Materi korespondensi

Pengertian Komunikasi, Tujuan Komunikasi,
Jenis-jenis Komunikasi, dan Unsur-unsur
Komunikasi
Ilmusahid.com - Pengertian Komunikasi, Tujuan Komunikasi, Jenis-jenis Komunikasi, dan Unsur-
unsur Komunikasi. Assalamuallaikum wr. wb. Pada postingan kali ini Admin memberikan artikel Ilmu
pengetahuan yang sering kita gunakan sehari-hari, yaitu komunikasi. Dalam bermasyarakat kita tentunya
saling berkomunikasi satu sama lain untuk menjalin suatu hubungan. Betul kan ? Iya betul, sebab dengan
adanya komunikasi kita akan mengenal kepribadian baik visi dan misi dari masing-masing individu
maupun kelompok. Secara umum komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang tentunya dapat
dipahami oleh kedua belah pihak. Jika menggunakan bahasa verbal tidak dimengerti, komunikasi dapat
dilakukan dengan menggunakan gerakan badan , menunjukkan sikap tertentu, seperti tersenyum ,
menggelengkan kepala , dan mengangkat bahu. Cara seperti itu disebut komunikasi nonverbal.
Sebetulnya apa sih pengertian dari komunikasi itu sendiri sehingga ketika hidup bermasyarakat
komunikasi sangat dibutuhkan ? Apa tujuan dari komunikasi ? Apa jenis-jenis Komunikasi ? Serta unsur-
unsur apa saja yang terdapat pada komunikasi ?
Langsung saja kita ke Artikelnya. Selamat membaca ^_^
A. Pengertian komunikasi
Komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadi milik
bersama. Jika Anda berkomunikasi dengan orang lain , berarti Anda berusaha agar apa yang disampaikan
kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Berikut ini pengertian komunikasi berdasarkan para ahli :
1. Onong Cahyana Effendi, komunikasi merupakan proses penyampaian pesan oleh seseorang
kepada orang lain untuk memberitahu , mengubah sikap , pendapat , atau perilaku , baik dengan
cara lisan ( langsung ) ataupun tidak langsung ( melewati media )
2. Raymond Ross, komunikasi merupakan proses menyortir , memilih , serta pengiriman simbol -
simbol yang sedemikian rupa sehingga membantu pendengar menanggapinya dengan respon atau
makna dari pemikiran yang sama dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.
3. Harold Laswell, komunikasi merupakan gambaran mengenai siapa , berbicara apa , melewati
media apa , terhadap siapa , serta apa dampaknya.
4. Gerald R. Miller, komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima
secara sadar untuk mempengaruhi perilaku mereka
5. Himstreet dan Beaty, komunikasi merupakan sebuah proses pertukaran informasi antar individu
melewati sebuah sistem yang lazim ( biasa ) , baik dengan simbol - simbol , sinyal - sinyal ,
maupun perilaku atau tindakan.
6. Hovland, Janis serta Kelley, komunikasi adalah proses individu mengirimkan rangsangan (
stimulus ) yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pada
pengertian ini mereka berpendapat komunikasi merupakan sebuah proses.
7. Bovee, komunikasi merupakan sebuah proses pengiriman atau penerimaan pesan.

8. Laswell, komunikasi merupakan proses yang menggambarkan siapa mengatakan apa dengan cara
apa , terhadap siapa dengan efek apa.
9. Colin Cherry, komunikasi adalah proses dimana pihak - pihak saling menggunakan informasi
untuk mencapai tujuan bersama dan berkaitan dengan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus
rangsangan serta pembangkitan balasannya.
10. Kafried Knapp, komunikasi adalah interaksi antar pribadi yang menggunakan sistem simbol
linguistik , seperti sistem simbol verbal ( kata - kata ) dan non verbal. Sistem ini dapat
disosialisasikan dengan cara langsung atau tatap muka atau melalui media lain seperti tulisan ,
oral, dan visual.
B. Tujuan Komunikasi
Secara khusus komunikasi bertujuan untuk :
1. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan
2. Menyusun rencana untuk menyelesaiakan tujuan
3. Mengorganisasi SDM serta sumber daya lainnya secara efekti dan efisisen.
4. Menyeleksi , mengembangkan dan menilai anggota organisasi.
5. Memimpin , mengarahkan , memotivasi dan menciptakan iklim yang memunculkan keinginan
untuk memberikan kontribusi, dan
6. Mengendalikan prestasi.
Menurut Hewitt ( 1981 ) , tujuan komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Mendalami atau mengajarkan sesuatu.
2. Mempengaruhi perilaku seseorang Mengungkapkan perasaan.
3. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain.
4. Berhubungan dengan orang lain.
5. Menyelesaian suatu permasalahan atau persoalan.
6. Mencapai suatu tujuan.
7. Menurunkan ketegangan dan menyelesaikan konflik.
8. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain.
C. Jenis-jenis Komunikasi
1. Komunikasi berdasarkan Penyampaian
Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia tidak hanya makhluk
individu tetapi juga makhluk sosial yang selalu mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi dengan
sesamanya. Namun tidak semua orang terampil berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara
dalam menyampaikan informasi.
Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ), yaitu :
a. Komunikasi verbal ( Lisan )
 Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak , dimana kedua belah pihak dapat
bertatap muka. Contohnya dialog dua orang.
 Yang terjadi secara tidak langsung akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon.
b. Komunikasi nonverbal ( Tertulis )
 Naskah , yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat kompleks.
 Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
2. Komunikasi berdasarkan Prilaku
Komunikasi bedasarkan prilaku dapat dibedakan menjadi :
 Komunikasi Formal , yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahaan yang tata
caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.

 Komunikasi Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan yang
tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian resmi yang mungkin
tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau perusahaan. Contohnya kabar burung ,
desas-desus, dan sebagainya.
 Komunikasi Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal
dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi
atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan
tersebut. Contohnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.
3. Komunikasi berdasarkan Kelangsungannya
Berdasarkan Kelangsungannya , komunikasi dapat dibedakan menjadi :
 Komunikasi Langsung , yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa bantuan
perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh adanya jarak.
 Komunikas Tidak Langsung , yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak
ketiga atau bantuan alat - alat media komunikasi.
4. Komunikasi Berdasarkan Maksud Komunikasi
Berdasarkan maksud komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Berpidato
b. Memberi Ceramah
c. Wawancara
d. Memberi Perintah alias Tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi hal penentu , demikian pula kemampuan
komunikator yang memegang peranan kesuksesan proses komunikasinya.
5. Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup
Berdasarkan Ruang Lingkupnya , komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Komunikasi Internal
Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam , yaitu :
 Komunikasi vertikal yang terjadi di dalam bentuk komunikasi dari pemimpin kepada anggota ,
seperti perintah , teguran , pujian , dan sebagainya.
 Komunikasi horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara
orang - orang yang memiliki kedudukan sejajar .
 Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara
orang - orang yang memiliki kedudukan berbeda pada posisi tidak sejalur vertikal.
b. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar
organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk memperoleh pengertian ,
kepercayaan , bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.
Komunikasi dengan pihak luar bisa berbentuk :
 Eksposisi , pameran , promosi, dan sebagainya.
 Konperensi pers.
 Siaran televisi , radio dan sebagainya.
 Bakti sosial.
6. Komunikasi Bedasarkan Jumlah Yang Berkomunikasi
Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi , dapat dibedakan menjadi :
 Komunikasi Perseorangan , yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu
antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.

 Komunikasi Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan -
persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi
perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.
7. Komunikasi Berdasarkan Peranan Individu
Dalam komunikasi ini , peranan individu sangat mempengaruhi kesuksesan proses komunikasinya. Berikut
beberapa macam komunikasi berdasarkan peranan individu, diantaranya :
 Komunikasi antar individu dengan individu yang lain. Komunikasi ini terjadi secara nonformal
maupun informal , individu bertindak sebagai komunikator mampu mempengaruhi individu yang
lain.
 Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas. Komunikasi ini terjadi karena
individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan
lingkungan yang lebih luas.
 Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih. Pada komunikasi ini individu
berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang
prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.
8. Komunikasi Berdasarkan Jaringan Kerja
Didalam suatu organisasi atau perusahaan , komunikasi akan terlaksana berdasarkan sistem yang
ditetapkan dalam jaringan kerja.
Komunikasi berdasarkan jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :
 Komunikasi jaringan kerja rantai , yaitu komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi
dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
 Komunikasi jaringan kerja lingkaran , yaitu komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang
berbentuk seperti pola lingkaran.
 Komunikasi jaringan bintang , yaitu komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang
dilewati lebih pendek.
9. Komunikasi Berdasarkan Ajaran Informasi
Komunikasi berdasarkan Ajaran Informasi dapat dibedakan menjadi :
 Komunikasi satu arah , yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja (one way Communication).
 Komunikasi dua arah , yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication).
 Komunikasi ke atas , yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan terhadap atasan.
 Komunikasi ke bawah , yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan terhadap bawahan.
 Komunikasi kesamping , yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang mempunyai
kedudukan sejajar.
D. Unsur-unsur Komunikasi
Dalam proses komunikasi terdapat tiga unsur utama yang wajib terpenuhi karena merupakan sebuah
bentuk kesatuan yang utuh dan bulat. Bila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi.
Setiap unsur dalam komunikasi itu mempunyai hubungan yang sangat erat dan saling ketergantungan satu
sama lainnya. Unsur-unsur komunikasi tersebut yaitu :
 Komunikator / pengirim / sender , yaitu orang yang menyampaikan isi pernyataannya terhadap
komunikan. Komunikator bertanggung jawab dalam faktor mengirim kabar dengan jelas , memilih
media yang cocok untuk menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan apakah pesan
telah diterima dengan baik oleh komunikan.
 Komunikan / penerima / receiver , yaitu dalah penerima pesan yang disampaikan oleh
komunikator. Dalam proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat

mememahami isi pesan yang telah disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga
memberikan umpan balik kepada komunikator untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan
dipahami secara sempurna.
 Saluran / media / channel , yaitu saluran atau jalan yang dilalui oleh pesan pernyataan
komunikator terhadap komunikan maupun sebaliknya. Pesan dapat berupa kata–kata dan tulisan ,
tiruan , gambaran atau perantara lain yang dapat dipakai untuk mengirim melewati beberapa
channel yang berbeda, seperti telepon , televisi , fax , photo copy , email , dan sebagainya.
Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat kabar yang bakal disampaikan (
Wursanto, 1994 )
Macan-macam Sarana Komunikasi
"Macan-macam Sarana Komunikasi"
Pada zaman modern ini,sarana komunikasi memudahkan
manusia,khususnya dalam hal berkomunikasi satu sama lain.
Berikut ini macam-macam sarana komunikasi yang biasa digunakan:
1)Surat Pribadi
Surat adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam berkomunikasi antar individu.
Dalam mengirim suratisi suratharus bersahabat,meskipun yang disampaikan mungkin surattagihan atau surat
peringatan.Beberapa hal yang harus diperhatikan,hindarkan penggunaan tinta merah,bahasa harus jelas,
tulisan mudah dibaca,dan penutup suratucapkan terima kasih.
2)Pertemuan
Pertemuan adalah jenis media komunikasi audio visual dalam media komunikasi kelompok yang bersifat
langsung.Pertemuan merupakan media yang sangatpenting dalam organisasi untuk mewujudkan saling
pengertian antar anggota organisasi baik secara vertical maupun horizontal.
3)Telepon
Telepon adalah media komunikasi audio yang digunakan seba gai alatpembicaraan antar individu baik di
lingkungan rumah tangga maupun kantor
4)Faksimile (Fax)
Faksimile adalah fotocopy jarak jauh (telecopier),yaitu mesin atau pesawatyang dipergunakan untuk
mengirimkan dan menerima salinan dari informasi yang berupa gambar,foto,atau dokumen secara langsung
dari jarak jauh.Informasi yang akan dikirim terlebih dahulu dituliskan atau digambarkan pada kertas,kemudian
dimasukkan ke dalam mesin facsimile.
5)Internet
Internet merupakan jenis media komunikasi yang bersifatglobal.Sekarang ini kita dapatberkomunikasi dengan
orang lain di berbagai tempatdi dunia melalui Internet.Dengan menggunakan internetkita bisa berkomunikasi
dengan orang-orang yang ada di semua balahan bumi ini.Komunikasi lewatinternetdapatdilakukan melalui

Chatting dan saling mengirin e-mai.Banyak Perusahaan menawarkan barang atau jasanya me lalui internet
dengan membuka situs di internet.Sementara para konsumen atau pelanggan juga sudah mulai terbiasa untuk
memesan melalui e-mail.
KORESPONDENSI
UNTUK KELASX SEMESTER 1

Disusunoleh:Ismalasari
KATA PENGANTAR
Segalapuji bagi AllahS.W.T.yangtelahmemberikanwaktudankesempatan,kesehatankepada
penyusununtukmembuat modul interaktif sebagai alatbantubagi pesertadidikdalampembelajran.
Modul korespondensimerupakansalahsatumodul yangharusdipelajari dandikuasai olehpeserta
didikprogramkeahlianAdministrasi perkantoran.Dengan modul ini diharapkanpesertadidik
memilikikompetensi dalamberkomunikasi baikdidalammaupundiluarkantor.Pesertadidikjuga
diharapkanmemiliki berbagai keterampilandalammembuatsuratseperti suratdinas,suratniaga
dan surat dalambahasainggis.

Ucapan terimakasihpenulissampaikankepadapihakSMKWikramayangmemberi kesempatan
penulisuntukmempublish modulini sebagaisalahsatumodul yangdigunakandalammedia
pembelajaran
DAFTARISI
KORESPONDENSI
KELAS XSEMESTER 1
1. KD : MENJELASKAN TENTANGKOMUNIKASILISAN
A. DASAR-DASARKOMUNIKASI
B. PERALATAN/MESIN KOMUNIKASI
C. TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON
2. KD : MENGIDENTIFIKASICARA MEMBUAT KOMUNIKASITULIS
A. TATA LAKSANA PROSEDURPEMBUATAN SURAT
B. LAY OUT SURAT
C. ISI SURAT

DASAR– DASAR
KOMUNIKASIKANTOR
1. PengertianKomunikasi
a. PengertianKomunikasi
Pengertiankomunikasiberdasarkanbeberapasumbersebagai berikut:
1. MenurutKamus
Menurutkamus umumbahasaIndonesia komunikasi berartihubungan
2. MenurutEnsiklopedia
Menurutensiklopediapengertiankomunikasi adalahpenyelenggaratatahubungankegiatan
menyampaikanwartadari satupihakkepadapihaklain.
3. MenurutAstridSusanto
AstridSusantodalambukunyayang berjudul “Komunikasidalamteori danpraktek”menyebutkan
bahwakomunikasi adalahprosespengoperanlambang-lambangyangmengandungarti,lambang
adalahsesuatuhal yang mengandungarti tertentu.

4. PengertianKomunikasiAntarManusia
Komunikasi antarmanusiaadalahpenyampaiansuatupesandari seseorangyangditujukankepada
orang lainbaiksecaralangsungatau menggunakanmedia.
Dari beberapapengertiantersebutdapatdisimpulkanbahwa:
1. Dalam komunikasi terjadi penyampaianpesan.
2. Penyampaiantersebutmerupakansuatuproses.
3. Penyampaiantersebutmenggunakanlambangdanmedia.
Dengankesimpulantersebutdi atasdapat dirumuskanbahwa”komunikasi adalahproses
penyampaianpesandari komunikatorkepadakomunikanmelalui suatusaluran/mediauntuk
mencapai tujuan/hasil”.
b. KomponenKomunikasi
Menurutkamus umumbahasaIndonesiakaranganPoerwadarminta,komponenadalahbagianyang
berperandalamproseskomunikasi.
Dalamproseskomunikasi pihakada5 komponenyaitu:
1. Komunikator
Komunikatoradalahpihakyangmenyampaikanpesanpadapelaksanaannyadapatdilakukanoleh
perseoranganataukelompok.
2. Pesan
Pesanadalahrangsangyang dipancarkandari komunikatorkepadakomunikan.Pesandapatberupa
kata-kata(verbal) misalnya: pujian,caci-maki,berita.Pesanjugadapatberupabukankata-kata(non
verbal) misalnya:bodylanguage (bahasaisyarat),suara,warna,dansebagainya.
3. Komunikan
Komunikanadalahpihakyangmenerimapesan.
4. Saluran/Media
Yaitualat yang menghubungkan komunikatordengankomunikan. Misalnya:TV,Radio,Telepon,
Surat,Koran, Majalah,dan sebagainya.
5. Tujuan/Hasil
Yaituadanya perubahantingkahlakupadakomunikan.Tingkahlakutersebutdapatberupa
pengetahuan,sikapdanperbuatan.

KESIMPULAN
Dari pembahasantersebutdiatas,dapatlahdisimpulkanbahwa:
a. Pengertiankomunikasi adalahsuatuprosespenyampaianpesandari komunikatorkepada
komunikanmelalui suatusaluran/mediauntukmencapaitujuan/hasil.
b. Komponenkomunikasi terdiri dari :
1. Komunikator 4. Komunikan
2. Pesanan 5. Tujuan/hasil
3. Komunikan
2. ProsesKomunikasi
a. Bagan ProsesKomunikasi
KOMUNIKATOR
PESAN

MEDIA
KOMUNIKAN
UMPAN BALIK / FEED BACK
b. PenjelasanProsesKomunikasi
PihakKomunikator
Proseskomunikasi diawalidari pihakkomunikator.Komunikatormemilihide/gagasanyang
kemudiandirumuskandenganhati-hati dandenganbahasayangmudahdimengerti. Ide/gagasan
yang telahdirumuskantersebutdinamakanpesan/berita.Setelahpesansudahsiapkomunikator
memilihmediayangsesuai denganpesantersebutsehinggakomunikasi biasefektif.Langkah
selanjutnyakomunikatormenjalankantugasnyayaitumenyampaikanpesankepadakomunikan.
PihakKomunikan
Setelahprosespenyampaianpesandari komunikator,makadilanjutkandenganprosespenerimaan
pesanolehdari komunikan,prosesnyakomunikanmenerimapesan/beritadari komunikatordengan
jelas,tegap,dan hati-hati,sehinggaseluruhpesandapatditerimadenganlengkapdankomunikan
wajibmemberikanbalikan/responkepadakomunikator.

Respon/Tanggapan
Responadalahumpanbalik/tanggapandari komunikankepadakomunikator.Adabeberapajenis
umpanbalikyaitu :
1. Umpan Balik/tanggapankosong(zerofeedback)
Yaituumpan balik/tanggapanyangdiberikanolehkomunikankepadakomunikator,tetapiisi dari
umpanbalik/tanggapantersebuttidakdapatdimengerti olekkomunikator.Umpanbalik/tanggapan
semacamini dapat terjadi karenaadapenggunaanistilahbahasayangtidaksepaham.
2. Umpan Balik/tanggapanpositif (positivefeedback)
Yaituumpan balik/tanggapanyangdiberikanolehkomunikankepadakomunikatordanisi
baliknya/tanggapandapatdimengerti oleh komunikator.
3. Umpan Balik/tanggapnnegatif (negativefeedback)
Yaituumpan balik/tanggapanyangdiberikanolekkomunikankepadakomunikator,tetapiisi dari
balikan/tanggapantersebutsifatnyamerugikan/memojokkankomunikator.
4. Umpan Balik/tanggapannetral
Yaituumpan balik/tanggapanyangdiberikanolehkomunikankepadakomunikatordanisi dari
balikan/tanggapantersebutsifatnyanetral dalamarti tidakmendukungjugatidakmenentang.
Pada prinsipnyaberhasil ataugagalnyasuatukomunikasi ditentukanolehfaktor-faktorsebagai
berikut:
a. Faktorpendukungkeberhasilankomunikasi
1. Kepandaiankomunikatordankomunikan
2. Sikapyangbaikdari komunikatordankomunikan
3. Keadaanlahiriah/fisikyangbaikdari komunikatordankomunikan
4. Kesamaansystemsocial (ekonomi-budaya) dari komunikatordankomunikan.
b. Faktor penghambatkomunikasi
1. Komunikatordankomunikantidakmemiliki pengetahuanyangluas.

2. Bahasa yangdipergunakankurangjelas.
3. Adanyaprasangkayang tidakberalasan.
4. Adanyapanca inderayangrusak.
5. Adanyaalatkomunikasi yangrusak.
6. Sikapyangkurang bijaksana.
7. Komunikasi satuarah(tidakadatanggapan).
3. Media Komunikasi
a. PengertianMediaKomunikasi
Mediakomunikasi terdiri dari duakatayangsetiapkata mempunyai arti sendiri-sendiri.Media
berarti alat Bantuuntukmencapai tujuan.Sedangkankomunikasiberarti suatukegiatanuntuk
menyampaikanpesanatauberita.Bilakeduakatatersebutkitarangkaikanmakasecaraumum
mediakomunikasidapatdiartikansebagai “suatualatyangdipergunakanuntukmempermudah
dalampenyampaianinformasi atauide-ide dari seseorangkepadaoranglainagar maksuddan
tujuandapat tercapai denganbaik
b. Fungsi MediaKomunikasi
Secara umumuntukmediakomunikasimempunyai fungsi sebagaiberikut:
1. Untuk memperjelasinformasi yangdisampaikan.
2. Untuk mempermudahpenyampaianinformasi.
3. Untuk mempersingkatwaktuuntukmenyampaikansuatuinformasi.
4. Untuk membangkitkan dayatarikbagi konsumen.
c. Jenis-JenisMediaKomunikasi
Menurutjenisnyamediakomunikasi dapatdikelompokkansebagai berikut:
1. MediaAudio/pendengaran, merupakanmeadiakomunikasi yangdapatdidengarmisalnya:
Radio, Tape Recorder,Telepon.
Keuntunganmenggunakanmediaaudio:

a. Harganya relatif murah.
b. Mudah dibuatdan digunakan.
c. Dapat membangkitkanfantasipendengaran.
Kelemahannya:
a. Apabilaandasalah/kesalahanharusmembuatnaskahbaru.
b. Tidak dapatuntukmemperkenalkanhal yangsifatnyaketrampilan.
2. MediaVisual/gambar,yaitumediayangdapatdilihatdenganmata.
Misalnya: Surat,Transparansi,Gambar dan lain-lain.
Keuntungannya:
a. Informasi yangdisampaikanjelas.
b. Pembuatandanpenggunaanyamudah.
c. Biayapembuatanmurah.
Kelemahannya:
a. Dapat menimbulkanrasabosan.
b. Diperlukanwaktuyangcukuplamauntukmemahami gambar.
3. MediaAudioVisual
Yaitusuatu mediayangdapat dilihatdandidengar.
Misalnya: Televisi,Filmbersuara,Pertemuan,Wawancaradansebagainya.
Keuntungannya:
a. Informasi yangditerimasesuai dengankenyataan.
b. Mudah cara penyampaiannya.
Kelemahannya:
a. Memerlukanbiayayangmahal.
b. Memerlukanpersiapanyanglama.

Kesimpulan:
1. Pengertianmediaadalah:
Suatuyang dipergunakanuntukmempermudahpenyampaianinformasiatauide-ide dari seseorang
kepadaorang lainagar maksuddantujuantercapai denganbaik.
2. Fungsi mediakomunikasi:
a. Untuk memperjelaskomunikasi
b. Untukmempermudahpenyampaianpesan.
c. Untuk mempersingkatwaktudalammenyampaikansuatuinformasi.
3. Jenis-jenismediakomunikasi :
1. Media audio/pendengaran.
2. Media visual/penglihatan.
3. Media audiovisual/pandangdengar.
4. JenisDanPrinsip-PrinsipKomunikasi
Jeniskomunikasi terdiridari:
1. Komunikasi verbaldengankata-kata
Komunikasi Verbal mencakupaspek-aspekberupa;
a. Vocabulary(perbendaharaankata-kata).Komunikasitidakakanefektif bilapesandisampaikan
dengankata-katayangtidakdimengerti,karenaituolahkatamenjadi pentingdalamberkomunikasi.
b. Racing (kecepatan).Komunikasi akanlebihefektif dansuksesbilakecepatan bicaradapatdiatur
denganbaik,tidakterlalucepatatauterlalulambat.
c. Intonasi suara:akan mempengaruhi arti pesansecaradramatiksehinggapesanakanmenjadi
lainartinyabiladiucapkandenganintonasi suarayangberbeda.Intonasisuarayang tidak
proposional merupakanhambatandalamberkomunikasi.

d. Humor: dapat meningkatkankehidupanyangbahagia.Dugan(1989), memberikancatatan
bahwadengantertawadapat membantumenghilangkanstressdannyeri.Tertawamempunyai
hubunganfisikdanpsikisdanharusdiingatbahwahumoradalahmerupakansatu-satunyaselingan
dalamberkomunikasi.
e. Singkatdan jelas.Komunikasi akanefektif biladisampaikansecarasingkatdanjelas,langsung
pada pokokpermasalahannyasehinggalebihmudahdimengerti.
f. Timing(waktuyangtepat) adalahhal kritisyangperludiperhatikankarenaberkomunikasi akan
berarti bilaseseorangbersediauntukberkomunikasi,artinyadapatmenyediakanwaktuuntuk
mendengarataumemperhatikanapayangdisampaikan.
2 . Komunikasi nonverbal disebutdenganbahasatubuh
Komunikasi nonverbal adalahpenyampaianpesantanpakata-katadankomunikasi nonverbal
memberikanarti padakomunikasi verbal.
Yang termasukkomunikasi nonverbal :
a. Ekspresi wajah ,Wajah merupakansumberyangkayadengankomunikasi,karenaekspresi wajah
cerminansuasanaemosi seseorang.
b. Kontakmata,merupakansinyal alamiahuntukberkomunikasi.Denganmengadakankontakmata
selamaberinterakasiatautanyajawabberarti orang tersebutterlibatdan menghargai lawan
bicaranyadengankemauanuntukmemperhatikanbukansekedarmendengarkan.Melaluikontak
mata jugamemberikankesempatanpadaoranglainuntukmengobservasi yanglainnya
c. Sentuhan adalahbentukkomunikasi personal mengingatsentuhanlebih bersifatspontandari
pada komunikasi verbal.Beberapapesanseperti perhatianyangsungguh-sungguh,dukungan
emosional,kasihsayangatausimpati dapatdilakukanmelalui sentuhan.
d. Posturtubuhdan gaya berjalan.Caraseseorangberjalan,duduk,berdiri danbergerak
memperlihatkanekspresidirinya.Posturtubuhdangayaberjalanmerefleksikanemosi,konsepdiri,
dan tingkatkesehatannya.
e.Sound(Suara).Rintihan,menariknafaspanjang,tangisanjugasalahsatuungkapanperasaandan
pikiranseseorangyangdapatdijadikankomunikasi.Biladikombinasikandengansemuabentuk
komunikasi nonverbal lainnyasampai desisatausuaradapat menjadi pesanyangsangatjelas.
f.Gerak isyarat,adalahyang dapat mempertegaspembicaraan.Menggunakanisyaratsebagai
bagiantotal dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukankaki ataumengerakkantanganselama
berbicaramenunjukkanseseorangdalamkeadaanstressbingungatausebagai upayauntuk
menghilangkanstress
5. Prinsip – PrinsipKomunikasi

PRINSIP1 : Komunikasi AdalahProsesSimbolik
Salahsatu kebutuhanpokokmanusia,seperti dikatakanSusanne K.Langer,adalahkebutuhan
simbolisataupenggunaanlambang.Manusiamemangsatu-satunyahewanyangmenggunakan
lambang, dan itulahyangmembedakanmanusiadenganhewanlainnya.ErnestCassirer
mengatakanbahwakeunggulanmanusiaataumahluklainnyaadalahkeistimewaanmerekasebagai
animal symbolicum.
Lambang atau simbol adalahsesuatuyangdigunakanuntukmenunjukkansesuatulainnya,
berdasarkankesepakatansekelompokorang.Lambangmeliputi kata-kata(pesanverbal),perilaku
nonverbal,danobjekyangmaknanyadisepakati bersama.Kemampuanmanusiamenggunakan
lambangverbal memungkinkanperkembanganbahasadanmenangani hubunganantaramanusia
dan objek(baiknyatamaupunabstrak) tanpakehadiranmanusiaatauobjektersebut.
Lambang adalahsalahsatu kategori tanda.Hubunganantara tandadenganobjekdapatjuga
direpresentasikanolehikondanindeks,namunikondanindekstidakmemerlukankesepakatan.Ikon
adalahsuatu bendafisik(duaatautigadimensi) yangmenyerupaiapayangdirepresentasikannya.
Representasi iniditandaidengankemiripanmisalnyapatungSoekarnoadalahikonSoekarno,dan
fotoAndapada KTP AndaadalahikonAnda.
Berbedadenganlambangdanikon,indeksadalahtandayangsecaraalamiahmerepresentasikan
objeklainnya.Istilahlainyangseringdigunakanuntukindeksadalahsinyal(signal),yangdalam
bahasa sehari-hari disebutjugagejala(symptom).Indeksmuncul berdasarkanhubunganantara
sebabdan akibatyangpunyakedekataneksistensi.Misalnyaawangelapadalahindekshujanakan
turun,sedangkanasapmerupakanindeksapi.Namunbilaasapitudisepakatisebagai tandabagi
masyarakatuntukberkumpul misalnya,seperti dalamkasussukuprimitif,maka asapmenjadi
lambangkarenamaknanyatelahdisepakati bersama.
Lambang mempunyai beberapasifatsebagaiberikut:
1. Lambangbersifatsebarang,manasuka,atausewenang-wenang.
2. Lambang pada dasarnyatidakmempunyai makna;kitalahyangmemberimaknapada lambang.
3. Lambangitu bervariasi
PRINSIP2 : SetiapPerilakuMempunyai Potensi Komunikasi
Kitatidakdapat berkomunikasi (we cannotcommunicate).Tidakberarti bahwasemuaperilaku
adalahkomunikasi.Alih-alih,komunikasi terjadi bilaseseorangmemberimaknapadaperilakuorang
lainatau perilakunyasendiri.
CobalahAndamintaseseoranguntuktidakberkomunikasi.Amatsulitbaginyauntukberbuat
demikian,karenasetiapperilakunyapunyapotensiuntukdi tafsirkan.Kalauiatersenyum, ia
ditafsirkanbahagia;kalauiacemberut,iaditafsirkanngambek.Bahkanketikakitaberdiamdiri
sekalipun,ketikakitamengundurkandiri dari komunikasi danlalumenyendiri,sebenarnyakita
mengomunikasikanbanyakpesan.Oranglainmungkinakanmenafsirkandiamkitasebagai malu,
segan,ragu-ragu,tidaksetuju,tidakpeduli,marah,ataubahkansebagai malasataubodoh.

Ketikaandamelihatseorangpriayangberdiri di pantai serayamemandanglautlepasdengan
melipatkeduatangandi dada,Andamungkinpunyapenafsirankhusus terhadaporangitu,misalnya
bahwaia orang yangsedangfrustasi,kesepian,romantis,inginsendiriandantidakmaudiganggu,
mencari ilhamuntukmenulispuisi,dansebagainya.Seorangtamurestoranyangmakandengan
tidakmengucapkansepatahkatapunkepadaorang yangia temui menampilkanperilakuyang
potensial untukditafsirkan,misalnyabahwaiasedangmarah,frustasi,patahhati,sakitgigi atau
bisu.
PRINSIP3 : Komunikasi PunyaDimensi Isi danDimensi Hubungan
Dimensi isi disandisecaraverbal,sementaradimensi hubungandisandi secaranonverbal.Dimensi isi
menunjukkanmuatan(isi) komunikasi,yaituapayangdikatakan.Sedangkandimensi hubungan
menunjukkanbagaimanacaramengatakannyayangjugamengisyaratkanbagaimanahubunganpara
komunikasi itu,danbagaimanaseharusnyapesanituditafsirkan.
Dalamkomunikasi massa,dimensi isi merujukpadaisi pesan,sedangkandimensihubunganmerujuk
kepadaunsur-unsurlain,termasukjugajenissaluranyangdigunakanuntukmenyampaikanpesan
tersebut.Pengaruh suatuberitaatauartikel dalamsuratkabar,misalnya,hanyabukanbergantung
pada isinya,namunjugapadasiapa,penulisnya,tataletak(layout)-nya,jenishuruf yangdigunakan,
warna tulisan,dansebagainya.
PRINSIP4 : Komunikasi Berlangsungdalam Berbagai TingkatKesengajaan
Komunikasi dilakukandalamberbagaitingkatkesengajaan,dari komunikasi yangtidakdisengaja
sama sekali hinggakomunikasi yangbenar-benardirencanakandandisadari.Kesengajaanbukanlah
syarat untukberkomunikasi.Membatasikomunikasisebagai prosesyangdisengajaadalah
menganggapkomunikasisebagai instrumen,seperti dalampersuasi.
Jadi,niatatau kesengajaanbukanlahsyaratmutlakbagi seseoranguntukberkomunikasi.Dalam
komunikasi secaraantaraorang-orangberbedabudayaketidaksengajaanberkomunikasi ini lebih
relevanlagi untukdiperhatikan.Banyakkesalahpahamanantarbudayasebenarnyadisebabkanoleh
perilakuseseorangyangtidakdisengajayangdipresepsi,ditafsirkandandiresponsolehorangdari
budayalain.
PRINSIP5 : KomunikasTerjadi dalamKonteksRuangdanWaktu
Makna pesanjuga bergantungpadakonteksfisikdanruang(termasukiklim, suhuintensitascahaya,
dan sebagainya),waktu,sosial danpsikologis.Waktumempengaruhimaknaterhadapsuatupesan.
Kunjuganseorangmahasiswakepadatemankuliahnyayangwanitapadamalammingguakan
dimaknai lainbiladibandingkandengankedatangannyapadamalambiasa.

Kehadiranoranglain,sebagai kontekssosial jugaakanmempengaruhi orang- orangyang
berkomunikasi.Pengaruhkontekswaktudankontekssosial terlihatpadasuatukeluargayangtidak
pernahtersenyumataumenyapasiapapunpadahari-hari biasa,tetapi mendadakmenjadiramah
pada hari-hari lebaran.Penghuni rumahmembukapinturumahmerekalebar-lebar,dan
mempersilahkantamuuntukmencicipi makanandanminumanyangmerekasediakan.
Suasanapsikologispesertakomunikasitidakpelakmempengaruhijugasuasanakomunikasi.
Komentarseorangistri mengenai kenaikanhargakebutuhanrumahtanggadankurangnyauang
belanjaakanditanggapi dengankepaladinginolehsuaminyadalamkeadaanbiasaataukeadaan
santai,bolehjadi akanmembuatsangsuami berangbilaistri menyampaikankomentartersebutsaat
suami baru pulangkerjadandimarahi habis-habisanolehatasannyahari itu.
PRINSIP6 : Komunikasi MelibatkanPrediksi PesertaKomunikasi
Ketikaorang-orangberkomunikasi,merekameramalkanefekperilakukomunikasi mereka.Dengan
kata lain,komunikasijugaterikatolehaturanatautatakrama.Artinya,orang-orangmemilihstrategi
tertentuberdasarkanbagaimanaorangyangmenerimapesanakanmerespons.Prediksiini tidak
selaludisadari,danseringberlangsungcepat.Kitadapatmemprediksi perilakukomunikasioranglain
berdasarkanperansosialnya.
Prinsipini mengansumsikanbahwahinggaderajattertentuadaketeraturanpadaperilaku
komunikasi manusia.Dengankatalain,perilakumanusia,minimalsecaraparsial,dapatdiramalkan.
Kalausemuaperilakumanusiaitubersifatacak,selalutanpadidugahidupkitaakansulit.
PRINSIP 7 : Komunikasi BersifatSistematik
Terdapatdua sistemdasardalamtransaksi komunikasi,yaituSistemInternal danSistemEksternal.
Sisteminternal adalahseluruhsistemnilaiyangdibawaolehindividuketikaiaberpartisipasidalam
komunikasimyangiacerapselamasosialisasinyadalamberbagai lingkungansosialnya(keluarga,
masyarakatsetempat,kelompoksuku,kelompokagama,lembagapendidikan,kelompoksebaya,
tempatkerja,dansebagainya).Istilah-istilahlainyangidentikdengansisteminternal ini adalah
kerangkarujukan(frame of reference),bidangpengalaman(fieldof experience),strukturkognitif
(cognitive structure),polapikir(thinkingpatterns),keadaaninternal(internal states),atausikap
(attitude).Pendeknya,sisteminternalini mengandungsemuaunsuryangmembentukindividuyang
unik,termasukciri-ciri kepribadiannya,intelegensi,pendidikan,pengetahuan,agama,bahasa,motif,
keinginan,cita-cita,dansemuapengalamanmasalalunya,yangpadadasarnyatersembunyi.
Berbedadengansisteminternal,sistemeksternalterdiri dari unsur-unsurdalamlingkungandi luar
individu,termasukkata-katayangiapilihuntukberbicara,isyaratfisikpesertakomunikasi,
kegaduhandisekitarnya,penataanruangan,cahaya,dantemperaturruangan.Elemen-elemenini
adalahstimuli publikyangterbukabagi setiappesertakomunikasi dalamsetiaptransaksi
komunikasi.Akantetapi,karenamasing-masingorangmempunyai sisteminternal yangberbeda,
maka setiaporangtidakakan memiliki bidangperseptual yangsama,meskipunmerekadudukdi
kursi yang samadan menghadapi situasi yangsama.

Maka dapatdikatakanbahwakomunikasi adalahprodukdari perpaduanantarasisteminternal dan
siste eksternal tersebut.lingkungandanobjekmempengaruhi komunikasi kita,namunpersepsi kita
atas lingkungankitajugamempengaruhi carakitaberperilaku.
PRINSIP8 : SemakinMiripLatar BelakangSosial-BudayaSemakinEfektiflahKomunikasi
Komunikasi yangefektifadalahkomunikasi yanghasilnyasesuaidenganharapanparapesertanya
(orang-orangyangsedangberkomunikasi).Misalnya,penjual yangdatangkerumahuntuk
mempromosikanbarangdianggaptelahmelakukankomunikasiefektif bilaakhirnyatuanrumah
membeli barangyangiatawarkan,sesuai yangdiharapkanpenjual itu,dantuanrumahpunmerasa
puas denganbarangyang dibelinya.
Dalamkenyataannya,tidakpernahadadua manusiayangpersissama,meskipunmerekakembar
yang dilahirkandandiasuhdalamkeluargayangsama,diberi makanyangsamadan dididikdengan
cara yangsama. Namun kesamaandalamhal-hal tertentu,misalnyaagama,ras(suku),bahasa,
tingkatpendidikan,atautingkatekenomi akanmendorongorang-oranguntuk
salingtertarikdanpada gilirannyakarenakesamaantersebutkomunikasimerekamenjadi lebih
efektif.Kesamaanbahasakhususnyaakanmembuatorang-orangyangberkomunikasilebihmudah
mencapai pengertianbersamadibandingkandenganorang-orangyangtidakmemahami bahasa
yang sama.
PRINSIP9 : Komunikasi BersifatNonsekuensial
Meskipunterdapatbanyamodel komunikasi linieratausatuarah, sebenarnyakomunikasi manusia
dalambentukdasarnya(komunikasitatap-muka)bersifatdua-arah(sifatsirkuler).Ketikaseseorang
berbicarakepadaseseoranglainnya,ataukepadasekelompokorangseperti dalamrapatataukuliah,
sebetulnyakomunikasi itubersifatdua-arah,karenaorang-orangyangkitaanggapsebagai
pendengarataupenerimapesansebenarnyajugamenjadi “pembicara”ataupemberi pesanpada
saat yang sama,yaitulewatperilakunonverbal mereka.
Meskipunsifatsirkulerdigunakanuntukmenandai proseskomunikasi,unsur-unsurproses
komunikasi sebenarnyatidakberpolasecarakaku.Padadasarnya,unsur-unsurtersebuttidakberada
dalamsuatu tatananyang bersifatlinier,sirkuler,helikal atautatananlainnya.Unsur-unsurproses
komunikasi bolehjadi beroperasi dalamsusanantadi,tetapimungkinpula,setidaknyasebagian,
dalamsuatu tatananyang acak. Olehkarenaitu,sifatnonsekuensial alih-alihsirkulertampaknya
lebihtepatdigunakanuntukmenandai proseskomunikasi.

PRINSIP10 : Komunikasi BersifatProsesual,Dinamis,danTransaksional
Komunikasi sebagaiprosesdapatdianalogikandenganpernyataanHerclitusenamabadsebelum
Masehi bahwa“seorangmanusiatidakakan pernahmelangkahdi sungai yangsamadua kali.”Pada
saat yang keduaitu,manusiaituberbeda,danbegitujugasungainya.Ketikakitamenyebrangsungai
untukkeduakali,ketigakali,danseterusnyapadahari yanglan,maka sesungguhnyapenyebrangan
itubukanlahfenomenayangsama.Begitujugalahkomunikasi;komunikasi terjadisekali waktu
kemudianmenjadibagiandari sejarahkita.
Dalamproseskomunikasi itu,parapesertasalingmempengaruhi,seberapakecil punpengaruhitu,
baiklewatkomunikasi verval ataupunlewatkomunikasi nonverbal.Pernyataansayang,pujian,
ucapan selamat,penyesalan,ataukemarahanakanmembuatsikapatauorientasi mitrakomunikasi
kitaberubahterhadapkita,danpada gilirannyaperubahanorientasinyaitumembuatorientasikita
jugaberubahterhadapnya,danbegituseterusnya.
Implikasi dari komunikasi sebagai prosesyangdinamisdantransaksionaladalahbahwaparapeserta
komunikasi berubah(dari sekedarberubahpengetahuanhinggaberubahpandangandan
perilakunya).Adaorangyangperubahannyasedikitdemi sedikitdari waktuke waktu,tetapi
perubahanakhirnya(secarakumulatif) cukupbesar.Namunadajugaorangyang berubahsecara
tiba-tiba,melalui cuci otakataukontroversi agama,misalnyadari seorangnasionalismenjadi
komunis,ataudari Hindumenjadi KristenatauMuslim.
Implisitdalamproseskomunikasi sebagaitransaksi ini adalahprosespenyandian(encoding) dan
penyandian-balik(decoding).Keduaprosesitu,meskipunsecarateoritisdapatdipisahkan,
sebenarnyaterjadi serempak,bukanbergantian.Keserempakaninilahyangmenandaikomunikasi
sebagai transaksi.
Pandangandinamisdantransaksional memberipenekananbahwaAndamengalami perubahan
sebagai hasil terjadinyakomunikasi.Pernahkanandaterlibatdalamperdebatansengitsehingga
semakinkerasAndakatakanbetapamarahnyaAnda, semakinmarahpulaAnda.Jadi,perspektif
transaksional memberi penekananpadaduasifatperistiwakomunikasi,yaituserentakdansaling
mempengaruhi.Parapesertanyamenjadi salingbergantung,dankomunikasi merekahanyadapat
dianalisisberdasarkankonteksperistiwanya.
PRINSIP11 : Komunikasi BersifatIrreversible
Suatuperilakuadalahsuatuperistiwa.Olehkarenamerupakansuatuperistiwa,perilakuberlangsung
dalamwaktudan tidakdapat “diambil kembali.”Bilaandamemukul wajahseseorangdan
meretakkanhidungnya,peristiwatersebutdankonsekuensinyatelah“terjadi”;Andatidakdapat
memutarkembali jarumjamdanberpura-puraseakan-akanhal itutidakpernahterjadi.
Senadadenganperistiwadi atas,dalamkomunikasi,sekali Andamengirimkanpesan,Andatidak
dapat mengendalikanpengaruhpesantersebutbagi khalayak,apalahi menghilangkanefekpesan
tersebutsamasekali.
Sifatirreversible iniadalahimplikasidari komunikasi sebagai prosesyangselaluberubah.Prinsipini
seyogianyamenyadarkankitabahwakitaharushati-hati untukmenyampaikanpesankepadaorang
lain,sebab,yaitutadi,efeknyatidakbisaditiadakansamasekali,meskipunkitaberupaya

meralatnya.Apalagi bilapenyampaianitudilakukanuntukpertamakalinya.Curtisetal.,mengatakan
bahwakesanpertamaitucenderungabadi.Dalamkomunikasi massa,sekali wartawanmenyiarkan
beritayangtanpa disengajamencemarkannamabaikseseorang,makanamabaikorangitu akan
sulitdikembalikanlagi ke posisi semula,meskipunsuratkabar,majalah,radioatautelevisi telah
memintamaaf danmemuathak jawabsumberberitasecaralengkap.
PRINSIP12 : Komunikasi BukanPanaseauntukMenyelesaikanBerbagaiMasalah
Banyakpersoalandankonflikantarmanusiadisebabkanolehmasalahkomunikasi.Namun
komunikasi bukanlahpanasea(obatmujarab) untukmenyelasaikanpersoalanatautersebut
mungkinberkaitandenganmasalahstruktural.Agarkomunikasi efektif,kendalastruktural ini juga
harus diatasi.Misalnya,meskipunpemerintahbersusahpayahmenjalinkomunikasi yangefektif
denganwarga Acehdanwarga Papua,tidakmungkinusahaituakan berhasil bilapemerintah
memberlakukanmasyarakatdi wilayah-wilayahitusecaratidakadil,denganmerampaskekayaan
alammerekadan mengangkutnyake pusat.
6. Etika Komunikasi
A. PengertianEtika
Perkataanetikaberasal dari bahasaYunani “ETHOS” yangberarti norma-norma,nilai-nilai,kaidah-
kaidah,ukuran-ukuranbagi tingkahlakumanusiayangbaik.Padaperkembangannyaetikadipakai
untukmembedakanperilakuyangdinilai baikdanperilakuyangdinilai kurangbaik. Etikajuga
disebutilmunormative,makadengansendirinyaberisi ketentuan-ketentuan(norma-norma) dan
nilai-nilaiyangdapatdigunakandalamkehidupansehari-hari.
B. Pengertian Etiket
Dua istilahyaitu:EtikadanEtiketdalamkehidupansehari-harikadang-kadangdiartikansama,
dipergunakansilihberganti.Keduaistilahtersebutmemanghampirsamapengertiannya,tetapitidak
sama dalamhal titikberatpenerapanataupelaksanaannya,yangsatulebihluasdaripada yanglain.
Istilahetiket,berasal dari Perancis“ETIQUETTE” yangberarti kartu undanganyanglazimdipakai oleh
raja-rajaPerancisapabilamengadakanpesta.Padaperkembangannyaistilahetiketlebihmenitik
beratkanpada cara-cara berbicarayang sopan,cara berpakaian,cara duduk,cara menerimatamu
dan sopansantunlainnya.Jadi etiketituadalahaturansopansantundalampergaulansehari-
hari. Etiketdidukungolehbermacamnilai,antaralain:
- Nilai kepentinganumum.
- Nilai kejujuran,keterbukaan,kebaikan.
- Nilai hargamenghargai,kesopanan.
Nilai diskresiataunilai pertimbangan,misalnya:Mampumembedakansesuatuyangpatut
dirahasiakandanyangtidakpatut dirahasiakan.Etiketlebihmenitikberatkanpadasikapdan

perbuatanyangbersifatjasmaniah/lahiriahsedangkanetikamenunjukkanseluruhsikapmanusia
yang bersifatjasmani maupunrohani.
C. PengertianMoral
Moral merupakanpengetahuanyangmenyangkutbudi pekerti manusiayangberdab.Moral juga
berarti ajaran baikdanburuk perbuatandankelakuan.Menurutasal katanyamoral dari kata mores
(latin) yangdiartikanaturankesusilaan.Jadi moral adalahaturankesusilaanyangmeliputi semua
norma untukkelakuanperbuatantingkahlakuyangbaik.Kaitanerat antaramoral dan etikaadalah:
Moral merupakankepahamanataupengertianmengenaihal yangbaikdanhal yangtidakbaik.
Sedangetikaadalahtingkahlakumanusiabaikmental maupunfisikmengenai hal-hal yangsesuai
denganmoral itu.Etikatidakmempersoalkankeadaanmanusiamelainkanbagaimanamanusiaitu
harus bertindak.
D. Kode Etika
Sehubungandenganpengertianetika,kitaseringmendengaristilahkode etik.Kode etikmerupakan
aturan-aturansusilaatausikapakhlakyangditetapkanbersamadanditaati olehparaanggota yang
tegabungdalamsuatuorganisasi.Olehkarenaitukode etikmerupakansuatubenukpersetujuan
bersama,yangtimbul secaramurni dari diri pribadi padaanggota.Kode etiklebihmeningkatkan
pembinaanparaanggotasehinggamampumemberikansumbanganyangbergunadalam
pengabdiannyadi masyarakat.
PERALATAN DAN MESIN KOMUNIKASI

1) PENGERTIAN HUBUNGAN TELEPON
Kata “telepon”berasal dari katatele danphone yangmempunyai pengertianjauhdanmendengar
dari jarakjauh.Melalui pesawattelepondi sampingmendengar,tentuorangjugaberbicara.
Pesawatteleponmerupakansimbol suatuprestasi sebuahperadabanmanusia,karenabeberapa
saat yang lalu,manusiamasihmengalami kesulitanuntukberkomunikasisecaralangsungdalam
jarak yangjauh.Sebagai alatkomunikasi,pesawatteleponmempermudahsalingkomunikasiantar
individupadatempatyangberlainandanberjauhan.Hubungandengantelepontermasukbentuk
komunikasi tidaklangsung,antarakomunikatordankomunikansecarafisiktidaktatapmuka,tetapi
diperantarai dengansaturangkaianelektronikyangdisebutpesawattelepon.Sebagai sarana
komunikasi,telepondipakaiuntukmenyampaikandanmenerimainformasi dengancepat,karena
denganteleponbaikkomunikator(penyampai pesan) maupunkomunikan(penerimapesan) dapat
menyampaikanberitaatauinformasi padasaatyang sama,tidakperlumenungguberjam-jam,
apalagi berhari-hari.
Gambar 1. Deringtelepon2-3kali segeralahdiangkat
PerhatikanGambar1. Tindakanapa yang harusdilakukanapabilaterdengarbunyi deringtelepon?
Deringmerupakantandabahwaada panggilandari jarakjauh.Karena itujikateleponberdering,
dapat diketahui bahwaadaseseorangyangsedangmenunggusambutanataujawabankita,sehingga
tentusajakita harussegeramengangkatteleponitudantidakmembiarkanderinganituterlalulama.
Hubunganteleponadalahcaramengadakanhubunganlangsungjarakjauhuntukmenyampaikan
dan menerimapembicaraanmelalui alatelektronikdari satupihakkepadapihaklain.Dewasaini,
melakukanhubunganteleponmerupakanbagianbiasadari kehidupanmanusia,bahkantelepon
telahmenjadi sebuahkebutuhan.Melaluiteleponsetiaporangdapatmenjalinkomunikasi dengan

lebihefektif.Orangbisamembuatjanji secarapasti melalui teleponsebelummerekamelakukan
pertemuanlangsungyangpenting.Dalamkegiatanbisnis,teleponmerupakansaranapentingdalam
menunjangkelancaranaktivitasbisnisnya.
2) MACAM – MACAM PESAWATDAN HUBUNGAN TELEPON
a. JenisPesawatTelepon
Dari segi kapasitasataukemampuanperalatanyangdigunakanpadapesawattelepon,macamnya,
ada beberapajenispesawattelepon.
1) Intercom
Dalambahasa Inggrisdisebut intercomunicationyangartinyakomunikasi di dalam.Hubungandi
dalamintercomseringdisebutjugadenganistilah interphone atauintertelephone.Di
kantor,intercom merupakanalatkomunikasiyangdipergunakanuntukmenyampaikanwartaatau
keterangandalamlingkunganorganisasi sendiri ataudari satu bagianke bagianlaindalamsatu
instansi.
2) PesawatTelepon
Telephone merupakanalatuntukmenyampaikaninformasi secaralisandari satupihakke pihaklain
dari jarakjauh,baikdalamlingkungankantormaupunluarkantor.
a. Pesawattunggal maksudnyapesawatteleponyangbisadigunakandi lingkungankeluarga,
organisasi,maupuninstansi tertentu. Pesawatini punadayangdilengkapidenganpesawatekstensi
(cabang-cabang).Misalnya,teleponUnesa031-8280009 (teleponpusatatau hotline),Fakultas
TeknikEks500, JurusanTeknikSipil Eks501, JurusanListrik-ElektronikaEks502, TeknikMesinEks
503, dan JurusanPKKEks 504.
Gambar 2. Pesawattelepontunggal
b. PMBX (Private Manual BranchExcharge)
Jenispesawatini tidakmemungkinkankitadapatberhubunganlangsungtanpamelalui
operator. Untuk menelepon,penelponharusterlebihdahulumelalui operator,peneleponharus
menekannomoryangtelahditentukan.Setelahmenyambung,peneleponbarudapatberhubungan
langsungdengannomorteleponluaryangdikehendaki,umumnyamenggunakanekstensi (lihat
contohpenggunaanekstensipadabutir2 di atas).

Gambar 3. Contohteleponmelalui operator
c. PABX(Private AutomaticBranchExcharge)
Pesawatini memungkinkankitadapatberhubunganlangsungtanpamelalui operator. Penelpon
dapat berhubunganlangsungke luardengancaramemutarnomorkhususuntukmemperoleh
salurankeluar. Setelahitu,peneleponbarumemutarnomorteleponyangdikehendaki. Operator
dapat puladihubungi biladiperlukandengancaramemutarnomor(kode) yangtelahditentukan.
Gambar 4. Contohtelepontanpamelalui operator
d. Loudspeakingtelephone(pengerassuaratelepone)
Alatini digunakanuntukmemperbesarataumemperkeras volume suaratelepon. Keuntunganyang
diperolehdenganmenggunakanalatini adalahkitadapat:
· meningkatkankemampuankerja.
· meningkatkanefisiensi waktu.
· menerimatelepontanpaharusmeninggalkanpekerjaanyangada.
e. Telephone answeringmachine (mesinpenjawabtelepon)
Yaitusuatu alat yangdapat merekam/menjawabsetiappesan(berita) yangmasuk.
f. Voice Mail Kemampuanuntukmenerimarekamanpesansuarapadasaat HP tidakaktif,atau
ketikaAndatidakmengangkattelepon.

g. VOIPPBX(Voice OverInternetProtocol)
Komunikasi suaramelalui teleponmenggunakanjaringaninternet,untukpenggunaanya
menggunakanjaringaninternetkecepatantinggi (Broadband)
IP PBX atau InternetProtocol Private BranchExchange adalah PABX yangmenggunakanteknologiIP.
IP PBXadalahperangkatswitchingkomunikasi telepondandataberbasisteknologi InternetProtocol
(IP) yangmengendalikanekstensionteleponanalog(TDM) maupunekstensionIPPhone.Fungsi-
fungsi yangdapat dilakukanantaralainpenyambungan,pengendalian,danpemutusanhubungan
telepon;translasi protokol komunikasi;translasimediakomunikasi atautranscoding;serta
pengendalianperangkat-perangkatIPTeleponiseperti VoIPGateway,AccessGateway,danTrunk
Gateway
Solusi berbasisIPPBXmerupakankonsepjaringankomunikasigenerasi masadepanataudikenal
denganistilahNGN (NextGenerationNetwork) yangdapatmengintegrasikanjaringantelepon
konvensional (PSTN/POTS),jaringanteleponbergerak(GSM/CDMA),jaringanteleponsatelit,
jaringanCordless(DECT),danjaringanberbasispaket(IP/ATM).
IP PBXmembawakemampuanmultilayanandi jaringanIPke duniakomunikasi teleponi,sehingga
akan memungkinkansemakinbanyaklayanankomunikasi yangdapatberjalandi atasjaringanIP.
MultilayanantersebutadalahVoicemail &Voice Conference,InteractiveVoice Response(IVR),
AutomaticCall Distribution(ACD),ComputerTelephonyIntegration(CTI),UnifiedMessagingSystem
(UMS), Fax Server& Fax on Demand,Call RecordingSystem, BillingSystem,sertaWeb-based
ManagementSystem.
IP PBXdapat mendukungantarmukatrunkAnalogFXO/FXS;Digital E1-MFCR2, ISDN BRI, ISDN PRI;IP
(H.323/SIP/IAX);danAnalogTie Line E&M. Selainitu,IPPBXdapatmendukungantarmuka
ekstensionAnalogFXO/FXS;ekstensionDigital;ISDN Interface BRI(2B+D);dan TCP IP
(H.323/SIP/IAX).
SystemVoIP

h. Skype
Skype adalahsebuahjaringanteleponinternet(VoIP)peer-to-peer,didirikanolehNiklasZennström
dan JanusFriis,penciptaKazaa.PenggunaSkype dapatberbicaradenganpenggunaSkype lainnya
dengangratis,menghubungi telepontradisionaldenganbiaya(skypeOut),menerimapanggilandari
telepontradisional (SkypeIn),danmenerimapesansuara.
Keunggulan:Kegunaandasarpembicaraanteleponmelalui komputerdi manapunpenggunaberada
(dengankoneksi internet) secaragratis.Konferensi antarpenggunasampai denganlimapengguna
sekaligus
url = UniformResource Locator adalahrangkaiankaraktermenurutsuatuformatstandar tertentu,
yang digunakanuntukmenunjukkanalamatsuatusumber –seperti dokumendangambar– di
Internet.
URL merupakansuatuinovasi dasarbagi perkembangansejarahInternet.URLpertamakali
diciptakanolehTimBerners-Lee padatahun1991 agar penulis-penulisdokumendokumendapat
mereferensikanpranalake WorldWide Web.Sejak1994, konsepURL telahdikembangkanmenjadi
istilahUniformResource Identifier(URI) yanglebihumumsifatnya.Walaupundemikian,istilahURL
masihtetapdigunakansecaraluas.
Manfaat skype
Skype adalahaplikasi yangdigunakanuntukbersosialisasi antarteman,kolega,rekankerja,dosen
maupunorang tua baikyangada di satu wilayahmaupunluarnegeri Skypeadalahsebuahprogram
komunikasi denganteknologi P2P(peertopeer) yangdapatmempermudahpenggunnya
berkomunikasi viawebcamdenganbersistemvoipyangartinyaberhubungandengansuaraseperti
telepon.DenganSkypekitadapatmelakukanpanggilandenganmurahbahkangratis,baikvoice call
maupunvideocall.Gratisuntukpanggilanantarkomputer,danuntukpanggilanke teleponrumah
atau handphone luarnegeri lebihmurahbiladibandingkandenganmenggunakanoperatorlokal.Jika
dibandingkansoftware serupaSkypememiliki kualitasVoIPyanglebihbaik.Selainuntukpanggilan,
Skype jugadapat digunakanuntukchatting,kirimSMS,Conference,SentFile,VoicemailhinggaCall
Forward.
POSITIFdr skype :SKYPE mampumempermudahkomunikasi denganviachatting,kirimSMS,
Conference,SentFile,Voicemail hinggaCall Forwardyangdapatmemberikaninformasi secaracepat
dan akurat denganadanyagambar dansuara yang dikirimmelalui SKYPEyangmenggunakan
teknologi VOIP(voiceoverIP)
NEGATIVEdr SKYPE : jikaskype disalahgunakanuntukkejahatanseperti yangsekarangini terjadi
misalnyamembocorkaninformasirahasiasuatuinstasi makadengancepatrahasiaitudapat
terbongkarke publikdanakanberdampakketidaknyamananbagi masyarakatyangmelihatdan
membacanya

i. Mobile Phone
Mobile phone adalahperangkatelektronikportabelyangberfungsisebagaimanapesawattelepon
normal,yangdapat bergerakpadasuatu areayang luas.(bandingkandengan cordlessphone).
Kebanyakanmobilephone saatini menggunakankombinasi transmisi radio dantelephone circuit
switching(PSTN) konvensional,walaupunpacketswitchingsudahdigunakanuntukbeberapabagian
jaringanmobile phone,khususnyauntuklayananaksesInternetdanWAP.
TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON

1. ETIKA BERTELEPON
Banyakorang menyamakanbegitusajakata“etika”dan “etiket”padahal keduanya memiliki
pengertianberbeda.Etikaadalahcabangfilsafatyangmembahastingkahlakumanusiaberdasarkan
kaidah“baik-buruk,benar-salah,tepat-tidak.”Sedangkanetiket(bahasaPerancisEtiquette) adalah
tata krama, sopansantun,atau tata pergaulan.Kalau etikamembahas“apayangbenar,salah,jujur,
adil dan lain-lain,sementaraetiket“apayangsopandan pantas.”Etiketditerapkan,misalnyadalam
percakapan,bertamu,berkunjung,makan-minum, melayaniataumenerimatamu,bertelepondan
seterusnya.
Bagaimanaetiketbertelepon?Ketikakitamenggunakanpesawattelepon,kitamemangtidak
berhadapandenganorangyangkita ajakberkomunikasi.Dengandemikian,kitatidakperlutampil
dengancantikdan menarik,memakai busanayanguptodate,juga tidakperlumenampakkanwajah
yang ramah danpenuhsenyumseperti layaknyamenerimatamu.Hal yang terpentinghanyalah
suara yang jelas,tegas,namunterkesanramah,hangat,danbersahabat,danjugatidakbernada
emosi.Dengansuarayangmerdudidengar,tidakjarangorang menjadi lebihbetahdansenang
berkomunisidengankita.Walaupunbegitu,penampilantetaptidakbolehdiabaikan,karenatugas
sekretarisbukanhanyamenerimaataumenelpon.
Memang kitatidakberhadapanlangsungdenganorang yangkitaajak bicara akantetapi etiket
dalambertelepontidakbolehdiabaikan.Adapunhal-hal yangpentingdanharuskitaperhatikandan
dilaksanakansehubungandenganetiketberteleponadalahsebagaiberikut.
1. Janganmembiarkanteleponberderingterlalulama,maksimal tigakali berderingsegeralah
telepondiangkatdanjawablahdengansopan.Bersikaplahbijaksanadalammenanggapi
penelepon. Siapapunyangmeneleponadalahpentingdanpatutdilayani dengansebaik-baiknya
2. Jangan memulai dengankata“halo”tetapi langsungmenyebutkannamaorganisasi atau
perusahaantempatkitabekerja.Kata“hallo”hanyamembuangwaktudanberteleponbila
seseorangsudahmengenalpenelponbegitudekat,tetapi jikakitaberadadi tempatkerja,sebaiknya
kata tersebuttidakdigunakan.

Gambar 5. Janganmengucapkankatahallodalambertelepon
3. Jangan menggunakanpesawattelepondi tempatkerjauntukkepentinganpribadi atauterlalu
lamaberbicaradengansi penelpon.Sekretarisyangpadaumumnyawanita,seringtergodadengan
“hobi ngerumpi.”Dalamhal ini kitaharusmampumenempatkandiri kitasebagai petugaskantor.
Sebaiknyadihindari percakapanmelalui teleponapabilatidakbegituperlu.Namun,apabilamemang
ada kepentinganpribadi yangbegitumendesakuntukdibicarakankita dapatmenggunakan
hubungantelepondenganbijaksana.Artinya,bicaraseperlunyatanpamenggangutugaskita.
4. Berusahalahmendengarkanlawanbicarakita,janganmelamunataubersikaptidaktertujupada
pembicaraan.Kadang-kadangkitamemintapenelponmengulangi pembicaraandenganungkapan,
“apa, bisadiulang?”Sungguhhal yangtidaksopanbilakitamengungkapkanhal demikian.Oleh
karenaitu,konsentrasikanpikiransejenakpadapercakapantersebut.
5. Jangan mengucapkankata-katayangmenyinggungperasaan,sebaliknyabicaralahdengansikap
yang menyenangkan.Mungkinkitamendapatperlakuanyangkurangenakdari percakapanmelalui
telepon,tetapi sebaiknyakitadapatmenahandiri untuktidakmengucapkankata-katakasar,bahkan
sampai menyinggungperasaanpenelpon.Bagaimanapunjuga,seorangsekretarisharustetapramah
dan sopandi dalam percakapanlewattelepon.
6. Berusahalahuntukmenanggapi maksudpembicaradengancepatdanmemberi kesanbahwa
orang yangkita ajakbicara diperhatikanseperti layaknyakitaberhadapanlangsungdengannya.
7. Berbicaralahdengantempoyangsedang,tidakterlalucepatatauterlalulambat.Bilakita
berbicaraterlalucepat,orangyang berkomunikasi dengankitaseringtidakmemahami isi
pembicaraankita.Tetapi bilakitaberbicaraterlalulambat,orangakancepatbosankarenaharus
menungguterlalulamauntukmemahami maksudpembicaraankita.Namunjugajanganberbicara
dengansuara terlalukerasdanperhatikanvolumesuara,ucapkandengankatayang jelas,lancar,
dan kecepatanyangnormal.
8. Apabilakitamenelepon,kitaharussiapmenyebutnamadanjabatanorang yangakan dituju,di
sampingpokokpembicaraannya.Jangansampai sesudahmenghubungi nomortertentu,kemudian
kitabertanya,“saya harusberbicaradengan siapaya?”
9. Apabilakitamenelponseseorang,kitadapatmenanyakanapakahsaatini memangwaktuyang
tepatuntukberbicara.Barangkali saatini orang yang kitatujusedangsibuk,sehinggakitaterpaksa
mengganggudi sela-selakesibukannya.
10. Janganmenganggapbahwapanggilanteleponmerupakangangguankepadapekerja.
Bicaralahseperlunyasesuaidenganmaksudpembicaraan,danjanganbicaradi telepontidakboleh
sambil makanatau berdecak.

Gambar 6. Cepattanggapi jikaada deringtelepon
11.Catat poinpesan-pesanyangdisampaikan.
12. Mintalahnomorteleponnya,sekaligusmintalahmaaf jikamembuatkesalahan-
kesalahansewaktudalampembicaraantelepon.
13. Mengakiri pembicaraandengantepat.Janganlupamengucapkankata“terimakasih”
(thankyou) dan“kembali”(youare welcome),danmengucapkansalam“Selamatpagi”atauSelamat
Siang”ketikamengakiri pembicaraan.
14. Meletakkangagangtelepondenganpelan.
Q Hal-hal yangharus dihindari sekretarisdalamkomunikasi melaluitelepon
[ Memakai bahasainformal,terutamakepadaorangyangbelumakrabatau belumtahusiapa
orang yangberbicaradi telepon.
[ Berbicaradenganoranglainselagi berbicaradi telepon.
[ Berbicarasambil makansesuatuataumengunyahpermen.
[ Berbicaraterlalubanyakbasa-basi.
[ Berbicaradengannadakasar atau membentak.
[ Berbicaradengan nadamemerintah.
[ Penelpondibiarkanmenungguterlalulama,tanpapenjelasan,hanyabunyi musikyang
diperdengarkan.
[ Penelponditransferberkali-kali atauditransferke alamatyangsalah.
[ Nadadan intonasi terkesanmalasatautakramah.
2. LANGKAH-LANGKAHDAN TEKNIKMENERIMA TELEPON
a. TeknikMengangkatTelepon
Setiapkali teleponberdering,harussegeradiangkat,jangansampai deringteleponberbunyi lebih
dari 3 (tiga) kali,sebabakanmengganggusuasanakerja.Karenaletakruangsekretarisberdekatan
denganruangpimpinan,deringteleponyangterus-meneruspasti akanmengganggukonsentrasi

pimpinan.Olehkarenaitu,kitaharusbergerakcepatbilateleponberdering,walaupunsedangsibuk
sekalipun,kitatidakdapatmengabaikan.Sikapdalammenerimatelepon,yakni ketikatelepon
berdering,angkatgagangtelepondengansegeradangunakantangankiri,tangankanansiap dengan
alat tulis.
Gambar 7. Teknikmengangkattelepon
b. MenyiapkanBukuCatatan
Siapkanbukucatatan dan alattulisuntukmencatathal-hal yangpenting.Sekretarisharusdapat
bekerjasecaraefektif danefisiendenganmenggunakankeduatangannya,tangankiri memegang
gagang telepon,tangankananmencatatpesanyangdisampaikan.
c. Memberi SalamKepadaPenelpon
Berilahsalamsesuai denganwaktukepadapenelpon,kemudianmenyebutkanidentitasperusahaan
tempatkitabekerja(namakantoratau nomortelepondannamapenerimatelepon). Bilapenelpon
lebihdulumengucapkansalamdankemudianmenyeutkanidentitasperusahaandandirinya.Tidak
cukuphanya menyapanyadenganbapak,ibu,atausaudara,kemudiankitalanjutkanidentitasdiri
dan perusahaan.
Tidakcukup kitamenyapanyadenganbapak,ibuatausaudara;tetapi dengansebutannamanya,
misalnyaBapakDjoko.
Jikapenelpontidakmenunjukkanidentitasdirinya,kitadapatmengajukandenganpertanyaan,
misalnya“Maaf dapatkah sayamengetahui dengansiapasayaberbicara?;atau
“maaf,” bolehkah sayamengetahuimengetahuinamaBapak/Ibu/Saudara?;Tetapi jangansampai
kitabertanyaseperti anakkecil misalnya,“ini siapasih.”Walaupunpercakapandilakukanmelalui
telepon,tuturkataharusdiperhatikanagartidakmenyinggungperasaanpenelpon.
c. MembukaPembicaraan
Jikapenelponinginberbicaradenganpimpinandanpimpinankitaadaditempatkerja,penelpon
dimohonuntukmenunggusebentarkarenakitaharusmenstranferhubungantersebutke telepon
pimpinan.Jikaternyatapimpinansedangtidakmaudiganggu,makadenganbijaksanakitadapat
mengatakanbahwapimpinansedangtidakberadadi tempatkerjaatauyanglain.Biasanyahal ini
terpaksadilakukanapabilapimpinansedangmengadakanrapat,kitadapatsegera
menginformasikankeberadaanpimpinan,misalnyadenganmengatakan,“Maaf,Bapak
pimpinan sedangmengadakanrapat,apakahBapak/Ibu inginmeninggalkanpesanyangdapatsaya
sampaikankepadabeliau?”Percakapanserupadapatjugadilakukan,apabilapimpinansedangdinas
keluar.Padasaat menjawabpenelpon,sekretaristidakperlumemberikanjawabanyangmendetail,
tetapi cukupmenginformasikanhal-hal yanginti saja.

Di sini,sekretarisditantanguntukmenjawabsecaradiplomatissetiappembicaraan.Misalnya,jika
pimpinansedangmenelponseseorang,agarpenelpontidakterlalulamamenunggu,katakanabahwa
pimpinansedangonline atausedangmelakukanpembicaraandenganteleponlain.Andatidakperlu
mengatakanpimpinansedangbercakap-cakapdenganBapakSoeryantodari Unesa.Jikakebetulan
pimpinantidakberadadi tempat,andadapatjuga mengajukanpertanyaan,apakahberkenan
dihubungkandenganwakil pimpinan.
Tetapi Hindari penggunaankata“halo”karenakurang sopan. Kata “halo”hanya digunakanapabila
menyambungpembicaraanyangterputusatauada gangguan.Contoh:
• “Selamatpagi,PTDANA PERTAMA,di sini,”atau
• “Selamatsiang,di sini PTDANA PERTAMA,”atau
• “Selamatsore,PTDANA PERTAMA,Fina bicara”
Apabilateleponitudatangdari dalaminstansi sendiri,penerimatelepondapatmenjawabsebagai
berikut.
• “Selamatsiang,denganSeptiani di sini”atau
• “Pesawat213, selamatsiang”atau
• “Administrasi Perkantoran. Septianidi sini.”
Jikapenelepontidakmenyebutkanidentitasnya,penerimatelepondapatbertanya:
• “Bolehkahsayamengetahui siapayangsedangbicara?”
• “Bolehkahsayamengetahui dengansiapasayabicara?”
Hindari pertanyaanseperti berikut.
“Siapaini?”,atau “siapasihini?”atau “Andasiapa?”atau “Siapa yangbicara?”
d. HubungkansegeraPenelepondenganyangDicari
Yakinkansiapaorang yangakan dihubungi/dicari karenapeneleponakansangatkecewabilayang
dihubungi tidaksesuaidenganyangdikehendaki.
Sebagai contoh:
Yang ingindihubungi Ardi,bukanAndi.
Yang ingindihubungi Halimah,bukanFatimah.
Sebaiknyapenerimateleponmempunyai urutanalfabetuntukmemudahkandalammengejanama
maupunkata-katayang kurangjelas.
e. MenciptakanKesanyangBaik

1. Penelponinginberbicaralangsungdenganatasanperusahaan,jawablahdenganlembutatau
sopan.
· “Dapatkah Bapak/Ibumenunggusebentar?”
· “Ya. Pak/Bu,apakahdapat menunggu?”
Hindari ucapan:
· “Tungguyah” atau
· “Bentaryah.”
2. Apabilapeneleponbersediamenunggusebelumdisambungkankepadayangdituju,
ucapan: “Terimakasihatas kesabaranmenungguBapak/Ibu. SekarangBapak/Ibudapatberbicara
denganBapak/Ibu……….”
3. Jikaorang yang dicari atau diajakbicaraolehsi peneleponsedangkeluar,penerimatelepon
harus:
· Memberikanketerangankepadapenelepontentangketidakhadiranorangyangdicari secara
singkat,tetapi tetapsopan,hati-hati,danmenyenangkan.
Contohucapan yangbaik:
- “Bapak/Ibu…. Sedangkeluar,dapatkahsayamembantuAnda?”
- “Bapak/Ibu…. Sedangkeluar,dapatkahAndameneleponkembali?”
- “Bapak/Ibu…. Sedangkeluar,dapatkahAndameninggalkanpesan?”
· Berusahauntukmendapatkanketerangan selengkapnyatentangidentitaspenelepon.
4. Kadang-kadangpenerimateleponharusmenjawabtelepondengankondisiataukeadaanyang
bukansebenarnyatentangkegiatandankeadaanpimpinan. Hal ini karenakondisi
mengharuskan. Olehkarenaitu,penerima teleponharusdapatmenjawabdenganbijaksana.
5. Ketikapeneleponberbicara,penerimateleponharusmendengarkanbaik-baikdanjangan
mengganggupimpinan. Di sela-selapembicaraan,penerimateleponsebaiknyamemberikanrespon
dengankata-kata:
- “Ya”
- “Tentu”
- “Ya, sayatahu”

- “Benar”, dan sebagainya
6. Jikapeneleponsalahsambung,penerimateleponberbicara: “Maaf Andatelahsalahsambung,
di sini 7431265” (identitaspenerimatelepon).
b. Mencatat Pesan
Apabilatelepontidakdapatdisambungkankepadayangdituju,penerimateleponharus:
a. Mencatat segalasesuatuyangdiperlukan;
b. Memberikanketeranganyangjelasdanlengkap;
c. Menanyakankepadapeneleponnamadannomorteleponnya,hal ini pentingbilapenerima
teleponataupimpinaninginmeneleponkembali;
d. Menghindari kesalahan-kesalahanisi pesandari si penelepondengancaramenyebutkankembali
pesantersebut;
LEMBAR PESAN TELEPON
Untuk : Tanggal :

Gambar 9. Formulir
LembarPesanTelepon
(LPT)
c. SalamPenutup
Jikatelah
menyelesaikan
pembicaraandengan
penelepon,penerima
teleponsebaiknya
mengucapkan“Selamat
pagi”atau “siang” atau
“sore”dan jangan
meletakkangagang
teleponmendahului
penelpon,tunggu
sampai gagang telepon
diletakkanatautelepon
Bagian : Jam :
Dari : Bpk/Ibu......................................................................
Perusahaan :...................................................................................
No.Telepon :..................................................................................
Pesan :
Keterangan:
Penting Akanmenelponkembali
Minta ditelponkembali Hanya menelpon
Diterimaoleh:
(.................................................)

ditutupselamaduaatau tigadetikolehpenelepon.
3. LANGKAHDAN TEKNIKMENELEPON
a) Berikutadalahhal-hal yangharusdipersiapkansebelummelakukanteleponkeluar:
1. Alat
Agar latihanini dapatberjalandenganbaik,berikutini adalahalat-alatyangdibutuhkan.
[ alat tulis(pulpen,kertas)
[ pesawat telepon
[ mejadan kursi (tempatpesawattelepondandudukAnda)
[ format penerimapesan
2. Bahan
[ Pesanlisan
3. Langkah Kerja
[ Mengangkatgagang teleponketikateleponberdering.
[ Mengucapkan salam.
[ MenanyakanKeperluanpenelepondenganramahdanpenuhperhatian.
[ Mencatat pesanpada formatpenerimatelepon.
[ Menyalinpembicaraandanmengucapkansalampenutup.
[ Mengambil formulirpenerimaanpesandanmencatatpesantelepon denganbenar.
b) TeknikMenelepon
a. SebelumMenelepon
1) Siapkannomorteleponyangakandihubungi:
JanganmengangkatgagangteleponsebelumAndabenar-benaryakinnomorteleponyangdituju.
2) Sediakanbukucatatanuntukmencatathasil percakapanatau menulispokok-pokok
pembicaraan.
b. Saat Menelepon

Gambar 11. TeleponModel Tekan
Setelahmengamati gambartersebut,dapat dijelaskancara-caramenelponadalahmelaluitahapan
sebagai berikut.
1) Angkatgagang telepon,dengarnadapilih.
2) Putarlahatau nomorteleponyangdiinginkanatauyangdituju.
3) Sesuaikannomorkode wilayah,apakahlokal,interlokal atauinternasional. Misalnyauntuk
lokal langsungmemutar/menekannomoryangdituju,contoh:
(a) TeleponInterlokal,putar/tekankode wilayah,lalunomorteleponyangdituju.
Misalnya : (031) 3717684
Kode wilayahBandung : 031
Nomoryang dituju :3717684
(b) TeleponInternasional,putar/tekankode awal internasional,kode negara,kode wilayah,lalu
nomorteleponyangdituju.
Misalnya : (001) (61) 2 8180765
Kode internasional : 001 atau 008
Kode negara(misalnyaAustralia) : 61
Kode wilayah(misalnyakode kotaSydney) : 2
Nomorteleponyangdituju : 8180765
4) Apabilapeneleponmendengarnadapilih,ataunadasedangsibuk,peneleponmenutup
teleponbeberapasaat,kemudiandapatmengulangkembali menekannomoryangditujuatautekan
tombol “redial”.

5) Bilahubungantelahtersambungdanpihakyangditujutelahmengangkatgagangtelepon,
sebelummengutarakanmaksuddantujuan,pastikan bahwanomoryangditujubenar.
6) ApabilasudahbenarsebutkanidentitasAndasebagaipenelponataukantorpenelepon,
misalnya“Selamatpagi,kami dari PTCiptaKarya, dapatkahbicara denganBapakJoko?”
7) Ucapkanlah denganjelasdansingkat maksuddantujuanpenelepon.
8) Catat semuajawabanyangditerima.
9) Berikanselalukesanramahdanucapkansalampenutup.
BagaimanakahbilaAndamenelponke suatuinstansi yangdi dalamnyamenggunakanjasaoperator
atau sistemPMBXatau PABX?Dalamhal demikianlakukanlahprosedursebagai berikut.
1. Angkatgagang telepon,dengarnadapilih.
2. Putarlahatau nomorteleponyangdiinginkanatauyangdituju.
3. Sesuaikannomorkode wilayah,apakahlokal,interlokal atauinternasional.
Misalnyauntuklokal langsungmemutar/menekannomoryangdituju,contoh:
TeleponInterlokal,putar/tekankodewilayah,lalunomorteleponyangdituju.
Misalnya : (022) 5245532
Kode wilayahBandung :022
Nomoryang dituju : 5245532
TeleponInternasional,putar/tekankode awal internasional,kode negara,kode wilayah,lalunomor
teleponyangdituju.
Misalnya : (001) (61) 2 8180744
Kode internasional : 001 atau 008
Kode negara(misalnyaAustralia) : 61

Kode wilayah(misalnyakode kotaSydney) :2
Nomorteleponyangdituju : 8180744
4. Apabilapeneleponmendengarnadapilih,ataunadasedangsibuk,peneleponmenutuptelepon
beberapasaat,kemudiandapatmengulangkembalimenekannomoryangditujuatautekantombol
“redial”.
5. Bilahubungantelahtersambungdanpihakyangditujutelahmengangkatgagangtelepon,
sebelummengutarakanmaksuddantujuan,pastikanbahwanomoryangditujubenar.
6. ApabilasudahbenarsebutkanidentitasAndasebagai penelponataukantorAnda,misalnya
“Selamatpagi,kami dari PT CiptaKarya, dapatkahbicara denganBapakJokodi bagian… ?” atau
mintalahkepadaoperatoruntukmenyambungkanAndake pesawattertentu,“Mintatolong
disambungkanke pesawat403” atau “Bisadisambungkanke pesawat403?” Atau jikadi instansi
AndamenelponterdapatjasaPABX,AndabisalangsungmenekanpesawatyangAndainginkan
begituAndatelahtersambungdengannomoryangAndatuju.
7. Jikasudahtersambungdenganpesawatyangdimaksud,ulangi untukmenegaskanidentitas
Andasebagai penelpondankantorAnda.
8. Ucapkanlah denganjelasdansingkatmaksuddantujuanpenelepon.
9. Catat semuajawabanyang diterima.
10. Berikanselalukesanramahdanucapkansalampenutup.
BagaimanaAndaharus menelponjikadi dalaminstansi Andabekerjadigunakanjasaoperatoryang
akan menghubungkanteleponjikaharusmenelponkeluar?Dalamhal demikian,sebelumtelepon
tersambungkeluaryaitunomoryangAndatuju,mintalahoperatoruntukmenyambungkannya.Jadi,
setelahAndamendengaradanada pilih,tekanlahnomoryangdiprogramuntukoperator,mintalah
untukdisambungkanke nomortertentu. Selanjutnyalakukanproseduryangsamasebagaimana
tertulisdi atas.
c. Mengakhiri Pembicaraan
ApabilaAndasudahyakinbahwasemuadatatelahdiperoleh,berilahsalampenutupdanucapkan
terimakasih,misalnya,“TerimakasihIbuFina,selamatpagi”atau“Terimakasihatas segala
informasi IbuFina,selamatpagi.”
d. MeletakkanGagangTelepon
Apabilapembicaraanselesai,letakkanlahgagangtelepondenganbaikdanperlahan,agartidak
mempunyai kesanmarahdenganmembantingtelepon.

4. HAMBATAN – HAMBATAN DALAMMENANGANITELEPON
Hambatan terbagi dalamduahal,yaitufaktor alatdan faktorkomunikasi.
1. Faktor Alat
Hambatan dari faktorperalatan/alat,yaitu:
[ Suara berisik.
[ Suara timbul tenggelam.
[ Suara mengecil.
[ Saat memutar/menekan tomboltelepon,tidakterdengannadakontak.
[ Nadasambungtidakterdengar.
[ Di tengah-tengahpembicaraansambunganterputus.
2. Faktor Pemakaian(KomunikandanKomunikator)
Hambatan dari faktorpemakaian,yaitu:
[ Berbicaramonotondantidakjelaspengucapannya.
[ Berdecakatauberbicaradi teleponsambilmakan.
[ Meninggalkanteleponsambil bicarakepadaoranglain.
[ Berbicaraterlalucepat.
[ Desahnafasyang terdengar.
[ Berbicarakotoratau sambil bersendagurau.
[ Berbicarasambil kepalabergerakke kiri danke kanan.
[ Letak gagangteleponterlaluke atas/ke bawah.

TATA LAKSANA PROSEDURPEMBUATAN SURAT
A. PENGERTIAN SURATMENYURAT
MenurutKamusBesaar Bahasa Indonesia,edisi ketigatahun2002, kata surat mempunyai arti kertas
yang bertulisatausecarikkertassebagai tandaatauketerangansesuatuyangditulis.Jadi surat
adalahalat komunikasi tertulisyangdisampaikandari satupihakkepadapihaklain,baikatasnama
pribadi maupunatasnama organisasi atauperusahaan
Sebuahsurat dibuatdandikirimkandenganmaksudagarsi penerimasuratmengerti maksudsi
pembuatsurat.Olehsebabituagar isi suratsampai sesuai dengankehendaksi pengirim/si pembuat
surat,maka dalammembuatsurat harusmemenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Surat harusdibuatdalambentukyangmenarik
2. Surat hendaknyadibuatdenganbahasayangmudahdimengerti,tidakbertele-tele dan
menggunakanbahasayangbaikdan benar
3. Hindari penggunaankatadan kalimatyangtidakperlu dandapat membingungkanpihak
penerima
4. Isi langsungkepadapokokpermasalahan
5. Menggunakanbahasa yangsopandan menarik
Jikaseseorang/organisasi melakukankomunkasi secaraterus – menerusdantidakmendapat
tanggapan,maka dapatdiambil kesimpulanbahwakomunikasi tersebuttidakberhasil dantidak
berkelanjutan,sertahal ini tidakdapatdikatakansuratmenyurat.Olehkarenaitu,surat-menyurat
atau korespondesi adalahgubungankomunkasi tertulisyangdilakukansecaraterus-menerus, secara
timbal bailikantarayangsatu denganyanglainnya.
Didalamsebuahorganisasi,korespondensi dapatdi bagi menjadi 2macam, yaitu:

1. Korespondensi eksternadalahhubungansuratmenyuratyangdilakukanolehorganisasidengan
pihakluar
2. Korespondensiinternadalahhubungansuratmenyuratantarpejabatdalamsebuah
organisasi/kantordandapatjuga antar kantorcabang dan pusat atau sebaliknya
B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT
Manusiadalam melakukantugasdanpekerjaannyapasti memiliki tujuan,baikituuntukkepentingan
dirinyaatauuntuktujuanbersama.Bagitupuladalamsurat-menyurat,tentumemiliki tujuan
Adapuntujuanmembuatsuratadalah;
Ø Untuk menyampaikanpesan/informasi
Ø Untuk memperlancararusinformasi
Ø Untuk membuatsipenerimapahamdanmengerti terhadapisisuratsehinggakominkasi dapat
berkelanjutan
Disampingtujuandi atas,surat sebagai alatkomunikasi mempunyai 7fungsi :
1. Sebagai wakil ataudutasi penulisdanpengirimsurat
Disini suratberperanmenjadi pembawa misi untukmenyamnpaikanisi suratmewakiliksi penulis
surat. Sipenulissurattidakperludatangsendiriuntukmenmuiorangyangditujucukupdiwakili oleh
surat yangdibuatnya
2 Alatpengingat/berpikir
Apabilasuatusaatisi surat diperlukankembali dapatdiambil kembalidari suratyangtelahdisimpan
atau diarsipkan
3. Bukti Hitam Putih
Dalamsebuahorganisasi apabilaterjadi suatumasalah,makasuratdapatdijadikansebagai hitamdi
atas putihseperti contoh:surat perjanjian,kuitansi,faktur,surattandaterimadanlain-lain
4. DokumenHistoris
Arsipyangtelahdi simpanlamadapat digali kembali untukmengetahui sejarahmasalampau
5. Jaminankeamanan

Surat keteranganjalanadalahcontohsuratyang akan memberikanjaminankeamanan dalam
perlajanan
6. PedomandanDasar Bertindak
Misalnyasurat keputusan,suratperintah,surattugas adalahsuratsebagai pedomandandasar
untukmelakukantindakan/pekerjaanyangdiberikanatasannya
7. Alatpromosi
DalamKop surat akanterteranama perusahaandanjenisusahauntukdapat dilihatolehsi penerima
surat yangsekaligusberfungsi sebagaipromosi
C. JENIS-JENISSURAT
Jenis-Jenissuratternyatatidakhanyasatutetapi ada bermacam-macamjenissurat.Surat-surat
dapat dikelompokanberdasarpadasifatsurat,wujudsurat,kemananisinya,proses
penyelesaiannya,jumlahpenerimaatausasarannya,maksuddantujuannyasertadinaspos.Mari
kitamembahasnyasatupersatu
1. Jenissuratberdasarkansifatnya
Berdasarkansifatnyasuratdapat dibagi memjadi 5macam, yaitusurat pribadi,suratniaga,surat
sosial dansurat resmi.Dibawahini kitaakanmembahasanyasatupersatu
v Surat Pribadi
Adalahsuratyang dibuatolehseseorang( atasnama pribadi ) yangberisi tentanghal-hal yang
bersifatpribadi.Suratpribadi dibagi menjadi2macam, yaitusuratpribadi yangbersifat
kekeluargaan( misalnyasuratdari anak kepadaorang tuanya,suratperkenalandenganseseorang,
surat dari dan untuksaudara dan sebagainya) dansuratpribadi yangbersifat resmi ( misalnyasurat
lamaranpekerjaan,suratpermohonanizintidakmasukkerja/sekolah,suratdari seorangpegawai
yang sisinyatentangpermohonancuti dansebagainya) SuratPribadi yangbersifatresmi dapat
disebutpulasetengahresmi
v Surat Niaga
Adalahsuratyang terdapatdalamduniabisnisataudunianiagaatau surat yang dibuatdandikirim
dari satubadan usaha/perusahaanditujukankepadabadanusaha/perusahaanlainnya. Contoh:
Surat perkenalan,suratpermintaanpenawaran,suratpenawarandanlain-lain
v Surat DinasPemerintah
Adalahsuratyang dibuatolehinstansi pemerintahyangisinyamengenai soal kedinasan.Suratdinas
disebutjugadengansuratjabatankarenasurat tersebutdibuatdandi tanda tangani seseorangatas

nama jabatanyadalamsuatu instansi ( bukanatas pribadi ) contoh : surat tugas,surat instruksi,
surat perintah,suratkeputusandansebagainya.
v Surat Sosial
Adalahsuratyang dibuatolehlembaga-lembagasosial yangisinyatentangkegiatansosial danbukan
mencari keuntungansemata-mata
v Surat DinasSwasta
Adalahsuratyang dipergunakanolehinstansi swastayangisinyamenyangkutkepetinganinstansi
swastatersebut.Contoh:surat undanganrapat rutin/berkala,suratpanggilanpegawai,surat
peringatanuntukpegawai.
2. JenisSuratBerdasarkanWujudnya
Berdasarkanwujudnya( secarafisiknya) suratdapat dibagi menjadi 5macam, yaitukartu pos,
warkat pos,surat bersampul,memorandumdannota,telegramdanteleks.Hal ini akankitabahas
sekarangsatu persatu-satu
v Kartu Pos
Adalahselembarkertaskartontipisyangberukuran10x 15 Cm yang digunakanuntukmenulissurat
yang isinyasingkatdantidakbersifatrahasia,KartuPosdikeluarkanolehPerumPosdanGiroatau
pihakswasta.Biasanyapenggunaankartuposinuntuksurat yang isinyatidakmenyangkutrahasia
pribadi ataupunrahasiaperusahaan/instansisehinggajikalauterbacaolehorangyangtidak
berkepentinganpuntidakakanmerugikanpihakmanapun
v Warkat Pos
Adalahsehelai kertasyangdicetaksedemikianrupasehinggaapabiladilipatdapatberupasebuah
amplopdanapabiladibukadi dalamnyadapatdigunakanuntukmenulssurat.WarkatPoshanya di
lekuarkanolehPerumPosDanGiro
Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian,yaitu:
a. Bagianlurar surat mempunyai 2fungsi, yaitu:
~ Bagiandepan; untukmenulisalamatyangdituju
~ Bagianbelakang: untukmenulisalamatsi pengirim
b. Bagiandalamsurat berfungsi untukmenulisisi/beritasuratsehinggakalau
sudah dilipatterlihatseperti amplopsurat
v Surat Bersampul
Adalahsuratyang isinyaditulisdalamlembaran-lembarankertasterpisah,kemudiandilipandan
disimpan/dimasukandalamsampul tertutp/amplop.Ada3kegunaan sampul suratialah:
a. Menjaga agar isi surat tidakterbacaolehorang yangtidakberkepentingan

b. Mengemassurat/ beritayang terdiri dari beberapalembar
c. Sebagai alasan kesopanan/kepantasan
v MemorandumdanNota
Adalahsuratyang hanya berlaku( digunakan) untukkantoratau suatuorganisasi yangberisi
tentangpermintaandanpemberian informasidanpetunjuk.Apakahmemorandumdannota
berbeda?Jawabnya Ya. Perbedaannyaterletakpadasiapayangmembuatnyadanditujukankepada
siapamemodan notatesebut.
Memo dibuatolehpejabatyanglebihtinggi ditujukankepadabahwahnatausebaliknya
maupun kepadapejabatyangsetaraf,sedangkanNotadibuatolehpejabatyanglebihtinggi kepada
bawahnyaatau antar pejabatyangsetaraf dalamsuatukantor. Kertasuntukmemodannota
umumnyaberukuransetenganfolioatausetengahkuarto
v TelegramdanTeleks
Telegramadalahsurat/beritayangdikirimdari jarakjauh.SedangkanTeleksadalahpertukaran
beritayangtercetakdari jarakjauh
3. JenisSuratBerdasarkankemananisinya
Berdasarkankeamananisinya,suratdigolongkanmenjadi 4macam, yaitusurat sangat rahasia,surat
rahasia,surat konfidensial( terbatas) dan surat biasa.Mari kitamembahasnyamasing-masingdari
surat tersebutsatupersatu.
v Surat SangatRahasia
Surat SangatRahasia adalahsurat yangisinyatidakbolehdiketahui olehorang yangtidak
berkepentingandanbiasanyaberkaitandengandokumen-dokumenyangberhubunganeratdengan
keamanannegaraContoh: Lembarsoal UjianNasional maupundokumennegaralainnya.
Biasanyasurat sangatrahasia diberi kode SRHSatauSR laludilakbandimasukanke sampul kedua
yang beri kode SRHSatau SR kemudiandimasukanke dalamsampul ketigatanpadilakmaupun
tanpa kode SRHSatau SR
v Surat Rahasia
Surat Rahasiaadalahsurat yang isinyatidakbolehdibacaolehorangyangtidakberkepentingan
karenamengandungkerahasiaan
Surat Rahasia diberi kode RHSatau R. Berbedadengansuratsangat rahasia,surat rahasiaini
dikirimkanmengunakanduabuahsampul,sampul pertamadiberi kode RHSatauR dan dilak
Kemudiandimasukanke dalamsampul keduatanpadilak dantanpadiberi kode RHSatau R. Sampul
keduatersebutmerupakansampul biasa
v Surat Konfidensial( Terbatas)
Surat konfidential adalahsuratyangisinyahanyabolehdikethui olehpejabatyangbersangkutan

v Surat Biasa
Surat biasaadalahsurat yang isinyabolehdi ketahuiolehoranglainkarenatidakmenimbulkan
kerugiansiapasajayang membacanya
4. JenisSuratBerdasarkanProsesPenyelesaiannya
BerdasarkanProsespenyelesaiannya,suratdi bagi menjadi 3macam yaiutsurat sangatsegera,surat
segeradansurat biasa.Kitaakan membahasmasing-masingsurattersebutsatupersatu
v Surat SangatSegera
Surat sangatsegeraadalahsurat yang cara pengirimannyamendapatperioritaspertamaagarsegera
sampai kepadapenerimnya.Olehkarenaitupenyelesaiannyadanpengirimannyaharusdilakukan
dalamwaktusesingkat-singkatnya.Untukkepetinganitumakasurat-suratlaindapatdi kalahkan.
v Surat Segera
Surat Segeraadalahsurat yangharus disampaikankepadapenerimanya,tapi bukanberarti yang
mendapatperioritaspertama
v Surat Biasa
Surat biasaadalahsurat yang harusdisampaikankepadapenerimnya,tetapi tidakmendapat
perioritasutamaseperti yangterjadi padasuratsangatsegeradan surat segera
5. JenisSuratBerdasarkanJumlahpenerimanya
Jenissuratberdasarkanjumlahpenerimanyaatausasaranyang ditujudapatdibagi menjadi 3
macam, yaitusuratbiasa,surat edarandan surat pengumuman
v Surat Biasa
Surat biasaadalahsurat yang dirimkankepadaseseorangataukepadaseorangpejabatsuatu
organisasi
v Surat Edaran
Surat Edaran adalahsurat yang dikrimkankepadabeberapapejabatataubeberapaorangtertentu
v Surat pengumuman
Surat Pengumumanadalahsuratyangmemuatberitauntuksejumlahorangataupejabatyang
namanyatidakdisebukansatupersatu
6. JenisSuratBerdasarkanmaksuddanTujuannya

Berdasarmaksuddan tujuannyasuratdapat dibagi menjadi beberapamacam, seperti surat
pemberitahuan,suratperintah,suratinstruksi,suratpermohonan,suratpanggilan,suratperingatan,
surat pengantar,surattugas,surat keputusan,suratpanggilan,suratperinatan,suratpenganar,
surat penawaran,suratpesanan,suratpengirimanbarang.Mari kitamembahasnyamasing-masing
jenissurattesebut
v Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuanadalahsuratyangmempunyai maksuduntukmemberitahukantentangsegala
hal yang menyankutkepentinganbersama
v Surat perintah
Surat Perintahadalahsuratyangmempunyai maksudmemberi perintahkepadabawahandengan
tujuanuntukmelaksanakantugasdi luarpekerjaanrutin.Denganadanyasuratperintahini,
penerimaberhakmemperolehfasilitas-fasilitasyangtelahditetapkanagardapat melaksanakan
tugasnyadenganefisiendanefektif
v Surat Instruksi
Surat Instruksi padadasarnya,pengrtiannyasamadengansuratperintah
v Surat permohonan
Surat Permohonanadalahsuratyangmempunyai maksuduntukmemohonsuatuhal,seperti
memohonuntukcuti,memohonuntukmemakaisuatukendaranmilikperusahandanlain
sebagainyadengantujuanuntukkepentinganpribadimaupununtukkepentingan bersama
v Surat Panggilan
Surat Panggilanadalahsuratyangmempunyai maksuduntukmemanggil seseorangdengantujuan
tertentutergantungdari siapayangmemanggil orangtersebut
v Surat Peringatan
Surat Peringatanadalahsuratyangdiberikankepada seseorangdenganmaksuduntukmemberikan
peringankepadaorangyangbersangkutankarenaorangtersebutmelakukansesuatuyang
melanggarketentuan.Biasanyasuratperingatanini diberikansebanyak3kali kepadaorangyang
bersangkutan
v Surat pengantar
Surat Pengantaradalahsuratyang diberikankepadasuatuinstansitertentudenganmaksud
memberi suatupengantarapabilaorangataubarang telahsampai kepadainstansi yangdimaksud
v Surat Tugas

Pada dasarnya,pengrtiansurattugasitusama denganpengertian suratperintahdansuratinstruksi
v Surat Keputusan
Surat Keputusanadalahsuratyangdibuatolehpejabatyangberwenangdenganmaksudmemberi
suatukeputusanmengenai hal-hal yangdianggappentingdanperludengantujuanagardapat
dilaksanakansecepat mungkin
v Surat Penawaran
Surat penawaranadalahsuratyang dibuatdandikirmkanolehpenjual kepadacalonpembeli untuk
menawarkanbarangatau jasa.Penawaranbarangatau jasa dari penjual kepadacalonpembeli
terjadi karenaadanyapermintaanpenawarandari calonpembeli aaudapatjugatanpa adanya
permintaanpenawarandari calonpembeli
v Surat Pesanan
Surat Pesananadalahsuratyang dibuatdenganmaksuddantujuanuntukmemesanbarangatau jasa
kepadapihakpenjual denganmenyebutkankreteriabarangyangdiinginkan
v Surat pesanan
Surat Pesananadalahsuratyang dibuatdenganmaksuddantujuanuntukmemesanbarangatau jasa
kepadapihakpnejual denganmenyebutkankreteriabarangyangdiinginkan.
v Surat PengirimanBarang
Surat Pengirimanbarangadalah suratyangdi buatdenganmaksuddan tujuanagar pembeli
mempunyai persiapanuntukpenerimaanbarangtersebutkarena sangatmungkinapabilabarang
pesanantersebutmemerlukantempatpenyimpanan( tempatbarang) khusus
7. JenisSuratBerdasarkanDinas Pos Surat
Berdasarkandinaspossurat, makasurat dapat dibagi menjadi 5macam, yaitusurat kilatkhusus,
surat kilat,suratbiasa,surat tercatat,dan surat berharga.Mari kitamembahasmasing-masingjenis
jenissuratyangtelahkitasebutkandi atas
v Surat KilatKhusus
Surat Kilatkhususadalahsuratyang harussecepatnyadisampaikankepadapenerimanyasecara
tercatat.Surat Jenisini dikirimkanpalingdahuludanbiasanyadibuatkanresinyasebagaitandabukti
penririmannya.Pengirimansuratkilatkhusus ini biasanyahanyadapatdilayani padakantorpos
besar
v Surat Kilat
Surat kilatadalahsurat yangharus secepatnyadisampaikankepadapenerimanyasecarabiasa.Surat
ini harusdidahulukandibandingkandengansuratbiasalainnya,tetapitidaksecaratercatat.
Pengirimannyadapatdilayani di setiapkantorPos
v Surat Biasa

Surat Biasaadalahsurat yang harus disampaikankepadapenerimanyasecarabiasamenggunakan
sampul biasadan biayanyarelatif lebihmurah.Pengirimansuratjenisini berdasrkanurutansurat
yang ada
v Surat Tercatat
Surat Tercatat adalahsurat yangcara pengirimannyabiasa,tetapi adatandabuykti pengirimanyang
diberikankepadapengirimsurat.PengirimanSurattersebutdi catatolehpegawai Pos
v Surat Berharga
Surat Berhargaadalah suratyang dapat dipercayakebenarannya,seperti akte kelahiran,akte tanah,
surat perjanjian,sertifikattanah,surtizinmendirikanbangungan
D. BAHASA SURAT
1) Bahasa yang jelas
Yang dimaksuddenganjelasadalahbahasyangtidakmemberi peluanguntukditafsirkansecara
berbeda.Bahasdikatakanjelasjikaduaorangatau lebihmempunyai penafsiranyangsamatentang
suatumaksud.
Faktor penyebabketidakjelasanadalahmulaidari kesalahandalampenulisanejaansampai ketidak
rapihanpenataanalenia.
2) Bahasa yang lugas
Lugas dapat diartikansederhana,simple,langsungpadamasalah.Dalamduniabisnisorangselalu
menginginkansegalasesuatuserbacepatdanseca praktisataulugas.Sehinggasetiappenulisan
gagasan,penyelesaianmasalahdilakukantidakbertele-tele atauberbelit-belit.Penggunaanbahasa
harus padatdan hemattetapi tetapmengandungmaknayanglengkapdanjelas.
3) Bahasa yang umum
Yang dimaksuddenganbahasaumumdalampembahasanini adalahbahasresmi yang
memasyarakat, bahasabakuyang dipakai di depanumum, bahasayangdipahami olehsemua
lapisanmasyarakat.Bahasaumumjuga dapatdikatakansebagai bahasstandar.
4) Kata yangbaku
Yang dimaksuddengankatabakuatau standar adalahkata yangdianggappalingbenarditinjaudari
segi penulisandanpengucapannya.
5) Ungkapan tetap

Ungkapantetap atau dapatjuga disebutungkapanidiomatikadalahungkapanyangunsurnyaterdiri
atas dua kata atau lebihyangberpolatetap(konstruksinyaberbentukfrasa,dandisebutfrasa
transisi)
6) PemakaianEYD
a) Penulisanhuruf
b) Penulisankata
c) Penulisanunsurserapan
d) Pemakaiantandabaca
E. BENTUK – BENTUK SURAT
1) LURUS PENUH (Full BlockStyle)
Kepalasurat(kopsurat) merupakanbagianpentingsuratyangmenunjukkanidentitasinstansi asal
dari suatusurat.Kepalasurat dapatdiketiksecarasenteringhorisontal,blok,ataupivottergantung
dari aturanyang berlakudi suatuinstansi baikpemerintahmaupunswasta.
Untuk pengetikankepalasurat(kopsurat) secaraumumdiberi ruang10 kali kait(enter) untuk
menggunakankertaskuartodan12 kait (enter) untukukurankertasfoliojikamenggunakanjarak
baris1.
Pengetikansuratbentukluruspenuh(full block) adalahpengetikansuratyangsemuabagiansurat
diketiklurussebelahkiri ataumemulai dari pasakkiri. Pengetikanbentuksuratini sangatmudahjika
dibandingkandenganbentuk-bentuksuratlainnya.Untuklebihjelasnyaperhatikanbagandi bawah
ini.

2) BENTUK LURUS (BLOCK)
Bentuksuratini diketikmulai dari pasakkiri seperti pengetikanbentuksuratluruspenuh(full block),
kecuali tanggal dan salampenutup,namaperusahaan/lembaga,namayangakan menandatangani
surat. Hal-hal tersebutdiketikmulai dari tengahkertassetelahdiberi spasi 5ke kanandan jikasurat
tersebutterdapat“untukperhatian”(attentionline)dan“Hal”(subjectline),makadiketiksecara
senteringhorizontal.
Mengirimsuratyang baiktentunyaharusdilengkapidenganamplopatausampul.Hal ini
dimaksudkanuntukmenjagakerahasiandankerapiansurat.Selainitupenerimasuratlebihmudah
untukmengenali dari manasuratberasal,apalagi kalauamplopatausampul tersebutdilengkapi
dengankop.
Untuk lebihjelasnyaperhatikancontohpengetikanamplop/sampul sebelummengetahui tatacara
pengetikansuratbentuklurus(blockstyle):
3) BENTUK SETENGAH LURUS
Bentuksuratsetengahlurus(semi block) hampirsamadenganbentuklurus(block),perbedaan
terletakpadapengetikanisisajayaitusetiapalinea,diketiksetelahmasuk5(lima) spasi.
Untuk lebihjelasperhatikanberikutini:
4) BENTUK BERTAKUK

Secara keseluruhanbentuksuratbertakuk (IdentedStyle) danbentuksuratsetengahlurustidakjauh
berbeda.Perbedaannyahanyaterletakpadacarapenulisanalamattujuan.Penulisanalamattujuan
yang bergerigi inilahyangdisebutbertakuk.
Penulisangarispertamaalamattujuandimulaidari marginkiri.Awal bariskeduadimulai setelah
masuklimahentakandari awal barispertama.Awal barisketigadimulai setelahmasuklima
hentakandari awal bariskedua;dan seterusnya
5) AlineaMenggantung(HangingParagrafhStyle)
Sesuai dengannamanya,aleniapadamodel ini memangmenggantung.Jikapadamodel lainawal
aleniadimulai dari marginkiri atau masuklimahentakanketik,padamodelini hanyaawal alenia
yang dimulai dari marginkiri,sedangkanbarisberikutnyamasuklimahentakanketikdari marginkiri.
6) BentukResmi Indonesi Lama(Official Style )
Bentukresmi Indonesialamamemiliki penempatanbagian-bagiansuratyangkhas.Bentuksurat
berperihal ini dipakai olehinstansipemerintahdanmasyarakatumum.
7) BentukResmi IndonesiaBaru (New Offical Style)
Bentukresmi Indonesiabaruini tidakjauhberbedadenganbentukresmi Indonesialama.Pada
bentukini penulisannotasi tigaserangkai:nomor,lampiran,danhal tetappadaposisinya,yaitudi
sebelahkiri atas.Demikianpulatanggal,tetapditempatkandi sebelahkananatas.

Posisi alamattujuanpadabentukresmi baruini tidaksamadenganbentukresmi lama.Alamat
tujuanletaknyadi sebelahkiri,turunbeberapaspasi dari isi perihal.Pengetikannamakotatidak
masuklimahentakandari awal barisdi atasnya.
Perbedaanlainterletakpadpenulisansalampenutup,namaorganisasi yangmengeluarkansurat,
nama penadatangan,danjabatanpenandatangansurat.Rangkaianpenulisanbagiansuratitutidak
dituliscentering,melainkanditulissecara block.
D. BAGIAN – BAGIAN SURAT
1. KepalaSurat
a. Terletakdi bagianatas surat
b. Berfungsi sebagai identitasdiri bagi instansi/perusahaanyangbersangkutan
c. Identitas:
1. nama instansi
2. lambang/logo
3. alamat lengkap
4. nomor telepon,faksimil ataue-mail
Contoh:
WIKRAMA
Yayasan Prawitama
Sekolahmenengahkejuruan
· Bisnis&Manajemen
· Teknologi Informasi
Jl.Raya Wangun Kel.Sindangsri Bogor
Po.Box 1 Ciawi Bogor 16720
Telp./Faks.(0251) 242411
e-mail :smk-wikrama@telkom.net

2. NomorSurat
Bergunauntuk:
· pengarsipan
· mengetahi banyaknyasuratkeluar
· tahunrujukandalamsurat menyurattahapberikutnya
Berisikan:
· nomorurut surat
· kode surat
· angka bulan
· angka tahun
Contoh:
Nomor: 045/KOP-GG/VI/05
3. Tanggal Surat
· Namatempattidakperludituliskanapabilasudahtercantumdalamkepalasurat.
· Namabulandan angka thunditulislengkap
Contoh : Bandug,6 September2005
6 September2005
4. Lampiran
a. sebagai penunjukbagi penerimasurattentangadanyaketerangantambahanselainsuratitu
sendiri.
b. Bilatidakada lampiransebaiknyatidakdicantumkanlampiran.
c. Pencatumanjumlahlampirandenganhuruf atauangka.
Contoh:
Lampiran: satu berkas
Lampiran: 3 helai

5. Hal Surat
a. Soal yang dibicarakandalamsurat
b. Ditulisdengansingkat,jelasdanmenarik
c. Huruf pertamapada setiapkatanyaditulisdenganhuruf kapital
d. Tidakmenggunakantitik
Contoh:
Hal : Undangan Rapat Panitia
6. AlamatSurat
a. Alamatdalamditulispadakertassurat,sebagai pengontrolbaikbagi penerimasuratmaupun
pengirim.
b. Alamatluarditulispadaamplopdenganjelasdanlengkap
Contoh:
Yth. EndangTaurin
JalanAsiaAfrika123
Bandung40111
7. SalamPembuka
a. Sebagai penghormatanterhadappihakyangdituju.
b.Digunakanagarsurat tidakterasa kaku.
Contoh:
Denganhormat,
IbuRina yangterhormat
8. Isi Surat
a. Terbagi atas :

1. Alineapembuka,sebagai isi danalineapenutup
Contoh:
v Bersamaini kami kirimkankepadaBapak…………..
v Membalassurat Ibutanggal
Contohsalah:
Denganini kami mengajukansuratlamaranuntuk……………….
Bersamaini kami beritahukanbahwasuratSaudara………………
2. AlineaIsi,merupakanbagiansuratyangmenerangkanmaksudpenulisansurat,ketentuan:
a. Urutan sistematis
b. Setiapalineamewakili satugagasanutama
c. Bahasasopan danmenarik
d. Perhatikanpenulisanejaan
e. Hindari pemakaianakronim/singkatanyangbelumlazim.
3. Alineapenutup,berupasimpulan,harapan,ucapanterimakasihatauselamat
Contoh:
Atasbantuan Saudara,kami ucapkanterimakasih
Contoh(salah) :
Atasperhatiannya,kami ucapkanterimakasih
9. Salam Penutup
a. Huruf awal ditulisdenganhuruf kapital
b. Diakhiri dengantandakoma
Contoh:

Hormat kami,
10. PengirimSurat
a. Pihakyangbertanggungjawabatas penulisan/penyimpanansurat
b. Sebutkanidentitasdiri:jabatan,nomorindukpegawai,capdinas.
c. Nama pengirimtidakbergarisbawah,tidakdiberi tandakurung.
Contoh:
Hormat kami,
Ttd
MarcelinaUtamia
SekretarisPanitia
11. TembusanSurat
a. Dibuatjikaisi surat perludiketahui pihaklain.
b. Disusunberdasarkanurutantingkat/hirarki (dari atas)
c. Kata arsip/pertinggal tidakperludicantumkan
Contoh:
Tembusan:
1. Kakanwil DepdiknasJawaBarat
2. KakandepDepdiknasCirebon
12. Inisial
a. Singkatandari nama pengonsepdanpengetiksurat.
b. Bergunauntuk mengetahui siapapengonsepdanpengetiksurat.
Contoh:
MU/YE
MarcelinaUtami (Pengonsep)
YustinaEka (Pengetik)

E. PENGGUNAAN KERTAS
1. Macam-macam kertas untuksurat
a. KertasHVS (Houtvrij Schrijfpapier) untukmengetiksuratasli.
b. Kertastipsatau doorslaguntuktembusan
c. Onionskinpaper,kertasini tipisnamumkuat,digunakanuntuksurat-suratyangdikirim
ke luar negri.
d. Kertasstensil digunakanuntuksurat-suratyangberjumlahbanyak.
2. Ukuran kertas
Ukuran kertasyang digunakandisesuaikandenganpanjang pendeknyaisi surat.Unuksuratyang
panjangdigunakankertasberukuranfoliodanuntuksuratyangsedangatau pedekdigunakankertas
berukurankuarto.Selainkertasfoliodankuarto,yaitukertasskimo,oktavo,kertasA4,A5,A6 dan
sebagainya.Adapunukurankertastersebutadalahsebagai berkut:
a. Foliobrukuran204 X 330 mm
b. Kuarto berlukuran204 X 254 mm
c. Sikmoberlukuran204 X 165 mm
d. Oktavo berukuran204 X127 mm
e. Memo berukuran204 X 127 mm
Di sampingukurankertasdiatas,dalamkegiatansuratmenyuratdikenal pulaukurankertas
internasionalyaitu;
a. A4 berukuran210 X 297 mm
b. A5 berukuran148 X 210mm
c. A6 berukuran105 /x 148 mm
d. A7 berukuran74 X105 mm

F. TANDA KOREKSI
Tanda-tandakoreksi digunakanuntukmemperbaikikesalahandari pekerjaaansurat.Bentuktanda
koreksi bermacam-macamdisesuakandengankebutuhan.
Bentu-bentuktandakoreksi dan kegunaannya.
a. PFELTGT = dapat digunakanuntukmemperbaikikesalahan/menyisipkanbagianyangkurang
Contoh:
v Pesanankami meliputi kertasHVS,pensilwarna,
v Dengansangat mnyesal kepadaSaudara bahwapesananSaudaratidakdapat kami penuh,
v PesananSaudaraakan kami kirimkan pembayarandilunasi.
b. = tukar tempat
contoh:
v Siapa jawabansurattersebut?
v Demikianlahsuratreferensiini kami berikantanpaadasuatu ika kepadakami.
c. = huruf besar
Contoh:
1. Atasperhatian , kami ucapkanterimakasih
2. nonaRia rosalinatidakdapatmasukkerjahari ini
d. Pindahke kiri pindahke kanan
Contoh:
1. Jl.Kakap Raya 16 RawamangunJakartaTimur.
2. Agarpesanndapat segerakami lakukan Kami mohonSaudara segeramengirimkanbrosur
dan daftarharga.
e. Koreksi tidakjadi (coretan dibatalkan)
Contoh;:
1. Setelahkami cobaternyata sabuncuci dansabun mandi cap segi tigacukupbaik.
2. Kami hara barang-barangterebutkami terimapada bulanyangakan datang.
f. = Sisipkan = Paragraf Baru

Contoh;
E. LIPATAN SURAT
1. Lipatantunggal (Single fold)
Caranya : Kertasdi bagi duabagaian samabesar,laludilipat.
2. LipatanBaku (StandarFold)
Caranya : Kerasdi bagi tigabagiansama besar,laludilipatsehinggaABtepatdi EF, laluketasdilipat
dengansumbuEF.
3. LipatanBaku Rendah (LowStandarFold)
Caranya : Kertasdibagi tigabagian(± 90,90 dan 74 mm),laludilipatsehinggaABtepatpadaEF,
kemudiaketasdilipatdengansumbulipatEF
4. Lipatan Akordion(accordionFold)
Caranya : Kertasdi bagi tiga bagiansama besar.DengansumbuCD tepi kertasABdilipatke arah
atas tepatpadaEF, dandengansumbuEF kertasdilipatke arah bawahsehinggaGH tepatpadaCD.
5. Lipatan AkordionRendah(LowAccordionFold)
Caranya : Kertas dibagi tigabagaian(duabagianlebihkecil).KertasdilipatdengansumbuEFke
arah atas dan dengansumbuCD ke arah bawah.
6. Lipatan Perancis(FrenchFold)
Caranya : Kertasdibagi duabagian.DengansumbuCD kerktasdilipatsehinggaAB berhimpit
denganEF, dandengansumbuGH kertasdilipatke arahkiri.
7. Lipatan Baron (Baronial Fold)

Caranya : Kertasdibagi duasama besardan dilipatdenganCDsebagai sumbu.Lalukertas
dibagi tigabagaiansama, dandengansumbu Ij kertas dilipatke arahkiri,sertadengansumbuGh ke
arah kanan.
8. LipatanSejajarGanda (Parallel Double Fold)
Caranya : Kertasdibagi duabagiansama besarlaludilipat,dandibagi dua bagian
sama,lalulipatlagi.

Materi korespondensi

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Materi korespondensi

Similar to Materi korespondensi (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Materi korespondensi