1. Project Risicobeheersing “Zicht op de Toekomst”
april 2015 - januari 2016
proces & methodiek conclusies & aanbevelingen

2. Toezicht: Erwin Broerse
Leiding: Dorina Willemse
Begeleiding en advies: Anke Boomsma
Fotografie: Tonny van de Borgt, André Joosse en Anke Boomsma
Kernwoorden:
 Serieus en scherp
 Veilig en direct
 Diepgaand en spiegelend
 Concreet en resultaatgericht
…en een vleugje humor
Den Haag, februari 2016
Tel: +31 6 22204705 e-mail: ankebo@planet.nl www.ankeboomsma.nl

3. 1. Aanleiding van het project “zicht op de toekomst”
Per eind april 2015 is de aansturing van Risicobeheersing binnen de afdeling Risico- en Crisisbeheersing
gewijzigd. De teams Industrie Transport Ruimte (ITR) en Wonen Werken Recreatie (WWR) zijn onder de
leiding van Dorina Willemse gebracht. Dit was sinds 2013 de tweede interne verschuiving en het was
daarom heel belangrijk dat de teams in de loop van 2015 in rustiger vaarwater terecht zouden komen. De
teams moesten duurzaam en toekomstbestendig worden opgebouwd.
Voor de doorontwikkeling van de teams binnen Risicobeheersing is een project opgezet dat in vier fasen is
uitgewerkt. Belangrijke basis voor het welslagen van het project was dat de betrokkenheid van de
medewerkers optimaal is geborgd, dat er resultaatgericht is gewerkt en dat samenwerking plaats heeft
gevonden waar nodig. Daarbij is als belangrijk speerpunt de koers en de visie op de toekomst vastgelegd
in het beleidsplan Risicobeheersing,
De koers is ontwikkeld door verleden, heden en toekomst te verbinden, de medewerkers intensief te
betrekken, het veld te verkennen en gezamenlijk het beeld en de strategie te bepalen.
In dit document wordt teruggeblikt op de vier fasen van het project en worden per fase de resultaten
weergegeven. Er wordt stilgestaan bij de afronding van het project op 11 januari 2016 met het
nieuwjaarsontbijt voor alle medewerkers van Risicobeheersing in de brandweerkazerne te Borssele.
Tenslotte zijn er een aantal conclusies en aanbevelingen geformuleerd.
Afdeling Risico- en
Crisisbeheersing
Erwin Broerse
Crisisbeheersing
Erwin Broerse
Risicobeheersing
Dorina Willemse
Team ITR
Dorina Willemse
Team WWR
3 Coördinatoren
Programma's
Malu van der Weele

4. Overzicht van de vier fasen:
Fase 1: april – juni 2015: verkenning, onderzoek,
analyse
Fase 2: juni – juli 2015: uitwerking analyse en
planning fase 3 en 4
Fase 3: augustus – oktober 2015: verkenning
toekomst en gevolgen voor de teams
Fase 4: november – december 2015: uitwerking
en implementatie strategie 2016 – 2019
Elke fase heeft de gehele PDCA-cyclus doorlopen.
2. Fase 1: verkennen, onderzoeken en analyseren
In mei 2015 hebben er diepte-interviews plaatsgevonden met 15 medewerkers van ITR en WWR. Het doel
was zicht te krijgen op de toenmalige situatie van het team ITR en het team WWR door middel van een
SWOT-analyse en een beeld te krijgen van de verwachtingen van de medewerkers ten aanzien van de
leiding en de toekomst van Risicobeheersing. Om zo objectief mogelijk informatie te verkrijgen heeft
begeleider Anke Boomsma de interviews gehouden aan de hand van een gestructureerde vragenlijst.
Vervolgens heeft zij de
interviews geanalyseerd aan
de hand van het linker
organisatiemodel.
Visie: wat willen we?
Instrumenten: wat hebben
we?
Kennis en Kunde: wat weten
en kunnen we?
Cultuur: wie zijn we?
Leiderschap: hoe sturen we?
Het is van belang geweest om
alle elementen van de
driehoek goed onder de
aandacht te brengen. Op alle
fronten is actie ingezet.
Deze analyse is de basis geweest voor fase 2. Tevens is ter voorbereiding van fase 2 aan elke medewerker
gevraagd een vragenlijst van de Kolb leerstijlentest in te vullen met als doel te bezien welke
voorkeursstijlen in de verschillende (sub)-teams aanwezig zijn en op welke wijze men elkaar het beste kan
aanvullen.
Markten
Groepen
Allianties
Individuen
Burgers
Gebruikers
Maatschappij Samenleving
Visie
Cultuur
Kennis en KundeInstrumenten
Leiderschap

5. Eind juni 2015 hebben afzonderlijke werksessies plaatsgevonden met ITR en de 3 sub-teams binnen WWR
(Walcheren/Schouwen-Duiveland, Bevelanden/Tholen en Zeeuws-Vlaanderen). Daarvoor waren alle
medewerkers uitgenodigd. De opkomst was goed.
Per (sub)-team is een terugkoppeling gegeven van de Kolb leerstijlentest op schrift. Men herkende zich
daar goed in. En men herkende ook elkaar. Alle stijlen zijn aanwezig! Nuttig voor de samenwerking.
Toelichting:
Elk leerproces is een cyclisch proces in vier fasen die idealiter in dezelfde volgorde worden doorlopen,
maar niet altijd vanuit hetzelfde beginpunt. Mensen hebben voorkeuren voor bepaalde fasen uit de cyclus:
zij beginnen bij voorkeur in één bepaalde fase of besteden daar de meeste tijd aan. Er is geen goede of
foute stijl. Ook kunnen combinaties van stijlen de voorkeur hebben (zoals de denker en de doener).
Medewerkers met verschillende leerstijlen kunnen een flinke toegevoegde waarde hebben in een team.
In die werksessies zijn volgens de Delphimethode de uitkomsten van fase 1 per onderdeel van de
organisatiedriehoek systematisch doorgesproken, becommentarieerd en aangevuld. Zo zijn de
medewerkers aan de voorzijde van de daadwerkelijke uitwerking meegenomen in het proces. De analyse
is goed becommentarieerd en aangescherpt. Er is geconstateerd dat de medewerkers zeer betrokken zijn
met de inhoud, dat zij openhartig en ambitieus zijn in een context van bezuinigingen en weinig interne
synergie binnen de VRZ. Men is gemotiveerd door het werk zelf, men verwacht meer inzet van de leiding
en aandacht vanuit de organisatie. De werkdruk werd op dat moment als hoog ervaren, vooral de WWR.
Resultaat fase 1: iedereen heeft in een veilige en serieuze context kunnen spuien, stoom kunnen
afblazen, ideeën kunnen opperen, verwachtingen kunnen noemen. Uit de gesprekken en werksessies
is de rode draad gehaald.

6. Team ITR
Sub-team WWR Zeeuws-Vlaanderen

7. Sub-team WWR Walcheren/Schouwen-Duiveland
Sub-team WWR Bevelanden/Tholen

8. 3. Fase 2: schets en ontwerp van fase 3 en 4
De uitkomsten van fase 1 zijn vastgelegd in twee presentaties die als input dienden voor twee werksessies
in juli 2015 met een kleinere groep. Op 7 juli vond de werksessie met WWR plaats en op 15 juli de
werksessie met ITR.
De uitkomsten van fase 1 leidden namelijk tot de conclusie dat de wegen van WWR en die van ITR richting
Toekomst weliswaar parallel, maar niet geheel gezamenlijk op liepen. In deze werksessies is goed
stilgestaan bij de acties die noodzakelijk waren in fase 3 en 4. Dit heeft geleid tot vijf sporen voor WWR en
drie sporen voor ITR, waarbij ook dwarsverbanden zijn gelegd. De uitkomsten van deze werksessies zijn
vastgelegd in twee presentaties, die voor alle medewerkers beschikbaar zijn in Via Desk. Daarnaast zijn
afspraken gemaakt over de input en totstandkoming van het beleidsplan Risicobeheersing 2016 – 2019.
Op bovenstaande kaart is in fase 1 de stad Waarheid verkend, in fase 2 is men op weg naar het
Onderzoeksbureau. In fase 3 en 4 gaat het team op weg naar Rapportage….
De tijd van denken was voorbij. In fase 3 moest worden overgegaan tot actie. Actiehouders per spoor zijn
benoemd. Dat was niet makkelijk in verband met de bestaande workload. Maar toch noodzakelijk om de
vicieuze cirkel te doorbreken.
Resultaat fase 2: medewerkers weten waar zij aan toe zijn en hoe het traject na de zomer verloopt.

9. 4. Fase 3: veldverkenning toekomst 2016 - 2019
In fase 3 is er van augustus tot oktober 2015 keihard gewerkt aan het uitwerken van de sporen. Er was
enthousiasme en inspiratie. Onderweg vereiste dit wel de nodige coördinatie om samenhang en overzicht
te houden.
De acht sporen waren:
WWR:
1. Externe communicatie
2. Veldverkenning met gemeenten
3. Interne ontwikkeling: instrumenten, kennis en kunde
4. Plan voor brandonderzoek, brandveilig leven en nodeloze uitrukken
5. Leiderschap
ITR:
1. Leiderschap en communicatie
2. Beleid en veldverkenning toekomst
3. Interne ontwikkeling: instrumenten, kennis en kunde
Een belangrijke samenbindende activiteit was het opstellen van het beleidsplan Risicobeheersing 2016 –
2019, waarin alle sporen samen zijn gekomen. Als ondersteunend spoor voor de algehele ontwikkeling van
Risicobeheersing richting Toekomst is door 2 medewerkers ITR en WWR die de fotografie goed beheersen
beeldmateriaal ontwikkeld dat is opgenomen in het beleidsplan. Deze foto’s kunnen in de toekomst ook
worden geëxposeerd bij bijeenkomsten met externe stakeholders. Een beeld zegt meer dan duizend
woorden!

10. Tijdens fase 3 zijn twee werksessies gehouden met keyplayers van ITR en WWR gezamenlijk op 31
augustus respectievelijk 29 september 2015. Aanvankelijk was het de bedoeling om afzonderlijke sessies
te houden, maar de praktijk wees uit dat gezamenlijke sessies productiever waren en dat de sporen van
WWR en ITR veel raakvlakken hadden met elkaar. Zo ontstond als vanzelf de nodige samenhang. De
sessies waren zeer nuttig om de stand van zaken door te nemen en verdere acties uit te zetten. De fase is
afgerond met een rapport.
Resultaat fase 3: het beleidsplan in concept gereed, leiderschap is doorontwikkeld, enkele
instrumenten zijn ontwikkeld, raakvlakken ITR en WWR zijn ontdekt.

11. Bovenstaande foto’s, de foto op de volgende pagina en die op de vorige twee pagina’s zijn gemaakt door
Tonny van der Borgt en André Joosse en in het beleidsplan opgenomen. Ook op het voorblad staan drie
foto’s van hen. Zij realiseren zich dat de tijd voor het fotoproject te kort was om een volledige overview van
de risico’s in Zeeland te maken. Zo misten zij bijvoorbeeld het toeristenseizoen. Zij zijn van plan hiermee
door te gaan in 2016.

12. 4. Fase 4: uitwerking en implementatie richting 2016 en verder
Op 11 november 2015 is een laatste werksessie gehouden. Hierin is de stand van zaken met betrekking tot
de prioritering na fase 2 doorgenomen en uitgewerkt in acties. In fase 4 is extra aandacht besteed aan de
onderzijde van de driehoek: de instrumenten, kennis en kunde en de cultuur. Ook de samenwerking met
de externe omgeving heeft de aandacht gekregen. Van deze werksessie is een uitgebreid verslag
gemaakt.
Resultaat fase 4: het
beleidsplan Risicobeheersing
heeft draagvlak binnen VRZ en
komt op de agenda van het
Algemeen Bestuur, de
activiteiten van het project
worden geïmplementeerd in het
A3 jaarplan 2016.
Alle elementen van de driehoek
hebben aandacht gehad en
houden dat! Belangrijk
aandachtspunt: kennis en kunde
blijven agenderen! De organisatie
heeft de neiging zich te vooral
focussen op beleid en
instrumentarium.
Markten
Groepen
Allianties
Individuen
Burgers
Gebruikers
Maatschappij Samenleving
Visie
Cultuur
Kennis en KundeInstrumenten
Leiderschap

13. 5. Afronding van het project
Op maandag 11 januari 2016 heeft Dorina Willemse een nieuwjaarsontbijt georganiseerd in de
brandweerkazerne in Borssele. De medewerkers kwamen daar in groten getale naar toe! Nog wel wat
onwennig omdat zij voor het eerst allemaal bij elkaar zijn gekomen. Zij zijn zelf verbaasd over de grootte
van de groep! Inderdaad: 35 medewerkers!

14. De sfeer was goed, ongedwongen en positief gestemd. Hier en daar viel een afwachtende houding te
bespeuren. Maar dat was te verwachten.
Dorina Willemse presenteerde na haar nieuwjaarswens de hooflijnen van het beleidsplan aan de hand
van onderstaande tekening. De kunst is dat dit in 2016 goed gaat gaat leven onder alle medewerkers.

15. Andere sfeerimpressies van het ontbijt:
Ook manager Risico- en Crisisbeheersing Erwin Broerse was aanwezig en hield een openhartige toespraak.

16. Tot slot werden groepsfoto’s gemaakt op de trap van de kazerne. Nog een hele kunst om iedereen er op te
krijgen…
Het besluit om op de trap te poseren werd door de
groep vrij eenvoudig genomen. Overleg over de
opstelling duurde wel wat langer. Allemaal naar de
camera kijken en ogen open! Iedereen een beetje
inschuiven. Uiteindelijk kwam er natuurlijk toch nog
iemand op het laatste moment opduiken
achteraan…
Het ontbijt was heel goed verzorgd door Dorina
Willemse en Marlie Wagenaar : meer dan voldoende
voor een goed humeur in het nieuwe jaar; de doggy-
bags werden meegenomen naar alle kazernes! Dat
kwam wel op.

17. 6. Conclusies en aanbevelingen
Het project heeft het beoogde doel bereikt.
Het beleidsplan “Focus op Risico’s” 2016 – 2019 zit goed in elkaar. Het draagvlak bij de gemeenten en
binnen de VRZ is terdege voorbereid. Belangrijk is dat het beleidsplan echt gaat leven binnen de teams
van Risicobeheersing en dat er bewust en concreet uitvoering aan wordt gegeven.
Daarnaast is het van belang het beleidsplan op de agenda te houden binnen de VRZ en bij de gemeenten,
want, zoals in het plan staat aangegeven, het is in deze strategie van belang dat de rol van de VRZ en het
onderdeel brandweer verandert in het voorkomen van de incidenten en
het vergroten van de bewustwording van de gevaren. De rol van
Risicobeheersing wordt hierbij adviseur en regisseur en de burgers en
het bedrijfsleven dienen nadrukkelijk hun eigen verantwoordelijkheid te
nemen. Deze rol kan alleen waargemaakt worden met een intensieve
samenwerking met de interne afdelingen binnen VRZ en met de externe
veiligheidspartners. Overleg met de betrokken gemeenten (o.a.
halfjaarlijks met de hoofden V&H), de RUD, de buurregio’s en België over deze onderwerpen vergt tijd,
structuur en veel aandacht. De blik naar buiten!
Op het gebied van instrumentarium is een digitaal rapportagesysteem in ontwikkeling genomen dat
enerzijds de efficiency en transparantie zal verhogen en anderzijds meer uniformiteit in werkwijze zal
genereren. De implementatie van dit systeem is een belangrijk aandachtspunt voor de eerste maanden
van 2016.
Op basis van het beleidsplan zal gericht worden geïnvesteerd in bijscholing van de medewerkers van
Risicobeheersing zowel op het gebied van kennis als op het terrein van vaardigheden.
De medewerkers van team WWR worden geactiveerd vijf keer per jaar met elkaar mee te lopen, vooral
ook in de andere gebieden. Het doel is om van elkaar te leren en werkprocessen waar nodig meer op
elkaar af te stemmen. Het is van belang om hiervoor een structuur op te zetten, binnen een veilige context,
zodat medewerkers open staan voor elkaar. Erwin Broerse stelt overigens terecht dat er flinke stappen zijn
gezet: drie jaar terug waren er nog 13 gemeenten, nu zijn het al drie gebieden. En nu door ontwikkelen
naar héél Zeeland!
Binnen het team ITR zal de bestaande collegiale intervisie worden voortgezet en ontwikkeld.
Voorts zullen alle medewerkers van WWR en ITR
worden geactiveerd om de ambassadeursrol te
vervullen. Medewerkers van Risicobeheersing
kunnen trots zijn op de VRZ! Dit sluit aan bij de
merkstrategie van de VRZ. Samen met
Crisisbeheersing komt Risicobeheersing weer in
de frontlinie van de VRZ. Dat vereist een wat
andere houding van de medewerkers. Tevens is de adviesrol een andere dan de controlerende en
handhavende rol. Die drie rollen moeten zij ieder naast elkaar en met een juiste timing en tactiek vervullen.

18. Door de kanteling van regelgericht naar risicogericht werken kunnen er keuzes worden gemaakt in de
werkvoorraad, waardoor persoonlijke werkplannen behapbaar worden en de hoge werkdruk afneemt.
Daarnaast wordt er blijvend geïnvesteerd in gezelligheid en goede werksfeer, o.a. door een jaarlijks
teamuitje.
Tot slot is continuïteit van leiderschap momenteel voor Risicobeheersing van groot belang. Er zijn zoveel
wisselingen in de leiding geweest de afgelopen jaren, dat het groeiende vertrouwen niet beschaamd mag
worden. Daarnaast verwachten de medewerkers meer van de synergie in de leiding van de gehele
organisatie VRZ. Dorina Willemse en Erwin Broerse kunnen daarin een voortrekkersrol vervullen. Er wordt
door hen geïnvesteerd in meer betrokkenheid van het hoger management.
Erwin Broerse en Dorina Willemse willen meer verantwoordelijkheden in de teams leggen. In de ontwikkel-
en voortgangsgesprekken met alle medewerkers wordt dit onderwerp uitgewerkt. Dit is een ontwikkeling
die past bij een cultuurverandering. Dat gaat stap voor stap en vereist voorbeeldgedrag!
De resultaten van het beleidsplan en het jaarplan zullen worden gemonitord door middel van kwantitatieve
en kwalitatieve prestatie-indicatoren.
Het verdient aanbeveling om het beleidsplan en alle uit het project voortvloeiende activiteiten te evalueren,
bij voorkeur jaarlijks, bijvoorbeeld rond 1 september. Daardoor kunnen nieuwe actiepunten worden
opgenomen in het jaarplan van het daarop volgende jaar. Zo blijft de Plan Do Check Act cyclus gaande en
blijft de blik op de toekomst scherp!