Вебинар 07.05.2015
Как сократить
расходы на печать
на 57%?
1
План вебинара
 Что вы узнаете:
 Как сэкономить?
(варианты)
 Почему системы
управления печатью
помогают экономить
 Подсчёт экономии
для организации с
1000 сотрудников
 Как подсчитать
экономию в вашем
случае?
2
 Чего вы НЕ узнаете:
 Технические детали
реализации
 Рекомендации по
конкретным
продуктам
Продолжительность ~45 минут
Цена вопроса
3
Расходы
~20 тыс.руб./год
на сотрудника
Расходы на 1000 сотрудников ~20млн.руб./год
 Исследование ВЦИОМ (2013):
средний офисный сотрудник печатает 30-50 страниц в день
 Стоимость страницы ~2руб.
Как сэкономить?
4
№ Подход "За" "Против"
1
Организационные
ограничения
Просто и бесплатно
Сложно
контролировать
2
Совместимые и
восстановленные
картриджи
Сокращение расходов
на тонер в 3-4 раза
Качество печати
Поломки устройств
3
Замена парка
принтеров
Простота реализации
Высокие кап.затраты
Непредсказуемость
расходов
4
Аутсорсинг
печати
Перекладывание
технических вопросов
на аутсорсинг
Организационная
сложность работы с
аутсорсингом
5
Реинжиниринг
бизнес-процессов
Комплексный
подход
Сроки
Стоимость
6
Системы
управления
печатью
Сроки
Простота реализации
Увеличение сложности
ИС
Как сэкономить?
5
№ Подход "За" "Против"
1
Организационные
ограничения
Просто и бесплатно
Сложно
контролировать
2
Совместимые и
восстановленные
картриджи
Сокращение расходов
на тонер в 3-4 раза
Качество печати
Поломки устройств
3
Замена парка
принтеров
Простота реализации
Высокие кап.затраты
Непредсказуемость
расходов
4
Аутсорсинг
печати
Перекладывание
технических вопросов
на аутсорсинг
Организационная
сложность работы с
аутсорсингом
5
Реинжиниринг
бизнес-процессов
Комплексный
подход
Сроки
Стоимость
6
Системы
управления
печатью
Сроки
Простота реализации
Увеличение сложности
ИС
Дальнейшие подсчёты
Системы управления печатью
6
Мониторинг
устройств
Бизнес-правила
Печать с
подтверждением
Производители (выборка):
Мониторинг устройств
 Отслеживание состояния устройств
 Уровень расходных материалов
 Наработка ресурсных узлов (печки, фотокондукторы, …)
 Отслеживание статистики использования
 Напечатано/скопировано листов (чб/цвет, одност./дуплекс,
…)
 Отчеты и оповещения
7
Отчет PrintStat
Мониторинг устройств –
экономия
 Перераспределение устройств
на основе анализа статистики
 Сокращение трудозатрат на
обслуживание в связи с
переходом к проактивному
обслуживанию
 по оповещению от
устройства вместо заявки
от пользователя
 Выявление злоупотреблений с
тонером
8
Бизнес-правила
 Ограничения на печать
 Жесткие ограничения –
запрет, перенаправление на
другое устройство
 Мягкие ограничения –
напоминания о квотах,
требование подтверждения
 Параметры:
 Время, день недели
 Пользователь
(отдел, должность)
 Задание (объём,
количество копий,
цвет/чб)
 Ранее использованные
ресурсы (квоты)
9
Запрос подтверждения PCounter
Конфигурация бизнес-правил PCounter
Бизнес-правила – экономия
 Соблюдение установленных
ограничений (квот)
 Соблюдение ограничений на
цветную и одностороннюю печать
 Дисциплина: Персональный
контроль (название файла + имя
пользователя), снижение
количества личных документов
 Оптимизация, перенаправление
на корпоративные принтеры
 Снижение количества
невостребованных заданий
благодаря «мягким»
напоминаниям
10
Печать с подтверждением
 Задание отправляется в общую очередь печати
 Принтер печатает материал только после того, как пользователь
подошел к нему и физически идентифицировал себя
 Требуется оборудование принтеров считывателями
11
Печать
Общая
очередь
печати
Пользователь
подтверждает
задание
Пользователь
отправляет
задание1
2
3
4
Печать с подтверждением – экономия
 Не печатаются невостребованные
задания
 Статистика: около 20%
распечаток не востребованы
пользователями
 Возможность отказаться от
локальных принтеров,
существование которых
оправдывается
конфиденциальностью.
12
Модель экономии для 1000 сотрудников
13
Сценарии
Как есть
Мониторинг
устройств Бизнес-правила Подтверждение
Комплексная
оптимизация
Управляемые показатели
Доля сотрудников с локальными принтерами 10% 5% 10% 1% 1%
Доля печати на принтерах уровня рабочей группы 60% 40% 60% 60% 40%
Доля дуплексной печати 5% 5% 45% 45% 45%
Доля цветной печати 5% 5% 1% 1% 1%
Количество невостребованных страниц в год на сотр. 2000 2000 1500 100 100
Количество личных страниц в год на сотр. 500 500 50 50 50
Количество рабочих страниц в год на сотр. 7500 7500 7500 7500 7500
Общее количество страниц в год на сотр. 10000 10000 9050 7650 7650
Доля тонера, пропадающего в результате
злоупотреблений 5% 0% 5% 5% 0%
Доля заданий, вызывающих инциденты 0,5% 0,1% 0,3% 0,2% 0,1%
Время на подключение нового сотрудника, мин 30 30 5 5 5
Нами разработана финансовая модель для оценки экономии на
печати
 Шаблон Excel доступен на сайте www.tilbi.ru (раздел
«Материалы»)
 Экономия от каждой из систем управления по отдельности и от
всех вместе
 Оценено влияние на БДР (не БДДС) – оценивается амортизация
вместо разовых кап.затрат
 Основные предположения модели:
Максимальная экономия = 57%
14
27
21
19
14
12
0
5
10
15
20
25
30
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Все вместе
Расходы на печать в год, млн.руб.
Подсчёты произведены исходя из цен на устройства и расходные материалы на устройства HP:
Корпоративный Рабочая группа Персональный Цветной
HP LaserJet Enterprise M806dn HP LaserJet Pro 400 M401dne HP LaserJet Pro P1102w HP LaserJet Pro M476dw
На1000пользователей
Стоимость страницы и количество
страниц
15
0.00 ₽
0.50 ₽
1.00 ₽
1.50 ₽
2.00 ₽
2.50 ₽
3.00 ₽
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе
Средняя стоимость одной страницы
Поддержка (инциденты)
Бумага
Тонер и ресурсные элементы
2,61
1,44
На1000пользователей
10 10
9.05
7.65 7.65
0
2
4
6
8
10
12
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе
Количество напечатанных страниц,
млн/год
Амортизация устройств и поддержка
16
0
200
400
600
800
1000
1200
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе
Постоянные (не зависящие от количества страниц)
расходы, тыс.руб. в год
Поддержка (подключение
пользователей)
Поддержка (управление
конфигурацией)
Амортизация устройств
1068
777
На1000пользователей
Примеры
 Logica: 58%
 Orange Business Services: 23%
17
Из практики внедрения FollowMe:
Как оценить экономию в вашей организации?
 Воспользуйтесь моделью
Excel
 Адаптируйте с
использованием своих
данных
18
Подсчитайте самостоятельно Закажите аудит печати
 Временная установка ПО
для мониторинга
 Продолжительность –
1-3 месяца
 Отчёт по результатам
Быстрее Точнее
Результаты аудита печати
19
Отчёт
по результатам
аудита печати
 Количество, расположение
устройств
 Модели, производители
 Принтеры/МФУ
 Объёмы печати
 Детализация по устройствам
 TOP пользователей, отделов
 ЧБ/цвет
 Одност./дуплекс
 Подсчёт TCO
 Рекомендации
 Оценка требуемых инвестиций и
экономии/ТЭО
20
Считайте вашу экономию!
Спасибо за внимание!
21
www.tilbi.ru
+7 (499) 322-29-26
contact@tilbi.ru

Как сократить расходы на печать на 57%?

  • 1.
  • 2.
    План вебинара  Чтовы узнаете:  Как сэкономить? (варианты)  Почему системы управления печатью помогают экономить  Подсчёт экономии для организации с 1000 сотрудников  Как подсчитать экономию в вашем случае? 2  Чего вы НЕ узнаете:  Технические детали реализации  Рекомендации по конкретным продуктам Продолжительность ~45 минут
  • 3.
    Цена вопроса 3 Расходы ~20 тыс.руб./год насотрудника Расходы на 1000 сотрудников ~20млн.руб./год  Исследование ВЦИОМ (2013): средний офисный сотрудник печатает 30-50 страниц в день  Стоимость страницы ~2руб.
  • 4.
    Как сэкономить? 4 № Подход"За" "Против" 1 Организационные ограничения Просто и бесплатно Сложно контролировать 2 Совместимые и восстановленные картриджи Сокращение расходов на тонер в 3-4 раза Качество печати Поломки устройств 3 Замена парка принтеров Простота реализации Высокие кап.затраты Непредсказуемость расходов 4 Аутсорсинг печати Перекладывание технических вопросов на аутсорсинг Организационная сложность работы с аутсорсингом 5 Реинжиниринг бизнес-процессов Комплексный подход Сроки Стоимость 6 Системы управления печатью Сроки Простота реализации Увеличение сложности ИС
  • 5.
    Как сэкономить? 5 № Подход"За" "Против" 1 Организационные ограничения Просто и бесплатно Сложно контролировать 2 Совместимые и восстановленные картриджи Сокращение расходов на тонер в 3-4 раза Качество печати Поломки устройств 3 Замена парка принтеров Простота реализации Высокие кап.затраты Непредсказуемость расходов 4 Аутсорсинг печати Перекладывание технических вопросов на аутсорсинг Организационная сложность работы с аутсорсингом 5 Реинжиниринг бизнес-процессов Комплексный подход Сроки Стоимость 6 Системы управления печатью Сроки Простота реализации Увеличение сложности ИС Дальнейшие подсчёты
  • 6.
  • 7.
    Мониторинг устройств  Отслеживаниесостояния устройств  Уровень расходных материалов  Наработка ресурсных узлов (печки, фотокондукторы, …)  Отслеживание статистики использования  Напечатано/скопировано листов (чб/цвет, одност./дуплекс, …)  Отчеты и оповещения 7 Отчет PrintStat
  • 8.
    Мониторинг устройств – экономия Перераспределение устройств на основе анализа статистики  Сокращение трудозатрат на обслуживание в связи с переходом к проактивному обслуживанию  по оповещению от устройства вместо заявки от пользователя  Выявление злоупотреблений с тонером 8
  • 9.
    Бизнес-правила  Ограничения напечать  Жесткие ограничения – запрет, перенаправление на другое устройство  Мягкие ограничения – напоминания о квотах, требование подтверждения  Параметры:  Время, день недели  Пользователь (отдел, должность)  Задание (объём, количество копий, цвет/чб)  Ранее использованные ресурсы (квоты) 9 Запрос подтверждения PCounter Конфигурация бизнес-правил PCounter
  • 10.
    Бизнес-правила – экономия Соблюдение установленных ограничений (квот)  Соблюдение ограничений на цветную и одностороннюю печать  Дисциплина: Персональный контроль (название файла + имя пользователя), снижение количества личных документов  Оптимизация, перенаправление на корпоративные принтеры  Снижение количества невостребованных заданий благодаря «мягким» напоминаниям 10
  • 11.
    Печать с подтверждением Задание отправляется в общую очередь печати  Принтер печатает материал только после того, как пользователь подошел к нему и физически идентифицировал себя  Требуется оборудование принтеров считывателями 11 Печать Общая очередь печати Пользователь подтверждает задание Пользователь отправляет задание1 2 3 4
  • 12.
    Печать с подтверждением– экономия  Не печатаются невостребованные задания  Статистика: около 20% распечаток не востребованы пользователями  Возможность отказаться от локальных принтеров, существование которых оправдывается конфиденциальностью. 12
  • 13.
    Модель экономии для1000 сотрудников 13 Сценарии Как есть Мониторинг устройств Бизнес-правила Подтверждение Комплексная оптимизация Управляемые показатели Доля сотрудников с локальными принтерами 10% 5% 10% 1% 1% Доля печати на принтерах уровня рабочей группы 60% 40% 60% 60% 40% Доля дуплексной печати 5% 5% 45% 45% 45% Доля цветной печати 5% 5% 1% 1% 1% Количество невостребованных страниц в год на сотр. 2000 2000 1500 100 100 Количество личных страниц в год на сотр. 500 500 50 50 50 Количество рабочих страниц в год на сотр. 7500 7500 7500 7500 7500 Общее количество страниц в год на сотр. 10000 10000 9050 7650 7650 Доля тонера, пропадающего в результате злоупотреблений 5% 0% 5% 5% 0% Доля заданий, вызывающих инциденты 0,5% 0,1% 0,3% 0,2% 0,1% Время на подключение нового сотрудника, мин 30 30 5 5 5 Нами разработана финансовая модель для оценки экономии на печати  Шаблон Excel доступен на сайте www.tilbi.ru (раздел «Материалы»)  Экономия от каждой из систем управления по отдельности и от всех вместе  Оценено влияние на БДР (не БДДС) – оценивается амортизация вместо разовых кап.затрат  Основные предположения модели:
  • 14.
    Максимальная экономия =57% 14 27 21 19 14 12 0 5 10 15 20 25 30 Как есть Мониторинг устройств Бизнес-правила Подтверждение Все вместе Расходы на печать в год, млн.руб. Подсчёты произведены исходя из цен на устройства и расходные материалы на устройства HP: Корпоративный Рабочая группа Персональный Цветной HP LaserJet Enterprise M806dn HP LaserJet Pro 400 M401dne HP LaserJet Pro P1102w HP LaserJet Pro M476dw На1000пользователей
  • 15.
    Стоимость страницы иколичество страниц 15 0.00 ₽ 0.50 ₽ 1.00 ₽ 1.50 ₽ 2.00 ₽ 2.50 ₽ 3.00 ₽ Как есть Мониторинг устройств Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе Средняя стоимость одной страницы Поддержка (инциденты) Бумага Тонер и ресурсные элементы 2,61 1,44 На1000пользователей 10 10 9.05 7.65 7.65 0 2 4 6 8 10 12 Как есть Мониторинг устройств Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе Количество напечатанных страниц, млн/год
  • 16.
    Амортизация устройств иподдержка 16 0 200 400 600 800 1000 1200 Как есть Мониторинг устройств Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе Постоянные (не зависящие от количества страниц) расходы, тыс.руб. в год Поддержка (подключение пользователей) Поддержка (управление конфигурацией) Амортизация устройств 1068 777 На1000пользователей
  • 17.
    Примеры  Logica: 58% Orange Business Services: 23% 17 Из практики внедрения FollowMe:
  • 18.
    Как оценить экономиюв вашей организации?  Воспользуйтесь моделью Excel  Адаптируйте с использованием своих данных 18 Подсчитайте самостоятельно Закажите аудит печати  Временная установка ПО для мониторинга  Продолжительность – 1-3 месяца  Отчёт по результатам Быстрее Точнее
  • 19.
    Результаты аудита печати 19 Отчёт порезультатам аудита печати  Количество, расположение устройств  Модели, производители  Принтеры/МФУ  Объёмы печати  Детализация по устройствам  TOP пользователей, отделов  ЧБ/цвет  Одност./дуплекс  Подсчёт TCO  Рекомендации  Оценка требуемых инвестиций и экономии/ТЭО
  • 20.
  • 21.