Khóa luận Tốt nghiếp đại học

1. BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
  
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
HOÀN THIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHO CÔNG CHỨC PHÒNG NỘI VỤ
THÀNH PHỐ BIÊN HÒA,TỈNH ĐỒNG NAI
GVHD : Th.S Phạm Thị Toàn
SVTH : Nguyễn Thùy Linh
MSSV : KS12TCNS1_024
Chuyên ngành : Quản lý Tổ chức và Nhân sự
Niên khoá : 2011 - 2015
TP.HỒ CHÍ MINH – 2015

2. LỜI CẢM ƠN
Sau bốn năm học tập và rèn luyện để trở thành người công chức
“ vừa hồng vừa chuyên”, em đã lĩnh hội được nhiều kiến thức và kỹ
năng sống hữu ích. Có được sự trưởng thành đó, ngoài sự nỗ lực của
bản thân, sự động viên giúp đỡ của gia đình và bạn bè còn có công lao
dạy dỗ, chỉ bảo của các thầy cô giáo.
Nhân đây, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc cùng toàn
thể cán bộ, công nhân viên Học viện đã tạo điều kiện thuận lợi cho em
trong suốt quá trình học tập và rèn luyện. Em xin gửi lời tri ân đến toàn
thể thầy cô đã tận tình dạy dỗ, chỉ bảo em.
Xin đồng gửi lời cám ơn đến toàn thể công chức Phòng Nội vụ
thành phố Biên Hòa đã tạo điều kiện, giúp đỡ và động viên em khi em
thực tập và nghiên cứu đề tài tại cơ quan.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Phạm Thị
Toàn và các thầy cô trong Hội đồng phản biện đã tận tình góp ý, hướng
dẫn giúp em đi đúng hướng và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thùy Linh

3. DANH MỤC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ
BẢNG Trang
1. Bảng 1.1. Nội dung cơ bản của một bản mô tả công việc cho một vị trí
việc làm..........................................................................................................18
2. Bảng 2.2.3.1. Bản mô tả công việc của chức danh Trưởng phòng Nội vụ
thành phố Biên Hòa ......................................................................................33
3. Bảng 2.2.3.2. Bản mô tả công việc của chuyên viên phụ trách công tác
cải cách hành chính và QLNN về thanh niên ................................................36
4. Bảng 3.1.2.1. Bản mô tả công việc cho chức danh trưởng phòng .........49
5. Bảng 3.1.2.2. Bản mô tả công việc của chuyên viên phụ trách công tác
cải cách hành chính và QLNN về thanh niên ...............................................53
SƠ ĐỒ
6. Sơ đồ 1.1. Sơ đồ phân tích công việc, công cụ quản trị tài nguyên nhân
sự cơ bản nhất ................................................................................................. 10
7. Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tiến trình phân tích công việc .......................................12
8. Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình phân tích công việc của vị trí việc làm cụ thể
trong tổ chức công ..........................................................................................13
9. Sơ đồ 2.1.2. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa .............29

4. MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..............................................................................................1
2. Tình hình nghiên cứu ......................................................................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................4
6. Đóng góp của khóa luận .................................................................................4
7. Kết cấu khóa luận ...........................................................................................5
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG
CHỨC
1.1 Các khái niệm...............................................................................................6
1.1.1 Công chức ...................................................................................................6
1.1.2 Phân tích công việc ....................................................................................7
- Một số khái niệm liên quan.........................................................................7
- Khái niệm Phân tích công việc ...................................................................8
- Trình tự Phân tích công việc.....................................................................10
1.1.3 Phân tích công việc cho công chức.........................................................12
1.2 Bản mô tả công việc cho công chức........................................................17
1.2.1 Bản mô tả công việc .................................................................................17
1.2.2 Nội dung Bản mô tả công việc cho công chức.......................................18
1.2.3 Quy trình xây dựng Bản mô tả công việc..............................................19
1.2.4 Yêu cầu khi xây dựng Bản mô tả công việc...........................................23
1.3 Kinh nghiệm trong thực hiện chương trình phân tích công việc và xây
dựng đề án Vị trí việc làm ở Bắc Ninh ............................................................24
Tiểu kết chương 1...............................................................................................27
Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BMTCV CHO CÔNG CHỨC
PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BIÊN HÒA
2.1 Khái quát về Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa......................................28
2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa..28
2.1.2 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................28

5. 2.2 Thực trạng xây dựng Bản mô tả công việc cho công chức Phòng Nội vụ
thành phố Biên Hòa .......................................................................................... 31
2.2.1 Quy trình xây dựng Bản mô tả công việc cho công chức......................32
2.2.2 Phương pháp được Phòng Nội vụ sử dụng để xây dựng bản mô tả công
việc.......................................................................................................................33
2.2.3 Bản mô tả công việc đã được Phòng Nội vụ xây dựng ..........................33
2.2.3.1 Bản mô tả công việc cho chức danh Trưởng phòng ......................... 33
2.2.3.2 Bản mô tả công việc của chuyên viên ................................................. 36
2.3 Đánh giá ........................................................................................................38
2.3.1 Những mặt đạt được.................................................................................38
2.3.2 Hạn chế.......................................................................................................40
2.3.3 Nguyên nhân............................................................................................. 41
Tiểu kết chương 2.............................................................................................. 44
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO
CÔNG CHỨC PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BIÊN HÒA
3.1 Xây dựng bản mô tả công việc cho công chức tại Phòng Nội vụ thành phố
Biên Hòa..............................................................................................................45
3.1.1 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc .............................................. 45
3.1.2 Bản mô tả công việc đã cải tiến dành cho chức danh Trưởng phòng và
chuyên viên Phòng Nội vụ ................................................................................49
3.1.2.1 Bản mô tả công việc cho chức danh Trưởng phòng Nội vụ ............. 49
3.1.2.2 Bản mô tả công việc cho chuyên viên Phòng Nội vụ ......................... 53
3.2 Một số giải pháp đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc đã hoàn thiện
cho công chức Phòng Nội vụ Biên Hòa ............................................................58
Tiểu kết chương 3...............................................................................................61
KẾT LUẬN.........................................................................................................62

6. LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, sự thay đổi của thời đại vừa là cơ hội vừa là thách thức của
mọi tổ chức, đặc biệt là đối với nền hành chính của một quốc gia. Do đó, cải cách
hành chính là điều tất yếu đối với một đất nước muốn phát triển. Chúng ta không
có nhiều cơ hội và sự lựa chọn nào khác ngoài việc nhanh chóng thích ứng và
chủ động với sự thay đổi này. Điều này càng cấp bách hơn nữa đối với Việt Nam
vì nền hành chính của nước ta đã trải qua thời kỳ trì trệ quá lâu, đồng thời công
cuộc xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang đặt ra rất
nhiều nhiệm vụ trước mắt. Trong các yếu tố nhân lực, vật lực và tài lực, nguồn
nhân lực đóng vai trò quyết định đến sự thành công của quá trình này. Vì thế
không thể xem nhẹ công tác quản lý nguồn nhân lực, cụ thể là đội ngũ cán bộ
công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Theo lý thuyết quản lý, bước đầu tiên khi tiến hành quản lý nguồn nhân
lực là phân tích công việc. Sản phẩm cụ thể của hoạt động này chính là bản mô tả
công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Nhờ bản mô tả công việc, các chức danh
công chức được mô tả một cách chính xác, cụ thể về mục tiêu thực hiện công
việc, nhiệm vụ, trách nhiệm và các điều kiện làm việc. Có thể nói, bản mô tả
công việc có ý nghĩa không chỉ với bản thân người cán bộ, công chức mà còn có
giá trị to lớn, phục vụ cho công tác quản lý cán bộ công chức; đây là cơ sở để
thực hiện tuyển dụng, bố trí công việc, đánh giá và thực hiện các chế độ khen
thưởng, kỷ luật, phúc lợi, đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm...cho từng chức danh.
Có được bản mô tả công việc tốt thì việc quản lý, sử dụng và đánh giá cán bộ
công chức sẽ đạt hiệu quả cao, mang lại những lợi ích thiết thực góp phần xây
dựng một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.
Khi nghiên cứu tình hình xây dựng Đề án Vị trí việc làm tại Phòng Nội
vụ thành phố Biên Hòa, tôi nhận thấy đơn vị đã nhận thức được tầm quan trọng
của bản mô tả công việc và đã có bản mô tả công việc dành cho từng chức danh.

7. Mặc dù vậy, công tác xây dựng và thẩm định bản mô tả công việc còn nhiều
vướng mắc nên chưa thể áp dụng vào thực tế. Việc hoàn thiện bản mô tả công
việc cho các chức danh là tất yếu và làm càng sớm càng tốt. Chính vì thế tôi đã
chọn đề tài: “Hoàn thiện bản mô tả công việc cho công chức Phòng Nội vụ
thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai” với hy vọng sẽ đóng góp một số bản mô tả
công việc đã cải tiến, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng
Nội vụ thành phố Biên Hòa.
2. Tình hình nghiên cứu
Việc nghiên cứu về phân tích công việc, mô tả công việc và bản mô tả
công việc ở các nước phát triển có một lịch sử lâu dài và được chú trọng ở cả khu
vực tư lẫn khu vực công. Tại các nước có nền công vụ theo mô hình vị trí việc
làm đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, sách, báo, tạp chí khoa học viết về vấn
đề này như: Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước của tác giả
Christian Batal (2000a, b), NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội (tài liệu dịch sang
tiếng Việt); Quản lý nhân lực trong tổ chức công của tác giả Louise, Yves-
C.Gagnon, (2002, Tài liệu dịch sang tiếng Việt).
Ở Việt Nam, việc nghiên cứu về phân tích công việc và bản mô tả công
việc cũng đã bắt đầu từ lâu, gần đây đã có các sách, báo viết về vấn đề quản lý
nguồn nhân lực trong các tổ chức như: Quản trị nguồn nhân lực của TS. Trần
Kim Dung (2011); Quản trị nhân sự của tác giả Nguyễn Hữu Thân (2008),… các
sách này có phần đã nghiên cứu khá kỹ lưỡng về mô tả công việc. Trong khu vực
công, có các sách: Quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức công của Đại học
Kinh tế quốc dân (2011), Mười hai vấn đề về thiết kế và phân tích tổ chức các cơ
quan hành chính nhà nước của TS.Bùi Thế Vĩnh,…Ngoài ra chúng ta còn có
thêm các sách nước ngoài dịch sang tiếng Việt, các công trình nghiên cứu để mô
tả công việc cho đội ngũ cán bộ công chức trong các cơ quan nhà nước Việt Nam
với sự hợp tác, giúp đỡ của các nước phát triển.

8. Bên cạnh đó cũng có các đề tài nghiên cứu về phân tích công việc và xây
dựng bản mô tả công việc như Luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính công “Thiết
kế và tổ chức thực thi công việc của Chủ tịch UBND phường trên địa bàn thành
phố Hà Nội” (Phạm Thị Diễm, năm 2011). Các khóa luận tốt nghiệp như: “Xây
dựng bản mô tả công việc cho công chức làm việc tại phòng Nội vụ UBND thành
phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” (Ngô Thị Quyên, năm 2012), “Xây dựng
Bản mô tả công việc của những người hoạt động không chuyên trách cấp phường
tại TP Hồ Chí Minh” (Nguyễn Văn Trà, năm 2013), “ Xây dựng bản mô tả công
việc đối với chức danh Chủ tịch UBND cấp xã trên địa bàn huyện Vĩnh Linh, tỉnh
Quảng Trị” (Trần Thị Kim Liên, năm 2014) các công trình này đã có cách tiếp
cận về thiết kế và mô tả công việc cho các chức danh khác nhau.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận phân tích công việc, bản mô tả công việc
và thực trạng công tác xây dựng bản mô tả công việc đối với một số chức danh
công chức ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, đề tài đề xuất đối với các chức
danh đó trên cơ sở bản mô tả công việc đã có.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu, đề tài có nhiệm vụ sau:
Làm rõ cơ sở lý luận về phân tích và mô tả công việc, bản mô tả công
việc;
Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng bản mô tả công việc
đối với công chức ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa.
Đề xuất bản mô tả công việc đã cải tiến cho một số chức danh công chức
và kiến nghị một số giải pháp để đẩy mạnh công tác xây dựng bản mô tả công
việc tại đơn vị.

9. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng ở đây là hoạt động xây dựng bản mô tả công việc cho các chức
danh ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, qua đó hoàn thiện bản
mô tả công việc của công chức làm việc tại đây.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian, đề tài được thực hiện trong phạm vi hoạt động của Phòng
Nội vụ thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Về nội dung, vì điều kiện thời gian nên tôi tiến hành nghiên cứu và hoàn
thiện bản mô tả công việc của 02 chức danh.
5. Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận được tiến hành dựa trên nền tảng phương pháp luận của chủ
nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, trong đó có:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp:
- Các nghiên cứu mô tả công việc, các giáo trình, sách tham khảo, các kết
quả nghiên cứu khoa học có liên quan đến đối tượng nghiên cứu;
- Nghiên cứu hệ thống văn bản pháp luật liên quan.
Phương pháp điều tra xã hội học:
-Phỏng vấn, quan sát: tác giả tiến hành phỏng vấn và quan sát hoạt động
của 15 công chức của Phòng Nội vụ;
-Sử dụng nhật ký làm việc: tác giả đã tiếp cận và tham khảo từ nhật ký
công việc của 03 công chức.
Phương pháp phân tích, tổng hợp.
6. Đóng góp của khóa luận
Hệ thống hóa lý thuyết về phân tích công việc trong tổ chức công và bản
mô tả công việc cho công chức.
Đề xuất một số giải pháp phù hợp với thực tiễn nhằm giúp cho công chức
hiểu rõ và hoàn thành tốt công việc của mình đồng thời góp phần quản lý, sử
dụng công chức tại đơn vị được khoa học và hiệu quả hơn.

10. Bên cạnh đó, đề tài cũng là một nguồn tham khảo dành cho các bạn sinh
viên khóa sau khi nghiên cứu các môn học liên quan.
7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung của khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về phân tích công việc và bản mô tả công
việc cho công chức
Chương 2: Thực trạng xây dựng bản mô tả công việc cho công chức Phòng
Nội vụ thành phố Biên Hòa
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện bản mô tả công việc cho công chức Phòng
Nội vụ thành phố Biên Hòa.

11. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC
1.1 Các khái niệm
Khi nói về vấn đề hoàn thiện bản mô tả công việc cho các chức danh công
chức, trước tiên chúng ta cần có cách hiểu thống nhất về các khái niệm: Công
chức. Họ là những ai? Phân tích công việc là gì? Bản mô tả công việc là gì? Các
lý thuyết dưới đây sẽ trả lời cho những câu hỏi đó.
1.1.1 Công chức
Trong quản lý nhân sự hành chính nhà nước, đối tượng chính của hoạt
động quản lý là cán bộ và công chức. Với phạm vi của đề tài, tác giả chỉ nghiên
cứu đối tượng là công chức.
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 Luật Cán bộ công chức 2008 thì
“Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức
vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc
Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công
nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải
là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn
vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, nhà nước, tổ chức chính trị
- xã hội( gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương
từ ngân sách nhà nước, đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của
đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được đảm bảo từ quỹ lương của đơn vị sự
nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Căn cứ vào vị trí công tác thì khoản 2 điều 34 Luật này cũng đã quy định
công chức được phân loại thành:

12. a) Công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý
b) Công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý.
Đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và công chức không giữ
chức vụ lãnh đạo, quản lý sẽ có những tiêu chuẩn chức danh khác nhau. Đây là
điều tối quan trọng, cần phải chú ý khi xây dựng bản mô tả công việc cho các
chức danh.
1.1.2 Phân tích công việc
a) Một số khái niệm liên quan
Bản mô tả công việc là sản phẩm của quá trình phân tích công việc, do đó
muốn có một bản mô tả công việc tốt thì không thể xem nhẹ lý thuyết bản mô tả
công việc. Để nhận thức về phân tích công việc được rõ ràng hơn, chúng ta cần
nắm rõ một số khái niệm liên quan như công việc, nhóm công việc, vị trí việc
làm. Trong đó:
Công việc (job) có nhiều cách hiểu nhưng thường được xem là bao gồm
một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt được các mục
tiêu của mình [18, tr 90]. Theo nhóm tác giả của Giáo trình Quản lý nguồn nhân
lực trong tổ chức công (Trường Đại học Kinh tế quốc dân năm 2011) công việc
được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị
trí trong tổ chức công (trường hợp một công việc do một số người đảm nhiệm),
hoặc tương ứng với một vị trí việc làm (trường hợp một công việc do một người
đảm nhiệm) [19, tr 29].
Nhóm công việc là sự giao thoa giữa khái niệm nghề và khái niệm công
việc. Khái niệm nhóm công việc cụ thể hơn khái niệm nghề nhưng rộng hơn khái
niệm công việc. Nhóm công việc là tập hợp các công việc gần nhau nhất hoặc có
khả năng thay thế lẫn nhau lớn nhất trong toàn bộ hệ thống việc làm [19, tr 29].
Và hệ thống việc làm trong một tổ chức công bao gồm những công việc chính
yếu mang tính kỹ thuật của một đơn vị hành chính, một công sở, một đơn vị sự
nghiệp và những việc mang tính chất chuyển tiếp không đặc thù như: quản lý,

13. hậu cần,...(những công việc này góp phần tạo ra hiệu suất hoạt động của một cơ
quan). Trong một cơ quan có nhiều ngành nghề, mỗi nghề lại có nhiều nhóm
công việc, một số công việc hợp thành một nhóm công việc, trong mỗi nhóm
công việc có thể có một hoặc nhiều vị trí việc làm [19, tr 28, 29].
Một khái niệm khác khi nghiên cứu phân tích công việc là khái niệm vị
trí việc làm. Đó là một đơn vị cụ thể nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ
thể nhất định trong một thời điểm nhất định và tại một thời điểm xác định [19, tr
29]. Theo Nghị định 36/2013/NĐ-CP ban hành ngày 22 tháng 04 năm 2013 quy
định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, tại khoản 1 Điều 3 nêu rõ: “Vị
trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức
để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị”. Việc
xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức được thực hiện theo phương
pháp tổng hợp, là việc kết hợp giữa hoạt động phân tích tổ chức và phân tích
công việc với thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ công chức trong cơ
quan, tổ chức.
b) Khái niệm Phân tích công việc
Có nhiều quan điểm, nhiều cách diễn đạt khác nhau về phân tích công việc,
nhưng nhìn chung chúng có nội dung tương tự nhau. Có thể kể đến những khái
niệm phân tích công việc như:
Trong Quản trị nhân sự (2008) của tác giả Nguyễn Hữu Thân thì “Phân
tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và
các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức”. Hay “Phân
tích công việc là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các
nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng,
kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc”[18, tr 31].
Trong phạm vi đề tài này, phân tích công việc được hiểu theo quan niệm
nhóm tác giả của giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công (Trường
Đại học kinh tế quốc dân, 2011), tức là: “Phân tích công việc là quá trình thu
thập thông tin, đánh giá và xác định một cách có hệ thống các thông tin về công

14. việc, về người thực hiện và các tiêu chuẩn cần thiết phải đạt được liên quan đến
công việc cụ thể trong các tổ chức công” [19, tr 29].
Nhận thức đúng về phân tích công việc giúp chúng ta thấy rõ vai trò, ý
nghĩa của nó cũng như mối quan hệ giữa phân tích công việc và mục tiêu nghiên
cứu của đề tài – bản mô tả công việc.
Phân tích công việc có vị trí và vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng
quyết định đến chất lượng các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức,
đó là:
Cơ sở cải thiện công tác tuyển dụng, điều phối nhân lực;
Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo của tổ chức;
Cải thiện hệ thống trả lương, phúc lợi,…
Có thể khẳng định phân tích công việc là một phương tiện quản lý nguồn
nhân lực. Do đó cần phải lựa chọn phương pháp và khung phân tích phù hợp với
mục tiêu đề ra của phân tích công việc: một bản phân tích việc làm được sử dụng
để xác định và phân công trách nhiệm hoặc để xem xét tổ chức lại cơ quan sẽ
được xây dựng khác với một bản phân tích công việc để xác định nhu cầu đào
tạo.
Sản phẩm của hoạt động phân tích công việc là:
Bản mô tả công việc: là văn bản liệt kê, ghi nhận những nhiệm vụ, chức
năng, quyền hạn, mối quan hệ cũng như điều kiện để tiến hành công việc;
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là hệ thống tiêu chí phản ánh các yêu
cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc.
Ngoài ra, khi phân tích công việc một số vị trí việc làm còn có bản yêu cầu
nhân sự hay bản yêu cầu chuyên môn công việc. Đó là văn bản liệt kê những yêu
cầu, đòi hỏi đối với người thực hiện: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ
giáo dục đào tạo, các đặc trưng về tâm, trí, thể lực và những yêu cầu khác.
Từ các sản phẩm này, chúng ta có cơ sở để hoạch định, tuyển mộ, tuyển
chọn, đào tạo và phát triển, đánh giá hoàn thành công tác, lương bổng và quỹ

15. phúc lợi, an toàn lao động và y tế cho người lao động một cách chính xác và kịp
thời.
Tóm lại, có thể khái quát vai trò, vị trí của phân tích công việc và mối quan
hệ của nó với bản mô tả công việc qua sơ đồ 1.1.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ phân tích công việc, công cụ quản trị tài nguyên nhân sự
cơ bản nhất.
Nguồn: Theo Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân sự (2008) [tr.93]
c) Trình tự phân tích công việc
Theo tác giả Trần Kim Dung trong Quản trị nguồn nhân lực (2011) và tác
giả Nguyễn Hữu Thân trong Quản trị nhân sự (2008) thì quá trình thực hiện phân
tích công việc thường gồm 6 bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các
hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ
chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của tổ chức và các
phòng ban, các bộ phận cơ cấu,hoặc từ các bản mô tả công việc cũ (nếu có).
An toàn và sức khỏe
Bản tiêu chuẩn công
việc
Phân tích công việc
Bản mô tả công việc
Tuyển dụng
Đào tạo và phát triển
Đánh giá thành tích
Trả công khen thuởng
Hoạch định NNL
Làm cơ sở

16. Bước 3: Lựa chọn các công việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực
hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực
hiện phân tích công việc các công việc tương tự.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân
tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin
cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng tài chính của tổ chức để có
thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin khác nhau như:
phỏng vấn, quan sát, bảng câu hỏi,…
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của các thông tin thu thập
được. Các thông tin thu thập phân tích công việc cần được kiểm tra, xác minh
tính chính xác và đầy đủ qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc vị lãnh đạo
có trách nhiệm giám sát việc thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Trên đây là nội dung của quy trình phân tích công việc trong các tổ chức
nói chung, có thể mô hình hóa theo sơ đồ 1.2

17. Sơ đồ 1.2. Tiến trình phân tích công việc
(Nguồn: Nguyễn Hữu Thân, dựa theo Gary Dessler [17, tr 98].)
1.1.3 Phân tích công việc cho công chức
Đối với cơ quan nhà nước, công tác phân tích công việc theo vị trí việc làm
được tiến hành dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật. Cụ thể, Nghị định
36/2013/NĐ- CP của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công
chức đã thể hiện quy trình xác định vị trí việc làm được chia làm 9 bước:
Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức, đơn vị;
Bước 2: Phân nhóm công việc;
Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng;
Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích
công việc
Thu thập thông tin cơ bản
Lựa chọn các công việc tiêu biểu
Thu thập thông tin phân tích công việc
Kiểm tra lại thông tin với các thành viên
Triển khai BMTCV và BTCCV

18. Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ công chức và người
lao động hiện có;
Bước 5: Xác định danh mục vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
Bước 6: Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm;
Bước 7: Khung năng lực của từng vị trí việc làm;
Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng;
Bước 9: Xác định cơ cấu ngạch công chức;
Như vậy, dù quy trình phân tích công việc có được chia làm mấy bước thì
kết quả cuối cùng của nó vẫn là xây dựng được bản mô tả công việc và bản tiêu
chuẩn công việc. Do đó, chất lượng của phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp
và quyết định hiệu quả của các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Trong phạm vi của đề tài, theo chúng tôi có thể tiếp cận nghiên cứu theo quy
trình phân tích công việc của vị trí việc làm cụ thể trong tổ chức công như sau:
Sơ đồ 1.3. Quy trình phân tích công việc của vị trí việc làm cụ thể trong tổ
chức công
Xác định kế hoạch phân tích
công việc
Thu thập thông tin
Thống kê
công việc
Phân nhóm
công việc
Xác định yếu
tố ảnh hưởng
Báo cáo thực trạng
số lượng, chất
lượng CBCC
Bản mô tả công việc và khung năng lực
của từng vị trí việc làm
Phê chuẩn kết quả của
phân tích công việc

19. Bước 1: Xây dựng kế hoạch phân tích công việc
Cần xác định những công việc sau:
- Xác định mục tiêu của hoạt động phân tích công việc;
- Xác định đối tượng của hoạt động phân tích công việc;
- Xác định thời gian phân tích công việc;
- Xác định địa điểm phân tích công việc;
- Xác định nguồn nhân lực, tài chính đảm bảo tiết kiệm nhất và hiệu quả
nhất.
Việc chuẩn bị tốt sẽ dẫn tới kết quả tốt, do đó không thể làm qua loa, đại
khái bước này.
Bước 2: Thu thập thông tin
Đây là một bước quan trọng làm cơ sở cho quá trình phân tích công việc có
hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra. Trong bước này, có thể chia làm 4 bước nhỏ
như sau:
Thống kê công việc của chức danh đảm nhận vị trí việc làm
Việc thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chức
danh đảm nhận vị trí việc làm sẽ làm căn cứ cho việc xác định được những công
việc cụ thể, mang tính chất thường xuyên, lâu dài của chức danh.
Thống kê công việc giúp người thực hiện hoạt động phân tích công việc
nắm rõ một cách có hệ thống công việc của chức danh mình cần phân tích. Căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của vị trí việc làm và bản thống kê các
công việc của vị trí việc làm để người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách
nhiệm thống kê công việc của vị trí việc làm nhằm quản lý đội ngũ nhân viên một
cách khoa học và hợp lý.
Việc thống kê công việc cho từng vị trí việc làm có thể dựa theo Phụ lục số
1A và Phụ lục số 1B ban hành kèm theo Thông tư 05/2013/TT-BNV hướng dẫn
Nghị định 36.
Phân nhóm công việc

20. Trên cơ sở thống kê công việc của từng vị trí việc làm trong cơ quan, tổ
chức, đơn vị, chúng ta tiến hành phân nhóm công việc một cách chi tiết theo từng
nhóm công việc cụ thể:
Xác định nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành;
Xác định nhóm công việc hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ;
Xác định nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ.
Việc phân nhóm công việc thực hiện theo Phụ lục số 2 của Thông tư
05/2013/TT-BNV.
Xác định các yếu tố ảnh hưởng
- Vị trí việc làm trong từng cơ quan, tổ chức chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố
sau:
- Tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mô, phạm vi, đối tượng
quản lý;
- Quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc;
- Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng
dụng công nghệ thông tin;
- Thực trạng chất lượng, số lượng công chức của cơ quan, tổ chức;
- Số lượng, khối lượng công việc được cấp có thẩm quyền giao;
- Yêu cầu về hiệu quả, hiệu lực quản lý và chất lượng công việc;
- Chế độ làm việc, cách thức tổ chức công việc của cơ quan;
- Những yếu tố đặc thù của ngành, lĩnh vực hoạt động...
- Các yếu tố ảnh hưởng được xác định theo Phụ lục số 3 ban hành kèm
theo Thông tư 05/2013/TT-BNV
Thực trạng số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan,
tổ chức, đơn vị hiện có
Báo cáo về số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan,
tổ chức, đơn vị nhằm đánh giá được thực trạng về cơ cấu đội ngũ cán bộ công
chức hiện có. Đánh giá trên thực trạng việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ

21. hoàn thành nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ công chức. Đánh giá việc đáp ứng và sự
phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của vị trí việc làm trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Từ những thông tin thu thập được qua các bước phân tích trên là cơ sở để
người phân tích công việc có được nguồn thông tin đầy đủ, chính xác và sắp xếp
có hệ thống khoa học. Từ đó đánh giá được hoạt động thực thi công việc của vị
trí việc làm để xây dựng được danh mục vị trí việc làm tương ứng với yêu cầu,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Bước 3: Xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực của từng vị trí
việc làm;
Bản mô tả công việc:
Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện (nếu xác
định được) để hoàn thành từng công việc, từng hoạt động ở mỗi vị trí việc làm.
Ví dụ: tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; nghiên cứu; soạn thảo văn bản; xây dựng kế
hoạch, khảo sát thực tế, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến; phối hợp;...
Kết quả (sản phẩm) công việc của vị trí việc làm;
Điều kiện làm việc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện, môi
trường làm việc, phạm vi hoạt động, quan hệ công tác).
Đối với những vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều
hành, nếu kiêm thêm các công việc thuộc nhóm thực thi, thừa hành thì phần mô
tả về công việc thực thi, thừa hành được thực hiện như đối với vị trí việc làm gắn
với công việc chuyên môn, nghiệp vụ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm thực hiện theo Phụ lục số 5
ban hành kèm theo Thông tư 05/2013/TT-BNV.
Khung năng lực của từng vị trí việc làm
Khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng gồm các năng lực
và kỹ năng phải có để hoàn thành các công việc, các hoạt động nêu tại Bản mô tả
công việc ứng với từng vị trí việc làm.
Khung năng lực của từng vị trí việc làm thực hiện theo Phụ lục số 6 ban
hành kèm theo Thông tư 05/2013/TT-BNV.

22. Trong phạm vi đề tài, tác giả không nghiên cứu Khung năng lực cho các
chức danh công chức Phòng Nội vụ một cách cụ thể mà tập trung vào việc hoàn
thiện bản mô tả công việc dành cho các chức danh này.
Bước 4: Phê chuẩn kết quả phân tích công việc;
Phê chuẩn kết quả phân tích công việc là việc thông qua sản phẩm cuối
cùng của quá trình phân tích công việc là có được bản mô tả công việc và Khung
năng lực cơ bản cho từng vị trí công việc đảm nhận.
Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất
trí về bản mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người
quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi có vấn đề cần
giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản
mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc
sự chồng chéo nhau.
1.2 Bản mô tả công việc cho công chức
1.2.1 Bản mô tả công việc
Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân trong Quản trị nhân sự, thì “Bản mô tả
công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều mà công nhân viên phải
thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm gì, làm thế nào, các điều kiện mà
các nhiệm vụ đó được thực thi”. [18, tr 100]
Trong quản lý nguồn nhân lực luôn có sự phân biệt giữa “chức danh công
việc” hay vị trí mà “cá nhân” đảm nhận chức danh công việc. Do đó, cách hiểu
thống nhất trong khóa luận này thì bản mô tả công việc là bản mô tả những thông
tin liên quan tới “chức danh công việc”.
Như vậy “ Bản mô tả công việc” thực chất chính là một văn bản viết giải
thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên
quan đến một vị trí công việc cụ thể. [19, tr 34]
Ngày 22 tháng 04 năm 2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định
36/2013/NĐ-CP quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức. Theo đó,

23. vị trí việc làm được hiểu là “công việc gắn liền với chức danh, chức vụ, cơ cấu
và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ
chức, đơn vị”. Cấu trúc của mỗi vị trí công việc trong cơ quan, tổ chức, đơn vị
gồm bản mô tả công việc và khung năng lực phù hợp để hoàn thành công việc.
Cơ sở pháp lý về bản mô tả công việc đối với cán bộ, công chức:
- Khoản 3, Điều 7 Luật Cán bộ công chức năm 2008;
- Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22/04/2013 của Chính phủ quy định về
vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;
- Thông tư 05/2013/TT-BNV ngày 25/06/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 36/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch
công chức.
- Và một số văn bản liên quan khác.
1.2.2 Nội dung bản mô tả công việc cho công chức
Trên thực tế có rất nhiều mẫu bản mô tả công việc, nhưng nhìn chung các
bản mô tả công việc đều phải mô tả được các nhiệm vụ cấu thành nên công việc
đó.
Đây là nội dung của bản mô tả công việc dành cho cán bộ, công chức dựa
theo Phụ lục số 05 của Thông tư 05/2013/TT-BNV:
Bảng 1.1. Nội dung cơ bản của một bản mô tả công việc cho một vị trí việc làm
STT Tên Nội dung
1
Nhận diện công
việc
Tên công việc; Phòng hoặc ban; Mã số công việc;
Chức danh lãnh đạo trực tiếp; Địa điểm làm việc;
Tình trạng công việc.
2
Mục tiêu vị trí công
việc
Thực chất trả lời câu hỏi “Vị trí này tồn tại để
làm gì cho tổ chức?"
3
Tóm tắt các nhiệm
vụ chính và trách
Là phần tường thuật một cách tóm tắt và chính
xác các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc.

24. nhiệm thuộc công
việc
Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ
người lao động phải làm gì, thực hiện như thế nào?
Tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó.
4
Tiêu chuẩn thực
hiện công việc
Đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá về số lượng, chất
lượng, thời gian hoàn thành và hiệu quả công việc
5
Các mối quan hệ
trong công việc
Các mối quan hệ trong cơ quan và ngoài cơ quan.
6
Thẩm quyền của
người thực hiện
công việc
Thẩm quyền ra quyết định
Số cán bộ thuộc quyền quản lý
Thẩm quyền tài chính
7 Điều kiện làm việc Trang thiết bị; thời gian và môi trường làm việc.
1.2.3 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc
Để xây dựng bản mô tả công việc người thực hiện thường tiến hành 04
bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc;
Bước 2: Thu thập thông tin;
Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc;
Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc;
Bước 1: Lập kế hoạch
Lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc là cơ sở đầu tiên để đảm bảo
quá trình thực hiện chính xác và hiệu quả. Đây được xem là bước xác định những
nội dung cụ thể liên quan đến quá trình xây dựng bản mô tả công việc, dự liệu
những tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị những phương án dự phòng.
Ở bước này cần làm rõ:
Mục tiêu xây dựng bản mô tả công việc;

25. Chức danh cần xây dựng bản mô tả công việc;
Thời gian xây dựng bản mô tả công việc;
Địa điểm xây dựng bản mô tả công việc;
Nguồn nhân lực, tài chính đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả nhất;
Bên cạnh đó, giai đoạn chuẩn bị cần xác định các nhiệm vụ chính, trách
nhiệm cá nhân người thực hiện cũng như công việc được đánh giá theo tiêu
chuẩn nào?
Bước 2: Thu thập thông tin
Trong bước này, cần thu thập các thông tin có liên quan đến công việc
như: Nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ công việc, thông tin về thẩm quyền
của người thực hiện công việc và các điều kiện làm việc.
Nguồn thông tin: Sơ đồ tổ chức, quy định phân công nhiệm vụ đối với
từng phòng chuyên môn của cơ quan; các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc hiện có; danh mục hồ sơ công việc hàng năm của đơn vị; các nhiệm vụ
được giao thêm theo kết luận, quyết định của thủ trưởng đơn vị; những người liên
quan đến công việc cần mô tả: nhà quản lý trực tiếp, người thực hiện công việc,
cấp dưới, các chuyên gia...
Phương pháp thu thập thông tin: Có rất nhiều phương pháp thu thập tin,
chẳng hạn như quan sát, phỏng vấn, nhật ký làm việc,...
Phương pháp quan sát: Là phương pháp mà người thu thập thông tin sẽ
quan sát và ghi chép đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức
tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện. Phương pháp này được sử dụng
hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy và những
công việc không mang tính chất tình huống.

26. Hạn chế: Kết quả thu được có thể thiếu chính xác do yếu tố chủ quan của
người quan sát và người bị quan sát.
Phương pháp sử dụng bản câu hỏi: Được thực hiện khi người lao động
nhận được một danh mục các câu hỏi được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin.
Trong bản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, mở. Phương pháp này hiện đang được
áp dụng phổ biến và dễ dàng khi tìm hiểu thông tin từ một lượng lớn đối tượng.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng các câu hỏi cần dễ hiểu, dễ trả lời và không yêu cầu tiết
lộ thông tin cá nhân.
Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc khó quan sát hoặc
không có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này. Các thông tin sẽ
được ghi chép lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn. Phỏng vấn theo
mẫu giúp ta so sánh được các câu hỏi của những người lao động khác nhau khi
cùng làm một công việc.
Hạn chế: Để thực hiện được phương pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian.
Phương pháp nhật ký công việc: Phương pháp này cho phép người lao
động tự ghi chép lại các sự kiện thực tế.
Hạn chế: Độ chính xác không cao do người lao động có thể không biết họ
đã làm gì để hoàn thành công việc; các thông tin bị gián đoạn do người lao động
xao nhãng ghi chép và thông tin không nhất quán.
Hội thảo chuyên gia: Các chuyên gia sẽ được mời đến dự họp, hội thảo để
thảo luận về những công việc cần tìm hiểu. Các ý kiến trao đổi sẽ được làm sáng
tỏ và bổ sung chi tiết. Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục
vụ nhiều mục đích phân tích công việc, xây dựng phiếu đánh giá thực hiện công
việc.
Hạn chế: Tốn kếm về thời gian và tiền bạc nên chỉ sử dụng đối với những
công việc của người có chức vụ cao và khó phân tích công việc.

27. Tiến hành thu thập thông tin: Sau khi xác định và thiết kế được các cách
thu thập thông tin thì các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông
tin. Quá trình thu thập nên được dự tính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn
kém chi phí mà kết quả không cao.
Vấn đề đặt ra đối với người thu thập thông tin là làm thế nào để có thể thu
thập được nhiều thông tin có giá trị trong hệ thống thông tin khổng lồ có thể tiếp
cận được.
Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc
Thông tin sau khi được thu thập được cần đượ xử lý, xác thực, loại bỏ
những thông tin không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại.
Thẩm định thông tin thu thập được: Là thẩm định lại độ chính xác của
thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu, điều chỉnh những thông tin sai lệch,
nhận được sự nhất trí của người thực hiện công việc về thông tin và kết luận của
phân tích.
Tiến hành viết bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung:
Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số công
việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp;
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Tường thuật
một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thộc công việc;
Điều kiện làm việc: Các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm
việc, phương tiện đi lại;
Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc

28. Sau khi xây dựng bản mô tả công việc, người thực hiện cần lấy ý kiến góp
ý từ phía những người có liên quan đến công việc ( bao gồm nhà quản lý và
người đảm nhận vị trí đó).
Ý kiến góp ý được xem xét và sử dụng để chỉnh sửa bản mô tả công việc
cho phù hợp nhất, đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan và tuân thủ quy
định của pháp luật.
Sau khi hoàn thiện, bản mô tả công việc cần có sự phê duyệt của người có
thẩm quyền mới có thể đưa áp dụng vào thực tế.
1.2.4 Yêu cầu khi xây dựng bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong quản lý nguồn nhân
lực, là cơ sở để thực hiện các công việc liên quan đên nguồn nhân lực như tuyển
dụng, giao việc, đãi ngộ, đánh giá thành tích, đào tạo, bồi dưỡng,... Để xây dựng
một bản mô tả công việc cho cán bộ công chức của cơ quan nhà nước cũng cần
đảm bảo các yêu cầu sau:
-Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, hãy bắt đầu bằng nhiệm
vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất.
-Sử dụng cách diễn đạt nhiệm vụ cơ bản ở đầu và kết thúc với câu thực
hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu, đừng cố gắng liệt kê tất cả các
nhiệm vụ.
-Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn, không sử
dụng ngôn ngữ chuyên môn.
-Đề cập đến chức danh, vị trí chứ không phải là người cụ thể.
-Luôn khách quan và chính xác khi mô tả công việc, phải mô tả theo cách
nó phải được thực hiện trên thực tế.
-Sử dụng động từ để nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận công việc
cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình áp dụng.

29. -Luôn đơn giản và ngắn gọn, tránh làm cho bản mô tả công việc quá rườm
rà vì điều này không làm tăng tầm quan trọng của công việc.
-Thường xuyên cập nhật, điều chỉnh bản mô tả công việc cho phù hợp với
tình hình của đơn vị.
1.3 Kinh nghiệm trong thực hiện chương trình phân tích công việc và xây
dựng đề án Vị trí việc làm ở Bắc Ninh
Việc phân tích công việc và xây dựng bản mô tả công việc cho công chức
không còn là vấn đề mới mẻ trong khu vực công song các cơ quan còn lúng túng
khi thực hiện bởi đây là nhiệm vụ khó và đòi hỏi tính chuyên môn cao. Phòng
Nội vụ thành phố Biên Hòa cũng gặp phải những khó khăn chung. Do đó, khi
tiến hành xây dựng bản mô tả công việc thì việc học hỏi, rút kinh nghiệm từ các
địa phương khác là rất cần thiết và hữu ích. Trong quá trình nghiên cứu, tôi được
tìm hiểu và tiếp cận với công tác xây dựng chương trình phân tích công việc cho
cán bộ, công chức tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh khi họ xây dựng đề án vị trí việc
làm.
Sau giai đoạn xây dựng vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, một
thành quả đáng ghi nhận đó là trên cơ sở phân tích và xác định rõ chức năng,
nhiệm vụ, UBND tỉnh Bắc Ninh đã ban hành các quyết định, quy định rõ chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quyền hạn cụ thể của từng đơn vị, cơ quan.
Đồng thời, một loạt các tiêu chuẩn cho các chức danh lãnh đạo, quản lý cũng như
các công chức hành chính cũng được ban hành, tạo cơ sở pháp lý để công tác
quản lý, sử dụng cán bộ, công chức đạt kết quả cao.
Bên cạnh đó, Sở Nội vụ Bắc Ninh đã kết hợp với các chuyên gia của bộ
Nội vụ tiến hành kê khai, phân tích, đo lường công việc giúp cho lãnh đạo các
đơn vị nắm được tính chất, mức độ phức tạp của từng chức danh công chức.
Bước đầu triển khai đã cho phép xác định một cách có khoa học trong việc xác
định số lượng biên chế để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, đồng thời phân

30. định rạch ròi nhiệm vụ và trách nhiệm cá nhân cũng như có tiêu chuẩn đánh giá
việc hoàn thành công việc.
Qua việc tìm hiểu, có một số kinh nghiệm dành cho Phòng Nội vụ thành
phố Biên Hòa khi thực hiện công tác phân tích công việc nói chung, xây dựng đề
án vị trí việc làm nói riêng.
Thứ nhất, kinh nghiệm về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện xác định vị trí việc
làm
Quyết tâm chính trị của cấp ủy, lãnh đạo cơ quan, đơn vị giữ vai trò quan
trọng và tiên quyết đối với sự thành công của việc xác định vị trí việc làm. Để
quá trình chuẩn bị, tổ chức triển khai thực hiện đề án xây dựng việc làm được
thành công, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải có thái độ kiên quyết làm và làm với
tinh thần trách nhiệm cao. Cần quán triệt về mặt nhận thức ý nghĩa, vai trò của
việc xác định vị trí việc làm và đảm bảo sự đồng thuận, quyết tâm thực hiện xác
định vị trí việc làm trong toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Muốn
như thế, bản thân người lãnh đạo phải và được tham mưu đầy đủ và am hiểu sâu
sắc về tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác phân tích công việc cũng như các
sản phẩm của công tác này.
Thứ hai, kinh nghiệm về triển khai tác nghiệp các hoạt động chuyên môn
Trước khi xây dựng đề án phải chuẩn bị thật kỹ về lực lượng tham gia xây
dựng, thực hiện đề án. Khâu chuẩn bị này đóng góp rất lớn tới sự thành công của
đề án.
Phải chuẩn bị kỹ về đề cương đề án. Không có đề cương tốt thì triển khai
thực hiện đề án sẽ gặp nhiều khó khăn. Trong đó, quan trọng nhất là đề cương
phải đưa ra được phương pháp xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên
chức đúng, phù hợp với đối tượng thụ hưởng kết quả của đề án. Qua kinh nghiệm
hỗ trợ các cơ quan, đơn vị xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên
chức thì đây chính là phương pháp tổng hợp nêu trong các Nghị định quy định về
vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức.

31. Tranh thủ sự giúp đỡ về mặt phương pháp của Bộ Nội vụ. Nhìn chung,
những người tham gia xây dựng đề án phải có kiến thức, kỹ năng tốt về các lĩnh
vực phân tích tổ chức, thống kê, xây dựng bản mô tả công việc, khung năng lực,
phương pháp định biên, phải nắm vững 8 bước trong quy trình xác định vị trí
việc làm…; một số khâu đòi hỏi người tham gia xây dựng đề án phải am hiểu và
trải nghiệm thực tiễn mới có thể làm được. Ví dụ, người chưa trực tiếp tham gia
xây dựng chính sách hoặc chưa có nhiều năm kinh nghiệm trực tiếp làm công tác
tổ chức cán bộ thì không thể đưa ra được cơ sở khoa học để xác định cơ cấu công
chức, viên chức một cách phù hợp. Ngoài yêu cầu về trình độ, năng lực thì những
người tham gia xây dựng đề án còn phải có sức khỏe tốt vì phải làm việc với
cường độ lao động rất cao trong thời gian dài. Trong đó, vai trò của trưởng ban
soạn thảo và các trưởng nhóm chuyên môn là rất quan trọng để tạo ra sự đồng
thuận và gắn kết, phối hợp trong làm việc.
Phải chuẩn bị kỹ bộ công cụ thực hiện xác định vị trí việc làm và cơ cấu
công chức, viên chức. Đó là các loại biểu, mẫu thống kê, các loại hướng dẫn báo
cáo về phân tích tổ chức, các bản mô tả công việc, các loại khung năng lực…;
phải tập hợp đầy đủ các văn bản có liên quan đến thống kê, phân nhóm công
việc. Thiếu công cụ, hoặc chuẩn bị không kỹ các loại biểu, mẫu này thì không thể
có hoặc không đủ chất liệu để xây dựng đề án, đồng nghĩa với việc phát sinh chi
phí, giảm hiệu quả của đề án. Thực tế cho thấy, đây là khâu tốn rất nhiều thời
gian và đòi hỏi tập trung trí tuệ của tập thể mới có các biểu, mẫu tốt.
Trong quá trình thực hiện thống kê chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, chỉ kê khai những công việc thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài tránh
kê khai những công việc vụn vặt, mang tính thời vụ…
Trên đây là những kinh nghiệm mà trong quá trình xây dựng cũng như
hoàn thiện bản mô tả công việc, người thực hiện phải quan tâm.

32. Tiểu kết chương 1
Chương 1 trình bày tóm tắt một số lý luận về công chức, về phân tích công
việc và bản mô tả công việc nói chung, bản mô tả cho công chức trong cơ quan
hành chính nhà nước nói riêng. Những nội dung này sẽ là nền tảng lý luận vững
chắc để tác giả tìm hiểu thực trạng hoạt động xây dựng và hoàn thiện bản mô tả
công việc cho công chức ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa.
Đồng thời, trong chương này tác giả còn trình bày một số kinh nghiệm của
Sở Nội vụ Bắc Ninh về thực hiện chương trình phân tích công việc và xây dựng
đề án vị trí việc làm cho cán bộ, công chức. Việc học hỏi kinh nghiệm từ địa
phương khác là phần quan trọng và không thể để tác giả có nhận thức đầy đủ,
đúng đắn vấn đề nghiên cứu. Nhờ đó mà trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã
tránh được những sai lầm cơ bản và tiếp cận vấn đề một cách toàn diện hơn, sâu
sắc hơn.

33. CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHO CÔNG CHỨC PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BIÊN HÒA
2.1. Khái quát về Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa
2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa
Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
thành phố Biên Hòa, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai.
Phòng có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội vụ gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các
cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa
phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ,
công chức phường, xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà
nước; tôn giáo; thi đua-khen thưởng.
Tham mưu giúp UBND thành phố trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng
về chuyên môn ngiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ công chức.
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã, phường và thực
hiện chính sách đối với cán bộ công chức và cán bộ không chuyên trách xã,
phường theo phân cấp.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức

34. Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa
STT Họ tên
Giới tính
Chuyên môn
Lý luận
chính trị
QLNN
Nam Nữ
1
Võ Thanh
Tùng
1968 Cử nhân Luật Cao cấp
Chuyên
viên chính
2
Bùi Văn
Thiện
1955 Cử nhân Luật Cao cấp
Chuyên
viên
3
Nguyễn Công
Trinh
1966
Cử nhân Sư
phạm
Cao cấp
Chuyên
viên chính
4
Nguyễn
Thanh Nhã
1979 Cử nhân Luật Cao cấp
Chuyên
viên chính
5
Hoàng Xuân
Trúc
1976 Cử nhân Luật
Trung
cấp
Chuyên
viên
Trưởng phòng
(Phụ trách chung)
Phó Trưởng phòng
( Phụ trách tổ Hành chính
– ĐVSN; VP- TĐKT)
Chuyên
viên
Phó Trưởng phòng
(Phụ trách tổ Tôn giáo)
Chuyên
viên
Chuyên
viên
Chuyên
viên
Chuyên
viên

35. 6
Nguyễn Thị
Ánh Nguyệt
1982
Kỹ sư Lâm
nghiệp
Trung
cấp
Chuyên
viên
7
Nguyễn Thị
Hồng Ngọc
1984
Cử nhân Kế
toán
Chuyên
viên
8
Nguyễn Minh
Tuấn
1971
Cử nhân
GDCT
Cử nhân
Chuyên
viên
9
Nguyễn Thị
Du
1979 Cử nhân Luật
Trung
cấp
Chuyên
viên
10
Trịnh Tiến
Việt
1986
Cử nhân Kinh
tế
Trung
cấp
Chuyên
viên
11 Lê Thị Hiên 1985
TC Văn thư
lưu trữ
Chuyên
viên
12
Trần Thị
Thường
1983
Cử nhân Kinh
tế
Chuyên
viên
13
Đinh An
Khương
1989
Cử nhân
Hành chính
Trung
cấp
Chuyên
viên
14 Trần Đức Đại 1973
Cử nhân
QTKD
Cao cấp
Chuyên
viên
15 Quách Hải An 1982 Cử nhân Luật Chuyên
viên
Nhìn chung, cơ cấu nhân sự của Phòng Nội vụ tương đối trẻ. Với đội ngũ
công chức trẻ, có trình độ và nhiệt tình, Phòng Nội vụ có nhiều lợi thế trong việc
xây dựng và hoàn thiện tổ chức vì đây là đội ngũ kế cận, nguồn bổ sung vào vị trí
lãnh đạo quản lý khi có nhu cầu.

36. Khi thành lập, Phòng có 3 Phó trưởng phòng được phân công giúp Trưởng
phòng, phụ trách từng lĩnh vực cụ thể. Tháng 10/2013, một Phó trưởng phòng
phụ trách lĩnh vực Văn phòng – Thi đua khen thưởng đã chuyển công tác, đồng
thời đến tháng 03/2015 một Phó trưởng phòng phụ trách công tác Tôn giáo đã
nghỉ hưu. Do đó, các đầu mối công việc hầu hết đều tập trung vào Phó trưởng
phòng còn lại nên không thể tránh khỏi tình trạng công việc bị ứ đọng.
Thực tế nghiên cứu cho thấy, công chức của Phòng được phân công đảm
nhiệm một hoặc một số công việc cụ thể tùy theo năng lực và chuyên môn đào
tạo. Một mặt, khối lượng công việc ngày càng tăng trong khi biên chế có giới hạn
đang tạo nhiều áp lực cho họ khi thực hiện công việc, dẫn đến tình trạng quá tải,
trì trệ. Mặt khác, một chuyên viên phải phụ trách nhiều mảng công tác khác ngoài
chuyên môn. Điều này khiến cho bản thân người công chức không còn đủ thời
gian để nghiên cứu, học tập nâng cao chuyên môn cũng như không cải thiện được
động lực làm việc cho họ nên kết quả thực thi công việc không như mong muốn.
2.2 Thực trạng xây dựng bản mô tả công việc cho công chức Phòng Nội vụ
thành phố Biên Hòa
Công tác của Phòng Nội vụ được thực hiện dựa trên việc phân tích công
việc và mô tả công việc nhưng các công chức ở đây chưa hiểu được bản chất và
tầm quan trọng của hoạt động này. Bởi thế công tác này chưa được tiến hành một
cách khoa học, nghiêm túc mà chỉ sơ sài, chắp vá nên một số hoạt động của đơn
vị diễn ra còn khá máy móc, rập khuôn, mang nặng tính thành tích.
Đối với các chức danh cho từng công chức đảm nhận các vị trí việc làm ở
cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư
11/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ngạch, chức trách, nhiệm vụ và tiêu
chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.
Còn tiêu chuẩn chức danh cho Trưởng phòng, phó phòng các cơ quan chuyên
môn cấp huyện chưa có văn bản quy định cụ thể. Ngoài Đề án vị trí việc làm thì

37. chưa có văn bản nào quy định cụ thể tiêu chuẩn cho từng chức danh công chức
Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa.
2.2.1 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc cho công chức Phòng Nội vụ:
Khi xây dựng Bản mô tả công việc cho công chức Phòng Nội vụ, chuyên
viên phụ trách sẽ tiến hành theo trình tự được hướng dẫn theo Thông tư
05/2013/TT-BNV về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.
Theo đó, công tác xây dựng bản mô tả công việc là một trong 09 bước xác
định VTVL và ngạch công chức, cụ thể:
Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức, đơn vị
Bước 2: Phân nhóm công việc
Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng
Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ công chức và người
lao động hiện có
Bước 5: Xác định danh mục vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị
Bước 6: Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm
Bước 7: Khung năng lực của từng vị trí việc làm
Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng
Bước 9: Xác định cơ cấu ngạch công chức
Trên thực tế, các chuyên viên phụ trách việc xây dựng bản mô tả công việc
chỉ tiến hành theo các hướng dẫn trong Phụ lục 05 của Thông tư 05/2013/TT-
BNV. Ngoài ra không có văn bản nào hướng dẫn cụ thể về nội dung này. Chính
vì thế, khi tiến hành các chuyên viên này phải tham khảo từ các văn bản hướng
dẫn của các đơn vị khác. Tuy nhiên việc này diễn ra khá máy móc, rập khuôn nên
bản mô tả công việc chỉ mang tính chắp vá và thiếu tính khả thi cho đơn vị.

38. 2.2.2 Phương pháp được Phòng Nội vụ sử dụng để xây dựng bản mô tả công
việc :
Như đã trình bày, ngoài Thông tư 05 các văn bản của địa phương không có
hướng dẫn cụ thể về nội dung cũng như phương pháp cho công tác xây dựng bản
mô tả công việc. Để có được thông tin xây dựng bản mô tả công việc, chuyên
viên phụ trách đã tiến hành thu thập thông tin từ Phiếu điền thông tin của từng vị
trí theo Phụ lục 1A và phụ lục 5 (ban hành kèm theo Thông tư 05/2013/TT-
BNV).
Ngoài ra, các chuyên viên này còn tiến hành nghiên cứu tài liệu hướng dẫn
do Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai ban hành. Qua tìm hiểu, bản thân tôi thấy các văn
bản hướng dẫn này rất chung chung, chỉ mang tính đôn đốc, nhắc nhở công tác
chứ không thể hiện được nội dung cần hướng dẫn về chuyên môn. Đây cũng là
một khó khăn lớn cho chuyên viên phụ trách.
2.2.3 Bản mô tả công việc đã được Phòng Nội vụ xây dựng
Xây dựng bản mô tả công việc là một trong các công việc cần thiết khi xây
dựng Đề án Vị trí việc làm cho cán bộ, công chức. Dưới đây là một số bản mô tả
công việc đã được Phòng Nội vụ xây dựng:
2.2.3.1 Bản mô tả công việc của chức danh Trưởng phòng Nội vụ:
Tên VTVL: Trưởng Phòng Mã VTVL: PNV BH.01
Ngày bắt đầu thực hiện:
Đơn vị công tác Phòng Nội vụ TP.Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai
Quản lý trực tiếp Q. Chủ tịch UBND TP.Biên Hòa
Quản lý chức năng UBND TP.Biên Hòa
Quan hệ công việc
Sở Nội vụ tỉnh, các cơ quan, đơn vị thành phố,
UBND 30 phường, xã, Phó Trưởng phòng và các

39. chuyên viên của Phòng Nội vụ.
Công việc liên quan
Mục tiêu vị trí công việc: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động
của đơn vị. Hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ chính trị mà Đảng và Nhà nước
giao cho Ngành Nội vụ thành phố Biên Hòa.
Các nhiệm vụ chính
Tỷ
trọng
thời
gian
(%)
Tiêu chí đánh giá hoàn
thành công việc
Quản lý điều hành hoạt động cơ
quan.
10%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Quản lý điều hành hoạt động cơ
quan, tài chính và sử dụng tài sản
của cơ quan theo quy định của pháp
luật.
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Công tác tổ chức cán bộ các cơ
quan chuyên môn và các đơn vị sự
nghiệp thuộc thành phố
10%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Công tác xây dựng chính quyền
phường, xã
10%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Khen thưởng, kỷ luật, xử lý khiếu
nại tố cáo liên quan đến CBCC
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật

40. Giải quyết chế độ chính sách tiền
công, tiền lương cho CBCC thành
phố và phường, xã
10%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng
chống tham nhũng, thực hành tiết
kiệm chống lãng phí trong hoạt
động cơ quan.
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Về tổ chức bộ máy, biên chế, quản
lý hội
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, công chức, viên chức
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Công tác thanh tra, kiểm tra 5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Công tác quản lý nhà nước về tôn
giáo
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Công tác quản lý nhà nước về thi
đua – khen thưởng
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Công tác quản lý nhà nước về Văn
thư lưu trữ
5%
Tham mưu kịp thời, đúng
tiến độ, đúng quy trình,
đúng pháp luật
Thẩm quyền ra quyết định:

41. Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 14
Thẩm quyền tài chính:
Trình độ chuyên môn: Đại Học Luật
Kinh nghiệm công tác: 26 năm
Yêu cầu
năng lực
Năng lực cốt lõi: Thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm
pháp luật mới và các tài liệu liên quan đến Ngành Nội pháp.
Năng lực quản lý: Kỹ năng quản lý con người; bao quát
công việc và nhiệm vụ được giao trong từng giai đoạn.
Năng lực chuyên môn: Cử nhân Luật và Cử nhân chính trị
trở lên.
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc:
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt
công việc: Các thiết bị, dụng cụ văn phòng và các phần mềm quản lý, thống
kê về hộ tịch, văn bản; đảm bảo về tài chính trong hoạt động…
Điều kiện làm việc:
Chỗ làm việc: Phòng riêng.
Trang thiết bị: Các thiết bị, dụng cụ văn phòng và các phần mềm quản lý,
thống kê;
Các điều kiện khác (nếu có):
2.2.3.2. Bản mô tả công việc của chuyên viên phụ trách công tác cải cách
hành chính và QLNN về thanh niên:
Tên VTVL: Tham mưu công tác: cải cách
hành chính và thanh niên
Mã VTVL: PTP BH.04
Ngày bắt đầu thực hiện:
Đơn vị công tác Phòng Nội vụ TP.Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai

42. Quản lý trực tiếp Trưởng Phòng Nội vụ TP. Biên Hòa
Quản lý chức năng Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Chuyên
viên
Quan hệ công việc Các đơn vị, phòng ban, chuyên viên và UBND
30 phường xã
Công việc liên quan Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về cải
cách hành chính và QLNN về thanh niên;
Mục tiêu vị trí công việc:Tham mưu tốt công tác: cải cách hành chính,
tổ chức bộ máy, biên chế, quản lý hội, công chức, công vụ, thanh niên và
các nhiệm vụ khác.
Các nhiệm vụ chính
Tỷ
trọng
thời
gian
(%)
Tiêu chí đánh giá hoàn
thành công việc
Tham mưu công tác Cải cách
hành chính (CCHC)
40%
Tham mưu kịp thời,
đúng tiến độ, đúng quy
trình, đúng pháp luật
Tham mưu công tác kiểm soát
Thủ tục hành chính
30%
Tham mưu kịp thời,
đúng tiến độ, đúng quy
trình, đúng pháp luật
Tham mưu công tác quản lý
nhà nước về thanh niên
25%
Tham mưu kịp thời,
đúng tiến độ, đúng quy
trình, đúng pháp luật
Công tác khác 5%
Tham mưu kịp thời,
đúng tiến độ, chính xác,

43. đúng quy trình, đúng pháp
luật
Thẩm quyền ra quyết định:
Số cán bộ thuộc quyền quản lý:
Thẩm quyền tài chính: Không
Trình độ chuyên môn: Đại Học Luật, Hành chính
Kinh nghiệm công tác: 3 năm
Yêu cầu
năng lực
Năng lực cốt lõi: Thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm
pháp luật mới và các tài liệu liên quan đến Ngành Nội vụ.
Năng lực quản lý: Nắm chắc các quy định của pháp luật
Năng lực chuyên môn: Cử nhân Luật, Hành chính học trở
lên.
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc: Kỹ năng giao tiếp, phân
tích, tổng hợp, diễn đạt, nhận định, xử lý tình huống; nhạy bén, cần cù và
nhiệt huyết.
Các điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc: Các thiết bị, dụng cụ
văn phòng.
Điều kiện làm việc:
Chỗ làm việc: Phòng làm việc
Trang thiết bị: Các thiết bị, dụng cụ văn phòng và các phần mềm quản lý,
thống kê;
Các điều kiện khác (nếu có):
2.3 Đánh giá
2.3.1 Những mặt đạt được

44. Có thể khẳng định, bước đầu Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa đã xây
dựng được hệ thống vị trí việc làm và bản mô tả công việc dành cho công chức.
Phòng Nội vụ đã có nhận thức nhất định về vấn đề phân tích công việc và mô tả
công việc cho công chức làm việc tại Phòng. Đồng thời Trưởng Phòng và các
Phó phòng phân công công việc tương đối rõ ràng, phân định được trách nhiệm
cá nhân. Điều này thể hiện qua các bản mô tả công việc. Đó cũng là cơ sở quan
trọng để xác định biên chế, khắc phục tình trạng xin cho diễn ra tại các cơ quan
hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu quá trình xây dựng bản mô tả công việc của
đơn vị, tôi nhận thấy đơn vị đã đạt được những kết quả cụ thể:
Về quy trình xây dựng bản mô tả công việc:
Công tác xây dựng bản mô tả công việc đã được Phòng Nội vụ triển khai
theo kế hoạch của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, đúng trình tự thủ tục và các văn bản
hướng dẫn của cơ quan cấp trên quy định.
Về phương pháp xây dựng bản mô tả công việc:
Phân tích và mô tả công việc là hoạt động phức tạp, liên quan đến nhiều
nguồn thông tin do đó phải được tiến hành dựa trên sự kết hợp nhiều phương
pháp. Qua tìm hiểu, các chuyên viên của Phòng đã sử dụng nhiều phương pháp
nhằm thu được nhiều thông tin với độ chính xác tương đối cao.
Về bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc cơ bản đã phản ánh được các nội dung liên quan đến
nhận diện công việc như: tên vị trí việc làm, mã số công việc; mục tiêu công
việc,...
Ngoài ra, bản mô tả công việc dành cho các chức danh của Phòng đã tóm
tắt được các nhiệm vụ chính mà người công chức phải thực hiện. Tỷ trọng thời
gian được xác định khá cụ thể cũng cho thấy việc xây dựng bản mô tả công việc
đã có sự đầu tư. Như đã nói, khi các nhiệm vụ được phân định rạch ròi sẽ làm cơ

45. sở chắc chắn cho việc xây dựng kế hoạch biên chế hàng năm để trình cho cấp có
thẩm quyền phê duyệt, phân bổ.
Kết quả của bản mô tả công việc đã cho phép xác định một cách tương đối,
có căn cứ trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
2.3.2 Hạn chế
Đây là lần đầu Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa thực hiện phân tích và
mô tả công việc nên đã gặp những khó khăn, lúng túng nhất định. Tôi xin trình
bày một số hạn chế như:
Về quy trình và phương pháp xây dựng bản mô tả công việc:
Người thực hiện công tác phân tích và mô tả công việc chỉ mới tham gia
các lớp tập huấn về xây dựng đề án vị trí việc làm. Họ còn hiểu rất mơ hồ về việc
xây dựng đề án để làm gì và làm như thế nào. Do đó khi phân tích và mô tả công
việc họ tiến hành rất qua loa, sơ sài. Chính vì thế mà bản mô tả công việc vẫn
chưa được thẩm định và đưa vào áp dụng.
Về bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc còn khá chung chung, sơ sài, còn nhiều nội dung chưa
được thể hiện. Cụ thể:
Thứ nhất, nội dung về cơ quan quản lý chức năng có sự nhầm lẫn nên chưa
phù hợp. Ở đây là cơ quan quản lý về chuyên môn ( Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai)
chứ không phải là cơ quan quản lý trực tiếp (UBND thành phố Biên Hòa).
Thứ hai, bản mô tả công việc chưa đưa ra được tiêu chí đánh giá hoàn
thành công việc một cách cụ thể mà mới chỉ đề cập một cách chung chung, định
tính. Chẳng hạn, đối với chức danh Trưởng phòng, khi đánh giá nhiệm vụ “Giải
quyết chế độ chính sách tiền công, tiền lương cho CBCC thành phố và phường,
xã” thì tiêu chí đánh giá được đưa ra là “Tham mưu kịp thời, đúng tiến độ, đúng
quy trình, đúng pháp luật”. Điều này gây khó khăn cho cả lãnh đạo lẫn người

46. thực hiện công việc. Để có thể đánh giá công chức khách quan hơn, phương thức
đánh giá cần được bổ sung những yếu tố định lượng (về công việc, thời gian hoàn
thành công việc, tỷ lệ xử lý tình huống thỏa đáng và những giải pháp sáng tạo
trong công việc …) bằng cách xây dựng một hệ thống yêu cầu, đòi hỏi của công
việc cho mỗi vị trí công chức với các tiêu chí về tiêu chuẩn trình độ, năng lực; về
khối lượng công việc, quy trình xử lý; quy trình tổng hợp, báo cáo kết quả công
tác định kỳ.
Thứ ba, những nội dung về mối quan hệ trong công tác, thẩm quyền ra
quyết định, kinh nghiệm công tác, yêu cầu về năng lực và những đòi hỏi đặc thù
của vị trí công việc thiếu chính xác, chưa thể hiện được đặc thù và bản chất của
công việc. Chẳng hạn như đối với các yêu cầu về năng lực, đây là các yêu cầu
cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu,
chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế. Tương tự, kinh
nghiệm công tác của chức danh Trưởng phòng khi trình bày không cần thể hiện
thâm niên đảm nhận vị trí việc làm của cá nhân nhưng là yêu cầu kinh nghiệm
cần có đối với người sẽ đảm nhận chức danh này.
Ngoài ra, khi nói đến năng lực là nói đến 3 yếu tố cơ bản: Kiến thức, kỹ
năng và thái độ. Trong phụ lục 05 của Thông tư 05/2013, yêu cầu về năng lực
được thể hiện qua 03 nội dung: năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn và năng
lực quản lý. Theo tôi, nội hàm của 3 nội dung này rất mơ hồ, không rõ ràng và
thiếu tính khoa học. Mặc dù được đề cập đến nhưng trong văn bản cũng không có
bất kỳ một hướng dẫn cụ thể nào, khiến cho việc xác định và xây dựng gặp nhiều
lúng túng. Chính vì vậy mà phần thể hiện về yêu cầu năng lực của các bản mô tả
công việc còn chưa hợp lý. Nếu trong bản mô tả công việc có nêu cụ thể, rõ ràng
các tiêu chuẩn thì người dự tuyển sẽ biết cần có năng lực như thế nào để đáp ứng
yêu cầu công việc. Còn cơ quan thì có thể tuyển dụng công chức theo đúng yêu
cầu công việc đang cần, từ đó giảm bớt thời gian và công sức để hướng dẫn họ.

47. 2.3.3 Nguyên nhân
Những kết quả và hạn chế của công tác xây dựng bản mô tả công việc của
Phòng Nội vụ xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Trong phạm vi đề tài, tôi xin trình
bày một số nguyên nhân chủ yếu như sau:
Thứ nhất, do hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật chưa hoàn thiện,
chưa đồng bộ, chưa hệ thống hóa các quy định nên người thực thi công vụ rất khó
nắm bắt. Nếu văn bản có quy định thì rất chung chung, một số văn bản hướng
dẫn cũng chưa thể hiện được vai trò của mình. Hơn nữa, chưa có quy định cụ thể
về định tiêu chuẩn chức danh đảm nhận vị trí lãnh đạo, quản lý cũng như công
chức ở các phòng, ban chuyên môn của UBND cấp huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh. Bên cạnh đó, việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc chưa có
các văn bản hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn. Điều này
gây khó khăn rất lớn cho đội ngũ cán bộ, công chức khi họ tiến hành xác định Vị
trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức cũng như xây dựng bản mô tả công việc cho
cơ quan.
Thứ hai, xuất phát từ tư duy của lãnh đạo cũng như công chức. Do đặc
thù của việc phân tích công việc liên quan đến vấn đề con người nên rất phức tạp,
khi họ chưa hiểu hoặc không muốn thì trong quá trình thực hiện sẽ gặp phải sự
phản ứng quyết liệt, hoặc thờ ơ, vô cảm. Điều này có thể thấy ở một số cấp lãnh
đạo và nhân viên, bởi vì:
Họ không muốn bị ràng buộc bởi một mô hình làm việc mới với một quy
trình làm việc khép kín, chặt chẽ với các điều kiện rất khắt khe về thời gian cũng
như chất lượng giải quyết công việc.
Đồng thời, họ không muốn thay đổi thói quen, cách thức làm việc cũ đã
thành “nếp” trong nhiều năm.
Một lý do quan trọng nữa, việc kê khai lại các nhiệm vụ đã được thực
hiện trong một thời gian dài trong một giai đoạn nhất định nên quá trình thực

48. hiện không khỏi việc kê khai thiếu sót hoặc người kê khai thiếu tinh thần trách
nhiệm, kê khai đại khái, lấy lệ dẫn đến chất lượng thông tin không chính xác, vừa
thừa vừa thiếu thông tin.
Thứ ba là thiếu đội ngũ chuyên gia có trình độ (về lý thuyết và thực tiễn),
am hiểu các công việc, có kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ và có tâm
huyết trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc. Việc xây dựng, tổng hợp đề
án vị trí việc làm cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức của thành phố chỉ do
một công chức Phòng Nội vụ phụ trách, và chịu sự giám sát của một Phó phòng.
Đáng lưu ý là công chức này chưa hề qua một chương trình đào tạo bài bản về
phân tích và mô tả công việc. Trước khi thực hiện đề án Vị trí việc làm, họ chỉ
được tham gia vào các lớp tập huấn ngắn hạn do Sở Nội vụ tổ chức. Hơn nữa,
bên cạnh việc xây dựng đề án, họ vẫn phải thực hiện các công tác khác nên chưa
thực sự chú tâm. Trong khi đó, phân tích công việc là một quy trình khá phức tạp,
đòi hỏi tính chuyên môn cao, người thực hiện phải bao quát được tình hình chung
cũng như đặc thù của mỗi loại công việc. Khối lượng công việc quá lớn, năng lực
lại chưa đáp ứng đủ đã khiến cho chất lượng phân tích công việc của Phòng Nội
vụ, mà sản phẩm cụ thể là bản mô tả công việc không đạt được kết quả như mong
muốn.

49. Tiểu kết chương 2
Ở chương 2, tác giả đã nêu tổng quan về Phòng Nội vụ thành phố Biên
Hòa: về vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức. Qua quá trình tìm hiểu, tôi
đã trình bày thực trạng xây dựng bản mô tả công việc cho công chức của đơn vị.
Có thể thấy, bản mô tả công việc do Phòng xây dựng còn rất sơ sài. Trên cơ sở
tìm hiểu các bản mô tả công việc cũng như các văn bản liên quan, tác giả đã trình
bày về những kết quả đạt được, những hạn chế và một số nguyên nhân dẫn đến
thực trạng trên.
Các nguyên nhân đó là: Thứ nhất, do hệ thống các quy định chưa hoàn
thiện, hai là xuất phát từ tư duy cán bộ, công chức; ba là thiếu đội ngũ chuyên
gia. Những nguyên nhân này sẽ là căn cứ để tác giả đưa ra các giải pháp nhằm
hoàn thiện bản mô tả công việc cũng như đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc
trên thực tế.

50. CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHO CÔNG CHỨC TẠI PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BIÊN HÒA
3.1 Xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh tại Phòng Nội vụ thành
phố Biên Hòa
3.1.1 Quy trình xây dựng bản mô tả công việc
Hoạt động hoàn thiện bản mô tả công việc cho các chức danh công chức tại
Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa được tôi thực hiện như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch
Mục tiêu: Hoàn thiện bản mô tả công việc cho các chức danh công chức
Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và chuyên
nghiệp hóa đội ngũ nhân sự.
Các chức danh cần hoàn thiện bản mô tả công việc: Chức danh Trưởng
phòng và Chuyên viên phụ trách công tác cải cách hành chính và quản lý nhà
nước về thanh niên;
Thời gian tiến hành: Từ ngày 23/3/2015 đến ngày 22/5/2015;
Đơn vị: Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa;
Nguồn nhân lực: Trong quá trình thu thập thông tin, chúng tôi nhận được
sự hỗ trợ của các chú, anh, chị công chức tại Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa.
Ngoài ra còn có sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình từ phía giảng viên hướng dẫn.
Tài chính: Việc thực hiện trên phạm vi hẹp, quy mô nhỏ nên vấn đề tài
chính không đáng kể.
Bước 2. Thu thập thông tin

51. Khi thực hiện đề tài, chúng tôi tiến hành thu thập 2 loại thông tin: Thông
tin có sẵn và thông tin không có sẵn.
Thông tin có sẵn:
Nghiên cứu tài liệu, văn bản liên quan bao gồm: các văn bản quy phạm
pháp luật do trung ương ban hành quy định về công chức, về quy định tổ chức cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như
Luật Cán bộ công chức năm 2008, Nghị định số 06/2010/NĐ-CP của Chính phủ
ban hành ngày 15 tháng 01 năm 2010 quy định những người là công chức; Nghị
định số 37/2014/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 5 năm 2014 về việc quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số 24/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành
ngày 15 tháng 3 năm 2010 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị
quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 11 năm 2011 về ban
hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020;
Nghị định số 36/202013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 22 tháng 4 năm
2013 quy định định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; Thông tư số
05/2013/TT-BNV ban hành ngày 25 tháng 6 năm 2013 hướng dẫn thực hiện nghị
định số 36/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức. Bên
cạnh đó, khóa luận còn nghiên cứu các văn bản do địa phương ban hành, quy
định những nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, chế độ
làm việc, quan hệ phối hợp,... như: Quyết định số 03/2008/QĐ-UBND ngày 31
tháng 7 năm 2008 ban hành quy định tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ
thành phố Biên Hòa; Văn bản số 01/QC-NV ngày 01 tháng 8 năm 2008 ban hành
quy chế làm việc phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa; các tài liệu về công tác phân
tích công việc, xây dựng đề án vị trí việc làm cũng là một kênh thông tin quan
trọng để tìm hiểu, phân tích và so sánh với công việc mà công chức thực hiện
trên thực tế.

52. Qua phân tích tài liệu và bản mô tả công việc, khóa luận đã ghi nhận được
những thông tin cơ bản về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ công
tác, chế độ làm việc của Trưởng phòng, Phó phòng và các thành viên. Tuy nhiên
để bổ sung và hoàn thiện những bản mô tả này cần nhiều thông tin hơn nữa từ các
nguồn khác.
Thông tin không có sẵn:
Để thu thập các thông tin cần thiết chúng tôi đã sử dụng các phương pháp
sau:
- Quan sát trong quá trình thực tập tại cơ quan: Phương pháp này được tác
giả sử dụng để quan sát và ghi lại đầy đủ các thông tin liên quan đến việc thực
hiện công việc của Trưởng phòng, Phó phòng và các công chức.
Phương pháp này giúp tác giả thu thập được các thông tin cụ thể như: công
việc được thực hiện như thế nào, ở đâu, thời gian làm việc ra sao,... Đây là
phương pháp rất quan trọng để thu thập và kiểm chứng thông tin trong quá trình
hoàn thiện bản mô tả công việc. Qua đó, đề tài đã thu thập được các thông tin về
thời gian làm việc, chế độ hội họp, báo cáo của cơ quan, sự phân công công tác
cũng như việc đôn đốc, nhắc nhở và hướng dẫn các thành viên thực hiện nhiệm
vụ. Nhờ quan sát mà người nghiên cứu thấy được thái độ làm việc và tinh thần
trách nhiệm cũng như những công việc phát sinh trong thực tế khác với những
quy định trong các văn bản.
- Phương pháp phỏng vấn:
Người nghiên cứu tiến hành phỏng vấn Trưởng phòng, Phó phòng và các
thành viên Phòng Nội vụ theo những câu hỏi đã được thiết kế sẵn. Rất nhiều
thông tin quan trọng về mục tiêu công việc, các nhiệm vụ không thể quan sát, các
trách nhiệm khi trực tiếp chỉ đạo công tác,... Bên cạnh đó các công chức cũng
chia sẻ những khó khăn mà họ gặp phải. Tuy nhiên, việc phỏng vấn chịu tác động
rất lớn bởi tâm trạng, tình cảm và thời gian của người phỏng vấn và người được