-

1. A LEVÉLTÁRI KUTATÁS
LEHETSÉGES ÚJ ÚTJAI AZ E-LEVÉLTÁR
PROJEKT
(EKOP-1.2.8-08-2008-0001)
KAPCSÁN
NAGY GÁBOR
MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR
TÁMOP 4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0005
JÓL-LÉT AZ INFORMÁCIÓS
TÁRSADALOMBAN

2. A PROJEKTRŐL
KIINDULÓ HELYZET
KIINDULÓ HELYZET E-LEVÉLTÁR
Kutinfo Scope
– Fond-X alapú, az adatok nem frissülnek – a Scope egységes rendszerben kezeli az iratanyag nyilvántartást és a
hozzá kapcsolódó kutatói folyamatokat (kérések, másolatkérések)
– az iratanyag különbözőségeit rugalmasan kezeli, ugyanakkor nem
egységes az egyes kutatótermekben
– minden kutatóteremben egyforma, sok kutatóterem kezelésére is
alkalmas, ugyanakkor az iratanyag különbözőségeit mereven kezeli
– a kutató a www.mnl.gov.hu honlapra feltöltött segédletek segítségével,
vagy a helyszínen elérhető segédletek alapján, e-mail üzenetben vagy
helyszínen adhatja le a kérését
– a kutató a ScopeQuery-n keresztül ki tudja választani a hierarchiából
a leírási egységet (foglaltság, várólista), elektronikus kikérés
– a jelenlegi kutatószolgálati igényekhez illeszkedik, egyszerű nyilvántartási
munkafolyamatok alakíthatóak ki
– összetettebb, így bonyolultabb nyilvántartási folyamatok, a jövőbeli
igényeket figyelembe veszi, ilyen például az elektronikusan beadott
kérőlapok fogadása
– a teljes kutatószolgálati folyamatok nyilvántartása a papír alapú
nyilvántartásokkal együtt valósítható meg
– a papír alapú nyilvántartások teljesen elhagyhatóak

3. A PROJEKTRŐL
PROJEKT CÉLJA
• „A projekt alapvető célja, hogy a köziratképző szervek - ideértve törvényhozás, államigazgatás,
jogszolgáltatás szerveit és az önkormányzatokat - maradandó értékű elektronikus iratainak
kezelésére kialakításra kerüljön az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító
feltételrendszer. A fejlesztés eredményeként elérhetővé kell tenni az érintett levéltári anyagot az
érdeklődő külső szervezetek és személyek számára.”
• „A projekt célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a közigazgatás hatékony partnerévé
lépjenek elő, a levéltári szolgáltatások széles körben elérhetővé tételével növeljék az
esélyegyenlőséget, hozzájáruljanak a tudásalapú társadalom hatékony kiépítéséhez. Elektronikus
levéltári szolgáltatásaikkal a levéltárak elősegítsék, hogy az állami és önkormányzati szervek
ugyanazt a szolgáltatást kevesebb erőforrással, vagyis költséghatékonyabban láthassák el.” (forrás:
http://e-leveltar.gov.hu/fooldal/rolunk/hirek/elektronikusleveltar_projekt)
• Az előadás szempontjából lényeges és kiemelendő mozzanat, hogy az elektronikusan keletkezett,
vagy digitálisan rendelkezésre álló levéltári anyagot széles körben elérhetővé kell tenni az
állampolgárok számára, ezzel is segítve az esélyegyenlőség és a tudásalapú társadalom hatékony
kiépítését.

4. A PROJEKTRŐL
MEGVALÓSÍTÁSA
• A projekt a scopeArchiv, a scope Query, a Safety Deposit Box (SDB) és az Elektronikus Levéltári
Portál (ELP) felhasználásával valósult meg. A scopeArchiv és a scope Query a scope Solutions cég,
a SDB a Tessella cég terméke, míg az ELP a projekt megvalósítójának a saját fejlesztése.
• A scopeArchiv a belső levéltári munka ellátására, a scope Query pedig egy online web-es felület,
amely a levéltárat használók számára lett kialakítva (front-end). Az SDB szintén a levéltárosok
munkáját segíti, míg az ELP egy portál, amely szintén a kutatók számára lett kialakítva.
• A scopeArchiv (sA) és az SDB két külön feladatot lát el. A sA a hagyományos iratokra, míg az SDB
az elektronikus iratokra lett kifejlesztve. Ennek a két rendszernek az integrálásával és az ELP
valamint a scope Query felhasználásával valósulhat meg egy, mind a két irattípust magába foglaló
kutatás.
• Kérdés, hogy az elektronikus levéltári rendszer bevezetésével a kutatók kiszolgálásának és a
kutatásuk megkönnyítése vajon megtörténik-e?

5. A LEVÉLTÁRI KUTATÁS
LEVÉLTÁRI KUTATÁS LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE
1. Nyomtatott források átnézése
• Szakirodalomban történő tájékozódás, főként könyvtári kutatás
2. Megnézni, melyik levéltár őrzi az iratokat
• Fond- és állagjegyzékek átnézése
• Tájékozódás a levéltárak elérhetőségéről
3. Felvenni a kapcsolatot a levéltárral
• Iratok elérhetősége, kutatási lehetőségek
4. Tájékozódni a kutatótermi szokásokról
• Kutatótermi szabályzat
• Másolatok készítése (fény- és digitális másolat, saját fényképezőgép használata)
5. Megkezdeni a kutatást
• Regisztráció (látogatói jegy, kutatási kérelem elkészítése)
• Kutatási korlátozások (tudományos vagy magáncélú kutatás)
6. Tájékozódás a levéltári iratanyagban
• Segédletek (nyomtatott vagy online)

6. A LEVÉLTÁRI KUTATÁS
LEVÉLTÁRI KUTATÁS LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE - E-LEVÉLTÁR
1. Nyomtatott források átnézése
• Szakirodalomban történő tájékozódás, főként könyvtári kutatás
2. Megnézni, melyik levéltár őrzi az iratokat
• MNL és BFL szinten törzskönyvi adatbázis (scopeQuery)
• Tájékozódás a levéltárak elérhetőségéről (levéltári honlap)
3. Felvenni a kapcsolatot a levéltárral
• Iratok elérhetősége, kutatási lehetőségek (ELP)
4. Tájékozódni a kutatótermi szokásokról
• Kutatótermi szabályzat (ELP)
• Másolatok készítése (fény- és digitális másolat, saját fényképezőgép használata) (ELP)
5. Megkezdeni a kutatást
• Regisztráció (látogatói jegy, kutatási kérelem elkészítése) (ELP)
• Kutatási korlátozások (tudományos vagy magáncélú kutatás) (ELP)
6. Tájékozódás a levéltári iratanyagban
• Segédletek (nyomtatott vagy online) (scopeQuery, ELP)

7. ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁL
ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁL

8. ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁL
LEHETŐSÉGEK AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁLON
1. Regisztrációhoz kötött a kutatással kapcsolatos ügyintézés
2. Szolgáltatások
• Kutatási kérelmek leadása. A levéltári kutatás az online felületen megkezdhető
• Kutatói kérések, másolat-megrendelések. Online ellenőrizhető a kikért anyagok státusza.
Visszamenőlegesen láthatók a már kutatott anyagok.
• Dokumentumtár. A kutatáshoz szükséges nyomtatványok online kitöltése, vagy letöltése.
Kutatótermi szabályzat, tájékoztatók, reprográfiai díjszabások
• Tárhely. A kutató az igényelt dokumentumot a portál külső és belső tárhelyére is
megkaphatja. A külső tárhelyen a tárolási idő 30 nap, azután a dokumentumot kérjük törölni.
Ellenkező esetben a rendszer 30 napos türelmi idő után automatikusan törli. A külső tárhelyen
csak a publikus, a belső tárhelyen a nem publikus iratok is tárolhatók.
3. Keresés
• Egyszerre több adatbázisban is lehetőség van a keresésre
• Különböző keresési stratégiák alkalmazása. Pontos kifejezésre, időkör megadása, mezőben
keresés definiálása, találati lista szűkítése/bővitése
• Lehetőség van a különböző adatbázisokra való átlépésre

9. SCOPE QUERY
SCOPE QUERY

10. SCOPE QUERY
LEHETŐSÉGEK A SCOPE QUERY-N
1. Regisztrációhoz kötött a kutatással kapcsolatos folyamatok
• ELP-s regisztráció megléte esetén, az ELP-ről való átlépéskor (Keresés/MNL Levéltári
Nyilvántartó Rendszer) automatikus regisztráció
2. Keresés
• Szabad szöveges
• Mezőérték szerinti
• Levéltári struktúra
• Névtér
3. Munkafüzet
• Lehetőség van a találatokat különböző munkafüzetekben menteni. Egyedileg definiálható
munkafüzetek
4. Kosár
• A keresés során kapott vagy előzőleg a munkafüzetbe mentett találatok leadása kutatótermi
kérésként. Feltétel, hogy a kutatónak legyen érvényes regisztrációja az adott évre
(rendelkezzen látogatói jeggyel).

11. AZ ONLINE KUTATÁS
PROBLÉMÁK, LEHETŐSÉGEK
• Anyagi kérdés (levéltári/kutatói oldalról is)
• Befektetés <-> anyagi hozzájárulás
• Törvényi szabályozás (levéltári törvény módosítása)
• Ingyenesség kérdése
• Védelmi idő/személyes adatok védelme
• 30-60-90 „szabály”
• Levéltári iratok védelme
• Levéltári iratok jogosulatlan másolata, jogosulatlan kezekbe kerülése

12. AZ ONLINE KUTATÁS
„TÉRTÁGÍTÁS”
• A kutatói terek kitágítása a levéltár mint szolgáltató intézmény számára is
elsődleges fontosságú
• az online kutatás nem a kutatótermi (hagyományos) kutatás ellen,
helyette, hanem azt kiegészítve, mellette kell hogy működjék
• Az online kutatás esetében három különböző típusa:
1. Részben online, részben hagyományos elven működő kutatás
levéltári regisztráció után
2. Kizárólag online kutatás levéltári regisztráció után
3. Online kutatás regisztráció nélkül

13. AZ ONLINE KUTATÁS
HÁROM LEHETSÉGES TÍPUS
1. Részben online, részben hagyományos elven működő kutatás levéltári regisztráció után
(ELP, Scope Query)
• Az iratanyag fizikai valóságában jelenik meg a kutatás során
• Az online lehetőségek csak az eddig való eljutást könnyítik meg
• Így a kutatás során nem lehet megkerülni a levéltári térben való tartózkodást
2. Kizárólag online kutatás levéltári regisztráció után (ELP, SDB)
• Az egész folyamat a virtuális térben zajlik, a levéltár digitálisan szolgáltatja az iratanyagot
• Előzetes regisztrációhoz között
• A levéltári és a kutatótermi szabályok érvényesek az iratanyaghoz való jutásban
3. Online kutatás regisztráció nélkül (ELP, adatbázisok)
• esetben a kutatónak még levéltári regisztrációra sincs szüksége.
• Kutatás megvalósítható a megfelelő, nyilvánosan elérhető adatbázis használatával

14. KÖSZÖNÖM
A FIGYELMET!