1. Parma, 17 marzo 2015
Strumenti e tecniche di comunicazione efficaci
La promozione degli eventi
il mio evento
2. La promozione è una fase importante
del marketing
Cosa significa PROMUOVERE
Promuovere significa incentivare, stimolare
la conoscenza, l’apprezzamento di
un servizio, un prodotto o un'idea.
La promozione degli eventi associativi
Introduzione
Per promuovere è necessario
comunicare.
3. Per promuovere qualcosa ci si avvale
di tecniche di comunicazione efficace
La promozione degli eventi associativi
PROMUOVERE
alias
COMUNICARE
Introduzione
4. ! identificazione del target
! definizione degli obiettivi
! elaborazione di una strategia temporale
! definizione del budget
! definizione dei mezzi e strumenti da utilizzare
! definizione del mix promozionale
! elaborazione del contenuto del messaggio
! diffusione
! misurazione dei risultati conseguiti cioè
valutazione dell'efficacia della comunicazione
Comunicare per promuovere
La promozione degli eventi associativi
Introduzione
5. Lo schema di comunicazione
emittente
Messaggio
Strumenti
destinatario
TARGET
Canale Budget
MISURAZIONE DEI RISULTATI
CONTESTO
CONTESTO
La promozione degli eventi associativi
6. Gli strumenti
La promozione degli eventi associativi
Comunicare attraverso..
Media tradizionali
(stampa, tv, radio, cinema, affissioni, Ufficio Stampa)
Caratteristiche: richiede budget elevati
Target indiscriminato, spara nel mucchio
Altri mezzi
(WEB, Relazioni Pubbliche, Social Networking, E-mail)
Caratteristiche: budget ridotto
Target definito
7. Gli strumenti
La comunicazione OGGI:
un MIX di strumenti
Integrazione strategica di
mezzi tradizionali e nuovi mezzi
con netta prevalenza della
comunicazione online e del social net
Nelle strategie di comunicazione integrata
l’obiettivo è raggiungere il target catturando
l’attenzione e costruendo una relazione
La promozione degli eventi associativi
8. Gli strumenti
! Mass media (affissioni, TV, radio - molto costosi)
! Direct marketing via posta, telefono o e-mail
! Newsletter
! Strumenti tradizionali (biglietti da visita,
volantini, brochure, cartelle a schede, cartoline,
pieghevoli, locandine, poster)
! Promozione ambientale (banchetti, stand, mostre e
fiere)
! Gli strumenti online (sito web, social net)
! Cooperazione con soggetti aventi lo stesso target
(banner, striscioni)
! Promozione indiretta derivante dalla partecipazione
a blog e forum
! Ufficio stampa
Gli strumenti (MIX)
La promozione degli eventi associativi
9. I mass media
La radio, la TV, la stampa e le affissioni
I mezzi di comunicazione di massa servono per trasmettere
informazioni in modo impersonale ad un pubblico ampio.
La promozione degli eventi associativi
Gli strumenti
PRO… Elevato numero di contatti, grande pubblico
CONTRO… Messaggio impersonale, si spara
nel mucchio, costi elevati per l’acquisto dello spazio,
costi elevati di produzione del supporto necessario
(grafico, montaggio video, copy, fotografo, doppiatore,
ecc…), risultati non misurabili
10. Il direct marketing
Gli strumenti
L’invio postale, SMS e le e-mail
Costruzione e normalizzazione di un DB di contatti “caldi”
Invio di SMS (http://www.maitaly.it/volontariato/pagine/index.aspx)
Invio email/postale
Comunicazione personalizzata
Misurabilità dei risultati
Leva di marketing attraverso la quale si comunica
direttamente con l’utente finale.
Consente di raggiungere un target definito
La promozione degli eventi associativi
11. La newsletter
Gli strumenti
Strumento emozionale che raggiunge un target definito
(che si è iscritto liberamente). Crea una relazione
diretta. La NL ha lo scopo di fornire contenuti
informativi, editoriali e/o promozionali.
Operazione semplice ma impegnativa
La newsletter deve informare in maniera
conveniente e puntuale.
A chi parlo?
Quali sono gli obiettivi della mia NL?
Definizione degli argomenti da trattare
NL di taglio editoriale,
informativo, promozionale
La promozione degli eventi associativi
12. Strumenti tradizionali
Gli strumenti
La locandina
timbratura a cura del Comune di diffusione.
In caso di manifesti è necessario prenotare gli spazi
con grande anticipo
Il programma e l’invito
spedizione tramite posta, volantinaggio
distribuzione nei luoghi frequentati dal nostro target
La cartolina
oggetto da collezione
La promozione degli eventi associativi
http://www.pixartprinting.com
13. La promozione ambientale
Gli strumenti
Gli stand e i banchetti
sfruttare occasioni di promozione della
mission associativa per promuovere eventi
Le mostre e le fiere
partecipazione (anche in ospitalità)
ad eventi e manifestazioni tematiche
Volantinaggio
La promozione degli eventi associativi
14. Gli strumenti online
Blog http://it.wordpress.com/
Sito Web http://it.wordpress.org/
Youtube http://www.youtube.com/
Twitter https://twitter.com/
Facebook www.facebook.com
Flickr http://www.flickr.com/
Instagram http://www.instagram.com/
La promozione degli eventi associativi
Gli strumenti
15. I social
Twitter permette ai suoi utenti di diffondere brevi messaggi di
testo equiparabili ad uno status update di max 140 caratteri.
L’utilizzo è strumentale alla promozione del sito/blog
Facebook consente di caricare contenuti, ricevere ed inviare
messaggi, far parte di “gruppi”, aprire dibattiti e diffondere
eventi privati e pubbliche anche a pagamento.
La promozione degli eventi associativi
Instagram permette agli utenti di scattare foto, applicare
filtri e condividerle su numerosi servizi di social network
Gli strumenti
YouTube consente la condivisione e visualizzazione in rete di
video (video sharing). E’ il terzo sito web più visitato al mondo
dopo Google e Facebook
16. Gli aggregatori di eventi
Online esistono tantissimi calendari all’interno
dei quali potete inserire il vostro evento.
I quotidiani locali, i canali TV e le stazioni
radio online hanno spesso il calendario degli
eventi dove è possibile inserire post gratuiti.
http://www.gazzettadiparma.it/sezioni/707/segnala-il-tuo-evento-1
http://www.forumsolidarieta.it/indice_news_4/bacheca/default.aspx
informa@forumsolidarietà.it
http://www.parmatoday.it/social/contribuisci/
http://www.eventiesagre.it/News_News/5390_Segnalazione.html
https://www.facebook.com/eventi.parma/info?tab=page_info
La promozione degli eventi associativi
Gli strumenti
17. La gestione inviti
Registrazione - si può impostare un form personalizzato per
permettere alle persone di confermare la loro presenza e
acquistare i biglietti per partecipare all'evento.
Inviti - si possono gestire liste di contatti per spedire email
di invito e altre comunicazioni importanti ai partecipanti.
Ticketing - si possono gestire i pagamenti online con diverse
soluzioni come carte di credito, assegni, PayPal, offrire sconti,
offerte speciali e biglietti promozionali per invogliare
all'acquisto.
Promozione - si possono promuovere gli eventi sui propri siti web
utilizzando widget incorporabili, o utilizzando i social media.
TEST http://organizzareeventi.eventbrite.com/
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Gli strumenti
18. La promozione indiretta
Gli strumenti
partecipazione a blog e forum
Ricerca di blog e forum che trattano il
tema dell’evento
Monitoraggio delle eventuali richieste
di approfondimento.
Es. 1 Uno spettacolo teatrale o un concerto possono essere promossi non
solo come eventi benefici ma anche culturali
Es. 2 Una Cena di raccolta fondi promossa mettendo l’attenzione anche
sul contenuto della cena e non solo sul suo scopo.
La promozione degli eventi associativi
19. La cooperazione
Gli strumenti
con altri soggetti aventi lo stesso target
Lo scambio di LINK tra i siti “amici”
La diffusione tramite le NL di realtà prossime
La diffusione tramite i partner dell’evento
(sponsor, collaboratori, fornitori…)
La promozione degli eventi associativi
20. Ufficio Stampa
Gli strumenti
Strumento complementare ma non secondario
rivolto alla stampa (non è un convegno!!)
Mezzo più idoneo per comunicare con i media purchè
la notizia sia appetibile e ben confezionata
COSTO ZERO
FUNZIONA se… diamo subito la notizia! Guai a perdersi su
tortuose introduzioni che irritano il giornalista. Nelle prime
righe: chi ha fatto che cosa, dove l’ha fatto, quando e perché.
La promozione degli eventi associativi
21. Il comunicato stampa
Gli strumenti
!
! preparare una mailing list di indirizzi di giornalisti,
redazioni e free-lance
! sintetizzare la notizia in non più di 30 righe
! titolo di una sola riga con 3/4 parole
! sommario di max 3 righe subito dopo il titolo
! redatto su carta intestata
! contenere la dicitura “comunicato stampa”
! indicare la data di invio
! usare pochi termini tecnici
! far seguire l’invio da una telefonata
Il testo del comunicato deve essere redatto a blocchi in modo tale
che il giornalista possa “tagliarlo” senza sacrificare notizie
essenziali. Quattro moduli così organizzati:
primo paragrafo: chi, cosa, dove, perché, come, quando;
secondo paragrafo: dettagli; terzo paragrafo: sintesi;
chiusura: fonte e contatti;
La promozione degli eventi associativi Clelia Bergonzani 19/05/2014
22. La conferenza stampa
Gli strumenti
! solo per eventi di grande rilievo, non abusarne
! i “relatori” devono essere preparati e disponibili a
rispondere a tutte le domande
! attenzione alla scelta del luogo,
! attenzione alla scelta del giorno,
! attenzione alla scelta dell’orario
! spedire gli inviti stampa almeno 1 settimana prima
! preparare la cartella stampa
! al termine della conferenza inviare il materiale
della cartella stampa anche ai giornalisti
invitati ma che non sono intervenuti
! durata massima 45’
! durata interventi 10’ e spazio alle domande
La promozione degli eventi associativi
23. Gli strumenti
La promozione degli eventi associativi
Quindi?
! identificazione del target
! definizione degli obiettivi
! elaborazione di una strategia temporale
! definizione del budget
! definizione dei mezzi e strumenti da utilizzare
! definizione del mix promozionale
! elaborazione del contenuto del messaggio
! diffusione
! misurazione dei risultati conseguiti cioè
valutazione dell'efficacia della comunicazione
con lo strumento del costo/contatto
24. Proviamo?
La promozione degli eventi associativi
Promuoviamo il 5x1000
target
obiettivi
strategia temporale
budget
mezzi e strumenti
mix promozionale
contenuto del messaggio
diffusione
misurazione dei risultati
