Outlook2010 tieng viet

[Type text]
www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server

Phiên b n th nghi m – Lưu hành n i b - Microsoft Vietnam
1
M c l c:
CHƯƠNG I: LÀM QUEN V I OUTLOOK 2010................................................ 6
1. Làm quen Outlook 2010................................................................................. 6
a. Qu n lý nhi u tài kho n e-mail t m t nơi.................................................. 6
b. Social Networking Integration:................................................................... 6
c. Tìm hi u v Ribbon.................................................................................... 9
d. Thanh công c mini.................................................................................. 10
e. Calendar- l ch làm vi c............................................................................. 10
f. Tác d ng c a Contacts .............................................................................. 11
2. Các thao tác cơ b n......................................................................................... 11
a. Dùng nhi u tài kho n Outlook trên m t PC .............................................. 11
b. M t s khái ni m:..................................................................................... 15
c. G i email cho nhi u ngư i nhưng d u tên ngư i nh n.............................. 17
d. Đính kèm file vào Email........................................................................... 18
e. Chèn hình nh vào n i dung Email ........................................................... 19
f. Ch nh s a hình nh b n chèn vào Email.................................................... 20
g. Quan sát các file đính kèm trư c khi g i email......................................... 21
h. T o email tr l i t đ ng (auto reply) ....................................................... 21
i. Khôi ph c các message đã b xoá trong Outlook ...................................... 23
j. Tri u h i và s a thư…trót g i v i MS Outlook......................................... 28
k. S d ng nút voting ................................................................................... 32
l. Theo dõi e-mail g i đi............................................................................... 35
CHƯƠNG II: CÁC CÔNG C TI N ÍCH TRONG OUTLOOK ....................... 36
1. Tasks – nhi m v , tác v .............................................................................. 36
a. T o m t nhi m v (công vi c c n th c hi n) ............................................ 36
b. Đánh d u các nhi m v đã hoàn t t .......................................................... 37
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.info
i email cho nhii email cho nhi u ngưu ngưu ngư i nhưng di nhưng d u tên ngưu tên ngưu tên ngưu tên ngưu tên ngư i nhi nhi nhi nh n
d. Đính kèm file vào Emaild. Đính kèm file vào Emaild. Đính kèm file vào Emaild. Đính kèm file vào Email................................................................................................................................................................................................................................................................

2
2. Contact ........................................................................................................ 40
a. T o m t contact (thông tin liên h ) ........................................................... 40
b. T o Contact t email đã nh n................................................................... 41
c. T o Contact Group trong Microsoft Outlook............................................ 42
d. Chuy n danh b t Gmail vào MS Outlook 2010 ..................................... 45
3.T o ch ký cho Email .................................................................................. 51
a. N i dung ch ký Email ............................................................................ 51
b. Cách t o ch ký trong Email .................................................................... 52
c. Đưa hình nh vào ch ký.......................................................................... 54
d. Đưa Business Card vào ch ký................................................................. 55
e. Chèn m t ch ký t đ ng......................................................................... 55
f. Chèn ch ký b ng tay............................................................................... 56
4.Các tính năng khác....................................................................................... 56
a. Ưu tiên theo dõi email b ng c ................................................................. 56
b. Thay đ i các m c trong TO-DO BAR ...................................................... 57
c. Cách t t, m TO-DO BAR ....................................................................... 59
e. S p x p h p thư b ng màu s c ................................................................. 59
e. Đánh d u các Email b ng th màu Categories........................................... 62
f. T o các thư m c chuyên nghi p ................................................................ 66
x Cách t o thư m c ..................................................................................... 66
x Di chuy n các email vào thư m c v a t o ................................................ 66
x Di chuy n các Email vào thư m c b ng l nh............................................ 67
x T o quy t c nh n mail .............................................................................. 67
g. Cách th c t o và s d ng email m u ........................................................ 67
h. Sao lưu và ph c h i Rules trong Outlook ................................................. 70
Các tính năng khácCác tính năng khácCác tính năng khácCác tính năng khác................................................................................................................................................................................................................................................................
a. Ưu tiên theo dõi email ba. Ưu tiên theo dõi email ba. Ưu tiên theo dõi email ba. Ưu tiên theo dõi email b ng cng cng cng c ................................................................................................................................................................

3
i. Xóa các thư m c ch a Email..................................................................... 73
j. Tìm Email m t cách nhanh chóng ............................................................. 73
k. Tìm Email nhanh v i công c Instant Search............................................ 73
CHƯƠNG III: QU N LÝ H P THƯ C A B N V DUNG LƯ NG VÀ
LƯU TR .......................................................................................................... 75
1. Xác đ nh kích thư c h p thư và làm gi m dung lư ng................................. 75
a. Dung lư ng c a Email.............................................................................. 75
b. Xem dung lư ng h p thư.......................................................................... 75
c. Ki m tra dung lư ng các thư m c b ng Mailbox Cleanup......................... 77
d. Lưu các t p tin đã đính kèm vào đĩa ...................................................... 80
e. Xóa vĩnh vi n các Email ra kh i h p thư .................................................. 81
f. Tác d ng c a Junk Mail ............................................................................ 82
2. Di chuy n ho c sao chép tin nh n vào các thư m c cá nhân......................... 82
a. Căn b n v kho lưu tr ............................................................................. 82
b. Lưu các email vào thư m c cá nhân.......................................................... 84
c. Cách t o các thư m c cá nhân................................................................... 85
d. Cách ch n các subfolder trong thư m c cá nhân ....................................... 86
e. Di chuy n Email vào thư m c cá nhân...................................................... 87
f. Lưu tr emai ra đĩa................................................................................. 88
g. Phân lo i thư ............................................................................................ 90
3. Lưu tr các thư t cũ ................................................................................... 97
a. Làm quen v i AutoArchive ...................................................................... 97
b. Xác đ nh Email cũ trong AutoArchive...................................................... 98
g. Lưu tr Calendar ...................................................................................... 99
CHƯƠNG IV: S D NG L CH LÀM VI C M T CÁCH HI U QU .......... 101
1. Căn b n v Outlook Calendar .................................................................... 101
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infon vn vn vn v kho lưu trkho lưu trkho lưu trkho lưu trkho lưu trkho lưu trkho lưu tr ................................................................................................................................................................................................................................................................
b. Lưu các email vào thư mb. Lưu các email vào thư mb. Lưu các email vào thư m c cá nhânc cá nhân

4
a. T o các m c trong Calendar ................................................................... 101
b. Ki m tra Calendar .................................................................................. 104
c. Ch n l a cách l p bi u trong Calendar ................................................... 106
d. T o các cu c h n.................................................................................... 107
e. T o l ch cho các cu c h p....................................................................... 109
f. T o l ch cho vi c tham gia h i th o......................................................... 109
g. Ki m tra các nhi m v đã t o ra ............................................................. 112
h. Các ng d ng ngoài vi c g i Email trong Outlook ................................. 113
i. Hi n th l i các nhi m v ......................................................................... 113
j. Đi u ch nh nhi m v theo đ nh kỳ........................................................... 114
k. Ch n cách nh c nh ............................................................................... 115
l. Tô màu cho các h ng m c ....................................................................... 116
2. Xem và s d ng nhi u l ch làm vi c.............................................................. 117
a. T o m t Calendar m i ............................................................................ 117
b. Qu n lý các thư m c cá nhân.................................................................. 119
c. T o m t cu c h n nhi u Calendar........................................................ 119
d. T o nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane................................ 120
e. S d ng và chia s Calendar ................................................................... 120
CHƯƠNG V: QU N LÝ CÁC THÔNG TIN................................................... 128
a. T o các thông tin v b n thân ................................................................. 128
c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card.............................................. 129
d. Chuy n đ i các thông tin trên Business Card.......................................... 130
e. Đi u ch nh t t c trong Business Card..................................................... 132
f. G i Email có kèm theo Business Card .................................................... 133
g. Đính kèm Business Card trong ph n ch ký ........................................... 134
h. Khi thay đ i Business Card – tr l i m c Contacts ................................. 136
dddd ng nhing nhing nhing nhi u lu l ch làm vich làm vich làm vi c................................................................................................................................................................
t Calendar mt Calendar mt Calendar mt Calendar m ii ................................................................................................................................................................................................................................................................

5
i. T o kho ng tr ng trong Business Card .................................................... 137
Chương VI: Th thu t:...................................................................................... 138
1. Đ ng lưu nh ng gì quan tr ng trong h p thư "ph th i"............................. 139
2. Thư rác – thi t l p m t l n đ quên h n ..................................................... 139
3. G i thư s lư ng l n v i Word.................................................................. 140
4. T o h p thư tìm ki m................................................................................. 140
5.Sao lưu Microsoft Outlook không c n ph n m mmm....................................... 140
6.Skylook 2.0................................................................................................ 142
7.C u hình tài kho n gmail............................................................................ 142
8. M Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc .......................................... 145
9. Hi n th ngày tháng Calendar.................................................................. 146
10. S d ng ký t vi t t t cho ngày, gi ......................................................... 146
11. Tùy bi n thanh Ribbon............................................................................. 147
12. Thêm d li u l ch bi u vào email ............................................................. 148
13. B các add-in không c n thi t.................................................................. 148
14. Các phím t t............................................................................................. 149
15. Kéo và th b t c th gì........................................................................... 150
16. Kích ph i b t c th gì............................................................................. 150
17. Tìm ki m m i th .................................................................................... 150
18. T o các thư m c m cho b t c th gì ..................................................... 151
19. Ti t ki m th i gian th i gian, ch Download tiêu đ c a Email ................ 151
n thanh Ribbonn thanh Ribbon................................................................................................................................................................................................................................
lililili u lu lu lu l ch bich bich bich bi u vào emailu vào emailu vào emailu vào email ................................................................................................................................

6
CHƯƠNG I: LÀM QUEN V I OUTLOOK 2010
1. Làm quen Outlook 2010
a. Qu n lý nhi u tài kho n e-mail t m t nơi
B n có th d dàng qu n lý e-mail t h p thư nhi u. Đ ng b hóa các lo i
email c a nhi u tài kho n e-mail t các d ch v như Hotmail, Gmail ho c
ch là v b t kỳ nhà cung c p khác sang Outlook 2010.
b. Social Networking Integration:
Microsoft nh n ra xu hư ng phát tri n c a m ng xã h i nên đã thêm
Outlook Social Connector vào ng d ng Outlook 2010. Outlook Social
Connector có th v a xem mail, v a c p nh t tình tr ng, chia s t p tin
và hình nh. T đó giúp duy trì và m r ng m ng lư i xã h i c a b n t t
hơn. S xu t hi n Facebook add-in trong nh ng phiên b n đ u.
Cũng như các phiên b n Outlook trư c, ngư i dùng có th đ t trang
ch c a mình cho m t thư m c.

7
Qu n lý l ch t nay s đơn gi n và t t hơn Outlook 2007, kh năng
đ ng b đúng v i l ch hi n t i.
Bên c nh kho n ch nh giao di n ngư i dùng, s có thêm nhi u l a
ch n đ k t n i t i các d ch v bên ngoài, s n ph m và khách hàng.
H c t p phong cách t i gi n h t s c t Windows 7, giao di n làm
vi c Office 2010 đã g n gàng ch không còn l n x n như trư c.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.info

8
Windows Live Mail th t đáng khen, các Ribbon có th d dàng qu n
lý đ n, hi n th ho c bi n m t hoàn toàn.

9
Khi nâng c p lên phiên b n m i, ngư i dùng ch c n th c hi n thông
qua quá trình cài đ t.
Th m chí n u g b version cũ thì ph n setting v n đư c duy trì.
c. Tìm hi u v Ribbon
Giao di n m i c a Outlook 2010 có tên g i là Ribbon. N u b n
đã s d ng Microsoft Office Word 2010, các giao di n s quen
thu c v i b n hơn vì trong Outlook 2010 đư c so n th o d a
trên Word 2010, các l nh trong Word s có s n khi b n so n
so n n i dung trên Outlook.
Ribbon c a outlook 2010 đư c s p x p như sau:
1 Tabs: các giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hình
trên là giao di n c a tab Message. Trong các tab là các l nh và
các nút l nh.
2 Groups: M i Tab có các l nh liên quan đ n nhau, ta có th
gom thành m t nhóm (group). Ví d hình trên là nhóm Basic
Text.
3 Trong h p Font ch có ch a các ki u ch dùng đ đ nh d ng
các ki u ch .
các giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hìnhcác giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hìnhcác giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hìnhcác giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hìnhcác giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hìnhcác giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hìnhcác giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hìnhcác giao di n đư c t o ra t các Tab khác nhau. hình
trên là giatrên là giatrên là giatrên là giao di n c a tabo di n c a tabo di n c a tabo di n c a tab MessageMessageMessageMessage. Trong các tab là các l nh và. Trong các tab là các l nh và. Trong các tab là các l nh và. Trong các tab là các l nh và. Trong các tab là các l nh và. Trong các tab là các l nh và
các nút l nh.các nút l nh.các nút l nh.các nút l nh.

10
d. Thanh công c mini
Thanh công c mini giúp ngư i dùng đ nh d ng văn b n thu n l i và
nhanh chóng hơn.
1 Ch n văn b n c a b n b ng cách kéo chu t đ tô kh i, sau đó
Click chu t ph i, thì thanh công c s hi n ra.
2 Thanh công c s xu t hi n chìm trên n n văn b n. N u b n tr
đ n nó, nó s hi n n i lên và b n có th s d ng nó đ đ nh d ng
văn b n.
e. Calendar- l ch làm vi c
Tính năng Calendar c n thi t cho ai thư ng xuyên ph i s p x p th i gian
g p khách hàng, h i h p. Ngư i dùng còn có tùy ch n nh c l ch làm vi c
theo gi , theo ngày (dòng nh c nh hi n trên màn hình theo l ch h n)…
Thông tin l ch làm vi c c a t ng cá nhân trên thư m c dùng chung còn giúp
ngư i dùng bi t đ ng nghi p khi nào b n công tác, ngh m…

11
f. Tác d ng c a Contacts
B n có nhi u m i quan h , b n không th nh h t ngh nghi p, đ a
ch … c a t ng ngư i. Trong Outlook 2010, Contacts có tác d ng
lưu tr thông tin c a đ i tác c a b n, đ d dàng cho vi c tìm ki m.
B n có th lưu b t kỳ thông tin c a ai trong Contacts.
2. Các thao tác cơ b n
a. Dùng nhi u tài kho n Outlook trên m t PC
thông tin cthông tin c n, đn, đ dàng cho vidàng cho vidàng cho vidàng cho vi
lưu blưu blưu blưu b t kt kt kt kỳỳỳ thông tin cthông tin cthông tin cthông tin cthông tin cthông tin c a ai trong Contacts.a ai trong Contacts.a ai trong Contacts.a ai trong Contacts.a ai trong Contacts.a ai trong Contacts.

12
Show Profiles
Nh n nút Add
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infon nút Addn nút Addn nút Addn nút Add

13

14

15
b. M t s khái ni m:
Các giao th c g i và nh n Email
a. SMTP (t ch Simple Mail Transfer Protocol) -- hay là giao th c chuy n
thư đơn gi n. Đây là m t giao th c lo v vi c v n chuy n email gi a các
máy ch trên đư ng trung chuy n đ n đ a ch nh n cũng như là lo vi c
chuy n thư đi n t t máy khách đ n máy ch . H u h t các h th ng thư
đi n t g i thư qua Internet đ u dùng giao th c này. Các m u thông tin có
th đư c l y ra b i m t email client. Nh ng email client này ph i dùng giao
th c POP hay giao th c IMAP.
b. IMAP (t ch Internet Message Access Protocol) -- hay là giao th c truy
nh p thông đi p (t ) Internet. Giao th c này cho phép truy nh p và qu n lý
các m u thông tin v t các máy ch . V i giao th c này ngư i dùng email
có th đ c, t o ra, thay đ i, hay xoá các ngăn ch a, các m u tin đ ng th i

16
có th tìm ki m các n i dung trong h p thư mà không c n ph i t i các thư
v .
c. Phiên b n m i nh t c a IMAP là IMAP4 tương t nhưng có nhi u ch c
năng hơn giao th c POP3. IMAP nguyên thu đư c phát tri n b i đ i h c
Standford năm 1986.
d. POP (t ch Post Office Protocol) -- hay là giao th c phòng thư. Giao
th c này đư c dùng đ truy tìm các email t m t MTA. H u h t các MUA
đ u dùng đ n giao th c POP m c dù m t s MTA cũng có th dùng giao
th c m i hơn là IMAP.
Hi n có hai phiên b n c a POP. Phiên b n đ u tiên là POP2 đã tr thành
tiêu chu n vào th p niên 80, nó đòi h i ph i có giao th c SMTP đ g i đi
các m u thông tin. Phiên b n m i hơn POP3 có th đư c dùng mà không
c n t i SMTP.
- M c Inbox: Là h p thư đ n, cho bi t s lư ng thư đã g i đ n, khi ch n
m c này thì khung gi a hi n ra tên, đ a ch , tiêu đ n i dung,… h p thư c a
ngư i g i đ n.
- M c Drafts: Là m c lưu các n i dung thư đã so n nhưng chưa hoàn ch nh
và không g i đi.
- M c Outbox: Là h p thư đi, s lưu đ a ch , n i dung thư đã g i đi (chú ý là
ph i có xác l p cho m c này, n u không s không lưu).
- M c Sent Items: Là m c lưu các n i dung thư đã g i đi thành công
- M c Deleted Items: Các thư đã xóa, khi xóa thư thì đ a ch và n i dung
thư đã xóa s chuy n sang m c này ch chưa xóa h n kh i mail. N u mu n

17
xóa h n kh i mail thì click ph i chu t t i m c này và ch n Empty Deleted
Items.
- M c Junk E-mail: l c các email qu ng cáo, Spam hay nh ng thư đi n t
không m i mà đ n
- M c Outbox: Là h p thư đi, s lưu đ a ch , n i dung thư đã g i đi (chú ý là
ph i có xác l p cho m c này, n u không s không lưu).
- M c RSS Feeds: RSS (Really Simple Syndication) D ch v cung c p
thông tin c c kì đơn gi n. Dành cho vi c phân tán và khai thác n i
dung thông tin Web t xa (ví d như các tiêu đ , tin t c). S d ng
RSS, các nhà cung c p n i dung Web có th d dàng t o và ph
bi n các ngu n d li u ví d như các link tin t c, tiêu đ , và tóm t t.
M t cách s d ng ngu n kênh tin RSS đư c nhi u ngư i ưa thích là
k t h p n i dung vào các nh t trình Web (weblogs, hay "blogs").
Blogs là nh ng trang web mang tính các nhân và bao g m các m u
tin và liên k t ng n, thư ng xuyên c p nh t.
c. G i email cho nhi u ngư i nhưng d u tên ngư i nh n
Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1
thư cho r t nhi u ngư i cùng lúc mà th i gian g i đi cũng không khác g i
cho 1 ngư i. Thông thư ng, ta đ t t c đ a ch email c a ngư i nh n vào
m c To hay CC nhưng như v y thì nh ng ngư i nh n thư đ u th y toàn b
danh sách ngư i nh n, khá là b t ti n n u có ngư i mu n gi u đ a ch email
c a mình. Dư i đây là m t cách g i thư cho nhi u đ a ch nhưng gi u danh
sách đ a ch này không cho ngư i nh n thư xem.
M t thư đi n t thư ng có các m c: đ a ch ngư i nh n (To); ch đ c a
thư (Subject); b n sao đ ng g i thư ng (Cc - Carbon Copy), b n sao đ ng
g i bí m t (Bcc - Blind Carbon Copy). Khi b n g i thư đi, t t c nh ng gì
ghi trong m c To, Cc và Subject s đư c hi n th đ y đ trong e-mail c a
ngư i nh n. Riêng n i dung trong m c Bcc s không đư c hi n th trong
thư khi nh n.
Chú ý: khi có nhi u đ a ch trong các m c To, Cc, Bcc; các đ a ch ph i
cách nhau b ng d u ch m ph y. Không nên g i cho quá nhi u đ a ch cùng
lúc vì các nhà cung c p d ch v s ngăn ch n vì tư ng là b n đang gieo r c
thư rác. T t c các d ch v Web mail đ u cung c p s n tính năng Bcc trong
c a s so n th o email.
- Trong c a s so n th o emai c a Outlook, b n m menu Options r i
ch n View Bcc.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoThư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1Thư đi n t (email) có 1 đi m ưu vi t so v i thư thư ng là ta có th g i 1
thư cho r t nhi u ngư i cùng lúc mà th i gian g i đi cũng không khác g ithư cho r t nhi u ngư i cùng lúc mà th i gian g i đi cũng không khác g ithư cho r t nhi u ngư i cùng lúc mà th i gian g i đi cũng không khác g ithư cho r t nhi u ngư i cùng lúc mà th i gian g i đi cũng không khác g ithư cho r t nhi u ngư i cùng lúc mà th i gian g i đi cũng không khác g ithư cho r t nhi u ngư i cùng lúc mà th i gian g i đi cũng không khác g i

18
d. Đính kèm file vào Email
B n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: file
Word, Exel) b n làm các bư c sau:
1 Nh p đ a ch ngư i nh n Email h p TO
2 Nh p tiêu đ Email h p Subject
3 Nh p vào bi u tư ng Attach file,
ch n đư ng d n đ n nơi lưu tr file đó, ch n file b n mu n g i.
Nh n Insert ho c phím Enter.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: fileB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: fileB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: fileB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: fileB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: fileB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: fileB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: fileB n mu n đính kèm file nào đó vào thông báo b n g i đi (VD: file
Word, Exel) b n làm các bư c sau:Word, Exel) b n làm các bư c sau:Word, Exel) b n làm các bư c sau:Word, Exel) b n làm các bư c sau:Word, Exel) b n làm các bư c sau:Word, Exel) b n làm các bư c sau:

19
4 B n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sau
đó nh n vào nút Send, Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm.
e. Chèn hình nh vào n i dung Email
- T o email m i
- Ch n Tab Insert, click ch n Picture trong nhóm Illustrations
Ch n m t ho c nhi u hình đ chèn vào trong n i dung email
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sauB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sauB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sauB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sauB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sauB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sauB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sauB n có th nh p ho c không nh p n i dung email mu n g i, sau
đó nh n vào nútđó nh n vào nútđó nh n vào nútđó nh n vào nút SendSendSendSend, Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm., Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm., Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm., Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm., Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm., Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm., Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm., Email đã đư c g i đi cùng file đính kèm.

20
f. Ch nh s a hình nh b n chèn vào Email
Đ ch nh s a hình nh b n làm các bư c sau:
1 Ch n hình nh b n đã đưa vào trong email.
2 B n s th y hình nh xu t hình trên giao di n và các công c xung quanh
nó.
3 B n dùng các công c này đ ch nh s a hình nh theo ý c a b n.
B n cũng có th s d ng các công c trên v i bi u đ , b n v , sơ đ ho c
tin nh n.
a hìnha hìnha hìnha hình nh bnh b n chèn vào Emailn chèn vào Emailn chèn vào Emailn chèn vào Email
a hìnha hìnha hìnha hình nh bnh bnh bnh b n làm các bưn làm các bưn làm các bưn làm các bưn làm các bư c sau:c sau:c sau:c sau:

21
g. Quan sát các file đính kèm trư c khi g i email
Trong Outlook 2010s7, khi b n nh n đư c các tài li u đính kèm ta có th
quan sát các file này trư c khi m chúng ho c lưu v đĩa. Nó giúp cho
máy tính c a b n an toàn hơn, tránh lưu v các mã đ c.
Đ xem đư c các file này ta nh n vào bi u tư ng file đó (như hình trên).
B n có th quan sát các file đó c a s đ c (c t bên trái Outlook).
h. T o email tr l i t đ ng (auto reply)
Khi b n đi công tác không check mail đư c, n u nh n đư c thư mà
b n mu n t đ ng g i thư trong Inbox đ n m t đ a ch thư đ nh
trư c, trong MS Outlook không h tr nhưng có th cài thêm
chương trình đ có ch c năng này là Auto Reply
File >Info > Automatic Replies
quan sát các file đóquan sát các file đóquan sát các file đóquan sát các file đó cc a s đđ c (cc (cc (cc (c t bên trái Outlook).t bên trái Outlook).t bên trái Outlook).t bên trái Outlook).
o email tro email tro email tro email tr l i ti ti ti t đđđ ng (auto reply)ng (auto reply)ng (auto reply)ng (auto reply)

22
Hi n th h p tho i Automatic Replies > Ch n I am currently Out of the
Office
Nh p n i dung vào khung “AutoReply only once to each sender with the
following text”.
N u mu n s d ng thêm đi u ki n đ tr l i email t đ ng ch n vào nút
Add Rule…

23
Sau cùng nh n nút OK
i. Khôi ph c các message đã b xoá trong Outlook
Cách khôi ph c các file b xoá m c lưu tr mailbox và trong Public
Folders trong môi trư ng Exchange Server.
Chú ý:
Phương th c này không ch đư c dùng đ ph c h i thư hay tin nh n b xoá.
Đây có th đư c coi là m t chương trình ph c h i, gi m th i gian khôi ph c
cho các ph n t b xoá dù không ph i là gi i pháp sao lưu hoàn ch nh.
Chương trình này có th đư c dùng v i các gi i pháp sao lưu Exchange
Server ho c thành ph n khác như Recovery Storage Groups (Các nhóm lưu
tr khôi ph c), Restore online and offline (Khôi ph c tr c tuy n và phi tr c
tuy n).
Hi u v xoá m m và xoá c ng trong môi trư ng Exchange Server
Có hai ki u xoá d li u trong môi trư ng Exchange Server: xoá m m và
xoá c ng
Xoá m m: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s b
chuy n vào thư m c Deleted Items.
Xoá c ng: là khi d li u b xoá hoàn toàn b ng cách n t h p phím SHIFT
+ DELETE và d li u t đ ng đư c lo i b kh i c ng máy.
Các thư thư ng b xoá c ng trong trư ng h p:
x n t h p phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook đ xoá
thư.
x Làm vi c trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4)
ho c client khác không có ch đ t đ ng chuy n thư b xoá vào thư
m c Deleted Items.
x Chuy n thư sang đ nh d ng file PST.
C u hình Exchange Server
Trư c khi nghĩ v khôi ph c d li u thì chu n b cách th c duy trì nó
như th nào cũng h t s c quan tr ng. M c đ nh Exchange Server cho
phép lưu l i các thư b xoá trong 7 ngày và t t c các tài kho n b xoá
trong 30 ngày. B n có th t ch nh l i th i gian gi i h n n u th y c n,
nhưng ph i đ m b o có đ dung lư ng đĩa tr ng đ lưu tr các file đã b
xoá cùng v i lư ng ngày tăng lên.
: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s: là khi d li u b xoá b ng phím DELETE và các d li u đó s
chuy n vào thư m c Deleted Items.chuy n vào thư m c Deleted Items.chuy n vào thư m c Deleted Items.chuy n vào thư m c Deleted Items.chuy n vào thư m c Deleted Items.chuy n vào thư m c Deleted Items.
: là khi d li u b xoá hoàn toàn b ng cách n t h p phím SHIFT: là khi d li u b xoá hoàn toàn b ng cách n t h p phím SHIFT: là khi d li u b xoá hoàn toàn b ng cách n t h p phím SHIFT: là khi d li u b xoá hoàn toàn b ng cách n t h p phím SHIFT

24
T t c các thi t l p này m c lưu tr mailbox, có th th c hi n theo các
bư c sau:
1. M Exchange System Manager
2. Vào Administrative Groups
3. M r ng
4. Vào Servers
5. M r ng
6. M r ng
7. Kích ph i chu t lên , ch n Properties > Limits
Hình 1: Các thu c tính trong Mailbox Store, xác
đ nh s ngày lưu các file b xoá trong h p lưu tr
mailbox.
x Thi t l p này đư c đ t m c lưu tr mailbox. Như th có nghĩa là
ngư i dùng s có 7 ngày đ ph c h i các thư b xoá c ng. Nhưng
nhi u trư ng h p n u ngư i dùng là nh ng ngư i đ c bi t như các

25
nhà qu n lý, các giám đ c công ngh …, b n có th thay đ i giá tr
thông s như sau:
M Active Directory Users and Computers, kích đúp vào ngư i
dùng, ch n tab Exchange General > Storage Limits. Trong h p tho i
Storage Limits m ra (hình 2), chúng ta có th thay đ i các giá tr
ngày khác cho t ng đ i tư ng ngư i dùng. (Trong ví d này s ngày
đư c đưa ra cao hơn).
Thay đ i các thi t l p m c đ nh cho t ng ngư i dùng
c th
Khôi ph c các message đã b xoá trong Outlook
M c đ nh, t t c các message đã b xoá và đưa vào thư m c Deleted Items
có th đư c ph c h i client Outlook (máy c a ngư i dùng). Chương trình
này đư c g i là xoá m m.
Đ làm đi u đó, b n vào Tab Folder > "Recover deleted items"

26
Hi n th h p tho i "Recover deleted items"
Trong h p tho i hi n t t c các ph n t b xoá bên trong thư m c Deleted
Items. B n s th y hai l a ch n: xoá vĩnh vi n các message đư c ch n (nút
th ba) ho c ph c h i chúng (nút th hai) tr l i thư m c ban đ u (thư m c
Deleted Items).
M c đ nh, thành ph n trên ch làm vi c v i thư m c Deleted Items (xoá
m m). N u m t message b xoá b ng t h p phím Shift + Delete (xoá c ng)
t thư m c khác, nó s không xu t hi n trong ph n Recover Deleted Items
c a thư m c Deleted Items. M t trư ng h p ph bi n khác: khi ngư i dùng
chuy n các message t mailbox (Inbox, Sent Items) thành d ng file ".pst",
các message này cũng không đư c lưu trong thư m c xoá t m th i.
Trong trư ng h p đó b n có th ph c h i l i b ng cách ch nh s a thanh ghi:
b sung thêm thành ph n DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho
phép th c hi n khôi ph c các ph n t b xoá (Recover Deleted Items ) trên
t t c thư m c Outlook.
Đ ch nh s a thanh ghi, th c hi n theo nh ng bư c sau:
1. Vào Start, ch n Run, gõ regedit r i ch n OK.
2. Vào
HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftExchangeCli
entOptions
3. Kích ph i chu t lên khung bên ph i r i vào New, ch n DWord Value, gõ
DumpsterAlwaysOn và đi n giá tr 1 vào đ k t thúc (Hình 5).
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoM c đ nh, thành ph n trên ch làm vi c v i thư m cM c đ nh, thành ph n trên ch làm vi c v i thư m cM c đ nh, thành ph n trên ch làm vi c v i thư m cM c đ nh, thành ph n trên ch làm vi c v i thư m cM c đ nh, thành ph n trên ch làm vi c v i thư m cM c đ nh, thành ph n trên ch làm vi c v i thư m c Deleted ItemsDeleted ItemsDeleted ItemsDeleted Items

27
4. Kh i đ ng l i Outlook.
B sung thêm giá tr DumpsterAlwaysOn
Sau khi thay đ i l i thanh ghi b n có th dùng thành ph n Recover Deleted
Items cho t t c các thư m c Outlook.
Chú ý:
Khi các message trong h p Inbox c a b n đư c đ dư i d ng file *.pst,
nh ng message nào đư c chuy n đi trong chương trình đ u đư c coi là xoá
c ng.
M t s m o khi s d ng thành ph n Recover Deleted Items
Dư i đây là tr l i cho m t s câu h i thư ng đư c đ t ra v Recover
Deleted Items.
M o 1: Có th khôi ph c các ph n t b xoá c ng trong thư m c có d u
cách như th nào?
Không có khó khăn gì, ch c n dùng ký t "%20" gi a các t . Dư i đây là
m t s ví d :
x M t ngư i Brazin có h p Inbox g i là: “Caixa de Entrada” có th
ph c h i các ph n t đã b xoá b ng cách dùng cú pháp sau:
http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=Sh
owDeleted
M o 2: Nh ng phiên b n nào c a Microsoft Outlook có ch c năng Recover
Deleted Items
cho t t c các thư m c Outlook.cho t t c các thư m c Outlook.cho t t c các thư m c Outlook.
Khi các message trong h p Inbox c a b n đư c đ dư i d ng file *.pst,Khi các message trong h p Inbox c a b n đư c đ dư i d ng file *.pst,Khi các message trong h p Inbox c a b n đư c đ dư i d ng file *.pst,Khi các message trong h p Inbox c a b n đư c đ dư i d ng file *.pst,

28
Đó là phiên b n t Microsoft Outlook 97 tr v sau
M o 3: Tôi có th ph c h i các Note và Contact b ng ch c năng Recover
Deleted Items không?
Có, nhưng b n s ph i dùng Outlook 2000 ho c phiên b n m i hơn. N u
b n đang dùng m t phiên b n cũ (Outlook 97 ho c 98) b n ch có th khôi
ph c đư c các ph n t mail.
Các message đã xoá b đưa ra ngoài nơi lưu tr t m th i Keep deleted
Items trong trư ng h p:
Khi các message đã xoá h t th i gian lưu tr t m th i trong Keep deleted
Items. B n nên dùng ch c năng Recovery Storage Group đ ph c h i l i d
li u.
j. Tri u h i và s a thư…trót g i v i MS Outlook
Ch c n m t cú click chu t là b n đã có th g i thông đi p qua
email đ n cho ngư i khác. Tuy v y, đôi khi s nhanh nh y đó
l i làm cho b n ph i kh s khi đã l tay g i đi n i dung thư
không mong mu n, g i nh m thư quan tr ng cho ngư i khác
mà không th nào ch nh s a hay l y l i đư c. Nhưng b n
không ph i lo l ng, MS Outlook s giúp b n gi i quy t khó khăn
đó trong nháy m t.
G i v lá thư trót g i
Trong MS Outlook, b n có th g i v m t lá thư đã (trót) g i b ng
m t th t c r t đơn gi n. Trư c tiên, c n b m vào m c Mail,
Ch n Sent Items. Khung bên ph i s li t kê các lá thư đã g i đi.
B n b m kép lên lá thư mu n thu h i đ m nó lên. Bây gi , b n
hãy vào m c Actions > Recall This Message…
mong mumong mu n, gn, g i nhi nhi nh m thư quan trm thư quan trm thư quan tr ng cho ngưng cho ngưng cho ngưng cho ngư
mà không thmà không thmà không thmà không th nào chnào chnào chnào ch nh snh s a hay la hay la hay la hay l y ly ly ly l i đưi đưi đưi đư c. Nhưng bc. Nhưng bc. Nhưng bc. Nhưng b
i lo li lo li lo li lo l ng, MS Outlook sng, MS Outlook sng, MS Outlook sng, MS Outlook sng, MS Outlook sng, MS Outlook s giúp bgiúp bgiúp bgiúp b n gin gin gin gi i quyi quy

29
C a s hi n lên cung c p các tuỳ ch n đ b n thu h i lá thư đã g i.
T i m c “Are you sure you want to”, b n đánh d u ch n “Delete
unread copies of this message” đ h th ng t đ ng thu h i l i lá
thư kia cho b n.
Tuy nhiên, không ph i lá thư nào cũng có th thu h i đư c, vì MS
Outlook hi n ch có kh năng thu h i các lá thư mà ngư i nh n chưa
đ c. Vì th , b n cũng nên thi t l p đ h th ng báo cho b n trong
trư ng h p thư đã đư c thu h i hay chưa thu h i, b ng cách đánh
d u ch n “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”.
Cu i cùng, nh n OK đ xác nh n.
S a thư đã g i
Đôi khi, b n vi t m t lá thư mà sau khi g i m i nh n ra đã g i…
nh m ngư i hay nh m n i dung. Nh ng thao tác dư i đây s giúp
b n thay đ i n i dung cho lá thư đó:
- B n m lá thư mu n s a n i dung, r i vào Action > Resend This
Message.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infop thư đã đưp thư đã đưp thư đã đưp thư đã đư c thu hc thu hc thu hc thu h i hay chưa thu hi hay chưa thu hi hay chưa thu hi hay chưa thu hi hay chưa thu h i, bi, bi, bi, b ng cách đánh
“Tell me if recall succ“Tell me if recall succ“Tell me if recall succ“Tell me if recall succ“Tell me if recall succ“Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”eeds or fails for each recipient”eeds or fails for each recipient”eeds or fails for each recipient”eeds or fails for each recipient”eeds or fails for each recipient”
i cùng, nh n OK đn OK đ xác nhxác nhxác nh n.n.

30
Sau khi n i dung lá thư hi n ra trong ph n c a s biên t p, b n tha
h ch nh s a l i n i dung r i g i đi thay th lá thư cũ trư c đó.
Xoá thư đã g i
B n mu n xoá lá thư đã g i l m cho ngư i khác, hay s a l i n i
dung thư đã g i đi? Chuy n ch ng có gì là khó v i MS Outlook! Đ u
tiên, b n cũng m lá thư đã g i, r i vào Action > Recall This
Message…
Trong c a s hi n ra, b n đánh d u ch n “Delete unread copies
and replace with a new message” đ h th ng thu h i l i thư đã
g i và thay th b ng lá thư m i; đánh d u ch n thêm “Tell me if
recall succeeds or fail for reach recipient” đ nh n thông báo v
k t qu ch nh s a thư đã g i đi. Cu i cùng, nh n OK. Ngay sau đó,
c a s so n thư s hi n ra và b n vi t l i n i dung m i cho lá thư dã
g i đi. Cu i cùng, b m Send đ g i l i. Lá thư cũ s đư c thu h i và
thay th b ng lá thư m i.
Hu …thư
CD4pro.info

31
Dĩ nhiên, đây không ph i là thư rác như b n có th hi n l m. Vi c
hu thư s gi ng m t d ng thư đi n t có l nh hu trong nó. Tư ng
tư ng như b n đ t m t “qu bom” h n gi trong thư, và nó s “n
tung” đ “phá hu ” b c thư khi đ n th i gian b n đ t l nh “gây n ”.
Sau khi gõ xong n i dung lá thư, b n nh n nút Options…; trong
dòng Delivery opitions,
B n đánh d u ch n Expires after r i đ nh th i gian hu thư – tương
t như đ nh th i gian g i thư trong tương lai v y.
Ch n xong, b n nh n OK đ xác nh n và nh n Send đ g i thư đi.
Khi đ n đúng ngày h n, thư s t hu và không còn d u v t đ thu
h i.

32
k. S d ng nút voting
Thu h i đáp t m t nhóm ngư i là m t cái gì đó r t ph bi n trong môi
trư ng văn phòng. Cho dù b n đang c g ng đ yêu c u lo i bánh pizza đ
đ t hàng cho m t cu c h p, ho c đi b phi u v ai s b k ti p, nh ng gì
b n c n là m t cu c thăm dò.
Nh ng gì b n có th không nh n ra đư c r ng n u b n đang s d ng
Outlook 2010 và Exchange t i nơi làm vi c, b n đã có m i th b n c n đ
g i ra m t cu c b u ch n thông qua email.
So n m t email m i trong Outlook, ch n tab Options và ch n Use Voting
Buttons. đây b n có th ch n m c đ nh ho c t o ra các câu tr l i c a
riêng b n cho câu h i thăm dò ý ki n.

33
N u b n ch n Custom ch c n gõ vào các tr l i b n mu n xu t hi n trong
lĩnh v c S d ng các nút bi u quy t, cách nhau b ng d u ch m ph y.
Bây gi b n có các tùy ch nh li t kê các câu tr l i.
Khi ngư i nh n m email, s có m t thông báo tư v n cho h đ đáp ng
b ng cách s d ng nút bình ch n bao g m các ph n ng tùy ch nh.

34
Sau khi ngư i nh n đã có nh ng s l a ch n c a mình m t h p s b t lên
xác minh, các cu c thăm dò ph n ng và tùy ch n đ thêm thông tin b
sung trong email.
Khi h tr l i b n s có m t lá c vào email tư v n cho h có đư c tr l i
các cu c thăm dò ... tương t như m t nh n đ c.
Đ xem các s t ng c ng c a các cu c thăm dò, b n có th m thư g c
trong thư m c tin nh n g i c a b n, và sau đó nh p vào nút Theo dõi. You'll
CD4pro.infoCD4pro.info

35
see a list of totals underneath the ribbon, and then a list below that of all the
responses. B n s th y m t danh sách các s t ng c ng bên dư i ribbon, và
sau đó m t danh sách dư i đây là c a t t c các ph n ng.
l. Theo dõi e-mail g i đi
Đã bao gi b n g p trư ng h p này chưa: b n có m t e-mail quan tr ng g i
cho m t ngư i b n, th nhưng đ i mãi ch ng th y h i âm. B n th t s t ru t
và nóng lòng mu n bi t h có đ c e-mail c a mình chưa, hay là e-mail
mình g i đi đã b th t l c, b máy ch mail ch n l i r i…
N u b n dùng chương trình Microsoft Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 đ
g i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi c
theo dõi e-mail g i đi th t đơn gi n vô cùng. V i tính năng Email Tracking
c a Microsoft Outlook, b n có th bi t đư c chính xác ngày gi e-mail đ n
đư c h p thư c a b n mình và ngày gi ngư i đó đ c thư c a mình.
Theo m c đ nh, tính năng này không có hi u l c. Đ s d ng nó, b n vào
Tab Options. Nh p ch n 2 checkbox:
- Request a Delivery Receipt: N u b n đánh d u vào l a ch n này, b n s
nh n đư c m t e-mail thông báo ngày, gi khi mail đ n đư c h p thư ngư i
nh n. Tuy nhiên, n u mailserver c a ngư i nh n không h tr tính năng này
thì cũng đành ch u thua.
- Request a Read Receipt: N u b n đánh d u vào l a ch n này, b n s nh n
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.info
N u b n dùng chương trình Microsoft ON u b n dùng chương trình Microsoft ON u b n dùng chương trình Microsoft Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 đutlook 2002, 2003, 2007, 2010 đutlook 2002, 2003, 2007, 2010 đutlook 2002, 2003, 2007, 2010 đutlook 2002, 2003, 2007, 2010 đ
g i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi cg i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi cg i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi cg i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi cg i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi cg i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi cg i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi cg i nh n thư và ngư i b n c a b n cũng dùng chương trình này thì vi c
mail g i đi th t đơn gi n vô cùng. V i tính năng Email Trackingmail g i đi th t đơn gi n vô cùng. V i tính năng Email Trackingmail g i đi th t đơn gi n vô cùng. V i tính năng Email Trackingmail g i đi th t đơn gi n vô cùng. V i tính năng Email Trackingmail g i đi th t đơn gi n vô cùng. V i tính năng Email Trackingmail g i đi th t đơn gi n vô cùng. V i tính năng Email Tracking

36
đư c m t e-mail khi ngư i nh n đ c
Cu i cùng, b n so n thư và g i đi như bình thư ng.
CHƯƠNG II: CÁC CÔNG C TI N ÍCH TRONG OUTLOOK
1. Tasks – nhi m v , tác v
a. T o m t nhi m v (công vi c c n th c hi n)
Nhi u ngư i ít dùng ho c chưa bi t đ n tính năng qu n lý công vi c (Tasks)
c a MS Outlook: qu n lý công vi c c a chính mình, giao vi c cho nhân
viên và theo dõi đ c thúc nhân viên, bi t đư c hôm nay, ngày mai, tu n
t i… ph i làm gì, vi c gì ưu tiên, vi c gì đã giao mà chưa xong… S d ng
tính năng này, ngư i dùng đã h c và áp d ng đư c 2 k năng “m m” là
qu n lý và y thác công vi c.
Outlook giúp b n qu n lý, nh c nh các nhi m v mà b n đã đ ra.
Đ t o nhi m v b n th c hi n theo các bư c sau:
1 Nh p nút Tasks trong Navigation Bar.
Danh sách các tác v xu t hi n.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.info
Danh sách các tác v xu t hi n.

37
2 Nh p text ghi là Type a New Task.
Các t bi n m t, và b n th y con tr (m t đư ng nh p nháy).
3 Gõ nh p tên c a nhi m v
Nhi m v xu t hi n trong kh i bên dư i dòng Subject trên Task
List
4 Nh n phím Enter.
Nhi m v m i di chuy n xu ng Task List v i các nhi m v khác
khác.
b. Đánh d u các nhi m v đã hoàn t t
CD4pro.info

38
Các nhi m v khi hoàn thành xong b n có th xóa nó đi, nhưng hãy đánh
d u nh ng nhi m v đã hoàn thành thay vì xóa nó, như v y s hay hơn.
Đ đánh d u m t nhi m v đã hoàn t t, làm theo các bư c sau:
1 Nh p nút Tasks trong Navigation Pane (hay nh n Ctrl+4).
Module Tasks m .
2 Nh p các t Simple List trong m c Current View c a Navigation Pane.
ng nhi m vm vm v đã hoàn thành thay vì xóa nó, như vđã hoàn thành thay vì xóa nó, như vđã hoàn thành thay vì xóa nó, như vđã hoàn thành thay vì xóa nó, như vđã hoàn thành thay vì xóa nó, như vđã hoàn thành thay vì xóa nó, như v y s
u mu m t nhit nhit nhit nhi m vm vm vm vm vm v đã hoàn tđã hoàn tđã hoàn tđã hoàn t tt, làm theo các bư, làm theo các bư, làm theo các bư, làm theo các bư c sau:c sau:

39
3 Nh p h p k bên tên nhi m v mà b n mu n đánh d u đã hoàn t t. H p
trong c t th hai k t bên trái là h p b n c n đánh d u ki m. Khi đánh d u
ki m vào h p, tên c a nhi m v thay đ i màu và có m t đư ng th ng xuyên
qua nó. Như v y là b n đã đánh d u xong m t nhi m v hoàn t t.
nó. Như v y là by là by là by là b n đã đánh dn đã đánh dn đã đánh d u xong mu xong m t nhit nhi m vm vm vm vm v hoàn t

40
2. Contact
a. T o m t contact (thông tin liên h )
B n mu n lưu l i nhưng thông tin ngư i g i email cho b n, thì chính
Outlook là m t công c tuy t v i v qu n lý danh sách các tên và đ a ch và
nó d s d ng như s tay nh c a b n.
Đ nh p m t contact m i, nh n nút Contacts trong Navigation Pane, sau đó
nh p nút New trên thanh công c đ m form nh p New Contact. Đi n vào
các ch tr ng trên form và sau đó nh p Save and Close. .

41
b. T o Contact t email đã nh n
M ho c xem trư c e-mail có ch a tên mà b n mu n thêm vào danh sách
liên l c c a b n.
Nh p chu t ph i vào tên c a ngư i mà b n mu n, sau đó nh p Add to
Contacts.
Lưu ý: Trong Outlook, không có tùy ch n đ thêm thông tin liên l c t
đ ng vào Danh b ho c s đ a ch khi b n tr l i cho m t contact.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoo Contact to Contact to Contact to Contact t email đã nhemail đã nhemail đã nhemail đã nhemail đã nh nnn

42
c. T o Contact Group trong Microsoft Outlook
N u b n thư ng xuyên g i email trong cùng m t nhóm c a ngư i nh n, m t
Contact Group có th là m t th c t ti t ki m th i gian. Thay vì ph i thêm
m i đ a ch v i m i ngư i nh n, b n có th ch c n thêm các danh sách
phân ph i email c a b n là b n đã thêm vào t t c các đ a ch liên l c c a
nh ng ngư i c n g i ch trong m t bư c
1. Click Tab Home -> ch n New Contact Group.
2. T i khung Name: gõ tên Group
ng xuyên gng xuyên gng xuyên gng xuyên g i email trong cùng mi email trong cùng mi email trong cùng mi email trong cùng m t nhóm ct nhóm ct nhóm ct nhóm c a ngư
Contact GroupContact GroupContact GroupContact Group có thcó thcó thcó th là mlà mlà mlà m t tht th c tc tc tc t titi t kit kit kit ki m thm thm thm th i gian. Thay vì phi gian. Thay vì phi gian. Thay vì phi gian. Thay vì phi gian. Thay vì phi gian. Thay vì ph
i mi mi mi m i ngưi ngư i nhi nh n, bn, b n có thn có thn có th chch c n thêm các danh sáchn thêm các danh sáchn thêm các danh sách

43
3. Nhìn lên thanh Ribbon, click ch n Add Members.
4. Ch n From Address Book s xu t hi n
From Address BookFrom Address Book ss xuxu t hit hi n

44
5. Ch n contact mà b n mu n add vào group c a mìn, contact b n mu n
thêm vào s xu t hi n ngay khung Members textbox.
6. Sau khi đã ch n xong click OK
7. Click Save & Close.
8. B n mu n g i mail theo Group. B m Ctrl + N, c a s xo n th m ra
9. Đ g i đ n ai, các b n ch n Address book. c a s select name: contacs
hi n ra, ch n group mà b n mu n send, click OK

45
10. Ki m tra l i xem đã g i mail đ n các đ a ch trong group chưa
d. Chuy n danh b t Gmail vào MS Outlook 2010
B n đang s d ng Gmail theo d ng Webmail, nay l i mu n chuy n sang s
d ng v i Microsoft Outlook 2010 nhưng không mu n ph i nh p th công
t ng đ a ch e-mail vào contact? Cách đơn gi n nh t là trích xu t toàn b
contact trong Gmail đ đưa chúng vào Outlook 2010, cách th c hi n như
sau:

46
Kh i đ ng trình duy t Web r i đăng nh p vào tài kho n Gmail c n trích
xu t contact. Sau khi đăng nh p vào tài kho n Gmail, b n nh n chu t vào
liên k t Contacts n m trong khung bên trái.
Trong c a s contact v a hi n ra, b n nh n vào liên k t All Contact đ làm
xu t hi n t t c các contact hi n có r i nh n vào liên k t All khung th hai
bên ph i đ ch n t t c các contact v a hi n ra. Ti p t c, nh n chu t vào
liên k t Export.
Trong c a s Export, b n đánh d u ch n vào m c Everyone (All Contacts)
và m c Outlook CSV format (for importing into Outlook or another
application). Sau cùng nh n nút Export r i đ t tên và ch n nơi lưu tr cho
t p tin CSV s p t o (ví d contact.CSV). T p tin này s ch a toàn b
contact hi n có trong tài kho n Gmail.

47
Công vi c ti p theo c a b n là kh i đ ng Outlook 2010 > vào menu File >
ch n Open >Import.
CD4pro.info

48
Khi c a s Import and Export Wizard hi n ra, b n ch n Import from
another program or file r i nh n Next đ ti p t c.
Trong c a s Import a File, b n ch n Comma Separated Values (DOS) r i
nh n Next đ ti p t c.

49
Trong c a s ti p theo, b n nh n nút Browse trong m c File to import r i
ch n t p tin contact.CSV ch a toàn b contact đã trích xu t t Gmail. Đ ng
th i, đánh d u ch n vào ô Do not import duplicate items đ lo i b các
contact trùng l p. Nh n Next đ ti p t c.
u chu ch n vào ô Do not import duplicate items đn vào ô Do not import duplicate items đn vào ô Do not import duplicate items đn vào ô Do not import duplicate items đn vào ô Do not import duplicate items đn vào ô Do not import duplicate items đn vào ô Do not import duplicate items đn vào ô Do not import duplicate items đ
contact trùng lcontact trùng lcontact trùng lcontact trùng l p. Nhp. Nhp. Nhp. Nh n Next đn Next đn Next đn Next đ titititi p tp tp tp t c.c.c.

50
Trong c a s ti p theo, b n ch n thư m c s dùng đ lưu các contact s p
thêm vào, t t nh t nên ch n luôn thư m c Contacts c a Outlook 2010
Nh n Next đ ti p t c. Trong c a s cu i cùng, b n đánh d u ch n vào ô
Import “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nh n Finish đ hoàn
t t.
Import “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhImport “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhImport “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhImport “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhImport “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhImport “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhImport “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhImport “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nh n Finish đ

51
3. T o ch ký cho Email
Ch ký c a b n có th t đ ng đư c thêm vào thư g i đi, ho c b n có th t
thêm ch ký đ ch nh ng thư mà b n ch n.
a. N i dung ch ký Email
N i dung ch ký Email
Ch ký c a b n bao g m các thông tin v b n, các nhà kinh doanh thì
thư ng đ thông tin liên l c, đ các khách hàng và đ i tác c a h d
dàng liên l c v i h .
M t ch ký cũng có th bao g m m t thông đi p ti p th ho c th m chí
là m t nơi yêu thích đ th hi n giá tr hài hư c hay cá nhân
Thông tin trong m t email r t đơn gi n v i ch ký có th bao g m:
1 Tên c a b n.
2 Chuyên môn c a b n.
3 Đ a ch và s đi n tho i.
B n cũng có th thêm vào đ a ch Website, hay m t ch ký b ng tay.
Logo c a công ty, ho c hình nh c a mình.
Hình nh, hình nh, clip và ngh thu t có th làm ch m vi c g i Email.
Do đó dung lư ng c a các thông đi p b n thêm vào ph i tương đ i nh .
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoa ba ba ba b n bao gn bao gn bao gn bao g m các thông tin vm các thông tin vm các thông tin vm các thông tin vm các thông tin v bb n, các nhà kinh doanh thìn, các nhà kinh doanh thìn, các nhà kinh doanh thìn, các nhà kinh doanh thì

52
b. Cách t o ch ký trong Email
M m t tin nh n m i, trên tab Message, trong nhóm Include, nh p chu t
vào Signature, và sau đó b m vào Signatures.
Trên E-mail Signature tab, b m vào New.
Nh p tên cho ch ký, và sau đó nh n OK.

53
Trong h p tho i Edit signature, nh p văn b n mà b n mu n bao g m
trong ch ký
Đ đ nh d ng văn b n, ch n văn b n, và sau đó s d ng thanh công c bên
dư i đ đ nh d ng
p thop tho ii Edit signatureEdit signatureEdit signatureEdit signatureEdit signatureEdit signature, nh, nh p văn bp văn bp văn bp văn b n mà bn mà bn mà bn mà b n mun mun mun mu

54
c. Đưa hình nh vào ch ký
N u trong ch ký là m t hình nh ho c logo c a công ty, thì nó có tác d ng
giúp khách hàng d dàng nh n d ng v b n ho c công ty c a b n. Đ thêm
m t hình nh, nh p chu t vào nút Picture, ch n hình nh và nh n Insert.
Lưu ý hình nh có dung lư ng l n c n ph i resize l i trư c khi chèn.
B n có th thêm vào ch ký c a b n m t liên k t Website. Ví d : b n có th
s d ng đ qu ng cáo cho m t công ty c a b n, c a m t trang web ho c đ
ngư i nh n tr c ti p đ n m t đ a ch email. Đ liên k t b n nh n vào nút
Insert Hyperlink, ghi đ a ch b n c n link t i, nh n insert.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoký là mký là mký là mký là m t hìnht hìnht hìnht hình nh honh honh honh ho c logo cc logo cc logo cc logo c a công ty, thì nó có tác da công ty, thì nó có tác da công ty, thì nó có tác da công ty, thì nó có tác da công ty, thì nó có tác da công ty, thì nó có tác d
giúp khách hàng dgiúp khách hàng d dàng nhdàng nh n dn d ng vng v b n hon ho c công ty cc công ty c

55
d. Đưa Business Card vào ch ký
Business Card (ho c EBCs) là tính năng m i c a Outlook 2010, nó cho
phép b n d dàng chia s thông tin liên l c v i nh ng ngư i khác.
Sau khi t o m t s thông tin cho chính mình, b n s có m t Business Card
đ s d ng, sau đó b n có th đưa vào ch ký trong Email: Ch c n b m vào
nút Business Card trong Ch ký và h p tho i s hi n th như trong hình
trên.
M t EBC s thêm vào m t chuyên môn đ liên l c, ngư i nh n email có th
d dàng lưu thông tin liên l c c a b n, b i vì m t EBC có hai ph n: m t
hình nh và m t t p tin. T p tin đ nh d ng vCard (tiêu chu n cho vi c g i
và nh n thông tin liên l c trên internet), có nghĩa là thông tin liên l c, liên
k t v i các th s d dàng cho ngư i nh n đ ti t ki m th i gian.
e. Chèn m t ch ký t đ ng
Trên tab Message, trong nhóm Include , nh p chu t Signatures.
Bên dư i m c Choose default signature, Ch n e-mail account và
ch ký theo m c đ nh
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoiness Card (hoiness Card (hoiness Card (hoiness Card (ho c EBCs) là tính năng mc EBCs) là tính năng mc EBCs) là tính năng mc EBCs) là tính năng mc EBCs) là tính năng mc EBCs) là tính năng m i ci ci ci c a Outlook 2010, nó choa Outlook 2010, nó choa Outlook 2010, nó choa Outlook 2010, nó choa Outlook 2010, nó choa Outlook 2010, nó cho
dàng chia sdàng chia s thông tin liên lthông tin liên lthông tin liên lthông tin liên l c v i nh ng ngưng ngư i khác.

56
Trong New messages, nh p vào m t tài kho n e-mail mà b n mu n ch
ký làm m c đ nh.
N u b n mu n có m t ch ký m c đ nh khi tr l i ho c khi chuy n ti p
email, trong Replies /forwards, ch n ch ký. N u không b m (none).
f. Chèn ch ký b ng tay
N u b n đã t o ch ký trư c đó, b n s th y h li t kê đây
B m vào Signnature, ch n m t ch ký trong danh sách li t kê.
4. Các tính năng khác
a. Ưu tiên theo dõi email b ng c

57
Đánh d u b ng c cho Email có tác d ng phân bi t các Email, ho c làm d u
cho các Email quan tr ng. Đ đánh d u b ng c , hãy làm các bư c sau:
1 Nh p chu t ph i vào tiêu đ Email ch n Follow Up.
2 Sau đó ch n màu c .
Cách đơn gi n hơn, phía bên ph i c a tiêu đ Email có hình lá c m , ch
c n nh p chu t ph i đ ch n màu c đ đánh d u.
b. Thay đ i các m c trong TO-DO BAR
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infon hơn, phía bên phn hơn, phía bên phn hơn, phía bên phn hơn, phía bên phn hơn, phía bên ph i ci c a tiêu đa tiêu đ Email có hình lá cEmail có hình lá cEmail có hình lá cEmail có hình lá cEmail có hình lá cEmail có hình lá c
t pht pht pht ph i đi đi đi đ chchchch n màu cn màu cn màu cn màu c đ đánh dđánh dđánh dđánh d u.u.

58
Đ thay đ i các m c trong TO-DO BAR, hãy làm các bư c sau:
1 Nh n vào Contacts, thanh công c TO-DO BAR s xu t hi n bên ph i
Outlook.
2 Nh p text ghi là Type a New Task.
Các t bi n m t và b n th y con tr (m t đư ng nh p nháy).
3 Gõ nh p tên c a nhi m v . Nhi m v xu t hi n trong Task Lis c a To-Do
Bar
4 Nh n phím Enter.
Nhi m v m i di chuy n xu ng Task List c a To-Do Bar v i nh ng nhi m
v khác.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoi các mi các m c trongc trong TOTOTO DO BARDO BARDO BAR, hãy làm các bư, hãy làm các bư

59
c. Cách t t, m TO-DO BAR
N u b n thích công c TO-DO BAR, b n có th đưa nó ra màn hình
Outlook mà không c n ph i vào Contacts. Đ th c hi n b n làm theo cách
sau đây:
Nh n vào View, ch n TO-DO BAR, ch n Normal.
Đ n TO-DO BAR b n nh n Alt+ F2 ho c nh n vào Minimize the To-Do
Bar.
Đ t t TO-DO BAR b n nh n ALT + F2 ho c nh n Close TO-DO BAR
e. S p x p h p thư b ng màu s c
B n có th s p x p h p Inbox mail b ng vi c đánh d u màu s c. VD như
b n ch n màu xanh cho các Email g i t công ty, màu tím là các Email
c a b n h c và Màu đ là Email c a s p…
Vào Tab View > From > View Settings

60
H p tho i Advanced View Settings hi n th
Nh p ch n Conditional Formatting

61
Nh n nút Add, nhap vào Name: Tomau, click ch n Font và ch n ki u ch ,
kích thư c ch , màu đ cho Font ch .
Ch n Condition…, hi n th h p tho i bên dư i, click ch n From
Ch n tên ho c đ a ch ngư i g i email > OK
c đc đ a cha ch ngưngư i gi g i email > OKi email > OK

62
e. Đánh d u các Email b ng th màu Categories
Color Categories
M t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo i
thêm màu s c cho h . B n có th tùy ch nh mà đ i tư ng email có liên quan
đ n t ng lo i màu.
Thông báo s có thanh màu s c th lo i trên đ u trang và b n có th ph i
thanh nh p vào đ thay đ i màu s c.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo iM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo iM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo iM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo iM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo iM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo iM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo iM t cách khác tr c quan h u ích đ t ch c các bài vi t c a b n là lo i
thêm màu s c cho h . B n có th tùy ch nh mà đ i tư ng email có liên quanthêm màu s c cho h . B n có th tùy ch nh mà đ i tư ng email có liên quanthêm màu s c cho h . B n có th tùy ch nh mà đ i tư ng email có liên quanthêm màu s c cho h . B n có th tùy ch nh mà đ i tư ng email có liên quanthêm màu s c cho h . B n có th tùy ch nh mà đ i tư ng email có liên quanthêm màu s c cho h . B n có th tùy ch nh mà đ i tư ng email có liên quan

63
B n cũng có th Nh p chu t ph i vào tin nh n bên dư i ph n m c đ thay
đ i th lo i.
B n có th đ i tên t ng lo i thành b t kỳ ý nghĩa đ i v i b n.

64
B n có th mu n th c hi n m t th lo i m i cho thư khác nhau. Go to
Actions Categorize and All
Categories
Trên màn hình Color Categories ch n New nh p các lo i tên và màu s c,
b n cũng có th gán m t phím t t cho nó

65
Bây gi b n có th s p x p thông qua các thư email c a b n d a trên lo i
th

66
f. T o các thư m c chuyên nghi p
M c đích c a vi c t o các thư m c là đ phân lo i các Email vào nh ng
nhóm riêng bi t, và các Email s không còn n m l n l n v i nhau n a.
x Cách t o thư m c
Cách t o các thư m c này r t đơn gi n, ch nh n chu t ph i vào INBOX và
ch n New Folder, đ t tên cho thư m c v a t o và OK.
x Di chuy n các email vào thư m c v a t o

67
Sau khi đã t o ra m t thư m c, b n có th di chuy n các Email vào trong
thư m c đó. Email có th di chuy n vào thư m c này b ng cách kéo th
ho c nh n chu t vào tiêu đ Email, gi ch t chu t và di chuy n đ n các thư
m c và b n th chu t ra.
x Di chuy n các Email vào thư m c b ng l nh
Ngoài cách di chuy n các Email b ng cách kéo và th thì ta có th dùng
l nh đ làm công vi c này. Đ dùng l nh di chuy n b n th c hi n các bư c
sau:
1 Nh n chu t ph i vào tiêu đ Email.
2 Ch n Move To Folder.
3 Ch n thư m c b n mu n lưu
4 Ok
x T o quy t c nh n mail
g. Cách th c t o và s d ng email m u
N u s d ng m t d ng email thư ng ngày đư c g i l p đi l p l i cùng m t
d ng n i dung thì t t nh t b n nên t o m t email m u (template) đ đơn
gi n hóa công vi c. Nh ng m u email thư ng g p là: thông tin s n ph m,
báo cáo, tin nh n cho nhóm đ i tác... Đ t o m t email m u, ta th c hi n
như sau:
- Nh n ch n New trên thanh công c đ t o m t email m i. Trong giao di n
so n th o, b n đi n t t c nh ng thông tin, n i dung mà s đư c l p l i theo
hư ng khuôn m u. Ví d như: tiêu đ , đ a ch , các ph n li t kê, danh sách
và các b ng.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoNgoài cách di chuy n các Email b ng cách kéo và th thì ta có th dùngNgoài cách di chuy n các Email b ng cách kéo và th thì ta có th dùngNgoài cách di chuy n các Email b ng cách kéo và th thì ta có th dùngNgoài cách di chuy n các Email b ng cách kéo và th thì ta có th dùngNgoài cách di chuy n các Email b ng cách kéo và th thì ta có th dùngNgoài cách di chuy n các Email b ng cách kéo và th thì ta có th dùng
l nh đ làm công vi c này. Đ dùng l nh dil nh đ làm công vi c này. Đ dùng l nh dil nh đ làm công vi c này. Đ dùng l nh dil nh đ làm công vi c này. Đ dùng l nh di chuy n b n th c hi n các bư cchuy n b n th c hi n các bư c

68
- Nh n ti p vào nút Microsoft Office BuTSn (bi u tư ng logo c a Microsoft
Office), ch n Save As.
Trong h p tho i Save As, ta ch n Outlook Template (+.oft) ph n "Save
as type", đ t tên cho t p tin m u, ch n nơi lưu r i Save l i. Tùy thu c vào
phiên b n h đi u hành Windows mà MS Outlook 2010 có v trí lưu
template khác nhau.
+ Windows XP: thư m c Documents And SettingsTên tài kho nApplication
DataMicrosoftTemplates

69
+ Windows Vista: thư m c UsersTên tài
kho nAppDataRoamingMicrosoftTemplates
Có th t o nhi u template tùy ý và cùng chia s cho các ngư i dùng MS
Outlook khác trên cùng máy s d ng chung. Khi mu n s d ng các email
m u, ta ch n mũi tên k bên New Itém trên tab Home, ch n “More Items”,
ch n "Choose From...".
H p tho i “Choose Form” hi n th
CD4pro.infoCD4pro.info

70
Click ch n “User Template in File System” trong m c “Look In”
Sau khi m email m u, ch c n s a ch a l i thông tin, b sung hay thay đ i
nh ng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti t
ki m đư c r t nhi u th i gian.
h. Sao lưu và ph c h i Rules trong Outlook
Nh ng b n nào s d ng Microsoft Outlook ch c cũng đã t ng thi t l p các
Rule đ x lý email đi vào Inbox theo ý mu n c a mình. Đ i v i nhi u
ngư i, s lư ng Rule đư c t o ra khá l n và chi m m t m t kho ng th i
gian không nh . N u vì lý do gì đó mà ph i t o l i toàn b các Rule thì qu
là m t c c hình. Tôi hy v ng qua bài vi t nh này, các b n có th th c hi n
vi c sao lưu các Rule c a mình và ph c h i tr l i khi c n thi t.
1. Sao lưu:
T i thanh menu c a Outlook, các b n click ch n File -> Info -> ch n Rules
and Alert.
ng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti tng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti tng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti tng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti tng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti tng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti tng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti tng ph n n i dung theo yêu c u công vi c. B n s th y cách này ti t
ki m đư c r t nhi u th i gian.ki m đư c r t nhi u th i gian.ki m đư c r t nhi u th i gian.ki m đư c r t nhi u th i gian.

71
h p tho i v a hi n th ra, ch n Options.

72
Click nút Export Rules.
Ch n thư m c đ lưu file, đ t tên cho file r i b m nút Save. File đư c lưu
có d ng *.rwz.
2. Ph c h i:
Đ ph c h i l i Rule, các b n click nút Import thay cho nút Export.
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoClick nút Export Rules.Click nút Export Rules.

73
i. Xóa các thư m c ch a Email
B n có th xóa b thư m c ch a các email b ng cách: Click chu t ph i vào
thư m c mu n xóa, ch n Remove from Favorite Folders. Thư m c đó s
bi n m t. Đ ng lo l ng vì thư m c này v n trong h p Inbox, nó ch n đi
thôi.
j. Tìm Email m t cách nhanh chóng
Tìm Email m t cách nhanh chóng (phím t t Ctrl + E)
Các Email c a b n trong outlook r t nhi u, đôi khi b n c n tìm ki m m t
Email cũ nhưng b n không bi t Email đó n m đâu trong c ngàn Email
đư c lưu trong các thư m c. V i Outlook 2010 thì b n s không m t th i
gian đ tìm t ng Email n a.
k. Tìm Email nhanh v i công c Instant Search
V i công c Instant Search thi công vi c tìm ki m Email c a b n r t d
dàng, B n c n ph i có m t ít thông tin v Email b n c n tìm, b n có th ghi
CD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infoCD4pro.infong lo lng lo lng lo lng lo l ng vì thư mng vì thư mng vì thư mng vì thư mng vì thư m c này vc này vc này vc này v nnn trong htrong htrong htrong htrong h pppp InboxInboxInboxInbox

74
đ a ch Email ho c m t s t ng c a n i dung Email đó. T t c các k t qu
tìm th y s hi n ra m t cách nhanh chóng.
S d ng tìm ki m nâng cao
Ctrl+E-> tab Search->nhóm Options->Search Tools->Advanced Find
Hi n th h p tho i advanced Find, ch n các y u t đ tìm ki m.

75
CHƯƠNG III: QU N LÝ H P THƯ C A B N V DUNG LƯ NG
VÀ LƯU TR
1. Xác đ nh kích thư c h p thư và làm gi m dung lư ng
a. Dung lư ng c a Email
M t s d ch v email ho c các nhà cung c p h th ng qu n tr viên s
không cho phép b n g i ho c nh n Email có dung lư ng l n, do v y c n
ph i qu n lý dung lư ng c a Email.
b. Xem dung lư ng h p thư
Click ph i vào thư m c > Properties

76
Hi n th h p tho i Properties

77
Đ nhanh chóng tìm kích thư c c a h p thư riêng c a b n, s d ng c a s
danh m c chính đ chuy n sang thư m c xem kích c : nh n vào m c
Folder Sizes.
B n có th xem đư c dung lư ng c a các thư m c mà b n đã lưu. Thông
thư ng dung lư ng đư c tính b ng kilobyte (KB). Các m i quan h gi a
kilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng m t đơn v đo lư ng, b n có th đ i
các thông s đó v i nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte.
1.024 Megabyte = 1 Gigabyte.
c. Ki m tra dung lư ng các thư m c b ng Mailbox Cleanup
xem đưxem đưxem đưxem đư c dung lưc dung lưc dung lưc dung lư ng cng cng cng c a các thư ma các thư ma các thư ma các thư ma các thư m c mà bc mà bc mà bc mà b n đã lưu. Thôngn đã lưu. Thôngn đã lưu. Thôngn đã lưu. Thông
ng dung lưng dung lưng dung lưng dung lư ng đưng đưng đưng đư c tính bc tính bc tính bc tính b ng kilobyte (KB). Các mng kilobyte (KB). Các mng kilobyte (KB). Các mng kilobyte (KB). Các mng kilobyte (KB). Các mng kilobyte (KB). Các m i quan hi quan h
kilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng mkilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng mkilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng mkilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng m t đơn vt đơn v đo lưđo ng, b

78
B n có th xem dung lư ng các thư m c trong Mailbox Leanup.Vào tab
File->Info-> Ch n Cleanup Tools->Mailbox Cleanup. H p tho i Mailbox
Cleanup s hi n ra.

79
Click ch n View Mailbox Size…
View Mailbox Size…View Mailbox Size…View Mailbox Size…View Mailbox Size…View Mailbox Size…

80
d. Lưu các t p tin đã đính kèm vào đĩa
Sau khi xem qua dung lư ng c a các Email, b n s nh n th y r ng các
Email có dung lư ng l n thư ng bao g m nh ng tài li u đính kèm. N u c n
đ lưu tr các tài li u đính kèm trong h p thư. B n s d ng Lưu t p tin đính
kèm các l nh trên Microsoft Office nút trình đơn và lưu các tài li u đính
kèm vào m t s v trí thu n ti n trên đĩa c ng c a b n.
Sau khi đã lưu các t p đính kèm, b n có th xóa các Email không c n thi t
đó.

81
Trư c khi b t đ u lưu tài li u đính kèm vào đĩa c ng, ph i nh v trí đã lưu
đ sau này ngư i dùng có th xem l i các tài li u đó. Đ lưu t p tin đính
kèm vào đĩa b n làm theo cách sau:
1 M Email có ch a t p tin đính kèm.
2 Nh n vào Tab File
3 Sau đó b n ch n Save attachments.
4 Ch n đư ng d n đ lưu t p tin, sau đó nh p Ok
e. Xóa vĩnh vi n các Email ra kh i h p thư
M i khi b n xóa m t email, nó đi vào thư m c Deleted Items.Khi xoá nhi u
thì thư m c này có th phát tri n nhanh chóng và chi m nhi u dung lư ng,
do đó c n ph i làm s ch thư m c Deleted Items cũng như dung lư ng c a
toàn h p thư. B i v y, nên xóa vĩnh vi n các Email này ra kh i h p thư.
Cách xóa vĩnh vi n các Email đơn gi n nh t là vào thư m c Deleted Items,
b n s th y các Email xóa bên ngoài. Nh p chu t vào các Email này, nh n
chu t ph i ch n Delete.

Outlook2010 tieng viet

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (6)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Outlook2010 tieng viet

Similar to Outlook2010 tieng viet (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Outlook2010 tieng viet