Schrijven van een koninkrijksinstructie

1. Schrijven Koninkrijksinstructie voor
Algemene Conferentie
van:

2. Bij het schrijven van zo’n Koninkrijksinstructie komen veel zaken
samen. Het is belangrijk om in de aanloop naar de vergadering de
Landen de mogelijkheid te geven om input te leveren.
De instructie moet vervolgens door de Rijksministerraad worden
vastgesteld (of door het ambtelijk voorportaal van de RMR, waar ook
de Landen bij vertegenwoordigd zijn). En omdat het Koninkrijk lid is, en
AUA/CUR/SXM elk geassocieerd lid (statussen die hier dus naast elkaar
bestaan) kunnen de Landen kiezen of ze deel willen uitmaken van de
Koninkrijksdelegatie, of zelf als geassocieerd lid aan bijeenkomsten
willen deelnemen.
Op de Algemene Conferentie van UNESCO heeft minister Bussemaker
namens het Koninkrijk der Nederlanden gesproken en de drie landen
hebben vanwege hun geassocieerd lidmaatschap bij UNESCO ieder op
nationale titel de Algemene Conferentie toegesproken.

3. Henriette van Gulik:
De Algemene Conferentie van UNESCO
beslaat 2½ week en vond in november
2015 plaats. Het afstemmingstraject om
tot een inhoudelijk gedragen instructie
te komen duurt gemiddeld een half jaar.
Met zo’n instructie bied je de
koninkrijksdelegatie een agenda en
inhoudelijk kader aan, wat op
hoofdlijnen richtinggevend is voor de
onderhandelingen en interventies
tijdens de Algemene Conferentie.

4. Hoe zijn jullie het proces begonnen?
In juni 2015 zijn we het proces begonnen middels een kick-off bijeenkomst
Hier waren ook vertegenwoordigers van de drie landen bij. Curaçao en Sint
Maarten werden door de Huizen vertegenwoordigd, Aruba door iemand van
Buitenlandse Betrekkingen Aruba. Belangrijk in deze fase is de vraag: wat zijn
de juiste personen om aan tafel te hebben? Het is de verantwoordelijkheid
van de Landen om voor deze interne afstemming te zorgen.

5. Wat heb je gedaan om ook de Landen
bij het proces te betrekken?
Vanaf het begin van het afstemmingsproces heb
ik een e-mailgroep gemaakt met de meest
betrokken contactpersonen bij de verschillende
departementen, plus natuurlijk ook de
vertegenwoordigers van de CASt. Zo kon
iedereen de verschillende stappen in het proces
volgen en volgen hoe de instructie tot stand
komt. Ook hebben we gevraagd aan de
vertegenwoordigers van Aruba, Curaçao en Sint
Maarten of ze speciale aandachtspunten
hadden voor de instructie. Ze zitten op een
bepaalde manier toch verder weg. Hun
betrokkenheid bij het werk van UNESCO ligt net
wat anders.

6. Om te voorkomen dat we last minute nog
belangrijke zaken moesten aanpassen, heb ik
veel gebeld en contact gezocht, met name met
de Landen. Bij het rondsturen van nieuwe
versies heb ik expliciete deadlines gebruikt en
aandacht besteed aan het verzamelen van
feedback.

7. Landen kunnen heel specifieke aandachtspunten
hebben, die voor Europees Nederland minder
direct van belang zijn. Neem bijvoorbeeld het
SIDS (Small Island Developing States) action
program. Het is wel belangrijk deze punten een
goede plek te geven in de instructie. Hierdoor
voelen landen zich ook gehoord en betrokken.

8. Spelen cultuurverschillen hier een rol?
De Huizen vormen een schakel tussen Nederland en
de Landen. Je bent voor een belangrijk deel
afhankelijk van de relatie die de Huizen hebben met
de Landen. De Landen denken mee vanuit hun
specifieke landenfocus. Dit vraagt van jou te
bepalen hoe je de betreffende boodschap goed
meeneemt in een instructie die het Koninkrijk der
Nederlanden behartigt.

9. Cultuurverschillen spelen zeker een rol. Bij het
samenstellen van de delegatie had Nederland vlot een
aantal namen op een rij, terwijl de landen daar meer
intern overleg voor gebruikten.
Een ander voorbeeld betreft het organiseren van
ontvangst van de ministers in Parijs. OM dit goed te
organiseren heb je vluchtgegevens nodig en de
Nederlandse ontvang je ruim van tevoren.
De Landen doen dat, in onze ogen, meer last minute.
Het komt uiteindelijk allemaal in orde, maar het vraagt
soms improviseren.

10. De Landen geven (in tegenstelling tot sommige
departementen of beleidsdirecties) meer input
op hoofdlijnen en minder in de vorm van track
changes. Ze benoemen hun punten heel
kernachtig, waardoor vaak nog een uitwerking
nodig is de inbreng in een instructie goed voor
het voetlicht te brengen.

11. Welke tips kun je geven, op basis van
jouw ervaring?
• De ‘richtlijnen deelname aan multilaterale intergouvernementele
bijeenkomsten’ zijn zeer behulpzaam. Zoals de titel al zegt, geeft dit
document richting. Er zijn altijd uitzonderingen en die zijn soms
best lastig. Dan is het belangrijk om de inhoud van de tekst goed te
doorgronden, want dan heeft je keuze vaak daarmee te maken. Een
voorbeeld: Nederland heeft een uitgesproken mening over het
UNESCO-budget en de landen minder. Ik had de neiging om de tekst
hierover toe te schrijven naar Nederland, terwijl het issue het
Koninkrijk der Nederlanden betreft. Daarentegen horen de
onderwerpen met een ‘EU-pootje’ juist wel expliciet bij Nederland.
• Ik ben me er bewust van geworden hoe gekleurd we kunnen
schrijven en denken. Ook in ons mondelinge taalgebruik. Het was
voor mij heel leerzaam om bij het opstellen van de
koninkrijksinstructie voor de Algemene Conferentie van UNESCO
heel consciëntieus de tekst hierop door te lopen.