Download to read offline
Megaprint service
- 1. Megaprint Service Услугипо управлению офисной печатной инфраструктурой
- 2. Офисная печатная инфраструктура Копиры МФУ Локальные устройства печати Сетевые устройства печати •Управление парком оборудовани я •Мониторинг оборудовани я •Сбор и анализ статистики •Поддержка пользователей •Обслуживание и ремонты •Расходные материалы •Бумага Сканеры Факсы
- 3. Подводная часть айсбергазатрат Определяющие факторы: 1. Потребность в печати. 2. Размер выделенного бюджета. 3. Стоимость аппарата. Затраты заказчика на приобретение монитора Затраты заказчика на печатающее устройство $ 150-300 $ 150-300 ???
- 4. Традиционное формирование средыпо производству документов Неучтенные факторы: Стоимость и ресурс расходных материалов Стоимость и ресурс запчастей Затраты на обслуживание парка Затраты на обслуживающий персонал Основные расходы!
- 5. Внешний вид традиционнойинфраструктуры офиса Парк перенасыщен персональными устройствами: •Колоссальная стоимость владения парком • Большой процент выхода из строя оборудования • Отсутствие контроля за печатью • Сложности в обслуживании парка
- 6. Офисная печать –понимание проблемы Выводы: • Компании не могут видеть реальную картину стоимости офисной печати • Составляющие (устройства, услуги, расходные материалы) относятся к различным статьям и уровням бюджета и не имеют конкретного ответственного лица • Финансовый контроль невозможен, так как нет централизованного управления этими значительными затратами (до $1,000 на одного сотрудника в год) • Необходимо поддерживать все многообразие взаимоотношений со многими поставщиками, разными контрактами, многочисленными счетами • Нет единого стратегического подхода к управлению офисной печатью РУКОВОДСТВО КОМПАНИИ НЕТ ОДНОГО ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА IT Отдел снабжения Финансовые отделы Управление делами Бизнес- подразделения “90% опрошенных организаций не смогли бы ответить, сколько они тратят на документацию”
- 7. Особенности подхода Управлениеофисной печатной инфраструктурой - услуга по оптимизации и управлению офисной инфраструктурой, обеспечивающая гарантированное снижение затрат в размере около 25% Каждый проект начинается с обследования, позволяющего клиенту понять текущее состояние и количественно оценить затраты на производство документов в офисе. Определяются пути оптимизации и вырабатывается долгосрочная стратегия в области офисной печати, а также план ее реализации, обеспечивающий достижение желаемых результатов. Уровень снижения затрат гарантируется условиями аутсорсингового соглашения, без первоначальных инвестиций и неудобств для сотрудников. Управление текущей офисной инфраструктурой клиента производится в рамках единого договора по принципу «все включено» с постраничной оплатой, счета по которому могут быть легко детализированы и распределены по центрам затрат. Централизованный контроль и управленческая отчетность обеспечивает постоянство мероприятий по снижению расходов и дальнейшему усовершенствованию
- 8. Почему это важно? • Контроль за общим количеством устройств в компании • Конкретное ответственное лицо • Четкая стратегия развития офисной инфраструктуры • Повышение производительности труда и удовлетворенности пользователей • Прозрачная система взаиморасчетов • Детальная информации по общей стоимости владения офисной инфраструктурой • Снижение затрат в среднем на 25%
- 9. «Управление офисной печатнойинфраструктурой (XOS)» Обследование офисной инфраструктуры и процессов Оценка текущей ситуации Формирование стратегии Расчет финансовой модели Управление парком оборудования Оптимизация Установки, удаления и перемещения Управление материалами Состав услуги Управление эксплуатацией Служба поддержки Онлайн мониторинг Техническое обслуживание Бэк-офис услуг по управлению Управление контрактами Контроль затрат Отчетность
- 10. Обследование офисной инфраструктурыи процессов Оценка текущей ситуации. Анализ офисной среды Заказчика на основе методологии Xerox ODA®. Анализ проводится в сотрудничестве с представителями клиента с целью определения базового уровня текущих затрат. Формирование стратегии. Вместе с Заказчиком определяется оптимальный долгосрочный план организации документооборота. Это решение должно соответствовать требованиям бизнеса Заказчика и обеспечивать постоянную экономию. Расчет финансовой модели. Расчет экономического эффекта по этапам внедрения согласованной стратегии. В среднем, уровень затрат по итогам договора снижается на 20- 25%. Управление парком оборудования Оптимизация. Реализация стратегии документооборота в части оптимизации парка оборудования в соответствии с согласованным долгосрочным планом. Установки, удаления и перемещения. Обеспечение перемещения, замен, модернизации или списания оборудования. Предотвращение его несанкционированного перемещения или изменения. Управление материалами. Консолидация закупок расходных материалов и запасных частей и контроль их уровня на местных мини- складах клиента. Управление эксплуатацией Служба поддержки. Автономная либо интегрированная в существующий HelpDesk клиента Служба поддержки Ксерокс принимает обращения пользователей, работу с инцидентами и удаленное решение проблем. Онлайн мониторинг. Обеспечение постоянного мониторинга состояния оборудования, статуса работоспособности и проактивного устранения неисправностей. Техническое обслуживание. Выделенная, располагающаяся в офисе клиента, либо удаленная команда специалистов берет на себя вопросы техобслуживания оборудования любых марок и производителей. Бэк-офис услуг по управлению Управление контрактами. Консолидация всех существующих договоров на обслуживание в рамках единого договора с Ксерокс. Выледение единого менеджера для решения всех вопросов управления офисной инфраструктуры организации. Контроль затрат . Ежемесячный покопийный биллинг с разбивкой суммы счета по центрам затрат по согласованному алгоритму. Отчетность. Ежемесячные отчеты по ряду согласованных метрик, позволяющие оценивать эффективность управления. Регулярное обучение и консультации пользователей, проведение опросов удовлетворенности. Состав услуги «Управление офисной печатной инфраструктурой»
- 11. Состав обследования Инвентаризация Сбор данных Интервью Анализ Оценка Поэтажная инвентаризация: Все устройства (копиры, факсы, сканеры, принтеры) наносятся на электронный план здания. Определение объемов печати: Сбор данных об объемах печати в течение 30 календарных дней и последующий анализ с помощью специализированного ПО. Анализ финансовых данных: Сбор данных о текущих затратах на поддержку офисной печатной инфраструктуры, включая эксплуатационные затраты и затраты на людей, осуществляющих поддержку Определение текущих процессов поддержки печати: Сбор информации и по текущим процессам поддержки пользователей, обслуживания оборудования, управления расходными материалами и оборудованием. Формирование показателей текущего состояния: отношение числа сотрудников к числу устройств коэффициент использования оборудования стоимость отпечатка среднее число печатаемых страниц на одного сотрудника Формирование картины будущего состояния: Отчет с рекомендациями по оптимизации офисной инфраструктуры с описанием: оборудования, которое должно остаться плана использования высвободившегося оборудования какое оборудование следует добавить Показатели будущего состояния и бизнес-кейс Длительность проекта: 6 – 8 недель при условии отсутствия задержек в исполнении этапов плана
- 12. Снижение затрат привнедрении услуги «Управление офисной печатной инфраструктурой» Soft Costs IT персонал Ремонты Расходные материалы Копиры текущая ситуация Услуги Оборудование Текущие затраты 5-10% экономии офис HelpDesk Принтеры Факсы через 3 года Услуги Принтеры Факсы Услуги Принтеры Факсы 20-25% экономии Оставшееся оборудование подписание через 1 год Договора Услуги Запчасти Копиры Копиры
- 13. Результаты оптимизации Расположениеустройств на поэтажном плане Текущая ситуация Будущее состояние
- 14. Результаты оптимизации Финансовыеданные и показатели инфраструктуры рассчитывались для следующего охвата проекта: • Три офисных центра • Общее количество сотрудников – 2000 чел. • Общее количество устройств – 476* • Среднемесячный объем печати – 1 560 К* • В расчет стоимости отпечатка включены следующие статьи: – Затраты на оборудование (амортизация, лизинг) – Затраты на расходные материалы, запасные части и ремонт – Затраты на инфраструктуру (help-desk, транспорт, склад и т.д.) – Косвенные затраты (налоги, стоимость капитала) * - среднестатистические данные для заказчиков с похожей инфраструктурой и данным количеством сотрудников Мегапринт Сервис
- 15. Результаты оптимизации (финансовыеданные и показатели инфраструктуры)* Показатели инфраструктуры Текущее состояние Будущее состояние Улучшение Отношение кол-ва сотрудников к числу устройств 4,2 9,0 214% Среднемесячный объем отпечатков на сотрудника 780,0 780,0 Утилизация оборудования ** 1.08% 3.5% 324% Суммарная стоимость отпечатка $0.037 $0.028 24% Среднемесячный объем печати в офисе 1 560K 1 560K Суммарные ежемесячные прямые затраты $57 720 $43 680 24% * - среднестатистические данные на базе выполненных проектов ** - Утилизация в данной таблице понимается как отношение реального объема печати на устройстве к теоретически возможному, то есть к объему, который рассчитывается как произведение производительности устройства в единицу времени на количество рабочего времени в месяце. Практически утилизация около 3% и более говорит об эффективном использовании устройства. Утилизация более 7% говорит о перегрузке устройства Мегапринт Сервис
- 16. Преимущества подхода Непредвзятый анализ текущей ситуации Определение проблемных мест и путей совершенствования Выработка централизованной стратегии в области офисного документооборота Контрактно гарантированная экономия в течение длительного периода времени Обеспечение прозрачности, контроля и перераспределяемости затрат Проактивное устранение неисправностей Управленческая отчетность в реальном времени Мультивендорность Высвобождение внутренних ресурсов и концентрация усилий на основном бизнесе Мегапринт Сервис
- 17. Условия для успешнойреализации проекта • Куратор со стороны топ-менеджмента • Выделенная проектная группа • Доступность внутренней финансовой информации и документов, которые могут помочь при определении уровня затрат Мегапринт Сервис
- 18. Дальнейшие шаги Этап1: Принятие концепции Подписание регламентирующих документов. Открытие проекта Создание проектных групп Мегапринт Сервис
- 19. Дальнейшие шаги Этап2: Выполнение обследования инфраструктуры Согласование целей и задач Анализ текущего состояния Предложение нового состояния и расчет финансовой модели Разработка и согласование плана оптимизации Мегапринт Сервис
- 20. Дальнейшие шаги Этап3: Внедрение согласованного проекта Внедрение проекта согласно утверженной стратегии Этап 4: Управление офисной печатной инфраструктурой Управление инфраструктурой согласно выработанной стратегии Мегапринт Сервис
- 21. Спасибо за внимание! ООО «Мегапринт Сервис» 04071, Украина, г. Киев, ул. Нижний Вал, 41 Тел./факс +38044 425 88 88 www.megaprint.com.ua
Editor's Notes
- #10 Обследование офисной инфраструктуры и процессов Оценка текущей ситуации. Анализ офисной среды Заказчика на основе методологии Xerox ODA®. Анализ проводится в сотрудничестве с представителями клиента с целью определения базового уровня текущих затрат. Формирование стратегии. Вместе с Заказчиком определяется оптимальный долгосрочный план организации документооборота. Это решение должно соответствовать требованиям бизнеса Заказчика и обеспечивать постоянную экономию. Расчет финансовой модели. Расчет экономического эффекта по этапам внедрения согласованной стратегии. В среднем, уровень затрат по итогам договора снижается на 20-25%. Управление парком оборудования Оптимизация. Реализация стратегии документооборота в части оптимизации парка оборудования в соответствии с согласованным долгосрочным планом. Установки, удаления и перемещения. Обеспечение перемещения, замен, модернизации или списания оборудования. Предотвращение его несанкционированного перемещения или изменения. Управление материалами. Консолидация закупок расходных материалов и запасных частей и контроль их уровня на местных мини-складах клиента. Управление эксплуатацией Служба поддержки. Автономная либо интегрированная в существующий HelpDesk клиента Служба поддержки Ксерокс принимает обращения пользователей, работу с инцидентами и удаленное решение проблем. Онлайн мониторинг. Обеспечение постоянного мониторинга состояния оборудования, статуса работоспособности и проактивного устранения неисправностей. Техническое обслуживание. Выделенная, располагающаяся в офисе клиента, либо удаленная команда специалистов берет на себя вопросы техобслуживания оборудования любых марок и производителей. Бэк-офис услуг по управлению Управление контрактами. Консолидация всех существующих договоров на обслуживание в рамках единого договора с Ксерокс. Выделение единого менеджера для решения всех вопросов управления офисной инфраструктуры организации. Контроль затрат . Ежемесячный покопийный биллинг с разбивкой суммы счета по центрам затрат по согласованному алгоритму. Отчетность. Ежемесячные отчеты по ряду согласованных метрик, позволяющие оценивать эффективность управления. Регулярное обучение и консультации пользователей, проведение опросов удовлетворенности.