Prezentacja dra Stefana Kubowa, dyrektora biblioteki Dolnośląskiej Szkoły Wyższej we Wrocławiu przedstawiająca temat komunikacji w bibliotece.

1. Komunikacja w bibliotece Dr Stefan Kubów Tel. 504 066 795 Mail: [email_address] GG 1020 520

2. Komunikacja w bibliotece Kompetencje menedżerów w opinii ich samych (wg badań amerykańskich) Komunikacja ustna 95 % Komunikacja pisemna 94 % Podejmowanie decyzji 86 % Budowanie strategii firmy 66 % Zarządzanie czasem 56 % Używanie komputera 27 % Przeprowadzanie rekrutacji 19 %

3. Komunikacja w bibliotece Komunikacja w zarządzaniu Zajmuje wg różnych opinii 60 – 80 % czasu pracy, a wg innych nawet do 90 % I służy głównie: Rozpowszechnianiu informacji, Integrowaniu pracowników, Koordynacji działań, Rozwiązywaniu problemów, Podejmowaniu decyzji, Zarządzaniu konfliktami (gł. ich rozwiązywaniu)

4. Komunikacja w bibliotece System komunikacji w bibliotece… … to zasady, kto z komunikuje się w celu zapewnienia sprawnego przepływu informacji we wszystkich kierunkach Dwa typy systemów: - Oficjalny (organizacyjnie wyznaczany, np. odprawy, narady, sprawozdawczość), - Nieoficjalny (nie wyznaczany formalnie, spontaniczny, często bezrefleksyjny

5. Komunikacja w bibliotece Przebieg procesu komunikacyjnego Potrzeba (która określa) - > Zadanie (które określa) - > wybór środka, miejsca, czasu i celu komunikacji (np. Pouczenie, informowanie, motywowanie), który wywołuje - > skutek Model Procesu komunikacyjnego Nadawca ---- kodowanie – Kanał komunikacyjny, komunikat, szum informacyjny – dekodowanie ----- Odbiorca Także informacja zwrotna

6. Model komunikacji w bibliotece Nadawca Odbiorca biblioteka, - użytkownik Użytkownik, - biblioteka Dyrektor, - pracownik Pracownik - dyrektor Pracownik - pracownik Dyrektor - inny członek dyrekcji ew. szczeble pośrednie Czyli Komunikacja pionowa – „w górę” i „w dół” Komunikacja pozioma – wśród członków zarządu lub wśród współpracowników Ew. też „ukośna”

7. Komunikacja w bibliotece Wzory komunikacji Koło, gwiazda (scentralizowany) Y (mniej scentralizowany, „w dół” od nie jednego nadawcy, w górę do nie jednego odbiorcy), Łańcuchowy (zdecentralizowany), Każdy z każdym, przy braku pozycji centralnej, z ogniwami pośrednimi lub bez nich

8. Komunikacja w bibliotece Rodzaje komunikacji Werbalna Mówiona (formy wypowiedzi) Pisana (formy wypowiedzi b) Niewerbalna (mowa ciała) Postawa ciała, Intonacja, dźwięki paralingwistyczne Mimika Kontakt wzrokowy Gestykulacja Odległość Aparycja, strój Czas

9. Komunikacja w bibliotece Formy wypowiedzi ustnych: Publiczne, w zespole: Prezentacja, Szkolenie, Przemowa, Przewodniczenie zebraniu, naradzie, Zabieranie głosu w dyskusji, Dialog, rozmowa w małej grupie: - Ocena okresowa lub bieżąca, Pouczenie, konsultacja, Omówienie planów pracownika lub w stosunku do pracownika, Zgłoszenie problemu przez pracownika,

10. Komunikacja w bibliotece Główne formy wypowiedzi pisemnych: „ W dół” do ogółu lub części pracowników: Plan strategiczny lub okresowy, Określenie misji biblioteki, Sprawozdania okresowe, Regulacja zasad funkcjonowania biblioteki lub jej części, Instrukcja, Regulamin pracy „ W dół” do indywidualnych pracowników: Ocena okresowa, bieżąca lub okazjonalna (np. do konkursu, awansu itp..) Zmiana zasad zatrudnienia lub wynagrodzenia, Nagroda, Kara

11. Komunikacja w bibliotece Główne formy wypowiedzi pisemnych „w górę”: Wnioski i podania, Petycje i postulaty grupowe, Opis projektu sugerowanych zmian lub innowacji, Notatki z rozmów w zespole, Protokoły narad, Opracowania zlecone przez zwierzchników, np. stanu wiedzy w wybranej kwestii lub zreferowanie wyniku pracy zespołu, Sprawozdania z podróży służbowych, szkoleń itp.

12. Komunikacja w bibliotece Komunikacja „w dół” Cele: - Informowanie (np. o celach i zasadach organizacji) Powiadomienie o praktyce i procedurze Przekazywanie szczegółowych dyrektyw zadaniowych Wyrażanie ocen Motywowanie Doradzanie, pouczanie Zachęcanie do wyrażania opinii

13. Komunikacja w bibliotece Warunki skuteczności komunikacji „w dół”: Pracownicy znają zasady i kanały przepływy informacji Drogi komunikacji są bezpośrednie lub możliwie krótkie Komunikaty maja cechy autentyczności Informacja przebiega ścieżką „najmniejszego oporu” Wiadomości są zgodne z wartościami i wyobrażeniami pracowników Informacje powinny powodować zmiany w otoczeniu (w sferze faktów lub świadomości) Informacja zaspokaja potrzebę jej uzyskania Informacja nadchodzi we właściwym czasie (nie za wcześnie i nie za późno w stosunku do oczekiwań)

14. Błędy w komunikowaniu „w dół”: Niepodawanie racji, argumentów Brak troski o komunikację zwrotną Brak jasności wypowiedzi Niewłaściwy czas przekazu komunikatu Zbyt wiele ogniw pośredniczących Informacje sprzeczne ze sobą lub z wiedza pracowników Nieznajomość celów firmy przez pracowników Niekompletność lub ukrywanie informacji, Różny styl komunikacji zależnie od płci, Nadmierne okazywanie emocji, Brak zgodności między słowami a mowa ciała

15. Komunikacja w bibliotece Komunikowanie „w górę” Cele w sprawach biblioteki lub jej części: Informowanie o problemach w realizacji zadań, Informowanie w lukach technologicznych i organizacyjnych Cele w sprawach indywidualnych: Plany i rozwój osobowy pracownika (np. informacja o zamiarze szkolenia się), Powiadomienie o poglądach, sugestiach, osiągnięciach lub sukcesach, Wyrażenie oczekiwań, skarg lub próśb, Informacja o postawach wobec pracy w zespole

16. Komunikacja w bibliotece Warunki skuteczności komunikacji „w górę”: Świadomość ryzyka, Atmosfera otwartości, Właściwy czas, Szczerość, Uważne wysłuchiwanie komunikatów Bariery komunikacji „w górę”: Nieosiągalność, niedostępność przełożonych, Niechęć menedżerów do otwartości przed podwładnymi, Pracownicy nie przekazują informacji, których przełożeni nie chcą słyszeć, Odległość fizyczna

17. Komunikacja w bibliotece Komunikacja pozioma Cele (na poziomie menedżerów i/lub pracowników): Koordynacja działań, Dzielenie się informacjami, Upowszechnianie potrzebnych informacji, Zaspokajanie potrzeby przynależności, akceptacji, Rozwiązywanie problemów, Rozwiązywanie konfliktów, Budowanie więzi między pracownikami Bariery i ograniczenia: Rywalizacja w zespole, Specjalizacja i co za tym idzie trudności w rozumieniu się), Brak motywacji,\ Przeładowanie informacji, Bariera fizyczna

18. Komunikacja w bibliotece Komunikowanie a satysfakcja pracowników Pracownicy cenią sobie zwłaszcza: Możliwość wypowiadania się oficjalnego i nieoficjalnego, poziomego i ze zwierzchnikami, Klimat porozumienia, Jakość i szeroka gamę kanałów komunikacji, Integrację organizacyjną