I-S Hankinta Oy:n tilaama koulutus julkisten hankintojen tarjousten teossa onnistumiseksi. Kuopion koulutusillan aineisto 2.12.2014. Pohjalla Virpi Blomin mainio blogi: miten menestyä julkishallinnon tarjouskilpailussa.

1. Julkiset hankinnat –– näin
teet onnistuneen tarjouksen
Kuopio
2.12.2014

2. Tutustuminen ja esittelyt
Ketäs te olette? Etsi täältä sellainen henkilö, jota
et ole tavannut / tunne entuudestaan. ’Esitelkää’
toinen toisenne vastaamalla seuraaviin
kysymyksiin:
Kuka olet ja millainen yritys / millaista
2
toimintaa Sinulla on – mitä myyt / tarjoat?
Millainen kokemus Sinulla on julkisiin
tarjouspyyntöihin vastaamisesta?
Mikä julkisiin tarjouspyyntöihin vastaamisessa
on haastavaa / hankalaa?
Mikä on parasta, mitä Sinulle tapahtui viime
viikon tai viikonlopun aikana?
Ota mukaan kynä ja paperia, kirjoita keskeiset asiat ylös

3. Asiakasprojektit:
• Helsingin yliopisto, Palmenia
ja Itä-Suomen yliopisto,
Aducate: tuotteistaminen
• Rastor Oy; (yrittäjätutkinnot)
tuotteistaminen, myynti,
markkinointi
• Ylä-Savon ammattiopisto;
Laatukoulutus
Jouni Ortju Ky:
- perustettu 1.2.2005
Kuka minä olen?
Puh. 050-9178 688
ARVOT:
asiakaslähtöisyys,
vaikuttavuus, jatkuva
yrittäjätutkinnot (my markk.)
jouni.ortju@laatukoulutus.fi
Työhistoria:
kehittyminen
- yrittäjä 28.2.2005 alkaen (yo-merk., eMBA)
- tuoteryhmäpäällikkö; Haaga Tutkimus (mm. Laatutonni, Travel Park yrityshautomo)
- matkailukouluttaja; Pohjois-Savon ammattikorkeakoulu/Savonia Kehitys
- projektipäällikkö Pyhä-Luosto II –projekti, toimitusjohtaja Lieksan Matkailu Oy,
hotellin-/matkailukeskuksen toimitusjohtaja; Hotelli Koli Oy
Markkinointi, myynti, laatutyöskentely, asiakaspalvelu,
tuotteistaminen, verkostoituminen
3

4. Ammattiostajan* palvelukohteen **
valintakriteereitä
• Helppous (tietojen saaminen, valitseminen,
ostaminen)
• Nopeus
• Tuotteen ominaisuudet, tarjottu kokonaisuus
• Hintataso, kaupan ehdot
• Asiantuntevuus myynnissä ja asiakaspalvelussa
• Toimitusvarmuus
• Maine...
4
* Tyypillisesti esim. yrityksen sihteeri / assistentti
** Tyypillisesti esim. kokouspalvelut

5. Palveluni ja tuotteeni
ASIAKKAAN OSTOKÄYTTÄYTYMINEN
- miten saat selville, miten asiakkaasi ostaa / haluaa
ostaa palvelujasi? Sinulta / välittäjältä / netistä?
- mistä asiakkaasi hakee tietoa vastaavanlaisista
palveluista?
- kuka on yrityksessä oikea yhteyshenkilö, jolle Sinun
pitää saada viestisi perille? Kuka valitsee ja esittelee,
onko hän sama henkilö, joka päättää?
- mitkä ovat asiakkaan ostopäätökseen vaikuttavimmat
tärkeimmät tekijät?
KYSY ASIAKKAALTA!
5

6. Vastoin yleistä käsitystä
hankintalain tarkoituksena ei ole
toimittajaehdokkaiden elämän
6
hankaloittaminen, vaan
hankintalaki puolustaa tarjoajien
oikeuksia.
Lähde: Virpi Blom, www.vierityspalkki.fi – miten menestyä julkishallinnon
tarjouskilpailussa

7. Miten teet onnistuneen tarjouksen
1. Seuraa Hilma-järjestelmään
tulevia tarjouspyyntöjä eli
hankintailmoitukset.fi sivustoa
7
Mikäli saat tarjouspyynnön myös suoraan, pidä
tätä hyvänä merkkinä: yritystäsi pidetään
erityisen kiinnostavana kandidaattina
hankintaan, joten tarjoustasi odotetaan
innokkaasti!

8. Miten teet onnistuneen tarjouksen
2. Lue tarjouspyyntö huolella!
Kirjoita tarvittaessa tarjouksen tärkeät
asiat erilliselle paperille ja käytä tätä
tarkistuslistana kun käyt tarjouksen
läpi ennen lähettämistä! (jos
mahdollista, lueta sekä tarjouspyyntö
että tarjous vielä jollakulla muulla)
8

9. Miten teet onnistuneen tarjouksen
3. Älä lähde tarjouskilpailuun, jossa
et voi menestyä!
Mikäli tarjouspyynnössä esitetään ehdottomia
vaatimuksia tai vähimmäiskriteerejä esimerkiksi
hyväksyttävistä teknologioista, referenssitoteutuksista,
projektiryhmästä tai yrityksestä, ei kannata lähteä
tarjoamaan, jos nämä kriteerit eivät täyty. Vaikka
ostajaorganisaatiolla olisi hyvää tahtoa yritystäsi kohtaan,
hankintalaki määrää sen, että tarjoustasi ei voida ottaa
huomioon
9

10. Miten teet onnistuneen tarjouksen
4. Kovin luovaa tulkintaa ei kannata
tehdä
Ostajaorganisaatiot ovat velvoitettuja noudattamaan
kirjaimellisesti ja yksiselitteisesti tarjouspyynnössä
antamiaan arviointikriteerejä tai vaatimuksia. Jos
referenssejä pyydetään vaikkapa extranet-toteutuksista, et
voi soveltaa kriteeriä niin, että ”tämä tekemämme
intranetpalveluhan on vähän niinkuin extranetpalvelu”, eikä
yksityissektorin asiakasreferenssiä voida laskea vaadituksi
julkishallinnon referenssiksi, vaikka omasta mielestäsi se
olisi ”ihan vastaava”.
10

11. Miten teet onnistuneen tarjouksen
5. Hinnoista ei neuvotella
Ole tarkkana tarjottujen palvelujen kokonaishinnan
kanssa. Tarjouspyynnössä mahdollisesti esitetyt
hintakatot ovat ehdottomia (tosin alvittomia)
maksimihintoja hankinnan kaikille kustannuksille,
jotka tulevat tilaajan maksettaviksi samalta
toimittajataholta sopimuskauden aikana (yleensä 3 -
5 vuotta).
11

12. Miten teet onnistuneen tarjouksen
”Kansallinen kynnysarvo” tai ”EU-kynnysarvo”
ovat myös tarjouspyynnössä
hintakattoa määrääviä termejä: jos
tarjouksen tulee alittaa ne, ostaja ei saa
valita tarjoajaa, jonka tarjous (alvittomat
kokonaiskustannukset sopimuskaudelle)
on kynnysarvoja kalliimpi. Huomaa, että
EU-kynnysarvo vaihtelee hankintayksikön
luonteen mukaan.
12
http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot

13. Miten teet onnistuneen tarjouksen
6. Vastaa esitettyihin kysymyksiin
Mikäli tarjouspyynnössä pyydetään tarjoajilta
vastauksia, selvityksiä tai kuvauksia hankittavaan
projektiin ja yritykseesi liittyen, panosta näihin.
Vastaa kysymyksiin selkeästi, ammattitaitoanne esiin
tuoden, täsmällisesti ja uskottavasti. Novellien
muodossa vastaaminen ei anna bonuspisteitä, vaan
tiivistäminen on hyve.
13

14. Miten teet onnistuneen tarjouksen
Etenkin jos tarjouspyyntö esittää
täsmällisen kysymyksen täsmäaiheesta, ei
siihen kannata vastata satasivuisella
liitedokumentilla, jonka sivuilta vastaus on
tulkinnan kautta kursittavissa kasaan.
14

15. Miten teet onnistuneen tarjouksen
7. Täytä lomakkeet ohjeen mukaan
Jos tarjouspyyntö sisältää täytettäviä
lomakkeita, ole erityisen huolellinen
niiden täyttämisessä: ne ovat mitä
todennäköisimmin juuri niitä, joiden
mukaan yrityksesi saamat pisteet
määräytyvät.
15

16. Miten teet onnistuneen tarjouksen
Äläkä toimi ohjeiden vastaisesti: jos
joitakin tietoja pitää täyttää suoraan
lomakkeelle eikä esittää muutoin, älä
viittaa siihen, että tämä asia on esitetty
liitetiedostossa. Ostajaorganisaatio ei
tässä tapauksessa saa ottaa liitettäsi
lainkaan huomioon – pahimmassa
tapauksessa ohjeiden vastainen toiminta
johtaa tarjouksen hylkäämiseen
16

17. Miten teet onnistuneen tarjouksen
8. Panosta siihen mitä vertaillaan
Hankintalain ytimessä on se, että tarjoukset
vertaillaan nimenomaisesti ja ainoastaan niillä
kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on esitetty.
Tarjouksessa on toki esitettävä pyydettyjä tietoja
vapaamuotoisesti, mutta tarjousvertailu tehdään
tinkimättömästi vain vertailemalla
tarjouspyynnössä esitettyjä kriteereitä.
17

18. Miten teet onnistuneen tarjouksen
Kirjoita tarjouksesi peilaten kaikkia
antamiasi tietoja vertailukriteerejä vasten.
Muu lavertelu on melko turhaa, koska sillä
ei ole mitään merkitystä tarjousvertailussa
sijoittumisen kannalta.
18

19. Miten teet onnistuneen tarjouksen
9. Ole tarkka muotoseikoissa
Mikäli tarjouspyynnössä edellytetään ehdokkaita
esittämään tarjouksensa tietyssä muodossa,
tietyssä sisältöjärjestyksessä, tietyllä tavalla
otsikoituna jne., kyttää näiden ehtojen
toteutuminen suurennuslasilla.
Muotoseikkojen täyttymättä jääminen on yleisin
tarjousten hylkäysperuste
19

20. Miten teet onnistuneen tarjouksen
Vaikka joitakin huolimattomuusvirheitä,
kirjoitusvirheitä tai vähäpätöisiä muodollisia
puutteita tarjouksissa voidaan hankintalain
puitteissa antaa anteeksi, useimmat
ostajaorganisaatiot eivät uskalla ottaa
valitusriskiä. Eikä tällainen virhe tai puute saa
koskaan liittyä tarjousvertailussa käytettäviin
vaatimuksiin tai seikkoihin.
20

21. Miten teet onnistuneen tarjouksen
10. Lue tarjous vielä kerran
Tarkista vielä viimeiseksi useamman silmäparin
avustuksella, että tarjouspyynnössä esitettyihin
kysymyksiin, vaatimuksiin ja reunaehtoihin:
• on vastattu
• on vastattu oikein
• on vastattu vaatimukset täyttäen ja ohjeiden
mukaan
21

22. Miten teet onnistuneen tarjouksen
11. Lähetä tarjous ajoissa!
Pidä huolta siitä, että tarjous on perillä
ajoissa. Myöhästyneet tarjoukset on
käytännössä aina hylättävä.
22

23. Case LKJO Ky ja yliopisto
(Tarjouspyyntö) /
yhteydenotto
asiakkaaseen
Soitto asiak-kaalle
ja mahd.
tapaaminen
Puhelinkeskus-telu
/ neuvottelu
Aineisto- ja
harjoite-ehdotukset
Tarjouksen
tekeminen
Tarjousprosessi
Sen kysyminen, mikä asiakkaan
asiakkaalle on tärkeää ja mikä auttaisi
yliopiston väkeä onnistumaan omassa
työssään
Toimeksianto-sopimus
Järjestelyjen
tarkka sopiminen
(työnjako)
Tapaamismuistio /
puhelinneuvottelumuistio
Yliopistoa ja/tai tämän
asiakkaita auttavien
ratkaisujen hakeminen
Koulutusaineistojen
ennalta lähettäminen
(toimivuuden arviointi)
Yhteinen
sparraus
Toteutusprosessi
Lisämyynti
23

24. Case LKJO Ky ja yliopisto
Yhteinen
aineistosparraus
(puhelimitse tai
tapaaminen)
Mahd. sovittujen
työkalujen /
aineistojen
toimittaminen
Aikataulujen hiominen
ja järjestelyjen
toimivuuden
varmistaminen
Varsinainen
koulutustilaisuus
(hyvissä ajoin paikalla)
Toteutusprosessi jatkuu
Kirja, palautteen
keruulomakkeet
Palautteen keruu ja
palauteyhteenveto
Palautteen ja
koulutuksen läpikäynti
(puhelu tai
tapaaminen)
Suosittelu
Uudet toimeksiannot
24

25. Henkilökohtainen myyntityö /
pienhankinnat
Keinot: (kaikissa tärkein asia ennakkosuunnittelu)
1. Sähköposti / kirje – persoonallisuus. Tässä pitää lukea, että
soitat pian (2 - 3 pv). Lyhyt palvelujesi / osaamisesi kuvaus
2. Puhelu – tässä ei vielä myydä mitään, vaan sovitaan
tapaamisesta (puhelinmuistio! Ehdota kahta ajankohtaa, joista
asiakas saa valita)
3. Asiakas- / myyntikäynti – täällä myydään! Varaudu
vastaväitteisiin / ostoepäilyihin, varmista kaupan päättäminen
4. Messut, myyntitapahtumat – erottautuminen, konkretia,
ennakkovalmistautuminen (sovi tärkeät tapaamiset ennakkoon).
Käyntikortit, valokuvaaminen / videointi. Kiitosviesti tapahtuman
jälkeen ja sovittujen asioiden (esim. tarjous) tekeminen sovitussa
aikataulussa 25

26. Vinkit linkit
Vinkit
kirja: Tapola Marita - Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
(Sanoma Pro Oy, 2013)
googlaa: siivouspalvelujen kilpailutusten keskustelutilaisuus
3.3.2014 Turku
Linkit
http://www.y-lehti.
fi/uutiset/nayta/9032/Myynti+julkishallinnolle%3F+%E2%80%9
3+Onnistuneen+tarjouksen+ABC+ja+D
http://www.turku.fi/public/default.aspx?contentid=530683nodeid=
4517 - Turun kaupungin tulevien ruokapalvelukilpailutusten info- ja
keskustelutilaisuus 16.9.2014
26