Manual de conformitate

MANUAL DE CONFORMITATE
1
Anexa 5 la Regulamentul Intern al Distributie Energie Oltenia
MANUAL DE
CONFORMITATE

2
Cuprins
MESAJUL CEO........................................................................................................................................ 4
MISIUNE SI PRINCIPII ALE DISTRIBUTIE ENERGIE OLTENIA................................................... 5
Misiune:.................................................................................................................................................. 5
Viziune: .................................................................................................................................................. 5
Principii: ................................................................................................................................................. 5
DE CE SĂ FII PREOCUPAT DE CONFORMITATE? (SCOPUL MANUALULUI DE
CONFORMITATE)................................................................................................................................... 6
CINE TREBUIE SĂ RESPECTE MANUALUL DE CONFORMITATE............................................ 7
Managementul/Directoratul/ Consiliul de Supraveghere................................................................ 7
Angajații................................................................................................................................................. 7
CE ÎNSEAMNĂ CONFORMITATEA? .................................................................................................. 8
Ne respectăm clienții și drepturile lor ................................................................................................ 8
Nu discriminăm..................................................................................................................................... 8
Păstrăm confidențialitatea................................................................................................................... 9
Evităm conflictul de interese............................................................................................................. 10
Integritate și onestitate ...................................................................................................................... 11
Luptăm împotriva corupției ............................................................................................................... 11
Nu ne implicăm în politică................................................................................................................. 12
CUM SESIZĂM/ABORDĂM O SITUAȚIE DE NECONFORMITATE............................................ 13
Raportarea încălcării codului / „Vorbește liber” ............................................................................. 13
Protejăm orice persoană care semnalează o încălcare a codului.............................................. 13
CINE VERIFICĂ GRADUL DE CONFORMITATE ........................................................................... 16
Definirea structurii de conformitate.................................................................................................. 16
Rolul și responsabilitățile Biroului de Conformitate....................................................................... 16
Consiliul de Etică................................................................................................................................ 17
Auditare................................................................................................................................................ 18
CUM SE VERIFICĂ CONFORMITATEA ........................................................................................... 19
Descrierea activității de conformitate .............................................................................................. 19
Raportare............................................................................................................................................. 19

3
CUM SE SANCTIONEAZĂ NECONFORMITATEA.........................................................................20
DELIMITAREA CONFORMITĂȚII DE AUDITUL INTERN..............................................................21
CU CINE MĂ POT CONSULTA REFERITOR LA CONFORMITATE...........................................22
CUM SI CÂND SE ACTUALIZEAZA MANUALUL ..........................................................................23
GLOSAR..................................................................................................................................................24

4
MESAJUL CEO
Dragi colegi,
Reputația este unul dintre principalele atuuri ale unei companii, care se construiește cu greu,
prin eforturi susținute, dar care se poate pierde foarte ușor. Este un bun fragil, care cuprinde
modul în care angajaţii companiei dau dovadă de integritate și comportament etic,
responsabilitate față de clienți, parteneri, autorități și acționari și se supun legilor și
reglementărilor.
Ca furnizor de utilități, suntem conștienți de marele impact pe care îl avem asupra vieții
oamenilor.
Astfel că, cu toţii trebuie să fim în permanență conștienți de faptul că orice decizie, acțiune
zilnică și fiecare pas pe care îl facem au un impact atât asupra vieții noastre, cât şi asupra vieții
clienților, partenerilor, autoritățile locale sau a acționarilor noștri. Cu toții înțelegem, indiferent
de poziția noastră în Distributie Energie Oltenia, că avem un rol important în construirea și
protejarea reputației companiei și în promovarea unei culturi bazată pe practici etice, integritate,
respect și onestitate.
Având aceste lucruri în minte, am implementat în Distributie Energie Oltenia un sistem de
conformitate bazat pe următoarele Coduri și Manual:
Codul de Conduită în Afaceri și Codul de Etică stabilesc standardele de comportament
așteptate dar și valorile și principiile la care ne angajăm și care reprezintă baza pentru
activitățile noastre zilnice. Codurile sunt aplicabile tuturor membrilor echipei noastre, începând
cu membrii Directoratului până la manageri, specialiști, electricieni etc.
Manualul de Conformitate descrie sistemul prin care compania oferă consultanță de
conformitate și verifică modul în care respectăm valorile, principiile și comportamentele descrise
în Codul de Conduită în Afaceri și Codul de Etică. În plus, definește sistemul de raportare
("Vorbeste liber”), prin care oricare dintre angajați poate raporta în confidențialitate orice
încălcare potențială a valorilor și principiilor noastre. Manualul se aplică, de asemenea, tuturor
membrilor echipei noastre.
Vă rog să parcurgeţi aceste documente cu deosebită atenţie şi să aplicaţi standardele de
comportament în acţiunile şi deciziile voastre zilnice.
Având în vedere complexitatea afacerii noastre, am putea întâlni în mod regulat situații
complexe, care ne pot ridica unele semne de întrebare. În astfel de circumstanțe, mă aştept să
aplicaţi bunul simţ sau să cautaţi ajutorul reprezentanților de conformitate ori de câte ori aveţi
îndoieli.
Vreau să vă mulțumesc pentru angajamentul şi atenţia acordate regulilor de conformitate şi
pentru integrarea lor în munca voastră zilnică.
Manager de țară

5
MISIUNE SI PRINCIPII ALE DISTRIBUTIE ENERGIE OLTENIA
Misiune:
Misiunea noastra este sa protejam si sa dezvoltam energia clientilor nostri prin produse si
servicii energetice inteligente si sigure in conditii de eficienta a costurilor si calitate de durata.
Viziune:
Tindem sa fim o companie inteligenta si moderna care raspunde nevoilor actuale si viitoare ale
clientilor sai prin servicii energetice de inalta performanta si calitate si care protejeaza
interesele acestora in piata de energie. Ne folosim de experienta si cunostintele noastre la
nivel european pentru a inova si a sustine piata de energie si pentru a contribui la
imbunatatirea generala a calitatii vietii in tarile in care operam. Credem in dezvoltarea pe
termen lung si suntem un partener al comunitatii.
Principii:
SIGURANȚĂ
Siguranța este pe primul loc și ne comportăm în consecință.
PERFORMANȚĂ
Pentru a reusi in afacerea noastra, este necesar sa crestem performanța.
INOVAȚIE
Datorită concentrarii pe inovatie si imbunatatire, vom reusi in relatia cu clientii nostri intr-
un mediu in continua schimbare
PROFESIONALISM
Pentru a ne pastra competitivitatea, trebuie sa ne dezvoltam in permanenta si sa
impartasim cunostintele si competentele pe care le avem.
COOPERARE
Cooperarea reciproca,increderea si discretia sunt importante pentru succesul nostru.

6
DE CE SĂ FII PREOCUPAT DE CONFORMITATE? (SCOPUL
MANUALULUI DE CONFORMITATE)
Conformitate (engl. “Compliance”) - reprezintă aderarea unei organizații şi a angajaţilor săi la
legislația, reglementările, orientările și specificațiile relevante pentru activitatea sa.
Conformitatea vizează respectarea prevederilor și standardelor internaționale și naționale.
Conformitatea reprezintă activitatea de evaluare a gradului în care sunt cunoscute și aplicate în
cadrul activității de zi cu zi:
▪ Cadrul legal și reglementările specifice
▪ Regulile și standardele stabilite în cadrul Distributie Energie Oltenia (ex. Acte
constitutive, ROF, RI, CCM, CIM, Codul de Conduită în Afaceri și Codul Etic)
Apariția unui incident de conformitate va afecta imaginea Distributie Energie Oltenia în fața
consumatorilor care va putea fi redobândită cu dificultate, prin efort susţinut (ex. rebranding
produse, campanii de publicitate etc.) şi cu cheltuieli majore.
Având în vedere domeniul reglementat în care Compania își desfășoară activitatea, dinamica
ridicată a pieței de energie și importanța serviciilor și produselor sale pentru populație,
Distributie Energie Oltenia acordă o atenție deosebită Conformității tuturor activităților sale cu
legislația europeană și națională.
De asemenea, suntem hotărâți să ne dezvoltăm permanent cultura organizațională prin
actualizarea permanentă a codurilor, regulilor interne și adoptarea unei conduite în afaceri
bazate pe înalte valori etice, să asigurăm o dezvoltare durabilă a Distributie Energie Oltenia și
o comunicare corectă, eficientă și de calitate cu acționarii și investitorii.
Dorim ca fiecare membru al Distributie Energie Oltenia să fie un jucător activ și responsabil,
care să participe la respectarea cadrului legal și al normelor interne și să promoveze permanent
interesele Companiei.

7
CINE TREBUIE SĂ RESPECTE MANUALUL DE CONFORMITATE
Managementul/Directoratul/ Consiliul de Supraveghere
Personalul din conducerea Distributie Energie Oltenia are obligația de a sprijini în mod activ
respectarea/implementarea/ măsurilor de Conformitate și promovarea acestora în aria lor de
responsabilitate. Aceștia trebuie să acționeze astfel încât să se constituie ca modele de
comportament în acord cu valorile Companiei.
Membrii din structurile de conducere au sarcina de a stimula și de a îndruma toți subalternii să
adopte un comportament în acord cu dispozițiile legale, documentele normative, procedurile și
standardele stabilite.
Personalul de conducere are obligația de a sta la dispoziția angajaților permanent pentru a
clarifica orice nelămuriri ale acestora în probleme legate de Conformitate.
Angajații
Fiecare angajat al Distributie Energie Oltenia trebuie să cunoască şi să respecte întotdeauna și
în toate privințele dispozițiile legale, documentele normative, procedurile și standardele.
În sprijinul angajaților se pun la dispoziție toate informațiile relevante și le vor fi oferite cursuri de
instruire privind comportamentul în acord cu regulile de Conformitate. Participarea la cursurile de
școlarizare și la acțiunile de instruire relevante pentru angajați este obligatorie.
Orice situație de neconformitate trebuie să fie semnalată de către angajați, imediat ce iau la
cunoștință de apariția ei.

8
CE ÎNSEAMNĂ CONFORMITATEA?
Ne respectăm clienții și drepturile lor
Distributie Energie Oltenia dorește să dezvolte parteneriate de lungă durată cu fiecare client
care să se bazeze pe respect și încredere reciprocă.
Întrebare și răspuns
În momentul discutării condițiilor contractuale cu un viitor client al Distributie Energie Oltenia
realizez că interlocutorul meu nu are nivelul necesar pentru a înțelege propunerea noastră și aș
putea să includ unele facilități ce nu îi sunt necesare și care ar aduce beneficii suplimentare
Distributie Energie Oltenia. Pot face asta?
NU. Chiar dacă acțiunea dumneavoastră ar aduce companiei unele beneficii de moment,
în aceste condiții trebuie să consiliați clientul să preia oferta cea mai bună din punctul
său de vedere.
Am o cunoștință care are o mică afacere în oraș și căruia i-am împrumutat niște bani în urmă cu
mult timp. Pentru că nu pare că vrea să mi-i returneze, pot să fac un control la unul dintre
punctele lui de lucru și să îi întocmesc o notă de constatare de consum fraudulos, chiar dacă el
are instalația în ordine.
NU. Disensiunile personale nu trebuie să afecteze relația dintre Distributie Energie
Oltenia și clienții săi. Distributie Energie Oltenia acordă o atenție deosebită respectării
clienților săi.
Nu discriminăm
Distributie Energie Oltenia este mai mult decât o companie, este o mică comunitate care se
îmbogățește cu unicitatea fiecărui individ. În acest context diversitatea noastră este apreciată și
pusă în valoare.
Deși am cele mai bune rezultate din echipă, șeful meu nu mă propune pentru promovare/mărire
salariu pentru că sunt femeie.
Informează-ți ofițerul de conformitate care va întreprinde măsurile necesare.
Colegul meu de birou este de altă naționalitate/etnie și ceilalți colegi îl evită. Să procedez și eu
la fel ca să nu fiu și eu evitat?
NU. Informează-ți ofițerul de conformitate (sau managerul), care va clarifica problema
direct cu acesta. Distributie Energie Oltenia nu tolerează nici o formă de discriminare și
riscați să fiți sancționat pentru discriminarea colegului.

9
Păstrăm confidențialitatea
Distributie Energie Oltenia acordă importanță informațiilor sale și a datelor personale pe care le
procesează, condiții în care depune eforturi pentru protejarea acestora. Compania dispune și
aplică politici și proceduri de asigurare a protecției tuturor informațiilor confidențiale, a
informațiilor reprezentând drept de proprietate al clienților.
Sunt autorizat să accesez datele personale ale clienților Distributie Energie Oltenia. Un prieten
mă roagă să verific datele deținute de Distributie Energie Oltenia despre el în baza de date. Pot
face asta?
NU. Drepturile de acces la datele personale ale clienților sunt doar în interesul specific al
afacerii. Pentru mai multe informații despre modul de procesare a datelor personale în
cadrul companiei Distributie Energie Oltenia să viziteze website-ul companiei sau să ia
legătura cu cel mai apropiat CRC.
Un coleg ar dori să folosească numele de utilizator și parola mea de acces în rețeaua Distributie
Energie Oltenia pentru a verifica ceva în sistem la care el nu au acces. Pot să-i dau aceste date?
NU. Datele de acces în rețeaua Distributie Energie Oltenia îți aparțin doar ție, iar orice date
personale ale clienților la care ai acces trebuie să fie văzute doar de tine și nu de colegi.
Dacă acest coleg ar viola orice politică internă a Distributie Energie Oltenia vei fi și tu
răspunzător pentru această infracțiune și vei fi pasibil la sancțiuni disciplinare sau chiar
încheierea contractului de muncă.
Am câteva documente pe care aș dori să le transmit pe e-mailul meu personal pentru a putea
lucra de acasă. Pot face acest transfer?
NU. Aceasta este o violare a politicilor Distributie Energie Oltenia. Documentele de
serviciu si corespondenta de serviciu nu se transmit pe mail-ul personal, trebuie accesate
doar prin e-mailul de serviciu și de pe laptopul pus la dispoziție de Distributie Energie
Oltenia.
Un coleg mă întreabă care este salariul meu. Pot să îi dau această informație?
NU. Aceasta este o violare a reglementărilor interne Distributie Energie Oltenia. Salariile
angajaților sunt confidențiale.
Am aflat că un coleg suferă de o boală incurabilă. Pot să discut în pauza de cafea cu colegii
despre acest subiect?
NU. Starea de sănătate a colegilor este o informație personală și nu poate fi făcută
publică.

10
Evităm conflictul de interese
În fiecare situație analizăm și acționăm pentru a evita intrarea noastră sau a companiei în conflict
de interese.
Din întâmplare auzi un coleg oferind unui prieten informații/sfaturi pentru ca un posibil furnizor să
câștige un contract cu Distributie Energie Oltenia. Datele oferite nu au mai fost transmise și altor
furnizori.
Trebuie să îți informezi imediat managerul, care fie va discuta problema direct cu
persoana sau va ridica problema selecției corecte a furnizorilor în cadrul unei ședințe cu
echipa.
Pot să îmi înființez o societate comercială căreia să îi încredințez contracte de execuție/prestări
servicii cu Distributie Energie Oltenia?
Nu. Prin această măsură ați intra într-un conflict de interese. În momentul atribuirii
contractului va fi dificil să dovediți că ați respectat strict interesul Distributie Energie
Oltenia.
În timp ce efectuam măsurătorile pentru o nouă instalație de racordare, utilizatorul face ușoare
tatonări dacă nu putem reduce valorile măsurate pentru diminuarea prețului lucrării sau dacă nu
pot „interveni” pentru reducerea timpului necesar obținerii avizului tehnic de racordare.
Trebuie să adopți o atitudine demnă și să-i explici utilizatorului că nu poți să îl sprijini în
rezolvarea cererii sale. Distributie Energie Oltenia este o companie serioasă care acordă
o importanță deosebită corectitudinii și promptitudinii în relația cu clienții săi, iar
emiterea avizului de racordare se va face cu încadrarea în termenul legal.
Rudele sau prietenii mei dețin companii ce pot realiza lucrări de execuție/prestări servicii pentru
Distributie Energie Oltenia. Pot să intermediez contracte ale Distributie Energie Oltenia către
aceștia?
Nu. Prin această măsură ați intra într-un conflict de interese. În momentul atribuirii
contractului va fi dificil să dovediți că ați respectat strict interesul Distributie Energie
Oltenia.
Sunt implicat în procesul de selecție a candidaților pentru achiziționarea de cablu electric și
observ că unul dintre furnizori este reprezentat de verișorul meu. Pot să particip la această
selecție?
Trebuie să merg imediat și să notific șeful comisiei de selecție că nu pot să particip la
acest proces pentru că reprezentantul unuia dintre furnizori îmi este apropiat și
obiectivitatea în evaluarea sa ar putea fi afectată.
Sunt angajat ca electrician în cadrul Distributie Energie Oltenia și în timpul liber colaborez
jumătate de normă cu o companie din domeniul energetic. Este permis?

11
NU. Angajaților Distributie Energie Oltenia le este interzis să presteze activități lucrative
în companii din domeniu energetic.
Suplimentar s-ar putea considera că Distributie Energie Oltenia v-a solicitat să vă
angajați în compania respectivă din anumite motive, ceea ce ar putea crea companiei
probleme de imagine.
Integritate și onestitate
Valoarea și tăria echipei noastre este rezultatul comportamentului integru și onest al fiecărui
membru al ei.
Merg la un client pentru un deranjament, o lucrare, etc și constat că sigiliul de la contor este
rupt. Pot să nu anunț persoanele responsabile din Companie?
Nu. Aveți obligația de a informa imediat persoanele responsabile din cadrul Distributie
Energie Oltenia, asupra oricărei situații ce ar putea conduce la apariția unor daune
materiale.
Un cunoscut/prieten/rudă a fost deconectat pentru neplată. Pot să îl reconectez pentru câteva
zile până reușește să facă rost de bani pentru plata facturii și a taxei de reconectare?
Nu. Aveți obligația de a informa imediat persoanele responsabile din cadrul Distributie
Energie Oltenia, asupra oricărei situații ce ar putea conduce la apariția unor daune
materiale.
Sunt implicat(ă) într-un accident cu mașină de serviciu. În momentul încheierii constatării
amiabile, cealaltă parte implicată în accident mă roagă să declar că eu sunt vinovat. Având în
vedere că mașinile companiei au asigurare Casco, pot să accept?.
NU. Acțiunea dumneavoastră ar conduce la apariția unor pagube companiei.
Luptăm împotriva corupției
În toate acțiunile intreprinse de noi evităm corupția în toate formele sale:
Darea și luarea de mită
Darea de mită este promisiunea, oferirea sau darea de bani ori alte foloase unui funcționar de
către o persoană pentru satisfacerea nelegală a unui interes.
Luarea de mită este fapta oricărui funcționar (în sens larg, de angajat în instituții publice sau
private) care, direct sau indirect, pentru sine sau pentru altul, pretinde ori primește bani sau alte
foloase care nu i se cuvin ori acceptă promisiunea unor astfel de foloase sau nu o respinge în
scopul de a îndeplini, a nu îndeplini ori a întârzia îndeplinirea unui act privitor la îndatoririle sale
de serviciu sau în scopul de a face un act contrar acestor îndepliniri.

12
Un reprezentant al unei firme concurente îmi oferă un comision/discount/cadou/servicii pentru a
trimite un client al Distributie Energie Oltenia către firma sa. Pot să accept oferta?
Nu. Un astfel de comportament contravine atât normelor interne ale Distributie Energie
Oltenia cât și normelor legale în vigoare și puteți fi pedepsit în conformitate.
În timpul unei deplasări cu mașina de serviciu sunt oprit de către politia rutieră în timp ce sunt
cu mașina de serviciu pentru că am depășit limita legală de viteză. Pot să încerc să-i dau niște
bani agentului de poliție ca să nu-mi ia permisul de conducere.
Un furnizor de servicii îmi oferă o sumă de bani, bunuri, cadouri etc pentru a reînnoi colaborarea
cu el. Pot să accept oferta?
Traficul de influență
Traficul de influenta este infracțiunea prin care, o persoană denumită promitent, care are
influență sau lasă să se creadă că are influență asupra unui funcționar public pretinde bani sau
alte foloase de la o persoană fizică sau juridică, pentru a-i rezolva o problemă prin convingerea
funcționarului public sa facă ori sa nu facă un act ce intră in atribuțiile sale de serviciu.
Abuz în serviciu contra intereselor publice pentru obținerea de beneficii personale
Nu ne implicăm în politică
În activitatea noastră de afaceri ne menținem poziția apolitică și tratăm autoritatea administrației
publice cu respect.
Am fost invitat să particip la un dineu organizat de un partid politic care are și o taxă de intrare.
Pot să merg?
De la caz la caz. Întreabă-ți ofițerul de conformitate!
Prezența ta ca reprezentant al Companiei poate fi interpretată ca o implicare a Distributie
Energie Oltenia în sprijinirea unui partid, contrar reglementărilor interne ale companiei.
Suplimentar, achitarea taxei de intrare ar putea fi percepută ca o finanțare de către
Distributie Energie Oltenia a unui partid politic.
Distributie Energie Oltenia respectă dreptul angajaților de afiliere la un partid politic, cu
condiția evitării percepției acestora ca și reprezentanți ai companiei.

13
CUM SESIZĂM/ABORDĂM O SITUAȚIE DE NECONFORMITATE
Raportarea încălcării codului / „Vorbește liber”
La nivelul Distributie Energie Oltenia a fost implementat un sistem de recepționare și prelucrare
a sesizărilor privind orice situație de încălcare a valorilor etice definite de codurile și
regulamentele interne sau a legilor și reglementărilor în vigoare.
Pentru a investiga în mod corespunzător rapoartele primite, este important ca sesizarea să
includă cât mai multe fapte specifice și relevante posibil. Se recomandă includerea detaliilor de
contact pentru eventuale întrebări sau clarificări ulterioare și pentru a permite informarea
dumneavoastră asupra modului de rezolvare a sesizării primite. În mod opțional puteți solicita
să nu fiți contactat sau că nu doriți să acordați sprijinul în anchetele inițiate de raportarea
dumneavoastră.
Distributie Energie Oltenia va comunica rezultatele investigațiilor realizate, fiecărei persoane
care a depus o sesizare care includea și coordonatele acestuia.
Angajații
Angajații Distributie Energie Oltenia vor raporta orice comportament pe care ei, cu bună-
credință, îl consideră a fi o încălcare a legilor, ordinelor ANRE sau reglementărilor interne ale
Companiei. Situațiile identificate de angajați pot fi raportate managerului direct sau biroului de
Conformitate prin sesizare, e-mail sau call-center. În cazul în care managerul direct este
implicat în situația ce face obiectul semnalării sau nu abordează în mod corespunzător situația
prezentată, sfătuim angajații să raporteze unui manager de rang superior.
Furnizorii, clienții și alții
Alte persoane decât angajații, cum ar fi furnizorii, clienții și alți parteneri ai Distributie Energie
Oltenia, pot raporta încălcări ale legilor sau ale Codului de Conduită managementului
Companiei sau direct biroului de Conformitate prin următoarele modalități:
Biroul de Conformitate
tel: +4 0372.523.444
e-mail:neconformitate_DEO@distributieoltenia.ro
Protejăm orice persoană care semnalează o încălcare a codului
Distributie Energie Oltenia nu va întreprinde și nici nu va accepta nici o măsură discriminatorie
sau represalii împotriva persoanelor care folosesc procesul de sesizare/raportare a încălcărilor
codului de etică în cazul în care utilizatorul:
▪ Prezintă informațiile cu bună-credință
▪ Consideră că situația este reală
▪ Nu acționează cu rea intenție sau nu face afirmații false
▪ Nu caută să obțină vreun câștig personal sau financiar

14
Identitatea autorilor sesizărilor de Conformitate nu va fi dezvăluită persoanei (persoanelor) ce
fac obiectul încălcărilor raportate și va rămâne confidențială, cu excepția cazului în care există
dispoziții legale contrare.
Utilizarea abuzivă a acestor forme de raportare poate duce la măsuri disciplinare și
proceduri legale împotriva autorului abuzului.

15
Ati identificat o problemă de neconformitate, o
încălcare a codului de conduită sau a codului
etic în cadrul Companiei
Închidere dosar
Ofițerul de
conformitate
(Biroul de
conformitate)
Ați inclus în sesizare
coordonatele dvs.
Sesizare telefonică Sesizare în scrisSesizare prin e-mail
NU
DA
Este o problemă reală?
DA
NU
Primiți răspuns
Inițiere Investigație
Este o încălcare a codurilor,
legislației sau reglementărilor
DA
NU
Sancțiuni
disciplinare
Compliance - Rezolvarea unei sesizări
Fapta necesită luarea unor
măsuri disciplinare
DA
NU
Training pe
probleme de etică
Comisia disciplinară
Cercetare
disciplinară
prealabilă

16
CINE VERIFICĂ GRADUL DE CONFORMITATE
Definirea structurii de conformitate
În vederea asigurării monitorizării conformității activității derulate in aria de responsabilitate, cu
cadrul legislativ al UE și al României, regulamentele și politicile interne ale grupului, in cadrul
companiei Distributie Energie Oltenia a fost creat Biroul de Conformitate.
Rolul și responsabilitățile Biroului de Conformitate
Identificare Identifică riscurile de conformitate cu care se confruntă organizația și oferă
consiliere cu privire la ele
Prevenire Elaborează și implementează controale pentru a proteja organizația de
aceste riscuri de neconformitate
Monitorizare Monitorizează și raportează cu privire la eficacitatea acestor controale în
gestionarea expunerii Companiei la riscuri specifice de conformitate
Rezolvare Propune variante de rezolvare a dificultăților în îndeplinirea cerințelor de
conformitate pe măsura apariției acestora
Consultativ Asigură sprijin și consiliere angajaților ce se confruntă cu situații de
neconformitate
Biroul de Conformitate va avea următoarele responsabilități:
▪ Monitorizează și verifică independent, obiectiv și documentat modul de cunoaștere,
adoptare și aplicare de către toți membrii companiei a legislației și reglementărilor
interne privind activitatea de Conformitate
▪ Verifică și actualizează conformitatea manualelor, procedurilor și politicilor interne
specifice elaborate de acesta cu reglementările și cadrul legislativ în domeniul
conformității
▪ Asigură sprijin și consiliere angajaților care se confruntă cu situații si/sau
incertitudini legate de domeniul de Conformitate
▪ Preia toate sesizările sosite din interiorul sau exteriorul companiei prin sistemul
Vorbeste Liber, investighează situațiile semnalate, informează conducerea
companiei asupra rezultatelor investigațiilor și comunică rezultatele finale autorilor
sesizării, atunci când aceștia au inclus în sesizare datele de contact.
▪ Efectuează investigații în cadrul companiei pentru clarificarea oricăror informații
primite direct, sub formă de sesizare. Toți angajații au obligația de a colabora cu
reprezentanții Biroului în buna desfășurare a investigațiilor.

17
▪ Pot colabora cu terțe persoane fizice sau juridice, autorizate conform legii, în
vederea desfășurării de acțiuni necesare clarificării unor situații potențiale de
neconformitate
▪ Organizează cursuri de pregătire în domeniul Conformității și evaluări periodice
pentru angajați
▪ Pe baza analizei datelor obținute în cadrul activității și a evoluțiilor înregistrate în
piață/industrie, propune conducerii companiei măsuri de îmbunătățire a sistemului
de Conformitate sau a documentelor interne
▪ Identifică riscurile ce pot afecta compania și propun modalități de abordare/măsuri
de rezolvare/gestionare a acestora
▪ Raportează periodic conducerii companiei rezultatele activității sale
▪ Organizează întâlnirile Consiliului de Etică, pregătind documentele necesare,
stabilind agenda de lucru și asigurând punerea în practică a deciziilor luate în cadrul
ședințelor de consiliu
▪ În vederea asigurării eficienței activității, ofițerii de Conformitate vor avea acces la
toate informațiile necesare din companie, indiferent de format
▪ În vederea asigurării independenței și a obiectivității activității, angajații Biroului de
Conformitate nu au voie să desfășoare activități executive Aceștia au obligația de a
acționa permanent cu profesionalism și de a asigura protecția identității persoanelor
care transmit sesizări privind situații de neconformitate precum și a informațiilor pe
care le obțin în cadrul activității
▪ Colaborează cu Departamentul de audit în vederea asigurării unei viziuni și politici
comune de management al riscului în cadrul Distributie Energie Oltenia
▪ Colaborează cu Direcția de resurse umane în vederea asigurării unor politici
integrate de training și evaluare a angajaților, respectiv de organizare a proceselor
de cercetare și sancțiune disciplinară a cazurilor de neconformitate
▪ Colaborează cu Departamentul juridic în vederea asigurării unei evaluări coerente a
cadrului juridic al companiilor și a identificării modificărilor legislative și
reglementărilor ce au efect asupra activității grupului
▪ Promovează o cultură a Conformității în cadrul Distributie Energie Oltenia
Consiliul de Etică
La nivelul Directoratului Distributie Energie Oltenia se constituie Consiliul de Etică, ca organism
de coordonare și control a problemelor de etică din Distributie Energie Oltenia.
Consiliul de Etică este format din CEO, COO, Șeful Birolui de Conformitate (CCO), șeful
direcției de resurse umane și șeful departamentului juridic.
Consiliul de Etică se întrunește periodic (o dată la 6 luni) pentru a:
▪ Analiza rapoartele de activitate ale Biroului de Conformitate
▪ Evalua nivelul de risc al organizației din punctul de vedere al conformității cu
legislația UE și naționale, cu Reglementările ANRE și cu evoluția pieței

18
▪ Aproba măsurile de îmbunătățire a culturii de Conformitate a Companiei
(amendarea documentelor interne, îmbunătățirea modului de pregătire și evaluare
a personalului, etc) propuse de CCO
Auditare
Biroul de conformitate poate fi subiectul verificărilor departamentului de audit intern al
Companiei.
Auditul intern al Distributie Energie Oltenia are rol de supraveghere a activității biroului de
conformitate, conform misiunilor de audit intern desfășurate anual/ad-hoc.

19
CUM SE VERIFICĂ CONFORMITATEA
Descrierea activității de conformitate
Structura pentru Conformitate are sarcina de a dezvolta și a pune în practică un Sistem de
Conformitate eficient pentru Distributie Energie Oltenia. Pornind de la strategiile și politicile
interne ale Distributie Energie Oltenia, Sistemul de Conformitate va fi permanent completat,
dezvoltat și imbunătățit.
Ofițerii de Conformitate oferă consultanță Consiliului de Supraveghere, Directoratului și
angajaților în toate problemele de Conformitate și contribuie ca toate informațiile în domeniu să
fie făcute cunoscute pentru ca aceștia să își poată desfășura activitatea în acord cu cerințele
Distributie Energie Oltenia.
Comportamentul în acord cu regulile de Conformitate ale personalului din conducere și ale
angajaților poate și trebuie să fie asigurat nu numai prin introducerea unor regulamente interne.
Sistemul de Conformitate al Distributie Energie Oltenia cuprinde diferite măsuri care sunt
dezvoltate sau inițiate de funcția de Conformitate: stabilirea de standarde, optimizarea de
procese, măsuri de instruire și dezvoltare pentru angajați, asigurarea cunoașterii măsurilor
corespunzătoare de către angajații implicați etc.
Ofițerii de Conformitate vor sta la dispoziție ca parteneri de discuție și pentru a da consultanță în
toate problemele și situațiile relevante pentru Conformitate, atât personalului din conducere cât
și angajaților.
Raportare
Biroul de Conformitate prezintă Managementului Companiei rapoarte periodice de activitate
care trebuie să conțină:
▪ Evaluarea gradului de conformitate a activității companiei cu cadrul legal și cu
normele interne ale Distributie Energie Oltenia, privind aria de responsabilitate
▪ Identificarea riscurilor de neconformitate asupra Companiei și propunerea unor
soluții de îmbunătățire/rezolvare/diminuare a impactului, etc
▪ Raport de activitate conținând o sinteză a cazurilor investigate și concluziile
acestora
▪ Propuneri de strategie, actualizare și amendare a documentelor interne ale
Companiei
Rapoartele Biroului de Conformitate vor fi analizate în cadrul întrunirilor Consiliului de Etică
care va stabili strategia și obiectivele de conformitate pentru următorul an de activitate.
Responsabilii de Conformitate din cadrul Distributie Energie Oltenia raportează evoluțiile în
problematica conformității Șefului Biroului de Conformitate (Compliance Chief Officer-CCO) din
cadrul Distributie Energie Oltenia. Această linie de raportare ține cont de interesul Distributie
Energie Oltenia de a introduce și a asigura în mod trainic standarde de Conformitate unitare și
un management al Conformității consistent în cadrul Distributie Energie Oltenia, pe termen

20
lung. Pe lângă aceasta, sunt întărite independența și credibilitatea Responsabililor de
Conformitate și este asigurată o raportare consistentă și transparentă.
CUM SE SANCTIONEAZĂ NECONFORMITATEA
Impactul actelor şi sau acțiunilor de neconformitate asupra imaginii și reputației Distributie
Energie Oltenia ne obligă să acordăm o atenție deosebită acestei activități și în consecință să
sancționăm situațiile de neconformitate.
Încălcarea reglementărilor codului de conduită sau a codului etic sunt considerate acte de
indisciplină și vor fi sancționate ca atare.
În urma analizei situațiilor ce vor fi identificate de Biroul de Conformitate, dacă faptele
prezentate se încadrează, prin gravitate, ca fiind abateri disciplinare, se va iniția cercetarea
disciplinară prealabilă.
Dacă există circumstanțe atenuante, se poate recomanda doar reinstruirea angajatului pe
probleme de etică, urmând ca eventuala recidivă să fie cercetata sub aspect disciplinar.

21
DELIMITAREA CONFORMITĂȚII DE AUDITUL INTERN
Biroul de Conformitate și Departamentul de audit intern din cadrul Distributie Energie Oltenia au
roluri diferite, asigurând funcționarea eficientă și evitarea cazurilor de risc pentru activitate
cauzate de încălcarea legilor, reglementărilor, codurilor interne, politicilor și procedurilor
grupului.
Ambele raportează la nivel de top Management și trebuie să asigure un grad ridicat de
independență în evaluarea activității Companiei.
Cele două structuri vizează preîntâmpinarea daunelor ce pot afecta compania, managementul
sau angajații.
Conformitate Audit
rol de combatere/reducere a riscului de
conformitate pe baza analizei situațiilor
existente
orientat spre prevenirea riscului bazat
pe legislația în vigoare
componentă cantitativă, asigurând o
verificarea si/sau comparatie a
documentelor, a situatiilor identificate in
raport cu conformitatea cu legislația/
reglementarile interne
componentă calitativă, asigurând
calitatea conținutului la adoptarea
documentelor sau legislației
identifică și vizează zonele importante
de risc datorate neconformității cu
legislația, reglementările și procedurile
evaluează nivelul acceptabil de risc ce
poate fi asumat privind integritatea şi
fiabilitatea financiară și operațională
este bazată pe reducerea riscului are la bază prevenirea încălcării
legislației
activitate concentrată pe necesitatea
conformității
activitate concentrată pe valoare
adăugată

22
CU CINE MĂ POT CONSULTA REFERITOR LA CONFORMITATE
În cazul în care aveți o situație sau în care nu știți cum să procedați pentru a nu încălca normele
și valorile Distributie Energie Oltenia, acționați conform logigramei de mai jos:
Problemă privind modul de acțiune conform
normelor etice sau de conduită
Managerul
Managerul superior
Ofițerul de
conformitate
(Biroul de
conformitate)
Oferă un
răspuns corect
Oferă un
răspuns corect
Solicit sprijinulSolicit sprijinul
NU
DA
Soluție de urmat
DA
NU
Când nu știu cum să abordez o situație conform legislației, reglementărilor, politicilor și
procedurilor în vigoare ar trebui să prezint situația managerului și să-i cer acestuia sfatul. În
cele mai multe cazuri managerul va oferi un răspuns clarificator.
Orice manager care nu poate oferi un sfat privind o situație de conformitate, are obligația de a
consulta ofițerul de conformitate, pentru a putea oferi o soluție viabilă subalternilor săi.
Dacă răspunsul managerului meu nu mi se pare corect sau am senzația că nu tratează cu
suficient interes problema mea pot fie să consult un manager superior, fie să contactez direct
ofițerul de conformitate.

23
CUM SI CÂND SE ACTUALIZEAZA MANUALUL
Biroul de Conformitate are în atribuțiile sale și evaluarea conformității documentelor interne ale
Companiei cu modificările cadrului legal ce reglementează domeniul de activitate al Distributie
Energie Oltenia, privind aria de responsabilitate. Astfel, anual sau ori de câte ori este necesar,
Biroul de Conformitate va prezenta un raport pe această temă care alături de analiza situației la
nivelul companiei va propune Consiliului de Etică amendamentele ce trebuie aduse
documentelor.
După aprobarea Consiliului de Etică, Biroul de Conformitate în colaborarea cu departamentul
juridic și Direcția de resurse umane va redacta și mediatiza noile documente.
După fiecare revizuire a documentelor interne ale Distributie Energie Oltenia, Biroul de
Conformitate în colaborare cu Direcția de resurse umane vor organiza cursuri de pregătire
profesională și de informare a tuturor angajaților asupra noutăților incluse și implicațiilor
acestora asupra activității cotidiene.

24
GLOSAR
Codul de conduită Este constituit din principiile, valorile, standardele sau regulile de
comportament care ghidează deciziile, procedurile și sistemele unei
organizații într-un mod care contribuie la bunăstarea părților interesate
și respectă drepturile tuturor constituenților afectați de operațiunile
sale.
Biroul de
conformitate
Structura specializată în vederea monitorizării conformității activității
cu cadrul legislativ al UE și al României, cu reglementările ANRE,
regulamentele și politicile interne ale grupului, in cadrul companiei
Conformitate
“Compliance”
Reprezintă aderarea unei organizații la legislația, reglementările,
orientările și specificațiile relevante pentru activitatea sa.
Conformitatea vizează respectarea prevederilor și standardelor
internaționale și naționale.
Codul de Etică Definește principiile și valorile menite să traseze modul în care ne
desfășurăm activitatea cu onestitate, integritate și responsabilitate față
de clienții și acționarii noștri, în paralel cu furnizorii și partenerii noștri
Conflictul de
interese
Apare atunci când angajatul are un interes personal care influențează
sau pare să influențeze îndeplinirea atribuțiilor sale de serviciu cu
imparțialitate si obiectivitate. Interesele personale ale angajatului pot
include un beneficiu pentru sine sau pentru familia sa, pentru rudele
sale apropiate, pentru prieteni, pentru persoane sau organizații cu
care angajatul a avut relații private, politice sau de afaceri. Interesul
personal se poate referi și la orice datorii pe care angajatul le are față
de persoanele menționate anterior.
Datele personale Sunt definite de normele legale în vigoare la nivel european și național
astfel: orice informație cu privire la o persoană identificată sau
identificabilă; persoană identificabilă este cea care poate fi identificată,
direct sau indirect, în special prin referire la un număr de identificare
sau la una sau mai multe caracteristici fizice, fiziologice, mentale,
economice, culturale sau sociale.
Corupția Folosirea abuzivă a puterii publice, în scopul satisfacerii unor interese
personale sau de grup.
RI Regulament intern
ROF Regulament de organizare și funcționare
CIM Contractul individual de muncă
CCM Contractul colectiv de muncă

Manual de conformitate

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (11)

Similar to Manual de conformitate

Similar to Manual de conformitate (20)

Manual de conformitate