Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Tổ Chức Bảo Quản Và Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty.

DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH VIỆT
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TẠI CÔNG TY TẠI CÔNG TY TNHH TMDV
SAO NAM VIỆT
GVHD :Nguyễn Thị Thúy Hưởng
SVTH :Trần Thị Thúy Oanh
Lớp :C111TK02
MSSV :21110991

TP. Hồ Chí Minh, Tháng 06 năm 2023

MỤC LỤC
PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV SAO NAM VIỆT..................................4
1.1.Quá trình hình thành và phát triển..................................................................................4
1.2.Chức năng, nhiệm vụ......................................................................................................5
1.3.Cơ cấu tổ chức................................................................................................................7
1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức....................................................................................................7
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận........................................................................7
1.3.2.1. Giám đốc..................................................................................................................7
1.3.2.2. Phó giám đốc ...........................................................................................................8
1.4.Nguồn lực lao động ........................................................................................................9
1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật.................................................................................................9
1.4.2.Cơ cấu lao động...........................................................................................................9
1.5.Một số kết quả sản xuất kinh doanh .............................................................................11
1.6.Thuận lợi, khó khăn......................................................................................................12
1.6.1. Thuận lợi...................................................................................................................12
1.6.2. Khó khăn...................................................................................................................13
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV SAO NAM VIỆT........................14
2.1.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự ..........................................................14
2.1.1 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................14
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ các thành viên..........................................................................15
2.2.Vị trí và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư – lưu trữ..........................................18
2.2.1.Vị trí và cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư-lưu trữ .................................18
2.2.2. Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ ....................................................20
2.2.3.Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên văn thư - lưu trữ...............................................21
2.3.Hoạt động của công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong công ty...22
2.3.1.Phân loại tài liệu lưu trữ ............................................................................................22
2.3.2.Xác định giá trị tài liệu ..............................................................................................23

2.3.3.Sắp xếp hồ sơ lưu trữ.................................................................................................23
2.3.4.Bảo quản tài liệu........................................................................................................24
2.3.5.Tổ chức sử dụng tài liệu ............................................................................................25
2.3.6.Sao lục tài liệu ...........................................................................................................25
2.3.7.Tiêu huỷ giấy tờ tài liệu.............................................................................................25
2.4.Nhận xét........................................................................................................................28
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC.....32
TỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
TNHH TMDV SAO NAM VIỆT.......................................................................................32
3.1.Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ ......................................................32
3.1.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản ......................................................................32
3.1.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính...............................................33
3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ ...................................34
3.3.Xây dựng kho lưu trữ tập trung ....................................................................................36
3.4.Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc.................................................................................38
3.5.Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ......................................................39
PHẦN 3: KẾT LUẬN ........................................................................................................42

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu
sắc đến các thầy, cô giáo Trường Cao Đẳng Bách Việt và các Anh chị ở Công ty
TNHH Sao Nam Việt đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết báo cáo thực
tập tốt nghiệp.
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời
gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Trường Cao Đẳng Bách Việt đến nay, em đã
nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô và bạn bè. Với lòng biết
ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến cô Nguyễn Thị Thúy Hưởng đã hết lòng và tâm huyết
của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại
trường.
Bước đầu đi vào thực tế để tìm hiểu về công tác thư ký văn phòng, kiến thức
của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là
điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy
Cô để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự
nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công ty TNHH Sao
Nam Việt luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
Giáo viên hướng dẫn

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
TP. HCM ngày tháng năm 2023
Giám Đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

1
PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì
văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách
của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các
ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần
thiết…Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để
quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư – lưu trữ là
cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm
của cơ quan.
Công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ đã trở thành một trong
những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt
thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong
đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ đảm
bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban
lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp
pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí
và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho
thấy công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất
cứ cơ quan, đơn vị nào.
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt em nhận thấy
công tác bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập. Do vậy
bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác văn thư -
lưu trữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tại
công ty tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt”.
2. Mục đính nghiên cứu đề tài:
+ Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ đặc biệt là công tác tổ chức bảo
quản và sử dụng tài liệu lưu trữ

2
+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài
liệu lưu trữ tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt để thấy được điểm mạnh, điểm
yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bảo
quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt.
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:
Thực tiễn hoạt động tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty TNHH
TMDV Sao Nam Việt. Cụ thể là:
+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty, đặc biệt là của
phòng Hành chính
+ Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ
tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt.
+ Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác tổ chức bảo quản và sử
dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những
hạn chế đó.
+ Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bảo
quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Báo cáo thực tập sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
+ Phương pháp duy vật biện chứng.
+ Phương pháp điều tra khảo sát.
+ Phương pháp đối thoại phỏng vấn.
+ Phương pháp thống kê.
+ Phương pháp so sánh.
+ Phương pháp phân tích.
+ Phương pháp tổng hợp.

3
5. Bố cục của đề tài
Phần 1: Lời nói đầu
Phần 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty
TNHH TMDV Sao Nam Việt.
Phần 3: Kết luận

4
PHẦN 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV
SAO NAM VIỆT
CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV SAO NAM VIỆT
1.1.Quá trình hình thành và phát triển
Tên giao dịch: SAO NAM VIET CO.,LTD
Địa chỉ: 184/36/26 Bãi Sậy, Phường 4, quận 6, Thành Phố Hồ Chí Minh
Giám đốc/Đại diện pháp luật: Trần Ngọc Yến Phương
Giấy phép kinh doanh: 0309264505 | Ngày cấp: 05/08/2009
Mã số thuế: 0309264505
Sứ mệnh của công ty: là gia tăng những giá trị mới, phát triển bền vững cùng với các
đối tác tại Việt Nam và trên Thế Giới.
* Diện tích công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt:
Tổng diện tích sử dụng : 2.600
Trong đó :
+ Mặt bằng văn phòng công ty : 100m2
(Một trăm mét vuông).
+ Diện tích sử dụng : 200m2
(Hai trăm mét vuông).
+ Nhà xưởng + trạm trộn bê tông : 2.000m2
(Hai mươi ngàn mét vuông ).
+ Diện tích mặt bằng cửa hàng TMDV Sao Nam Việt: 400m2
(Bốn trăm mét vuông
)
* Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt được thành lập năm 2009, những năm
đầu thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn:

5
+ Công ty đặt trụ sở trên địa Bãi Sậy, Phường 4, quận 6, Thành Phố Hồ Chí
Minh. Giám đốc và nhân viên làm việc chung trong một văn phòng với tổng diện là
80m2
.
+ Lĩnh vực hoạt động chỉ dừng lại ở việc kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch vụ
vận tải.
+ Tổng số cán bộ và công nhân của công ty là 20 người, với các trang thiết bị
phục vụ cho công việc thiếu thốn, lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu của công việc.
+ Công ty có 2 tàu hút cát, 3 máy xúc, 5 ôtô kamas.
* Năm 2013 công ty mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động: Xây dựng công trình,
san lấp mặt bằng.
- Năm 2014 xây dựng cửa hàng chuyên cung cấp phụ tùng trang thiết bị ôtô tại
phường 5, quận 6, TP.HCM
- Các phương tiện vận tải hiện có tổng số là 12 chiếc ( bao gồm xe chuyên trở vật
liệu xây dựng, xe trộn bê tông, xe xúc lật, xe cẩu, xe ủi… đặc biệt công ty còn trang bị
2 chiếc xe 4 chỗ ngồi phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc và nhân viên văn phòng )
- Tổng số nhân viên hiện có là 65 nhân viên ( bao gồm cả nhân viên văn phòng và
công nhân tại xưởng )
* Từ năm 2014 trở lại đây hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh vật liệu
xây dựng, xây dựng công trình, san lấp mặt bằng, sản xuất bê tông đúc sẵn, bê tông
thương phẩm.
* Trong quá trình trưởng thành và phát triển, công ty đã thực hiện tổ chức thi
công các công trình trong địa bàn thành phố Hồ Chí Minh được các chủ đầu tư đánh
giá cao về chất lượng công trình và đặt nhiều niềm tin vào công ty TNHH TMDV Sao
Nam Việt.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ
Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt là một trong những công ty kinh doanh
những sản phẩm cung cấp cho các công trình xây dựng như bê tông đúc sẵn, bê tông
thương phẩm, gạch tự chèn…, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi công san lấp mặt

6
bằng, phục vụ việc chuyên chở hàng hoá, khai thác nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu
của nền kinh tế, góp phần vào sự phát triển kinh tế của Thành phố Hồ Chí Minh và
công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước.
Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt là một đơn vị chủ lực trong chuyên
ngành:
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, các cơ sở hạ tầng, đường giao
thông, thuỷ lợi, xây dựng các nhà máy xí nghiêp, san lấp mặt bằng.
- Vận tải thuỷ - bộ.
- Cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho việc xây dựng các công trình
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng..
- Cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm.
Công ty lấy chất lượng và mẫu mã sản phẩm làm mục tiêu hàng đầu theo yêu cầu
của khách hàng. Vì vậy, tất cả các công trình đã và đang được công ty TNHH TMDV
Sao Nam Việt tiến hành thi công đều đạt chất lượng cao kĩ thuật, mĩ thuật đẹp, mang
lại hiệu quả lớn, góp phần vào sự phát triển của thành phố Thành phố Hồ Chí Minh
thêm đẹp, thêm hiện đại hơn.
Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện trang thiết bị chuyên dùng
đồng bộ, cơ giới hoá cao, số lượng lớn, và không ngừng được cải tiến phù hợp với đặc
điểm thi công công trình. Đặc biệt công ty còn có cảng bốc xếp tập kết vật tư, hàng
hoá cung cấp vật tư kịp thời cho các công trình thi công không qua các khâu trung gian
cung cấp vật tư của các công ty khác. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong
việc thi công các công trình thuận lợi nhanh chóng và chất lượng hiệu quả cao.
Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt là đơn vị chấp hành tốt các quy định về
quản lí tài chính, tăng trưởng kinh tế phát triển khá, đảm bảo chế độ quản lí, nộp thuế
vào ngân sách Nhà nước, được các cơ quan quản lí tín nhiệm.
Các công trình được công ty tổ chức thi công đều đạt chất lượng hiệu quả, đúng
kế hoạch đảm bảo thời gian, giá thành hợp lí.

7
Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt luôn coi trọng việc phát huy năng lực về
kinh nghiệm tổ chức sản xuất, khả năng điều hành, trang thiết bị luôn được đầu tư cải
tiến, bảo tồn và phát huy nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao không ngừng đời sống lao
động, mạnh dạn áp dụng công nghệ tiên tiến để không ngừng đáp ứng những yêu cầu
tốt nhất của thị trường.
1.3.Cơ cấu tổ chức
1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
1.3.2.1. Giám đốc
Giám đốc là người đại diện cho công ty, là chủ thể điều hành mọi hoạt động của
công ty, hợp tác quan hệ với đối tác và cơ quan quản lí theo chức năng Nhà nước quy
định, kí kết các hợp đồng, tổ chức thực hiện các dự án, các công trình được giao thầu
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KĨ
THUẬT
PHÒNG
KH - VẬT
TƯ
PHÒNG
KẾ
TOÁN
PHÒNG
HÀNH
CHÍNH
NHÂN
SỰ
GIÁM ĐỐC

8
hoặc trúng thầu. Là người trực tiếp giao nhiệm vụ thi công cho đội trưởng các đội thi
công công trình thông qua lệnh sản xuất đến các đơn vị tổ chức thi công.
1.3.2.2. Phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt
động của công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định, quản lí vật
tư, máy móc thiết bị, và phân công trực tiếp sản xuất ) theo phân công của Giám đốc
và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân
công thực hiện.
1.3.2.3. Phòng kế toán
Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nguồn kinh phí kịp thời phục vụ cho việc
mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để thi công công trình đồng thời chịu trách nhiệm
trước ban Giám đốc công ty về chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời báo cáo, thanh quyết
toán với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty.
1.3.2.4. Phòng kế hoạch - vật tư
Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về lĩnh vực mình quản lí, xây dựng kế
hoạch cung cấp, khai thác nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị đảm bảo các tiêu chuẩn về
chất lượng, về giá cả để kịp thời phục vụ cho quá trình thi công đúng tiến độ.
1.3.2.5. Phòng kĩ thuật
Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kĩ thuật, mĩ thuật và chất lượng công trình
mà mình trực tiếp thi công, đồng thời có trách nhiệm triển khai học an toàn lao động
và kiểm tra đôn đốc không để xảy ra mất an toàn lao động trong quá trình thi công.
1.3.2.6. Phòng hành chính nhân sự
Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân sự đảm bảo đúng đủ trình độ chuyên môn
nghiệp cụ cho công tác quản lí và thi công không để xảy ra thiếu nhân sự, yếu năng lực
trong công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí chỉ đạo trực tiếp bộ phận thu dọn vệ
sinh môi trường trong các công trình mà công ty thi công.
Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ nắm chế độ chính sách, đào tạo bồi
dưỡng nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên, lập lịch công tác cho ban Giám

9
đốc, tham mưu cho Giám đốc về các chế dộ chính sách liên quan đến người lao động.
Làm công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lí xe con…Tổ chức chăm sóc
sức khoẻ, khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Chịu trách nhiệm
mua sắm trang thiết bị, vật dụng cho toàn khối văn phòng, chuẩn bị cơ sơ vật chất thiết
bị cho các cuộc họp, hội nghị…
1.4.Nguồn lực lao động
1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật
Hiện nay tổng diện tích của công ty là 2.600 m2
trong đó:
+ 400m2
là diện tích cửa hàng TMDV Sao Nam Việt chuyên cung cấp và sửa
chữa các loại phụ tùng xe vận tải, xe chuyên dùng
+ 200m2
là diện tích cảng bốc xếp vật tư
+ 2.200m2
là diện tích văn phòng, nhà xưởng và trạm trộn bê tông
Được xây dựng vào năm 2009 tuy thời gian hoạt động mới được 7 năm nhưng
công ty đã nhanh chóng mở rộng và phát triển quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt là một công ty có uy tín trong lĩnh vực xây
dựng công trình dân dụng, công nghiệp, đường giao thông, san lấp mặt bằng, sản xuất
cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm…Hiện nay khối lượng đơn đặt hàng
ngày càng nhiều, do đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty đã không ngừng
mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương tiện để phục vụ có hiệu quả cho
công việc.
1.4.2.Cơ cấu lao động
- Năm 2009 công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt được thành lập với tổng số
nhân viên là 20 người. Sau 10 năm thành lập cùng với việc mở rộng về địa bàn hoạt
động cũng như lĩnh vực sản xuất kinh doanh vì vậy số lượng công nhân viên cua công
ty đã được tăng lên gấp3 lần so với năm 2009, hiện nay số lượng công nhân viên của
công ty là 65 người ( số liệu do phòng nhân sự cung cấp )
- Trong cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2009, công ty cũng bị ảnh hưởng rất
nhiều nhưng do mở rộng quy mô hoạt động bằng biện pháp xây dựng trạm trộn bê

10
tông trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nên công ty không phải cắt giảm nhân công,
vì vậy số lượng công nhân vẫn được duy trì.
+ Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là: 65 người. Trong đó:
Lao động trực tiếp: 49 người
Lao động gián tiếp: 23 người
+ Độ tuổi bình quân: Độ tuổi lao động cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả
công việc. Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt với tính chất và đặc thù của công
việc do đó đòi hỏi phải có sức khoẻ tốt vì vậy công nhân của công ty có độ tuổi trung
bình là 28 tuổi đây là độ tuổi phù hợp với công việc mang tính chất nặng nhọc, cần
nhiều đến sức khoẻ như tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt.
+ Do đặc điểm về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tính chất công việc nên ở công
ty TNHH TMDV Sao Nam Việt lao động chủ yếu là nam giới, cụ thể năm 2015
+) Lao động nữ: 9 người, chiếm 15,6% tổng số cán bộ công nhân viên.
+) Lao động nam: 56 người, chiếm 84,4% tổng số cán bộ công nhân viên.
+ Trình độ chuyên môn:
+) 13 người có trình độ đại học, chiếm 26,4% tổng số cán bộ công nhân viên
+) 25 người có trình độ cao đẳng- trung cấp, chiếm 42,2%.
+) Công nhân kĩ thuật 27 người, chiếm 47,3%.
Ban lãnh đạo công ty nhận thấy trình độ của người lao động là một trong những
yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh vì vậy công ty thường xuyên cử
cán bộ công nhân viên đi học những khoá đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ quản
lí, trình độ kĩ thuật. Bên cạnh đó công ty còn thường xuyên tổ chức cuộc thi tay nghề
cho những công nhân không qua đào tạo, qua đó lựa chọn những người có khả năng và
ý thức tổ chức kỉ luật đi học nghề ngắn hạn tại trường Cao đẳng nghề kỹ thuật Cao
Thắng
+ Thời gian lao động: Được thực hiện theo quy định của công ty
Sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút.

11
Chiều từ 13 giờ 30 phút 17 giờ.
Mỗi tuần làm việc từ thứ 2 đến thứ 7.
Được nghỉ vào các dịp lễ tết và các ngày khác theo quy định của Nhà nước.
1.5.Một số kết quả sản xuất kinh doanh
+Kết quả hoạt động kinh doanh (trong 3 năm 2013-2014-2015)
CHỈ TIÊU NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015
Doanh thu 24,578,907,520 đ 42,643,627,531đ 86,363,988,946đ
Tổng chi phí 21,328,602,420 đ 36,974,074,794 đ 72,638,609,145đ
Lợi nhuận doanh nghiệp 3,250,305,100 đ 5,669,552,733 đ
13,725,379,801đ
Tổng lợi nhuận chịu thuế
TNDN
3,250,305,100 đ 5,669,552,737 đ 13,725,379,800đ
Lợi nhuận sau thuế 2,340,219,672 đ 4,082,077,971 đ 9,882273,457 đ
Lương bình quân/người/tháng 5,460,000 đ 5,750,000 đ 6,475,000 đ
Nguồn: phòng kế toán
Qua bảng thống kê số liệu trên ta thấy trong 3 năm từ 2013 đến 2015, tốc độ tăng
trưởng về các mặt của công ty năm sau gấp từ 1,7 đến 2 lần năm trước cụ thể là:
+ Doanh thu năm 2014 là 42,643,627,531đ tăng 18,064,720,010 đ so với năm
2013 là 24,578,907,520 đ ( tăng 73,5%). Năm 2015 doanh thu đạt 86,363,988,946đ
tăng 61,785,081,420 đ so với năm 2014 là 42,643,627,531đ ( tăng 144,85%).
+ Lợi nhuận đạt được năm 2014 là 5,669,552,737đ so với năm 2013 là 3,250,305,100
đ tăng 74,4%. Lợi nhuận năm 2015 là 13,725,379,801đ so với
năm 2014 là 5,669,552,737đ tăng 142%.
Các chỉ tiêu khác như nộp ngân sách và lương bình quân năm sau đều cao hơn
năm trước.

12
Căn cứ vào những số liệu trên thấy rằng công ty đang phát triển rất đúng
hướng, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đem lại lợi nhuận,
các kế hoạch được triển khai thực hiện, hoàn thành một cách nhanh chóng, vượt kế
hoạch đề ra.
Công ty đã và đang hoạt động rất có hiệu quả, đời sống của người lao động
được ổn định.
Do đảm bảo về chất lượng thi công các công trình, công ty TNHH TMDV Sao
Nam Việt đã nhận được rất nhiều hợp đồng có giá trị từ 100.000.000 đồng trở lên từ
năm 2009 đến cuối năm 2015
1.6.Thuận lợi, khó khăn
1.6.1. Thuận lợi
- Từ khi thành lập đến nay công ty thường xuyên đảm bảo mức tăng trưởng năm
sau cao hơn năm trước. Công ty đã đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, cải thiện môi
trường làm việc ngày càng tốt hơn cho cán bộ công nhân viên, để từ đó nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh của công ty.
- Sản phẩm của công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt sản xuất ra được khách hàng
ưa chuộng và tiêu thụ nhanh trên thị trường vì có giá thành rẻ hơn so với các công ty
khác vì công ty có thể tự khai thác được nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất
do vậy mà không cần phải thông qua các khâu trung gian nên giảm được chi phí đầu
vào.
- Môi trường kinh doanh tương đối thuận lợi, đối thủ cạnh tranh tại thị trường
Thành phố Hồ Chí Minh ít, sức cạnh tranh cũng không đáng kể, nhiều công ty sản xuất
những sản phẩm cùng loại cũng phải nhập sản phẩm của công ty ( tại Thành phố Hồ
Chí Minh công ty đã chiếm hơn 60% thị phần trong lĩnh vực sản xuất cấu kiện bê tông
đúc sẵn và bê tông thương phẩm)
- Ở vào một vị trí giao thông quan trọng và thuận tiện, nguồn nguyên liệu dồi
dào.

13
- Mức lương và chính sách đãi ngộ của công ty dành cho cán bộ công nhân viên
không ngừng được nâng cao qua từng thời kì khiến đời sống của công nhân tốt hơn và
họ yên tâm sản xuất.
- Giám đốc công ty năng động, sáng tạo trong công tác quản lí, luôn quan tâm
đến đời sống của công nhân viên trong công ty, với phương trâm
“60 lao động là 60 gia đình, thu nhập của lao động ổn định thì kinh tế của gia
đình họ cũng sẽ được đảm bảo”.
1.6.2. Khó khăn
- Khách hàng đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng và mĩ thuật. Vì vậy công ty
phải không ngừng cải tiến về kĩ thuật công nghệ, “phải trao cho khách hàng những gì
họ đang cần và sẽ cần chứ không phải trao cho họ những gì mình có”.
- Công ty chưa chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên do vậy chưa đáp ứng
được với sự thay đổi của môi trường kinh tế.
- Các hoạt động nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại còn thiếu và hiệu
quả không cao.
- Cơ sở vật chất còn thiếu so với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty.

14
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV SAO NAM VIỆT
Công tác tổ chức bảo quàn và sử dụng tài liệu lưu trữ là không thể thiếu được
trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Nó không chỉ là phương
tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công
chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác tổ chức bảo quàn và sử
dụng tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định
quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động
của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị
thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.
Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản thuộc phòng Hành
chính – nhân sự. Mọi hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ đều thông qua sự chỉ
đạo trực tiếp của phòng Hành chính nhân sự
2.1.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự
2.1.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1.Cơ cấu phòng hành chính nhân sự
Nguồn: Phòng nhân sự
Tổng số: 04 nhân viên
Trưởng phòng: 01 nhân viên
Chuyên viên Nhân sự tiền lương: 01 nhân viên
Chuyên viên tuyển dụng nguồn nhân lực: 01 nhân viên
Trưởng
phòng
Chuyên viên
Nhân sự tiền
lương
Chuyên viên
tuyển dụng
Nhân sự
Chuyên viên
văn thư lưu
trữ

15
Chuyên viên văn thư lưu trữ 01 nhân viên
Thạc sỹ: 01
Cử nhân: 03
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ các thành viên
Trưởng phòng nhân sự: anh Lê Xuân Phát
Trưởng phòng nhân sự có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong
công ty. 4 nhiệm vụ chính của TPNS là: lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát
triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự.
– Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh
vực nhân sự trong công ty.
– Điều hành các hoạt động trong phòng của mình.
– Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề
nhân sự.
Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác quản lý và phát triển nguồn nhân lực
để phục vụ tốt chiến lược kinh doanh của Công ty.
Thực hiện các công tác hành chính quản trị nhằm đảm bảo các hoạt động điều
hành, quản lý của Công ty.
Chuyên viên Nhân sự tiền lương chị Đào Thị Thương
Chấm công nhân viên.
Xây dựng các biểu mẫu, quy trình đánh giá thành tích nhân viên.
Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên.
Đôn đốc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Triển khai áp dụng hệ thống thang bảng lương trong toàn Công ty.
Thực hiện báo cáo thống kê lao động và tiền lương Theo quy định.
Phối hợp với các phòng ban xây dựng và cập nhật điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính
sách, nội quy, quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn.
Cấp phát thẻ BHXH, BHYT.
Triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Nhà Nước liên quan đến quyền lợi,

16
nghĩa vụ của nhân viên.
Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của anh chị em trong công ty để có những giải pháp giải
tỏa kịp thời những vướng mắt cho họ.
Kiểm soát biểu mẫu, việc thực hiện đánh giá CBNV trong công ty.
Kiểm soát các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên ở từng phòng ban.
Xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương. Thực hiện công tác lập bảng thanh
toán lương định kỳ hàng tháng.
Quản lý và chịu trách nhiệm về hồ sơ lương.
Đảm bảo việc thực hiện thống nhất các quy định về tiền lương, thưởng do công ty ban
hành.
Rà soát đề nghị và thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho người lao động Theo quy
định (Theo dõi tiến độ, thông báo cho trưởng bộ phận,tiến hành các thủ tục cần thiết).
Chịu trách nhiệm trong việc cập nhật, Theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác chế độ
chính sách lao động trong toàn công ty.
Hoàn tất các hồ sơ, biểu mẫu để mua BHYT, BHXH hằng tháng cho nhân viên.
Thực hiện bảng đối chiếu qúy , nữa năm, một năm với cơ quan bảo hiểm về việc mua
bảo hiểm.
Tổ chức xây dựng và Hoàn thiện các các chính sách lương bổng, khen thưởng, phúc
lợi, phụ cấp cho CBNV.
Kiểm soát việc chấm công và thực hiện thống nhất việc tính lương, chế độ phụ cấp,
khen thưởng cho CBNV trong toàn công ty.
Chuyên viên tuyển dụng nguồn nhân lực: anh Lê Xuân Thống
Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm.
Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm
ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới.
Xác định nguồn tuyển dụng.
Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên.
Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết.
Tiến hành phỏng vấn ứng viên.
Lập chương trình hội nhập và- công ty cho nhân viên mới.
Tổng kết công tác tuyển dụng.

17
Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong Công ty.
Cho nhân viên mới ký kết hợp đồng lao động.
Đăng ký lao động Theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.
Thành lập hội đồng tuyển dụng.
Mô tả công việc các chức danh cần tuyển..
Kiểm soát việc quy trình tuyển dụng nhân sự trong công ty.
Chuyên viên văn thư lưu trữ chị Nguyễn Thị Liên
Tổ chức tiếp nhận và xử lí thông tin, văn bản “đi, đến” công ty. Soạn thảo văn bản
theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.
Tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu, tổ chức tra tìm và sử dụng các thông tin, văn bản
cần thiết để phục vụ cho hoạt động của công ty.
Đóng dấu và quản lý con dấu của công
Mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm.
Trực tiêp đi đóng các chi phí: điện nước, tiền thuê nhà, phân xưởng …
Liên hệ (với Sở Kế hoạch – Đầu tư) làm hồ sơ thay đổi pháp nhân, địa chỉ và giấy
phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Đảm bảo công việc được tiến hành
nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của công ty.
Trình ký các đề xuất, giấy tờ.
Thực hiện những công việc Theo sự chỉ đạo trực tiếp bằng văn bản của BGĐ.
Đôn đốc các bộ phận có liên quan thực hiện việc kiểm định, gia hạn, làm mới các giấy
tờ trên đúng hạn.
Lập kế hoạch chi trả các chi phí phát sinh và cố định (điện, nước…) trình lên Ban
Giám Đốc và gửi cho phòng Kế toán, tiến hành nhận tiền từng phần để thanh toán.
Chức danh Số lượng Trình độ
Trưởng phòng 01 Thạc sĩ
Bộ phận văn thư-lưu trữ 01 Cao đẳng
Bộ phận nhân sự tiền lương 01 Đại học
Bộ phận tuyển dụng 01 Đại học

18
2.2.Vị trí và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư – lưu trữ
2.2.1.Vị trí và cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư-lưu trữ
Vị trí đặt phòng làm việc được xem là một trong những yếu tố quyết định lớn
đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc cần đảm bảo thuận
tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải dựa trên cơ sở
chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tính chất công việc để bố trí nơi làm việc cho hợp lí.
Công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt là công ty có diện tích mặt bằng tương đối lớn
nhưng diện tích đặt nơi làm việc của khối văn phòng công ty lại rất nhỏ, tập trung
trong một dãy nhà 2 tầng với tổng cộng là 8 phòng làm việc bao gồm cả phòng hội
trường, nhà kho.
Phòng Hành chính – nhân sự nằm ở tầng 1, gần cổng ra vào, nhằm tạo điều kiện
thuận lợi cho việc liên hệ công việc, tiếp nhận giải quyết mọi vấn đề được nhanh
chóng. Bộ phận văn thư - lưu trữ được bố trí ngay trong phòng Hành chính - nhân sự
cùng với các bộ phận khác.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ-LƯU TRỮ
*Giải thích sơ đồ:
(1): Cửa ra vào
(2): Cửa sổ
(3): Bàn trưởng phòng
(4): Bàn để máy in, máy fax
(5): Bàn làm việc của cán bộ văn thư-lưu trữ
(6): Bàn của nhân viên tạp vụ
(7): Bàn của nhân viên VSMT
(8): Tủ đựng hồ sơ tài liệu
(9): Máy photo
(10): Tủ sắt đựng con dấu và các giấy tờ quan trọng

19
8 8 8
(2)
(2)
(1)
(2)
(1)
Công ty sắp xếp bố trí phòng Hành chính – nhân sự theo kiểu phòng làm việc
chung, bàn làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng được sắp xếp theo hình chữ U,
khi ngồi làm việc thì mặt của nhân viên đều hướng ra ngoài và có xu hướng quay về
phía người trưởng phòng.
8
3
8
8
5
4
6 7
BÀN TIẾP
KHÁCH
8
8
8
9
10

20
Phòng Hành chính - nhân sự được bố trí theo hình thức phòng mở, phía ngoài
được kê 1 bộ bàn ghế dùng để tiếp khách, phía trong là nơi làm việc của cán bộ nhân
viên trong phòng. Giữa nơi tiếp khách và nơi làm việc được ngăn cách bởi một tấm
vách có cửa thông.
* Ưu điểm của các bố trí này là:
+ Việc di chuyển của nhân viên trong phòng và việc giao tiếp giữa họ nhanh hơn,
thuận tiện hơn.
+ Bố trí phòng làm việc theo kiểu này không làm phân tán nhân viên trong quá
trình làm việc. Nhân viên sẽ chịu sự quản lí giám sát của trưởng phòng vì vậy mà nhân
viên tích cực làm việc hơn.
* Nhược điểm:
+ Ồn ào, dễ làm phân tán sự chú ý của nhân viên.
2.2.2. Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ
Do được bố trí cùng với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - nhân sự
nên về cơ sở vật chất kĩ thuật và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ phải
sử dụng trang thiết bị trong phòng chung với các bộ phận khác.
Bảng 2.2.Hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật của phòng:
STT
Tên các thiết bị, dụng cụ Số lượng Đơn vị
1 Máy vi tính 2 bộ
2 Máy in 1 chiếc
3 Fax 1 chiếc
4 Máy điều hoà 3 chiếc
5 Máy photocopy 1 chiếc
6 Điện thoại bàn 1 chiếc
7 Tủ đựng tài liệu 9 chiếc

21
8 Bàn ghế làm việc 4 bộ
9 Bàn ghế tiếp khách 1 bộ
10 Đèn chiếu sáng 3 chiếc
11 Đồng hồ treo tường 1 cái
Các tủ đựng hồ sơ tài liệu được đặt sát tường sau các bàn làm việc. Nhưng hầu
hết các tủ này đều phục vụ cho công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ
Máy in, máy fax, máy photo được đặt trên bàn phía tay phải cán bộ văn thư -lưu
trữ sử dụng chung cả phòng nhưng chỉ có nhân viên văn thư - lưu trữ thường xuyên sử
dụng nên về cơ bản vẫn do cán bộ văn thư - lưu trữ phụ trách.
Trong phòng có 2 máy vi tính thì được đặt ở bàn của trưởng phòng và đặt ở bàn
của cán bộ văn thư - lưu trữ.
Nhân viên văn thư - lưu trữ được trang bị đầy đủ những đồ dùng về văn phòng
phẩm để phục vụ cho công việc như: bút viết, mực, giấy, cặp hồ sơ, dao, kéo, keo dán,
băng dính, bì thư có in logo của công ty…
Công ty còn trang bị cho nhân viên văn thư - lưu trữ một quyển lịch để bàn để
theo dõi thời gian, ngày, tháng đảm bảo cho việc vào sổ văn bản đến, ghi ngày tháng
lên văn bản đi, soạn thảo và chuẩn bị văn bản.
2.2.3.Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên văn thư - lưu trữ
- Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ từ cơ quan, doanh nghiệp khác gửi đến.
- Chuyển văn bản, giấy tờ do công ty phát hành.
- Soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính -
Quản trị.
- Nhận thông báo từ ban Giám đốc sau đó phổ biến lại cho các phòng ban, đơn
vị khác.
- Quản lí và đóng dấu theo chức năng, nhiệm vụ.

22
2.3.Hoạt động của công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong
công ty
Hai công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại công ty
TNHH TMDV Sao Nam Việt, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm
nhiệm vụ lưu trữ. Hàng năm, số văn bản được đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số
văn bản công ty tiếp nhận và ban hành. Do đó để thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân
viên văn thư phải thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ.
Về nguyên tắc tất cả mọi giấy tờ, tài liệu lưu trữ của công ty phải được lưu trữ
tập trung để đảm bảo tính khách quan và trân thực của tài liệu.
Tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt công ty, do công ty chưa xây dựng
được nhà kho lưu trữ riêng do đó cũng như trong việc soạn thảo văn bản thì tài liệu của
đơn vị phòng ban nào thì phòng ban đó tự lưu trữ và bảo quản. Phòng Hành chính –
nhân sự chỉ lưu trữ tài liệu của ban Giám đốc và của phòng Hành chính – nhân sự
Ví dụ: + Chứng từ gốc kế toán năm 2014 do phòng Kế toán tài vụ lưu trữ
+ Hồ sơ thi công công trình do phòng Kĩ thuật an toàn lao động luư trữ
+ Biên bản họp và đánh giá nội bộ do phòng Hành chính - Quản trị lưu
trữ.
2.3.1.Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại bộ phận văn thư nhân viên lưu trữ đã phân
loại tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Công ty phân loại tài liệu
theo các mặt hoạt động chủ yếu của công ty:
+ Báo cáo tổng hợp
+ Các mặt hoạt động chuyên môn
+ Tổ chức
+ Tài chính
+ Nhân sự
+ Trang bị cơ sơ vật chất

23
+ Xây dựng cơ bản
+ Các hoạt động nội bộ khác
Do công ty tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu
trữ ngay tại các phòng ban chuyên môn. Phòng hành chính - quản trị chỉ lưu trữ và bảo
quản các tài liệu liên quan đến các mặt: báo cáo tổng hợp, trang thiết bị - cơ sở vật
chất, các hoạt động nội bộ. Tài liệu, hồ sơ được các phòng ban tự bảo quản, phân loại
và sắp xếp.
Cách phân loại như thế này đã giúp cho công ty tổ chức lưu trữ một cách khoa
học và giúp cho đối tượng sử dụng một cách có hiệu quả những tài liệu đó.
2.3.2.Xác định giá trị tài liệu
Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty đã xác định giá trị tài liệu, quy định
thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của
công ty và trên cơ sở đó đã lựa chọn và đưa vào bảo quản trong các phòng những tài
liệu có giá trị. Nhân viên lưu trữ của công ty đã dựa vào mức độ quan trọng của tài liệu
để xác định thời gian bảo quản cho tài liệu lưu trữ.
Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như sách báo, kế hoạch
hoạt động sản xuất ngắn hạn ( hàng tuần, hàng tháng ) được bảo quản tạm thời.
Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của công ty trong
thời gian dài ( 6 tháng, 1 năm ) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt
kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây
dựng phát triển của công ty đã được bảo quản dài hạn.
Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên lưu trữ đã loại ra những tài liệu hết
giá trị trên mọi phương diện để tiêu huỷ và giữ gìn được những tài liệu có giá trị do đó
đã nâng cao được chất lượng của công tác lưu trữ tại công ty.
2.3.3.Sắp xếp hồ sơ lưu trữ
- Trước khi đưa vào lưu trữ nhân viên lưu trữ kiểm tra lại việc sắp xếp văn bản
trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản.
- Nhân viên lưu trữ xác định hồ sơ này thuộc:

24
+ Lưu trữ tạm thời
+ Lưu trữ dài hạn.
- Với những hồ sơ tạm thời là những hồ sơ chưa kết thúc nhưng vẫn được lưu
trữ. Hồ sơ được xếp trong cặp đựng hồ sơ được làm bằng nhựa cứng màu xanh bên
ngoài phần đường gân có ghi tên hồ sơ.
Hàng năm vào ngày 31 tháng 12 nhân viên văn thư kết thúc hồ sơ này. Nhân
viên văn thư đã trực tiếp tiến hành phân loại, sắp xếp lại văn bản theo những tiêu chí
nhất định sau đó sắp xếp vào cặp hồ sơ lưu trữ để lưu trữ dài hạn.
- Với những hồ sơ lưu trữ dài hạn: Là loại hồ sơ đã được phân loại rõ nội dung
và được bảo quản cẩn thận phụ thuộc vào giá trị tài liệu.
Tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt cứ 3 năm nhân viên văn thư lại kiểm
tra và lập hồ sơ lưu trữ một lần.
2.3.4.Bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm
bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Công ty đã có quy định về việc bảo
quản tài liệu lưu trữ và đã gửi đến các phòng ban để nghiêm chỉnh thực hiện. Tài liệu
lưu trữ của các phòng ban trong công ty được để ở nơi thông thoáng không ẩm mốc,
tài liệu luôn được đảm bảo an toàn. Tài liệu được xếp vào cặp hồ sơ, bên ngoài cặp có
dán nhãn ghi đầy đủ thông tin do đó rất dễ thống kê và tra tìm.Tài liệu được xếp lên
giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên cặp.Giá để hồ sơ được đặt cách tường 20 cm,
cách trần nhà 80 cm, cách sàn nhà 30 cm. Nhân viên lưu trữ của công ty đã phổ biến
cho các phòng ban một số phương pháp bảo quản thông thường:
+ Chống mốc bằng cách quét chải bụi thường xuyên, sử dụng hoá chất diệt nấm
mốc.
+ Chống mọt giấy: sử dụng các phương pháp chống ẩm.
+ Chống gián: sử dụng long não.
+ Chống mối: sử dụng hoá chất diệt mối.

25
2.3.5.Tổ chức sử dụng tài liệu
Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, nhân viên lưu trữ của công ty
đã tiến hành xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn nhân viên
trong công ty về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu. Công ty cũng đã đưa ra những
quy định đối với các đối tượng trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, và đã đặt ra những
nội quy chặt chẽ với từng loại tài liệu khác nhau. Công ty đã đưa ra những quy định
đối với nhân viên làm công tác lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học, nắm rõ quy
định về sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng một
cách khoa học đúng mục đích.
2.3.6.Sao lục tài liệu
Theo quy định chung của công ty thì người ngoài công ty không được mượn
hay sao chụp tài liệu của công ty. Nếu nhân viên của các phòng ban muốn sao chụp tài
liệu thì phải được sự đồng ý của Giám đốc hoặc phó Giám đốc.
2.3.7.Tiêu huỷ giấy tờ tài liệu
Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản
thì mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH TMDV Sao Nam
Việt nói riêng đều tiến hành tiêu hủy các tài liệu đã hết giá trị không còn hiệu lực về
mặt pháp lí. Do việc lưu trữ không tập trung nên khi tiến hành tiêu huỷ không thể tiêu
huỷ cùng một lúc tất cả những tài liệu hết giá trị. Mà việc tiêu huỷ được thực hiện
nhiều lần tại các phòng ban, do cán bộ nhân viên các phòng ban tự tiêu huỷ và có sự
xác nhận của Giám đốc, sau khi đã đánh giá giá trị tài liệu.
Sau khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu lập đã
biên bản những tài liệu hết giá trị, sau đó đã ban hành một quyết định bằng văn bản
những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị, bị trùng lặp hay hết thời hạn bảo quản.
Việc tiêu huỷ tài liệu tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt đều có sự chứng
kiến của ban Giám đốc công ty, trưởng phòng và các nhân viên trong phòng đó, công
ty quy định không phòng ban hay nhân viên nào được tự huỷ các giấy tờ, tài liệu khi
chưa có sự đồng ý của Giám đốc.
Công ty thường xuyên sử dụng hình thức huỷ tài liệu bằng cách đốt tài liệu.

26
Sau khi tiêu huỷ đều có biên bản tiêu huỷ tài liệu có chữ kí của nhân viên lưu
trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu.
Sau đây là bảng danh mục một số hồ sơ của công ty:
Bảng 2.3. Danh mục hồ sơ
S
T
T
Tên hồ sơ/biểu mẫu Nơi lưu
Thời
gian
lưu
Trách nhiệm
quản lí
Phê duyệt
khi huỷ tài
liệu
1 Chứng từ gốc kế toán
2014
Tủ tài liệu số1
tầng 2
20
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
2 Phiếu xuất bê tông Tủ tài liệu số1
tầng 2
10
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
3 Báo cáo thống kê Tủ tài liệu số1
tầng 2
10
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
4 Quyết toán công trình Tủ tài liệu số1
tầng 2
20
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
5 Tờ khai thuế GTGT
2014
tầng 2
20
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
6 Hợp đồng mua hàng
2014
tầng 2
10
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
7 Hợp đồng bán hàng
2014
tầng 3
10
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
8 Báo cáo hàng tồn kho
2014
tầng 3
5
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
9 Báo cáo xuất bê tông
trạm
tầng 2
5
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
1
0
Chi tiết phải thu 2014 Tủ tài liệu số1
tầng 2
5
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc

27
1
1
Chi tiết phải trả năm
2014
tầng 1
5
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
1
2
Báo cáo TH doanh
nghiệp
tầng 3
5
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
1
3
Hồ sơ vay vốn Tủ tài liệu số3
tầng 2
20
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
1
4
HĐ tín dụng NH công
thương
tầng 2
20
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
1
5
HĐ tín dụng NH Hàng
Hải
tầng 2
20
năm
Phòng kế
toán
Giám đốc
2
3
Hồ sơ nhân sự Tủ tài liệu số1
tầng 2
5
năm
Phòng nhân
sự
Giám đốc
1
7
Hồ sơ xin việc CBCNV Tủ tài liệu số1
tầng 1
10
năm
Phòng nhân
sự
Giám đốc
1
8
Sổ BHXH & BHYT Tủ tài liệu số1
tầng 2
20
năm
Phòng nhân
sự
Giám đốc
1
9
Báo giá cọc bê tông Tủ tài liệu số1
tầng 2
20
năm
Phòng KTKT Giám đốc
2
0
Hồ sơ thi công công
trình
tầng 3
10
năm
2
1
Hồ sơ công trình Cửu
Long
tầng 3
10
năm
2
2
Hồ sơ công trình Vạn
Lợi
tầng 3
5
năm
2
3
Sổ theo dõi văn bản đến Tủ tài liệu số1
tầng 2
5
năm
Phòng hành
chính
Giám đốc
2 Sổ theo dõi văn bản đi Tủ tài liệu số1 10 Phòng hành Giám đốc

28
4 tầng 2 năm chính
2
5
Phản hồi của khách
hàng
tầng 2
10
năm
Phòng hành
chính
Giám đốc
2
6
Hồ sơ theo dõi nhà
cung cấp
Tủ tài liệu số 2
tầng 2
5năm Phòng hành
chính
Giám đốc
2
7
Biên bản họp và đánh
giá nội bộ
Tủ tài liệu số 3
tầng 1
10
năm
Phòng hành
chính
Giám đốc
2
8
Hồ sơ ISO Tủ tài liệu số 4
tầng 4
10
năm
Phòng hành
chính
Giám đốc
2
9
Hồ sơ thực hiện ISO Tủ tài liệu số 4
tầng 4
10
năm
Phòng hành
chính
Giám đốc
2.4.Nhận xét
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt dộng của công ty nói
chung cũng như công tác văn thư - lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác văn thư -
lưu trữ của công ty đã được tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các quy định
của Nhà nước.
*Ưu điểm
Công tác xây dựng văn bản được thực hiện ngay tại các phòng ban vì vậy đã
giảm nhẹ được khối lượng công việc cho bộ phận văn thư.
Các văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư xử lí nhanh chóng, kịp
thời theo đúng quy định.
Việc phân loại văn bản rõ ràng, đã giúp ban lãnh đạo công ty khi cần tra cứu
được nhanh chóng, thuận tiện.
Đối với văn bản đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu, ban
hành văn bản.
Các trang thiết bị cho bộ phận văn thư tương đối đầy đủ: máy vi tính, máy in,
máy photo …

29
Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc cũng được hiện đại hoá hơn với máy điện
thoại, máy fax…công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ được thuận tiện hơn.
Công tác lưu trữ tại công ty nhìn chung được tiến hành một cách khoa học, đáp
ứng mọi yêu cầu về thông tin tra cứu của ban Giám đốc và các phòng ban trong công
ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, đang từng bước thực
hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Công tác
lưu trữ đã được ban Giám đốc công ty quan tâm đúng mực, thể hiện ở chỗ công ty đã
cử nhân viên văn thư - lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ.
*Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư - lưu trữ tại công ty còn tồn tại
không ít những hạn chế cần được sự quan tâm giúp đỡ của ban Giám đốc để từng bước
hoàn thiện công tác này.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ không được đào tạo một cách chính quy, bài bản
do đó trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, nhân viên văn thư – lưu trữ của
công ty có trình độ trung cấp nhưng không phải về lĩnh vực văn thư - lưu trữ, không
được đào tạo một cách chính quy, tuy đã được bồi dưỡng thêm nhưng đôi khi vẫn làm
việc theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật
vào trong công việc: chỉ sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, chưa khai thác
hết được tính năng của máy vi tính, nhân viên văn thư rất ít khi sử dụng máy fax.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ làm việc theo kiểu thói quen, đôi khi còn bỏ qua
một số quy định gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ phải làm việc chung trong phòng Hành chính-
Quản trị nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian
riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho
tài liệu.
+ Nhân viên văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm nhiệm thêm một số công
việc như: lưu trữ văn bản tài liệu, trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các

30
phòng ban khác…nên nhiều khi việc chuyển giao, xử lí văn bản, tài liệu còn chậm trễ
thiếu sót.
+ Ban Giám đốc công ty chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện
công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài
liệu thống nhất giữa các phòng ban trong công ty.
+ Công tác văn thư - lưu trữ vẫn còn mang tính chất thủ công, vẫn còn sử dụng
nhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ bằng giấy in.
+ Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư - lưu trữ một phòng riêng để thuận
lợi cho việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ.
+ Công tác bảo quản tài liệu còn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất
thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên các tài
liệu thường hay mau hỏng, mờ nhoèn và bị mối mọt
+ Công ty chưa xây dựng kho lưu trữ cho toàn công ty mà chủ yếu là tài liệu
của bộ phận nào thì bộ phận đó tự lưu trữ.
*Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác tổ chức sử dụng và
bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong thời gian qua công tác văn thư - lưu trữ trong công ty đã có những bước
tiến đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhược điểm do các yếu tố chủ quan lẫn
khách quan mang lại.
Trong những năm gần đây công ty đã quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu
trữ, công ty đã có sự đầu tư cho lĩnh vực này trên các khía cạnh con người cũng như cơ
sở vật chất kĩ thuật. Tuy nhiên sự đầu tư này còn chưa tương xứng với vai trò của công
tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của công ty. Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có
hệ thống thống nhất, cách quản lí công việc chưa chặt chẽ. Máy tính của các phòng
được trang bị đầy đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, đôi khi
chưa khai thác hết những khả năng mà tin học đem lại cho công tác văn thư - lưu trữ.
Bên cạnh đó còn có những vướng mắc nguyên nhân nằm ở yếu tố con người. Nhân
viên văn thư – lưu trữ của công ty không phải là cán bộ chuyên môn mà chỉ được đào
tạo ngắn hạn. Do đó năng lực thực thi và điều hành còn kém chưa đáp ứng được yêu

31
cầu của công tác văn thư - lưu trữ. Quá trình xử lí văn bản, giấy tờ đôi khi còn mang
tính chất thủ công vẫn còn sử dụng những mẫu sổ viết tay. Nhân viên văn thư khi vào
sổ văn bản còn có hiện tượng ghi chép tuỳ tiện, viết tắt không theo quy định.
Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư – lưu trữ một vị trí làm việc riêng, nơi
làm việc của nhân viên văn thư - lưu trữ chưa được sắp xếp khoa học, các loại giấy tờ,
tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi cần sử dụng thì lại mất
thời gian tìm kiếm.
Công ty chưa có phòng lưu trữ riêng nên việc bảo quản và lưu trữ tài liệu gặp
rất nhiều khó khăn. Công tác bảo quản tài liệu chưa khoa học, mang tính chất thủ
công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì khi sử dụng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của
cả phòng. Hiện nay trong việc bảo quản và lưu trữ thì tài liệu của bộ phận, phòng ban
nào thì phòng ban, bộ phận đó tự quản lí vì vậy rất khó có thể quản lí, lưu trữ, tổ chức
khai thác sử dụng được tài liệu lưu trữ một cách thống nhất và an toàn, bí mật.

32
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁCTỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG
TY TNHH TMDV SAO NAM VIỆT
3.1.Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế do chưa được
tập trung chú trọng, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Để khắc phục
những hạn chế này, công ty nên tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân
viên văn thư – lưu trữ từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ để nhân viên
có thể đáp ứng được với yêu cầu của công việc.
Việc cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học phải có trọng tâm trọng điểm, cần
phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Đối với nhân viên
văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt để hoàn thành tốt công việc
thì cần được bồi dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao khả năng khai
thác và sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại.
3.1.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà nhân viên văn thư – lưu trữ
phải đảm nhiệm. Khác với các doanh nghiệp khác nhân viên văn thư sẽ soạn thảo tất
cả các văn bản của công ty. Ở công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt thì văn bản thuộc
bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản cho
ban Giám đốc và phòng Hành chính - Quản trị. Tuy không phải soạn thảo nhiều văn
bản nhưng những văn bản mà nhân viên văn thư phải soạn thảo đều là những văn bản
quan trọng để gửi cho các cơ quan quản lí Nhà nước, đòi hỏi kĩ thuật cao, nhân viên
văn thư phải chú ý đến thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn bản phải đảm bảo ngắn
gọn, xúc tích, rõ ràng, chính xác, mang tính thuyết phục cao sao cho tạo được những
thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan nhận văn bản. Tuyệt đối không được để ra
sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty nói chung và uy tín của lãnh đạo nói
riêng. Chính vì vậy để các văn bản soạn thảo có chất lượng thì khi tiến hành soạn thảo
văn bản nhân viên văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

33
+ Đúng thể thức do Nhà nước quy định, bố cục chặt chẽ hài hoà, đầy đủ các yếu
tố cần thiết.
+ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải là ngôn ngữ chuẩn tiếng Việt, sử dụng
đúng từ ngữ, ngữ pháp, cấu trúc câu, không được sử dụng từ ngữ địa phương.
+ Nhân viên soạn thảo văn bản phải nắm bắt được những thông tin mới nhất,
những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.
+ Phải tạo ra một văn bản khoa học, chính xác, đầy đủ về nội dung, đẹp về hình
thức và phải đảm bảo về mặt thời gian của văn bản.
Để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhân viên văn thư phải có kĩ năng
soạn thảo văn bản thật cơ bản. Vì vậy để đảm bảo được những yêu cầu trên thì nhân
viên văn thư của công ty phải:
+ Tự mình học tập, tìm hiểu, nghiên cứu trong các tài liệu, sách…
+ Công ty nên tạo điều kiện về vật chất cũng như về mặt thời gian để nhân viên
văn thư được tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản.
+ Nhân viên văn thư có thể vừa đi làm vừa đi học các lớp tin học buổi tối để
nâng cao khả năng sử dụng máy vi tính và nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản.
3.1.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính
Hiện nay cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đặt ra khẩu hiệu phải ứng
dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lí và sản xuất. Và thực tế thì các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đã trang bị cho các phòng ban, đơn vị những bộ máy vi
tính rất hiện đại. Nhưng việc sử dụng chúng như thế nào thì lại là một vấn đề khác. Tại
công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt cũng vậy phòng nào cũng được trang bị tối
thiểu là một bộ máy vi tính, do tính chất công việc nên phòng kế toán được trang bị 6
máy cho 6 nhân viên và cũng chỉ duy nhất tại phòng kế toán là các máy vi tính được
khai thác sử dụng có hiệu quả cho công việc nhất. Còn hầu hết các phòng ban còn lại
rất ít sử dụng đến máy vi tính. Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính – Quản trị
của công ty, em nhận thấy việc khai thác các tính năng và sử dụng máy vi tính của
nhân viên văn thư vẫn còn rất nhiều vấn đề bất cập. Nhân viên văn thư chỉ sử dụng
máy vi tính để soạn thảo văn bản, còn việc quản lí văn bản đến, văn bản đi, quản lí văn

34
bản vẫn còn làm rất thủ công. Ngoài ra khi được trang bị bộ máy vi tính hiện đại, nhân
viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính chất phục vụ
cho công việc chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lí
các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng.
Từ những vấn đề trên, việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết
về máy vi tính cho nhân viên văn thư là vấn đề rất bức thiết cần phải thực hiện ngay.
Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên văn thư phải tự nỗ lực
học tập và tìm hiểu những kiến thức về tin học thông qua các trung tâm tin học. Phải
tự nghiên cứu cách bảo quản máy thông qua các loại sách, tạp chí công nghệ thông tin
để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng đến công việc.
Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh thần
và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư yên tâm bồi dưỡng, nâng cao trình độ
kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên văn thư mà
còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty . Mặt khác công ty cũng nên nối
mạng Internet để việc liên hệ giữa công ty với bên ngoài và ngược lại được nhanh
chóng, thuận tiện. Hơn nữa nhân viên văn thư có thể dễ dàng tìm hiểu về những thông
tin trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ nhằm bổ trợ cho công việc của mình và hiểu biết
hơn về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn thế giới.
3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ
Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp trong
thời đại kinh tế thị trường mở như ngày nay. Cập nhật và nắm bắt nhanh hay chậm
cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện
nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra rất sôi động tác động sâu sắc và trực
tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá
công tác văn thư – lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển
trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động
của nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên
văn thư – lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ đảm
bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo giúp
lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác và đúng đắn. Hiện nay máy vi

35
tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác văn thư – lưu trữ từ việc soạn thảo văn
bản, đăng kí văn bản, lập hồ sơ văn bản giấy tờ đến việc lưu trữ và tra cứu sử dụng tài
liệu.
Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính - Quản trị em nhận thấy tuy công
ty đã trang bị cho bộ phận văn thư – lưu trữ một bộ máy vi tính. Tuy nhiên nhân viên
văn thư mới khai thác được một số ứng dụng như: soạn văn bản, in văn bản. Còn
những nghiệp vụ khác được thực hiện rất thủ công, mất nhiều thời gian, lại hay bị
nhầm lẫn. Khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn bản và lưu
trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức cho nhân viên
văn thư – lưu trữ. Khi sử dụng máy vi tính thì nhân viên văn thư có thể thực hiện được
những công việc sau:
*Quản lí vă bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập mẫu
sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng kí
văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả những thông tin cần thiết như: số
kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu… , nếu có sai sót thì có
thể sửa được dễ dàng mà không cần phải dập xoá.
Nhân viên văn thư có thể dễ dàng thống kê được số lượng văn bản đến hàng
ngày, hàng tuần, hoặc cả năm mà không cần phải mất nhiều thời gian để đếm như vào
sổ bằng tay.
* Quản lí văn bản đi: Cũng tương tự như quản lí văn bản đến, nhân viên văn
thư kẻ sẵn những mẫu sổ trên máy tính, khi có văn bản đi thì chỉ việc nhập vào đó
những thông tin cần thiết theo quy định của công ty.
* Thống kê được văn bản đến, văn bản đi: Ứng dụng này có khả năng thống kê
văn bản được dễ dàng trong một ngày, một tuần, một tháng, hay một năm, một cách
chính xác tuyệt đối.
* Lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính
được coi là biện pháp khoa học nhất giúp ích rất nhiều cho nhân viên văn thư. Khi
cần tra cứu thì rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như:
số, kí hiệu, nơi gửi … là có thể xác định được văn bản đó đang nằm ở vị trí nào trong

36
kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư – lưu trữ tiết kiệm được rất
nhiều thời gian, công sức so với phương pháp tìm kiếm trên sổ sách.
* Nối mạng cục bộ: Đây là phương cách làm việc mang tính khoa học, đem lại
chất lượng cao. Nối mạng cục bộ sẽ giúp cho nhân viên trong toàn công ty nói chung
và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty
trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo.
* Thu thập thông tin: Có rất nhiều cách để thu thập thông tin như qua đài, báo,
truyền hình,…nhưng cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất, nhanh chóng
và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời
sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề. Trên mạng Internet có rất nhiều những
thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư, sẽ giúp cho nhân
viên văn thư - lưu trữ nắm được những thông tin mới nhất và giúp họ biết được mình
đang đứng ở đâu trong thế giới của thông tin ngày nay.
3.3.Xây dựng kho lưu trữ tập trung
Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh
tế…thì cục lưu trữ quốc gia đã có quy định là tất mọi giấy tờ tài liệu của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp về nguyên tắc là phải lưu trữ tập trung và quản lí thống nhất trong
cơ quan. Tuy nhiên rất ít các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế làm được điều này hầu hết
các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ tài liệu ngay tại các phòng ban.
Tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt hồ sơ tài liệu cũng không được lưu
trữ một cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì bộ phận đó tự quản lí
và lưu trữ. Hiện nay công ty chưa có kho lưu trữ tập trung đây là điều rất khó khăn cho
cả nhân viên văn thư – lưu trữ và các phòng ban khác.
+ Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà nằm phân tán ở các
phòng ban do đó việc quản lí, bảo quản không được thống nhất, vì thế mà các hồ sơ tài
liệu không tránh khỏi bị mất mát, rách nát, mối mọt.
+ Nơi làm việc của các phòng ban đã trật trội, lại phải lưu trữ và bảo quản tài
liệu vì vậy rất bất tiện và ảnh hưởng đến công việc. Việc bảo lưu trữ tài liệu ngay tại

37
các phòng ban đã làm cho không khí trong phòng rất ngột ngạt dễ gây ức chế cho nhân
viên trong phòng.
+ Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu: Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu
tra cứu tài liệu để phục vụ cho công việc, mà tài liệu đó lại do nhiều bộ phận khác
nhau lưu trữ thì nhân viên văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu đó. Như
vậy hiệu quả công việc sẽ không cao và không đáp ứng được yêu cầu của công tác văn
thư - lưu trữ là chính xác, kịp thời, nhanh chóng, bí mật và hiệu quả.
Để khắc phục những tồn tại trên thì công ty nên có kế hoạch xây dựng thêm
một phòng để làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho toàn công ty.
* Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung như sau:
Dựa vào cơ cấu tổ chức của công ty mà nhân viên văn thư có thể chia thành các
tủ lưu trữ cho phù hợp. Những hồ sơ, tài liệu chung của công ty nên được lưu trữ tập
trung, còn những hồ sơ, tài liệu của phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó. Nhân
viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn các phòng ban sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ.
Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để
dễ thống kê và tra tìm. Cách lưu trữ này vừa khoa học, vừa hiệu quả.
Nhân viên văn thư- lưu trữ có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lí theo dõi
và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc trong ngăn.
Để góp phần giải phóng chỗ để thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư phải thống
kê những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị hoặc hết thời gian bảo quản để tiến hành tiêu
huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một
cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ.
Khi xây dựng nhà lưu trữ cần lưu ý một số tiêu chuẩn kĩ thuật sau đây:
+ Được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản cần thiết như: máy điều hoà, quạt
thông gió để duy trì độ ẩm và nhiệt độ thích hợp, loại trừ sự xuất hiện của nấm mốc,
mối mọt.
+ Lau chùi, quét, chải bụi thường xuyên
+ Có dụng cụ đo nhiệt độ

38
+ Sử dụng một số loại hóa chất để diệt nấm mốc, côn trùng
+ Các dụng cụ phòng cháy chữa cháy, các thiết bị bảo vệ, cửa ra vào được làm
bằng chất liệu có độ bền cao khó bắt lửa, cửa sổ phải có lưới sắt, sử dụng loại kính
phản quang.
+ Tủ phải được làm bằng những vật liệu chống cháy và cách nhiệt.
+ Các tủ tài liệu phải được kê cách tường 20cm, cách mặt đất 30cm, cách trần
nhà 80cm.
+ Vị trí xây dựng phòng lưu trữ phải cách biệt với nơi làm việc, là nơi cao ráo,
thoáng mát, yên tĩnh và sạch sẽ.
3.4.Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc
Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty làm việc chung với các bộ phận
khác trong phòng Hành chính - Quản trị, do đó mà điều kiện làm việc không được đảm
bảo, diện tích làm việc dành cho nhân viên văn thư - lưu trữ rất nhỏ. Làm việc chung
với các bộ phận khác đôi khi rất bất lợi đối với công việc cần sự tập trung cao như văn
thư – lưu trữ vì nhân viên văn thư – lưu trữ hay bị phân tán bởi tiếng ồn của sự trao đổi
công việc trực tiếp.
Bàn làm việc ngổn ngang, thiếu ngăn nắp là một trong những yếu tố gây giảm
hứng thú làm việc của nhân viên, vì vậy việc bố trí, sắp xếp bàn làm việc là một trong
những yếu tố quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc. Bàn làm việc của nhân
viên văn thư – lưu trữ tại công ty chưa được sắp xếp một cách khoa học và hợp lí: Các
văn phòng phẩm để không đúng vị trí, văn bản giấy tờ còn để lộn xộn không có sự
phân loại. Để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc một cách
nhanh chóng, gọn gàng và chính xác thì nhân viên văn thư – lưu trữ cần phải chú ý
những vấn đề sau:
+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.
+ Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong thì hãy chuyển đi ngay.
+ Tất cả những tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp gọn gàng trong các tủ tài liệu.

39
+ Đối với những giấy tờ tài liệu chưa giải quyết xong thì xếp gọn gàng ngăn
nắp đặt trên bàn và đặt ở phía tay trái vị trí ngồi của nhân viên văn thư.
+ Những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu thêm hoặc chưa giải quyết thì nên để
vào ngăn bàn.
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và giảm bớt sự căng thẳng về thần
kinh, có thể trang trí phòng làm việc bằng cách để một chậu hoa ở cạnh bàn làm việc,
treo những bức tranh ở trong phòng làm việc…
Nhân viên văn thư có thể sắp xếp bàn làm việc của mình như sau:
Điện thoại để ở đầu bàn bên trái, phía dưới đặt một cuốn danh bạ điện thoại,
phía trước mặt chếch về bên phải là hộp ghim, kéo, tem, kẹp giấy, khoảng trống ở
trước mặt dùng để ghi chép. Máy vi tính đặt ở đầu bàn phía bên phải.
Một nguyên tắc khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận
tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa.
3.5.Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ
Để đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện
pháp trên, công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được
chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ có
đúng theo quy định hay không, nếu không đúng thì phải kịp thời điều chỉnh cho phù
hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban đơn vị trong
công ty nói chung đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục.
Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư – lưu trữ đề xuất các phương án tốt nhất để
công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định và đem lại hiệu quả cao
hơn. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu trữ lâu dài, những tài liệu nào
không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được đưa vào chế
độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách
quan, như vậy mới nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ, bộ phận văn thư –
lưu trữ mới có thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế. Các phòng ban trong công ty
cần phải coi trọng công tác văn thư – lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư –

40
lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin của công ty được giữ bí
mật, an toàn.
Để đánh giá hoạt động văn thư – lưu trữ thì ngoài những yêu cầu của công tác
văn thư – lưu trữ như nhanh chóng, chính xác, bí mật thì ban lãnh đạo công ty có thể
sử dụng một số tiêu chí sau đây:
+ Mức độ hoàn thành công việc.
+ Chất lượng và hiệu quả của công việc.
+ Tinh thần, thái độ làm việc.
+ Lòng say mê và nhiệt tình với công việc.
+ Ý thức, trách nhiệm, độ tin cậy.
Thông qua các tiêu chí này mà có thể đánh giá trình độ và đạo đức của nhân
viên văn thư – lưu trữ. Từ đó, có kế hoạch giúp đỡ nhân viên, bồi dưỡng nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp.
* Cơ sở và điều kiện để thực hiện các giải pháp
a) Sự quan tâm chỉ đạo của ban Giám đốc
Sự động viên, khích lệ về mặt tinh thần của ban lãnh đạo công ty là nguồn động
lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy sáng tạo trong công việc đối
với nhân viên văn thư – lưu trữ. Đây là một trong những đòn bẩy tinh thần giúp cho
nhân viên văn thư – lưu trữ hoàn thành công việc tốt hơn. Giám đốc quan tâm đến điều
kiện làm việc, theo dõi quy trình làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ nhằm phát
hiện ra những thiếu sót, những mặt còn yếu kém của cán bộ công nhân viên và những
trang thiết bị còn thiếu để bổ sung tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty
làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty, chủ động tạo mối quan hệ gần
gũi, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên có tác dụng tạo cho nhân
viên một tinh thần lao động thoải mái, thu hẹp khoảng cách giữa người lãnh đạo với
người lao động tạo cho họ một sự mạnh dạn, sáng tạo trong công việc.

41
b) Sự nỗ lực cố gắng không ngừng của chính bản thân nhân viên văn thư – lưu
trữ
Đây là một yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các giải pháp
trên bởi con người luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bởi vì sự cố gắng vươn lên, sự
không ngừng học hỏi nâng cao trình độ, chắc chắn nhân viên văn thư – lưu trữ sẽ tiếp
nhận được những kiến thức để áp dụng vào trong công việc của mình. Công tác văn
thư – lưu trữ có được thực hiện tốt hay không? Có năng suất chất lượng hay không?
Điều đó phụ thuộc phần lớn vào người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi họ chính là
người trực tiếp tham gia giải quyết công việc.
c) Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kĩ thuật thiết bị máy móc hiện đại
Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công
của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất
sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác,
việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm
thông tin trong các văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác.

42
PHẦN 3: KẾT LUẬN
Công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ những năm trở lại đây đã
trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh
tế theo cơ chế thị trường thì một số cơ quan cũng như doanh nghiệp đã quan tâm tới
nghiệp vụ này, đã thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ. Bởi nếu
thực hiện tốt công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả
không chỉ trước mắt mà cả về lâu dài. Vì công tác văn thư – lưu trữ thực chất là công
tác xây dựng và quản lí những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lí mà
không có văn bản nào thay thế được.
Thực tế cho thấy bất kì cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kĩ
thuật hay cơ quan quản lí hành chính, hay những doanh nghiệp kinh doanh sản xuất,
trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình ít nhiều cũng phải cần đến công tác
văn thư - lưu trữ một cách hiệu quả để giải quyết công việc cụ thể hoặc tra cứu những
thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho nghiên cứu tình hình sản xuất kinh
doanh, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương chính sách, đề ra
các quyết định về quản lí…
Công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty trong thời
gian vừa qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của phòng Hành
chính - Quản trị cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập. Công ty đang nỗ lực khắc
phục những mặt tồn tại này để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn
thư – lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước ta.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH TMDV Sao Nam Việt đã giúp
em hiểu thêm về thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, đây là công tác quan trọng trong
việc điều hành nắm bắt xử lí thông văn bản giấy tờ kết hợp với xử lí thông tin, đồng
thời còn là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho ban Giám đốc trong việc ra các quyết định
được đúng đắn, chính xác, kịp thời và phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty, ngoài
ra còn giúp cho các bộ phận khác trong công ty hoạt động có hiệu quả hơn.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại phòng Hành chính – nhân sự của công ty
đã giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững những kiến thức đã học ở

43
trường. Trên cơ sở thực tiễn và lí luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của giáo
viên, em xin được mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác
v tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty TNHH TMDV Sao Nam
Việt. Tuy cố gắng hết sức nhưng bài khoá luận của em vẫn còn rất nhiều sai sót, em
mong được các thầy, cô chỉ dạy thêm trên cơ sở đó em có thể hoàn thành tốt bài khoá
luận của mình.

Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Tổ Chức Bảo Quản Và Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty.

Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Tổ Chức Bảo Quản Và Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty.

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Tổ Chức Bảo Quản Và Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty.

Similar to Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Tổ Chức Bảo Quản Và Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty. (12)

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (14)

Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Tổ Chức Bảo Quản Và Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty.