil sebut harga; ii. Tajuk sebut harga; iii. Syarat kelayakan penyebut harga; iv. Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran; v. Tempat sebut harga perlu dihantar, vi. Tarikh dan waktu tutup. (k) Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195, 196 dan 197. B. Tempoh Sah Laku Sebut Harga Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kompleksiti sebut harga yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan
- 147. 136136 Bab 11 IPEROLEHAN tidakdibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa semula. C. PenerimaanSebut Harga (a) Peti Tawaran i. Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup. ii. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan sekolah. iii. Sekolah hendaklah menyediakan anggaran harga bagi setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga. iv. Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi tawaran yang diterima melalui pos sebelum tarikh dan waktu tutup, sekolah hendaklah memasukkan tawaran tersebut ke dalam peti tawaran. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan. (b) Pembukaan Peti Tawaran (i) Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup. SPP Bil 5/2009 il■il■
- 148. 137137 Bab 11 IPEROLEHAN (ii)Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh Pengurus Sekolah. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Bagi sekolah yang tidak mempunyai pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, sekolah boleh melantik seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di PPD bagi menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga. D. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga (a) Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga i. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan; ii. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga; iii. Menandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih dalam tawaran sebut harga; iv. Merekod pada borang jadual sebut harga dengan mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangan borang tersebut;
- 149. 138138 Bab 11 IPEROLEHAN v.Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja; dan i. Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan. (b) Penilaian Sebut Harga i. Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut Harga. Sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan. ii. Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya perlu diambil kira. iii. Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh. iv. Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada Urus Setia.
- 150. 139139 Bab 11 IPEROLEHAN E.Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan Tugas Jawatankuasa Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah. (1) Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut: (a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal i. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli. ii. Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Sekolah tidak mempunyai kemahiran dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya. iii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal.
- 151. 140140 Bab 11 PEROLEHAN Walaubagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira. iv. Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan. (b) Jawatankuasa Penilaian Harga i. Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli. ii. Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing). iii. Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.
- 152. 141141 Bab 11 IPEROLEHAN (iv)Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan. c. Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot, ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai sekolah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja. a. Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian. b. Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh semua ahli Jawatankuasa. 2. Penilaian Sebut Harga Kerja a. Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1) Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli Jawatankuasa hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah. b. Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.
- 153. 142142 Bab 11 IPEROLEHAN c.Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga diterima oleh Jawatankuasa Penilaian. a. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa. 3. Asas Penilaian Sebut Harga (a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara berikut: i. Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga. ii. Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan. iii. Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran. iv. Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dari segi modal minimum sekurang- kurangnya 1.5% daripada anggaran harga sekolah. Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai kemudahan kredit
- 154. 143143 Bab 11 PEROLEHAN tambahanyang layak/akan diperoleh oleh penyebut harga daripada bank atau institusi kewangan. F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga 1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia Sebut Harga, kertas taklimat sebut harga hendaklah disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :- a. Salinan borang/notis sebut harga; b. Salinan spesifikasi sebut harga; c. Jadual sebut harga; d. Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab; e. Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian Kewangan/PKK/LP I PM/CI DB; f. Laporan Penilaian Sebut Harga; g. Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan h. Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga. G. Jawatankuasa Sebut Harga 1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga a. Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di Bawah Arahan Perbendaharaan 11. b. Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana
- 155. 144144 Bab 11 IPEROLEHAN seorangdaripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. (c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga pula hendaklah terdiri daripada: i. Sekolah Menengah — Ahli Jawatankuasa terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai kanan sekolah. ii. Sekolah Rendah — Ahli Jawatankuasa terdiri daripada seorang pegawai kanan sekolah dan seorang wakil JPN/PPD Kumpulan Pengurusan dan Profesional. (d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera. Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian dibuat. (e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana Jawatankuasa Penilaian. 2. Pertimbangan Sebut Harga (a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang paling menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga
- 156. 145145 Bab 11 IPEROLEHAN hendaklahberpuas hati semua penyebut harga telah diberi peluang yang saksama. b. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga. Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak dibenarkan. a. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas- asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas. b. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan untuk keputusan. c. Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati kriteria, Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut harga. 3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga a. Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga, pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan segera kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya. b. Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras dengan AP 176.1(c).
- 157. 146146 Bab 11 IPEROLEHAN c.Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal tidak sesuai, memadai pesanan sekolah dikeluarkan. Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah disertakan bersama pesanan sekolah supaya kontraktor jelas mengenai obligasinya. a. Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan sekolah dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin selepas pesanan sekolah dikeluarkan. 11.5.3 Tender. Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM. 11.6 TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH 11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ. 11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah: (a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna (contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer. il■il■ SPK 8/2010
- 158. 147147 Bab 11 IPEROLEHAN b.Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off - the- shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh : Sistem Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan Inventori). a. Talian Internet seperti talian streamyx dan talian broadband. 11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat kelulusan Ketua PTJ. 11.7 PERMOHONAN PEROLEHAN ICT Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa. 11.8 PEROLEHAN HARTA MODAL Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA, Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.
- 159. 148148 Lampiran 11-1 NOTA MINTA Rujukan: Tarikh: Kepada : Pengetua/Guru Besar Sekolah: Daripada : Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:- Bil Perihal Barang Kuantiti Harga/Unit Anggaran Harga Tarikh Diperlukan Catatan oleh Pengetua/Guru Besar Peruntukan dikenakan Baki Peruntukan Semasa : RM Sekian, Terima kasih Permohonan di atas Yang Benar Diluluskan/tidak diluluskan T.T Pemohon T.T Pengetua/Guru Besar ( Nama ) ( Nama ) Tarikh: Tarikh
- 160. c al ti ti 0 2 cz al Cn CO CZ Z ca c ,cr) 0 a c c i— a a) o_ Z < < D —1 111 E al id 3 al al-a —J a,l o_ NN N E N z .= 8 _a E o alco co E ± Z—,.,—0 _c -c N al = 2 z _c c al i- 1 2 Fc iii I— -E al iti 3 al _c —J N , ON -a a E N Z iT) 8 -a E o Z N a) a) 1 •— Lca _c -c N al = 2 z -c c al i-
- 161. No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No.Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22) (DKS 005) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA PESANAN SEKOLAH ASAL Hendaklah dikembalikan dengan invois tuan kepada (Cop Nama & Alamat Sekolah) Pesanan ini akan dibatalkan jika barang -barang tidak diterima sebelum tarikh yang tersebut No. Nama Sekolah : Kepada Sila bekalkan baranq-baranq yangtersebutdibawah ini kepada laksanakan kerja untuk padaatausebelum No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan Diskaun Harga Bersih RM Sen RM Sen BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANANI YANG TERAKHIR ,..5.L. Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia Jumlah Jenis Peruntukan dikenakan : Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan Rujukan Nota Minta : Jawatan Rujukan Kontrak Perbendaharaan : Tarikh : : •. PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN Saya mengikut Tarikh PERAKUAN MENGENAI MUTU (Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal) memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan *surat saya / tuan bertarikh kerja yang tersebut di atas Tandatangan dan Cop Pembekal Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang /*disimpan dan *(2) kerja yang dibutirkan PERAKUAN (Hendaklahdipenuhkanolehsekolah) yangdipesandiatastelahditerima didaftarkan dalam (no.rujukan) di atas telah dilaksanakan dan *dikeluarkan untuk terus digunakan Tandatangan denganmemuaskan. penerima
- 162. No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No.Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22) (DKS 005) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA PESANAN SEKOLAH PENDUA Hendaklah disimpan oleh Pembekal (Cop Nama & Alamat Sekolah) Pesanan ini akan dibatalkan jika barang -barang tidak diterima sebelum tarikh yang tersebut No. Nama Sekolah : Kepada Sila bekalkan barang-baranq yangtersebutdibawah ini kepada laksanakan kerja untuk padaatausebelum No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan Diskaun Harga Bersih RM Sen RM Sen ..'. BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia Jumlah Jenis Peruntukan dikenakan : Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan Rujukan Nota Minta : Jawatan Rujukan Kontrak Perbendaharaan : Tarikh : : •. PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN Saya mengikut Tarikh PERAKUAN MENGENAI MUTU (Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal) memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan *surat saya / tuan bertarikh kerja yang tersebut di atas Tandatangan dan Cop Pembekal Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang /*disimpan dan *(2) kerja yang dibutirkan : PERAKUAN (Hendaklahdipenuhkanolehsekolah) yangdipesandiatastelahditerima didaftarkan dalam (no.rujukan) di atas telah dilaksanakan dan *dikeluarkan untuk terus digunakan Tandatangan denganmemuaskan. :
- 163. No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22) (DKS005) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA PESANAN SEKOLAH PENIGA Ditinggalkan dalam Buku Pesanan (Cop Nama& Alamat Sekolah) Pesanan ini akan dibatalkan jika barang -barang tidak diterima sebelum tarikh yang tersebut No. Nama Sekolah : Kepada Sila bekalkan barang-baranq yangtersebutdibawah ini kepada laksanakan kerja untuk padaatausebelum No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan Diskaun Harga Bersih RM Sen RM Sen '•,: BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR ....r-•''' _- Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia Jumlah Jenis Peruntukan dikenakan : Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan Rujukan Nota Minta : Jawatan Rujukan Kontrak Perbendaharaan : Tarikh : . • . Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima. Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir dalam salinan peniga. Pegawai yang menyediakan baucar
- 164. LAMPIRAN 11-6 PESANAN SEKOLAH(LAMPIRAN) Tarikh No. Pesanan • Pembekal No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan Diskaun Harga Bersih RM Sen RM Sen JUMLAH Disahkan oleh, (t.t Pengurus Sekolah)
- 165. 154154154 Lampiran 11-7 LAMPIRAN Q (ARAHANPERBENDAHARAAN 170) Bila menjawab sila nyatakan nombor ini No. Sebut Harga (Kew. 284 - Pin. 5/94) KERAJAAN MALAYSIA NEGERI SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN Kepada (Nama Syarikat) No. Telefon • No. Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan Kod Bidang Pendaftaran yang relevan dengan pembelian ini Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh Kementerian/Jabatan (Alamat Iengkap) No. Telefon. Tarikh: 1. Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan yang disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:- 1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan 1.2 Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki 1.3 Arahan Pengiriman 1.4 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan bertanda No. Sebut Harga 1.5 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari hb. 1.6 Tempoh sah laku sebut harga hendaklah hari selepas tarikh tutup. Tarikh • Tandatangan • Nama Pegawai Jawatan •
- 166. 155155 Bil. Perihal bekalan/ perkhidmatan danSyarat-syarat Khas Unit Ukuran Kuantiti/ Kelekapan Kadar (RM) Harga (RM) Untuk Diisi oleh Jabatan Untuk diisi oleh Penyebut Harga Tarikh Penyerahan/ Penyempurnaan ditawarkan Sila sertakan sesalinan Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan JUMLAH i. Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan ii. Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakiuk kepada syarat-syarat di atas dan di belakang ini. Tandatangan Penyebut Harga • Nama dan K/P • Alamat Syarikat • Tarikh • Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang
- 167. 156156 SYARAT-SYARAT AM Tertakluk kepadaapa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat- syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga. 1. KEADAAN BARANG Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan. 2. HARGA Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos tambahan yang berkaitan. 3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian bilangan item. 4. BARANG SETARA Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat butir-butir penuh diberi. 5. PENYETUJUAN i. Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau mana-mana sebut harga. ii. Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang berasingan. 6. PEMERIKSAAN i. Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan ii. Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau pengujian apabila dikehendaki. 7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan_yang dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang dinyatakan di dalam pelawaan ini. 8. PENOLAKAN (i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;
- 168. 157157 ii. Apabila dimintapenyebut harga hendaklah menyebabkan barang- barang yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri, dan is hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan i. Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi obligasi kontrak. 9. PENGIKLANAN Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri terlebih dahulu. 10. TAFSIRAN Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya. 11. INSURANS Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga. BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN MALAYSIA 12. CUKAI Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan. 13. PEMBUNGKUSAN i. Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan ii. Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual. 14. PENGENALAN Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan. BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA 15. CUKAI
- 169. 158158 Harga tawaran hendaklahdiertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur- unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan. 16. MATA WANG Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM). 1. PEMBUNGKUSAN i. Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan tidak membungkus; ii. Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan iii. Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.
- 170. BAB 11 -PEROLEHAN TAJUK :11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Tentukan bekalan / perkhidmatan yang hendak diperolehi. Tetapkan spesifikasi (kuantiti, kualiti, d11). Tentukan jenis bekalan yang hendak diperolehi. Dapatkan kelulusan perolehan daripada pihak yang berkenaan. (melibatkan perolehan harta modal dan harta modal ICT sahaja) Terus kepada proses seterusnya. (sekiranya kelulusan diperolehi) Guru Panitia / Pembantu Tadbir Guru Panitia / Pembantu Tadbir Guru Panitia / Pembantu Tadbir Guru Panitia / Pembantu Tadbir & Pengurus Sekolah Mula ♦ Tentukan bekalan / perkhidmatan yang hendak diperolehi Tetapkan spesifikasi II, Ya 4 1 1 1 1 1 Peralatan Harta Modal ICT? Tidak Ya Tidak A E ) Dapatkan kelulusan Pegawai Pengawal Dapatkan kelulusan JPICT JPN Tidak Tamat
- 171. BAB 11 -PEROLEHAN TAJUK :11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Pastikan had nilai bekalan/perkhidmatanyang hendak diperolehi. Mohon kelulusan daripada Ketua PTJ bagi perolehan melebih RM20,000 Pinda perolehan dengan mengulangi proses kedua atau batalkanperolehan. (sekiranya kelulusan tidak diperolehi) SediakanPesanan Sekolah. (sekiranya kelulusan diperolehi) Tentukan samada item bekalan/perkhidmatan dibawah kontrak pusat atau tidak. Keluarkan Pesanan Sekolah kepada pembekal terpilih atau pembekal yang telah ditentukan dalam kontrak pusat. Guru Panitia / Pembantu Tadbir Guru Panitia / Pembantu Tadbir & Pengurus Sekolah Guru Panitia / Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pengurus Sekolah AD 1 Pastikan had nilai p e r o l e h a n Amaun Ya aRM20,000 • Tidak Mohonkelulusan Ketua PTJ Ya • Tidak Sediakan Pesanan Sekolah Pinda/Bata) perolehan Kontrak Ya Pusat? Tidak • Pembelian melalui kontrak [mat Keluarkan Pesanan Sekolah kepada pembekal 1 B
- 172. BAB 11 -PEROLEHAN TAJUK :11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima. Kembalikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sem purnakanperkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi) Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan. Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang. Daftar dan simpan barang- barang yang diterima melainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan Pastikan pembekal mengemukakanbil/invois untuk tujuan bayaran. Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan d i t e r i m a , . . ) Semakbekalan / perkhidmatan yang diterima • Tidak Pembekal Ya Pastikan pembekal menandatangan perakuan mutu • Sahkan pesanan yang • Daftar dan simpan bekalan/aset • Pastikan pembekal m e n g e m u k a k a n hil/invnic • Tamat
- 173. BAB 11 -PEROLEHAN TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Mula V Pamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Pengurus Sekolah Pamer Notis Sebut Harga Harga) di papan kenyataan awam sekolah masing-masing. Ilr Pelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. Pengurus Sekolah Pelawa Sebut Harga Catat senarai edaran sebut Urusetia Sebut l i r 3 . harga atau pembuat / pembekal / kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga di dalam satu (1) daftar. harga Catat senarai edaran sebut harga Sediakan peti tawaran dengan Urusetia Sebut dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup dan dikunci dengan dua (2) kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan sekolah Harga Sedia peti tawaran sebut harga Sediakan anggaran harga bagi Pengurus setiap sebut harga Sekolah Sedia anggaran harga 1 Masukkan anggaran harga ke Urusetia Sebut Masukkananggaran harga dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga. Harga ke dalam peti tawaran sebut harga Tutup peti tawaran pada tarikh Urusetia Sebut lir Tutup peti tawaran sebut hargadan waktu yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam Harga Ilr12.00 tengah hari pada hari bekerja. A
- 174. BAB 11 -PEROLEHAN TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran A lir Buka peti tawaran secepat Jawatankuasa Buka peti tawaran sebut mungkin pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Pembuka Sebut Harga harga Beri nombor kod untuk setiap Jawatankuasa • dokumen tawaran sebut harga yang diterima. Pembuka Sebut Harga Bednomborkod Tandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan Jawatankuasa • harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih dalam tawaran sebut harga Pembuka Sebut Harga Tandatangan ringkas Rekod nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga Jawatankuasa Pembuka Sebut • Rekod maklumat dalam yang ditawarkan, tern poh siap/tempoh penyerahan dalam borang jadual sebut harga dan tandatangan borang tersebut. Harga Borang Jadual Sebut Harga Asingkan sampul tawaran harga dan tawaran teknikal. Jawatankuasa Pembuka Sebut Asing sampul tawaran Bagi sebut harga kerja, tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja. Harga harga dan tawaran teknikal. Sahkan penyebut harga telah Jawatankuasa • mengemukakan sem ua Pembuka Sebut Sahkan dokumen yang dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Harga dikemukakanolehpenyebut h a r g a . Semakan.
- 175. BAB 11 -PEROLEHAN TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Buat penilaian harga dan teknikal ke atas semua sebut harga yang diterima. Sedia dan tandatangan laporan penilaian harga dan teknikal. Sedia dan tandatangan kertas taklimat sebut harga setelah laporan penilaian sebut harga diterima. Adakan mesyuarat bagi menimbangsebut harga yang dikemukakan oleh penyebut harga. Pilih sebut harga yang paling menguntungkan sekolah. Catat perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga dalam minit dan ditandatangani. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga Urusetia Sebut Harga Jawatankuasa Sebut Harga Jawatankuasa Sebut Harga Jawatankuasa Sebut Harga Buat penilaian sebut harga Kerja /pedthidmatan Bekalan atau Bekalan I oerkhidmat • kerja? • Sedia dan tandatangan laporan penilaian sebut harga Sedia dan tandatangan laporan penilaian harga dan teknikal I I • Sedia kertas taklimat sebut harga Adakan mesyuarat • Pilih sebut harga paling menguntungkan Catat dan tandatangan minit mesvuarat
- 176. BAB 11 -PEROLEHAN TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Keluarkan Pesanan Sekolah kepada penyebut harga terpilih Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima. Kern balikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sem purnakanperkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi) Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan. Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang. Daftar dan simpan barang- barang yang diterima melainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan Pastikan pembekal mengemukakanbil/invois untuk tujuan bayaran. Pengurus Sekolah Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan Pegawai yang memesan 0lir Keluarkan Pesanan Sekolah kepada pembekal • Semakbekalan / perkhidmatan yang diterima • M e n g i k u t T i d a k Pembekal Ya Pastikan pembekal menandatangan perakuan mutu • Sahkan pesanan yang diterima • Daftar dan simpan bekalan/aset • Pastikan pembekal menngemukakan bil/invois • [ Tamat
- 177. 166166166 Babl2 IPENGURUSAN ASETALIH KERAJAAN 12.1 PENDAHULUAN Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana is adalah aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan. 12.2 DEFINISI 12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa bell dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. 12.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN 12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih. 12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah. Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:
- 178. 167167 Babl2 IPENGURUSAN ASETALIH KERAJAAN a. Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan b. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset c. Laporan Tindakan Pelupusan d. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan e. Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset. 12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan seterusnya kepada Kementerian: a. Seorang Pegawai Aset b. Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa c. Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15) 12.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan yang sedang berkuatkuasa.
- 179. 168168 Babl3 IPENGURUSAN STOR 13.1PENDAHULUAN Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah teratur dan selamat. 13.2 DEFINISI 13.2.1 STOR Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. 13.2.2 STOK Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya. 13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS) Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat adalah :- a. alat tulis cth: kertas, pen, pensil b. peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki c. peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar d. alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri, e. testpen, sudu, garpu f. buku rujukan guru Pekeliling Perkhidmatan Bil 5/2007
- 180. 169169 Babl3 IPENGURUSAN STOR 13.2.4PENGURUSAN KAWALAN STOK Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan. 13.3 KATEGORI STOR SEKOLAH Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. 13.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan yang sedang berkuatkuasa.
- 181. 170170170 Bab 14 IBANTUANPERSEKOLAHAN 14.1 PENDAHULUAN 14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung keperluan pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama serta membiayai persekolahan murid. 14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan: a. Bantuan Persekolahan berdasarkan Per Kapita Murid adalah wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada sekolah yang mana penerima manfaatnya merupakan semua murid warganegara Malaysia yang bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan. Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan Makanan Prasekolah. a. Bantuan Persekolahan berdasarkan kriteria/kelayakan ibu bapa/penjaga adalah bantuan yang diberi bagi membantu menampung keperluan murid serta membiayai persekolahan. Bantuan yang diberikan kepada murid sekolah termasuklah Rancangan Makanan Tambahan (RMT), Bantuan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan lain-lain bantuan yang ditetapkan dari semasa ke semasa. 14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan, KPM.
- 182. 171171 Bab 14 IBANTUANPERSEKOLAHAN 14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah lajur yang telah ditetapkan.
- 183. Bab 15 IMAJALAHSEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA 15.1 PENDAHULUAN 15.1.1 Majalah Sekolah Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa yang mengandungi berita, risikan, laporan kejadian, ulasan, pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis tentang aktiviti rutin sekolah. 15.1.2 Bahan Multimedia Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media elektronik. 15.2 PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA SEKOLAH 15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah. 15.2.2 Pihak sekolah hendaklah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian. SP Pentadbiran BPSG Bi1.2192 — kuasa memungut yuran 15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari butiran Majalah. Perenggan 8(2) (c)—Peraturan Pendidikan (Majalah Sekolah dan Bahan Multimedia)'SPK 1/2003
- 184. 173173173 Bab 15 IMAJALAHSEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA 15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan multimedia sahaja. 15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah diluluskan. 15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada Pendaftar. 15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah dikenakan ke atas murid. 15.3 PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA SEKOLAH Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.
- 185. 174174 Bab16 IPINDAH PERUNTUKAN 16.1PENDAHULUAN Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran dalam Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu peruntukan yang hendak ditambah dan peruntukanyang hendak dikurangkan. 16.2 BIDANG KUASA Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/ butiran dan borang yang digunakanadalah seperti berikut: BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN BIDANG KUASA MELULUS BORANG 1. Kumpulan Wang Kerajaan : Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG) mata pelajaran - Teras, Wajib, Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif. Nota: Pindah Peruntukan di antara mata pelajaran Sains, Matematik dan Bahasa Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah mendapat persetujuan daripada Ketua Bidang/Panitia Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG) bukan mata pelajaran - LPBT/LPK, Bimbingan dan Kaunseling dan Pusat Sumber. Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG) mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. Di antara elaun / bantuan di bawah Program Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan (KEDAP) kecuali Elaun Guru Pengurus Sekolah Ketua PTJ Ketua PTJ Pengurus Sekolah/ PPD Borang VPCG SPK 8/2010 SPK 7/2008
- 186. 175175 Bab 16 IPINDAHPERUNTUKAN BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN BIDANG KUASA MELULUS BORANG Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang SUWA Ketua PTJ Lampiran 16-2 Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang Asrama Ketua PTJ Lampiran 16-2 Dad Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang Kerajaan Ketua PTJ Lampiran 16-2 Dari Kumpulan WangSUWA ke Kumpulan Wang Asrama Ketua PTJ Lampiran 16-2 16.3 PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan: BIL. PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan Dad Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA
- 187. 176176 Bab16 IPINDAH PERUNTUKAN 16.4TATACARA PINDAH PERUNTUKAN 16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut: a. Buku Tunai hendaklah dikemaskini. b. Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi bagi membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun. c. Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan mendesak. 16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun kewangan semasa. 16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang permohonan yang berkaitan. 16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di mana:- a. Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan. b. Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ. c. Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri yang berkenaan.
- 188. 177177 Bab16 IPINDAH PERUNTUKAN ■ 16.4.5Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:- a. Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan. b. Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri yang berkenaan. c. Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ. 16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza, tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:- a. Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan Kumpulan Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan diperolehi. b. Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan Kumpulan Wang yang ditambah. 16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN 16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai. Contoh: Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos 20xx.
- 189. 178178 Bab16 IPINDAH PERUNTUKAN Berikutadalah pelarasan dalam Buku Tunai:- BUTIRAN PERUNTUKAN BAYARAN JumlahDikurangkan (RM) TERIMAAN JumlahDitambah (RM) Teras 1,000.00 Wajib 1,000.00 16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti berikut :- (a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00 dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai pembayaran di lajur Teras. Penyata Penerimaan dan Pembayaran Bald awal Penerimaan Wajib 1,000.00 Pembayaran Teras 1,000.00 Bald Alchir
- 190. 179179 Bab16 IPINDAH PERUNTUKAN b.Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah hendaklah diambilkira sebagai pendapatan. a. Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang hendaklah diambilkira sebagai perbelanjaan. PenyataPendapatandan Perbelanjaan Pendapatan Wajib 1,000.00 Perbelanjaan Teras 1,000.00 Jumlah
- 191. Lampiran 16-1Lampiran 16-1 PERMOHONANPINDAH PERUNTUKAN BANTUAN PER KAPITA (PCG) Nama Sekolah Kod Sekolah BUTIRAN PERUNTUKAN JUMLAH DIKURANGKAN (RM) JUMLAH DITAMBAH (RM) JUMLAH 1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun) a. Baki pada 1 Januari RM b. Peruntukan semasa RM c. Tambah (pindah peruntukan) RM d. Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM e. Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM f. Tanggungan yang belum selesai RM g. Tanggungan yang diperlukan masa depan RM h. Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM i. Sebab — sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan jurnlahnya: 2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun) a. Bakipada1 Januari b. PeruntukanSemasa RM RM
- 192. Lampiran 16-2 c. Pengurangan(Pindah Peruntukan) RM a. Peruntukan dipinda (a+b-c) RM b. Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM c. Tanggungan yang belum selesai RM d. Baki (d-e-f) RM e. Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya. Tarikh • Tandatangan Ketua Bidang / Panitia (UNTUK KEGUNAAN PENGURUS SEKOLAH) PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN Guru Besar / Pengetua
- 193. Lampiran 16-2 PERMOHONAN PINDAHPERUNTUKAN KUMPULAN WANG SEKOLAH Nama Sekolah Kod Sekolah KUMPULAN WANG SEKOLAH BUTIRAN PERUNTUKAN JUMLAH DIKURANGKAN (RM) J U M L A H DITAMBAH (RM) JUMLAH 1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun) a. Baki pada 1 Januari RM b. Peruntukan semasa RM c. Tambah (pindah peruntukan) RM d. Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM e. Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM f. Tanggungan yang belum selesai RM g. Tanggungan yang diperlukan masa depan RM h. Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM i. Sebab — sebab peruntukantambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan jurnlahnya: 2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun) a. Bakipada 1 Januari b. PeruntukanSemasa RM RM
- 194. c. Pengurangan (PindahPeruntukan) RM a. Peruntukan dipinda (a+b-c) RM b. Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM c. Tanggungan yang belum selesai RM d. Baki (d-e-f) RM e. Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya. Tarikh • Tandatangan Pengurus sekolah (UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB) PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN Pegawai Yang Meluluskan
- 195. Bab 17 ITAKRIFAN Berikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini: Bil Perkara Takrifan AP Arahan Perbendaharaan ABT Akaun Belum Terima ABB Akaun Belum Bayar 4 Baki b/h Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan atau ke mukasurat berikutnya. Baki b/b Baki bawa ke bawah dari tahun/bulan atau mukasurat sebelumnya. Cek Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank bagi membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan daripada pemegang akaun semasa Cek Tamat Tempoh Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada tarikh cek dikeluarkan Deposit diterima Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang- undang atau perjanjian dan dibayar balik apabila maksud tersebut telah dicapai. Deposit dibayar Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang- undang atau perjanjian dan diterima semula apabila maksud tersebut telah dicapai DKS Dokumen Kewangan Sekolah Ketua PTJ Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah (i) Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan bagi Sekolah Berasrama Penuh. ii. P enga rah Baha gian Suka n
- 196. 185185185 bagi Sekolah Seni iv.Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan Sekolah Menengah Vokasional i. Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi Sekolah Pendidikan Khas; dan ii. Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah Rendah dan Menengah harian. iii. Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi Sekolah Agama Bantuan Kerajaan 12. KPTKetua Pembantu Tadbir 1. MAMPU UnitPemodenan TadbirandanPerancangan Pengurusan Malaysia 2. Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM. 3 . P I B G Persatuan Ibu Bapa dan Guru 4. PKK Pusat Khidmat Kontraktor, Kementerian Pembangunan Usahawan. 5. Pegawai Pengawal Ketua Setiausaha,KPM 6. Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi memungut, menerima atau mengakaun wang awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar, melupus atau mengakaun aset awam. 7. PendaftarPengarah Jabatan Pelajaran Negeri 8. PenghutangPihak yang berhutang dengan sekolah 9. Pengurus SekolahPengetua/GuruBesar;atau
- 197. 186186 Pemungut Pengetua/Guru Besar PemiutangPihak yang memberi kredit atau memberi hutang kepada sekolah. PP Pekeliling Perbendaharaan PT Pembantu Tadbir PTJ Pusat Tanggungjawab Resit Dokumen rasmi bagi memperakukan setiap terimaan. Sekolah Kurang Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada Murid (SKM) 150 murid SPBPP & B Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian Pendaftaran Sekolah Dan Guru, KPM. (Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM) SPI Surat Pekeliling Ikhtisas SPK Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia SPKA Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan Tahun Kewangan Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama Vot Sejumlah peruntukan yang diakaunkan dalam akaun PTJ
- 198. BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN PELAJARANMALAYSIA Aras8,10&11,Blok E12, Kompleks E PusatPentadbiranKerajaanPersekutuan 62604 Putrajaya Tel:03-88846000Faks:03-88886240/88721427 Web:http://www.moe.goy.my/ba